Важную часть нормативной базы деятельности в части подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые органами исполнительной власти федерального уровня.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая архивной службой страны в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). ГСДОУ устанавливает единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях.

Положения ГСДОУ получили развитие в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477

Значительную часть нормативных методических документов по обеспечению управленческой деятельности разрабатывает и распространяет Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Различные ведомства и органы государственного управления также сами разрабатывают и применяют аналогичные документы, разработанные другими организациями, с учетом специфики той или иной сферы деятельности.

В связи с этим следует упомянуть Межкорпоративный стандарт «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления» (разработка Гильдии управляющих документацией), получивший статус национального стандарта (ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»).

Важное значение имеют «Европейские типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Спецификация MoReq» (утв. Европейской Комиссией - руководящим органом Евросоюза), вторая версия которых (MoReq2 ) получила распространение и в Российской Федерации. В настоящее время разработана и апробируется версия MoReq2010.

На основе рассмотренных правовых актов и нормативных методических документов в организации или учреждении разрабатываются нормативные документы (положения, инструкции, методические указания и рекомендации), регламентирующие управление документами с учетом конкретных условий.

Контрольные вопросы

• 1. Какие статьи Конституции Российской Федерации определяют основные права и обязанности субъектов в сфере информационных отношений и каково их содержание?
• 2. Какие законы относятся к системообразующим (рамочным) в области информации и информатизации?
• 3. В каком федеральном законе определены правовые основы стандартизации?
• 4. В чем отличие технического регламента от национального стандарта?
• 5. Какие национальные стандарты (ГОСТ) имеют отношение к управлению документами?
• 6. В чем состоят различия в правилах оформления документов между стандартами ISO и российскими национальными стандартами?
• 7. В чем назначение классификаторов технико-экономической и социальной информации и какие классификаторы входят в состав Единой системы классификации и кодирования?
• 8. В чем назначение унифицированных систем документации (УСД) и каков состав общероссийских УСД?
• 9. Каково назначение Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ)?

• Текст правил приводится в редакции от 15.06.2009, поскольку изменения в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» не имеют принципиального значения для организации документационного обеспечения управления, так каккасаются только исполнительной власти. Кроме того, в основном, они относятся к так называемому электронному документообороту с неустоявшимися терминологией и практикойреализации.

Акт обследования объекта – документ, который может составляться по самым разным поводам, таким как предстоящая передача в аренду, капитальный ремонт здания, передача объекта под охрану, снятие с учета, ввод в эксплуатацию, купля-продажа и т.д. Независимо от того, что именно послужило причинно написания акта, в нем обязательно фиксируется состояние объекта на момент проведения обследования, а также описываются меры, которые могут быть приняты к устранению найденных дефектов, повреждения и поломок.

ФАЙЛЫ

Акт может составляться в отношении объектов совершенно различного назначения, в том числе жилых и нежилых зданий и сооружений, движимого и недвижимого имущества и т.д.

Обычно обследование носит визуальный характер, но при необходимости, некоторые элементы и детали объекта могут быть подвергнуты более тщательному (а том числе лабораторному) исследованию.

Кто пишет акт обследования объекта

Составлением данного акта занимается специальная независимая комиссия, поэтому, первое, что следует сделать для обследования объекта – назначить членов комиссии, в составе не менее двух человек. Эти люди должны обладать достаточной квалификацией, чтобы произвести обследование и оценку на требуемом уровне, при этом, по возможности к работе следует привлечь специалиста из организации, профессионально занимающейся экспертизой состояния подобных объектов. Кроме того, в комиссии желательно включить представителя заинтересованной стороны.

Фамилии всех членов комиссии должны быть вписаны в документ, с указанием выбранного председателя.

Как правильно составить акт: основные моменты

Унифицированного образца акта нет, поэтому составлять его можно в свободном виде. Во многом форма акта диктуется целью создания документа и его содержанием. Однако для того, чтобы акт обследования объекта обрел законную силу, при его оформлении следует придерживаться некоторых стандартов.

Документ обязательно должен содержать

• дату составления,
• наименование и адрес местоположения проверяемого объекта,
• его состояние (по необходимости),
• цели, которые преследует обследование,
• действия, производимые в его рамках,
• а также результат.

Если в процессе обследования выявляются какие-то повреждения, поломки, дефекты (неважно, внешние или внутренние), их тоже надо отразить в документе (по возможности, с указанием причин, приведших к их появлению). В тех случаях, когда речь при обследовании ведется об объектах капитального строительства, особое внимание следует уделить несущим конструкциям. В заключение акта нужно прописать рекомендации , данные комиссией для устранения обнаруженных недочетов.

