Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями. В настоящее время основными видами распорядительных документов являются: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:
- организационным;
- планирования производства;
- строительства, материально - технического снабжения;
- сбыта;
- финансов и кредита;
- труда и заработной платы.
Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного их издания. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Схема подготовки распорядительных документов следующая:
- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
- согласование текста и его подписание;
- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями. Основным распорядительным документом является приказ. Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказами оформляются:
- порядок деятельности предприятия;
- решения и поручения по организации работы;
- организационные мероприятия;
- итоги работы;
- результаты ревизии.
Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами. Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:
- изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно - справочных документов предприятия;
- подготовку текста документа;
- согласование текста документа;
- подписание приказа;
- доведение до сведения исполнителей.
Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу. Текст приказа состоит из двух частей:
- констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;
- распорядительной.
Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается. Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации. Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ. К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ. Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.
Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом "Согласование". Реквизиты приказа:
- название организации;
- наименование вида документа - ПРИКАЗ;
- дата, номер;
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- визы согласования.
С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки. Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы. Констатирующая часть текста пишется полностью. Реквизиты выписки из приказа:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации;
- наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
- дата, номер (те же, что и у приказа);
- место составления;
- заголовок;
- часть текста;
- подпись (кроме личной подписи);
- заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).
Приказы оформляются на общих бланках.
Следующим видом распорядительного документа является распоряжение. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Выделяют следующие виды распоряжений:
А) длительного действия; б) касающиеся конкретного вопроса.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях". Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата, номер;
- место издания;
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- отметка о согласовании.
Текст оформляется на бланке формата А4. Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами. Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.
Еще один вид распорядительного документа - указание. Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера. К вопросам организационно - методического характера относятся следующие:
а) организация исполнения приказов;
б) организация исполнения инструкций.
Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение...", "В целях...", "В соответствии...".
Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации;
- наименование вида документа;
- дата, номер;
- место издания;
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- отметка о согласовании.
Следующий вид распорядительного документа - решение. Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр решения состоит из реквизитов:
- название организации;
- наименование вида документа;
- дата, номер;
- место издания;
- заголовок;
- текст;
- подписи (председатель, секретарь);
- визы.
Следующий вид распорядительного документа - постановление. Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.
Распорядительные документы оформляют и придают юридическую силу всем решениям руководства по управлению предприятием. О видах распорядительных документов и правилах их оформления, рассказывается в данной статье.
Из статьи вы узнаете:
Распорядительные документы: современная классификация
Управленческие решения руководства оформляются с помощью распорядительных документов (далее по тексту - РД). Без их подготовки и издания не обходится деятельность ни одного предприятия, не зависимо от его юридического статуса и формы собственности.
Задачи по управлению предприятием, поставленные руководством, передаются исполнителям посредством РД. Круг решаемых задач охватывает все сферы деятельности фирмы - от административно-хозяйственной до кадровой и организационно-правовой.
Реализация решений, транслируемых с помощью РД, осуществляется с с опорой на существующую в любой компании вертикаль власти - на вершине находится генеральный директор , далее идут руководители структурных подразделений, а затем - непосредственные исполнители. Юридическая сила РД обусловлена тем, что они по сути являются правовыми актами. Вопросы управления организацией - основная область функционирования данных актов.
Непосредственными адресатами РД являются структурные подразделения фирмы, филиалы, дочерние предприятия, непосредственно должностные лица и рядовые сотрудники. Все они являются объектом административно-правовых отношений.
Разумеется, что РД разного ранга и статуса обладают разной юридической силой и разной сферой применения. В современном делопроизводстве принято делить РД на следующие категории, в соответствие с их статусом:
РД федерального уровня. К ним относятся правовые акты, определяющие права и обязанности всех граждан страны, а также акты, устанавливающие правовой статус отношений между исполнительными органами и отдельными организациями и фирмами;
РД муниципального и регионального уровня;
локальные нормативные акты, регулирующие внутренние организационно-правовые вопросы в рамках одного предприятия.
