Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.
ФАЙЛЫ
Обязанности
Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:
- Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
- Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
- Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
Функционал
К приказам по основной деятельности имеют отношение:
- Документы о назначении руководителя на свою должность.
- Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
- Документы относительно .
- Документы о трудовом распорядке.
- Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.
Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.
Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:
- Хозяйственной деятельности компании.
- Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
- Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.
Элементы
Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:
- Наименование документа.
- Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
- Если есть, то наименование структурного подразделения.
- Номер дела по номенклатуре и номер тома.
- Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
- Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.
Вложенные страницы содержат две таблицы.
- Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
- Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.
Графы обеих следует заполнять. Они включают:
- Порядковые номера регистрируемых документов.
- Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
- Номера приказов по основной деятельности.
- Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
- Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
- ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.
Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.
Возможно ли вести электронный журнал
В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:
- Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
- Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.
Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.
Срок хранения
Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.
В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.
В статье мы уже говорили о том, что внутренние документы регистрируются а) отдельно от внешних (входящих и исходящих), б) отдельно друг от друга. В этой статье рассмотрим отдельно журнал регистрации приказов по основной деятельности. Приказы – особенные документы, и их учет заслуживает повышенного внимания. Сказать журнал в формате.xlsx тоже можно здесь.
Что такое как документ, можно узнать, перейдя по ссылке.
Электронный или бумажный?
Журнал регистрации приказов запросто может быть электронным. Он не подразумевает чьих-либо личных подписей, так что нет никаких причин для того, чтобы вести его строго в бумажном виде. Разве что одна: секретарю посчастливилось работать с директором «старой закалки», который вообще очень болезненно воспринимает электронные документы.
Таким образом, компания вольна сама выбрать форму для журнала регистрации приказов и может вести его как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный журнал, конечно, намного удобнее.
Журнал регистрации приказов: форма и графы
Обязательной формы журнала регистрации приказов нет. Я предлагаю поместить в него следующие графы:
- Номер приказа – ;
- Дата приказа – дата регистрации документа (напоминаю: имеется в виду дата подписания приказа);
- Заголовок – или тема приказа, например «О создании рабочей группы», «Об утверждении регламентов» и т.д.;
- Структурное подразделение – отдел, работник которого стал автором приказа;
- ФИО сотрудника – автор приказа;
- Рассылка – кому рассылается готовый приказ для информации или для исполнения;
- Ссылка – ;
- Примечание – любая сопутствующая информация.
Это – минимальный набор. Можно дополнить эту форму, например, графой «Согласующие лица», если секретарь считает это нужным, а также любой другой графой на ваше усмотрение. В бумажном журнале графа «Ссылка» по понятным причинам отсутствует.
Фиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в 2018 году.
Из статьи вы узнаете:
Назначение журнала регистрации приказов
Назначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу.
Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября 2000 года. Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст. 358 этого Постановления. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации (в т.ч. приказов) отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу.
В 2018 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала. В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа.
Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения данного документа подлежат строгой регламентации и не могут быть установлены самостоятельно. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться в широком диапазоне - от 5 лет до 75.
В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.
В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
Как правильно оформляется и ведется книга приказов
Свободная форма ведения рассматриваемого журнла не отменят необходимость строгого соблюдения базовых правил оформления документации подобного рода.
В частности, обложка данного документа должна содержать даты, когда он был начат и окончен. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, что данная информация должна быть размещена на обложке журнала.
Есть три общепринятых способа указания информации о работнике, ответственным за надлежащее ведение и хранение книги учета. Первый вариант - это размещение данных о нем на титульном листе журнала, либо на его обороте.
Второй вариант - это размещение данных об ответственном лице самом конце журнала, т.е. на его последней странице.
Третий вариант - данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы:
Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. В связи с этим для него существуют особые правила оформления, предотвращающие возможность извлечения, перемещения или вставки новых страниц.
Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже:
Защита журнала обеспечивается двумя способами - нумерация страниц и их шнуровка. Следущий этап обеспечения надлежащей защиты - скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п.
Подробнее о журнале регистрации личных приказов читайте в статье .Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.
Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой):
Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа. Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале .
Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами.
Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения - это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала. Корректный текст вносится в ту же графу. Графу "Примечания" необходимо сразу внести в проект журнала,и в том, случае, если в тексте имеются исправления, в данной графе нужно написать следующий текст:
"Документация внутреннего пользования" - так называется категория деловых бумаг, к которой относится рассматриваемый нами журнал. Что это означает на практике?
Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы. Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.
Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации.
Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение. На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия.
Скачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала регистрации приказов можно в статье .
Порядок регистрации приказов
Выше мы уже отмечали, что единый стандартный порядок внесения записей в журнал законодательством не регламентирован. На практике сложилась типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены в полноте вносимых данных:
Вносим номер приказа. Как правило, этот номер присваивается документу в момент регистрации . Он состоит из цифр и букв. Конечно, порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Номер вносится в графу 1.
Когда объем кадровый документов достаточно велик, целесообразно сразу разработать систему индексации приказов по личному составу и добавить к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу добавляется буква "к" (кадровый) или "лс" (личный состав), Если приказ связан с отпусками, то добавляется отметка "о", с командировками - "км", с поощрениями -"п", взысканиями "в" и т.д.
Вносим название документа в графу 2.
Проставляем дату в графу 3. Дата издания документа считается число, когда он был подписан генеральным директором фирмы.
Указываем вид документа. Эти данные вносят в графу 4. Вид приказа определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т.д.)
Заносим данные на сотрудника, которого данный приказ касается. Эти данные занимаются графы с 5 по 8.
Даем краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Его вносим в графу 9.
Вносим основание документа в графу 10. Основанием приказа является инициативный документ, послуживший причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности необходим фирме в целях организации эффективного учета распорядительных документов. Какова специфика его составления и где его можно скачать, расскажем в нашей статье.
Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности
В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.
Приказы по основной деятельности могут регулировать:
- вопросы хозяйственной деятельности;
- вопросы планирования;
- порядок отчетности;
- выстраивание стратегии продаж;
- задачи по расширению бизнеса.
Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:
- о назначении директора;
- создании филиала;
- введении штатного расписания;
- утверждении правил трудового распорядка;
- обеспечении коммерческой тайны.
Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).
Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.
Структура журнала регистрации приказов
Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:
- титульный лист;
- раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
- основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.
На титульном листе журнала может быть приведено:
- наименование фирмы;
- наименование документа;
- дата начала заполнения журнала;
- дата завершения заполнения журнала.
В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:
- Ф. И. О., должности ответственных лиц;
- ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
- подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
- даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.
В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:
- порядковые номера приказов;
- даты, номера, наименования приказов;
- количество листов в каждом приказе;
- Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.
Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.
Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:
- оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;
- осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
- зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.
Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см. п. «а» ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 558).
По общему правилу такие журналы регистрации подлежат постоянному хранению в организации. В иных случаях, когда содержащаяся в них информация может быть использована в научно-справочных целях, такие журналы передаются на хранение в госархивы.
Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности
Законодательством не предусмотрено единой установленной формы такого журнала, поэтому каждая организация правомочная разработать и утвердить его содержание и форму исходя из собственных потребностей.
Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде.
В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации. Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:
- количество прошитых листов;
- должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).
Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть.
Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации. Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:
- порядковый номер записи;
- дата издания распорядительного документа;
- наименование приказа;
- краткое содержание распорядительного документа;
- ответственный за выполнение распоряжения сотрудник (указывается его должность и Ф.И.О.);