Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.
Как составить?
Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.
В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».
В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.
Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.
Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.
Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.
Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. Содержание документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.
Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.
В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.
На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.
Форма выдержки
Рассматриваемый акт имеет следующие составные:
- название документации;
- дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2019»);
- название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
- заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
- примечания;
- занимаемая должность заверившего и его подпись;
- печать для заверки документов.
Кто может запрашивать?
Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.
Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.
Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.
Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.
Нюансы
При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.
Порядок составления
Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.
Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:
- надпись «Верна»;
- дата заверки документации;
- должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.
Образец заверенной выписки из ШР
Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.
Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.
Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:
- приказ, согласно которому человек принят на работу;
- выдержка из трудовых книжек и прочее.
Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.
Кто утверждает?
Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.
Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.
Сколько она действует
Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.
Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.
Правила составления
Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.
Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.
Пример составленной выдержки из штатного расписания
Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.
Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.
Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.
Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.
Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.
Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.
Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.
Соответствие оригиналу
Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.
Пример выписки из ШР
Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.
Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.
Образец заполнения
На фото представлен образец:
Пример заполнения выдержки
На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:
- копия выписки из утвержденного ШР;
- документ, оформленный в печатной форме.
Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.
Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.
Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.
Пример копии выдержки
Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.
Без окладов и выписка с завода
Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.
В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.
Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.
Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.
Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.
Штатное расписание представляет собой схематичное обобщение информации обо всей кадровой структуре конкретной организации, включая данные о возникновении, переименовании либо сокращении должностей, а также размере окладов, надбавок и количестве ставок. Соответственно, актуальная выдержка из него может потребоваться как самому работнику, так и различного рода контролирующим органам относительно одного либо нескольких работников, должностей.
Что такое выписка из штатного расписания?
Штатное расписание – это акт, содержащий кадровые сведения о конкретном работнике (кем работает, какой оклад, % надбавки). Он позволяет обеспечить не персонифицированный учет кадров, поскольку не содержит конкретных фамилий, а только общие сведения о количестве штатных единиц и размере их тарифных ставок (окладов). Отдельные данные общей сводной таблицы содержит выписка из нее. Как и исходник, она может составляться по форме Т-3 либо в произвольном порядке.
Она может потребоваться:
- сотруднику организации (как правило, для доказательственной базы в суде при рассмотрении трудовых споров);
- для предоставления в налоговую и трудовую инспекции, пенсионный фонд РФ, ФСС в порядке ответа на соответствующие запросы (например, при проверках деятельности организации, определении правильности исчисления трудового (страхового) стажа, размера должностного оклада и так далее);
- для представления в комиссию по организации тендера.
Период ее действия составляет не более 1 календарного года, срок хранения – не более 5 лет. Информация постоянно актуализируется, поскольку на любом предприятии периодически меняется как количество сотрудников, так и размер их окладов.
Кто делает и подписывает выписку из штатного расписания?
Как правило, все вопросы, связанные с составлением и оформлением вышеозначенного документа, в учреждении решают 2 человека:
- работник кадрового отдела. Его сфера ответственности – это правильное написание подразделений предприятия, наименований профессий (должностей), количества ставок;
- бухгалтер. Он отвечает за правильное отображение размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок.
Соответственно, своей подписью каждый из этих работников удостоверяет ту часть данного документа, которая имеет отношение к его профессиональной сфере. Если на предприятии действует кадровый отдел, то подпись ставит и начальник отдела кадров, и конкретный исполнитель – кадровик.
Как сделать выписку из штатного расписания?
Ее унифицированная (единая) форма (так называемая форма Т-3) утверждена следующим нормативным правовым актом — постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Однако, работодатель вправе изменить ее содержание по своему усмотрению, исходя из условий своей работы, либо вести данный документ в произвольной форме.
В целом, для того, чтобы сделать выписку, нужно соблюдать следующий алгоритм:
- верхняя часть документа должна содержать данные работодателя (полное и сокращенное наименование). Например: Общество с ограниченной ответственностью «Агромаш»,
ООО «Агромаш»; - заголовок;
- точная дата, когда был сделан документ;
- реквизиты утверждающего приказа. Например: «Утверждено приказом № 01 от 01 июня 2018 г.»;
- период действия. Например: «Вступило в действие с 01 января 2018 г.»
