Потеря или порча документов, к сожалению, не редкое явление. Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, какие документы понадобятся для полного ее восстановления, что делать, если организация, в которой трудился работник, прекратила свою деятельность – все эти вопросы рассмотрим в статье.
Можно ли восстановить трудовую книжку?
Причины для выдачи дубликата трудовой книжки могут быть разными:
- документ может быть потерян работником;
- трудовая книжка может быть испорчена до состояния, которое препятствует дальнейшей работе с ней;
- восстановление трудовой книжки может понадобится по вине самого работодателя (например, трудовая книжки пострадала по причине пожара или украдена).
Бывают ситуации, когда с книжкой все в порядке – она не утеряна и не пострадала в пожаре, но работник все равно имеет право попросить выдать ему дубликат книжки:
- Если в трудовую книжку были внесены сведения о том, что работник отстранен от выполнения работы по причине привлечения к уголовной ответственности, но в процессе разбирательств оказалось, что обвинение является ложным – работник вправе обратиться к работодателю и попросить его выдать ему дубликат книжки, но без указанной записи.
- Если в трудовую книжку были внесены сведения о том, что работник уволился или переведен на другую работу, но данная запись в последствии была признана незаконной – работник вправе попросить выдать дубликат книжки без данной записи.
Восстановление трудовой книжки, в зависимости от причин, по которым книжка была утеряна или испорчена, и действия работодателя по его восстановлению могут отличаться.
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Потеря документа является, пожалуй, одной из самых частых причин, при которой работнику приходится восстанавливать книжку.
Где восстановить трудовую книжку при утере? По последнему места работы. Книжка может быть утеряна как работником, так и самим работодателем, например, в случае кражи. Восстановление трудовой книжки при утере работодателем имеет свои особенности: до начала оформления дубликата трудовой книжки работодателю нужно зафиксировать факт утраты трудовой книжки работника. Составить при свидетелях акт о краже (что будет являться подтверждением факта кражи). Восстановление трудовой книжки после утери в таком случае ляжет на плечи работодателя. При помощи уведомления работодатель попросит сотрудников сообщить все предыдущие места работы, а затем с помощью запросов в организации восстановит всю потерянную информацию.
Как восстановить утерянную трудовую книжку. В РФ, если работник потерял книжку, собирать документы, которые смогут подтвердить периоды его труда в предыдущих компаниях, придется самостоятельно.
Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? Подтвердить работу у предыдущих работодателей можно с помощью документов. Это могут быть приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, справки с прежних мест работы и др.
Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?
Самым сложным кажется получить информацию из организации, которая была ликвидирована. Однако данная ситуация не является безвыходной: получить документы, которые подтвердят работу в данной компании, можно в архиве.
Как восстановить трудовую книжку самостоятельно? Для этого необходимо направить запрос в архив, в котором хранятся документы прекратившей существование компании. Если документы находятся в архиве, то справка для восстановления трудовой книжки (образец ее должен содержать необходимую информацию о должности, названии организации, сроках работы на ликвидированном предприятии и номера приказов о приеме на работу и увольнении) будет получена работником. Если организация была реорганизована и имеет правопреемника, за сведениями необходимо обратиться туда.
А если архив утверждает, что данная информация отсутствует, и справка не может быть выдана? Как можно восстановить трудовую книжку в таком случае? Если восстановить информацию через архив или правопреемника не получается, то для установления факта работы у работодателя работник вправе обратиться в суд. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки в суде: работнику понадобятся доказательства, по которым суд решит дело в его пользу: свидетели (например, бывшие коллеги, не менее 2 человек) и документы.
Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии?
Если работник потерял трудовую книжку, основанием для восстановления книжки являются следующие документы:
- заявление работника;
- документы, которые могут быть подтверждением работы у предыдущих работодателей (приказы, справки и т.д.).
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, по ксерокопии? Несмотря на то, что ксерокопия, казалось бы, является документом, который может значительно облегчить восстановление книжки, необходимо знать, что ксерокопии не признаются законодательством документами, подтверждающими трудовые отношения. Как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия? В данной ситуации ксерокопия может использоваться только как источник информации: она содержит полный список компаний в хронологической последовательности, его должности.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд
Есть еще один популярный путь восстановления содержания трудовой книжки. Можно обратиться в Пенсионный фонд, где хранятся сведения об уплате страховых взносов и о периодах работы граждан в организациях.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд? Сам Пенсионный фонд трудовую книжку восстановить вам не сможет, однако может выдать документ со сведениями об уплате страховых взносов и времени работы в той или иной компании. Справка для восстановления трудовой книжки (образец ПФР) не содержит все сведения, необходимые для заполнения дубликата книжки, но может послужить для восстановления стажа, восстановления последовательности опыта работы. Запрос в фонд может сделать сам работник или его работодатель.
Как восстановить трудовую книжку?
После того, как будут собраны все документы для восстановления записей в трудовой книжке, работодателю стоит оформить дубликат в следующем порядке.
Работник должен составить заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, передать его работодателю вместе со всеми документами для восстановления списка мест работы. Если работодатель осуществляет восстановление трудовой книжки при утере работником (образец заявления представлен в конце статьи), то для выдачи дубликата предусмотрен строгий срок – 15 дней со дня обращения работника. Для других ситуаций, при которых требуется выдача дубликата книжки, срок оформления строго не прописан.
В случаях, когда работник просит выдать ему дубликат книжки по причине нахождения там недействительной записи, то необходимо сделать пометку на действующей трудовой книжке. Восстановление трудовой книжки (образец записи) будет выглядеть следующим образом: «Взамен выдан дубликат (серия и номер дубликата)». В правом верхнем углу первой страницы дубликата делается пометка «Дубликат».
