Всем приходилось в деловой переписке или личном общении приносить извинения за тот или иной поступок, либо действие. Давайте рассмотрим, как написать правильный текст на английском языке, чтобы без проблем составить правильное послание, если возникнет необходимость.
Начать письмо следует с указания имени того, кому оно пишется, иначе послание не дойдет до адресата. Делать это надо следующим образом: Dear (Name) ,например, Dear John.
- Вступительная часть: обязывает рассказать, почему пишется обращение. Наилучшим вариантом является начать его с извинений и признания своих ошибок, насколько бы трудно это ни казалось.
- Body. Здесь нужно пояснить причину и объяснение совершенному поступку. Дайте понять получателю причины, побудившие вас совершить поступок. Важно абсолютно точное признание своей вины, даже если вы посчитаете себя невиновным. Другой вариант приведет усугублению конфликта. Адресата нельзя винить, обещайте не повторять таких ошибок.
- Заключение: здесь стоит снова извиниться, поинтересуйтесь, как можно уладить сложившуюся ситуацию, выразите надежду, что подобных событий нужно будет избегать и будут приняты все необходимые меры для предотвращения аналогичных случаев. Поскольку этот человек вам небезразличен, пообещайте ему позвонить или встретиться, чтобы еще раз извиниться. Конец послания имеет заключительное предложение по типу Sincerely Yours Name. После завершается процесс написания послания, которое обращено к кому-либо из близких или знакомых
Деловое письмо — приносим извинения
Далее будем разбираться, как написать про извинение, в деловой переписке. Подобное обращение пишут как ответ на жалобу. Целью данного письма является желание пояснить причины, побудившие ту или иную проблему и убедить клиента: больше похожих ситуаций случиться не должно. Именно подобный ответ поможет улучшить репутацию вашей компании и общую ситуацию. Сначала необходимо обратиться к клиенту по имени и фамилии, поскольку если будет обращение по типу личного письма, то человек почувствует себя потерянным и посчитает такой текст — издевательством.
Во вступлении нужно указать, по какой причине пишется данное письмо, и выразить личную обеспокоенность сложившейся ситуации.
Главная часть текста должна объяснять со всеми подробностями, из-за чего случилась та или другая проблема. Если проблем много, значит каждую нужно описать отдельным параметром. Необходимо не только признать ошибку компании, но и высказать слова сожаления с обещанием предпринять все меры. Отлично, если послание упоминает о компенсации. Заключительную часть письма составляют так: необходимо высказать еще раз просьбу о прощении и выразить надежду на то, что данный инцидент никак не отразится на вашем дальнейшем общении. Укажите свои контакты, дабы связаться непосредственно с клиентом. Далее включите фразу по типу Sincerely Yours Name.
Важные фразы в извинительном тексте.
Во введении для личного письма полезны следующие фразы:
hope you will understand when say that… (Я надеюсь ты сможешь понять, если скажу, что…);
I’m sorry for… (извиняюсь за…);
must you an apologize. (обязан принести извинения перед тобой);
cannot bewrite how sorry and how calpable fell. (невозможно описать как я сожалею и как виновен перед тобой);
Please absolve me for being so late. I have no excuse. (Прости меня, пожалуйста, за позднее обращение. Нет мне оправдания);
apologize most humbly for .(со всей искренностью прошу извинения за…);
My sensibility was leave that day and I’m so sorry. (был чересчур черствым тем днем, мне искренне жаль).
Главная часть письма имеет следующие важные фразы:
jump on myself for what done. (виню себя за то, что произошло);
I recognize that was in the wrong. (признаю, что был виноват);
It is my responsibility. (это моя ответственность);
difficult to recognize that… Please receive this message like my personal reference to… (пожалуйста, прими данное сообщение как мое собственное обращение).
Для переписки по теме бизнеса нужными фразами считаются:
- Для начальной части необходимо воспользоваться следующими фразами: writing to confirm… (пишу, чтобы узнать);
must apologize for… (должен извиниться за…);
We apologize for… (извиняемся за…);
make an apology… appreciated your advising me of this moment…
- В главной части и предложении о компенсации необходимы будут следующие фразы:
Be assured that we take all important steps so that this will no longer happen… (будьте уверены, что предпринимаются все меры для предотвращения этого в будущем…)
trying to deal with it (solve problem out) as soon as possible… (стараюсь решить данную проблему как можно скорее…)
Please let me offer … as compensation for… (позвольте сделать предложение… в виде компенсации…).
