Основным документом в организации, определяющим перечень используемых профессий и численность необходимых работников для осуществления хозяйственной деятельности компании, является штатное расписание. Оно используется в качестве базы при формировании штата фирмы и определяет ее месячные затраты на использование трудовых ресурсов. Штатное расписание образец можно скачать ниже.
Штатное расписание бланк разрабатывается компетентными специалистами на основе существующей потребности в персонале и используется при планировании. По мере работы предприятия данные этого документа могут меняться, то есть вводится новые должности, а неиспользуемые сокращаться. Также корректируются размеры оплаты труда.
В основном этот документ действует один год, с началом нового – пересматривается. Трудовое законодательство не устанавливает обязательность этого нормативного акта фирмы. Компания имеет право использовать самостоятельно разработанный бланк, или применять штатное расписание форма т 3, утвержденную Госкомстатом. Многие специализированные программы содержат именно его.
Данный документ после согласования утверждается приказом руководителя, который вводит его же в действие. В дальнейшем бланк использует кадровая служба, которая заключая трудовые контракты, берет размеры зарплаты и ее составляющие из этого документа.
Штатное расписание предприятия образец должен быть доступен для ознакомления всем работникам.
Образец заполнения штатного расписания
Рассмотрим подробнее штатное расписание образец заполнения.
Форма Т3 должна содержать название компании, а также код регистрации ее в органах статистики (ОКПО). Далее проставляется его номер, который присваивается ему с учетом действующего порядка нумерации, а также дата оформления.
Ниже указывается дата, начиная с которой данное положение вступает в силу.
Справа делается запись об утверждении штатного расписания, то есть заполняются номер и число приказа по основной деятельности о вводе и общее количество необходимых для осуществления деятельности сотрудников.
Основная часть документа представлена в виде таблицы.
В графе «Структурное подразделение» записывается название соответствующего отдела фирмы согласно существующей организационной структуры, а также его код обозначения, если применяется система кодирования. Как правило, он представляет собой либо набор цифр, либо аббревиатуры названия структурной единицы. Также он может содержать обозначение месторасположения.
В столбце «Должность» указываются наименования специальностей, должностей и т.д.
При заполнении документа желательно профессии группировать в рамках каждого подразделения блоками. Название должности желательно записывать в соответствии с ОКПДТР. Юридическим лицам бюджетной сферы этот справочник обязательно нужно использовать, а также включать в эту графу еще разряд и класс сотрудника. Это же распространяется на деятельность с опасными и вредными условиями труда, так как при начислении льготного стажа эти сведения имеют важное значение.
В графе «Количество штатных единиц» нужно записывать численность работников по каждой профессии. Если на предприятии работают совместители и для них предусмотрена неполная ставка, то этот показатель может быть записан с помощью десятичных дробей, например - 0,5. В случае когда в компании какая-либо должность свободна, ее все равно необходимо указывать и принимать в учет. При этом в последнем столбце делается запись о наличии вакансии, или внизу штатного расписания включается сноска.
В графе «Оклад» указывается месячная оплата труда, которую впоследствии указывают в заключаемых договорах с работниками.
Далее идут столбцы с пустыми заголовками, объединенные общим названием «Надбавки» . В этом разделе необходимо заполнять все предусмотренные Положением об оплате труда доплаты за вредность, профессионализм, интенсивность, особые условия труда, а также премии, которые выплачиваются на регулярной основе и т. д.
Графа «Всего» представляет собой итоговую сумму по столбцам 5-8, умноженную на численность работников по каждой профессии.
В столбце «Примечание» указываются при необходимости пояснительные сведения (об имеющихся вакансиях, применяемых графиках работы, правилах расчета и т. д.).
Таблица завершается итоговой строкой, в которой суммируются показатели по каждому столбцу.
Документ визируется главным бухгалтером и кадровым работником с расшифровкой их должностей и личных данных.
Штатное расписание пример и бланк приведен ниже.
Порядок внесения изменений в штатное расписание
В результате хозяйственной деятельности компании в штатное расписание могут вноситься дополнения и изменения соответствующим приказом руководителя.