Затем работодатель заполняет титульный лист дубликата в общем порядке, основываясь на документах, предоставленных работником.
В графу 3 следует внести запись об общем трудовом стаже. Общий стаж работы следует записать суммарно: общее количество лет, месяцев, дней. При этом не нужно детально расписывать названия компаний, периоды работы у них, должности сотрудника.
Затем в хронологическом порядке необходимо расписать детально всю информацию. В графе 2 – поставить день приема на работу, в графе 3 – записать наименование прежней компании - работодателя, подразделение и должность с указанием квалификации. Например, за основу можно принять следующий образец восстановления трудовой книжки: «Принят в общество с ограниченной ответственностью "Людмила" (ООО "Людмила") на должность старшего кладовщика склада № 5». Записи о переводах делаются таким же образом.
Восстановить рабочий стаж - задача не из легких. Если утеряна книжка, то подтвердить рабочий стаж можно через Пенсионный Фонд или суд, направив иск на восстановление стажа.
Как восстановить трудовой стаж?
Куда обращаться, чтобы восстановить период работы на предприятии, если утеряна трудовая книжка? Для восстановления записей в новой книжке, обращаются в архивы организаций, где гражданин ранее работал. Документы работников предприятий передаются в архив в течении 12 месяцев со времени ухода с рабочего места. Если организация, где ранее трудился гражданин, архив утратила, то восстановить рабочий стаж сложнее. Для этого обращаются в суд с иском на восстановление.
Через суд
Когда восстанавливают период работы через суд:
- Руководитель отказал в выдаче копии книжки;
- Нет полной информации о трудоустройстве работника в организациях;
- Начальник отказывается признавать сотрудником.
Восстановление трудового стажа через суд идет через обращение гражданина с иском на восстановление ТС, и актами, подтверждающими факт работы в организациях. Какие доказательства рассматривает суд:
- Трудовые контракты;
- Финансовые отчеты;
- Билеты профсоюза;
- Членские книжки;
- Свидетельские показания.
Арбитраж рассматривает показания свидетелей, доказывающие, что истец работал в организациях в определенный промежуток времени. Для дачи показаний приглашают от двух человек, показания одного свидетеля судом не рассматриваются. Суд, рассмотрев представленные доказательства, удовлетворяет иск, и выносит решение о восстановлении трудового стажа на основании постановления. На основании постановления суда территориальное отделение Пенсионного фонда РФ зачтет весь подтвержденный период рабочей выслуги.
Через Пенсионный фонд
Если работодатель утерял трудовую книжку гражданина, то все вопросы по восстановлению - решает он и организация. Если документ утерян владельцем, то он обязан сам восстановить его. Восстановление через Пенсионный Фонд в полном объеме реально, если гражданин начал работать недавно. Когда мест трудоустройства много, сведения могут предоставить не в полном объеме, поскольку система учета личных данных начала действовать в ПФР недавно.
ПФР сохраняет записи о работе граждан РФ, поэтому выдает дубликаты трудовой книги, если гражданин утерял ее. Чтобы восстановить рабочую выслугу через ПФР по месту жительства, гражданин подает документальный запрос на восстановление трудовой книжки и стажа по годам работы. Запрос подается лично или через заказное письмо с извещением о получении. Через 10 суток, с момента подачи запроса, ПФР выдает бумагу, где вписаны сведения о местах трудоустройства гражданина. Платить госпошлину за справку не нужно. Со справкой из ПФР обращаются в суд для подтверждения трудового стажа. С постановлением судебной инстанции, гражданин обращается в ПФР для установления и учета стажа.
Необходимые документы
Список документов для восстановления трудового стажа через суд:
- Архивные справки;
- Документы из организации;
- Справка из Пенсионного Фонда;
- Документы, подтверждающие факт работы - профбилеты, учетные книжки, копии ТД;
- Иск о восстановлении периода работы.
Для работников, трудящихся по гражданско-правовому договору, пакет документов следующий:
- Заверенная нотариально копия договора с подписями сторон;
- Справка с лицевого счета;
- Расчетные бумаги;
- Выписка НДФЛ -2.
О нюансах непрерывного трудового стажа читайте
Исковое заявление
Как написать исковое заявление в суд для восстановления трудового стажа? Документ составляется в письменной форме. В верней части указывается наименование судебной инстанции, персональные данные заявителя (Ф.И.О, место проживания), сведения о заинтересованном лице - представителе управления ПФР. В основной части описывается ситуация истца, с обоснованиями иска, и указанием на то, что решить вопрос без вмешательства арбитража - невозможно. В просительной части заявления содержится просьба установить факт рабочих отношений на базе приведенных доказательств. Ходатайство о допросе свидетелей по делу, указываются их персональные данные, и список прилагаемой документации. Внизу дата составления и подпись истца.
Срок рассмотрения дела
В течение какого срока суд выдаст решение о восстановлении трудового стажа? По закону, судья выдает решение по делу сразу после судебного разбирательства (ГПК РФ ст.199). Стороны дела имеют право обжаловать постановление в течение 10 дней с момента его оглашения, подав апелляционную жалобу. Если вы не нашли ответ на вопрос, ваша проблема требует индивидуального решения, обратитесь к специалистам нашего сайта. Юристы по трудовому праву рассмотрят проблему и помогут решить ее в кратчайшие сроки.
Как указывает Трудовой кодекс, при трудоустройстве гражданину необходимо предъявить , в которой перечислены предыдущие места работы, сроки, причины, по которым он был уволен. Потому, если она утеряна, необходимо заняться её восстановлением. Вариантов восстановления трудовой несколько, смотря по тому, кто потерял её – сам работник или же работодатель. Именно та сторона, что потеряла документ, должна будет заниматься его восстановлением. А как это сделать в одном и во втором случае, какие потребуются документы, и как восстановить трудовую книжку .