Если кто-то из членов комиссии не согласен с внесенными в акт сведениями или выводами, он должен написать свое аргументированное, обоснованное мнение в этом же документе отдельным пунктом.

При необходимости к акту могут прикладываться различные подтверждающие его содержание документы (в т.ч. фотографии, ссылки на видео, свидетельства независимых источников), которые оформляются в виде приложений и обязательно регистрируются в самом акте.

Акт обследования объекта составляется на бумажном носителе не менее чем в двух, а, как правило, даже в нескольких экземплярах (в зависимости от количества заинтересованных сторон). Он может быть заполнен как от руки, так и напечатан на компьютере, но независимо от того, какой способ оформления будет выбран, каждая его копия должна быть заверена оригиналами подписей членов комиссии. Удостоверять печатями заполненный бланк не нужно.

Образец составления акта обследования объекта

В начале документа заполняем его наименование, затем в строке ниже указывается населенный пункт, в котором производилось обследование, а также дата составления акта.

Основная часть акта

Основная часть акта открывается описанием цели проведения обследования (капитальный ремонт, снятие с учета, передача в аренду и т.п.), со ссылкой на основание (заявление, приказ, распоряжение, судебное постановление и т.п.), потом сюда же вписывается состав комиссии . Каждый ее член должен быть внесен в акт с наименованием должности и указанием организации, которую он представляет.

Далее в документ включается адрес объекта и подробные действия, которые были произведены при его обследовании (желательно отдельными пунктами). После того, как описательная часть акта будет составлена, нужно резюмировать проведенную процедуру. Если в ходе обследования не было выявлено никаких повреждения, объект находится в удовлетворительном состоянии и соответствует всем необходимым нормативам, в акте достаточно ограничится фиксацией этого факта.

При обнаружении недостатков, их нужно тщательно описать и дать рекомендации к их устранению.

В заключении все члены комиссии должны поставить под документом свои подписи.

6.7.1. Все случаи нарушения Правил перевозки почты и заключенных на их основе договоров воздушной перевозки почты оформляются межведомственными актами. Межведомственные акты составляются одновременно с приемом-выдачей почты.
Факты, изложенные в этих актах, подлежат обязательной проверке той стороной, по вине которой произошли нарушения Правил или договора.

6.7.2.. Межведомственный акт составляется в четырех экземплярах: два экземпляра - для предприятия связи, два - для авиапредприятия.

Все экземпляры акта подписываются, заверяются сторонами и имеют равную правовую силу. В акте должны быть указаны все известные на момент составления акта сведения, позволяющие сделать правильное заключение о причинах и факте нарушения договора перевозки.
Акт подписывается двумя уполномоченными работниками предприятия связи и авиапредприятия, должности которых определены в договорах. Подписи заверяются календарными штемпелями предприятия связи и личным штампом работника аэропорта (штампом службы организации перевозок).

Уполномоченный работник авиапредприятия или предприятия связи, несогласный с содержанием акта, обязан подписать межведомственный акт с оговоркой о несогласии. Запрещается отказываться подписания акта этим работникам.
Акты передаются сторонами немедленно после подписания.

6.7.3. Межведомственные акты составляются для удостоверения следующих обстоятельств:

· невыполнения сторонами установленных гарантированных норм загрузки ВС;

· задержки предприятием связи выдачи почты для погрузки в воздушное судно;

· отмены или задержки вылета ВС из начальных пунктов, прекращения начатого рейса, длительных задержек и вынужденных посадок в пути, которые вызывают замедление продвижения почты;

· обнаружения недостачи почтового отправления или вещи при приеме прибывшей с ВС почты;

· установления при приеме почты повреждения или неисправности упаковки почтового отправления.

При повреждении упаковки, перевязей или печатей (пломб) мешков, посылок, контейнеров почтовые отправления и вещи взвешиваются для сличения фактической массы с массой, указанной на ярлыке и в документах.

Для проверки вложения почтовые отправления вскрываются работниками предприятия связи в присутствии представителя аэропорта.

В этих случаях составляется также акт ф. 51 за подписями работников предприятия связи и авиапредприятия, участвующих при вскрытии почтового отправления или вещи.
При составлении акта ф. 51 подробно характеризуется наружное состояние почтового отправления или вещи, указывается масса отправления (вещи) по документам и фактическая, внутреннее содержание (раздельно перечисляется каждый предмет, его состояние, размер, масса, а также общая масса вложения мешка, вещи, масса тары и т. д.).
Подлинный экземпляр акта вкладывается вовнутрь мешка, а при открытой пересылке почтового отправления направляется с документами, к которым приписано данное почтовое отправление;

· получения почты без сопроводительных документов или документов без почты;

· подтверждения факта засылки почты не по месту назначения;

· несоответствия фактической массы почты и массы, указанной в почтовых документах;

· удостоверения факта утраты почтового отправления, установленного в результате возникновения жалобы.

