Право заверения копий документов. Как правильно заверить копии документов в установленном порядке

П режде чем рассказать о том, как должна выглядеть копия документа, соответствие которой подлиннику удостоверяется самим предприятием, признаем, что определения понятия «надлежащим образом заверенная копия документа» в законе нам найти не удалось. Однако в ГОСТе Р 51141-98 содержится описание того, что можно считать «заверенной копией документа»:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункты 2.1.29, 2.1.30 ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)

2.1 Общие понятия

29. КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

30. ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Итак, теперь мы видим, что заверенную копию документа от обычной, не имеющей юридической силы, отличает наличие специальных реквизитов. Это вполне логично. Поэтому важно выяснить, какие именно реквизиты подлежат оформлению.

Чем руководствоваться при заверении?

В настоящее время единый законодательный акт о документах и правилах документооборота отсутствует. Однако это не значит, что вопрос о том, как правильно изготовить копию документа и удостоверить ее верность, не урегулирован вовсе. И речь здесь идет не только о порядке нотариального удостоверения копии. Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен. Просто не все компании об этом знают. Те же организации, которым такие правила известны, зачастую пренебрегают их соблюдением. И зря. Ведь ненадлежащее удостоверение соответствия копии документа его подлиннику может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии. Иными словами, неправильно изготовленная копия в определенных ситуациях (например, при рассмотрении спора в суде, ответе на запрос налогового органа об истребовании документов и др.) не сможет подтвердить тот факт, на который ссылается предоставившая ее организация. Но об этом мы поговорим позже. Для начала выясним, где прописано о том, как должна выглядеть грамотно заверенная копия документа.

ГОСТ Р 6.30-2003

Многие делопроизводители при подготовке заверенных копий документов руководствуются ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст)

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения…

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Поэтому заверительная надпись на копии, оформленная согласно ГОСТу Р 6.30-2003, выглядит так, как это показано в Примере 1.

Пример 1

Образец заверительной надписи на копии документа, оформленной в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Свернуть Показать

Итак, требования ГОСТа Р 6.30-2003 соблюдены. Но достаточно ли этого? Посмотрим, насколько установленные ГОСТом Р 6.30-2003 правила обязательны для организаций. Для этого обратимся к разделу «Область применения» данного документа.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

1. Область применения.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации…

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Поэтому те, кто в своей деятельности использует ГОСТ Р 6.30-2003 как пособие для подготовки заверенных копий документов, должны учитывать, что всего лишь следуют рекомендациям Госстандарта России .

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Данные рекомендации утверждены уже приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Как видно из наименования документа, а также следует из его содержания, он рассчитан на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Извлечение из приложения № 11 «Правила оформления реквизитов документов» к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76

Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии______л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Отметим, что в приведенном документе, наряду с ранее рассмотренными нами реквизитами заверительной надписи, содержится уточнение - ссылка на место нахождения подлинника документа (в каком деле) .

Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х

Немногие знают, что ГОСТ Р 6.30-2003 - не единственный документ, который устанавливает состав заверительной надписи на копии документа «обычной» организации . Есть нормативный правовой акт, который был принят еще в 1983 году и до сих пор официально не отменен, - Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Несмотря на столь солидный возраст, данный документ применяется в обязательном (а не рекомендательном) порядке по сей день; подтверждается это также и тем, что 08.12.2003 в него были внесены изменения Федеральным законом № 169-ФЗ.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Абзац 4 пункта 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Итак, в этом документе, в отличие от ГОСТа Р 6.30-2003, нет прямого указания на то, что заверительная надпись включает в себя слово «Верно» (так, на практике часто используют фразу «Копия верна»), отсутствуют и пояснения о том, что входит в реквизит «Подпись» лица, свидетельствующего верность копии. Например, исходя из текста Указа № 9779-Х можно сделать вывод, что указание инициалов и фамилии ставящего личную подпись должностного лица не является обязательным. Это подтверждается и судебной практикой.

Судебная практика 1

Свернуть Показать

ЗАО «Фирма «Волброк ЛТД» одержало победу в споре с Инспекцией Федеральной налоговой службы № 43 по г. Москве, несмотря на ссылки налогового органа на то, что налогоплательщик не представил надлежащим образом оформленный пакет документов в подтверждение права на применение налоговой ставки 0% по НДС по операциям при реализации товара по внешнеторговому контракту.

В частности, налоговая инспекция в суде настаивала, что представленный налогоплательщиком пакет копий документов не был заверен должным образом, так как отсутствовали дата заверения и расшифровка подписи лица, заверившего документы. Это, по мнению налогового органа, свидетельствовало о нарушении п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 (на несоблюдение Указа № 9779-Х ссылок не было). Суды всех трех инстанций посчитали, что раз требования к оформлению документов в ГОСТе Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер, то и описанные нарушения не могут служить основанием для отказа в удовлетворении требований общества (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20.11.2006 № КА-А40/11075-06 по делу № А40-29722/06-129-219).

При рассмотрении данного дела судами не были применены правила, установленные Указом № 9779-Х. Но есть и примеры разрешенных налоговых споров, когда судьи высказывали противоположное мнение. Мы еще остановимся на них подробнее при дальнейшем исследовании практики судов (см. Судебную практику 2). А пока продолжим рассмотрение положений Указа № 9779-Х.

Последовательность расположения реквизитов заверения копии документа в Указе № 9779-Х тоже не зафиксирована. Зато выделен ряд моментов, которые отсутствуют в упомянутом тексте ГОСТа:

1. Заверить копию документа могут только руководитель или иное уполномоченное на то должностное лицо (то есть лишь те работники, которые являются «должностными лицами» - состоят в штате организации). Иными словами, даже выдача доверенности с правом удостоверять верность копий документов организации стороннему лицу (адвокату, сотруднику юридической фирмы, специалисту компании-аутсорсера и др.) формально не позволяет последнему ставить свою подпись при заверении копии документа от имени компании.

На практике суды редко обращают внимание на такие тонкости и принимают от представителей организации, не находящихся в ее штате, заверенные ими копии документов как в ходе судебных заседаний, так и в качестве приложений к подаваемым в суд исковым заявлениям (иным заявлениям, ходатайствам, жалобам, отзывам, возражениям).

Но попадаются и сведущие в этом вопросе судьи! Поэтому мы не советуем пренебрегать данным правилом, заверяя копии подписями сторонних лиц, пусть даже скрепленными печатью организации. Более того, надо тщательно следить за тем, чтобы и сотрудник компании, заверяющий копии, был на это уполномочен . В противном случае копия юридической силы иметь не будет!

Полномочия на заверение работником организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:

во внутреннем документе предприятия (таком, как отдельный приказ или инструкция по делопроизводству и т.п., см. Примеры 3 и 4) и
в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами, см. Пример 5), а также
в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта - и в ее новой редакции) , поскольку заверение копий документов от имени организации - это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом (см. Пример 2).

Руководитель же вправе удостоверять верность копий на основании закона (соответствующие положения есть в Гражданском кодексе РФ и законах об отдельных видах юридических лиц) и в силу устава (или иного учредительного документа) организации.

Пример 2

Формулировка в трудовом договоре о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Пример 3

Формулировка в инструкции по делопроизводству о наделении работников организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Пример 4

Приказ о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Пример 5

Доверенность о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Судебная практика 2

Свернуть Показать

ООО «Медиаком» удалось выиграть в суде спор с налоговой инспекцией только за счет того, что налоговый орган в качестве единственного доказательства своей позиции ссылался на представленную им самим ксерокопию документа, заверенную ненадлежащим образом - сотрудником общества, полномочия которого на заверение копий не были подтверждены.