Если коррективы документа существенны, то рекомендуется утверждать новое штатное расписание со следующим номером и определенным периодом действия. Когда изменения затрагивают действующий персонал (повышение зарплаты, переименование должности и т.д.), то после издания нового документа необходимо составить соответствующие дополнительные соглашения сотрудниками фирмы.
Штатное расписание – нормативный документ, в котором указываются данные о структурном составе, количестве вакансий, перечне должностей, необходимой квалификации сотрудников, размере окладов, надбавках за особые условия труда и прочие сведения о штате организации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Необходимо для нормального формирования штата сотрудников и численности компании.
Что это за документ?
Это нормативный текст, на основании которого формируется структура, подразделения, утверждается численный состав компании, норматив заработной платы, зависящий от занимаемой должности.
Таблицу для составления можно разработать самостоятельно, исходя их потребностей компании, или бесплатно скачать готовый бланк в excel типовой формы.
Нормативная база
Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1 утверждена «Унифицированная форма первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» № Т-3, предназначенная для составления штатного расписания.
В ТК РФ нигде не указано, что организации обязаны составлять документ, но в оговаривается, что трудовые функции работника определяются по должности в соответствии со штатным расписанием.
Для чего нужно?
Выполняет несколько важных функций, позволяющих оптимизировать работу предприятия, структурировать работу всей организации и отдельных ее подразделений.
При наличии расписания всегда понятно, все ли вакансии заполнены, упрощается подбор персонала.
Достаточно удобный формат, выполняющий несколько задач одновременно, благодаря которому можно:
- легко отслеживать структуру компании;
- всегда иметь под рукой таблицу, где имеется общая численность вакансий, а также в разбивке по отделам и цехам;
- прослеживать систему материального вознаграждения;
- устанавливать размеры материального стимулирования;
- быстро отслеживать свободные вакансии.
Обязательно или нет?
В любом трудовом договоре, в том числе , при приеме сотрудника на работу указывается, что он принят согласно штатному расписанию.
Более того, при выездных проверках работники соцстраха и налоговой всегда запрашивают документ. Отсутствие такового зачастую расценивается как нарушение ТК РФ, за которое предприятие могут оштрафовать.
В любом случае во избежание проблем лучше оформлять штатное расписание.
Основания для составления
Основаниями для составления штатного расписания являются:
- создание новой организации;
- реорганизация предприятия в связи с расширением или сокращением производства.
Руководитель издает приказ о создании штатного расписания, с ним знакомятся главный бухгалтер и начальник отдела кадров, на основании приказа создается и подписывается новое ШР.
Отличие от штатной расстановки
Во многих предприятиях, наряду с основным расписанием, применяется так называемая рабочая форма — штатная расстановка.
Это упрощенная форма, где указаны список профессий и замещаемые должности.
В отличие от формы Т-3 носит оперативный характер, она динамично изменяется в зависимости от численных или качественных трансформаций и не требует отдельного приказа о его изменении или утверждении.
Обычно в должностной расстановке указываются сведения о конкретных работниках, занимающих ту или иную должность или статус вакансии (занята или свободна), в отличие от основного, показывающего только количество вакансий.
ШР не дает возможность понять, кто из сотрудников замещает какую должность и занята определенная вакансия или нет.
Документ не обязательный, но он достаточно удобен для оперативной кадровой работы, особенно в крупных компаниях, для оперативного контроля замещения вакансий его часто используют.
Штатное расписание в 2019 году
Когда и на какой период составляется и утверждается?
Документ по своей сути является плановым, а значит, предполагается, что обновляться он должен ежегодно.
Законом не установлены какие-либо конкретные сроки действия, периоды изменения или количество, в каждой организации такие вопросы регулируются самостоятельно, по мере необходимости.
Оформляется на определенную дату, утверждается и заверяется обычно каждый год на 1 января, впоследствии в течение года может редактироваться.
Если в течение года расписание неоднократно и существенно изменялось, то в начале следующего календарного года составляется новый, уточненный документ.