Можно ли восстановить трудовую книжку волнует многих.
Не стоит ударяться в панику при обнаружении её потери, поскольку, при каких бы обстоятельствах это ни случилось, её восстановление возможно. Мы отдельно разберём процесс в случае, когда книжку потерял сам работник. Тогда гражданину придётся самостоятельно побегать, чтобы восстановить её. И другой вариант – потеря из-за работодателя.
Но сначала отметим ещё один момент – заниматься её восстановлением нужно не всегда. Если гражданин только-только начал свою карьеру, и проработал меньше трёх месяцев, то нет необходимости делать дубликат. Как гласит , вместо этого можно просто оформить новый документ. Иное дело, если рабочий стаж больше – в таком случае будет необходимо именно восстановить трудовую книжку, для чего придётся собрать все необходимые документы и подать заявление работодателю. Подчеркнём: строго запрещается пытаться сделать дубликат самостоятельно, перенося записи из копии старой книжки. Подобные действия не являются законными и могут быть квалифицированы как подделка документов.
И ещё одно замечание – понятие «восстановления», строго говоря, не совсем верно. Правильнее будет говорить о создании дубликата. Восстановлению как таковому трудовая книжка не подлежит, однако её дубликат будет полностью идентичен по функциям, его можно будет предъявить в Пенсионный фонд либо другой надзорный орган, чтобы на его основании произвести расчёт стажа. Потому под восстановлением мы имеем в виду именно создание дубликата.
Помимо обращения к работодателю, иногда требуется обратиться в Пенсионный фонд, Государственный архив, в суд, или заняться самостоятельным сбором документов. Есть и организации, специализирующиеся на этом, в которые можно обратиться. Как правило, новый документ выдаётся в течение 15 дней после того, как гражданин составил заявление.
При утрате работником
Рассмотрим подробнее, как же восстановить трудовую книжку в случае, если она утеряна по вине работника. Начать нужно с написания заявления, образец которого прилагается к статье. Если гражданин безработный, то обращаться он должен по предыдущему месту, на котором осуществлял трудовую деятельность.
Отметим, что стандартная форма заявления не установлена, то есть при оформлении можно отходить от указанного шаблона, а на предприятиях могут иметься и собственные стандарты подобных заявлений. Если в том предприятии, в которое делается обращение, такого стандарта нет, заявление составляется свободно – при этом можно ориентироваться на предложенный образец, или найти в сети другие, в любом случае важно будет отразить в нём следующее:
- Указывается ФИО как подателя заявления, так и получателя (им будет именно руководитель организации, а не глава кадровой службы), название предприятия.
- Сам текст заявления составляется от имени обращающегося.
- Указывается название документа.
- Указывается основание, по которому необходимо выдать – к примеру, утеря, приход в негодность, хищение.
- Обязательно наличие подписи подающего заявление и указание даты.
Если заявитель уже не работает в компании, следует указать контактные данные, по которым можно сообщить о том, что документ оформлен.
Заявление может как составляться от руки, так и набираться на компьютере. Обязательно ставить вручную лишь подпись. Главные критерии – заявление должно быть составлено грамотно и записано разборчиво. в тексте недопустимы.
Если трудовая книжка потеряна самим работником, то он должен будет заняться перед подачей заявления сбором всех необходимых документов, а в тексте указать их. А чтобы впоследствии не возникло никаких недоразумений, при подаче заявления нужно будет оставить какое-либо доказательство, что оно было подано. Какое именно это будет доказательство, определяется тем, каким способом подаётся заявление. Если оно отправляется почтой, то достаточно лишь отправить заказное письмо, если передаётся лично, то нужно взять расписку, что документ получен, если через доверенное лицо – то оно также может взять расписку.
Что касается расходов, то из-за того, что утеря документа произошла по вине работника, расходы по его восстановлению также несёт он. При этом приобретение осуществляется работодателем, после чего израсходованные средства удерживаются из заработной платы работника, либо, если гражданин уже не работает в этой компании, компенсируются им.
При утрате работодателем
Для самого работника это будет проще, поскольку обязанности ложатся главным образом именно на работодателя.
Перечислим основные причины, по которой работодателем может быть утрачена трудовая книжка работника:
- Чрезвычайные ситуации, такие как природные бедствия, пожары и другие.
- Халатность при хранении.
- Умышленная порча или уничтожение.
Как правило, на предприятии собирается комиссия, выясняющая причины утери документа и составляющая акт, в соответствии с которым и выполняется его восстановление. Но если произошла утеря трудовой книжки и работодатель не предпринимает никаких действий, то как восстановить её? Если даже после разговора с работодателем не удалось побудить его действовать, наступает время обратиться либо в трудовую инспекцию, либо в прокуратуру. Следующим шагом будет иск в суд.
Согласно Кодексу об административных нарушениях, отказ восстанавливать трудовую книжку, утерянную или испорченную по вине работодателя, может обернуться для него серьёзными последствиями: это квалифицируется как нарушение трудового законодательства, штраф за которое для юридического лица составляет 30 000 – 50 000 рублей, а для должностного лица 1 000 – 5 000 рублей.
Если же работодатель занялся восстановлением документа, то он делает это за средства компании, а также именно компании надлежит собрать документы и изготовить дубликат в течение пятнадцати дней. При задержке в восстановлении можно взыскать с работодателя ущерб в размере среднедневного заработка за каждый день задержки.
Перечень необходимых документов
Чтобы восстановить трудовую, потребуются следующие документы:
- с компаниями, в которых ранее работал гражданин.
- Другие трудовые.