Судьи сослались на то, что согласно закону (ч. 8 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ) письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Доказательств того, что бригадир цеха инкубации, заверивший копию производственного журнала, являлся должностным лицом, уполномоченным заверять копии документов, налоговым органом не было представлено. Поэтому судом со ссылкой на абз. 4 п. 1 Указа № 9779-Х был сделан вывод, что копия производственного журнала не была заверена в установленном порядке и не является надлежащим доказательством (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 17.05.2006 по делу № А14-22577/2005/995/24).

Как видите, в данном деле суд встал на сторону организации-налогоплательщика, применив положения Указа № 9779-Х как нормативного правового акта, обязательного для применения. Важно отметить, что ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003 в данном судебном акте не содержится и суд не принял этот документ во внимание. И подобным образом рассмотренное дело - не единственное. Есть аналогичные примеры и среди дел по спорам между хозяйствующими субъектами.

Судебная практика 3

Свернуть Показать

ООО «Автоколонна № 8» обратилось в арбитражный суд с иском к предпринимателю К. о взыскании 2 228 696 руб. убытков. Решением суда первой инстанции в иске было отказано. Однако суд кассационной инстанции данное решение отменил и вернул дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции в связи со следующим.

Он посчитал, что нижестоящий суд в нарушение ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ в качестве письменных доказательств принял светокопии документов, заверенные адвокатом ответчика. Документы, на которые ссылался суд первой инстанции, не соответствовали требованиям, предъявляемым к копии согласно Указу № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 24.02.2005 № Ф09-288/05-ГК по делу № А50-24036/04).

Из описанного дела видно, что, привлекая для представления интересов организации в суде адвоката (или иного юриста), не состоящего в штате компании, целесообразно обеспечить представление в материалы судебного дела копий документов, заверенных руководителем самой организации или другим уполномоченным должностным лицом, являющимся ее работником.

2. Следует делать отметку о месте нахождения подлинника документа в той организации, в которой заверяется его копия . Судьи редко обращают внимание на такие нюансы при рассмотрении споров. Но если обратят, то это может повлиять на исход дела.

Судебная практика 4

Свернуть Показать

ООО «Спиртоводочный завод «Экстра» обратилось в арбитражный суд с заявлением об обязании Управления Министерства РФ по налогам и сборам по Кабардино-Балкарской Республике и Инспекции Министерства РФ по налогам и сборам по Черемскому району зачесть в счет имеющейся задолженности в бюджет НДС в сумме 10 000 000 руб. по экспортным поставкам. Решением суда первой инстанции, оставленным без изменения апелляционной инстанцией, требования общества были удовлетворены в полном объеме на том основании, что организация достоверными доказательствами подтвердила факт экспорта товара.

Однако суд кассационной инстанции с такой мотивировкой не согласился, вернув дело в суд первой инстанции и указав среди прочего следующее. При новом рассмотрении дела необходимо принять во внимание то, что представленные обществом копии документов, обосновывающих правомерность его претензий к налоговым органам, не отвечают требованиям Указа № 9779-Х. В представленных ООО «Спиртоводочный завод «Экстра» копиях нет указания на дату их выдачи и не содержится отметки о том, что подлинный документ находится в данной организации. Поэтому копии документов не заверены надлежащим образом и не отвечают установленным требованиям, исходя из чего невозможно сделать вывод о достоверности содержащихся в них сведений (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 09.12.2002 № Ф08-4542/2002-1589А).

Причем аналогичный вывод был сделан судом кассационной инстанции по спору ООО «Калмнефть» с налоговыми органами о возмещении из бюджета НДС по экспортным операциям в размере 28 186 497,76 руб. (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 19.06.2003 № Ф08-1991/2003-749А).

Итак, учитывая возможность подобного подхода судей к вопросу о надлежащем заверении копий документов, предъявляемых в суд в качестве доказательств, советуем внимательно относиться к составу реквизитов заверения и принять меры к соблюдению требований Указа № 9779-Х. Незначительная экономия времени на первоначальном этапе подготовки для суда копий документов может обернуться необходимостью представления дополнительных доказательств своей позиции по спорному вопросу (если они у вас окажутся), предъявления подлинников документов (при их несохранности возможен и совсем неблагоприятный исход в виде принятия судом доводов другой стороны), а также значительными временными и денежными затратами в ходе пересмотра дела.

3. Наконец, в процитированном нами фрагменте Указа № 9779-Х четко обозначено, что верность копии свидетельствуется не только подписью уполномоченного лица, но и печатью организации .

Напомним, что в п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 говорится лишь, что «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Сразу оговоримся, что по поводу трактовки последней фразы существуют две точки зрения:

согласно одной из них организация может решать по своему усмотрению, стоит ли вообще заверять копию печатью или можно обойтись без нее (эта группа специалистов рекомендует копии, выходящие за пределы организации, заверять печатью, а имеющие обращение внутри организации - не заверять);
сторонники же другой позиции утверждают, что имеется в виду возможность выбора, какой именно печатью организации заверять копию (т.е. оттиск печати в любом случае должен быть).

Однако, на наш взгляд, данный спор лишен практического значения, так как в Указе № 9779-Х четко зафиксировано, что оттиск печати необходим.

Обратите внимание: Указ № 9779-Х исходит из того, что организация может заверять копии своих документов. Копии же «чужих» могут ею заверяться, только если подлинники (например, письмо, полученное от контрагента) находятся в этой же организации . Поэтому нельзя заверять на своем предприятии копии учредительных, регистрационных документов, локальных нормативных актов, приказов, распоряжений и т.п. других компаний.

Подобные разъяснения можно найти также в письмах государственных органов, которые хоть и не имеют нормативного характера, но активно применяются на практике.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 2 письма Минэкономразвития РФ от 15.04.2010 № Д23-1388

2. По вопросу заверения подготовленной копии.

Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» государственные и общественные предприятия, учреждения и организации (далее - учреждения) выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих учреждений, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках учреждений.

В таком же порядке учреждения могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других учреждений, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Вследствие этого, по мнению Департамента недвижимости, учреждение вправе заверять копии документов, изданных таким учреждением, а также вправе заверять копии документов, изданных другими учреждениями, но хранящихся в данном учреждении.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27.02.1998 № 28, копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

В случае если в учреждении хранится копия документа, не имеющая юридической силы, при поступлении соответствующего запроса в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 14 Закона о кадастре выдается копия документа, не заверенная соответствующим образом.

И Указ № 9779-Х, и ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривают такой реквизит, как дата заверения копии документа .

Однако суды нередко смотрят сквозь пальцы на отсутствие указания на дату заверения (см., например, постановления судов первых двух инстанций в Судебной практике 4, а также Судебную практику 5).

При этом практике судов известны и случаи, когда отсутствие даты заверения копии документа повлияло на мнение судей негативно, т.е. такие копии документов не были признаны надлежащими (см. постановление суда кассационной инстанции в Судебной практике 4).

Судебная практика 5

Свернуть Показать

ОАО «Екатеринбургский муниципальный банк» отказал ООО «АС-Трейд» в уплате денежных средств по банковским гарантиям, сославшись среди прочего на то, что обществом был нарушен п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 в части отсутствия даты заверения на представленных в банк копиях документов, приложенных к требованию об оплате по банковским гарантиям.