В современной практике ДОУ наиболее часто встречаются РД двух основных групп: издаваемые единолично (т.е. президентом, директором, председателем и т.д.) и издаваемые коллегиально (т.е. муниципальным органом управления, советом директоров, общим собранием акционеров и т.д.). К первой группе относятся приказы, указы , распоряжения, а ко второй - постановления и решения:
Любой РД, независимо от своего статуса и сферы применения должен соответствовать нормам законодательства и не содержать положений, так или иначе вступающих в противоречие с законами Российской Федерации.
Читайте также:
- Внесение изменений в распорядительные документы организаций
- Внесение изменений в распорядительные документы организации
Распорядительный документ: подготовка, составление, оформление
Инструкция по делопроизводству, которая должна быть в каждой компании, регламентирует процедуру подготовки, составления, оформления и издания РД. Каждая операция этой процедуры имеет формальные показатели ее завершенности, прописанные в данной инструкции. Кроме того, данный документ регламентирует требования к оформлению РД, обеспечивающее их юридическую силу.
Процедура подготовки и издания любого РД состоит из четырех последовательных этапов:
Этап № 1.
Формулирование задачи. На данном этапе происходит определение основного вопроса, который призван решить создаваемый документ. Очерчивается круг связанных с ним внутренних документов, изданных ранее, федеральных и региональных законодательных актов, дается определение основным терминами и понятиям.
Этап № 2.
Разработка проекта РД. В зависимости от сложности документа эту часть работы обычно берут на себя несколько специалистов или даже целый отдел. Этап проектирования РД - самый трудоемкий и ответственный. Целесообразно для выполнения этой задачи создание рабочей группы с привлечением необходимых специалистов из других отделов компании, а также ученых, политиков, практикующих политологов и социологов.
Этап № 3.
Обсуждение, внесение дополнений и утверждение проекта РД. В том случае, если разрабатываемый документ является коллегиальным, то на данном этапе в работе принимает участие весь коллегиальный орган. Если документ принимается на принципах единоначалия, то проект утверждается тем человеком, который будет его подписывать.
Этап № 4.
Иногда проект после утверждения требует внутреннего или внешнего согласования , который формально выражается в получении все необходимых согласующих виз (вышестоящих инстанций, организаций-партнеров или руководителей тех структурных подразделений, чьи интересы он затрагивает). После всех необходимых процедур РД подписывается, доводится до сведения заинтересованных сторон и вступает в силу.
Типовая структура содержательной части распорядительной деловой бумаги обычно сострит из двух разделов:
Преамбула или констатирующая часть. Здесь дается обоснование издания РД. Это может быть событие, факт или пересказ акта вышестоящей инстанции, во исполнение которого издается данный документ. В последнем случае в тексте преамбулы должна быть ссылка на этот акт.
- в приказе : приказываю;
- в распоряжении: предлагаю, обязываю;
- в решении: решает (решил);
- в постановлении : постановляет (постановил).
В том случае, если распорядительная часть содержит указание на необходимость выполнения несколько действий разными исполнителями, то она разбивается на пронумерованные арабскими цифрами пункты, каждый из которых строится по следующей схеме:
- что сделать (подготовить, разработать, организовать);
- кому сделать (главному бухгалтеру, руководителям структурных подразделений, директорам заводов и т.д.)
- к каком сроку (должен быть указан срок, соответствующий объему планируемых работ, при определении срока необходимо включать в него время доведения распорядительных указаний до исполнителей). Иногда в РД указывается один общий срок для всех предписываемых действий, но чаще для каждой задачи устанавливается свой конкретный срок).
В последнем пункте решений, приказов и распоряжений следует дать указание на ответственного за исполнение данного РД.
Распорядительные документы: сферы применения
Примерами таких управленческих вопросов могут быть создание, ликвидация или организация компании, внесение изменений в устав, штатное расписание, должностные обязанности и др. Каждая из приведенных ситуаций предполагает издание РД соответствующей формы и обладающего необходимой юридической силой.
