Обязательность документального оформление нарушения закона. Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения

При неправильном оформлении первичных документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции.

Первичные документы.

Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ « Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется ». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.

При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов.

Ответственность может возникнуть при:

грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
неуплате или неполной уплате налога (сбора);
неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;
невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ « Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика».

Таблица 1 . Штрафные санкции.

Вид правонарушения	Штраф	Основание
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в одном налоговом периоде)		п. 1 ст. 120 НК РФ
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в течение более одного налогового периода)		п. 2 ст. 120 НК РФ
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, если оно повлекло занижение налоговой базы	20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 руб.	п. 3 ст. 120 НК РФ
Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)	20% от неуплаченной суммы налога (сбора)	п. 1 ст. 122 НК РФ
Умышленная неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)	40% от неуплаченной суммы налога (сбора)	п. 3 ст. 122 НК РФ
Неуплата или неполная уплата налогоплательщиком сумм налога в результате применения в целях налогообложения в контролируемых сделках коммерческих и (или) финансовых условий, не сопоставимых с коммерческими и (или) финансовыми условиями сделок между лицами, не являющимися взаимозависимыми	40% от неуплаченной суммы налога (сбора), но не менее 30000 руб.	п. 1 ст. 129.3 НК РФ
Невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов	20% от суммы, подлежащей удержанию или перечислению	ст. 123 НК РФ
Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля	200 руб. за каждый не предоставленный документ	п. 1 ст. 126 НК РФ
Отказ в предоставлении налоговому органу сведений, либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями, необходимых для осуществления налогового контроля		п. 2 ст. 126 НК РФ
Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля	Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 300 руб. до 500 руб.	ст. 15.06 КоАП РФ
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности*, а равно порядка и сроков хранения учетных документов	Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 2000 руб. до 3000 руб.	ст. 15.11 КоАП РФ

* Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)

Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».

В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.

В настоящее время за нарушение правил организации и ведения бухгалтерского учета относительно документального оформления предусмотрена следующая административная ответственность:

* необеспечение контроля за документированием экономических фактов и отраже¬нием их в бухгалтерском учете влекут наложение штрафа на лицо, ответственное за организацию такого учета или контроля, в размере от 25 до 75 у.е.;

* несоблюдение установленных законодательством правил об отражении на счетах и в бухгалтерских регистрах экономических фактов влечет наложение штрафа на физических лиц в размере от 5 до 10 у.е. и на должностных лиц в размере от 25 до 75 у.е.;

* несоставление или несоблюдение требований оформления первичных документов и первичных документов строгой отчетности, их неполное или ненадлежащее оформление либо пропуск срока их представления в бухгалтерию влекут наложение штрафа на лицо, ответственное за составление, подписание и представление первичных документов, в размере от 20 до 75 у.е. Нестеров, Г.Г. Налоговый учет: учебник / Г.Г. Нестеров, А.В. Терзиди; 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Рид Групп, 2011. - 94 c.

Кроме того, использование бланков первичных документов отличного от предусмотренных действующими нормативными актами образца, а также использование фальшивых или чужих бланков первичных документов (в том числе налоговой накладной) влекут наложение штрафа в размере сумм хозяйственных операций, отраженных в этих документах.

Не обеспечение сохранности налоговой отчетности и/или учетной документации, и/или контрольных лент и/или полное или частичное отсутствие бухгалтерского учета, что ведет к невозможности проведения налогового контроля, влекут наложение штрафа с исчислением соответствующих налогов и сборов. В случае если в ходе налогового контроля из-за отсутствия или ненадлежащего ведения бухгалтерского учета невозможно определить суммы налогов (пошлин) и сборов, подлежащие уплате в бюджет, либо если налогоплательщик (его представитель), должностное лицо налогоплательщика не представляют полностью или частично учетную документацию и/или налоговую отчетность, исчисление соответствующих налогов (пошлин) и сборов осуществляется налоговым органом на основании косвенных методов и источников с осуществлением последующего перерасчета после восстановления учета в соответствии с законодательством или после представления соответствующих документов. Шестакова, Е.В. Оптимизация налогов / Е.В. Шестакова. - Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 39 с

Соответствующие положения не применяются к структурам, ведущим бухгалтерский учет и составляющим финансовые отчеты на основе МСФО, на период до двух лет со дня внедрения указанных стандартов. Также соответствующие положения не применяются к субъектам, которые ведут бухгалтерский учет и составляют финансовую отчетность на основе Национальных стандартов бухгалтерского учета в течение периода до двух лет со дня внедрения указанных стандартов.