ООО «АС-Трейд» обратилось в арбитражный суд с иском о взыскании задолженности по банковским гарантиям и выиграло спор. Суды первой, апелляционной и кассационной инстанций не посчитали нужным отказать в иске на основании нарушения обществом п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003. При этом в судебных актах не содержится ссылка на регулирование рассмотренных отношений Указом № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.09.2011 по делу № А56-69287/2010).

Относительно применения положений Указа № 9779-Х в целом дополнительно поясним следующее. В ряде действующих нормативных правовых актов Указ № 9779-Х упоминается как документ, которым следует руководствоваться в обязательном порядке. Так, в приказе все того же Минэкономразвития России от 14.11.2006 № 376 Указ № 9779-Х прямо поименован среди нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги «Ведение государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства» (п. 1.2).

Хотя в названии Указа № 9779-Х упоминается, что он распространяется на заверение копий документов, выдаваемых гражданам, под его действие подпадают и организации. Это нашло подтверждение в практике судов.

Судебная практика 6

Свернуть Показать

Федеральный арбитражный суд Центрального округа в постановлении от 27.07.2004 по делу № А68-АП-122/Я-04 отметил, что «поскольку в соответствии со ст. 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц».

Судебная практика 7

Свернуть Показать

ООО «Промышленное снабжение - Москва» обратилось в Инспекцию Федеральной налоговой службы № 10 по г. Москве с запросом о предоставлении сведений в отношении своего должника - ЗАО «Лагуна-Грин» (о банках и иных кредитных учреждениях, в которых открыты счета данного должника, о номерах расчетных счетов, количестве и движении денежных средств, а также об иных ценностях должника, находившихся на хранении в банках и иных кредитных учреждениях). К запросу была приложена копия исполнительного листа, на основании которого ООО «Промышленное снабжение - Москва» взыскивало сумму долга с ЗАО «Лагуна-Грин». В ответ налоговая инспекция сообщила об оставлении запроса без исполнения, поскольку в соответствии с п. 2 приказа МНС России от 23.01.2003 № БГ-3-28/23 «Порядок представления налоговыми органами информации взыскателю» к заявлению должна прилагаться копия исполнительного листа, заверенная в установленном порядке. Не согласившись с отказом налогового органа, ООО «Промышленное снабжение - Москва» обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании действий инспекции незаконными.

При разрешении дела по существу суд сослался на установленные Указом № 9779-Х правила заверения копий документов и пояснил, что нормы Указа № 9779-Х распространяются и на юридических лиц (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 по делу № А40-127876/09-4-1013). Раз ООО «Промышленное снабжение - Москва» представило в налоговый орган копию исполнительного листа, не заверенную надлежащим образом, то и в удовлетворении требований следовало отказать.

Однако встречаются и дела, при рассмотрении которых суды общей юрисдикции (которым подведомственны споры с участием граждан в качестве одной из сторон) приходили к выводам о невозможности применения Указа № 9779-Х в отношении отдельных случаев заверения копий документов.

Судебная практика 8

Свернуть Показать

Верховный Суд РФ в определении от 02.03.2011 № 73-Г11-1 высказал мнение о том, что Указ № 9779-Х, определяя порядок удостоверения копий документов, выдаваемых по заявлениям граждан государственными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями, не регулирует деятельность органов государственной власти, в силу чего несоответствие копий документов его положениям не свидетельствует о том, что они заверены ненадлежащим образом.

В практике арбитражных судов тоже встречаются постановления, в которых судьи отрицают возможность распространения правил Указа № 9779-Х на некоторые виды отношений.

Судебная практика 9

Свернуть Показать

ЗАО «ВАЗпромтехоборудование» обратилось в арбитражный суд с заявлением к Межрайонной инспекции Федерального налоговой службы № 2 по Самарской области о признании недействительным решения данной инспекции о привлечении общества к ответственности за совершение налогового правонарушения. Судом при рассмотрении дела было установлено, что у общества были похищены ноутбук с лицензионной программой 1С: Бухгалтерия и первичные бухгалтерские документы за 2008-2010 г., в связи с чем обществом были предприняты действия по восстановлению первичных документов, в частности, в материалы дела были представлены счета-фактуры, книги покупок, журналы учета. При этом довод инспекции о том, что представленные обществом копии счетов-фактур заверены ненадлежащим образом и что из данных копий не представляется возможным установить местонахождение их подлинников, со ссылкой на Указ № 9779-Х, судом отклонен с мотивировкой «поскольку последний регулирует порядок заверения и выдачи копий документов гражданам» (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 03.07.2012 по делу № А55-19965/2011).

Отметим, что это не единственные случаи, когда суды посчитали Указ № 9779-Х не применимым к отдельным ситуациям. Так, есть примеры судебных актов, в которых арбитры расценили Указ № 9779-Х как не регулирующий отношения по возмещению НДС (см., например, постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.01.2002 № КА-А40/181-02, от 21.05.2002 № КА-А40/3198-02). А в одном из конкретных дел суд и вовсе сделал вывод, что данный Указ не распространяется на порядок заверения копий документов, представляемых в суд акционерным обществом по гражданско-правовому спору, рассматриваемому в арбитражном суде.

Судебная практика 10

Свернуть Показать

ОАО «Окская судоверфь» обратилось в арбитражный суд с иском к ООО «НоваТЭК» о взыскании 1 063 636,34 руб. долга по арендной плате и 265 636,53 руб. пеней за просрочку платежей. В обоснование отсутствия задолженности ООО «НоваТЭК» представило копию акта о возврате объекта аренды, утверждая, что задолженность не подлежит взысканию с него, поскольку рассчитана за период уже после возврата объекта найма, когда ответчик не пользовался имуществом, то есть после прекращения арендных отношений.

Ссылка ОАО «Окская судоверфь» на то, что копия акта не соответствует требованиям Указа № 9779-Х, не была воспринята судом. Судьи решили, что названный правовой акт определяет порядок удостоверения копий документов, выдаваемых по заявлениям граждан государственными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями, к числу которых общество не относится.

На просьбу ОАО «Окская судоверфь» истребовать подлинник акта у ООО «НоваТЭК», поскольку истец считал данный акт фальсифицированным, суд ответил отказом. В обоснование, наряду с другими доводами, указал что истребование подлинных документов в дело является правом суда, реализуемым с учетом конкретных нюансов спора, а обстоятельства рассматриваемого дела не подлежат в силу нормативных правовых актов подтверждению только подлинниками документов при наличии доказательств исправности ООО «НоваТЭК» как арендатора (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13.03.2012 по делу № А43-9704/2011).

Кроме названных нами актов, регулирующих в той или иной степени вопросы заверения копий документов (ГОСТ Р 6.30-2003, Указ № 9779-Х, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти), существует еще и ряд других, которые приняты в отношении отдельных случаев представления копий . Например:

приказ Федеральной налоговой службы РФ от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ (см. приложение № 5 к нему);
Положение о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утвержденное постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691 (см. п. 11 данного Положения);
Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации № 205/2/588, утвержденная Министром обороны РФ 19.08.2009 (см. п. 236-241), и др.

В следующем номере читайте окончание статьи . Мы рассмотрим частные случаи практики представления заверенных копий документов в различных ситуациях (в налоговый орган; при привлечении к ответственности за утрату подлинников; по запросу работника; по запросу акционера / участника; для участия в конкурсе / аукционе; как доказательство в суде). И систематизировав такой большой объем информации, в конце статьи мы сделаем окончательные выводы, а также дадим свои итоговые рекомендации по заверению копий документов.

Сноски

Свернуть Показать

Заверить копии документов может либо нотариус, либо организация, в том числе ее кадровая служба. Вопрос в том, как правильно заверить копию?

