Чтобы официально зафиксировать и задокументировать показания кассового аппарата, необходимо заполнить специальную форму КМ-7. В ней отражаются показания ККМ и вся выручка за один рабочий день компании. В нашей статье мы расскажем, как сделать отчет кассира-операциониста по форме КМ-7 и какие нюансы необходимо при этом знать.
Как заполнять документ
Эта бумага связана с использованием ККТ, и поэтому ее обязаны заполнять все организации, которые применяют такую технику. Прописано это в Законе № 54-ФЗ . Составляет данный акт кассир-операционист, заполняет, а затем передает в бухгалтерию. Причем делать это он должен каждый день, в конце рабочего дня. Заполнять акт можно как в ручном варианте, так и с использование компьютера. Главное, чтобы такой отчет представлял собой двухсторонний лист с подписями ответственных лиц. Вместе с таким отчетом в бухгалтерию должны сдаваться и такие документы:
- ПКО и РКО.
- , если таковые имеются.
Документ КМ-7 подается только в том случае, если на балансе компании находится два и более кассовых аппарата.
Основной элемент документа – это таблица, которую и следует правильно заполнять кассиру. В ней прописываются и затем суммируются все показатели ККТ. Под таблицей есть графа, в которой дается информация по возвращенным покупателям деньгам. Еще в акт вносят название компании, ее точный адрес и контактные телефоны. А в таблицу вписываются следующие данные:
- В третью и вторую графу вносятся номера ККМ. Причем цифры для 2 графы есть в паспорте аппарата, а цифры для графы 3 берутся из налоговой документации по кассовым аппаратам.
- Номер Z-отчета вписывается в четвертую графу, причем учитывается только последний отчет в том случае, если касса была вскрыта.
- С восьмой по четырнадцатую графы вписывается дневная выручка фирмы.
- А в десятой, двенадцатой и четырнадцатой графах свою подпись должен поставить директор торгового заведения и тем самым заверить акт.
- Если у организации только один отдел, то в этом случае графы с 9 по 14 не заполняются.
Посмотреть наглядный образец заполнения документа можно .
Когда не требуется заполнение акта
Следует отметить, что форма КМ-7 является сводной, поэтому если компания использует только один кассовый аппарат, то такая справка-отчет не потребуется. Только компаниям, у которых имеется от двух аппаратов и больше, есть прямая обязанность заполнения КМ-7, причем независимо от того, работает она на или нет. Если это ваша ситуация, каждый кассир в конце смены должен оформлять и передавать бухгалтеру данную форму.
Источник/официальный документ:
постановление Госкомстата России от 25.12.1998 года №132
Название документа:
Форма КМ-7 (ОКУД 0330107)
Формат:
.xls
Размер:
30 кб
Определение формы КМ-7
Бланк КМ-7 является одним из форм первичной отчетности по торговым операциям. При этом обязательно используется контрольно-кассовая техника. Регулирование использования и заполнения унифицированной формы определено в постановлении Госкомстата России от 25.12.1998 года №132. Подводится итог по информации по счетчикам контрольно — кассовых машин и поступившим средствам в организацию. Форма КМ-7 – это приложение для справки-отчета кассира-операциониста за смену.
Применение бланка КМ-7
В случаях, когда в организации работают сразу несколько кассовых машин, тогда и требуется унифицированная форма КМ-7 . Этот бланк помогает составить сводный отчет по сведениям о доходе юридического лица со всех используемых контрольно-кассовых аппаратов. Причем отчет оформляется за текущий день работы организации.
Старший кассир составляет один экземпляр бланка КМ-7 и вместе с другими отчетными документами направляет в бухгалтерский отдел по окончании рабочей смены. В форме КМ-7 указываются сведения по каждой кассе на начало рабочей смены и по ее окончании. Размер выручки заверяется подписью заведующего лица в каждом отделе.
Итоговая выручка организации вносится в специальное поле бланка КМ-7. Сведения, указанные в документе, дают возможность оценить эффективность работы предприятия. Распределение денежных средств по отделам организации происходит тоже исходя из таблицы ежедневной отчетности. Показания контрольно-кассовых аппаратов подлежат подписанию старшим кассиром, а также руководителем организации.
Одним из кассовых документов, оформляемых ежедневно кассиром, является форма КМ-7 — Сведения о показаниях счетчиком ККМ. Данный документ отражает данные по каждой конкретной контрольно-кассовой машине.
Бланк КМ-7 включает информацию о показаниях счетчиков на начала и конец определенного временного промежутка, а также о суммарной выручке, полученной по данному кассовому аппарату.
Форма КМ-7 передается в бухгалтерию ежедневно вместе со справкой-отчетом кассира-операциониста КМ-6, бланк и образец заполнения которого можно скачать .
Также кассиры обязаны ежедневно вносить данные в журнал КМ-4, образец которого можно скачать .
Сведения о показаниях счетчиков, внесенные в форму КМ-7, передаются в бухгалтерию вместе с сопроводительными документами, обосновывающими выручку кассы — приходные и расходные документы. Выручка по кассе передается с оформлением приходного кассового ордера.
Бланк КМ-7 и образец заполнения сведений можно скачать бесплатно в формате excel внизу статьи.
Образец заполнения КМ-7
В начале рабочего кассир, обслуживающий контрольно-кассовую машину, вносит в бланк КМ-7 данные о наименовании организации, адресе ее местонахождения, ИНН, телефон. Также указывается модель ККМ, в отношении которой заполняются сведения по форме КМ-7, пишется не только наименование модели, но и номер по паспорту, номер, полученные при регистрации ККТ в налоговой.