Субъект использует типовые формы первичных документов, утвержденные МФ, в компетенцию которого входит разработка, утверждение и публикация форм первичных документов, бухгалтерских регистров и методологических норм по их составлению и использованию.

Важно знать в каких конкретно случаях предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать формы первичных документов. Так, в случае отсутствия типовых форм или если таковые не удовлетворяют потребность субъекта, он разрабатывает и использует формы документов, утвержденные руководством субъекта с соблюдением требований Закона. Следовательно, самостоятельно предприятие имеет право разработать формы первичных документов в двух случаях: если типовые формы не утверждены или если типовые формы утверждены, но они не удовлетворяют потребность субъекта. Нестеров, Г.Г. Налоговый учет: учебник / Г.Г. Нестеров, А.В. Терзиди; 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Рид Групп, 2011. - 141 c.

Следует иметь в виду, что наличие обязательных реквизитов является залогом юридической силы первичного документа. При наличии расхождений от правил заполнения первичных документов у контролирующих органов появляются основания для признания расходов документально неподтвержденными. Например, осуществление предпринимательской деятельности без указания в документах фискального кода в случае, когда его использование или указание предусмотрено законодательством, или осуществление этой деятельности с использованием чужого или фальшивого фискального кода признается незаконным занятием предпринимательской деятельностью.

Необязательно указание некоторых реквизитов в следующих случаях:

Отражение реквизита «наименование, адрес, фискальный код получателя документа, а в случае физических лиц - идентификационный номер», не обязательно при составлении первичных документов для лиц, не зарегистрированных в качестве субъектов предпринимательской деятельности;

Указание таких реквизитов как «наименование, адрес, фискальный код субъекта, от имени которого составлен документ» и «наименование, адрес, фискальный код получателя документа, а в случае физических лиц - идентификационный номер» не обязательно в первичных документах, составленных для внутренних нужд субъектов. Недерица А.Д. Налогообложение: Курс лекций / А.Д. Недерица. - Кишинев: Изд-во МЭА, 2010 - 67 с

В зависимости от характера экономических фактов и технологий обработки информации лица, предусмотренные в ст. 13 Закона, могут включать в первичные документы дополнительные элементы. Например, основание для выполнения хозяйственной операции, которое установлено соответствующим документом (приказ, договор и т.п.) и другие реквизиты, необходимые для оформления конкретной хозяйственной операции.

Также согласно требований Инструкции о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности, типовые формы первичных документов строгой отчетности содержат следующие обязательные элементы:

* наименование, номер и серия, дата составления документа;

* наименование, адрес, фискальный код субъекта, от имени которого составлен документ, а также субъекта-получателя документа (а для физических лиц - идентификационный номер);

Фактически не все утвержденные в настоящее время первичные документы строгой отчетности содержат вышеуказанные обязательные элементы. Другие обязательные реквизиты первичных документов строгой отчетности конкретизируются соответствующими нормативными документами. Например, налоговая накладная должна содержать следующие сведения:

1) порядковый номер накладной;

2) наименование (имя), адрес и фискальный код поставщика;

3) дату выписки накладной;

4) дату поставки, если она не совпадает с датой выписки накладной;

5) наименование (имя), адрес и фискальный код покупателя;

6) вид поставки;

7) для каждого вида поставки товаров, услуг:

· количество товара;

· закупочную/отпускную цену и величину общей торговой надбавки - в случае поставки социально значимых товаров;

· цену единицы товара без НДС;

· ставку НДС;

· сумму НДС на единицу товара;

· общую сумму поставки товаров, услуг, подлежащую уплате;

· общую сумму НДС. Налоговый учет и аудит: состояние и развитие [Текст] : монография / Н.Т. Лабынцев [и др.]. - Ростов н/Д: Изд-во Рост.гос. экон. ун-та (РИНХ), 2010. - 63 с.