Нотариальное заверение копий

Нотариальное заверение требуется только в случаях, прямо предусмотренных законом или подзаконными актами (п. 7 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ, абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Из смысла п. 2 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ о порядке выдачи копий документов) также следует, что, если законом не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, верность копии удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. Обратите внимание!

Внимание!

Все случаи обязательного нотариального заверения копий документов предусмотрены действующим законодательством РФ.

Согласно Основам законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1 (далее - Основы законодательства о нотариате), на территории России верность копий документов и выписок из них свидетельствуют нотариусы. Если же в населенном пункте нотариуса нет, право совершать нотариальные действия, предусмотренные ст. 37 Основ законодательства о нотариате, имеют глава администрации поселения и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления поселения или глава администрации муниципального района и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления муниципального района. Нотариальные действия на территории других государств совершают должностные лица консульских учреждений РФ.

Один из наших работников обратился с просьбой о предоставлении оригинала трудовой книжки для назначения пенсии. Должны ли мы и вправду выдать ему оригинал трудовой или можно обойтись заверенной нашей организацией копией?

По общему правилу трудовая книжка работника хранится у работодателя. Согласно законодательству на руки этот документ выдается только при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). В иных случаях работодатель обязан выдавать сотруднику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (п. 7 Правил).

Ответственность за сохранность трудовой книжки (даже в том случае, если она выдана работнику) лежит на специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0).

При обращении в органы Пенсионного фонда РФ (далее - ПФР) за назначением трудовой пенсии гражданин должен предъявить, в частности, документы о страховом стаже (п. 2-4 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (далее - Перечень), утв. постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 16/19па). Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, включаемые в страховой стаж для назначения трудовой пенсии, является трудовая книжка (ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», ст. 66 ТК РФ, п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней со дня подачи безвозмездно выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил). Вот только копии документов, заверенные организацией, имеют юридическую силу не для всех (п. 2 Указа о порядке выдачи копий документов). Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные ПФР, а не работодателем (письмо ПФР от 29.12.2005 № 25-19/14554).

Также органы ПФР принимают копии документов, в т. ч. трудовых книжек, заверенные нотариально.

В других случаях нотариально заверять документы нет никакой необходимости, хотя при желании это можно сделать, например, в целях исключения любых сомнений в подлинности документа. Но помните: процедура эта затратная как по времени, так и по деньгам.

Заверение копий документов в организации

Как правило, компания сама заверяет копии истребуемых у нее документов.

Если законодательством не предусмотрено представление копий, засвидетельствованных в нотариальном порядке, их верность заверяется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью (п. 2 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»; далее - Указ № 9779-Х). Этот документ применяется в настоящее время, что подтверждается судебной практикой (см. постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.06.2011 № 15АП-5067/2011 по делу № А53-18302/2010, ФАС Московского округа от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 по делу № А40-127876/09-4-1013, Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.06.2010 № 09АП-9442/2010-АК по делу № А40-127876/09-4-1013).

Копии документов: вопрос из практики

В ходе проверки налоговый инспектор запросил у нас копии документов. Все документы в организации заверяет начальник юридического отдела: такое право предоставлено ему на основании доверенности. Однако налоговый инспектор не принял копии, удостоверенные начальником юротдела, сказав, что такое заверение не соответствует закону. Правомерны ли действия инспектора?

Действующим законодательством РФ не определено, что подразумевается под требованиями к заверению документов, которые можно встретить в законе, а именно: «надлежащим образом», «должным образом», «в установленном порядке».

Правда, ФНС России в письме от 02.08.2005 № 01-2-04/1087 объяснила (применительно к запросам документов в ходе налоговой проверки) понятие «заверенные должным образом копии»: это копии документов, удостоверенные исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента путем проставления необходимых реквизитов, т. е. печати и росписи полномочного должностного лица, придающих копии юридическую силу.

Итак, для представления копий документов в налоговую инспекцию необходима подпись руководителя компании (п. 1 ст. 40 Закона об обществах с ограниченной ответственностью, п. 1 ст. 69 Закона об акционерных обществах), который может на основании доверенности уполномочить другое лицо заверять копии документов (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Таким образом, направляемые в налоговую инспекцию копии заверяются подписью руководителя или иного уполномоченного лица, а также печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ, приложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@).

По общему правилу при заверении копий следует руководствоваться следующими двумя документами, причем в совокупности (см. решения Арбитражного суда Иркутской области от 20.01.2011 по делу № А19-20219/10-53, Свердловской области от 26.12.2011 по делу № А63-1436/2011, определение Пермского краевого суда от 18.07.2011 по делу № 33-7178).

Документ 1. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (п. 3.26) (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Имейте в виду, что требования этого документа носят рекомендательный характер и распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Документ 2 . Указ о порядке выдачи копий документов.

Как заверить копии документов самостоятельно?

Алгоритм действий при самостоятельном удостоверении копий документов следующий.

1. Устанавливаем, кто заверяет копию

Поскольку свидетельствовать копии документов может не только руководитель компании, но и любой иной работник, такую обязанность нужно предусмотреть в должностной инструкции и (или) трудовом договоре (дополнительном соглашении к трудовому договору) уполномоченного сотрудника, а также в отдельном приказе и (или) доверенности с конкретными полномочиями «заверять копии документов».

В приказе также целесообразно предусмотреть, на кого и в каком порядке возлагаются полномочия по заверению копий в случае отсутствия уполномоченного сотрудника (отпуск, командировка, болезнь и т. д.).

2. Определяем, копии каких документов («своих - чужих») вправе заверять сотрудник

По общему правилу удостоверять можно копии «своих» документов, т. е. оформленных в этой компании.

Копии «чужих» документов - оригиналов, исходящих от других организаций, - можно удостоверять, только если они находятся в законном распоряжении компании. Это следует из п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов, а также из определения ВАС РФ от 28.02.2008 № 2483/08, постановлений ФАС Уральского округа от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4 по делу № А76-8793/2008-5-257/33, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07 по делу № А19-13975/06.

Компания может заверить копию договора об оказании образовательных услуг, заключенного ею с высшим учебным заведением, но не вправе удостоверять приложенную к этому договору копию лицензии на право ведения образовательной деятельности.

3. Определяем требования к копии документа

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа о порядке выдачи копий документов, постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2009 по делу № А62-47/2009).

4. Заверяем копию

Удостоверяя соответствие копии подлиннику, нужно проставить на ней следующие реквизиты.

Реквизит 1. Заверительная надпись «Верно» (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003).

Реквизит 2. Должность лица, удостоверившего копию: руководителя или иного уполномоченного сотрудника (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 3. Личная подпись лица, заверившего копию (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 4. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизит 5. Печать - по усмотрению компании (п. 3.21 ГОСТ Р 6.302003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 6. Отметка о том, что подлинный документ находится в организации (абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 7. Дата выдачи (заверения) (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Чтобы не допускать ошибок при удостоверении документов, рекомендуем сделать штамп со всеми указанными реквизитами.

Кстати сказать, В статье 22 Основ законодательства о нотариате сказано, что за совершение нотариальных действий, для которых предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, должностные лица, указанные в ч. 4 ст. 1 Основ законодательства о нотариате, взимают государственную пошлину по ставкам, установленным законами РФ о налогах и сборах.

За совершение тех же действий частнопрактикующий нотариус взимает тариф в размере, соответствующем размеру государственной пошлины, предусмотренной за совершение аналогичных действий в государственной нотариальной конторе, и с учетом особенностей, установленных законодательством РФ о налогах и сборах.

