В справочнике Физические лица (Кадры – См. также – Физические лица ) хранится информация о людях, с которыми у организации имеются трудовые или иные отношения. Такие реквизиты как ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС привязаны именно к физическим лицам.
В справочнике Сотрудники (Кадры — Сотрудники ) описывается список сотрудников организаций по трудовым или гражданско-правовым договорам. Сотрудник – это физическое лицо с присвоенными ему кадровыми данными, такими как подразделение, должность и т.п.
Одному элементу справочника Физические лица может соответствовать несколько элементов справочника Сотрудники .
Например, одно физическое лицо может работать в организации по основному месту работы и внутреннему совместительству. В этом случае в справочнике Сотрудники должно быть создано два элемента для одного и того же физического лица.
Другой пример — если сотрудник уволился, а затем снова принимается на работу в ту же организацию. При новом приеме на работу создается новый элемент справочника Сотрудники , связанный с тем же самым физическим лицом.
Связь между элементом справочника Сотрудники и элементом справочника Физические лица устанавливается автоматически после ввода ФИО при создании нового сотрудника. Если физическое лицо с таким ФИО уже присутствует в справочнике Физические лица , то в этом случае появляется окно Найден человек с похожим именем , где предлагается выбрать тот же это человек или другой:
Если случайно было создано два физических лица для одного и того же человека, то существует сервис Объединение личных карточек (Кадры – Сервис — Объединение личных карточек ), который доступен пользователю с полными правами:
Проверяются наличие в базе физических лиц с одинаковыми:
- СНИЛС;
Работа в программе в основном производится с элементами справочника Сотрудники . Вся информация по физическому лицу отображается в карточке Сотрудника :
Справочник используется для хранения информации о физических лицах, которая используется для предоставления скидок, ведения клиентов бронирования, клиентов службы доставки, выполнения заказов на изготовление оптики и так далее.
Примечание
Любую позицию или группу позиций справочника можно выделить клавишей , а затем скопировать в буфер обмена Windows с помощью сочетания «горячих клавиш» . Или же можно использовать кнопку (Скопировать в буфер) на панели инструментов справочника, а также одноимённый пункт контекстного меню, вызываемого по правой клавише мыши. Скопированные данные будут доступны для вставки в любые сторонние программы, текстовые редакторы (например, Word) и электронные таблицы (например, Excel).
Также существует возможность импорта в справочник данных из буфера обмена с помощью сочетания «горячих клавиш» , кроме того, можно использовать кнопку (Вставить из буфера) на панели инструментов справочника, а также одноимённый пункт контекстного меню, вызываемого по правой клавише мыши.
Структура справочника:
Код – число (7 знаков).
Фамилия Имя Отчество – строка (250 символов).
Фамилия – строка (25 символов).
Имя – строка (15 символов).
Отчество – строка (15 символов).
Пол – логический (муж/жен).
Дата рождения – дата рождения (можно ввести любую, но не больше сегодняшнего дня).
Паспорт (серия) – строка (5 символов).
Паспорт (номер) – строка (10 символов).
Паспорт (кем выдан) – строка (50 символов).
Город – строка (50 символов).
Дом, квартира – строка (12 символов).
Телефон – строка (10 цифр).
Мобильный телефон – строка (10 цифр).
Примечание
В полях Телефон и Мобильный телефон данные при вводе нормализуются: записываются только цифры, прочие символы отбрасываются. Сохраняются только последние 10 цифр.
E-Mail (электронная почта) – строка (20 символов).
СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) – число (11 символов).
Дополнительная информация – строка (250 символов).
Тип клиента – строка (25 символов).
Дата ввода – дата.
Для того чтобы ввести новое физическое лицо, необходимо нажать на кнопку (Добавить элемент справочника), откроется окно :
Внимание
- ФИО + Дата рождения + серия и № паспорта , то будет выведено предупреждающее сообщение и программа не позволит сохранить такую запись.
- Если найдена запись с совпадающими данными ФИО + Дата рождения , но отсутствующими паспортными данными, то такую запись сохранить можно, хотя и будет выдано соответствующее предупреждение. Такие записи можно как создавать вручную, так и импортировать.
Справочник Физические лица предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками организаций.
Ввести информацию о работниках в справочник можно либо в режиме непосредственной работы со справочником Физические лица, либо в процессе регистрации в информационной базе приказов о приеме работников на работу в организацию. Мы воспользуемся первым способом.
