Заполняя карточку организации в 1С, бухгалтеры сталкиваются с таким понятием, как Префикс . Но далеко не всем понятно, для чего он нужен.
В рамках данной статьи мы рассмотрим:
- что такое префикс;
- для чего его вводить в 1С.
В 1С нумерация документов по умолчанию имеет сквозной характер, независимо от того, по какой организации оформляется документ. Но помимо префикса по организации также в 1С присутствуют и другие префиксы, который также будут иметь отдельную нумерацию:
- префикс информационной базы;
- дополнительный префикс.
Префикс по организации
Чтобы нумерация документов была отдельной, для каждой организации установите Префикс в справочнике Организации , раздел Главное - Настройки - Организации .
Префикс включается в состав номера документа и состоит из 2 символов (букв, цифр).
Примеры префиксов:
- ООО «Шторкин Дом» - ШД ;
- ООО «Уютный дом» - УД .
Префикс имеет смысл устанавливать, только если ведется учет по нескольким организациям. Для разных организаций префиксы не должны совпадать.
Отдельная нумерация будет только по тем организациям, для которых задан Префикс . В нашем случае -по Экспортер ООО и Импортер ООО . А для Организаций ПБУ 18/02 ООО и Налоговый агент ООО будет сквозная нумерация.
Рассмотрим нумерацию документов при заполнении поля Префикс .
Если создаются документы по Организации , в которой задан Префикс , то Префикс указывается в самом начале номера.
Если Префикс не задан, то вместо него отразятся нули.
Если Префикс введен после того, как были созданы документы, то номера по уже введенным документам не исправляются, а новая нумерация начинается сначала.
Номер документа на печатном бланке
При печати Префикс не отображается в номере документов.
См. также заполнение справочника Организации
Префикс информационной базы
Префикс информационной базы устанавливается, если база синхронизируется с другими базами 1С, т.е. настроен обмен, например, между конфигурациями Бухгалтерия предприятия и Управление торговлей .
В отличие от префикса организации, префикс информационной базы добавляется не только к номерам документов, но и к кодам справочников. Это сделано для того, чтобы не было конфликта при переносе документов, справочников из другой конфигурации.
Установите Префикс этой информационной базы в разделе Администрирование - Настройки программы - Синхронизация данных .
Префикс этой информационной базы также состоит из 2 символов (букв, цифр).
Примеры префиксов:
- Конфигурация Бухгалтерия предприятия - БП ;
- Конфигурация Управление торговлей - УТ ;
- Бухгалтерия предприятия (главная база) - 01 ;
- Бухгалтерия предприятия (дополнительные базы) - 02 , 03 , 04 и т.д.
Дополнительные префиксы в 1С
Дополнительные префиксы устанавливаются программой автоматически для определенных документов:
- для документа Счет-фактура выданный на аванс
:
- А - если задана отдельная нумерация авансовых счетов фактур в разделе Справочники - Налоги - НДС ;
При обмене и переносе данных из других конфигураций, например:
- с конфигурацией Управление торговлей:
- С - для документа вид операции Перевод с другого счета - аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Перечисление на другой счет ;
- Р - для документа Поступление на расчетный счет вид операции Взнос наличными в кассу - аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Сдача в банк ;
- П - для документа Списание с расчетного счета вид операции Снятие наличных - аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Поступление из банка ;
- и т.д.
Если мы посмотрим на номер какого-нибудь документа в системе (например, реализации), то увидим примерно такую картину:
Длина номера составляет 11 символов. При этом первые 5 символов зарезервированы системой, поэтому мы можем оперировать только шестью знаками (и будем надеяться, что число документов одного вида за один год не превысит один миллион).
На что же система резервирует эти 5 символов:
- первые 2 - это префикс организации (в одной базе могут быть заведены документы по нескольким организациям и чтобы их удобно было отличать друг от друга, сделали такую возможность);
- вторая пара символов - это префикс узла обмена (в том случае, если используется обмен с другими конфигурациями, и многие документы создаются сразу в нескольких системах, то по данной паре символов в номере документа можно однозначно определить, в какой системе этот документ был создан).