При этом размеры пошлины за совершение нотариальных действий государственными нотариусами определены в п. 1 ст. 333.24 НК РФ.

За совершение действий, для которых законодательством РФ не предусмотрена обязательная нотариальная форма, государственный нотариус, а также частнопрактикующий, должностные лица, указанные в ч. 4 ст. 1 Основ законодательства о нотариате, взимают тарифы в размере, установленном в соответствии с требованиями ст. 22.1 Основ законодательства о нотариате.

Таким образом, для документов, подлежащих обязательному нотариальному заверению, размеры тарифа не должны превышать государственные пошлины, утвержденные ст. 333.24 НК РФ, а для документов, свидетельствуемых нотариусом исключительно по желанию клиентов, тарифы учитываются в пределах норматива, определенного в ст. 22.1 Основ законодательства о нотариате.

Обратите внимание: такая формулировка вовсе не означает, что заверение или незаверение копии печатью оставлено на усмотрение организации. Имеется в виду, что компания сама выбирает вид печати, используемой в этом случае (основная, печать отдела кадров, специально предназначенная для удостоверения документов и т. д.), что желательно закрепить в локальном нормативном акте, посвященном вопросам документирования, или в отдельном приказе.

Какого цвета должен быть оттиск печати?

Прямого запрета на использование какого-либо цвета нет. Однако ранее в делопроизводстве применялось такое понятие, как «нестойкий цвет чернил», прежде всего красного и зеленого цвета, потому что при воздействии прямого солнечного света они быстро выцветают. А желтый, розовый и т. п. вообще во внимание не принимались, поскольку их использование не обеспечивало четкости оттиска печати. Вопросы вызывает и черный цвет, поскольку в этом случае непонятно, что у вас на руках: копия или оригинал. Так что имеет смысл по-прежнему использовать синий и фиолетовый цвета, обеспечивающие четкость оттиска печати при заверении документов.

Копии документов: вопрос из практики

Налоговый инспектор затребовал у нас многостраничный документ. Как правильно его заверить?

На практике используют два варианта удостоверения многостраничных документов.

Вариант 1 (трудоемкий) . Заверить каждую страницу документа.

Вариант 2 (выгодный) . Пронумеровать каждую страницу, прошить прочной нитью весь документ, концы ее вывести на оборотную сторону последнего листа, залепить бумажной наклейкой и проставить сверху печать, частично накладывающуюся на бумажную наклейку. На обороте последнего листа сделать запись, например: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов». Данную запись необходимо заверить. Совет

И в завершении совет: Используйте синий и фиолетовый цвета штемпельной краски, обеспечивающие четкость оттиска печати при заверении документов.

Заверенные копии документов могут потребоваться где угодно, особенно это актуально для тех, кто не хочет носить с собой оригиналы, либо когда важные бумаги нужны сразу в нескольких местах одновременно. Иногда то, каким образом заверен документ, может влиять на исход судебного дела, поскольку обычная ксерокопия не имеет правовой силы и не принимается в качестве доказательства. Для этого необходимо иметь оригинал для сверки или заверенную должным образом копию.

В чем отличие копии от оригинала документа?

Копия в точности воспроизводит вид и содержание исходного документа, но не является оригиналом. Для того чтобы ее можно было предоставить вместо оригинала в государственные органы, по месту работы, учебы, либо в судебные инстанции, и он имел такую же силу, требуется заверить дубликат данного документа уполномоченным лицом. В копии, которая снята с основного документа, должны быть воспроизведены полностью все данные без каких-либо изменений или нечеткостей, поэтому важно делать это с использованием качественной техники.

В каких случаях требуется заверить копии документов?

Прежде чем заверять документ, будет правильным предварительно выяснить, для каких целей это необходимо делать, а потом уже можно решать, как правильно заверить документы. Если речь идет о предоставлении документа в государственные органы (например, для получения лицензии), требования по оформлению дубликата существенно ужесточаются. Необходимо выяснить предписания данной организации, то есть, как правильно заверять копии документов именно для них. В противном случае можно легко допустить ошибку, и документ будет считаться недействительным.

Если же он необходим для внутреннего пользования, то обычно выполняются общие нормы, которые утверждены на конкретном предприятии. Чаще всего заверяют личные документы: свидетельства, выданные ЗАГСом, паспорта, дипломы, правоустанавливающие документы на имущество. Ситуации бывают разные, и бумаги могут потребоваться при поступлении на работу, в учебные заведения, для подачи заявлений в налоговую инспекцию, государственные учреждения, при заключении сделок, участии в конкурсах, получении грантов, в банковских организациях, в судебных инстанциях.

Подготовка документов для заверения

Копия документа готовится с помощью копировального аппарата с использованием оригинала документа или распечатки сканированной копии документа. Главным моментом является, чтобы в копии четко отражались все реквизиты оригинала, читался текст, были видны все печати, подписи, графические изображения. В случае, когда документ состоит из нескольких листов, его необходимо пронумеровать и сшить, указав на месте склейки количество листов. Также при необходимости можно заверить не весь документ, а выписку из него, содержащую нужную информацию. В этом случае требуется подготовить копии интересующих листов. Далее нужно обратиться к уполномоченным лицам, которые знают, как правильно заверять копии документов.

К кому обратиться, чтобы заверить копии документов?

За оказанием данной услуги нужно обращаются к нотариусу. Это самый верный способ. Нотариус заверят копии документов, выданных предприятием, учреждением, если он был составлен с соблюдением законодательства и является действительным на день обращения. Также можно заверить копию документа, выданного гражданину, если в оригинале его подпись была удостоверена нотариусом. Например, доверенность на право управления недвижимостью или представительство в суде.

Документы, изданные определенной организацией, заверяет ее руководитель или иное ответственное лицо, имеющее соответствующие полномочия, это входит в их обязанности и они должны знать, как правильно заверить документы. Как правило, этим вопросом занимается секретарь либо служба делопроизводства, бухгалтерия, отдел кадров. Право выполнять данные действия отражены в должностных инструкциях и специально изданных приказах. Заверять документ должен только тот специалист, который уполномочен на такие действия руководством. В противном случае есть риск, что копия будет недействительной. Трудовую книжку, приказы о приеме на работу, увольнении может заверить отдел кадров по месту работы.

В некоторых государственных учреждения при обращении граждан за услугой лица, ведущие прием, выступают в качестве экспертов и имеют право, сверив оригинал с копией, заверить её своей удостоверительной надписью. Будет не лишним заранее прояснить, как правильно заверить документы в том органе, куда они предоставляются.

Удостоверительная надпись и порядок заверения

Достоверность копии подтверждается путем проставления печати организации, заполнения штампа или специальной надписью уполномоченного лица. Кроме того, важно указать дату, должность специалиста, его фамилию, имя, отчество. Иногда применяются специальные штампы-заготовки, в поставленную с их помощью печать просто прописывается дата, в нужном месте ставится подпись. Должностное лицо, уполномоченное выполнять эти действия, знает, как заверять документы. "Копия верна" - это одна из наиболее часто используемых надписей, иногда встречается и более короткий вариант - "верно". Есть ряд правил, как заверить прошитый документ, который содержит более одного листа. Как правило, все листы нумеруются, документ прошивается, сверху наклеивается бумага, на которой указано количество листов и ставится одна удостоверительная надпись. Допускается заверить каждую страницу отдельно, такой способ используется, если документ не прошит.