Форма, разделы и содержание
За основу чаще всего принимается форма Т-3, разработанная Госкомстатом, но компании вправе при необходимости добавлять свои графы и строки.
Состоит из трех разделов, каждый из которых несет свою информационную нагрузку:
- перечень структурных подразделений;
- названия должностей, профессий, специальностей, занятых в компании;
- размер и форма вознаграждений для каждой специальности или должности.
Правила и пошаговый алгоритм заполнения
Чтобы грамотно составить ШР государственной организации или коммерческой фирмы, следует воспользоваться бланком формы Т-3:
- В первую очередь, заполняется так называемая «шапка» унифицированной формы , где фиксируется название, код по ОКПО, другие данные. Обязательно нужно отметить дату составления и номер.
- Далее следует содержательная часть , представляющая собой таблицу с 10 пронумерованными графами. Заполнение всех обязательно.
- Наименование. Здесь записываются названия всех структурных единиц компании согласно иерархической структуре.
- Код. Руководитель предприятия присваивает каждому структурному подразделению уникальный код, отображаемый в этом пункте.
- В соответствии с данными классификатора профессий записывается код должности каждого сотрудника предприятия, его разряд, категория квалификации. Необходимо помнить, что точное название должности в расписании, договоре и трудовой книжке должно совпадать.
- Записывается общее число единиц по каждой из имеющихся должностей. Когда имеются единицы на половину ставки или иные неполные вакансии, их следует записывать дробными числами, в долях от полной ставки. Здесь же отмечаются вакантные и планируемые к введению должности.
- В зависимости от принятой схемы оплаты труда здесь записывается оклад , процент от выручки сотрудника, оговоренная доля от прибыли, то есть любая ежемесячная сумма, которая положена для определенной вакансии в рублях. Надо помнить, что размер ежемесячного денежного пособия не может быть ниже МРОТ, принятого в регионе.
- В графах 6, 7 и 8 записываются компенсационные надбавки , предусмотренные для определенных ситуаций стимулирующие и бонусные выплаты. Они бывают либо фиксированными, либо в процентах к ставке или окладу.
- Пункт 9 служит для суммирования показателей, занесенных в графах с пятой по восьмую. При фиксированных надбавках просто складываются все суммы и записывается общее количество в рублях, при процентном выражении, рассчитывается общее соотношение всех надбавок в процентах к окладу или ставке.
- Последняя графа служит для специальных пометок , комментариев и примечаний.
После заполнения всех пунктов нужно получить итоговую сумму по всем структурным подразделениям предприятия и отдельно по организации. Для этого в итоговой строке складываются показатели каждой графы.
Штатное расписание утверждают и подписывают начальник отдела кадров и главный бухгалтер. Ставить гербовую печать необязательно.
Порядок утверждения
Обсуждается и утверждается руководителями всех структурных подразделений предприятия, после чего его внимательно изучают кадровик и главный бухгалтер.
Визирование бумаги этими двумя лицами является решающим фактором для принятия.
После визирования руководитель организации издает приказ об утверждении нового ШР предприятия, и только после этого проставляется дата, присваивается номер.
Приказ подписывается лично руководителем либо замещающим его лицом, имеющим право подписывать соответствующие бумаги.
Права визирования всех важных бумаг, и этого в частности, прописываются в учредительных и уставных документах.
Приказ об утверждении (заполненный образец):
Кто подписывает?
Согласно Правилам заполнения формы Т-3, она должна быть заверена руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации на последнем листе.
Помимо этих двух должностей, допускаются подписи других работников, но в случае, если это предусмотрено, тогда в форму необходимо внести дополнение.
Форма Т-3 чаще всего занимает не один лист, поэтому после его составления прошивается, а страницы нумеруются. При необходимости подписания каждого листа, внизу каждой страницы добавляется строка для подписи.
Ставится ли печать?
Заверять печатью документ не нужно.