You have my assurance that… (у меня есть гарантии…).
- Для заключительной части письма употребляют следующие выражения:
Once again, please assume our apologies for the disadvantage… (еще раз примите наши извинения за причиненный дискомфорт…).
hope can forgive me this very difficult mistake… (надеюсь, сможете извинить меня за эту очень сложную ошибку…)
If you want to continue our partnership, please do not hesistate to call me on the telephone… (если хотите продолжить наше партнерство, прошу без промедления позвонить мне по телефону…).
For any questions regarding this letter, please contact me at any time convenient for you.. . (по любым вопросам этого письма обращайтесь в любое удобное для вас время…).
Thank you for your regarding…
Пример письма с извинением.
Dear John Phillips. Thank you for bringing the matter. We are very sorry for your payment, which had not been credited. You have my assurance, that this problem will be decided very soon and we all do, that this situation will not repeat again… We
value
, that this situation will not affect our relationship and we will continue our partnership. With truly yours, Sam
Kolins
, Managing Director Ltd. Company «Defender»,
tel. +3651
xxxxxxxxx
.
Уважаемый Джон Филлипс .
Спасибо, что сообщили о данной ситуации. Мы приносим извинения за ваш платеж, который не пришел. Уверяю вас, что эта проблема решится очень скоро и мы сделаем все, чтобы эта ситуация не повторилась снова. Надеемся, что данная ситуация не скажется на наших отношениях и мы продолжим наше сотрудничество. С уважением, Сэм
Колинс
, управляющий организации «
Дефендер
«,
тел. +3651
ххххххххх
.
Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.
Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись. Например:
Уважаемые господа! в концернашого концерну.
. Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов "связываемся возместить. Вам ущерб. Надеемся, что. Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений. Еще раз просим прощения. Сою...
ТИПОВЫЕ оборот
Извинения за задержку поставки товаров
1. Извините за задержку поставки товаров. Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты
2. Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел. Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на. Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу.
3 сотрудника, который отвечал за выполнение. Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров
4. Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку. Просим извинить нас за несвоевременность выполнения. Вашего заказа
5. Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные. Вами товары и искренне извиняемся. Вас за задержку
6. Имеем попросить у. Вас прощения за несвоевременное выполнение. Вашего заказа от (дата)
7. Внимательно просмотрели все. Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы извините нам
8. Еще раз просим извинить за лишние хлопоты. Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и. Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы
9. Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений
Извинения за задержку оплаты счетов
1. Через небрежность бухгалтерии. Ваши счета оказались вовремя не оплаченным. Оплата будет осуществлена??немедленно. Извините за задержку
2. Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим
3. К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести. Вам деньги. Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой
4. Нам очень жаль, что. Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени. Искренне извиняемся за эту невнимательность
5. Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена??со значительным опозданием. Просим простить нам
6. Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов. Искренне просим простить нам
7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее
8. Искренне извиняемся. Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника
9. Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован. Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила. Вас лишний раз волноваться (за авдала. Вам лишних хлопототів).
10. После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы нам извините. Совсем не оправдываем своей. Неуве ажности, однако надеемся, что. Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.
11. Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений
Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом
1. Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу
2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась
3. Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил. Вас напрасно потратить свое драгоценное время
4. Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата). Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для. Вас время
5. Буду искренне благодарен, если. Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а). Вам неприятностей
6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу
7. Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на. Ваше приглашение принять участие в. Международной конференции , посвященной проблеме
8. Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на. Ваше приглашение и поблагодарить. Вас, но дело в том, что
9. Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за
7118 Письмо-извинение
Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.
Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись Например:
Уважаемые господа! в концернашого концерну.
Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов "связываемся возместить Вам ущерб Надеемся, что Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений Еще раз просим прощения Сою.
ТИПОВЫЕ оборот
Извинения за задержку поставки товаров
1 Извините за задержку поставки товаров Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты
2 Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу.
