Одним из наиболее актуальных вопросов в работе любого предприятия можно считать ввод первичной документации в учетные системы. При некоторой пороговой цифре количества контрагентов, и, как следствие, при большом количестве первичной документации сотрудники просто физически не успевают переводить все данные с бумажных носителей на цифровые. А это, кстати, чревато последствиями в виде ошибок и упущений, что может сказаться в период подготовки отчетности, или во время формирования актов сверки взаиморасчётов. Выход есть, и одним из лучших представляется программным продуктом: «EFSOL: Загрузка документов».Программный продукт «EFSOL: Загрузка документов» предназначен для автоматизации ввода первичных документов с бумажных носителей в программы «1С:Предприятие». Насколько это облегчает труд сотрудников по вводу документов даже трудно представить. По мере обновления программного продукта увеличиваются и его функциональные возможности. Так к настоящему времени программа позволяет с более высокой степенью точности распознавать данные и вводить все элементы документа в базу данных «1С:Предприятие». В последней версии программы добавлены многие возможности и улучшены функциональность и быстродействие. Среди новинок стоит отметить возможность определения группы справочника, в которую будут записываться создаваемые элементы, и возможности принудительного объединения многостраничных документов, если программа их разобьет на разные. Добавлен также механизм распознавания реквизитов на базе регулярных выражений (а это весьма значительный шаг). С полным перечнем нововведений в последнем релизе программы вы можете ознакомиться .
«Стоит ли игра свеч?» ответить несложно. Несомненно, стоит. Для того чтобы это увидеть воочию разберём основные цели и преимущества использования программы, что прольёт свет на вопрос актуальности использования. Итак, цели.
Использование программы можно сформировать одним предложением - оперативный ввод первичных документов в одну из программ 1С, с максимальной точностью (без ошибок), с минимальными трудовыми и временными затратами. Обозначив цель использования программы, перейдём к преимуществу использования. Теперь по каждому пункту.
1. Ввод первичных документов - да. Это основное назначение программы, с которым она, успешно справляется. Активные поддержка и развитие продукта позволяют с каждым новым релизом добиваться всё более продуктивных результатов. Кстати, во многом благодаря пожеланиям и отзывам пользователей программного продукта, которые ощутили преимущества и заинтересованы в дальнейшем развитии.
2. Оперативность автоматизированной загрузки первичных документов. Скорость сканирования можно оценить ориентировочно в 15-25 секунд, а при наличии сканера или МФУ с автоподатчиком документов ещё быстрее. При надлежащем качестве исходного документа и заполненной базе наименований, номенклатур, контрагентов и прочих справочников процесс распознавания и создания электронного документа можно оценить в 30-60 секунд. Программа распознаёт информацию на бумажном носителе и вносит в базу данных программы «1С:Предприятие» готовый документ. Если совпадение элементов в вашей базе не будет найдено, то программа создаст новые записи в справочниках (номенклатура, контрагенты и прочее), и выдаст вам нужный результат - готовый документ в электронном виде. Подобной скорости вряд ли смогут добиться даже несколько исполнителей.
3. Точность ввода. Об этом пункте можно сказать кратко. Компьютер не допускает опечаток, в отличие от человека, на которого может действовать фактор усталости, который может случайно нажать соседнюю клавишу с цифрой или буквой. Сканирование с распознаванием и автоматический ввод, который совершенствуется, раз за разом и дают прогрессирующий, в плане качества, результат.
4. Минимальные трудовые и временные затраты при использовании программного комплекса были достаточно аргументировано расписаны во втором пункте. Кстати экономия труда и времени будет расти в арифметической прогрессии по мере освоения программы «EFSOL: Загрузка документов», а также по мере увеличения количества первичных документов, требующих ввода в 1С.
«Есть ли альтернатива?». Пожалуй, если альтернативой можно назвать ручной труд сотрудников, обладающих чрезвычайно высокими показателями скорости печати и в совершенстве знающими "горячие клавиши" в «1С:Предприятие». При этом от оператора требуется высокая самодисциплина и самоконтроль во избежание ошибок, практически всегда возникающих при ручном вводе.
Альтернатива ли это именно для вашей фирмы? Решайте сами. Но если вас все же заинтересовало данное решение, рекомендуем ознакомиться с демо-версией, для чего необходимо заполнить заявку .
EFSOL - официальный партнер фирмы 1С. Компания оказывает услуги от поставок программ до комплексной автоматизации предприятий. Одна из ключевых компетенций компании - это разработка и внедрение решений потокового ввода документов в программы «1С:Предприятие».
В мире, где технологии развиваются ежесекундно, не остается другого выхода как самим начать использовать их. Компании, желающие быть эффективными, приходят к выводу, что бумага – ненадежное средство хранения информации первичных документов.
О каких документах идет речь?
Договор, счет на оплату, товарный чек, акт оказанных услуг и т.д. – это первичные документы, без которых не сможет функционировать ни одна организация. Они также необходимы для ведения отчетности и предоставления затем налоговой, поэтому хранятся не один год.
Чтобы не допустить потери данных и для дальнейшей работы с ними уже в электронном виде необходимо заниматься распознаванием первичных документов.