Такой реквизит, как «должность, фамилия, имя и подпись, в том числе цифровая, лиц, ответственных за осуществление и отражение экономических событий» следует заполнять в тех типовых формах первичных документов строгой отчетности, в которых данный элемент предусмотрен соответствующими инструкциями по заполнению, утвержденными в установленном порядке. Подпись ответственного сотрудника предприятия является обязательным реквизитом первичного документа, а печать не входит в число тех реквизитов, которые обязательно должны быть в каждом первичном документе.

Наличие печати на предприятии предусмотрено согласно требованиям законодательства, но действующее в настоящее время бухгалтерское законодательство не относит печать в перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Следовательно, печать является дополнительным реквизитом первичных документов, если законодательством не предусмотрено иное. Например, акционерное общество должно иметь печать с его полным наименованием на государственном языке и указанием на место нахождения. На печати может быть также указано наименование общества на другом языке, используемом на территории РФ в соответствии с законодательством. Налоговый учет и аудит: состояние и развитие [Текст] : монография / Н.Т. Лабынцев [и др.]. - Ростов н/Д: Изд-во Рост.гос. экон. ун-та (РИНХ), 2010. - 113 с.

Также общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием. Любой документ и любое письмо общества должны содержать его наименование, указание на организационно-правовую форму, адрес места нахождения, номер государственной регистрации, размер уставного капитала и имя руководителя. Печать подтверждает подлинность документа, но обязательно следует ее ставить, если в самом бланке документа для этого предусмотрено соответствующее место, т.е. в обязательном порядке печатью должны заверяться те документы, для которых это предусмотрено законодательством, учетной политикой, соглашением сторон.

Ответственность и контроль за соблюдением режима хранения печатей, а также за законностью пользования ими возлагается на руководителей организаций, предприятий, учреждений. При смене руководителя печати передаются по акту вновь назначенному лицу. При необходимости руководители организаций, предприятий, учреждений могут приказом возложить ответственность за хранение и использование печатей на одного из подчиненных им работников Так, в организациях, на предприятиях, в учреждениях печати хранятся в металлических шкафах и сейфах наравне с секретными документами, а их учет ведется в специальных книгах. Запрещается хранить печати в служебных столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это права, носить их в карманах одежды.

Кассовые, банковские и расчетные документы, финансовые, торговые и начисленные обязательства могут подписываться единолично руководителем субъекта или двумя лицами с правом подписи: первая подпись принадлежит руководителю или другому уполномоченному лицу, вторая - главному бухгалтеру или другому уполномоченному лицу. Шестакова, Е.В. Оптимизация налогов / Е.В. Шестакова. - Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 111 с.

Подписи на указанных документах заверяются в случае необходимости печатью соответствующего субъекта. При отсутствии должности главного бухгалтера подпись на указанных документах ставит руководитель соответствующего субъекта или другое уполномоченное лицо.

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

Выводы: Либерлизация в сфере составления первичных документов в целом имеет положительное значение в части организации налогового и бухгалтерского учета. Это позволит учитывать особенности осуществляемой деятельности каждым экономическим субъектом. Что касается значимости унификации документов, их универсальности, то в этом случае эти критерии сохраняются, так как законом определены обязательные реквизиты каждого первичного документа.

Первичный документ, принимаемый к бухгалтерскому учету, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законом о бухучете. Если при оформлении «первички» допущены нарушения, то это может привести к вполне серьезным последствиям.

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не говорится о том, что бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов. Их, как и раньше, необходимо составлять, но теперь в связи с каждым фактом хозяйственной жизни. Закон не требует при оформлении «первички» пользоваться исключительно унифицированными формами документов. Можно их разрабатывать самостоятельно, но при этом соблюдать требование об обязательных реквизитах. Это (часть 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

И, разумеется, первичный документ просто должен быть.

Отсутствие первичного документа

Если вы не оформили необходимый первичный документ, и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Имейте ввиду
С 1 января 2014 года действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Заполнены не все реквизиты

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

Пример
ООО перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг.
Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов. Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости.
Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.
Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.
Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что «незначительные недостатки в оформлении первичных документов... не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг».