3 сотрудника, который отвечал за выполнение Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров
4 Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку Просим извинить нас за несвоевременность выполнения Вашего заказа
5 Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные Вами товары и искренне извиняемся Вас за задержку
6 Имеем попросить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от (дата)
7 Внимательно просмотрели все Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы извините нам
8 Еще раз просим извинить за лишние хлопоты Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы
9 Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений
Извинения за задержку оплаты счетов
1 Через небрежность бухгалтерии Ваши счета оказались вовремя не оплаченным Оплата будет осуществлена. немедленно Извините за задержку
2 Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим
3 К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести Вам деньги Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой
4 Нам очень жаль, что Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени Искренне извиняемся за эту невнимательность
5 Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена. со значительным опозданием Просим простить нам
6 Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов Искренне просим простить нам
7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее
8 Искренне извиняемся Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника
9 Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила Вас лишний раз волноваться (за авдала Вам лишних хлопототів).
10 После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы нам извините Совсем не оправдываем своей Неуве ажности, однако надеемся, что Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.
11 Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений
Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом
1 Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу
2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась
3 Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил Вас напрасно потратить свое драгоценное время
4 Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата) Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для Вас время
5 Буду искренне благодарен, если Вы согласитесь на повторную встречу Прошу простить, что нанес (а) Вам неприятностей
6 Мне очень неудобно за опоздание на встречу
7 Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на Ваше приглашение принять участие в Международной конференции, посвященной проблеме
8 Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на Ваше приглашение и поблагодарить Вас, но дело в том, что
9 Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Письмо-извинение
Письмо-извинение является одним из видов делового письма. Оно составляется в том случае, если автор желает принести извинения за какие-либо неудобства, причиненные адресату по его вине.
Чтобы письмо было благосклонно воспринято адресатом, оно должно быть искренним и не содержать ложную информацию. Не рекомендуется приводить всевозможные оговорки или увертки, а также сваливать вину на третье лицо. Только откровенное признание своей вины способно сохранить дальнейшее расположение к его составителю и, возможно, деловые контакты с ним.
Оптимальный вариант извинительного письма выглядит следующим образом:
При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…».
Приветствуется оформление письма на фирменном бланке предприятия-составителя. Подписывается извинение руководителем компании или иным ответственным лицом, например, заместителем, исполняющим обязанности или начальником отдела.
Образец и пример письма-извинения скачать (Размер: 27,5 KiB | Скачиваний: 6 365)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Как написать письмо-извинение
В нашей жизни существует множество случаев, когда люди совершают ошибки. Иногда эти ошибки могут затронуть других людей и неудивительно, что в этом случае, вина будет лежать полностью на обидчике. Но ведь мы все живем, работаем, то есть сосуществуем вместе, поэтому у вас не будет места, где можно скрыться. При этом у вас всегда есть шанс извиниться. Конечно, вы можете ходить за человеком и искать оправдания, но лучше принести свои извинения в письменной форме - послать письмо.
Не имеет значения, насколько серьезной была ваша ошибка, факт остается фактом - вы ответственны за то, что случилось, и вы знаете это. У некоторых, возможно, просто нет достаточно мужества, чтобы стоять перед обиженными и глядя прямо в глаза просить прощения, в то время как другие просто стоят безмолвно. Если вы подпадаете под любую из тех категорий, то, скорее всего, будет лучше, если вы позволите ручке и бумаге сделать свое дело. Забудьте о компьютере и распечатке письма: всем известно, что искреннее письмо-извинение должно быть написано вручную.
Вот несколько подсказок, которые помогут вам написать письмо-извинение для любого случая:
Будьте почтительны
Если вы хотите заполучить уважение человека, то вы должны сделать первый шаг. Начните с дружественного приветствия и удостоверьтесь, что вы правильно написали ее/его имя. Любая, даже самая незначительная ошибка может испортить целое письмо и, возможно, вам больше никогда не представится возможности попросить извинения снова.
Будьте искренни
Если вы все еще вынашиваете планы, как и где лучше спрятаться, чтобы не извиняться за содеянное, то это значит, что вы не сожалеете вообще! Но если вы все-таки пишете это письмо, то старайтесь коротко и мягко объяснить, почему все вышло именно так, а не иначе. Обратите внимание, что нельзя перебарщивать с оправданиями, потому что, если адресат почувствует, что вы чрезмерно защищаетесь и много оправдываетесь, то это будет похоже на то, что вы вовсе не сожалеете.
Смотрите в будущее
Смиритесь: что сделано, то сделано, поэтому постарайтесь ясно посмотреть на перспективу налаживания отношений. Вы можете начать с обещания того, что неприятный инцидент никогда больше не повторится и попросить забывать о случившемся. Поймите, что на извинения может уйти время, особенно, если обида очень сильна. И все-таки хорошо и искренне написанное письмо-извинение может уменьшить обиду и предоставить новые возможности для примирения.