6.7.4. При несоответствии поступившей почты (не страховой) документам (замена одного мешка другим или одной посылки другой) после поименной проверки предприятие связи составляет акт ф. 51 и в месячный срок проводит с авиапредприятием проверку. В случае установления вины авиапредприятия в месте, где составлен акт ф. 51, составляется еще и межведомственный акт.

Устав военизированной горноспасательной части (ВГСЧ ) по организации и ведению горноспасательных работ на предприятиях угольной и сланцевой промышленности (утв. Минтопэнерго РФ и Госгортехнадзором РФ 27 июня 1997 г. N 175/107) (с изменениями и дополнениями).

Инструкция по оформлению горных отводов для разработки месторождений полезных ископаемых (утв. Госгортехнадзором РФ, МПР РФ 31 декабря 1997 г. , 7 февраля 1998 г. NN 58, 56) (с изменениями и дополнениями).

Постановление МПР РФ, Госгортехнадзора РФ от 25 марта 1999 г. N 18/24 ʼʼОб утверждении Инструкции по оформлению горных отводов для использования недр в целях, не связанных с добычей полезных ископаемых ʼʼ.

Приказ МПР РФ и Минтопэнерго РФ от 28 декабря 1999 г. NN 323, 445 ʼʼОб утверждении Правил геофизических исследований и работ в нефтяных и газовых скважинах ʼʼ.

Инструкция о порядке списания запасов полезных ископаемых с учета предприятий по добыче полезных ископаемых (утв. МПР РФ и Госгортехнадзора РФ 18 июля, 17 сентября 1997 г. NN 121-1, 28).

Инструкция по охране окружающей среды при строительстве скважин на суше на месторождениях углеводородов поликомпонентного состава, в т.ч. сероводородсодержащих РД 51-1-96 (утв. Минтопэнерго РФ и Минприроды РФ 25 января, 10 августа 1996 г.).

Перечень технических устройств, применяемых на опасных производственных объектах и подлежащих обязательной сертификации (утв. Госгортехнадзором РФ и Госстандартом РФ 3 и 10 августа 2001 г.).

Приказ Госгортехнадзора РФ и МНС РФ от 4 июля 2003 г. NN 147/БГ-3-09/386 ʼʼОб утверждении Порядка взаимодействия Федерального горного и промышленного надзора России и Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по представлению сведений о предоставлении (переоформлении документов, подтверждающих наличие лицензий, приостановлении, возобновлении, аннулировании) лицензии юридическим лицам в электронном виде ʼʼ.

Письмо МПР РФ и Госгортехнадзора РФ от 16 января 1998 г. NN БЯ-61/171 и 04-35/43 ʼʼО лицензировании пользования недрами ʼʼ.

Письмо МПР РФ и Госналогслужбы РФ от 25 сентября, 7 октября 1998 г. NN ВБ-61/3852, ВП-6-04/703 ʼʼО порядке возмещения убытков при безлицензионном пользовании недрами ʼʼ.

Положение о порядке реализации и использования скважин глубокого бурения на нефть и газ, пробуренных за счёт средств государственного бюджета и числящихся на балансе государственных геологических предприятий (утв. Госкомимуществом РФ, Роскомнедрами, Минтопэнерго РФ и Госгортехнадзором РФ).

Межведомственные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Межведомственные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти" 2015, 2017-2018.

Осуществляемую в рамках их компетенции и направленную на реализацию интересов и прав, обеспечение выполнения обязанностей лиц, ее инициировавших. Ее финансирование осуществляется за счет средств бюджета соответствующего уровня (федерального или регионального). Нормативными актами также предусмотрено такое понятие, как муниципальные услуги . Эту деятельность, соответственно, осуществляют уполномоченные структуры МО. Она финансируется за счет средств местного бюджета.

Межведомственное взаимодействие Федеральный закон № 210-ФЗ

Для повышения качества и сокращения сроков предоставления муниципальных и госуслуг была проведена административная реформа. В результате нее в 2010 г. вступил в действие нормативный акт, регламентирующий деятельность уполномоченных органов (ФЗ № 210). Одним из ключевых моментов организации работы компетентных структур стало с 2010 г. не вправе требовать от физлиц и юрлиц документы, которые имеются в распоряжении госструктур. С момента вступления в действие нормативного акта было направлено порядка 3 млн запросов - именно такое количество раз граждане не тратили свое время в очередях за справками. Положения ФЗ № 210 распространяются и на муниципальные услуги. С 2012 г. в каждом МО действуют новые правила и запреты.