Введите в справочник физические лица сведения о работниках ЗАО «МЕЧТА» согласно табл. 9, (для целей освоения программы паспортные данные, адрес по месту регистрации и месту жительства достаточно ввести только для работника Иванова Е.П.
Командой меню Кадры > Физические лица открыть справочник, то есть вывести на экран форму Физические лица (рис. 31).
Рис. 31. Форма списка справочника Физические лица
В форме Физические лица командой меню Действия > Добавить (либо командой Добавить контекстного меню, либо щелчком на пиктограмме панели инструментов, либо нажатием клавиши Insert) вывести на экран форму Личные данные физического лица (рис. 32);
– в реквизите ФИО указать фамилию, имя и отчество работника - Иванов Евгений Петрович и нажать клавишу Enter;
– в реквизите Дата рождения указать дату рождения Иванова Е.П. - 01.01.1970 и нажать клавишу Enter;
– в реквизите Пол указать Мужской и нажать клавишу Enter;
– реквизит Место рождения в учебном примере можно не заполнять, а перед вводом паспортных данных необходимо нажать кнопку Записать;
– в реквизите Удостоверение щелчком на кнопке открыть форму Паспортные данные физического лица, заполнить ее и сохранить данные с помощью кнопки ОК;
– в реквизите Гражданство щелчком на кнопке открыть форму Гражданство физического лица, заполнить ее и сохранить данные с помощью кнопки ОК;
– указать код ИФНС по месту регистрации физического лица, номер страхового свидетельства в ПФР и присвоенный ему ИНН;
– в разделе Контактная информация указать адрес по регистрации и месту жительства;
Рис. 32. Форма личных данных физического лица
– на панели инструментов щелчком на кнопке НДФЛ открыть форму Ввод данных для НДФЛ по физ. лицу (рис. 33);
Рис. 33. Форма ввода данных для НДФЛ
– щелчком на пиктограмме панели инструментов табличной части Право на стандартные вычеты открыть для ввода строку и указать, что с 01.01.2013 г. Иванову Е.П. предоставляется личный вычет в размере 400 руб. (код 103) и вычет в размере 300 руб. (код 101) на одного ребенка (значение в колонке Количество детей);
– щелчком на пиктограмме панели инструментов табличной части Применение вычетов открыть для ввода строку и указать, что вычеты в ЗАО «МЕЧТА» Иванову Е.П. предоставляются с 01.01.2013 г.
В результате вкладка Вычеты примет вид, представленный на рис. 34.
20 марта 2017Анонс
В этой статье вы узнаете:
Как правильно создавать сотрудника
Чем отличается физическое лицо от сотрудника организации
Где вносить данные о стаже, военном учете, семейных связях, инвалидности
Как изменить фамилию сотрудника, сохранив отображение старой фамилии в отчетах за предыдущий период
В УТП существует два отдельных справочника - «Физические лица» и «Сотрудники организаций». Их следует четко различать, так как такая система часто вводит пользователей в заблуждение.
В справочнике «Физические лица» создаются карточки, обозначающие человека. Здесь вносятся данные о ФИО, дате рождения, пол, семейные связи, образование, стаж и т.д. В этом справочнике человек вносится только один раз, так как независимо от того в скольких организациях он работает и сколько должностей занимает, это всё равно только один человек.
В справочнике «Сотрудники организаций» создается карточка работника конкретной организации и обозначает роль и должность человека именно в конкретной организации. Если человек работает по совместительству в двух разных организациях, то для него должно быть создано две карточки в справочнике «Сотрудники организаций». Если человек работает в одной организации, но занимает две должности, для него также должно быть создано две отдельных карточки сотрудника. Но привязка у всех будет к одному общему физическому лицу.
Чтобы создать физическое лицо сотрудника, который впервые принимается на работу в предприятие, перейдите в справочник «Физические лица» (Меню - Справочники - Кадровый учет - Физические лица).
Нажмите на кнопку «Добавить». Внесите данные о ФИО, дате рождения и другие необходимые сведения.
.jpg)
На закладке «Дополнительно» вносятся данные о воинском учете, семейном положении, образовании и членах семьи. Обратите внимание, что указывая членов семьи, вам также нужно будет создать соответствующих физических лиц.
.jpg)
Сведения о предыдущих местах работы можно внести с помощью кнопки «Труд». Чтобы создать новую запись в открывшемся окне нажимайте правой клавишей мышью и выбирайте опцию «Добавить». Ниже можно также указывать данные об инвалидности, пенсионере и дополнительных гарантиях.