Перечитайте письмо
Никогда не посылайте письмо сразу же, как только вы его закончили. Попытайтесь прочитать его сами себе и вслушивайтесь во все фразы - представьте, что вы и есть тот обиженный человек. Проанализируйте, можно ли сразу понять смысл ваших слов и сделать какие-либо выводы в случае необходимости. Попытайтесь понять, как получатель будет чувствовать себя, читая ваше послание. Постарайтесь настроить ваше сообщение таким образом, чтобы оно смогло сыграть на правильных нотках, задеть самые нужные струны. Не забудьте проверить текст на грамматические и орфографические ошибки.
Нет ничего предосудительного в написании письма-извинения, тем более, если вы вкладываете глубокий смысл в каждое слово, которое написали в послании. Если это не исправит положение вещей, то значит он(а) слишком обижен(а) или, что еще хуже, просто не хочет прощать вас. Не расстраивайтесь и просто дайте этому человеку немного времени. Важно только то, что вы действительно приложили усилия и предприняли шаг к примирению.
Как только человек примет ваши извинения, можно похлопать себя по спине - цель достигнута, но при этом дать себе обещание, что вы не повторите впредь ту же самую ошибку. Письма-извинения не работают столь хорошо, когда ими злоупотребляют и стараются получить максимальную выгоду от их написания.
Этикетные письма
Ведущее издание для профессионалов
Рубрика: Делопроизводство
Приходилось ли вам составлять письма в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др. К числу подобных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения. Что вы знаете об особенностях их оформления и содержания?
Этикет – слово французское по происхождению, первоначально означало “ярлык”, “этикетка”. Этикет – это правила поведения культурного человека, важнейший инструмент достижения коммуникативных целей и одновременно проявление общей культуры человека. Правила этикета используются с учетом особенностей конкретной ситуации общения.
Письменный деловой этикет (речевой этикет) – совокупность устойчивых языковых фраз, помогающих автору письма в любой ситуации оставаться вежливым и доброжелательным. К этикетным фразам в переписке относится вступительное обращение (“Уважаемый. ”), заключительная фраза (“С уважением. ”), фразы в тексте письма с выражением надежды на дальнейшее сотрудничество и др. Любое деловое письмо содержит в своей структуре элементы этикетного характера. Но кроме этикетных фраз, которые могут быть в любом письме, существует особая разновидность писем, которые можно называть этикетными.
“Этикетные письма” – понятие собирательное, оно включает в себя несколько разновидностей писем, составляемых не в производственных ситуациях, а в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др.
К числу этикетных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения.
В целом этикетные письма составляются так же, как и деловые (служебные). Как правило, этикетные письма составляются на бланке письма, подписываются руководителем организации или иным должностным лицом, если это право ему предоставлено. В отдельных случаях для написания этикетных писем могут использоваться специальные бланки, например для составления благодарственных писем (особенно если эти письма являются формой поощрения), для составления писем-поздравлений или приглашений.
Если этикетное письмо составляется на бланке письма, используются те же реквизиты, что и в любом другом деловом письме: адресат, дата письма, регистрационный номер, подпись, отметка об исполнителе.
Этикетные письма всегда содержат вступительное обращение к адресату:
Если письмо обращено к коллективу организации или определенной группе лиц, обращение может быть следующим:
При обращении к VIP-персонам (V.I.Р. – very important person) используется обращение “Глубокоуважаемый. ”. Особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо (член правительства, губернатор, мэр), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель, депутат, руководитель организации.
Письма-извинения
Когда следует извиняться письменно?
В том случае, если вы обидели человека или чем-то оскорбили его, даже непроизвольно.
Каким должно быть письмо-извинение?
Искренним и откровенным. Оно должно содержать только истину. Какие-либо оговорки, увертки, объяснения причин и обстоятельств здесь не уместны.
Искреннее признание своей вины лучше всего способствует вашему полному прощению и сохранению между вами в дальнейшем добрых отношений.
Как быть, если вас оговорили, а вы ни в чем не виноваты?
Если вас обвиняют несправедливо, постарайтесь без прикрас разъяснить ситуацию, что очень часто способствует выяснению недоразумений и восстановления истины. Оправдывая себя, будьте очень осторожны, если при этом страдают честь и достоинство другого человека. Если вы уверены в его действительной виновности, возможно лучше сначала выяснить отношения с ним, дав ему шанс самому принести извинения, восстановить тем самым истину и хоть как-то спасти свою репутацию.