В чем суть такой процедуры?
Все сводится к сканированию и дальнейшему распознаванию текста. Если раньше бухгалтеру или оператору набора необходимо было часами сидеть, выполняя кропотливый труд по введению данных в систему, то сейчас достаточно лишь отсканировать необходимую бумагу и потом подтвердить правильность полученного результата.
Почему именно Бискан наилучшим образом справится с задачей
Бискан – это программное обеспечение (ПО), функция которого состоит в обработке документов. Программа дает возможность не только отсканировать, а также распознать и обработать первичные документы, и экспортировать их в удобную систему учета.
ПО Бискан работает по принципу оптического распознавания первичных документов – это конвертация изображения (форматов.pdf, .jpg и др.) печатного или рукописного текста в текстовый формат для последующей работы и редактирования средствами компьютера.
Автоматизируйте загрузку первичных документов и получите ряд преимуществ:
- Затраты времени на обработку значительно снизится: до 100 000 страниц в день (на одно рабочее место).
- Минимизируется количество «банальных» ошибок, которые возникают вследствие монотонной работы и человеческого фактора.
- Не понадобится закупка нового оборудования: универсальность программы рассчитана на любой вид сканирующего устройства.
- Прозрачность операций: предоставление статистических данных и полной отчетности.
- Доступность: информация, хранящаяся в электронном виде, может быть оперативно предоставлена сотрудникам, находящимся в разных городах или странах (выгодно при наличии филиалов).
Почему именно Биорг
Наша компания успешно реализует себя в области сканирования и распознавания документов уже более 16 лет. Профессиональные сотрудники готовые ответить на любые вопросы и помочь с установкой и настройкой специального ПО. Необходимые программные средства для работы с распознаванием первичных документов сделают процесс максимально быстрым и качественным.
Автоматизируйте загрузку первичных документов в 1С! Компании, предлагающие программы для распознавания табличных документов и передачи их в 1С.
Не понаслышке знаю, что из себя представляет ручной ввод первичной документации в бухгалтерскую программу. Полтора года пришлось набивать входящие документы небольшого торгового предприятия в 1С:Бухгалтерию 7.7. Самым раздражающим фактором было регулярное повышение (изредка, понижение) цен на несколько копеек, которые в нашей конфигурации необходимо было в обязательном порядке корректировать в карточке товара, чтобы инвентаризационная ведомость выводилась с правильными ценами. Не знаю, были ли тогда средства распознавания приходных документов и загрузки их в 1С, но, в любом случае, воспользоваться ими не было возможности из-за слабой платежеспособности предприятия. Сейчас это торговое предприятие благополучно сгинуло в пучине кризиса. Но до сих пор перед глазами линейка и набиваемая строка накладной.
Если ваша организация устояла, а вам приходится ежедневно забивать в 1С кучу входящих документов, автоматизируйте их распознавание и загрузку в бухгалтерскую программу. Для этого служат специальные утилиты, интегрированные с 1С, обзор которых предлагается ниже.
EFSOL: Загрузка документов
Эта программа разработана компанией EFSOL и позволяет быстро и точно ввести первичные документы в 1С с помощью сканера. Для этого достаточно отсканировать или сфотографировать документ и отправить его на распознавание с помощью программы. Уже через несколько секунд данные будут распознаны и подготовлены для загрузки в систему «1С: Предприятие». Для распознавания используются технические решения компании «ABBYY».
EFSOL является официальным партнером «1С» и партнером по корпоративным решениям компании «ABBYY». Его программа «EFSOL: Загрузка документов» полностью совместима с системой программ «1С:Предприятие» и имеет сертификат «1С:Совместимо».
- Накладная ТОРГ-12
- Счёт-фактура
- Акт выполненных работ
- Счет на оплату
- Паспорт РФ
Ознакомиться более подробно и заказать демонстрацию программы «EFSOL: Загрузка документов» можно на .
Fillin: Загрузка документов
Эта программа разработана компанией «Эврика Би Пи О», она быстро распознает отсканированные документы и автоматически вносит полученные данные в 1С. В-общем, делает то же самое, что и предыдущая программа. Бухгалтеру остается лишь проверить правильность загруженных данных.
Программа «Fillin: Загрузка документов» так же имеет сертификат совместимости с 1С и предназначена для использования с конфигурацией "Бухгалтерия предприятия" 2.0/3.0. Она распознает следующие виды документов:
- Накладная ТОРГ-12
- Счёт-фактура
- Универсальный передаточный документ
- Акт выполненных работ
Ознакомиться более подробно и заказать демонстрацию программы «Fillin: Загрузка документов» можно на официальном сайте разработчика .
Скан-Загрузка документов
Эта программа разработана компанией «ГЭНДАЛЬФ» и выполняет те же функции, что и две предыдущие, но для ознакомления с программой предусмотрена не только официальная демонстрация, но и существует бесплатная лайт-версия.