.jpg)
Чтобы внести данные о предыдущем стаже сотрудника, нажмите кнопку «Стаж». В открывшемся окне добавляйте данные о предыдущих местах работы человека и видах стажа. Данные о стаже во время работы в вашей текущей организации вносить не нужно, этот функционал предназначен только для стажа, предшествующего работе в вашем предприятии.
.jpg)
Если вам нужно изменить фамилию сотрудника, из карточки физического лица нажмите кнопку «Подробнее». Далее нажмите кнопку «История» и добавляйте запись для новой фамилии сотрудника, с указанием даты, с которой будет действовать эта фамилия. Указание даты нужно для того, чтобы в отчетах, сформированных за период до этой даты, отображалась предыдущая фамилия сотрудника.
.jpg)
Чтобы обновить данные об измененной фамилии в карточке физического лица, закройте карточку и откройте её снова. Данные в полях «ФИО» уже отобразятся с новой фамилией, чтобы обновить их в поле «Имя», нажмите на стрелку и в выпадающем списке выберите нужное отображение уже с новой фамилией. После этого сохраните карточку физического лица.
.jpg)
Чтобы создать нового сотрудника организации, перейдите в справочник «Сотрудники организаций» (Меню - Справочники - Кадровый учет - Сотрудники организаций).
.jpg)
С помощью кнопки «Добавить» создайте новую карточку сотрудника. Обратите внимание на опцию «Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц»: если вы ещё не создавали физическое лицо для этого человека, активируйте эту галочку и новое физическое лицо будет сразу создано автоматически. Если же вы ранее внесли физическое лицо как в нашем случае, оставьте активной вторую галочку «Создать нового сотрудника, выбрав его из списка справочника физических лиц» и выберите нужное физическое лицо по ссылке справа «Открыть справочник физических лиц для выбора».
.jpg)
После выбора существующего физического лица данные о ФИО, дате рождения, поле и т.д. автоматически заполнятся в этой карточке сотрудника. Теперь вам необходимо заполнить поля, характеризующие принадлежность этого сотрудника определенной организации. Это «Организация», «Вид договора» и «Вид занятости».
.jpg)
При выборе «Вида занятости» обратите внимание на вид «Внутреннее совместительство». В случае, когда человек работает в одной организации на двух разных должностях, ему нужно создавать две отдельных карточки сотрудника со ссылкой на одно общее физическое лицо, с видом занятости для первой «Основное место работы» и для второй «Внутреннее совместительство». При этом во второй карточке заполняем поле «Основное назначение» ссылкой на первую. Это нужно для корректного заполнения зарплатных документов - при выборе сотрудника с внутренним совместительством для него автоматически будут заполняться и строки второй должности.
.jpg)
На закладке «Трудовой договор» нужно заполнять данные, которые понадобятся для печати договора с сотрудником. Эти данные никак не повлияют на дальнейшие расчеты зарплаты, они вносятся только информативно.
.jpg)
Создание физического лица и сотрудника являются подготовительной работой, этих данных недостаточно для полноценного расчета зарплаты. Следующим этапом является прием сотрудника, который оформляется документом «Прием на работу в организацию».
Справочник Физические лица предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками организаций.
Ввести информацию о работниках в справочник можно либо в режиме непосредственной работы со справочником Физические лица , либо в процессе регистрации в информационной базе приказов о приеме работников на работу в организацию. Мы воспользуемся первым способом.