Когда следует извиняться за нанесенное оскорбление?
За письмо следует браться только окончательно успокоившись, приведя в порядок нервы и рассудок. В ином случае вы не в состоянии будете выбрать верный тон и нужные слова, ваше письмо с извинениями не достигнет желаемой цели.
То же самое касается и несправедливого обвинения в ваш адрес. За письмо с объяснениями беритесь только тогда, когда утихнет обида.
Не зависимо от содержания, стиль делового письма должен носить доброжелательный, партнерский характер, в котором бы сочетались природные этические нормы человеческих отношений и интересы дела, не подчеркивались значимость своего собственного служебного положения.
Всю корреспонденцию можно разделить на:
Формальные письма - подготовленные от имени предприятия, фирмы другой фирме и которые носят официальный характер.
Неформальные письма - состоят после официального знакомства, после установления партнерских взаимоотношений рабочими одного уровня (например, менеджером по сбыту одной фирмы аналогичном менеджеру другой фирме) с предложением о личной встрече для обсуждения деловых вопросов, обмена информацией.
Начинать письмо следует из обращения. Проблема выбора обращения является довольно деликатным. Наиболее распространенными являются следующие обращения:
Уважаемый / а (имя и отчество)!
Уважаемый / а господин (госпожа) ... !
Уважаемые господа (коллеги)!
Глубокоуважаемый сударь!
Глибокошановний (имя и отчество)!
Глубокоуважаемый господин...
В современной деловой переписке принято указывать звание адресата или указывать на его профессию.
Высокопоставленный господин министр!
Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!
Уважаемый учитель!
Достопочтенный господин ректор!
Не следует забывать о том, что в украинском языке обращения употребляют в форме звательном падежа. Отсутствие обращения может быть истолковано как оскорбление адресата и нарушение этикета деловой переписки.
Обращение.
Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой может многое зависеть, ведь именно он должен убедить адресата в правомерности написания письма. Если это письмо-ответ на запрос, на приглашение, письмо-благодарность, то уже в первом же предложении будет уместным вежливо выразить благодарность.
Выражаем свою искреннюю благодарность за...
Спасибо за письмо с советами и рекомендациями по..
Прежде всего позвольте поблагодарить Вас за...
Это письмо - проявление нашей благодарности за...
Примите нашу искреннюю (искреннюю) благодарность за...
Мы искренне благодарны Вам за то, что Вы...
Позвольте выразить свою благодарность...
Мы благодарны Вам за приглашение...
Спасибо за предоставленную возможность...
В письмо-подтверждение стоит воспользоваться такими начальными фразами:
С благодарностью подтверждаем получение письма - ответы...
Официально подтверждаем свое согласие на...
В подтверждение нашей предварительной договоренности (телефонного разговора) сообщаем...
Подтверждаем получение Вашей телеграммы...
Мы получили Ваше письмо с уведомлением о... и искренне Вам благодарны.
Распространенными вступительными фразами в деловых письмах есть ссылки на предыдущее письмо, телефонный разговор, событие, встречу:
В ответ на Ваше письмо от (дата) ...
Отвечая на Ваш запрос от (дата) ...
В соответствии с пунктом заключенного соглашения.
Согласно контракту (договоренности) ..,
Ссылаясь на объявление в газете (журнале), просим Вас...
К спонсорам, клиентов, партнеров нередко приходится обращаться с просьбами. Для их оформления немало типичных высказываний:
Пожалуйста, сообщите нам о...
Будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в...
Обращаемся к Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд...
Просим Вас срочно оплатить счета.
Прежде всего просим сообщить...
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы могли сообщить о своем решении в ближайшее время.
Извините за дополнительные заботы, но не были бы Вы столь любезны дать подробные письменные объяснения по поводу...
Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ.
В деловом мире по различным причинам (например, вы на несколько дней задержались с ответом, не смогли вовремя выполнить заказ, поступила жалоба от заказчиков, опоздали на встречу с клиентом) иногда возникают такие ситуации, когда нужно извиниться, попросить прощения за неприятности, которых вы были адресату. В таком случае письмо следует начинать так:
Просим извинения за досадное недоразумение, что случилось...
Искренне просим прощения за задержку с ответом.
Просим извинить нас за невозможности своевременно выполнить Ваш заказ...