- Справки о предыдущих местах работы – либо предоставленные самими компаниями-работодателями, либо государственными органами, располагающими сведениями о них.
На всех бумагах должны быть подписи руководства и печати. Иногда требуются внутренние документы предприятия, такие как зарплатные ведомости и выписки из приказов. Гражданином в качестве доказательства может использоваться также информация со своего счёта, если на него переводилась заработная плата.
С этим вопросом пересекается другой – как восстановить трудовую книжку по ксерокопии. Если эта копия заверена и снабжена печатью, то сделать дубликат будет очень просто – нужно обратиться к работодателю с копией и написать заявление на восстановление, после чего будет сделан дубликат. Сбор каких-либо ещё документов не понадобится. А вот по незаверенной ксерокопии просто сделать дубликат не получится – тогда нужно будет собирать указанные ранее документы. Сама копия же поможет облегчить их поиск.
Восстановление через Пенсионный фонд
Ещё один вариант – восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд. Во время работы гражданина его предприятие делает в ПФ отчисления, информация о которых записывается в его базы данных. Именно по ней затем можно будет восстановить трудовую.
После ликвидации предприятия
Для восстановления трудовой нужно обратиться на прежнее место работы. Но как восстановить трудовую книжку, если предприятие было ликвидировано. Первым делом следует убедиться, что оно было именно ликвидировано, ведь возможно, что оно было лишь преобразовано и у него есть компания-правопреемник – в этом случае следует обращаться именно туда.
Чтобы восстановить запись в трудовой книжке при , надо обращаться в архив. При закрытии предприятие должно сдать в него документы, а значит, можно будет получить архивную справку о работе на ликвидированном предприятии. Может случиться и такое, что в архиве данных не оказалось – тогда необходимо будет обратиться в суд и найти свидетелей, способных подтвердить, что вы работали на предприятии. Внести данные о работе в дубликат трудовой можно будет лишь по решению суда.
Судебная практика
Разберём несколько примеров из судебной практики. В первом примере гражданка Х. требует создания дубликата трудовой книжки, а также компенсации морального вреда, неиспользованного отпуска и оплаты за . Здесь мы имеем дело сразу из нескольких компонентов – помимо того, что трудовую гражданки, как и остальных работников предприятия (кафе) похитили, работодатель также допускал нарушения её прав. Нас интересует в первую очередь вопрос трудовой – и дело осложняется ещё и тем, что после похищения документа работодателем был оформлен новый, однако не по правилам – в него были внесены лишь сведения о нынешнем месте работы.
Представители предприятия подтвердили часть обвинений, однако отказались признавать другие, акцентируя внимание на том, что гражданка решила восстанавливать документ самостоятельно, а что до отпусков, то они предоставлялись почти в полном объёме (28 дней из полагающихся 30), но подтвердить это невозможно из-за хищения документов. Представители предприятия утверждали, что гражданка не привлекалась к работе в выходные, и что требуемая компенсация морального вреда чересчур велика.
Изучив все обстоятельства дела, суд установил следующее:
- Хотя гражданкой была предоставлена справка из архива о предыдущих местах работы, полноценного дубликата ей выдано не было. Суд обязал сделать это.
- Именно работодателем должно быть доказано, что работнику предоставлялся отпуск либо была , в данном случае этого сделать не удалось. Исходя из этого, судом были проведены расчёты компенсации, полагающейся истцу.
- Также было установлено, что работница привлекалась к работе в выходные, работодателя обязали выплатить компенсацию за это.
- Наконец, суд определил компенсацию морального вреда.
Полную версию вы можете посмотреть здесь:
Разберём ещё один пример. В данном случае гражданин В. обратился с иском о признании факта трудовых отношений, признании права на пенсию и её назначении. По утверждению гражданина, он в течение 17 лет проработал на предприятии ПМК «Курскводстрой», однако его трудовую книжку уничтожил пожар. Сама организация была ликвидирована, из-за чего получить в ней справку невозможно. Представитель Пенсионного фонда, в данном случае выступавшего ответчиком, просила оставить без удовлетворения требования, касавшиеся пенсии, на основании того, что гражданин не обращался за ней в установленном порядке.
При рассмотрении дела было установлено, что гражданин В. имел профсоюзный билет в ПМК и уплачивал членские взносы, свидетели также подтвердили, что гражданин работал в этой организации, как подтвердился и факт пожара в доме истца. Исходя из этого, суд установил наличие между гражданином В. и предприятием. Однако, остальные требования иска – о признании права на пенсию и её назначении – удовлетворены не были. Основанием стало то, что гражданин не обратился за ней в установленном законом порядке и не предоставил необходимые документы. Подробнее об этом можно прочитать здесь.
Утеря или порча документа может произойти как по вине работодателя, так и сотрудника. В первом случае ее восстановлением обязан заняться отдел кадров, во втором – сам специалист.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Собрать сведения о трудовой деятельности для оформления дубликата можно из нескольких источников:
- запросы по предыдущим местам работы;
- государственный архив;
- судебная система;
- обращение в Пенсионный фонд (ПФ РФ).
Последний вариант наиболее удобен в случаях, когда необходимо установление точного списка работодателей.
Разберем, как восстановить трудовую книжку через ПФ РФ, какие документы для этого потребуются и на что обратить внимание.
Когда требуется восстановление?
Оформление дубликата может потребоваться как при , так и при ее порче.
Порча
Трудовая книжка служит не только для ведения истории профессиональной деятельности сотрудника, но и для предъявления в различные организации (при оформлении кредита, расчете пенсии).
Документ, пришедший в негодность, не примут к рассмотрению, сделанные с него копии также будут недействительными.
Трудовая книжка считается испорченной в 2-ух случаях:
- механические повреждения (наличие пятен, порванных или прожженных страниц);
- некорректное заполнение (исправления, затирки записей).