Образец документа
Пример составленного штатного расписания:
Штатное расписание компании заполняется на типовом бланке формы Т-3, скачать бесплатно который можно на нашем сайте:
При заполнении формы необходимо соблюдать инструкцию и правила оформления, а именно:
- Наименования всех структурных подразделений записываются строго в соответствии с утвержденными. При этом любые коммерческие организации могут именовать свои подразделения по своему усмотрению, а государственные учреждения должны руководствоваться классификаторами, справочниками и другими документами нормативного характера.
- Кодируются структурные подразделения организацией самостоятельно , коды предназначены только для ведения документооборота и обозначения места подразделения в организации и особой роли не играют.
- Для определения наименования должностей рекомендовано руководствоваться классификаторами профессий и должностей, которые помимо самих названий содержат также их кодовые обозначения. Вакантные должности помечаются либо в примечаниях, либо сносятся вниз страницы.
- Количество штатных единиц утверждается в соответствии с потребностями компании и исходя из экономической целесообразности.
- Стоимостные показатели в соответствии с правилами ведения документооборота указываются в рублях с двумя десятичными знаками после запятой. Также в утверждаемом документе разрешено указывать оклад не в определенной сумме, а в неких границах, например: 5 000 – 7 000 рублей. Это позволяет оплачивать труд сотрудников, не уравнивая всех, а в соответствии со вкладом или квалификацией каждого.
- Все надбавки, премии, стимулирующие выплаты объединены в один подраздел , где обязательно делается пометка, за что именно установлена доплата.
Для ИП
По нормам трудового законодательства, организация любой формы собственности обязана иметь штатное расписание. Но прямого указания на его необходимость для ИП нет.
Вот и на практике далеко не у всех ИП есть документ. Чаще всего он составляется, если количество работников свыше трех.
Многие ИП и вовсе игнорируют его оформление. Однако составление документа при наличии нескольких наемных сотрудников желательно.
Для бюджетных учреждений
Бюджетные организации кроме государственного финансирования могут привлекать денежные средства из других источников, например — за предоставление платных услуг или различные субсидии на выполнение муниципального или государственного задания.
В таком случае оплата труда отдельным сотрудникам может происходить из разных источников. Поэтому некоторые организации практикуют формирование двух, а в некоторых случаях — трех штатных расписаний.
Однако законодательством такое разделение ШР на части не предусмотрено, предписано формировать единый документ по всем сотрудникам.
Сроки хранения в организации
При этом штрафы составляют:
- для должностного лица от одной до пяти тысяч рублей;
- индивидуального предпринимателя от одной до пяти тысяч рублей;
- для юридического лица от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.
Внесение изменений
Есть два способа изменения:
- замена самого документа, другими словами – создание нового, со следующим порядковым номером;
- изменение действующего путем исправления записи, добавления новой или удаления уже не действующей штатной единицы.
Все изменения подтверждаются приказами только после того, как был издан и подписан приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда можно проводить исправления или корректировку.
В приказе необходимо указать основание внесения изменений.
Документ издается в свободной форме с обязательным указанием:
- названия компании;
- типа документа;
- даты и номера регистрации.
Визирование руководителем обязательно, кроме того приказ согласовывается с главным бухгалтером и начальником отдела кадров.
Пример приказа:
Причины и основания
Причин для изменений может быть несколько, среди них:
- изменение в составе сотрудников;
- формирование новых отделов;
- исключение старых должностей;
- введение новых штатных единиц.
Кроме того, в приказе на изменение могут быть указаны следующие причины:
- реорганизация компании или оптимизация деятельности;
- сокращение или увеличение штата.
Переименование должности
При переименовании должности любого из сотрудников организации необходимо:
- внести запись в соответствующую строку в графу 10 «Примечания»;
- убрать ненужные должности и внести новые и указать, на каком основании должность переименовывается, с какой даты и как будет называться в новой редакции.
Что-либо стирать или дописывать в остальных графах не нужно, достаточно записи в десятой графе.
Изменение оклада
Причин для изменения оклада сотрудникам фирмы множество: это может быть и повышение квалификации работника, и назначение персонального оклада.
В любом случае такое изменение необходимо указать в штатном расписании в том же порядке, как и при переименовании должности.
В связи с оптимизацией
В активно работающей компании нередки какие-либо изменения в расписании штата.