- Знак "-" в номере нужен для того, чтобы отделить значающие символы от служебных. В печатные формы попадает та часть номера, которая расположена справа от дефиса.
Префикс организации устанавливается в карточке организации:
Префикс узла обмена устанавливается на вкладке Администрирование , Настройки синхронизации данных
Если обмен отключен, то вторая пара символов в номерах документов - "00", если префикс организации не задан, то первая пара символов в номере - "00".
Таким образом, даже если мы не используем обмен с другими конфигурациями и создаем документы только по одной организации, задействовать все символы в номере мы не можем.
В случае, если количество документов одного вида за один год в вашей базе приближается к одному миллиону, стоит привлечь опытного программиста. Альтернатив типовой функционал пока не предлагает.
02.02.2018
Правила автоматического формирования префикса документов в информационных базах типовых конфигураций программ системы "1С:Предприятие".
Купить 1С:Бухгалтерия 8 Базовая версия за 3300 руб.Типовые конфигурации системы "1С:Предприятие 8", разработанные на основе Библиотеки Стандартных Подсистем (БСП), поддерживают автоматическое формирование номера документов с назначением префиксов, в которых содержаться уникальные идентификаторы организаций, информационных баз и другой дополнительной информации.
Начиная с версии БСП 2.2 номер документов имеет следующий формат, который определяет месторасположение и длину префиксов:
AA BB -DD 000123
- AA - Префикс организации.
- BB – Префикс информационной базы.
- DD – Дополнительный пользовательский префикс.
- 123 – Порядковый номер документа.
Для конфигураций, использующих более ранние версии БСП, или разработанных без использования БСП, формат префиксов может отличаться.
Префикс организации
Первые два символа префикса являются идентификатором организации и задаются в справочнике организаций.
Для некоторых первичных документов требуется непрерывная последовательная нумерация в рамках каждой организации. Если в одной информационной базе программы 1С ведется учет от имени нескольких организаций, то для каждой следует задать внутренний префикс номеров документов, который внутри данной базы будет являться уникальным идентификатором документов данной организации, что позволит организовать непрерывную последовательную нумерацию документов отдельно для каждой организации.
Префикс организации указывается в соответствующем поле карточки Организации.
Рекомендуем устанавливать префикс организаций таким образом, чтобы он соответствовал ее названию, для максимально наглядной и интуитивно понятной идентификации документов в списках. Например, для организаций с названиями ООО «МегаСервис» и ИП Иванов А.Н., учет по которым ведется в одной программе, можно задать префиксы МС и ИП соответственно.
Обратите внимание, что задать префикс организации необходимо до начала ввода первичных документов.
Если префикс организации не установлен, то при формировании номера документа он принимает значение "00" (ноль-ноль).
Если префикс не установлен у нескольких организаций (или у нескольких организаций задан общий префикс), то для этих организаций будет использоваться общая нумерация при формировании номеров документов.
Префикс организации в печатных формах документов не печатается, т.к. наименование организации и так отображается в печатной форме документа и печать отдельного идентификатора организации не требуется.
Префикс информационной базы (Префикс ИБ)
Третий и четвертый символ являются идентификатором информационной базы.
Префиксы информационных баз используются при настройке синхронизации информационных баз различных конфигураций (например, БП и УНФ) или при настройке синхронизации распределенных бах одноименных конфигураций (РИБ) с целью избежания дублирования кодов элементов справочников и номеров документов, создаваемых в процессе работы в разных информационных базах.
При использовании распределенной информационной базы номер префикса ИБ определяет номер узла РИБ.
Для того чтобы задать или изменить префикс информационной базы, включите флаг Синхронизация данных в разделе "Администрирование" > "Синхронизация данных".
При работе в облачном сервисе "1С:Фреш" номер префикса ИБ определяет порядковый номер информационной базы, если для одной учетной записи создано несколько информационных баз.
Префиксы ИБ автоматически присваиваются всем документам и элементам справочников, которые имеют автоматически назначаемый код и номер.
Если префикс информационной базы не указан, то используется префикс по умолчанию "00"(ноль-ноль).
При изменении или удалении Префикса ИБ нумерация всех документов начнется "с нуля". Для продолжения работы, предотвращения дублирования номеров документов и возвращения автоматической нумерации документов для каждого вида документа необходимо будет вручную исправить номер первого созданного документа на необходимый для продолжения сквозной нумерации (при исправлении номера необходимо сохранить количество символов в номере и не удалять незначащие нули, например порядковый номер последнего созданного документа до изменения префикса был №356, а после изменения префикса программа предлагает создать новый документ с номером ОК01-000001. Для восстановления автоматической нумерации необходимо изменить номер на ОК01-000357).
Дополнительный пользовательский префикс
Дополнительный пользовательский префикс является необязательным и как правило применяется в "особых" случаях, например, префикс "А" использовался для отдельной нумерации счетов-фактур на аванс, префикс "П" присваивается документу Поступление доп. расходов, загруженному в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия" при выгрузке документа Поступление товаров и услуг, оформленного в "Управление торговлей", а префикс "У" присваивается документу Поступление доп. расходов, загруженному в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия" при выгрузке документа Поступление услуг и прочих активов, оформленного в "Управление торговлей", также префиксы "У", "Т" и "М" присваиваются при переносе документов в "Бухгалтерия предприятия" из старой версии "1С:Бухгалтерии 7.7" (документы переносятся с префиксами "У" - услуги, "Т" - продажи, "М" - материалы).
Печать
Если в печатной форме документа не предполагается наличие в номере каких-либо цифро-буквенных обозначений помимо порядкового номера документа, то во многих типовых конфигурациях при выводе на печать префиксы не отображаются автоматически, а при необходимости удаляются лидирующие нули (незначимые разряды). Например для документа "Платежное поручение" с номером КУ01-000123 на печать будет выводиться только номер - 123, без префиксов и незначащих нулей.
В конфигурации "1С:Управление нашей фирмы" есть специальная настройка, которая позволяет задать или исключить отображение каждого из видов префиксов в печатных формах документов.
Окно настройки печати префиксов в УНФ находится в разделе "Компания" > "Администрирование" > "Печатные формы, отчеты и обработки".
Заполняя карточку организации в 1С, бухгалтеры сталкиваются с таким понятием, как Префикс . Но далеко не всем понятно, для чего он нужен.
В рамках данной статьи мы рассмотрим:
- что такое префикс;
- для чего его вводить в 1С.
Префикс в 1С
В 1С нумерация документов по умолчанию имеет сквозной характер, независимо от того, по какой организации оформляется документ. Но помимо префикса по организации также в 1С присутствуют и другие префиксы, который также будут иметь отдельную нумерацию:
- префикс информационной базы;
- дополнительный префикс.
Префикс по организации
Чтобы нумерация документов была отдельной, для каждой организации установите Префикс в справочнике Организации , раздел Главное - Настройки - Организации .
Префикс включается в состав номера документа и состоит из 2 символов (букв, цифр).
Примеры префиксов:
- ООО «Шторкин Дом» - ШД ;
- ООО «Уютный дом» - УД .
Отдельная нумерация будет только по тем организациям, для которых задан Префикс . В нашем случае -по Экспортер ООО и Импортер ООО . А для Организаций ПБУ 18/02 ООО и Налоговый агент ООО будет сквозная нумерация.
Рассмотрим нумерацию документов при заполнении поля Префикс .
Если создаются документы по Организации , в которой задан Префикс , то Префикс указывается в самом начале номера.
Если Префикс не задан, то вместо него отразятся нули.
Если Префикс введен после того, как были созданы документы, то номера по уже введенным документам не исправляются, а новая нумерация начинается сначала.
Номер документа на печатном бланке
При печати Префикс не отображается в номере документов.
Префикс информационной базы
Префикс информационной базы устанавливается, если база синхронизируется с другими базами 1С, т.е. настроен обмен, например, между конфигурациями Бухгалтерия предприятия и Управление торговлей .
В отличие от префикса организации, префикс информационной базы добавляется не только к номерам документов, но и к кодам справочников. Это сделано для того, чтобы не было конфликта при переносе документов, справочников из другой конфигурации.
Установите Префикс этой информационной базы в разделе Администрирование - Настройки программы - Синхронизация данных .
Префикс этой информационной базы также состоит из 2 символов (букв, цифр).
Примеры префиксов:
- Конфигурация Бухгалтерия предприятия - БП ;
- Конфигурация Управление торговлей - УТ ;
- Бухгалтерия предприятия (главная база) - 01 ;
- Бухгалтерия предприятия (дополнительные базы) - 02 , 03 , 04 и т.д.
Дополнительные префиксы в 1С
Дополнительные префиксы устанавливаются программой автоматически для определенных документов:
- для документа Счет-фактура выданный на аванс :
- А - если задана отдельная нумерация авансовых счетов фактур в разделе Справочники - Налоги - НДС ;
При обмене и переносе данных из других конфигураций, например:
- с конфигурацией Управление торговлей:
- С - для документа вид операции Перевод с другого счета - аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Перечисление на другой счет ;
- Р - для документа Поступление на расчетный счет вид операции Взнос наличными в кассу - аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Сдача в банк ;
- П - для документа Списание с расчетного счета вид операции Снятие наличных - аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Поступление из банка ;
- и т.д.
"1С:Бухгалтерия 8" позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет нескольких организаций в общей информационной базе.
Замечание:
В базовой версии "1С:Бухгалтерии 8" отключена возможность ведения учета деятельности нескольких организаций в одной информационной базе. Ведение учета деятельности нескольких организаций возможно только в отдельных информационных базах .Сведения об организациях хранятся в справочнике "Организации" (меню "Предприятие" › "Организации" ).
Для правильного автоматического заполнения документов и отчетов здесь следует внести следующие данные:
- краткое и полное наименование организации;
- регистрационные коды организации;
- контактную информацию (адреса и телефон);
- реквизит "Юр./Физ. лицо";
- префикс.
Замечание:
Реквизит "Юр./Физ. лицо" справочника определяет, является ли предприятие юридическим лицом или в роли организации выступает индивидуальный предприниматель. Если выбрано значение "Физ.лицо" , учет хозяйственной деятельности индивидуального предпринимателя в программе ведется в соответствии с особенностями, предусмотренными для этой категории граждан .Префикс нужен для того, чтобы обеспечить сквозную нумерацию документов каждой организации. Префикс представляет собой набор символов, количеством не более трех, с которого будут начинаться номера документов.
Пример :
У предприятия есть два юридических лица: ООО "Гольфстрим" и ЗАО "Сидоров и партнеры". Для ООО "Гольфстрим" назначим префикс "ГЛФ", а для ЗАО "Сидоров и партнеры" назначим префикс "СиП". Тогда при выборе организации ООО "Гольфстрим" в документе "Приходный кассовый ордер" будет назначен номер "ГЛФ00001", при создании следующего документа для этой же организации будет назначен номер "ГЛФ00002". Если после этого ввести документ "Приходный кассовый ордер" по организации ЗАО "Сидоров и партнеры", то по умолчанию будет использоваться номер "СиП00001". Таким образом, будет сохранена сквозная нумерация документов для каждой организации.
Одна из организаций устанавливается в качестве основной (с помощью кнопки "Установить основной" формы списка справочника организаций). Именно основная организация будет подставляться по умолчанию "1С:Бухгалтерией 8" в тех формах, где есть соответствующее поле.
Замечание:
Вновь созданная информационная база уже будет содержать одну организацию с названием "Наша организация" , установленную в качестве основной .Замечание:
Настройки пользователя (меню "Сервис" › "Настройки пользователя…" ) содержат признак разрешения ведения учета по всем организациям. Если этот признак установлен, то пользователь сможет выбирать любую организацию при заполнении документа или любой другой формы, содержащей соответствующее поле, хотя "1С: Бухгалтерия 8" предварительно подставит в это поле основную организацию. Если же указанный признак не установлен, то пользователь не сможет заменить в этом поле основную организацию на другую организацию. Пользователю будут невидимы документы и операции других организаций, введенные в информационную базу .