Важно: в таких ситуациях следует сохранить испорченный оригинал, так как из него переносятся сохранившиеся записи в . Останется подтвердить лишь нечитаемые данные.
Утеря
Потеря или уничтожение трудовой книжки может произойти в следующих ситуациях:
- при нахождении документа у работодателя (переезд офиса, пожар или нарушение условий хранения сотрудниками кадровой службы);
- вследствие неосторожных или умышленных действий владельца (например, если сотрудник уволился, получил документ «на руки» и потерял или по ошибке выбросил его).
Перед обращением в инстанцию следует заранее предусмотреть план действий и собрать как можно больше подтверждающих стаж документов.
План действий
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд включает в себя 5 этапов.
Разберем каждый из них в таблице.
| Этапы | Краткое содержание |
| Определение виновной стороны в порче или утере документа. | Если это работодатель, то по закону он обязан собрать все сведения и заполнить новый бланк без участия специалиста. Если ответственность лежит на сотруднике, то подтверждать свой стаж он должен самостоятельно. |
| Поиск заверенной или копии трудовой книжки. | Если работник имеет такой документ, то процедура восстановления облегчается в разы. |
| Сбор всех возможных документов, касающихся трудовой деятельности. | В перечень входят , копии различных приказов, выписки и справки. |
| Обращение в Пенсионный фонд для получения данных обо всех местах работы заявителя. | Сведения о трудоустройстве граждан страны хранятся в автоматизированных базах и в центральном архиве фонда. Процедура получения данных таким способом не регламентируется в законодательстве, поэтому четких требований по срокам исполнения запроса нет.В случае наличия необходимой информации заявителю выдается справка с указанием мест работы и стажа по каждому из них.Услуга полностью бесплатна. |
| Запрос по восстановлению трудовой книжки работодателю (текущему или любому из предыдущих). | Прошение можно подать 2-мя путями:лично в отделе кадров организации;с помощью заказного письма с уведомлением о вручении адресату.Предпочтительнее выбрать первый способ.Он позволяет быстрее убедиться в том, что работодатель не ликвидировался, а запрос принят на обработку. |
Вина работодателя
Если порча или потеря трудовой книжки произошла во время нахождения ее в организации, то ответственность за восстановление полностью лежит на отделе кадров.
Работодатель самостоятельно должен отправить запросы на предыдущие места работы, в архив и Пенсионный фонд и заполнить новый бланк на основании полученных сведений.
Вина работника
В таком случае согласно Трудовому кодексу РФ (статья 65) и Постановлению Правительства «О трудовых книжках» №225 от 16.04.2003 работодатель обязан способствовать восстановлению трудовой книжки сотрудника.
Организация оформляет и выдает ему новый документ при получении соответствующего заявления.
Сотрудник кадровой службы вносит в трудовую книжку только подтвержденные записи. Заявитель самостоятельно должен собрать сведения о предыдущих местах работы и стаже.
Пример:
Программист Сидоров В.А после увольнения из ООО «Техно» получил трудовую книжку «на руки». В метро у специалиста вытащили из сумки документы и бумажник. Дома у Сидорова В.А. сохранились трудовые договоры и заверенные копии и . Кроме того, он получил в Пенсионном фонде выписку с данными о работодателях.
Сотрудник обратился по месту последней работы с заявлением и подтверждающими документами для оформления новой трудовой книжки. Дубликат был подготовлен и выдан сотрудниками отдела кадров.
Если есть ксерокопия книжки
Сохранившаяся трудовая книжка, заверенная работодателем или нотариусом, значительно ускорит процесс получения дубликата.
Для восстановления документа необходимо обратиться к работодателю. Собирать документы и обходить другие инстанции не потребуется.
Если копии нет
В такой ситуации потребуется составление списка всех мест работы и кропотливый сбор сведений о стаже и карьерных передвижениях.
Документы
Для восстановления трудовой книжки требуются документы, удостоверяющие факты трудовой биографии и стажа:
- трудовые договоры с каждым работодателем;
- различные справки из архива, с прежних мест работы с подписями и печатями ответственных лиц:
- заверенные копии приказов или выписок;
- ведомости о начислении зарплаты и справки о полученных доходах;
- постановления суда.
На что обратить внимание?
Восстановление трудового стажа посредством Пенсионного фонда возможно не во всех случаях.
Так, автоматизированный учет информации о трудовой деятельности граждан ведется с 2001 года. Для подтверждения более ранних сведений по занятости поможет только Центральный архив ПФ РФ.
Однако нужно приготовиться к тому, что в получении такой информации может быть отказано: процедура не закреплена на законодательном уровне.
Получение дубликата по упрощенной форме
Определить стаж для заполнения дубликата трудовой книжки через Пенсионный фонд России можно альтернативным способом.
Для этого достаточно обратиться в ближайшее отделение ПФ РФ и заказать выписку об уплате обязательных страховых взносов.
Согласно Постановлению Правительства о подтверждении рабочего стажа при начислении пенсий, представители Пенсионного фонда не вправе отказать в такой услуге.
Для получения выписки понадобятся следующие документы и их копии:
- пенсионное страховое свидетельство (СНИЛС);
- трудовые договоры;
- справки о доходах;
- лицевые счета или ведомости по начислению зарплаты.
Нюансы оформления
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником или работодателем?
Подается заявление на имя руководителя предприятия, стаж подтверждается справками с других рабочих мест, из Пенсионного фонда или из архива, по этим сведениям, формируется дубликат.
Вопрос «как восстановить трудовую книжку, если она утеряна» интересен всем, кто сталкивался с такой ситуацией.
Она относится к бланкам строгой отчетности, поэтому к ее восстановлению нужно подходить серьезно.