Причины различные:
- перераспределение обязанностей между сотрудниками;
- введение внутреннего совместительства;
- открытие новых производств или перепрофилирование старых;
- другие случаи, связанные с оптимизацией производства.
Все изменения требуют издания соответствующего приказа и закрепления в документе о структурных подразделениях и штатных единицах.
Введение новой должности
После нескольких лет работы большинство компаний расширяются, открываются новые филиалы.
Естественно, это требует увеличения численности сотрудников, добавления новых вакансий.
Для введения новой должности необходимо:
- выпустить приказ об изменениях в штате;
- внести изменения в записи;
- составить должностную инструкцию.
Упразднение (сокращение) ставки
Сокращение ставки предполагает исключение должностей, при этом работники, чьи должности сокращаются, подлежат увольнению.
Но поскольку при сокращении обязательным условием является предупреждение не позднее, чем за два месяца, то новое расписание начинает действовать только после окончания этого срока.
Составлением нового можно заняться заранее, тем более, что наличие нового, утвержденного штатного расписания может служить подтверждением законности увольнения сотрудников.
Изменение МРОТ
Если должностной оклад в ШР установлен в соответствии с МРОТ, то при любом изменении минимального размера оплаты труда штатное расписание тоже необходимо изменить.
Издается приказ в произвольной форме, где прописывается, на каком основании и каким сотрудникам изменяется заработная плата, затем вносятся изменения в само ШР. Процедура изменений прописана выше.
Как внести поправки?
При внесении любых изменений в расписание компания должна руководствоваться и , где указано, что внесение каких-либо поправок в трудовой договор возможно только по согласию сторон.
При этом уведомить сотрудников о том, что планируются изменения, организация обязана не позднее, чем за два месяца.
Существует определенная процедура внесения изменений, которую обязаны соблюдать все работодатели, первым этапом должно стать оформление служебной записки, содержащей основания для внесения изменений. Затем работодатель обязан предупредить в письменном виде всех сотрудников, которые подпадают под изменения.
Сотрудники имеют право либо согласиться с предлагаемыми нововведениями, подписав уведомление, либо отказаться.
В случае если изменяемые должности вакантны, соблюдение двухмесячного срока не требуется. Такие штатные единицы можно сокращать в любой момент.
Когда необходимо составление нового документа?
Никаких нормативов по периодичности составления нет, оно может быть утверждено единожды и действовать в течение длительного периода, если нет каких-либо серьезных изменений в составе организации.
При незначительных изменениях достаточно приказа и пометок в действующем расписании.
Выписка из документа
Каждый сотрудник может получить выписку из расписания, в которой будет отражена часть информации, которая относится к этому сотруднику, любые другие данные (о других работниках, подразделениях) для записи в выписке не допускаются.
Кому и в каких случаях требуется?
Выписка может потребоваться работнику организации для участия в торгах, а также для представления в:
- Пенсионный фонд;
- в налоговую или трудовую инспекцию;
- в Фонд соцстраха.
Для получения выписки необходимо подать заявление с просьбой, где указать, для каких целей выписка требуется.
Как составить?
Алгоритм составления выписки следующий:
- Полное и краткое название организации.
- Заголовок, где указывается дата составления и реквизиты приказа, которым утверждалось расписание.
- Период действия, обычно указывается следующим образом: «Вступило в действие с …».
- Содержательная часть, где обозначается полное количество сотрудников, затем таблица по форме Т-3, в которую вписаны только данные заявителя.
- Подписи. Подписывают исполнитель и начальник отдела кадров.
Образец:
Нюансы
Допускается ли округление штатных единиц?
Все штатные единицы заполняются в соответствии со ставкой, если в расписании обозначено, что должность определена в половину ставки, то округление до целого числа не допускается.
Как восстановить, если было утеряно или испорчено?
Для восстановления потребуется предпринять несколько шагов, а именно:
- Изучить все документы, имеющиеся на предприятии.
- Проверить наличие кадровых документов, их комплектность.