Окончательный срок указывать не следует, поскольку нормативных сроков действия штатного расписания не установлено; - основная часть, которую следует сделать в точном соответствии с данными исходного документа.
- Для ее получения работнику необходимо заполнить заявление. Как правило, она делается на фирменном бланке до 3 рабочих дней (см. статью 62 ТК РФ). Сама процедура абсолютно бесплатна.
Как сделать выписку из штатного расписания без окладов?
Как указывают многие кадровики, выписка без указания оклада не приобретает юридической силы, поскольку противоречит нормам постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. Однако, на практике, такое нередко делают.
Выписка из штатного расписания для тендера
Тендеры на участие в закупках товаров (работ, услуг) проводятся для того, чтобы определить того хозяйствующий субъект, который сможет продать товар (выполнить работу, услугу) наиболее качественно, быстро и, разумеется, недорого.
Для того, чтобы стать участником тендера необходимо предоставить пакет документов, который, среди прочего, должен содержать:
- выписку;
- заверенные копии трудовых книжек (трудовых договоров).
Данные документы предоставляются для того, чтобы удостоверить тот факт, что данный сотрудник работает на предприятии-участнике тендера и может сделать ту работу (услугу), которая составляет предмет тендера.
Образец выписки из штатного расписания форма Т-3
Для того, чтобы сделать выписку по форме Т-3 достаточно скачать ее типовой бланк и внести изменения согласно специфике своей организации.
Форма Т-3 содержит следующие данные:
- наименование организации и номер документа;
- дата составления и срок действия исходника;
- содержательная часть, которая включает в себя 10 столбцов (их количество можно менять).
В последней части прописывают:
- название структурного подразделения, его код;
- должность, квалификация (разряд, категория). Например, педагог высшей категории, плиточник 1 разряда;
- количество единиц в штате организации (включая открытые вакансии и совместителей);
- тарифная ставка (должностной оклад) + премии и надбавки = общая сумма вознаграждения сотрудника за труд по итогам месяца. Оклад зависит от должности работника, а общая сумма вознаграждения – от его профессиональных навыков и умений;
- примечания.
Как заверить выписку из штатного расписания?
Потребность в заверении документа есть в том случае, если он предназначается для использования во внешнем документообороте предприятия (суды, сторонние организации). Для заверения составителю необходимо:
- написать фразу «Копия верна» либо «Верно»;
- указать свои ФИО и должность с расшифровкой;
- расписаться и поставить «мокрый» оттиск печати.
При наличии двух и более страниц, заверяется каждая из них.
Таким образом, проанализированный универсальный документ позволяет максимально быстро и информативно получить сведения о кадровой ситуации на предприятии в целом и трудовой функции каждого отдельного работника в частности.
Как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания?
Штатный график относится к распорядительным документам. Его наличие обязательно на предприятии, что прописано в положении…
Внесение изменений в штатное расписание при изменении оклада
Штатное расписание, это внутриорганизационный акт, относящийся к категории нормативных. Он устанавливает структуру компании, объем коллектива…
Дисциплинарный проступок военнослужащих - образец 2018
Конституционный суд Российской Федерации внес постановление, в котором говорится, о том, что военнослужащего, в случае…
Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год - образец
Прежде чем штатное расписание начнет действовать, оно должно быть утверждено руководителем организации в форме приказа.…
Как составить штатное расписание - образец 2018
Одним из определяющих нормативных документов любого предприятия считается штатное расписание. На его основе осуществляется прием новых…
Выписка из штатного расписания - сведения о трудящемся человеке, его занятости оплате. Образец заполнения обсуждаемого листа можно скачать бесплатно.
Запрашиваемая третьими лицами информация о штатном расписании не требует подробного отчета предприятия. Отделу кадров достаточно сформировать выписку конкретизирующих данных, необходимых субъекту. Образец выписки из штатного расписания , расположенный на этой странице ресурса можно скачать бесплатно по прямой ссылке без ограничений. Внимательное заполнение пунктов пользователем в простейшем редакторе позволит сформировать нужный документ, не прибегая к услугам дорогостоящих специалистов.
Не безызвестный факт, что тайна отношений между работником и работодателем охраняется законодательными и локальными нормативными актами. Каждый интересующийся субъект не имеет права доступа к личной рабочей документации специалиста. Выписка из штатного расписания помогает выйти из сложной ситуации, когда требуются минимальные сведения о человеке и его занятости. Выписка из штатного расписания выполняется отдельным листом или в виде ксерокопии конкретного положения или норматива.