Сама процедура зависит от того, кто ответственен за потерю.
На самом деле восстановить утерянную трудовую книжку можно, хотя это и потребует определенных усилий.
Восстановление трудовой книжки: с чего начать
В самом начале нужно установить, по чьей вине произошла пропажа. Это может быть ответственность:
- работодателя;
- работника.
На самом деле, этот документ может находиться либо у работодателя (после официального трудоустройства), либо на руках у гражданина (если он еще не нашел подходящий вариант).
Соответственно и за потерю отвечает одна из сторон.
Со дня трудоустройства гражданина ответственность за хранение трудовой книжки целиком переходит на работодателя (организацию либо индивидуального предпринимателя).
Если он виновен в утере документа, то и восстановлением будет заниматься он сам.
Однако трудовая книжка может потеряться и у самого работника. Тогда восстановить записи придется ему.
В такой ситуации предыдущий работодатель может оказать ему содействие.
Когда произошла утеря трудовых книжек в массовом масштабе (например, после стихийного бедствия) информация будет заново собираться уполномоченной комиссией.
В ее число входят представители государственных органов, работодатели, члены профсоюзов.
Как восстанавливают информацию о стаже
Создавать дубликат книжки приходится не всегда. Если суммарный стаж составляет менее трех месяцев, по статье 65 Трудового Кодекса ему просто выдают новый экземпляр.
Для этого сотрудник пишет работодателю заявление, и получает документ.
Однако, когда у гражданина большой стаж, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? В такой ситуации создается дубликат.
Производится это также по заявлению на имя работодателя. Сбором сведений будет заниматься лицо, ответственное за утерю документа.
Самостоятельно проставлять отметки в трудовую книжку запрещено, это расценивается как подделка документов.
Важно: новая книжка выдается в течение 15 суток со времени подачи заявления.
Когда речь идет о трудовых книжках, восстановление – не совсем точное определение для этой процедуры.
Согласно нормативным актам, такой бланк строгой отчетности не подлежит восстановлению, можно только подготовить дубликат.
Он понадобится для предъявления в Пенсионный фонд для расчета стажа и в другие организации.
Способы создания дубликата трудовой книжки
Можно восстановить утерянную трудовую книжку следующими способами:
- подготовить заявление на имя работодателя;
- пойти в Пенсионный фонд;
- запросить в Государственном архиве;
- подать заявление в суд;
- пойти в специализированную фирму;
- собрать справки самостоятельно.
Даже если за утерю ответственен сам сотрудник, он может обратиться к работодателю за помощью.
Если такое случилось по вине последнего, оказать содействие – его обязанность.
Когда за восстановлением трудовой книжки гражданин обратился в организацию, предыдущим работодателям направляется запрос.
В ответ они посылают справки с обозначением продолжительности работы и занимаемой должности на данном предприятии.
Как быть при ликвидации предприятия-работодателя
Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку, если предприятие-работодатель было ?
Даже если организация прекратила свою работу, и ответственные за деятельность сотрудников отсутствуют, ситуация не безвыходная.
Важно: для получения информации, потребуется обратиться в суд, в архив или в отделение Пенсионного фонда .
Первый вариант в такой ситуации – пойти за справкой в архив. Там хранятся сведения о стаже работника и занимаемой должности, реквизитах документов, на основании которых ставились отметки в трудовую книжку.
Взять сведения из архива непросто, на это может уйти вплоть до нескольких месяцев.
Проще пойти за справкой в отделение Пенсионного фонда. Там надо лишь оставить запрос и дождаться ответа.
Следующий вариант – обращение в суд. Оттуда будут посылаться запросы в другие государственные органы.
В качестве свидетелей привлекаются работники ликвидированного предприятия, чтобы подтвердить его существование и факт работы на этом месте.
Однако в суд обращаются только в тех случаях, когда других возможностей восстановить записи не остается.
Как происходит восстановление трудовой книжки через суд
Иногда получить информацию через архив не удается: сведения отсутствуют или к ним нет доступа.
Чтобы подтвердить факт трудовой деятельности в такой ситуации, приходится обращаться в суд.
Этот вариант потребует больше времени, но считается самым надежным.
Для установления факта работы на предприятии используются следующие методы.
- Отправка запросов предыдущим работодателям.
- Приглашение свидетелей для дачи показаний.
Суд будет отправлять запросы как прошлым работодателям, так и в другие государственные инстанции.
Ответные справки позволят подтвердить факт работы гражданина на конкретном месте и установить продолжительность.
Интересно, что на судебные запросы ответы приходят быстрее, чем на заявки от других организаций.
Поэтому в ряде случаев стоит обратиться в суд для получения дубликата.
Если предприятие было ликвидировано (в том числе имеется в виду ), в идеале приглашаются бывшие сотрудники.
Они подтверждают, что организация действительно существовала, и гражданин занимал одну из должностей. Помочь может также и , в котором может быть упомянут сотрудник.
Отправка заявления в Пенсионный фонд
Решая, как восстановить утерянную трудовую книжку в РФ, можно выбрать вариант визита в отделение Пенсионного фонда.
Чтобы восстановить утерянную трудовую книжку через Пенсионный фонд, нужно приложить подтверждающие документы. В перечне можно отметить:
- трудовые договора с предыдущих мест работы (в письменном виде, с и подписью работодателя);
- справки, фиксирующие, что гражданин действительно работал на этом месте (могут выдаваться как работодателем, так и другими уполномоченными организациями);
- внутренние документы предприятия, например, выписки из распоряжений и ведомости по зарплате;
- справки из банка о движении денег на счете, на который поступала заработная плата.
При наличии необходимых документов в отделении Пенсионного фонда будет создан дубликат.