СМЭВ

На начальном этапе перехода на требовалось создать полноценную электронную систему обмена сведениями. Для реализации этой задачи была сформирована СМЭВ. С 2011 г. все уполномоченные структуры перешли на электронное межведомственное взаимодействие. Государственные органы оказывают порядка 400 услуг. Более 1400 документов структуры должны получать друг от друга и не могут требовать их от граждан.

Положительные моменты

Процесс перехода на оказал влияние не только на техническую сторону деятельности уполномоченных структур. Применение новых правил позволило существенно оптимизировать внутренние операции, сформировать у сотрудников новые компетенции, устранить противоречия, существовавшие в требованиях. К примеру, было выявлено более 260 избыточных документов, которые госструктуры запрашивали у граждан.

Концепция Минэкономразвития

Она была разработана в конце 2013 г. Основной темой концепции выступает оптимизация механизмов планирования и реализации межведомственного взаимодействия государственных органов . В ней определены ключевые направления дальнейшего развития системы. В их числе:

1. Увеличение количества участников межведомственного взаимодействия (включение в систему подведомственных структур, кредитных и прочих организаций).
2. Повышение качества сведений, размещенных в Едином реестре.
3. Распространение межведомственного взаимодействия на контрольно-надзорную сферу деятельности.
4. Оптимизация правил разработки регламентов.
5. Создание юридических оснований для взаимодействия госструктур разных регионов.

В рамках административной реформы были откорректированы положения более 100 ФЗ. В результате были устранены препятствия для организации межведомственного взаимодействия органов государственной власти .

Защита прав юрлиц и ИП

В качестве одного из важнейших направлений реформы административной системы стало ограничение вмешательства госструктур в экономическую деятельность, устранение излишнего регулирования и смягчение барьеров для бизнеса. Для реализации поставленных задач было решено использовать успешный опыт внедрения порядка межведомственного взаимодействия органов государственной власти в сфере госконтроля (надзора). В качестве правовой основы выступил ФЗ № 306 от 03.11.2015 г. В нормативном акте предусмотрено распространение механизма взаимодействия между ведомствами на реализацию контрольно-надзорных функций. Этот закон определил новый этап становления системы контроля.

Нюансы применения норм

Следует учитывать, что Закон о межведомственном взаимодействии государственных органов предусматривает использование механизма не для всех категорий документов. В ФЗ № 210 установлен закрытый перечень бумаг личного хранения. Их заявители обязаны предоставлять лично. В Росреестр субъекты предоставляют:

Какие документы можно не предоставлять в Росреестр?

Регламент межведомственного взаимодействия органов государственной власти предусматривает перечень бумаг, которые заявитель вправе не предъявлять для проведения госрегистрации прав на недвижимость и сделок с ней либо для осуществления кадастрового учета такого имущества. В список входят:

Заявитель вправе самостоятельно предъявить указанные выше бумаги по собственному желанию.

Запрос

Требования указанных выше пунктов не распространяются на запросы о предоставлении информации и документов в рамках информационного межведомственного взаимодействия с использованием системы СМЭВ и подключаемых к ней региональных баз.

Сроки

Подготовка и направление ответа на полученный межведомственный запрос о предоставлении информации и документации, предусмотренной в п. 2 ч. 1 7 статьи ФЗ № 210, для оказания муниципальной/госуслуги должны осуществляться в течение 5 дней (рабочих). При осуществлении кадастрового учета или госрегистрации прав на недвижимость срок сокращается до 2-х дн. Исчисление осуществляется с даты поступления запроса в организацию/орган, предоставляющие сведения или документацию, если другие периоды не закреплены федеральным законодательством, принятыми в соответствии с ними региональными законами, а также нормативными актами Правительства.

Заключение

Межведомственное взаимодействие, осуществляемое в целях получения и предоставления информации и документации, предусмотренных в п. 2 ч. 1 7 статьи ФЗ № 210, в электронном виде регламентируется Положением о СМЭВ. Оно утверждается правительственным постановлением и нормативными актами, принятыми в соответствии с ним высшими исполнительными структурами региональной власти. Правила и документации могут устанавливаться актами субъекта РФ, органа территориального самоуправления с учетом положений ФЗ № 210. Несвоевременное предоставление или непредоставление организацией/органом сведений и бумаг, указанных в п. 2 ч. 1 ст. 7, по полученному запросу не выступает основанием для отказа заявителю в оказании ему муниципальной/госуслуги. Служащий, не представивший требуемого документа или информации, находящихся в распоряжении соответствующей организации/органа, несет дисциплинарную, административную или иную ответственность, предусмотренную нормативными актами РФ. Санкции также предусмотрены для лиц, несвоевременно направивших ответ на запрос.

← Вернуться