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими. Контролеры больше не смогут «снимать» расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 1 января 2013 года не существует (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ на мнимую сделку

Учитывая, что с 1 января 2014 года к бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Чиновники определили круг ответственности за оформление таких документов в учете.

Так, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни, признается лицо, составившее первичный документ. Этот субъект (гражданин или фирма) должен обеспечить своевременную передачу оформленного документа в бухгалтерию для регистрации в учете, а также гарантировать достоверность его данных.

Что касается лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (например: бухгалтер, руководитель) или с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (например: аутсорсинговая фирма), то они не несут ответственности за соответствие составленной другими лицами «первички» и свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Некачественный документ от партнера

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.

Пример
Налоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности.
Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т. Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной.
Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что «отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г. по делу № А27-391/2010 (определением ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Административная ответственность

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 20%;
к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 20%.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса;
исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Хотя очень часто можно услышать разговоры об отмене трудовых книжек, она по-прежнему является действительным трудовым документом, подтверждающим стаж человека и его трудовые заслуги. Но даже невзирая на то, что данный документ используется на протяжении многих лет, иногда могут возникать проблемы с его оформлением. Неправильное оформление трудовой книжки и халатное отношение к процедуре может иметь последствия как для работодателя, так и для самого владельца трудовой книжки.

Основа для предотвращения ошибок

Четкое представление о правилах оформления и ведения трудовых книжек может избавить от многих проблем. В качестве основных информативных актов, способствующих правильному оформлению и ведению трудовых, стоит отметить:

Трудовой Кодекс РФ}
Постановление «О трудовых книжках»}
Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек.

Кроме этого, существует ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают специфические вопросы, касающиеся оформления и ведения трудовых документов. Касается это порядка пересмотра внесенных в книжку записей, процедуры увольнения работника, оформление на работу иностранцев и т.д. Здесь прописаны практически все аспекты как оформления, так и непосредственного ведения трудовых книжек.

Правда, существует один недостаток трудового законодательства. Очень часто возникают спорные ситуации, когда положения разных нормативных документов противоречат друг другу. Часто работники кадровых отделов сталкиваются с ситуацией, когда нужного решения просто не существует, поскольку Правительство не предусмотрело этого в изданных постановлениях. Хотя часто результатами ошибок является обыкновенная халатность кадровика.

Самые распространенные ошибки при первичном оформлении

Существует несколько видов основных ошибок ведения трудовых книжек. Касаются они таких аспектов, как:

первичное оформление}
при внесении записей}
во время оформления вкладышей.

Кроме этих, существует еще множество менее распространенных видов. Во всяком случае, все они ведут к одному и тому же результату, а именно – наказанию работодателя за халатное поведение, что предусмотрено трудовым законодательством.

Согласно действующему законодательству, оформлением трудовых книжек работодатель должен заниматься для всех официальных сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Такая обязанность стоит как перед организациями, так и перед частными предпринимателями. В последнем случае приемом на работу и оформлением трудовых документов может заниматься как сам директор, так и бухгалтер, работающий у него.

Самой частой ошибкой при первичном оформлении является неправильное внесении имени, фамилии и отчества, а также не указание на титульном листе сведений касательно образования владельца книжки. Часто подобные проблемы возникают в результате игнорирования работодателем установленных законодательством требований, которые гласят о необходимости полного заполнения трудовой и осуществлении всех записей на основании официальных документов. Так что производить записи в трудовой книжке со слов работника строго запрещено.

Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, и ошибка была замечена сразу, то данный бланк необходимо списать и выдать новый. О списании бланка нужно создать соответствующий акт, в присутствии работника кадровой службы, руководителя предприятия и еще одного представителя организации, например, члена профкома. В акт нужно вклеить серию и номер трудовой, вырезанную из испорченного бланка.

Где ошибаются во время ведения трудовых и вкладышей

Большое количество ошибок возникает в процессе ведения документа. В результате многим работодателям предъявляют штраф за неправильное ведение трудовых книжек. Прежде всего, организации делают ошибку при указании функции, которая поручена сотруднику. Запись о приеме на работу должна состоять из:

даты приема}
названия структурного подразделения, куда распределили человека}
названия занимаемой должности и специальности работника.