Лайт-версия программы «Скан-Загрузка документов» имеет следующие особенности:
- распознает только 5 документов за 1 сеанс в 1С,
- распознает от 3 до 6 строк в документе,
- появляются всплывающие окна с пояснениями,
- не предусмотрена техническая поддержка пользователей лайт-версии.
- Накладная ТОРГ-12
- Счёт-фактура
- Универсальный передаточный документ
Ознакомиться более подробно и заказать демонстрацию программы «Fillin: Загрузка документов» или скачать лайт-версию можно на
Для использования обработки на вашем компьютере должен быть установлен сканер (обработка его найдет сама).
После добавления внешней обработки к информационной базе в тех справочниках и документах системы, которые позволяют делать прикрепление файлов, появится такая кнопка:
При нажатии на нее появляется окно настроек сканирования. Старайтесь без необходимости не выставлять максимальные настройки (цветное сканирование, большое разрешение), т.к. в этом случае размер файлов будет значительным, и если такихфайлов будет много, то размер базы очень сильно увеличится.
Для того, чтобы данное окно не появлялось каждый раз при начале сканирования, установите признак Запомнить :
После заполнения настроек нажмите Загрузить скан , далее вы услышите характерные звуки работы сканера - процесс сканирования начался.
После окончания сканирования и прикрепления файла к объекту системы в нижнем углу рабочего экрана появится такое сообщение:
Перейдем по ссылке Файлы
и убедимся, что процесс завершен успешно:
В качестве имени файла используется текущая дата. Если необходимо прикрепить к объекту конфигурации несколько сканов, повторяем процедуру нужное число раз.
Напоминаю , что данная обработка универсальна - подходит для всех типовых конфигураций 1С:Предприятие 8.3 и автоматически подключается ко всем объектам конфигурации, позволяющим делать прикрепление файлов.
Внимание! Обработка работает только в файловых базах.
Интеллектуальное распознавание документов (I ntelligent D ocument R ecognition) — новая технология, которая обещает изменить способ обработки документов и направлена на извлечение важной информации из деловых и административных документов.
Решение существенно отличается от типовых программ распознавания текста и позволяет обрабатывать сложные документы любого типа и содержания. Ключевые особенности:
- Компоновка формы бумажного документа и предопределение полей
Готовые компоненты для распознавания данных любого типа: печатный текст (OCR), рукопечатный текст (ICR), естественный рукописный текст (Parascript ICR), метки (OMR), штрихкоды.
- Инструменты для настройки
Устранение углового перекоса, очистка изображение от мелкого мусора, удаление фоновой текстуры, возможность регулирования ошибок и отказов, настройка формата выходных данных.
- Встроенная среда разработки
Помимо штатных инструментов можно задействовать дополнительную логику при обработке документов используя языки программирования (C#, VB.Net). Все работы по созданию, тестированию, компиляции кода можно выполнять в пределах Form Xtra Capture.
Распознавание анкет и бланков
Обилие рукопечатных цифр и слов, наличие меток и подчеркиваний — все это присутствует в анкетах и бланках. Точно также в них присутствуют исправления, шум, рукописный текст (вписывая каждую букву в отдельную размеченную позицию, большинство людей невольно соединяют буквы и начинают писать их слишком близко друг к другу). В итоге, вместо рукопечатного текста анкета может содержать и рукописный. Form Xtra Capture - одно из немногих решений, которое позволяет справиться даже с распознаванием естественного рукописного текста. .
Распознавание опросных листов
Подобные формы содержат большое количество меток различных вариаций (одиночные метки или размеченные зоны). Кроме задач распознавания и последующего экспорта, необходимо контролировать корректность заполнения опросного листа. В зависимости от требований, документ можно признать недействительным, если респондент ставил несколько меток, где требовалась одна (или не ставил вовсе). Решение позволяет встраивать любую логику при обработке опросных листов, задавая различные правила и исключения. .
Распознавание инвентаризационных ведомостей
Как правило, инвентаризационная ведомость состоит из десятка страниц. На каждой странице присутствует размеченная таблица с большим количеством ячеек, некоторые из них заполняют рукописными цифрами. Однопроходное распознавание не даст приемлемый уровень точности. Решение позволяет задействовать алгоритмы голосования, где одна и та же ячейка распознается несколько раз, после чего их ответы сравниваются. Такой подход значительно повышает точность извлекаемых данных. .
Распознавание первичных бухгалтерских документов
Отличительной чертой первичных документов (накладных, платежных документов, чеков) являются их визуальные отличия. Накладные отличаются размерами, содержанием, компоновкой таблиц. Соответственно, местоположение полей, которые нужно распознать заранее неизвестно. В таких случаях можно прибегнуть к логическому исследованию документа и последующему динамическому распознаванию. Например, требуется найти и распознать содержимое поля «Сумма». Как правило, это поле расположено в нижней части формы, строкой выше присутствует поле «НДС», а зона для распознавания находится справа от текста «Сумма». Опираясь на подобное описание, можно распознать все объекты такого рода.
Сегодня система распознавания форм Form Xtra Capture является уникальным интеллектуальным решением с усовершенствованными механизмами обработки и распознавания данных. Это готовый инструмент для офисного использования больших корпораций и маленьких компаний.