Обязательные пункты выписки из штатного расписания
:- В верху пишется наименование компании;
- Ниже период учета;
- Справа номер, дата составления, утверждение руководством;
- Затем в виде таблицы или пунктами вносятся цифровые значения;
- В конце подводятся итоги, подписи ответственных лиц, расшифровка;
Сегодня на законодательном уровне установлена необходимость формировать определенные виды документов на предприятии.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Также законодательно установлена необходимость ведения документооборота внутри предприятия. Единый порядок не установлен, но существуют определенные правила, которые необходимо соблюдать.
Одним из обязательных для составления документов является штатное расписание. В некоторых случаях допускается составление специальной выписки из него. Формат её в каждом случае индивидуален.
Основные моменты
Сегодня процедура составления выписок из различных документов имеет свои особенности и нюансы. Особенно когда касается дело предоставления документов в какие-либо серьезные государственные учреждения.
Достаточно просто разобраться, как сделать выписку из штатного расписания. Образец можно будет найти в интернете.
Стоит ознакомиться с ним предварительно, до момента формирования. Так можно будет избежать большого количества самых разных ошибок.
К наиболее существенным вопросам, ознакомиться с которыми стоит заблаговременно, необходимо отнести следующие:
- что это такое?
- с какой целью создается;
- правое регулирование.
Что это такое
Прежде всего, необходимо будет ознакомиться с самим понятие штатного расписания. Под ним понимается специальный нормативный документ, присутствие которого строго обязательно на предприятии.
Штатное расписание включает в себя следующее:
- штатный состав;
- кадровую структуру;
- численность сотрудников на предприятии;
- величина заработной платы в зависимости от занимаемой работником должности.
Данный документ отражает уже имеющее место или же планируемое в ближайшее время разделение трудовых обязанностей между различными сотрудниками.
Наиболее существенные моменты, связанные с данным документом, отражаются в .
Штатное расписание является основным условием использовании труда сотрудников с максимальной эффективностью.
Основное назначение такого расписания:
- выполнение сравнительных операций;
- разделение по численности, квалификации, трудовой нагрузке и иным параметрам сотрудников на отдельные группы;
- позволяет осуществить оценку целесообразности самого факта существования определенной структуры.
Следует помнить, что стандартное штатное расписание в обязательном порядке составляется по . Данный формат установлен на законодательном уровне.
При этом следует помнить, что порядок его заполнения также должен осуществляться в соответствии с установленным в законодательстве порядке.
Разобраться, как оформить выписку из документа подобного типа, достаточно просто. Этот вопрос в законодательстве также отражается.
Под термином «выписка» в данном случае подразумевается копия какой-либо части документа – штатного расписания.
Место изготовления копии определяется целями, для достижения которых изготавливается сам этот документ.
Важно помнить, что изготовление выписки целесообразно только в том случае, если создание копии по какой-то причине невозможно или же не целесообразно.
Например, в некоторых случаях размер штатного расписания составляет более 10 листов. Соответственно, делать копию в таком случае не стоит.
С какой целью создается
Копия выписки, её оригинал может потребоваться в различных случаях. На данный момент существует множество различных ситуаций, когда рассматриваемого типа документ необходим.
Чаще всего выписка из штатного расписания требуется в следующих случаях:
Сотруднику отдела кадров необходимо помнить о том, что простому работнику предприятие обязано предоставить все установленные законом документы по первому требованию.
В перечень таких обязательных к предоставлению документов сегодня относится также и штатное расписание.
Чаще всего подобная выписка необходима для получения определенной информации. Работнику необходимо будет написать специальное заявление – на его основании выдается выписка.
Правовое регулирование
При формировании выписки необходимо в обязательном порядке ознакомиться предварительно с законодательными актами, регулирующими данный вопрос.
Штатное расписание должно составляться непосредственно с учетом основных нормативно-правовых актов.
Наиболее существенными документами такого рода на данный момент являются следующие:
Важно помнить, что при составлении штатного расписания обязательно должны учитываться все положения трудового законодательства.