- Проанализировать содержание всех трудовых договоров, имеющихся в распоряжении кадровой службы.
- Проверить и проанализировать все трудовые книжки, находящиеся в кадрах.
- На основании анализа составить рабочую таблицу, куда внести всех сотрудников предприятия, их должности, другие имеющиеся данные.
- Систематизировать рабочую таблицу и на ее основании составить новое штатное расписание, утвердить его согласно правилам.
Как часто можно менять?
Как часто и на какой период, законодательство не называет, но, если учесть, что документ по своей сути является плановым, предполагается, что обновляться он должен ежегодно, вместе с другой учетной документацией.
Однако если никаких серьезных изменений в кадровой политике организации не происходит, то, оформленное единожды, может быть действительным не один год, достаточно будет оформить список изменений.
Как отразить почасовую оплату?
В графе 5 штатного расписания указывается норматив оплаты труда в час, затем в графе 10 делается примечание: «Почасовая оплата» и дается ссылка на положение, которое регулирует такой порядок вознаграждения.
Как отразить в документе полставки?
Половина ставки так и пишется — 0,5 ставки, четверть — 0,25 ставки.
Требуется ли для обособленного подразделения организации?
Составлять отдельное расписание для обособленного подразделения не требуется, так как оно содержит информацию обо всех структурных подразделениях.
Но законодательно иметь более одного норматива в компании не запрещено, поэтому если в уставе предприятия прописано, что представительство или филиал может иметь отдельный норматив, то он может быть утвержден руководителем обособленного подразделения.
Нужно ли оформлять, если нет сотрудников, один директор?
Штатное расписание - это обязательный внутренний нормативный документ организации, содержащий данные о его структуре, количестве сотрудников и общем фонде заработной платы за месяц. В статье можно скачать актуальный образец (бланк) штатного расписания.
Образец штатного расписания по форме Т-3
Образец
Бланк штатного расписания по форме Т-3
Бланк
Штатное расписание: особенности заполнения
Кроме главных функциональных сведений, в штатном расписании перечисляются должности работников, присутствует информация об окладах всего состава организации, системе поощрений работников (различные премии, надбавки за сверхурочный труд и т.п.), о наличии вакантных мест.
Каждое предприятие вправе разработать собственный бланк штатного расписания, но с учётом всех необходимых пунктов, или воспользоваться унифицированной формой Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 г.
Штатное расписание могут потребовать для проверки различные надзорные и исполнительные органы: суды, инспекция по труду (проверяя соответствие условий труда букве закона), региональные представители Пенсионного фонда (проверяя данные по страхованию работников), налоговая (проверяя применение льгот по налогам), поэтому составить его нужно грамотно и точно.
Начинается оформление штатного расписания с разработки структуры предприятия и приказа руководителя о назначении ответственного за заполнение формы Т-3. Это может быть как сотрудник бухгалтерии, секретарь, офис-менеджер, так и сотрудник созданного кадрового отдела, и даже сам руководитель.
Кроме того, в приказе устанавливаются сроки, в которые штатное расписание должно быть составлено, сроки его согласования и утверждения.
Как правильно составить штатное расписание
Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-93);
Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих;
едиными тарифно-квалификационными справочниками работ и профессий рабочих по отраслям.
Обязательно указываются дата составления штатного расписания, дата его утверждения (согласно приказа), дата, с которой расписание начинает действовать и период его действия. По общему правилу штатное расписание составляется сроком на год.
Наименование организации должно соответствовать указанному в Уставе организации.
Внося в штатное расписание названия структурных подразделений (отделов) - графа 1, должности сотрудников - графа 3, особенно если при работе на этой должности сотруднику положены льготы или особые условия, чтобы не лишать его этих льгот, стоит воспользоваться тарифно-квалификационными справочниками:
Как правило, это касается муниципальных организаций и предприятий с «вредными» условиями труда, в то время как коммерческие организации вольны вводить в штатное расписание практически любые наименования структурных отделов и должностей, руководствуясь только здравым смыслом, традиционной терминологией и общими определениями и понятиями.