Нотариальное удостоверение подлинности документа

В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, удостоверение копии у нотариуса является обязательным. В таких случаях подтверждающую надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо. Это, скорее исключения, однако, многие ведомства доверяют именно нотариально заверенным документам. Для осуществления этой процедуры достаточно обратиться к нотариусу, предъявить удостоверение личности, оригинал и копию документа. Нотариус тщательно исследует документ, сверяет копию с подлинником, проверяет, правомочно ли был выдан документ, все ли необходимые реквизиты и подписи присутствуют.

Сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от количества листов и самого документа, который подлежит заверению, чаще всего заверяют личные документы или устав и свидетельства предприятия.

В каких случаях нотариус откажет в заверении?

Если подлинник вызывает сомнения или явно имеет следы подделки, то в удостоверении копии будет отказано. Нотариус также имеет право отказать в тех случаях, когда документ имеет непонятный текст, приписки, расплывчатые печати, неоговоренные исправления, когда его невозможно прочитать, либо он имеет существенные повреждения, потертости. Кроме этих случаев отказа есть также те, когда подпись на документе была сделана с помощью факсимиле, либо он заламинирован, выдан за границей, но не легализован. Не подлежат заверению также медицинские документы или бумаги, содержащие государственную тайну. Иногда сам документ может вызвать сомнение в его подлинности, тогда нотариус вправе отправить его на экспертизу.

Заверение выписок из документов

В некоторых случаях нет необходимости заверять копию всего документа. К нотариусам часто обращаются граждане, которым нужны лишь копии некоторых страниц документа. Однако нотариус не может заверить выборочные листы, поскольку это нарушит целостность всего документа. Правда, если в такой бумаге нескольких разных вопросов, которые не связаны друг с другом, то это возможно.

Порядок заверения документов в нотариальной конторе

Как правильно заверить документы, можно выяснить в любой нотариальной конторе. Требования к проведению такой процедуры обычно одинаковые. Это физическое присутствие заинтересованного гражданина с указанным документом на руках. Обратиться к юристу может не обязательно владелец документа, а любой гражданин, которому это доверено сделать. Для этого ему нужно иметь при себе паспорт, оригинал и качественную копию документа, на которой отчетливо читается текст, и отображаются графические элементы.

Срок действия нотариально заверенных документов законодательством не определен, то есть он действует бессрочно. Вопрос о том, сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от утвержденных в конторе тарифов. Как правило, нотариальная палата регулирует эти моменты, поэтому стоимость примерно одинаковая у всех нотариусов. Что касается документов на иностранном языке, цена таких услуг выше, так как включает в себя стоимость работы переводчика.

Переводы документов и их заверение

В тех случаях, когда документы составлены на иностранном языке, требуется для начала осуществить их перевод на русский язык. Как правильно заверить документы, частично имеющие слова или печати на иностранном языке, поможет выяснить переводчик.

Для этого необходимо обратиться в специальное бюро переводов или к любому переводчику, имеющему право на данный вид деятельности. Они выдадут на руки нотариально заверенный перевод документов. Это может быть любой специалист с соответствующей квалификацией, известный и не вызывающий сомнения у нотариуса в своем знании языка. Нотариус засвидетельствует подпись переводчика на данном документе. Далее перевод можно использовать в оригинале, либо снять с него копию и также заверить у нотариуса. Нотариально заверенный перевод документов лучше иметь при себе любому иностранному гражданину, находящемуся на территории нашей страны, при устройстве на работу, вступлении в брак, осуществлении любых сделок.

В зависимости от того, как правильно заверить документы, юридический вопрос может решиться довольно быстро либо затянуться. Очень важное значение имеет то, кто имеет право заверять копии документов, а также порядок их заверения. В некоторых случаях наличие правильно оформленных документов играет решающую роль в принятии некоторыми органами положительного решения в отношении вашего обращения.

Если заранее учесть все нюансы, правильно подготовить все документы, заверить их должным образом и соответственно требованиям принимающего органа, то никаких проблем с документами не возникнет.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

<или> главой местной администрации;
<или> специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Указание на дату важно для достоверности заверения - ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

подлинник находится в ООО «Ретро»

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принят ь п. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009 .

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

<или> отдельно заверить каждый лист копии;
<или> прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения - по закону печать для них не обязательн а Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239 .

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверк и статьи 93, 93.1 НК РФ, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизито в приложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ :

заверительную надпись;
подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
печать организации.

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС ст. 165 НК РФ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требовани е п. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 . Хотя из текста закона это совсем не следуе т ст. 91 Закона об АО.

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов - тогда точно ничего не забудете.

Как правильно заверить копию документа - образец?

Как правильно заверить копию документа, можно узнать из ГОСТ Р 6.30-2003, которым устанавливаются требования к оформлению документов. В нашей статье мы рассмотрим основные моменты, на которые стоит обратить внимание при заверке копий.

Для чего заверяют копию документа

Копия документа — это бумага, которая полностью воспроизводит содержание основного документа, но не имеет юридической силы. Для того чтобы копию можно было использовать в качестве аналога документа, требуется ее заверка уполномоченным лицом.

Прежде чем определиться, как верно заверить копию, сначала нужно выяснить, для каких целей это необходимо.

Если речь идет о передаче документа в государственные органы, например для лицензирования или иной предусмотренной законом процедуры, необходимо уточнить требования принимающей организации. Как правило, в случае неверной заверки копии документов не принимаются.

Если бумага заверяется для внутреннего пользования, то применяются общие правила, которые приняты на конкретном предприятии.

Как заверить копию документа правильно

Удостоверение копии документа осуществляется путем проставления соответствующего штампа или написания от руки фразы «Копия верна». Кроме того, необходимо указать должность специалиста, его Ф. И. О. и дату заверения.

Допускается заверка копии документа печатью, которая определяется по усмотрению организации. Как правило, она требуется для придания копии юридической силы. То есть организация не выбирает, на какие копии ставить печать, а на какие нет. Она вправе только самостоятельно разработать форму печати.

Важно! Специалист, который заверяет копию документа, должен иметь полномочия на осуществление подобных действий. Его компетенция может быть прописана в должностной инструкции или специально изданном приказе за подписью руководителя организации. Без специально обозначенных полномочий заверять копии имеет право только руководитель организации.

Если документ состоит из нескольких листов, то выбирается 1 из предложенных вариантов заверки:

постранично;
путем сшивания всех листов документа, их последующей нумерации и проставлении заверения на последнем листе с помощью наклеивания листа бумаги на завязанные нити с указанием количества страниц.

Если документ состоит из 1 листа, но текст также напечатан на оборотной стороне, то должны быть заверены обе стороны копии.

Заверка копии документа нотариусом

Если законом предусмотрено, что для придания документу юридической силы необходима его заверка нотариусом, то обойти данное требование не представляется возможным. Удостоверительную надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо.

Для заверения необходимо посетить нотариуса с оригиналом документа и его копией, на которой не должно быть никаких сторонних надписей. Срок действия нотариального заверения во времени не ограничен.

Как правильно заверить копию документа?

Часто при ведении деятельности в организации требуется предоставить заверенную копию документа. Заверенная документация может потребоваться где угодно: при участии в тендере, при предоставлении документации контрагентам, даже при выдаче работнику копии трудовой книжки. Как правильно заверить копию документа разберем в этой статье.

Для чего нужна заверенная копия документа?

Любая компания сталкивает с тем, что нужно предоставить контрагенту или отправить налоговой или другим инстанциям копию документации. Более того, для некоторых инстанций требуется копия, которая заверена особым образом.

решить именно Вашу проблему

В современных нормативных актах термин, как «копия» не найти. Однако в ГОСТе Р 51141-98 под этой трактовкой понимается документ, который содержит всю информацию с оригинала и повторяет его внешне.