Информация № 2-6
Сведения о работниках ЗАО ЭПОС:
| ФИО | Шурупов Евгений Леонидович | Чурбанов Виктор Александрович | Доскин Ефим Давыдович |
| Дата рождения | 13.11.1972 | 17.05.1969 | 21.12.1975 |
| Паспортные данные | Серия 52 24 №804254, выдан 12.06.2004 ОВД Аэропорт, г. Москва, код 31-044 Дата регистрации по месту жительства 10.12.2000 | Серия 32 05 №161366, выдан 23.05.2004 ОВД Беговое, г. Москва, код 22-066 Дата регистрации по месту жительства 12.03.2002 | Серия 45 04 №361804, выдан 10.03.2000 ОВД Выхино, г. Москва, код 11-112 Дата регистрации по месту жительства 13.09.1995 |
| Москва, 125284, ул.Зеленая 43, кор. 7, кв. 135 | Москва, 161366, ул. Беговая, дом 6, кв. 74 | Москва, 361804, ул. Тихая, д. 17, кор. 3, кв. 37 | |
| Страховой № в ПФР | 023-550-200 01 | 028-450-218 08 | 013-658-261 07 |
| Личный вычет | Стандартный | Стандартный | 500 руб. |
| Количество детей | Нет | ||
| Дата предоставления вычета в ЗАО ЭПОС | С 01.02.2010 | С 01.02.2010 | С 01.02.2010 |
| ФИО | Веткин Владимир Петрович | Федотов Павел Петрович | Крохин Дмитрий Юрьевич |
| Дата рождения | 14.05.1968 | 24.12.1970 | 23.11.1966 |
| Паспортные данные | Серия 31 15 №161222, выдан 22.07.03 ОВД Морское, г. Москва, код 33-028 Дата регистрации по месту жительства 10.11.2001 | Серия 44 05 №269144, выдан 13.12.04 ОВД Доходное, г. Москва, код 17-055 Дата регистрации по месту жительства 18.12.1986 | Серия 32 05 №161366, выдан 23.05.03 ОВД Беговое, г. Москва, код 22-066 Дата регистрации по месту жительства 04.12.1998 |
| Адрес по регистрации и месту жительства | Москва, 125113, ул. Морская, д. 45, кв. 735 | Москва, 151318, ул. Доходная, 66, кв. 77 | Москва, 111804, ул. Громкая, д. 17, кв. 99 |
| Страховой № в ПФР | 423-220-218 04 | 128-128-281 04 | 019-258-464 07 |
| Вычет на работника | Стандартный | Стандартный | Стандартный |
| Кол-во детей | |||
| Дата предоставления вычета | С 01.02.2010 | С 01.02.2010 | С 01.02.2010 |
Задание № 2-10
Ввести в справочник «Физические лица» сведения о работниках ЗАО ЭПОС согласно информации №2-6 (для целей освоения программы паспортные данные, адрес по месту регистрации и месту жительства достаточно ввести только для работника Шурупова Е.Л.).
Рассмотрим порядок заполнения справочника на примере ввода данных о работнике Шурупове Евгении Леонидовиче.
Решение:
– командой меню Кадры→ Физические лица открыть справочник, то есть вывести на экран форму Физические лица (рис. 2-45);
Рис. 2-45. Форма списка справочника Физические лица
– в форме Физические лица командой меню Действия → Добавить (либо командой контекстного меню Добавить, либо щелчком по пиктограмме на панели инструментов, либо нажатием на клавишу <Insert> )вывести на экран форму Личные данные физического лица (рис. 2-46);
– в реквизите ФИО указать фамилию, имя и отчество работника – Шурупов Евгений Леонидович ;
– в реквизите Дата рождения указать дату рождения Шурупова Е.Л. – 13.11.1972 ;
– в реквизите Пол указать - Мужской ;
– реквизит Место рождения в учебном примере можно не заполнять;
– в реквизите Удостоверение Паспортные данные физического лица , <ОК> ;
– в реквизите Гражданство щелчком по кнопке открыть форму Гражданство физического лица , заполнить ее и сохранить данные по кнопке <ОК> ;
– указать код ИФНС по месту регистрации физического лица, присвоенный ему ИНН и номер страхового свидетельства в ПФР;
– на закладке Адреса и телефоны указать адрес по регистрации и месту жительства;
Рис. 2-46. Форма личных данных
физического лица
– на панели инструментов щелчком по кнопке <НДФЛ> открыть форму Ввод данных для НДФЛ по физ. лицу ;
Право на личный стандартный вычет открыть для ввода строку и указать, что с 01.02.2010 г. Шурупову Е.Л. предоставляется личный вычет с кодом 103 (в размере 400 руб.);
– щелчком по пиктограмме на панели инструментов табличной части Право на стандартные вычеты на детей открыть для ввода строку и указать, что с 01.02.2010 г. Шурупову Е.Л. предоставляется вычет с кодом 108/101 (в размере 600 руб.) на одного ребенка;
– щелчком по пиктограмме на панели инструментов табличной части Применение вычетов открыть для ввода строку и указать, что вычеты в ЗАО ЭПОС Шурупову Е.Л. предоставляются с 01.02.2010 г.
В результате закладка Вычеты должна принять вид, представленный на рис. 2-47.
Рис. 2-47. Данные для применения вычетов по НДФЛ
Закладка Данные на предыдущих местах работы в учебном примере не заполняется.
По аналогии ввести в справочник данные обо всех работниках согласно информации № 2-6.
В результате заполнения в справочнике Физические лица должно появиться шесть строк (элементов), т.е. список, отсортированный по коду, должен иметь вид, представленный на рис. 2-48.
Рис. 2-48. Список физических лиц