Еще более частой ошибкой является использование сокращений в процессе внесения записей. Согласно действующим требованиям законодательства, использовать в процессе ведения трудовых книжек любые сокращения строго запрещено. В случае нарушения данного требования документ может быть признан недействительным.

Если необходимо вносить исправления, делать это нужно только в соответствии с требованиями правил ведения трудовых документов. Строго запрещено использовать зачеркивание и указание рядом верных данных. Здесь нужно внести соответствующую запись с новым порядковым номером, в которой будет указана ссылка на неверные сведения, внесенные ранее: «Запись под номером … считать недействительной». Далее пишутся правильные сведения. Причем такие исправления должны проводиться по месту работы человека и на основании официальных документов.

Также весьма частой ошибкой кадровиков является заверение перевода сотрудника на новую должность печатью организации и подписью директора. Нужно всегда помнить о том, что такой подход является нарушением требований ведения трудовых книжек. Печать и подпись ставится только при приеме человека на работу и при его увольнении.

Что касается вкладышей в трудовые книжки, то чаще всего, здесь присутствуют типичные ошибки, допускаемые кадровиками при ведении трудовых книжек. Во вкладыше находится информация о трудовом стаже и деятельности человека, но при этом он является недействительным без предъявления трудовой. Именно поэтому вкладыш вшивают в саму трудовую.

Ответственность за нарушение правил ведения

Работодатель может быть наказан за нарушение правил оформления и ведения трудовых документов своих сотрудников. Все виды наказания предусмотрены на законодательном уровне, а поэтому свою ответственность должен знать каждый кадровик.

Даже в том случае, если происходит утеря при получении трудовой книжки на руки, никакая расписка, полученная от владельца документа, не снимает с работодателя ответственности за сохранность.

Вся ответственность разделена на дисциплинарную и административную. Если дисциплинарная предполагает наказание конкретного сотрудника кадрового отдела, который был виновником ошибки, то административная ответственность за неправильное оформление трудовой книжки ложится на организацию. Для назначения наказания должны быть доказательства. При этом дисциплинарное оно будет или же административное, зависит от степени ошибки.

Дисциплинарная ответственность

Наказание дисциплинарного плана является ничем иным как взыскание за ненадлежащее выполнение кадровиком своих обязанностей. Это предполагает наличие нескольких документов, в состав которых входят:

приказ, подтверждающий возложение полномочий и обязанностей на человека,
должностные инструкции,
трудовая книжка, в которой была допущена ошибка.

Что касается нарушений, которые способны стать причиной дисциплинарного наказания, то здесь может быть несколько вариантов. Поскольку сотрудник кадрового отдела занимается выдачей, хранением, ведением и учетом трудовых книжек, нарушение порядка действий по любому из этих пунктов может стать причиной взыскания. Что касается степени наказания, то все решает работодатель, и человека могут наказать либо устным замечанием, либо выговором, либо увольнением.

Здесь многое зависит от степени тяжести совершенной ошибки. Стоит также заметить, что в основном, первая ошибка касательно ведения трудовых книжек чаще всего не является причиной увольнения. После такого нарушения с человека могут снять полномочия, а увольнение предполагается в случае неоднократного нарушения правил. В случае обнаружения нарушений работодатель должен немедленно принимать всевозможные меры и не ждать, пока пострадавший обратится в суд.

Материальная ответственность

Материальное взыскание применяется при необходимости компенсации убытков, которые виновное лицо нанесло работнику по причине нарушения должностных инструкций и невыполнения обязанностей. Чаще всего применение материальной ответственности применяется для следующих ситуаций:

работодателем была не вовремя выдана трудовая книжка}
сотрудник кадровой службы внес неправильную запись в трудовую.

Работодатель обязан уведомить человека при увольнении о необходимости получить трудовую книжку на руки. При этом нужно взять от уволившегося работника письменное разрешение на отправку трудового документа по указанному адресу почтой. В таком случае работодатель не несет ответственность за задержку, начиная с даты отправки. Задержкой считается количество дней, которое прошло от начала прекращения трудового договора до вручения или отправки трудовой книжки. Такая задержка – это вынужденные прогулы, которые работодатель будет обязан компенсировать. Во избежание подобных ситуаций уведомление отправляют на следующий день после увольнения.