К сожалению, в отличие от подлинника, заверенная ксеро- или фотокопия не могут иметь должной юридической силы. Для того чтобы копия стала практически полноправным документом на нем нужно проставить необходимые реквизиты.

Заверенная копия может понадобиться в следующих случаях:

для предоставления документации в государственные учреждения;
для предоставления документации работнику (например, трудовая книжка);
для предоставления документации контрагентам (например, договор);
для того чтобы принять участие в тендере (обычно в тендерную комиссию направляется пакет документации).

Конечно, это далеко не полный перечень того, когда вам может потребоваться проставить реквизиты на документации.

В зависимости от случая различают обычное и нотариальное заверение. Так, чтобы выдать работнику копию трудовой книжки достаточно обычного, однако, при участие в тендере часто требуется нотариальное заверение документации. При заверении у нотариуса организация обязана заплатить пошлину, а также подождать какое-то время пока нотариус совершить данную процедуру. Если того не требует закон или конкретный контрагент организации, то бумага может быть заверена прямо в компании, проставлением необходимых реквизитов на ней.

Как правильно заверить копию документа в организации?

Организация имеет право самостоятельно проставить необходимые реквизиты только на те бумаги, которые принадлежат ей (договоры, письма и т. д.), а также ту документацию, оригиналы которой хранятся непосредственно в организации (например, трудовые книжки работников).

Для того чтобы проставить реквизиты в организации на бумаге необходимо указать:

Надпись, подтверждающая, что на документации проставлены надлежащие реквизиты. Как правило, такую надпись можно поставить от руки, однако, в некоторых организациях есть специальный штамп на такие случаи.
Должность лица. Проставляет реквизиты либо директор, либо главный бухгалтер. Также возможность заверения бумаг может быть предоставлена финансовому директору. Однако, обязанности на заверение определенных видов бумаг можно передать любому работнику: для этого потребуется выпустить только соответствующий приказ или доверенность.
Подпись должностного лица и её расшифровка.
Печать компании.
Дата заверения. Дата указывается для того, чтобы проставление реквизитов было достоверным, ведь подлинник со временем может претерпеть изменения.

Если вы проставляете реквизиты на информацию, которая расположена не на одном листе, а на нескольких, то сначала документацию нужно прошить. Прошить документацию можно как с помощью дырокола и ниток, так и с помощью различных станков.

После того как документация прошита нужно проставить сквозную нумерацию (обычно номера страниц ставятся либо внизу в центре, либо в правом углу).

После того как вы приклеили стикер, выполните действия по проставлению необходимых для заверения реквизитов. Как правило, подписи и надписи типа «Копия верна» ставятся около стикера, печать же организации обязательно должна заходить на него.

Оформление документов у нотариуса

Для того чтобы проставить реквизиты на бумаге нотариальным способом нужно найти нотариальную контору, которых в любом крупном городе сейчас много. С собой вам необходимо будет взять бумагу, паспорт, а также деньги для оплаты пошлины (для каждого типа бумаги размер пошлины свой).

Заверение у нотариуса

Проставят реквизиты на бумагу у нотариуса вам не сразу. Как правило, в нотариальных конторах длинные очереди, более того, после того, как вы передадите сотруднику конторы бумаги, вам нужно будет подождать какое-то время пока над документом совершат все необходимые сверяющие и фиксирующие действия.

У каждого нотариуса существует реестр, в котором он ведет учет всех заверенных у него документов. При получении от вас потребуют расписаться в реестре. Копия, заверенная нотариусом, не имеет срока действия.

Конечно, далеко не все документы могут быть заверены нотариально. Так, не допускаются исправления, в том числе поправки, внесенные карандашом или ручкой. Текст, а также другие составляющие части, должны быть четкие и легко читаемые.

Если вы идете проставлять необходимые реквизиты к нотариусе не на один лист, а нанесколько, то вы обязаны предварительно скрепить листы, а также пронумеровать их, поставить печать организации и подпись лица, который заверил бумагу в организации.

Как заверить электронные документы?

Для того чтобы заверить электронную версию документации понадобится электронная подпись. Получить ключ электронной подписи можно в одном из удостоверяющих центров. Будьте предельно внимательны при направлении пакета бумаг на получение ключа: предоставляемые данные должны быть подлинными и максимально точными. Одно неверное слово и ключ не будет действителен.

Документ в электронном виде, заверенный электронной подписью, равносилен бумажной заверенной копии. Заверить электронным способом можно любые бухгалтерские и юридические бумаги (например, договоры, счета-фактуры, накладные и проч.).

Заверение электронной подписи

Нельзя электронно заверять документы, относящиеся к бумагам строгой отчетности. На самом деле бумажные документы – это пережиток прошлого. Сегодня существует такое понятие, как электронный документооборот, при котором контрагенты могут обмениваться только электронными версиями необходимых бумаг, полностью исключив бумажный обмен. Даже если налоговая попросит предоставить счета-фактуры и акты для отчетности, вы всегда сможете направить им их электронные версии, заверенные ЭП.

Даже договор благодаря существованию такого инструмента как ЭЦП может быть представлен и подписан только в электронном виде. Конечно, прежде чем обмениваться только электронными версиями документации, контрагенты обязаны заключить некое соглашение о такой особенности их делового общения.

Как выглядит счет фактура, для чего она нужна и как оформлять? Читайте в нашем материале.

Какие изменения были в налоговом вычете в 2016 году? Читайте здесь.

Тут вы найдете образец трудового договорёна и правила его составления.

Вся российская документации изначально имеет юридическую силу только на территории нашей страны. Для того чтобы придать документации силу на территории другой страны, нужно документ легализовать.

Сначала вам нужно будет проставить реквизиты на скопированную документацию у нотариуса. Для этого следует принести в нотариальную контору оригинал, паспорт, а также заплатить пошлину. Бумага при заверении у нотариуса переводится на нужный язык.

После документ следует направить в Министерство юстиций для удостоверения подлинности реквизитов. Затем документ проходит процедуру в Министерстве иностранных дел, где на нем ставится соответствующая печать. Только теперь бумага готова к отправке в другую страну. Более простым вариантом легализации бумаги является апостилирование.

Апостиль – это штамп, на котором присутствует название страны, данные должностого лица, название организации и прочие нужные для легализации реквизиты. Более того, у каждого апостиля есть свой номер, который также будет указан в штампе. Чаще всего апостиль ставиться либо на английском, либо на французском языке. Апостиль ставиться либо на самой бумаге, либо к ней прикрепляется отдельный лист со штампом. Апостиль можно поставить в Министерстве юстиций.

Остались вопросы?

Как заверить копию документа в различных ситуациях

Почти у каждого из нас появляется ситуация, когда необходимо предоставлять документацию, заверенную определенным способом. Определенные органы требуют заверения каждого документа должностных лиц. Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий.

В основном достаточной является подпись человека, предоставляющего документы. Но в некоторых случаях может потребоваться специальное обозначение от организации или нотариуса.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Для чего может потребоваться такое действие

Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно. Это дает документу юридическую силу .

Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр. Она имеет важное значение в защите интересов и исполнении прав для физических и юридических лиц. Человеку может понадобиться заверенная копия для оформления наследства, в учебное заведение, при трудоустройстве, получения выплат и пенсий, разных имущественных сделок.

Так, на основании АДПК РФ определяется норматив, по которому в судебные органы должны сдаваться ксерокопии и подлинники документов, заверенные правильно. Иначе решение суда будет отменено или оспорено.