Хотим извиниться за причиненные Вам лишние хлопоты.
Извините, нам очень неудобно, что...
Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу.
Просим извинения за созданные Вам не по нашей вине неудобства.
Приносим извинения за лишние волнения по поводу...
В письмах-напоминаниях, принадлежащих к психологически сложных, надо вежливо, тактично, деликатно, ненавязчиво указать на то, что срок оплаты счета истек.
Такие письма следует начать так:
Считаем своим долгом еще раз напомнить Вам о...
Извините, что снова беспокоит вас, но мы не получили никакого ответа на письмо от (дата).
Извините, но мы хотим напомнить Вам о необходимости оплаты счета за... Думаем, что это лишь недоразумение.
Нам очень неудобно, что вынуждены напоминать Вам о...
Вынуждены напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченного счета.
Считаем необходимым напомнить Вам...
Позвольте напомнить Вам, что...
Иногда деликатность не дает желаемых результатов, тогда следует проявить категоричность и решительность.
Это можно сделать так:
Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не погашен, вместо этого он продолжает расти.
Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении разорвать контракт.
В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельная просьба погасить задолженность, и до сих пор не прислали оплаченного чека, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов.
Все наши попытки заставить Вас оплатить долг были напрасными, поэтому мы подаем иск в суд.
К категории сложных писем относятся письма-отказа. Если вы не можете дать положительный ответ, то сказать "нет" следует аргументировано, корректно, доброжелательно. При условии соблюдения этих советов адресат поймет, что у вас не было другого выхода.
Сформулируйте отказ так:
Мы подробно изучили предложенный Вами проект, с сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности...
К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения.
Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по некоторым причинам.
Жаль, но учитывая осложнение ситуации мы не может ¬ мо поддержать Вашего проекта.
Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация, не позволяет нам...
Извините, но мы не можем согласиться на...
Завершение письма
Выбор заключительных предложений является также очень важным и зависит прежде всего от содержания письма. Можно повторить благодарность, высказанную в начале письма, или просто поблагодарить за помощь, поскольку слово "спасибо" - наиболее часто слово каждого порядочного коммерсанта, предпринимателя, банкира, каждого делового человека.
Позвольте еще раз поблагодарить Вас...
Хотим еще раз выразить свою искреннюю признательность.
Спасибо за помощь.
Еще раз благодарим Вас и выражаем надежду, что...
Спасибо за...
Уместным и полезным конце письма есть заверение адресата как психологическое подкрепление всего высказанного в письме:
Уверяем, что Вы полностью можете рассчитывать на нашу поддержку.
Будем рады сотрудничать с Вами.
Были бы рады сотрудничать с Вами и будем ждать Вашего ответа.
Мы позвоним Вам, чтобы договориться о взаимно удобном времени для встречи.
Довольно распространенной формой конечности в деловых письмах является выражение надежды, ожидания:
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас.
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодным.
Полагаем, что в будущем сможем стать Вам пригодится.
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество.
Надеемся на установление тесных контактов между нашими учреждениями.
Надеемся получить Ваш ответ в ближайшее время.
Завершающим в письме может быть просьба:
Просим Вас внимательно ознакомиться с...
Просим Вас срочно сообщить (позвонить).
Конечно, будет вежливо, если в конце письма вы повторите извинения за беспокойство, задержку с оплатой или опоздание:
Еще раз просим прощения за причиненные неудобства.
Еще раз приносим извинения за эту досадную ошибку.
Искренне извиняемся за...
Не следует забывать о прощальную фразу. Чаще всего в письмах употребляются следующие формы:
С уважением...
С благодарностью и уважением...
С уважением и наилучшими пожеланиями...
Желаем успехов!
Если вы хотите добиться успеха, позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо было и по содержанию, и по форме безупречным. Следует печатать письма на хорошо выполненных бланках, которые являются "визитной карточкой" вашей организации, фирмы. Дизайн и полиграфические качества - это те детали, которые будут способствовать созданию хорошего впечатления о вас и вашу деятельность. Поэтому для изготовления фирменных бланков следует использовать только высококачественную бумагу. Конверт также по дизайну должен отвечать бланковые; по размеру его необходимо подобрать так, чтобы не возникало необходимости составлять письмо больше двух раз.
Деловые письма не должны быть слишком длинными. Излагать свои соображения следует четко, по сути, лаконично.