При обнаружении каких-либо нарушений такой документ может быть признан незаконным. Что приведет к необходимости проведения судебного разбирательства.
Как следствие – большое количество сложностей при организации коммерческой деятельности. Важно помнить, что судебная практика по трудовым спорам достаточно неоднозначна.
Законодательных актов, которые регулируют непосредственно формат составления выписки, не существует.
Именно поэтому в каждом отдельном случае необходимо составлять документ в зависимости от большого количества различного рода обстоятельств.
В первую очередь это касается формата самого штатного расписания, а также отраженных в нем данных. Сегодня можно найти в интернете образец в excel выписки из штатного расписания.
Как можно сделать выписку со штатного расписания сотрудников
Необходимо помнить, что рассматриваемого типа расписание должно обязательно соответствовать некоторым существенным требованиям.
В нем отражаются следующие данные:
Порядок составления выписки в каждом случае индивидуален, но чаще всего используется следующий алгоритм:
Важно помнить, что выписка вне зависимости от различного рода факторов всегда приравнивается к копии. Существует множество нюансов, связанных как с составлением выписки, так и с отображаемой в ней информации.
К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, можно отнести следующие:
- где взять бланк;
- если без окладов;
- для тендера;
- для СРО;
- заполненный пример.
Где взять бланк
Наименьшие сложности при составлении выписки обычно возникают на этапе составления бланка.
Так как он имеется в свободной доступе и является частью – форма №Т-3. Важно лишь помнить о необходимости соответствия данного документа установленным форматам.
Какие-либо расхождения не допускается. Проще всего скачать данный документ в формате Excel. После чего внести все необходимые данные.
Сам документ может быть составлен как на персональном компьютере, так и в письменной форме. Все зависит в первую очередь от технических возможностей работодателя.
Если без окладов
Нередко на многих предприятиях руководство с целью уменьшения величины оклада пытается составить штатное расписание без оклада.
Важно помнить, что подобное не допускается. Данный момент отражается в Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.
В разделе, где рассматривается формат документа №Т-3 указывается, что в графе №5 обязательно необходимо будет проставлять «Тарифную ставку».
Данный раздел может отражать:
- заработную плату в виде оклада;
- тарифную сетку;
- процентную ставку в зависимости от выручки;
- процент от прибыли;
- коэффициент трудового участия;
- иное.
В то же время важно помнить, что полное отсутствие оклада попросту не допускается. Данный момент отражается на законодательном уровне.
Кроме того, сегодня в соответствии с трудовым законодательством запрещается платить менее, чем МРОТ – минимальный размер оплаты труда.
На основании всех обозначенных выше причине недопустимо формировать выписку и само штатное расписание без окладов.
Для тендера
Сегодня для выполнения определенного заказа нередко назначается проведение торгов. При этом для выигрыша тендера потребуется формировать определенный пакет документов.
Он обязательно должен включать в себя штатное расписание. На основании данных из него будет осуществляться выбор определенной компании для решения каких-либо задач.
Для СРО
Для ведения определенного рода деятельности обязательно необходимо вступление в СРО – саморегулирующийся орган. Регистрация в подобного рода организациях необходима для монтажа пожарных систем и множества иных.
Необходимо обязательно подавать при регистрации специальный набор документов. Он включает в себя также выписку из штатного расписания. Для СРО она оформляется стандартным образом, каких-либо отличий не имеется.
Заполненный пример
Сегодня выписка из документа рассматриваемого типа обязательно должна включать в себя следующие данные:
- коды — ОКУД, ОКПО;
- наименование организации;
- номер документа и дата составления;
- длительность действия штатного расписания;
- кем утверждено;
- проставляется величина штата в единицах;
- формируется таблица со следующими столбцами:
- Структурное подразделение — наименование, код.
- Должность работника.
- Тарифная ставка.
- Надбавки.
- Всего в месяц.
- Примечание.
Обязательно наличие в нижней части документов следующих подписей с расшифровками:
- руководителя кадровой службы;
- главного бухгалтера.
Скачайте документ по теме:
Правила выдачи документа
Нередко копию документа выдать невозможно или нецелесообразно. Так бывает из-за содержания в ней конфиденциальной информации или большого объема данных, из которого сотруднику требуется подтвердить только определенную часть. Когда может потребоваться справка, читайте ниже.
Законодательством не установлены какие-то особые или специальные требования к оформлению информации из документов, в том числе и к выписке из штатного расписания.
Какой бланк использовать
Документ можно составить на фирменном бланке организации. В нем полностью или частично воспроизводят информацию из оригинала штатки. Внизу указывают реквизиты должностного лица, ответственного за выдачу справки. Личную подпись ставить нет необходимости.
Если в компании применяют специальные бланки, вопрос о том, как сделать выписку из штатного расписания, не возникнет. В соответствующие разделы вносят сведения по определенному сотруднику. При отсутствии стандартных формуляров и регламентов проведения документ составляют в произвольной форме, соблюдая все указанные правила.
Выписка из штатного расписания, образец которой составлен по всем правилам, передается работнику или по месту требования, например, в ГИТ. Правила регламентируются п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016.
Кто должен выдать документ
Штатку хранят в отделе кадров. Выдачей выписки занимается кадровик, уполномоченный для проведения такого вида работ руководителем отдела кадров. Выданная справка о штатном расписании, как правило, фиксируется в специальном журнале учета с обозначением порядкового номера и даты выдачи.
Нужно ли заверять документ печатью
Заверять печатью выписку нет необходимости, если организация не использует печать. С 2016 года юрлица наравне с индивидуальными предпринимателями вправе не использовать при осуществлении своей деятельности штемпели для удостоверения документов. В учетной политике организации может быть условие о применении штампов. В этом случае выписку следует заверить печатью.
★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет,
Выписка из штатного расписания без окладов: образец
Выписка из штатного расписания без окладов составляется в соответствии с общими правилами. Кадровик указывает только ту информацию из штатного расписания, которая требуется. Установленные оклады по должностям не вносят в оформленный документ.
Когда может потребоваться выписка из штатного расписания: образец
Выписка из штатного расписания может потребоваться для предъявления:
- в фонд социального страхования;
- в трудовую инспекцию;
- в пенсионный фонд;
- в налоговую службу;
- в суд;
- в банковское кредитное учреждение;
- в саморегулируемые организации для вступления и так далее.
Штатное расписание оформляют по унифицированной форме или на бланках, которые разработаны в организации. В такой документ входят сведения о штатных единицах, точные данные о распределении их по структурным подразделениям организации, информация о зарплате сотрудников и так далее. При проведении проверок надзорные ведомства могут потребовать представить оригинал штатки. Информацию из штатного расписания работодатель обязан предоставить сотруднику на основании полученного от него письменного заявления или по запросу суда.
★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,
Как сделать выписку из штатного расписания: образец
: пошаговый алгоритм заполнения
Шаг 1. Внесите наименование организации.
Шаг 2. Укажите код по ОКУД, код по ОКПО.
Шаг 3. Проставьте номер документа.
Шаг 4. Укажите дату составления.
Шаг 5. Внесите название с формулировкой: «Выписка из штатного расписания ».
Шаг 6. Внесите номер и дату приказа, которым был утвержден документ.
Шаг 7. Внесите наименование структурного подразделения.
Шаг 8. Впишите должность сотрудника, полученный разряд, установленный класс или категорию, полученную квалификацию.
Шаг 9. Проставьте количество штатных единиц.
Шаг 10. Укажите установленную тарифную ставку (или оклад).
Шаг 11. Пропишите установленные надбавки за ученую степень, за ответственность, за особый режим работы.
Скачать выписку из штатного расписания
Сколько времени действительна выписка из штатного расписания
Срок действия выданной выписки специально не ограничивается. Отметим, что и штатное расписание может не иметь ограничения по действию.
В некоторых случаях срок действия документа меньше, если проставлена пометка с периодом действия в самом документе.
Чем отличается копия штатного расписания от выписки
Копия штатного расписания полностью идентична оригиналу. Выписка отличается тем, что в ней содержится небольшая часть оригинала. Если сотруднику требуется информация, которая касается его трудовой деятельности, следует выдать справку. Этим два документа и отличаются друг от друга.
Выписка из штатного расписания может потребоваться сотруднику в самых разных ситуациях. При составлении документа необходимо соблюдать определенные правила. Оформление документа возложено на уполномоченного специалиста отдела кадров. Срок действия справки составляет один год, если иное не указано в самом документе.