Можно оставить запрос на получение данных при личном визите или отправить по почте в виде заказного письма.
Когда он будет получен Пенсионным фондом, в течение 10 дней гражданину выдается справка о трудовом стаже, рабочих местах и сроках пребывания на них.
При этом не требуется вносить оплату.
Стоит заметить, что такая система функционирует недавно. Обращаться в Пенсионный фонд лучше, если нужны сведения по последним годам.
В базе может не быть полной информации о конкретном работнике.
Получение справки из архива
Еще один вариант получить справку со сведениями о местах работы – пойти в Государственный архив, расположенный по адресу их регистрации.
Гражданину следует оставить письменный запрос. В ответ выдается справка с данными о сроках и местах работы.
Как написать заявление при восстановлении через предприятие
Когда трудовая книжка утеряна по вине самого работника, для оформления дубликата готовят заявление. Бланк оформляется в кадровом отделе.
Важно: если утеряна трудовая книжка безработным гражданином, ему следует отправиться на предыдущее место работы.
В заявлении прописывается просьба удержать из заработной платы сумму, равную стоимости нового бланка.
- Документ составляется от лица сотрудника.
- Адресуется либо организации, либо ее руководителю.
- В шапке прописывают название компании, местонахождение, ФИО руководителя и заявителя.
- По центру ставят наименование документа.
- В основной части прописывают, по какой причине требуется дубликат (ввиду утери, кражи и так далее).
- В конце ставится дата составления бланка и личная подпись заявителя.
Если заявление поступило от гражданина, уже уволившегося с этого предприятия, следует дополнительно вписать свой номер телефона или адрес электронной почты.
Тогда с ним можно будет связаться и известить о готовности дубликата.
Унифицированной формы для написания такого заявления нет.
Однако допускается, чтобы предприятия сами устанавливали фирменные бланки для заполнения.
Если же установленные руководством рамки отсутствуют, документ можно оформить в произвольном виде.
Заявление можно напечатать на принтере или написать от руки. Нужно составить простой и понятный текст.
При заполнении документа следует избегать помарок и исправлений.
Как зафиксировать подачу заявления
Когда утеря произошла по вине работника, ему придется самому собирать необходимые справки. Их названия следует перечислить в заявлении.
Также стоит зафиксировать факт подачи запроса. Сделать это можно одним из нижеперечисленных способов.
- При личной передаче бланка, можно попросить ответственного работника вручить расписку в получении.
- При отправке почтой, выбрать заказное письмо с уведомлением.
- При передаче через посредника – поручить ему взять документ, подтверждающий принятие заявления.
Запросить создание дубликата трудовой книжки можно только в письменном виде.
Как быть, если трудовая книжка утеряна работодателем
Бывают случаи, когда даже важные бланки теряются по вине работодателя.
Это может произойти в результате стихийного бедствия или невнимательности ответственных сотрудников.
Для воспроизведения документов собирается комиссия, которая устанавливает причины утери трудовых книжек и оформляет результат в виде акта. Затем будет выдан дубликат.
Сотруднику нужно лишь подать заявление.
Получать справки с предприятий, где он раньше числился, или приобретать бланк самостоятельно от него не требуется.
Новая книжка выдается в течение 15 дней.
Когда руководитель не планирует восстанавливать документацию, которая была утеряна по его вине, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию, а затем в суд.
При нежелании руководства и ответственных лиц работать с документами, на них может быть наложен штраф:
- 1-5 тысяч для должностных лиц;
- 30-50 тысяч для юридических лиц.
Помимо создания дубликата трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, сотрудник вправе требовать возмещения ущерба.
Сумма за день может составлять среднедневной заработок.
Восстановление книжки при наличии копии
Возникают ситуации, когда трудовая книжка теряется при перемене рабочего места.
При этом, на руках у гражданина остается ксерокопия. Ответ на вопрос «можно ли восстановить трудовую книжку» зависит от того, заверена ли эта копия.
Важно: заверение осуществляется уполномоченными лицами, в числе которых кадровые работники и главный бухгалтер. На такой копии стоит печать.
Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи на основании заверенной копии?
Нужно подойти с этим бланком на прошлое место трудоустройства и оставить заявление на восстановление, о котором говорилось выше.
При наличии заверенной копии, дополнительно собирать справки не потребуется.
Как можно восстановить утерянную трудовую книжку, если копия не была заверена? В алгоритме этой процедуры будет ряд отличий:
- понадобится собирать справки с предыдущих мест работы;
- наличие дат и другой уточняющей информации упрощает создание дубликата.
Таким образом, восстановить утерянную трудовую книжку возможно, и при наличии копии сделать это легче.
Какие данные вносятся в дубликат
Заслуживает внимания не только вопрос «где восстановить трудовую книжку», но и перечень сведений, которые будут содержаться в дубликате.
Получить выписки по всем приказам, повышениям зачастую не представляется возможным.
В обязательном порядке в дубликат вносят следующие сведения:
- Стаж работника до оформления на новом рабочем месте (суммарный либо непрерывный).
- Поощрения и трудовая деятельность на последнем рабочем месте, зафиксированном в бланке строгой отчетности.
Суммарный стаж составляет общее время работы, указанное с точностью до дней.
При этом, не уточняются промежутки работы в разных организациях и занимаемые должности.
Чем отличается заполнение оригинала и дубликата
В оригинал информация вносится на основании приказа.
Отличие заполнения дубликата состоит в том, что здесь в качестве источника выступает другой документ (справка и тому подобное).
Относительно каждого места работы, в дубликат вносят следующие сведения:
- дата оформления на новую должность;
- наименование компании;
- должность работника, его профессия и, при необходимости, квалификация;
- данные о переводах между отделами (при наличии);
- причина и день увольнения;
- реквизиты документа, на основании которого вносятся эти сведения (его название, дата и номер).