Каждому отделу имеет смысл присвоить код структурного подразделения: его можно использовать в дальнейшем при оформлении различных деловых документов организации.
Оклады могут быть указаны не определённой цифрой, а в пределах каких-то сумм, например, от 10000 до 15000 рублей. Это разрешается предприятиям, не обязанным строго соблюдать показатели Единой тарифно-квалификационной сетки. Обычно так делают тогда, когда должность сотрудников называется одинаково, а их квалификация, набор функций, опыт работы разные.
Система поощрений (графы 6-8) должна содержать информацию, за что и в каких единицах работник получает стимул, т.е. она может быть исчислена не только в рублях, но и в процентах, коэффициентах и т.д.
Итоговые ежемесячные суммы выплат по каждой должности указываются в графе 9. Внизу табличной части подводится итог и указывается весь зарплатный фонд организации за месяц.
Оклады сотрудников, а также надбавки, другие поощрения, и итоговую сумму месячной заработной платы предприятия нужно указывать в рублях.
Если какие-либо должности на предприятии вакантны, об этом делается запись в графе 10 «Примечания».
Составленное штатное расписание согласовывают с руководителями структурных подразделений (отделов), дают на проверку юристам. После вносят поправки, если таковые есть
Если штатное расписание не имеет замечаний, его визируют подписями руководителя кадровой службы (если такая есть), главного бухгалтера, и утверждают приказом руководителя.
Унифицированная форма Т 3 – унифицированная форма штатного расписания, то есть документа, который определяет кадровую структуру организации, в том числе иерархию и количество должностей, а также оплату по каждой позиции. Форму штатного расписания Т 3 скачать можно из этой статьи.
Читайте в статье:
Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт
Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".
Форма штатного расписания Т-3 образец заполнения
Требований к штатному расписанию не так много. Во-первых, во избежание нарушений трудового законодательства, для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми задачами устанавливается одинаковая зарплата. Ведь оплата должна быть равной за равноценный труд. Во-вторых, если в рамках одной специальности существуют различные сложность и ответственность работы, объем прав и обязанностей, то в названиях должностей должны отразиться эти различия. Например, можно использовать слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.
Составленную «штатку» подписывают главный бухгалтер и сотрудник службы кадров. Если фирма большая, и документ занимает несколько листов, то главный бухгалтер может расписаться в конце документа и на каждом его листе.
Утвердить новую «штатку» должен руководитель организации - приказом. Унифицированной формы приказа нет, фирма составляет его по своим правилам. Обязательное требование – в приказе должна быть дата, с которой действует штатное расписание. Дата может отличаться от дня, когда издали приказ, или совпадать.
Менять что-либо в штатном расписании следует только по мере изменения кадровой ситуации. Если она стабильная, пересматривать документ каждый год не нужно. Срок действия «штатки» не ограничен.
Структурным подразделениям фирм составлять собственное штатное расписание не нужно. В подразделения и филиалы направляют выписку из утвержденного штатного расписания или его копию.
Доводить содержимое «штатки» до сотрудников не обязательно, так как документ не регулирует трудовую деятельность. Кадровые сведения, которые касаются конкретного сотрудника, он узнает из своего трудового договора. Но обязанность знакомить персонал со штатным расписанием может быть установлена, например, коллективным договором
Штатное расписание – это локальный корпоративный документ , определяющий и оформляющий штатную структуру организации, который часто не принимается во внимание начинающими предпринимателями, потому что Российское законодательство якобы лояльно относится к данному документу и к вопросу о его составлении.
Однако это не более чем миф. В данной статье мы рассмотрим все законодательные вопросы, связанные со штатным расписанием в РФ, рассмотрим виды и подвиды данного типа документов, примеры заполнения, а также узнаем самое основное: как правильно составить штатное расписание?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Подвиды штатного расписания
Для чего нужно штатное расписание читайте в нашей .
Для ООО
Штатное расписание для организаций заполняется по унифицированной форме №Т-3 в не зависимости производственное это предприятие, проектная организация или магазин:
Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.
Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.
Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.
Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.
Графа 3 «должность (профессия, специальность) , ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.
Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.
Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.
Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.
Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.
Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки,
в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1).
Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.
Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине.
Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате.
Графа 9 “итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях. В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск.
Пример штатного расписания для производственного предприятия.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Для бюджетной организации
Бюджетные организации способны реализовывать собственную деятельность, прибегая к нескольким финансовым источникам, к примеру, государственное субсидирование и денежные средства от работы по контрактам .
Таким образом, плата за трудовую деятельность работников по отдельным специальностям может проводиться, фактически, из обоих финансовых источников, либо же только из одного. В практическом применении обширное использование приобрело формирование 2-ух, а в единичных вариантах и 3-х штатных расписаний.
Бюджетные организации принадлежат к категории государственных учреждений. Концепция оплаты работы подобных учреждений формируется с учетом предписаний, установленных Федеральной комиссией
, регулирующей общественные и трудовые взаимоотношения профсоюзных организаций и работодателей.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Таким образом, в п. 19 “рекомендаций” описано, что штатное расписание ратифицируется управлением организации и содержит в себе все должности и специальности сотрудников данной организации. Подобные условия прописаны в п.10 положения, одобренного распоряжением Федерального правительства от Пятого августа 2008 года N583.
Так как ныне функционирующим законодательством не учитывается деление расписания на доли в зависимости от вариантов источников оплаты труда, организации следует формировать единое расписание для всех сотрудников.
Для индивидуального предпринимателя
В ТК РФ имеются чёткие указания того, что работодатель (не имеет значения: индивидуальный это предприниматель, частная ли организация, или бюджетная), подписавший договор с работником, должен оформить штатное расписание. И конкретных предписаний на это для индивидуальных предпринимателей нет , в отличие от бюджетных учреждений и ООО.
Поэтому многие бухгалтеры советуют всё равно оформлять данный документ в любом случае, а другие - оформлять его только при кол-ве сотрудников 3-4+.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Некоторые специалисты в законодательной сфере полагают, что использование непосредственно данной формы должно быть обязательным для работодателей, в то время как попытки оформить расписание в произвольной форме приведут к проблемам с учётом как внутри организации, так и с внешними контролирующими органами.
Образец штатного расписания магазина не по форме Т-3.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Вопрос о безальтернативности форме №Т-3 “Штатное расписание” появился на свет в основе статьи девятой Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ. Согласно данной статье основная учетная документация учитывается только в случае, если она оформляется согласно конфигурации унифицированных форм.
Лишь отдельные варианты и разделы документации, которые не предусмотрены в данном разделе, могут оформляться в свободной форме, однако непременно обязаны включать все без исключения реквизиты, отмеченные в статье 9 Закона “О бухучете”.
Федеральным постановлением от Восьмого июля 1997 года №835, создание и подтверждение альбомов унифицированных форм основных учётных документов накладывалось на Госкомстат Российской Федерации (сейчас – Фед. Служба гос. Статистики).
Отсюда можно сделать заключение, что в случае если данный комитет принял ту или иную форму или конфигурацию, то она становится стандартной в обязательном порядке.
Однако тут упускается важная информация – ведь Госкомстату были переданы полномочия формировать унифицированные формы первичной документации. Но что же представляет собой такая документация?
Первичным документом расценивается только такой документ, при помощи которого оформляется та или иная хозяйственная процедура компании, находящая отклик в бухгалтерском учёте.
Однако штатное расписание не является документом, оформляющим какие-то подобные действия. Штатное расписание не используется как инструмент для бухгалтерских операций. То есть, работодатель имеет право оформлять штатное расписание в произвольной форме, а обязательную унифицированную форму использовать лишь как рекомендованный образец.
При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.
Кто составляет штатное расписание?
Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?
В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37
, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.
Также руководством может быть составлен , перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.
В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.
Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.
Структура штатного расписания и срок действия
В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год . Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.
Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.
Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.
Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.
Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.
С чего начать – порядок оформления
Для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:
Правила и инструкция заполнения
Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.
Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.
В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.
Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.
Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.
Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.
Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.
То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.
Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.
В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.
Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.
Нюансы составления штатного расписания узнайте в ролике: