Как составить номенклатуру дел в кадровой службе. Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел - один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

• вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;

• формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);

• вести индексацию дел;

• обеспечить поиск документов.

Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Виды номенклатур

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.

Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным предприятиям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства.

В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

Такие виды номенклатуры дел предусмотрены в пункте 3.2.5.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Ситуация: сколько копий должно быть у номенклатуры дел?

Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров.

Первый (подлинный) экземпляр храните в службе делопроизводства организации как документ постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел используйте в качестве рабочего экземпляра. Третий - передайте в архив организации как учетный документ. Каждая служба организации получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в отдельные дела. Об этом сказано в пункте 3.2.5.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Организация может сформировать еще один экземпляр номенклатуры дел и направить его на хранение в государственный архив (п. 1 ст. 9, ч. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). При этом следует учесть, что для государственных (муниципальных) организаций передача номенклатуры дел в государственный архив является обязанностью (ст. 4, ч. 1, 3 ст. 18, гл.5 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Разработка и утверждение

Номенклатуру дел нужно разработать и утвердить в организации в конце каждого календарного года, а в действие ввести с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения.

Такой порядок установлен в пункте 3.2.5.3 и абзаце 2 пункта 3.2.5.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Основные разделы

Номенклатура дел, которую должен разработать отдел кадров, - это часть единой номенклатуры дел организации. Составлять ее нужно по тем же правилам, что и единую номенклатуру. Форма номенклатуры дел приведена в приложении 8 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Она состоит из пяти основных разделов:

Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в пункте 3.2.5.4 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Графы заполните в следующей последовательности - № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Пример оформления номенклатуры дел кадровой службы

В организации «Альфа» разработана номенклатура дел на 2015 год.

Индекс дела

В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 - код кадровой службы по штатному расписанию, 07 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив - на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета. Такой порядок следует из пунктов 4.14-4.18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Заголовок дела

В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).

Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, - Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников , Правила трудового распорядка , коллективный договор . Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, - приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией - штатное расписание , личные карточки , графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления). Такой порядок следует из пунктов 4.14-4.18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Совет: после того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.

Ситуация: в каком порядке расположить заголовки дел внутри основных массивов (организационные, распорядительные, справочные документы) номенклатуры дел?

При систематизации заголовков дел соблюдайте принцип иерархии. Например, заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, расположите перед заголовками дел с приказами руководителя организации, затем разместите распоряжения его заместителей. Переписку с вышестоящими организациями поместите перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными). Докладные записки на имя руководителя организации разместите перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений. Годовые отчеты и планы - перед квартальными и месячными и т. д.

Ситуация: как правильно сформулировать заголовки номенклатуры дел?

Заголовок должен четко отразить основное содержание и состав документов дела. Не употребляйте неконкретных формулировок («разные материалы», «факсы», «приказы руководителя», «общая переписка»), не стоит применять вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Составляя заголовки для номенклатуры дел, укажите:

• название дела (переписка, журнал, книга) или разновидность документов, которые оно содержит (протоколы, приказы, справки, докладные записки);

• автора документа - наименование организации, структурного подразделения, должностного лица;

• адресата или корреспондента документа - организацию, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;

• краткое содержание документов дела;

• место составления документа;

• дату (период), к которому относятся документы дела;

• число копий документа.

Срок хранения дела

В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Заполняя эту графу, учитывайте, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год.

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Как одно дело в номенклатуру включите личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе.

Примечания к делу

В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.

Итоговая запись о количестве дел

Итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения должна составить по окончании календарного года служба делопроизводства организации (иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел) (п. 3.2.5.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33).

Номенклатура дел отдела кадров – важнейший документ предприятия. Он содержит всю информацию о других документах и делах организации. Работники отдела кадров работают с номенклатурой каждый декабрь – сверяя и дополняя сведения. Номенклатура не имеет четкого алгоритма составления, однако она обязательно включает в себя систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения и другой информации.

Из этой статьи вы узнаете:

• как происходит составление номенклатуры дел отдела кадров;
• как правильно заполнить все графы номенклатуры;
• что включает в себя номенклатура дел отдела кадров.

Каждый год в службах делопроизводства организаций последний месяц посвящается составлению номенклатуры дел на следующий год. В каждом отделе готовят номенклатуру дел структурного подразделения – уточненную, обновленную или новую.

Алгоритма составления номенклатуры дел архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях нет, однако процесс составления номенклатуры очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций.

Вкратце надо сказать, что в отдельные дела могут быть вынесены те документы, которые представляют особую значимость для организации. Например, если отдел кадров часто работает с документами об изменении тарифов оплаты труда, то в номенклатуре для удобства можно вынести соответствующие документы отдельно. И наоборот – те документы, которые требуются редко, можно объединить в одно дело, с пометкой в индексе и названии.

Составление номенклатуры дел отдела кадров

Начать составление номенклатуры нормативных документов следует с изучения документального фонда организации или, к примеру, отдела кадров. С этим сложностей обычно нет, так как у кадровиков все документы хранятся чаще всего в порядке. Если номенклатура составляется в первый раз, необходимо исследовать и описать все документы. Если же номенклатура уже составлена, то ежегодно ее требуется проверять и обновлять.

После исследования документальной базы необходимо заполнить форму номенклатуры дел. По окончанию года к номенклатуре дел составляется итоговая запись, в которой делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Виза согласования с экспертной комиссией подписывается только тогда, когда в подразделении эта комиссия действительно существует и работает. Если комиссии нет, то поле заполнять не нужно.

Номенклатура состоит из нескольких граф, каждая из которых должна быть заполнена.

Заполняем графы

В номенклатуре обычно пять граф, которые должны быть заполнены. Это «индекс дела», «заголовок дела», «количество дел», «Срок хранения и № статьи по перечню», «примечание».

Рассмотрим каждую графу.

В первой графе следует указать индекс, который состоит, как правило, из двух частей - порядкового номера структурного подразделения, принятого в организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Если внутри дела есть еще одно разделение, к индексу добавляется третье число.

Во второй графе значится название документа с той формулировкой, которая в полной мере отражает его суть. Например: «Переписка с юристами фирмы ООО Луч о мерах улучшения охраны предприятия».

Третья графа заполняется в конце года, в ней ставятся сведения о фактическом количестве заведенных в течение года дел (томов, частей).

В четвертой графе указывается срок, в течение которого каждое из дел хранится. Эти сроки установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов.

В пятой графе вписываются различные примечания к делу. Это может быть любая дополнительная информация, например, о том, что дело представляет собой заверенные копии документов или оригинальный документ.

После заполнения всех граф, проект документа должен быть заверен руководителем отдела, а далее он передается в службу ДОУ организации. Вся работа со старой номенклатурой должна быть проделана до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года дела формировались по новой, актуализированной номенклатуре.

Что включает в себя номенклатура дел отдела кадров

Номенклатура дел отдела кадров включает в себя следующие документы:

1. Нормативно-правовые акты, приказы и распоряжения по вопросам кадрового обеспечения
2. Локальные нормативные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции)
3. Организационные документы: журнал ознакомления с локальными нормативными актами, журнал учета трудовых договоров, журнал учета приказов по личному составу, штатное расписание, график отпусков. Сюда же относится табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих из других организаций в командировки.
4. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений: трудовые договоры, приказы по личному составу, документы по оформлению командировки, личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС) на каждого работника, трудовые книжки и прочие документы.

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения - либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

Как составить номенклатуру дел?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее - Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее - Основные правила).

Первый этап составления номенклатуры - это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей - у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

Второй этап - заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел

Заполняем графы номенклатуры дел

• порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
• порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например , порядковый номер отдела кадров организации - 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения - 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например , Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство "Сенатор"», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда . Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

Графа 3 «Количество дел» . Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведе нием и выверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров - не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых - учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел - это:

• обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
• обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

• 24-21 «Переписка с ООО "Адвокат" по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
• 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
• 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратиет внимание!

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например , если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например , в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. - 25-06» .

Выводы:

1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать - до конца декабря.
2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
   • вновь заведены в уходящем году;
   • не будут вестись в подразделении в будущем году.
3. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

В марте 2016 года вступила в силу новая статья Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которая не только сократила срок хранения многих документов по личному составу с 75 лет до 50, но и ввела новую технологию работы. Как ее реализовать на практике, официально пока не разъяснили. Но выполнять требования закона нужно уже сейчас. Разбираемся, как «закрывать» номенклатуру дел за 2016 год (надо ли в ней что-то менять, как заполнять итоговую запись?). Как составлять номенклатуру дел на 2017 год (предлагаем решение, как это лучше сделать, и показываем примерную номенклатуру дел отдела кадров). Определимся, где формируются и будут храниться документы по личному составу, а также внесем изменения на обложки дел.

Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» скорректированы сроки хранения документов по личному составу путем внесения в статьи 22.1.

В статье устанавливается новый критерий определения сроков хранения документов по личному составу - 2002 / 2003 гг. как условная граница при установлении 50-летнего или 75-летнего сроков хранения . Но на этом изменения не заканчиваются.

Необходимо еще обратить внимание на то, что теперь коммерческие организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить свои кадровые документы столько же, сколько госструктуры (т.к. они помещены вместе в единый пункт внутри ч. 1 и 2 ст. 22.1) – там используется формулировка «в течение» 75 / 50 лет. А остальные коммерческие организации должны хранить эти документы «не менее» 75 / 50 лет (пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1). В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Таким образом, основная функция обеспечения социальных и пенсионных прав граждан / работников фактически возлагается на работодателей .

Подробнее о новых сроках хранения документов по личному составу читайте в статье: «Сроки хранения документов по личному составу »

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года , хранятся:

в течение 75 лет

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года , хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Пока отсутствуют разъяснения Росархива о том, как государственные и муниципальные архивы, по графику принимавшие документы по личному составу, должны теперь исполнять договоры, уже заключенные с организациями – источниками комплектования.

Кроме того, если филиалы и представительства территориально распределенной организации ранее могли передавать документы по личному составу в государственные или муниципальные архивы по месту регистрации обособленного подразделения (на основании договоров и по графикам), то в связи с новой нормой Закона № 125-ФЗ «головная» организация, очевидно, должна будет организовать хранение документов по личному составу уволенных работников своих территориальных подразделений, если она не ликвидируется и продолжает функционировать.

Это, действительно, требует разъяснений либо корректировки нормативной базы, которых мы ожидаем в начале следующего 2017 года. Но даже при отсутствии официальных разъяснений по применению действующего законодательства его нормы должны соблюдаться! Что можно и нужно сделать уже сейчас?

Где формируются и хранятся документы по личному составу?

В соответствии с Законом № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы, но обязаны осуществлять архивное хранение документов.

Поэтому, если в организации создан архив как структурное подразделение , то в раздел Положения об архиве, где устанавливается состав документов, которыми он комплектуется, необходимо внести соответствующее упоминание документов по личному составу с указанием временной границы при определении сроков их хранения.

Пример 1

Фрагмент Положения об архиве

Свернуть Показать

Архив организации осуществляет архивное хранение и комплектуется:

• – организационными документами по всем направлениям деятельности;
• – распорядительными документами по основной деятельности;
• <. . .>
• – документами по личному составу, созданными до 2002 года включительно;
• – документами по личному составу, созданными начиная с 2003 года;
• <. . .>

Если архив как структурное подразделение не создается , то ответственность за архивное хранение документов по личному составу должна быть возложена на другое подразделение и его сотрудников персонально. Это оформляется приказом первого руководителя, который отвечает по должности за организацию текущего оперативного и архивного хранения документов компании.

Обычно ответственной за документы по личному составу назначается кадровая служба и один из ее сотрудников , на которых новый вид ответственности за архивное хранение документов по личному составу может возлагаться одновременно с «привычной» ответственностью за ведение трудовых книжек и личных дел работников, за обработку и сохранность персональных данных.

Пример 2

Свернуть Показать

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на начальника отдела кадров Карпову М.В. (замещающий в случае временного отсутствия – заместитель начальника Управления персоналом Сокова Н.А.) ответственность за ведение трудовых книжек работников, формирование и ведение личных дел, обработку и сохранность персональных данных, а также за архивное хранение и обеспечение сохранности документов по личному составу.

Если архив не создается как структурное подразделение, ответственность за архивное хранение документов организации может возлагаться и на одного из сотрудников службы делопроизводства (а в небольшой организации – на секретаря) или сотрудника отдела кадров.

Пример 3

Распорядительный пункт приказа о возложении ответственности за архивное хранение кадровых документов

Свернуть Показать

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на старшего специалиста отдела ДОУ Кузнецову С.Л. (замещающий в случае временного отсутствия – начальник отдела ДОУ Морозова Н.С.) ответственность за архивное хранение и обеспечение сохранности документов архивного фонда организации, включая документы по личному составу.

Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностные инструкции сотрудников (заручившись их письменным согласием на это):

• кадровой службы или службы делопроизводства (секретаря) и
• лиц, замещающих ответственных сотрудников в случае их временного отсутствия.

Необходимо учитывать также, что в понятие «документы по личному составу» включаются документы о заработной плате и других вознаграждениях (табели учета рабочего времени, лицевые счета, сведения индивидуального персонифицированного учета, карточки по учету доходов и налогов на доходы, расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов и т.п.), которые ведет бухгалтерия . Поскольку архивное хранение документов по личному составу целесообразно организовать все-таки централизованно (под ответственностью кадровой службы или службы делопроизводства / секретаря), предстоит решить вопрос взаимодействия подразделений в этом процессе. Рекомендуем установить, в каком виде (конечно, лучше в обработанном и оформленном), в какие сроки (составляется график) и в сопровождении каких учетных документов (возможны как опись дел по личному составу, составляемая бухгалтерией, так и простая сдаточная опись) документы о расчетах по оплате труда бухгалтерия будет передавать на архивное хранение в архив или в кадровую службу / службу делопроизводства.

Номенклатуры дел на 2016 и 2017 годы

Для разработки номенклатуры дел на очередной календарный год служба делопроизводства, как известно, использует свой рабочий экземпляр, в который в течение текущего года вносит необходимые изменения и уточнения, конкретизирует заголовки дел, занимает резервные номера, ведет таблицу соответствия индексов дел при изменении структуры организации и т.п. Новые сроки хранения документов по личному составу должны быть отражены в рабочем экземпляре номенклатуры дел 2016 года уже со времени вступления в силу анализируемых нами изменений в Законе № 125-ФЗ – это 13 марта 2016 года. И если срок хранения 75 лет в ряде случаев меняется на 50-летний, то более короткие сроки (10 лет, 5 лет, 3 года и т.д.) остаются неизменными.

Например, при наличии сотрудников, принятых на работу в 2002 году и ранее, сроки хранения их личных дел и лицевых счетов будут отличаться от сроков в отношении работников, принятых на работу позже.

Пример 4

Фрагмент номенклатуры дел за 2016 год коммерческой организации (с комментариями, выделенными оранжевым цветом)

Свернуть Показать

Из Примера 4 ясно, что в номенклатуре дел на 2017 год тоже необходимо будет отразить изменение сроков хранения по условной временной границе – 2002 / 2003 год (т.е. ряд дел как бы раздваивается) .

Но документы по личному составу уволенных работников, созданные до 2002 года включительно и подлежащие долговременному (свыше 10 лет) хранению, при современной текучести кадров уже давно должны были быть внесены в описи дел по личному составу и переданы в архив (ведь обычно они оформляются и передаются туда в течение одного-трех лет после увольнения). И в этом случае самым актуальным становится совершенно иной вопрос: требуется ли переоформление уже составленных описей дел по личному составу и сформированных дел в связи с изменением сроков их хранения? Закон обратной силы не имеет (по крайней мере не должен иметь), однако необходимость в разъяснениях со стороны Росархива остается.

При формулировании заголовков дел в номенклатуре дел указание временной границы 2002 / 2003 гг. может оказаться не обязательным, если сама организация образована после 2002 года, т.е. ранее кадровых документов не создавала. Тогда уточнению будет подлежать лишь срок хранения тех категорий документов по личному составу, у которых он меняется на 50 лет (со ссылкой на ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ) с привычных 75 (что было установлено ПТУД).

Правила составления итоговой записи к номенклатуре дел на 2016 год , которая выполняет учетную функцию, формально могут не меняться. Ведь оба срока хранения документов по личному составу (75 лет, как было раньше, и 50 лет, в связи с изменениями Закона № 125-ФЗ) относятся к срокам временного (свыше 10 лет) хранения. В итоговой записи предусматривается указание общего количества дел подобного срока хранения за год, в том числе переходящих (личные дела, книги и журналы учета и т.п.). См. Пример 5.

Только отметка «ЭПК» в итоговой записи к номенклатуре дел в настоящее время по отношению к документам / делам по личному составу должна быть заменена отметкой «ЭК» , т.к. экспертиза ценности в соответствии с законодательными требованиями будет проводиться в организации после истечения 75-летнего или 50-летнего сроков фактически долговременного ведомственного хранения документов по личному составу.

Пример 5

Свернуть Показать

При разработке номенклатуры дел на 2017 год рекомендуем обратить внимание на 3 важнейших фактора:

В Примере 6 покажем формулировки заголовков дел и их систематизацию, правильные сроки хранения в проекте номенклатуры дел кадровой службы коммерческой организации на 2017 год. При этом обратите внимание, что:

• при определении сроков хранения дел применяется как ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ, так и ПТУД;
• 75-летний срок хранения, предписанный в ПТУД для документов по личному составу, мы уменьшаем до 50 лет согласно Закону № 125-ФЗ. Но у нас в кадровой службе есть и другие документы, например организационные, для которых предписанный в ПТУД срок хранения в 75 лет остается в силе (см., например, дела 03-06, 03-08 и 03-09 в Примере 6);
• более короткие сроки хранения кадровых документов (10 лет, 5 лет, 3 года и т.д.) по ПТУД остаются актуальными и отражаются в номенклатуре дел неизменными (см., например, дела с индексами 03-20, 03-45, 03-66 в Примере 6);
• для ряда документов постоянный срок хранения, предписанный ПТУД, будет соблюдаться в иных подразделениях организации (например, в службе безопасности или службе делопроизводства), а в кадровой службе мы будем хранить их меньше (см., например, дела с индексами 03-04, 03-66, 03-67);
• кроме того, постоянный срок хранения по ПТУД на деле означает срок хранения «До ликвидации организации».

Пример 6

Свернуть Показать

Уточнение сроков хранения на обложке дела

С учетом требований к защите персональных данных личные дела целесообразно формировать на каждого сотрудника отдельно, и в процессе оформления личных дел уволенных при подготовке их к сдаче в архив не объединять несколько личных дел в одно, даже если оно не превышает по объему лимит в 250 листов, т.е. не сшивать несколько личных дел вместе по году увольнения.

Личные дела сотрудников в металлическом шкафу в кадровой службе (или у секретаря) всегда делились на два массива:

1. Уволенных сотрудников, личные дела которых еще не переданы в архив.
2. Работающих сотрудников. Эту группу дел теперь необходимо разделить также на две части:
   1. Работающих начиная с 2003 года (документы в них создавались начиная с этого года и подлежат хранению 50 лет, согласно ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
   2. Принятых на работу в 2002 году и ранее (их будем хранить, как и предполагалось первоначально, 75 лет).

У группы 2.1 личных дел на обложках необходимо организовать внесение уточнений со ссылкой на Закон № 125-ФЗ так, как это показано в Примере 7 (выделено оранжевым цветом).

Аналогично нужно поступить со всеми делами, для которых этот закон скорректировал срок хранения. Чтобы много раз не вписывать вручную длинный текст, для ускорения процесса можно использовать самонаборный штамп.

Полистать демо-версию печатного журнала

Что такое номенклатура дел отдела кадров?

Чем больше компания, тем выше документооборот в отделе кадров. Но и в небольших организациях уже на этапе приема нового сотрудника на работу от него требуется определенный набор документов, формирующий личное дело. Опять же чем дольше работает компания, тем больше скапливается документов, подлежащих длительному хранению.

Весь этот массив документации может быть просто разобран на папки (и это уже система, хоть и пока неформальная). А вот для облегчения ориентирования составляются оглавление, перечень, краткое описание. Квалифицированный кадровый служащий составляет номенклатуру дел. Такой подход, с одной стороны, характеризует сотрудника как профессионала, с другой — облегчает документооборот в компании, а значит, и работу этого сотрудника.

В законодательстве дается следующее определение номенклатуры дел — это систематизированный перечень наименований дел, имеющий утвержденную форму. Номенклатура дел в отделе кадров — это, соответственно, перечень дел, проходящих через отдел.

Систематизация облегчает процесс сбора документов, оформления их для хранения и, естественно, поиск нужных бумаг. Наличие номенклатуры делает проще ввод в курс дела нового сотрудника отдела кадров. После закрытия компании благодаря наличию номенклатуры можно достаточно быстро отделить документы, которые необходимо сдать на хранение, от остальной массы и произвести саму передачу.

Такое количество плюсов у ведения номенклатуры дел в отделе кадров позволило распространиться этой практике среди частных компаний, для которых не предусмотрена эта обязанность на законодательном уровне. Что касается минусов, они проявляются только в тех случаях, когда в компании уже успело накопиться множество документов, и их необходимо систематизировать, а на это может потребоваться большое количество трудочасов, а иногда и трудодней.

Структура номенклатуры дел (образец)

Предусмотрено 3 типа номенклатуры:

• типовая;
• примерная;
• индивидуальная.

Типовая номенклатура составляется для нескольких однотипных организаций. В примерной номенклатуре указывается примерный состав дел, которые могут в нее попасть. А индивидуальная номенклатура учитывает специфику деятельности конкретной организации и составляется под реальный документооборот.

Такая классификация применяется к номенклатуре государственных и муниципальных организаций, где она является обязательным инструментом в работе отдела кадров. Но кадровые работники частных компаний часто перенимают все наработки в делопроизводстве, которые уже унифицированы и проверены, в том числе и структуру номенклатуры.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения	Примечание
	Приказы по личному составу
	Должностные инструкции
	Личные дела работников
	Личные дела руководителей		Постоянно
	Трудовые договоры
	Трудовые книжки		До востребования

Не знаете свои права?

Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы.

Графа «Индекс дела»

Почему не номер? Потому что чаще всего содержит в себе 2 блока:

• номер отдела, как он представлен в структуре компании;
• номер группы документов, которые в него входят.

Если в компании разрабатывается номенклатура дел только для отдела кадров, то в первой колонке нет смысла отображать нумерацию отделов, только номер группы документов.

Графа «Заголовок дела»

Здесь отображается состав документов, входящих в дело.

Графа «Количество дел»

Эта графа остается незаполненной на момент утверждения номенклатуры на год, и уже по окончании календарного года, после подведения итогов, сюда вносится число заведенных в год дел.

Графа «Срок хранения»

Тут содержится информация о том, сколько лет должны храниться документы, попавшие в номенклатуру.

Графа «Примечание»

Эта графа оставляется для пометок, например, нужно указать, что в деле содержатся только копии документов или оно вообще есть лишь в электронном виде.

Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Составление номенклатуры дел — это часть архивной работы. Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.

Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу. А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел.

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Раздел 3.4 Основных правил работы архивов посвящен номенклатуре дел. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать. А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях. Приложение 7 — это сводная номенклатура организации, а приложение 8 — номенклатура отдельного структурного подразделения.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Составление номенклатуры — это действие, которое сотрудник отдела кадров выполняет единожды. Впоследствии уже разработанная номенклатура уточняется либо в нее вносятся изменения. Но для этого изначально номенклатура должна быть разработана с учетом возможности внесения правок.

Поэтапно процесс разработки выглядит следующим образом:

• анализ массива документов, проходящих через отдел кадров;
• выделение групп документов, которые должны войти в номенклатуру;
• заполнение формы номенклатуры.

Разработкой номенклатуры обычно занимаются в конце года. Так, для 2018 года номенклатура разрабатывается в декабре 2017-го.

После того как сотрудник отдела кадров подготовил проект номенклатуры, он должен быть утвержден. Процесс согласования и утверждения зависит от типичной для компании схемы принятия локальных нормативных актов. Например, на проекте может понадобиться собрать визы начальника отдела кадров и специалиста из юридического отдела. И только после этого документ попадает на утверждение к руководителю компании.

Утверждение номенклатуры может быть связано не только с проставлением подписи руководителя на форме, но и с выдачей отдельного приказа. Чаще такой способ используют, если нужно утвердить сводную номенклатуру, вмещающую в себя номенклатуры всех структурных подразделений.

Внесение изменений в утвержденную номенклатуру дел

Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.

Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.

Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.

Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.

Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.

Уточнение номенклатуры дел на следующий год

Каждый год номенклатура дел пересматривается. Это необходимо, чтобы список дел всегда был актуальным. Сотрудником отдела кадров анализируется действующая номенклатура и направления документооборота, после чего в нее вносятся новые группы и удаляются более не используемые.

Изменяться могут и названия самих групп. Это может быть связано, например, с переименованием ведомства, с которым ведется переписка. Тогда такое изменение должно быть отображено и в номенклатуре.

И уже с учетом всех изменений номенклатура дел утверждается на новый календарный год. Опять же если для этого нужен отдельный приказ, то он издается в обязательном порядке.

Разработанная и утвержденная номенклатура дел в отделе кадров компании является признаком того, что документооборот был систематизирован, а сотрудники отдела имеют под рукой перечень документов, разбитых на группы для удобства хранения и работы с ними. Для разработки номенклатуры используются способы и методы, применяемые в архивном деле. Ежегодно номенклатура подлежит пересмотру и переутверждению, чтобы сохранялась актуальность в ведении дел. Используется номенклатура как для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, так и для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

← Вернуться