Чтобы восстановить данные, нужно получить подтверждающие справки с предыдущих рабочих мест и передать их работодателю на текущем месте.
Информация из этих справок в хронологическом порядке переносится в бланк строгой отчетности.
Правила заполнения дубликата трудовой книжки
Заполнять дубликат нужно, ориентируясь на установленные правила.
- Для записей лучше всего подойдет шариковая ручка с пастой синего, фиолетового или черного цвета. Важно, чтобы она была устойчива к воздействию влаги и света. Тогда сделанная запись сохранится четкой надолго.
- Информацию записывают без использования сокращений.
- В России трудовые книжки ведутся на русском языке, этого правила также стоит придерживаться при создании дубликата.
При восстановлении, нужно четко следовать правилам оформления бланков строгой отчетности.
Требуется соблюдать порядок внесения записей и предоставлять достоверные сведения.
Что делать в случае порчи документа
Случается и так, что трудовая книжка повреждается. Здесь также стоит заняться созданием дубликата.
В Пенсионном фонде и прочих государственных органах не принимают документы в ненадлежащем виде.
Поэтому делать новый экземпляр обязательно.
Дубликат готовится следующим образом:
- В новый бланк переносится информация, которую легко прочитать по испорченному экземпляру.
- Те сведения, которые прочесть невозможно, подтверждаются справками с места работы.
- В дальнейшем старую трудовую книжку сохраняют, а на первой странице делают запись о том, что оформлен дубликат.
После замены бланка, первая трудовая книжка служит в качестве документа, подтверждающего его законность.
Что делать пенсионеру при утрате трудовой книжки
Так как пенсионеру восстановить утерянную трудовую книжку нужно при устройстве на работу, алгоритм действий в данном случае не отличается.
Ему также следует заполнить заявление и представить его работодателю на последнем предприятии.
Кто выступает в роли заключительного нанимателя?
- Если непосредственно перед утратой документа гражданин заключил договор с работодателем (к примеру, ), он и будет считаться последним.
- Если на день утери книжки пенсионер был безработным, то за восстановлением ему нужно обратиться к прежнему нанимателю.
Перед тем как восстановить утерянную трудовую книжку пенсионеру, работодатель принимает от него заявление.
Также гражданин представляет оригиналы документов, подтверждающих его рабочий стаж.
Дубликат формируется в течение 15 рабочих дней. В него вносятся сведения о суммарном и непрерывном стаже и подробности трудовой деятельности на последнем месте, в том числе информация о поощрениях.
Еще одна ситуация, которая может встретиться на практике: работающему пенсионеру нужно предъявить оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд для назначения начислений.
Стоит отметить, что такое требование считается необоснованным.
Здесь работодатель может выдать сотруднику трудовую книжку под роспись.
Но даже в таком случае он остается ответственным за ее сохранность.
Важно: работодатель отвечает за хранение трудовой книжки до тех пор, пока продолжаются трудовые отношения.
Новые книжки выдаются в случае оформления на работу граждан стран СНГ.
Трудовой стаж учитывается и на российской территории. Однако иностранным гражданам следует получить трудовую книжку РФ.
Исключение составляют лишь те работники, у которых на руках бланк по форме 1974 года.
Типовые ошибки, встречающиеся в заполнении трудовых книжек
Во время оформления трудовых книжек нередко допускаются типовые ошибки.
Однако при назначении пенсии эти неточности становятся причиной затруднений.
- Печать о приеме на работу (либо об увольнении) отсутствует или плохо просматривается.
- В отметке о приеме на работу не прописано наименование организации или занимаемая должность.
- Несоответствие между указанным наименованием организации и ее названию в печати рядом с записью об увольнении. Встречается при реорганизации компаний, когда пометки о переименовании не были своевременно внесены.
- Некоторые данные исправлены, при этом отсутствует заверение в установленном порядке.
- Титульный лист не содержит полной информации об изменении ФИО. Чтобы внести поправки, приводят реквизиты документа-основания, дополнение заверяют печатью организации, его подписывает работодатель.
- Не заполнена одна из граф книжки, например, не указано, на основании какого документа внесена отметка о принятии/увольнении.
- Повреждение записей ввиду неправильного хранения документации.
Важно учитывать, что при увольнении, отметка в трудовой книжке утверждается уполномоченным лицом и печатью.
Если запись ставится в отделе кадров, заверять ее будет начальник и ставиться должна печать отдела кадров.
Если же отметка ставится руководителем, то используется печать организации.
Чтобы исправить информацию в трудовой книжке, затрагивающую период работы, следует представить справку из организации или из архива, подтверждающую внесение изменений.
Если предприятие не ликвидировано, поправки возможны путем дополнений, оформленных в соответствии с инструкцией.
Когда изменения связаны с реорганизацией предприятия и переменой названия, требуется сослаться на фиксирующую этот факт справку.
Другие возможности подтвердить трудовой стаж
Если утеряна трудовая книжка, и восстановить записи (или их часть) не удалось, для подтверждения стажа могут приниматься другие бумаги. К их числу относятся:
- трудовой договор в письменном виде;
- справки от работодателей;
- справки из архивов;
- выписки из приказов;
- сведения по лицевым счетам.
Таким образом, можно восстановить утерянную трудовую книжку и воссоздать в дубликате наиболее важные отметки.
В новом бланке будет отражен суммарный стаж, подробности работы и поощрения на последнем рабочем месте.
Для восстановления потребуется представлять справки от прошлых работодателей, а при необходимости – из архива или Пенсионного фонда.
Что делать, если вы потеряли трудовую книжку?