Заверение в организации

Часто в организации становится необходимым выполнение копии документации или выписки из нее. Чтобы копии обладали юридической силой, следует знать о правильности действий согласно нормативам делопроизводства к реквизитам.

После текста на свободном месте единственного или последнего листа многостраничного документа следует указать следующую информацию:

пребывание подлинного документа (данный пункт наиболее важен для федеральных органов власти);
копия верна;
название должности заверяющего лица;
подпись заверителя с расшифровкой;
дата операции;
для отправления документа в другую компанию ставится печать.

Правом на заверение копий обладают специалисты, занимающие руководящие должности и имеющие подобные обязанности.

Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, сшиваются они железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.

В области скрепления нити или скобы приклеивается специальная бумага с обозначением числа листов и подписи заверяющего лица. Также ставится печать, одна часть которой располагается на листе с нумерацией страниц, а другая – на документе.

В нормативных актах указывается, что листы многостраничной документации можно не соединять между собой. Но тогда на каждом листе проставляются обозначения, свидетельствующие о правомерности дубликата.

У нотариуса

Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.

Нотариус может заверять копии документов при предоставлении их оригиналов , оформление и состав которых выполнены согласно российскому законодательству. Согласно установленным правилам, нотариус определяет личность лица, обратившегося для подтверждения дубликатов документов. При этом проверяется паспорт или другой документ удостоверения личности.

Заверять копии бумаг по доверенности можно лишь в том случае, если она включает подобные полномочия. Ее необходимо составлять по установленным правилам, которые оговорены законами о нотариате.

Но существуют ситуации, когда у него нет прав на заверение дубликатов следующей документации:

с грифом секретности;
договоров, составленных в письменной форме с нотариально не удостоверенной подлинностью подписей;
дипломов об обучении без номера регистрации, подписей лиц;
выписок без дипломов;
медицинской документации с указанием о заболеваниях и др.

Также определенные требования предъявляются к содержанию и оформлению документов. Нотариус не имеет право на заверение копий следующих бумаг:

при наличии в тексте неоговоренных приписок, корректировок, перечеркнутых слов и других исправлений или особенностей;
при написании некоторых фрагментов карандашом;
при наличии нечитаемых слов, реквизитов, печатей или подписей;
при нарушенной целостности;
при отсутствии нумерации многостраничного документа, скрепления печатью и сшивки;
при наличии факсимильной подписи;
при ламинации документа, когда сложно определить его подлинность.

Если вас интересует, как правильно заполнить трудовую книжку, прочтите эту статью.

Электронные документы

Электронная документация должна содержать электронную подпись, идентифицирующую владельца сертификата ключа. Сертификат предоставляется физическому лицу, которое действует от собственного имени или юридического лица в соответствии с доверенностью или Уставом.

Данные документы могут использоваться в любых правоотношениях, когда законом не предусмотрено запрета для их применения. Это могут быть товарные накладные, счета-фактуры, акты, заявления, отчеты, счета и договоры.

Не допускается составление в электронном виде документов строгой отчетности.

Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны

Документация, составляемая в России, обладает юридической силой только на ее пределах. Чтобы придать ей соответствующий статус для зарубежья, следует провести ее легализацию или использовать апостиль .

Легализация осуществляется следующим образом:

заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
в МИДе заверяется печать;
документ отправляется в консульство.

Более простым способом заверения иностранных документов является апостиль. Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который наносится на лист.

Подробная информация о данных процедурах представлена на следующем видео:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Бесплатная консультация юриста

Москва и область

Санкт Петербург и область

ЗнайДело.Ру - портал для тех, кто начинает бизнес

Как правильно заверить копию документа, можно узнать из ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым устанавливаются требования к оформлению документов. В нашей статье мы рассмотрим основные моменты, на которые стоит обратить внимание при заверке копий.

Для чего заверяют копию документа

Прежде чем определиться, как верно заверить копию, сначала нужно выяснить, для каких целей это необходимо.

Как заверить копию документа правильно

Важно! Специалист, который заверяет копию документа, должен иметь полномочия на осуществление подобных действий. Его компетенция может быть прописана в должностной инструкции или специально изданном приказе за подписью руководителя организации. Без специально обозначенных полномочий заверять копии имеет право только руководитель организации.

Если документ состоит из нескольких листов, то выбирается один из предложенных вариантов заверки:

постранично;
путем сшивания всех листов документа, их последующей нумерации и проставлении заверения на последнем листе с помощью наклеивания листа бумаги на завязанные нити с указанием количества страниц.

Если документ состоит из одного листа, но текст также напечатан на оборотной стороне, то должны быть заверены обе стороны копии.

Заверка копии документа нотариусом

Заверенные копии документов вам могут потребоваться для предоставления в налоговую инспекцию, представителям внебюджетных фондов, контрагентам, выдачи работникам и др. И обычно ставится требование заверить копии «должным образом», «в установленном порядке». Начинающие бухгалтера в такой ситуации находятся в недоумении, поскольку непонятно, где же искать этот «порядок», как заверить документ. Что же скрывается под мудреными формулировками?

Как заверять

Несмотря на то, что в требованиях на заверение применяются одни и те же формулировки, которые вы прочли выше, в нормативных документах нет определения этих терминов. Но давайте подумаем, для чего нужны копии документов? Цель – подтверждение соответствия копии оригиналу документа.

Заверить копии документов могут:

— нотариус;

— сама организация.

Нотариальное заверение происходит, если нормативный акт прямо указывает на такую необходимость. Но если требования нет, то затраты времени и денег на это не будут оправданы.

Чаще всего организация заверяет документы, которые у нее имеются, самостоятельно. Но вот перед вами копия, которую вам надо заверить. Что делать, как написать, на что опереться?

Нормативные документы

Есть достаточно древний документ — Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Несмотря на его почтенный возраст и ограниченную сферу применения (судя по названию), он является действующим документом, а порядок заверения, изложенный в нем, распространяется и на другие документы (по обычаям делового оборота).

Есть и более современный документ — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта от 03.03.2003г. №65-ст.

Эти документы дополняют друг друга и не противоречат.

Что можно заверить

Вы можете заверить копии:

— документов, составленных вашей организацией;

— подлинников документов, составленных другими организациями, которые хранятся у вас.

реквизиты

Что же писать на копии? Должны быть такие реквизиты:

— заверительная надпись («копия верна» или «верно»);

— должность лица, который заверил копию (по умолчанию – руководитель). Может быть любой работник, если на него возложено исполнение таких обязанностей в доверенности или по приказу;

— подпись заверившего лица;

— расшифровка подписи (фамилия и инициалы);

— печать (допускается в том числе печать отдела кадров, если она есть. У ИП печати может не быть;

— отметка о нахождении подлинного документа в организации;

— дата заверения (выдачи).

Теперь конкретный пример надписи:
Копия верна,
подлинник находится в ЗАО «Загадка»
Генеральный директор ЗАО «Загадка» Отгадкин Отгадкин О.О.
20 марта 2013 г. М.П.

Обратите внимание: заверяемый документ не должен иметь подчисток, неясно читаемого текста, неоговоренных исправлений, иначе копию не примут.

Если вы заверяете документ на нескольких страницах, то можно заверить каждый лист отдельно или прошить все листы ниткой вместе, пронумеровать, на место прошивки приклеить бумажку и на ней уже сделать заверительную надпись. Кроме того, укажите количество листов, которые вы прошили.

Для заверения копий документов в ИФНС нужно писать:

— заверительную надпись;

— подпись должностного лица (руководителя);

— печать.

Получается, что заверить документ не так уж и сложно. Как считаете вы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!