Выше уже отмечалось, что РД не должен противоречить действующим нормативно-правовым актам , но, кроме того, он должен содержать весь набор необходимых реквизитов, в состав которых входят:
- для государственных организаций - герб РФ;
- для все остальных - логотип компании;
- название предприятие и его краткое наименование;
- название РД (приказ, распоряжение и т.д.);
- регистрационный номер РД;
- место составления;
- основной текст;
- подписи сторон;
- отметки о согласовании.
Еще раз следует подчеркнуть, что для многих РД обязательной процедурой для вступления их в юридическую силу является не только подпись, но и наличие всех необходимых согласующих виз.
Процесс согласования и визирования осуществляете до того момента, как РД будет подписан. Этим вопросом занимается непосредственно лицо, разрабатывавшее проект РД, а также руководитель структурного подразделения, отвечающего за разработку документа. Визу о согласовании должны поставить все заинтересованные стороны, вышестоящие инстанции и должностные лица, упомянутые в тексте.
Например, для реализации распорядительной части документа необходимо финансовое обеспечение. В таком случае, РД поступает на согласование к руководителю финансового отдела.
Иногда возникают ситуации, когда проект документа не получает согласия одной из заинтересованных сторон. В этом случае, на его первой странице должно быть дано заключение об отказе и дано его обоснование.
Выше уже отмечалось, что РД, издаваемые коллегиально, должны быть согласованы на соответствующих заседаниях тех органов, которые их разрабатывает. В ходе обсуждения текст проект может быть изменен или дополнен.
РД вступает в законную силу только после того, как его содержание будет доведено до всех заинтересованных сторон и исполнителей.
Такое ознакомления осуществляется путем тиражирования РД и рассылки адресатам. В каждом рассылаемом экземпляре должно быть указание на дату вступления документа в силу и срок его действия.
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно издавать распорядительные документы.
Распорядительные документы – это документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Они оформляют административную деятельность организации (предприятия) и могут издаваться на правах коллегиального управления либо на правах единоначалия.
Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры организации, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации различными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, выражающим конкретные юридически властные предписания субъектам управления. Конкретность этих предписаний проявляется в том, что:
1) с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
2) их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники;
3) они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
1) правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных образований;
3) правовые акты организаций.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов . Их подразделяют на:
1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
2) акты межведомственного характера;
3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.
Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органов исполнительной власти, утвержденной приказом Министра культуры и массовых коммуникаций 8 ноября 2005 г. № 536.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
1) необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
2) необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
Распорядительные документы, с точки зрения принятия решений, могут издаваться коллегиальными органами управления, органами управления, действующими на основе единоначалия и совместно несколькими органами управления.
В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых коллегиальным органом при обсуждении вопросов на своих заседаниях. Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.
На основе коллегиальности действуют федеральные и региональные органы исполнительной власти, комитеты и комиссии, коллегии министерств, органы местного самоуправления, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов управления особое место занимают совещательные по своему статусу органы управления. Решения совещательных органов управления носят рекомендательный характер. Это значит, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа управления.
К распорядительным документам, принимаемым коллегиальными и совещательными органами управления, относят постановление и решение.
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы:
1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;
2) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;
3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;
4) принятие решения по рассмотренным материалам;
5) оформление протокола заседания;
6) издание распорядительного документа;
7) доведение решения до исполнителей.
На первом этапе происходит сбор информации по вопросу, ее анализ и оформление аналитической справки. Эта работа проводится в соответствии с планом работы коллегиального органа специалистами соответствующих структурных подразделений.
Аналитическая справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы, быть согласованной со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписанной руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение.
Наряду с аналитической справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения должен содержать обоснование решения и распорядительную часть.
На втором этапе подготовленные аналитическая справка и проект решения за 10–15 дней до заседания коллегиального органа управления передаются секретарю коллегиального органа управления. Секретарь размножает представленные материалы и рассылает их членам коллегиального органа для предварительного изучения.