В случае внесения в трудовую книжку неверной записи работник, допустивший ошибку при ведении трудового документа, будет обязан компенсировать владельцу потерю заработка, которую тот понес в результате ошибки. При этом материальная ответственность ложится на плечи работодателя, и в случае возникновения подобных проблем именно он будет отвечать перед пострадавшим. Размер компенсации устанавливается в зависимости от среднего заработка сотрудника во время вынужденных прогулов.

Процесс применения взысканий

Работодатель, который несет ответственность за неправильно оформленные трудовые книжки, может возместить материальный ущерб на добровольном основании. Для этого выдается соответствующий приказ, а неверную запись в трудовой книжке исправляют в соответствии со всеми требованиями трудового законодательства. В случае отказа от добровольной компенсации стороной-виновником, пострадавший имеет полное право обратиться в судовые органы. При этом в иске указываются обстоятельства ситуации и требования к виновнику.

Законодательство предусматривает возможность получения работником дополнительной компенсации в качестве морального ущерба. Примером могут быть страдания человека, которые возникли по причине нарушения своих обязанностей работодателем, не лучшим образом сказавшиеся на здоровье. Размеры компенсации и все дополнительные нюансы должны решаться в судовом порядке. Но работник обязательно должен предоставить все аргументы и доказать вину работодателя. Только в таком случае можно рассчитывать на получение компенсации от компании.

Работником может подниматься вопрос об индексации сумм взыскания. Для этого подается отдельное заявление. Также работодателю необходимо понимать, что привлечение пострадавшим работником представителя для судовых разбирательств в будущем может вылиться в компенсацию понесенных затрат. Размер этой суммы устанавливается в судебном порядке на основании документов, предоставленных стороной пострадавшего.

Если работодатель решается возместить ущерб на добровольном основании, то в таком случае законодательство его не будет ограничивать в сроках. В противном случае, в течение трех месяцев после фиксации факта нарушения пострадавший сотрудник должен обратиться в судовую инстанцию. В силу объективных уважительных причин данный срок может быть продлен. Организация имеет полное право обжаловать требования сотрудника. Для этого подается встречный иск, и ведутся судовые разбирательства.

Первичные документы.

Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ « Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с и Минэкономики России.

Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов.

Ответственность может возникнуть при:

грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
неуплате или неполной уплате налога (сбора);
неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;
невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ « Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и вложений налогоплательщика».

Таблица 1 . Штрафные санкции.

Вид правонарушения	Штраф	Основание
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в одном налоговом периоде)		п. 1 ст. 120 НК РФ
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в течение более одного налогового периода)		п. 2 ст. 120 НК РФ
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, если оно повлекло занижение налоговой базы	20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 руб.	п. 3 ст. 120 НК РФ
Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)	20% от неуплаченной суммы налога (сбора)	п. 1 ст. 122 НК РФ
Умышленная неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)	40% от неуплаченной суммы налога (сбора)	п. 3 ст. 122 НК РФ
Неуплата или неполная уплата налогоплательщиком сумм налога в результате применения в целях налогообложения в контролируемых сделках коммерческих и (или) финансовых условий, не сопоставимых с коммерческими и (или) финансовыми условиями сделок между лицами, не являющимися взаимозависимыми	40% от неуплаченной суммы налога (сбора), но не менее 30000 руб.	п. 1 ст. 129.3 НК РФ
Невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов	20% от суммы, подлежащей удержанию или перечислению	ст. 123 НК РФ
Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля	200 руб. за каждый не предоставленный документ	п. 1 ст. 126 НК РФ
Отказ в предоставлении налоговому органу сведений, либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями, необходимых для осуществления налогового контроля		п. 2 ст. 126 НК РФ
Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля	Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 300 руб. до 500 руб.	ст. 15.06 КоАП РФ
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности*, а равно порядка и сроков хранения учетных документов	Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 2000 руб. до 3000 руб.	ст. 15.11 КоАП РФ

* Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, Перечнем типовых управленческих архивных документов.