Важным условием успеха письма есть логичность и последовательность изложения. Логическая последовательность изложения достигается за счет четкого членения текста на абзацы. Выражая мнение, следует подбирать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятные для адресата. Надо следить за тем, чтобы в письме все было уместным. Следовательно, на уровень серьезного делового общения нельзя выходить, не усвоив этикета этой сферы.
Помните золотое правило ведения деловой корреспонденции: вежливость, корректность, тактичность, аргументированность.
Всем секретарям очень часто приходится составлять различные письма, в том числе и с извинениями. Оформление текста письма-извинения может стать настоящей проблемой, если не знать правил делового этикета и требований к оформлению. В данной статье мы подробно рассмотрим, как составить письмо извинение (образцы писем доступны для скачивания) как для организации, так и для клиентов компании.
Из этой статьи вы узнаете:
- в каких случаях нужно писать письмо-извинение?
- содержание письма извинения;
- наглядные примеры оформления писем с извинениями.
В каких случаях нужно писать письмо-извинение?
Понятно, что составлять письмо с извинениями требуется в том случае, когда их действительно требуется принести. Каждая уважающая себя организация должна уметь признавать свои ошибки и исправлять их: это является неотъемлемой частью деловой этики . Более того, своевременно принесенные извинения помогут сохранить репутацию, важных клиентов или партнеров компании и избежать убытков. Порой именно вовремя отправленное деловое письмо с извинениями может помочь избежать судебных споров и широкой огласки. Поэтому составлять подобные письма должен уметь каждый секретарь. Причем делать это нужно качественно и искренне.
Когда требуется писать письмо-извинение
- Нарушение обязательств по договору . Данная причина является одной из самых распространенных. При этом неважно, требуется адресовать письмо с извинениями организации или клиенту: частота нарушений обязательств в обоих случаях примерно одинакова. Однако следует понимать всю серьезность нарушений, вполне возможно, что одних извинений будет недостаточно и понадобится дополнительно отправить подарок, предоставить скидку и т.д.
- Некорректное поведение сотрудников компании также требует принесения извинений. В данном случае важно понимать, что каждый сотрудник компании является ее лицом и его поведение скажется в целом на репутации всей организации.
- Форс-мажор. Никто не застрахован от форс-мажорны ситуаций, которые могут отрицательно повлиять на деятельность компании. При этом важно объяснить своим клиентам, что причиной каких-либо проблем являются обстоятельства, которые не зависят от вас.
Официальное письмо с извинениями должно состоять из нескольких абзацев, содержание которых строго регламентировано. Первый абзац письма должен содержать само извинение (одного извинения на все письмо будет достаточно). Второй абзац полностью описывает причины и проблемы, по которым возникла текущая ситуация, которая и потребовала письменных извинений. При этом не следует намеренно занижать масштабы события, называя его маленькой оплошностью или недоразумением.
В случае, даже если ваша организация не считает себя виноватой, это не должно быть заметно в письме. В противном случае весь смысл извинений исчезает, а вина так и остается не заглаженной.
Последний абзац необходимо посвятить огорчению и сожалению по поводу возникшей ситуации. Также можно указать меры, которые были приняты, чтобы подобных ситуаций больше не возникало. Письмо с извинениями клиенту (пример представлен ниже) может также содержать информацию о бонусах, предоставленных дополнительно в качестве извинений.
В заключении можно выразить надежду на то, что подобные ситуации больше не возникнут. Более того, можно упомянуть, что ваша компания надеется, что это никак не повлияет на дальнейшие отношения и сотрудничество.
Наглядные примеры писем с извинениями
В данном абзаце мы наглядно покажем, как должно выглядеть письмо с извинениями клиенту (образец) и письмо с извинениями от организации (образец).
Образец письма с извинениями клиенту
Доброго времени суток, ХХХ!
Меня зовут YYY, я – руководитель компании ООО. Вчера случилась проблема: служба доставки, с которой мы сотрудничали на протяжении трех лет, не справилась с объемами возложенной на нее работы. Не дожидаясь окончания судебных разбирательств, нам пришлось искать новые пути доставить вам заказ. Проблема была решена, а потому заказ уже готов к отправке. В ближайшее время с вами свяжется оператор и уточнит, когда вы готовы его принять.
Чтобы загладить свою вину, вместе с заказом вам будет доставлен уникальный подарок. Не позднее, чем 15 апреля, заказ и подарок приедут к вам.
С уважением, руководитель компании ООО YYY.