На третьем этапе председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами и проводит организационные мероприятия по подготовке заседания коллегиального органа управления.
Четвертый этап реализует обсуждение представленных материалов на заседании коллегиального органа и принятие его членами коллегиального органа в представленном виде либо с изменениями, внесенными в ходе предварительного рассмотрения и обсуждения.
Пятый этап отражает специфику деятельности коллегиального органа управления и заключается в фиксации хода заседания путем оформления протокола заседания коллегиального органа управления. Протокол проходит стадию согласования с докладчиками и выступавшими и подписывается председателем и секретарем заседания коллегиального органа управления.
Шестой этап – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа в виде постановления или решения. При этом, решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа а фиксируются только в протоколе заседания коллегиального органа. Такие решения называются протокольными и доводятся до исполнителей выписками из протокола заседания коллегиального органа.
Распорядительный документ подписывается либо всеми членами коллегиального органа, либо председателем коллегиального органа и доводится до исполнителей. Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления и повышает персональную ответственность руководителя за принятое решение.
На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций.
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, также наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации.
В условиях единоличного принятия решений распорядительными документами являются приказы, распоряжения, указания.
Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:
1) инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);
2) сбор и анализ информации для принятия решения;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования;
6) принятие решения (подпись распорядительного документа);
7) доведение распорядительного документа до исполнителей.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с планом или программой деятельности), по поручению руководства организацией, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений (либо группой специалистов разных структурных подразделений, либо временной комиссией) на основе сбора и анализа объективной, достаточной и своевременной информации для выработки управленческого решения.
Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.
Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке организации, а на стандартном листе бумаги по правилам оформления распорядительного документа. При этом, на верхнем поле справа проставляется слово «Проект».
Согласование проекта документа подразумевает визирование или внешнее согласование документа с заинтересованными лицами или организациями. Если согласующих инстанций много, то внешнее согласование документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования». Визирование документа (внутреннее согласование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений, главными и ведущими специалистами организации, юридической службой и с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования (визирования) распорядительного документа могут быть высказаны замечания или дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В этом случае при согласовании (визировании) на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты поставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прилагается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта документа для доработки документа.
Доработанный проект документа оформляется на бланке организации и вместе листом согласования, особыми мнениями и замечаниями передается руководителю для принятия управленческого решения (на подпись).
Если проект документа готовился по поручению вышестоящей организации, то его оформление производится на стандартных листах бумаги, направляемых в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Принятие решения – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.
Постановление – это акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.
Постановлением называется также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа.
Для оформления постановления используются следующие реквизиты: наименование коллегиального органа – автора документа; наименование вида документа, дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.
Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
Образец оформления постановления приведен в приложении 12, 13.
Решение – это акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами управления организаций и предприятий для разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями именуются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.
Текст постановления или решения состоит из констатирующей и распорядительной частей, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», а в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.
В констатирующей части указывается цель издания постановления. Она может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Распорядительная часть, как правило, состоит из пунктов, содержащих нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретные поручения, включают наименования организаций, которым дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.
Образец оформления решения приведен в приложении 16, 17.
Приказ – это акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом управления.
В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.
По назначению и правилам оформления различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждения и изменения структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при регулировании вопросов финансирования, материально-технического, научно-технического и других обеспечений, организации выполнения задач, стоящих перед органом управления организацией.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и другие вопросы управления персоналом.
Приказы оформляются на бланке приказа и имеют следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок к тексту является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий или основание и цель издания документа. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, то в констатирующей части указывается его название, дата и номер.
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа. Каждое поручение распорядительной части оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания или поручения они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с указанием конкретного срока исполнения. Если предписываемое действие носит постоянный характер, то срок исполнения этого действия не указывается.
Последним пунктом приказа является пункт, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за контроль исполнения приказа, его инициалы и фамилия.
Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением правил оформления официальных документов. В тексте проекта приказа необходимо:
1) увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
2) излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
3) указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
4) обеспечить юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем организаций;
5) указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу к какой-либо своей части.
Проекты приказов визируются всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются в нижней части последнего листа приказа либо на его обороте.
Согласованный и завизированный проект приказа оформляется на бланке организации и представляется на подпись руководителю организации, или лицу, официально исполняющего его обязанности в случае длительного отсутствия руководителя.
Если к приказу имеются приложения, в соответствующих пунктах приказа даются ссылки на них.
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» и указывается к какому пункту приказа оно относится.
Образец оформления приказа приведен в приложении 18, 19.
Распоряжение – это акт, издаваемый единолично руководителем органа коллегиального управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указывается причина или цель издания распоряжения, а в распорядительной – предписываемые действия.
Образец оформления распоряжения приведен в приложении 14, 15.
Указание – это акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте, разделяющими констатирующую и распорядительные части являются «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, то указывается адресат или оформляется список рассылки документа.
Образец оформления указания приведен в приложении 22, 23.
Читайте также:
|
Понятие «распорядительные документы». Констатирующая и распорядительная часть распорядительная документа. Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. Документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решений. Приказы: по основной деятельности, по организационным вопросам, по личному составу. Указания. Распоряжения. Постановление. Решение.
Распорядительные документы – документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.
Основную нагрузку несет распорядительная часть.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ – приказы.
ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»
Виды распорядительных документов:
1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.
Различают приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.
Приказы по организационным вопросам издают в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и (или) введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов); при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (советов, правлений, комиссий и др.).
Приказ по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности предприятия, его материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
Приказы по личному составу (кадровые) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, командирование, вынесение взысканий и поощрения.
Приказы оформляют на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Они содержат следующие обязательные реквизиты:
11 – дата документа;
18 – заголовок к тексту;
20 – текст документа;
22 – подпись;
24 – визы согласования документа;
27 – отметка об исполнителе;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Проекты приказов составляют на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Он строится по схеме «О чем?», например:
«Об утверждении штатного расписания»
Текст приказа состоит из двух частей: вступительной и распорядительной, разделяемых словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Во вступительной части дают обоснование предписываемых действий. Если основание к изданию приказа – законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указывают его название, дату, номер:
«На основании решения Общего собрания акционеров об увеличении уставного капитала общества (протокол от 18.03.2010 № 1)
ПРИКАЗЫВАЮ…
Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
2. Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.
К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:
– Организация исполнения приказов;
– Организация исполнения инструкций.
Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»
распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».
3. Распоряжение – документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.
4. Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.
Формуляр постановления имеет следующие обязательные реквизиты:
08 – наименование организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
18 – заголовок к тексту;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа.
Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.
5. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т. д.
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем – слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие– исполнитель – срок исполнения.
Формуляр решения имеет следующие обязательные реквизиты:
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
18 – заголовок к тексту;
20 – текст документа;
22 – подпись;
25 – оттиск печати.
Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.
Организационно-распорядительные документы: классификация
Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:
- Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
- Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
- Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.
Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа. 
Общая характеристика
Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы. Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству. Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.
Система распорядительных документов
С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления. Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее. Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.
Типы актов
Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:
Специфика
Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами. В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники. Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.
Основания
Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:
Подготовка актов
Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:
- Изучение вопроса и разработка проекта.
- Согласование.
- Подписание.
Структура
В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа. К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.
Особенности составления
В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: "Постановляет". В распоряжении – "Предлагаю", а в приказе, соответственно, - "Приказываю". Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку. Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. Содержание распорядительной части начинается с новой строчки. В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки. В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора. Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок указывается в самом документе. 
Дополнительно
Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления. Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное. Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.
Важный момент
Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным. Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован. При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются. 
Унификация
Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов. В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.
Заключение
Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг. Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры. К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации. Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями. При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний. 
Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации. Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.