Кассир, ответственный за ведение операций с этой кассовой техникой, и заполняющий сведения по форме КМ-7, должен написать свои ФИО, точную формулировку должности. Этот кассир несет ответственность за предоставленные сведений и за все операции, проведенные в ККМ за указанный период. Продолжительность и время рабочей смены также прописывают в верхней части бланка КМ-7. Документу присваивается номер и пишется дата заполнения.
В таблице отражаются данные по ККМ за рабочую смену, в нее следует внести следующие данные:
- номер фискального отчета на конец рабочего дня;
- сведения о показаниях денежных счетчиков на начало и конец рабочей смены;
- выручка за день, как разность показаний счетчика;
- распределение выручки по отделам (если они имеются);
- сведения о возвращенных покупателями чеков, а также неверно пробитых;
- подпись старшего кассира и руководителя организации.
Пример заполнения КМ-7 можно скачать ниже.
Форма КМ-6, также известная как справка-отчет кассира-операциониста – это отчетный документ, включающий в себя суммарный доход за день или смену, а также данные счетчиков ККТ (контрольно-кассовой техники). Кассир-операционист должен заполнять эту справку ежедневно, прикладывая к ней форму, кассовые и расходные документы в качестве сопровождения.
Бланк формы КМ 6 и образец заполнения. Файлы
ФАЙЛЫ
Для чего необходима форма КМ-6
Справка формы КМ-6 – это главный отчетный документ кассира. Она свидетельствует о полученной выручке и сдается руководителю вместе с выручкой. Если вырученные деньги отдаются инкассаторам, то обязательно нужна соответствующая пометка в справке-отчете.
При работе проверяющих органов такие справки играют очень важную роль. Именно на их основании делается вывод о полноте отражения выручки. Кроме того, информация справки КМ-6 используется для заполнения сводного отчета. Этот отчет включает в себя данные о состоянии счетчиков ККТ и доходе предприятия.
Особенности справки-отчета
У справки-отчета кассира-операциониста есть несколько характерных особенностей:
- форма КМ-6, утвержденная Госкомстатом РФ в 1998 году, является унифицированной;
- ошибки при заполнении, как и отхождение от общепринятого формата, могут повлечь за собой штраф при работе проверяющих органов;
- заполнять КМ-6 необходимо ежедневно (или в конце каждой смены), а одновременное заполнение справок за 2 и более дней/смен не допускается;
- сдавать документ нужно одновременно с выручкой – либо главному кассиру компании, либо в банк;
- хранить справку требуется ровно 5 лет, после чего она теряет ценность.
Важно! Столбец 4 заполняется только при использовании устаревшей кассовой техники. Если за последние 12 лет в организации были установлены современные аппараты, то этот раздел нужно оставить пустым.
Общие правила заполнения
Чтобы не допускать ошибок при вводе информации в форму КМ-6, необходимо следовать общим правилам:
Первая строчка отчета должна содержать наименование, адрес (юридический или фактический – неважно, главное, чтобы он был одинаковым во всех отчетах) и номер телефона предприятия. Если есть отдельное подразделение, то его название тоже должно быть указано.
Если форму КМ-6 заполняет ИП, то он должен указывать всю необходимую информацию в том же порядке. Это распространенная ошибка – многие ИП считают, что могут отойти от унифицированной формы, ведь работают на себя.
В документе обязательно должны быть указаны название, номер регистрации и номер производителя ККТ.
Нужно указывать точную дату заполнения и номер справки.
Выручку нужно указывать в числовой форме и прописью.
Подпись составителя справки-отчета – обязательный элемент.
Важно! Если выручка сдается не главному кассиру компании, а в банк, то об этом нужно делать отметку в отчете.
Образец справки. Пример заполнения
Чтобы подробно ознакомиться с формой КМ-6, скачайте бесплатный образец. Он имеет формат *.doc и содержит правильную форму справки без фактических ошибок и неточностей. Этим образцом можно пользоваться не только для изучения особенностей справки-отчета, но и для конкретной работы кассира.
Справка-отчет кассира-операциониста разделена на 3 части – строчную, табличную и заверщающую. Для удобства мы разделим на 3 части и пример заполнения, чтобы читатель мог быстро найти именно то, что его интересует.
Итак, пример ввода информации в строчную часть КМ-6:
- В поле «Организация» вписывается наименование предприятия, его адрес, контактный телефон.
- В поле ИНН вписывается идентификационный номер предприятия, где работает кассир.
- Поле «Структурное подразделение» не нужно трогать, если этого подразделения в компании нет.
- В поле «Контрольно-кассовая техника» вводится информация о моделях ККТ.
- В поле «Номер» – номер кассовой техники. Эту информацию, как и информацию для пункта 3, можно узнать у старшего кассира или прочесть в документации ККТ.
- Поле «Прикладная программа» остается пустым, если такая программа не используется.
- В поле «Кассир» вписывается фамилия кассира, его инициалы. Если справка создается по 2 и более секторам, имеющим нескольких кассиров, то поле остается пустым.
- В поле «Смена» вписывается номер актуального Z-отчета. В образце это не показано, но, как правило, он начинается с буквы «Z». Например, «Z 0040».
Табличную часть справки нужно заполнять так:
- Столбец 4 тоже нужно оставить пустой, если используется современная кассовая техника (с 2004 года).
- В столбец 5 вписывают сумму на начало дня или смены. Эту сумму можно найти в журнале кассира-операциониста, в графе 9. Там ее оставил кассир, который работал в прошлую смену. Также эта сумма есть в утреннем X-отчете, в строке ГРОСС-ИТОГ.
- В столбец 6 вписывают сумму из строки ГРОСС-ИТОГ Z-отчета.
- В столбец 7 – сумму из строки «Сменный Итог» Z-отчета. Если в течение дня/смены происходили возвраты, то нужно вписать сменный итог с вычетом возвратов.
- Столбец 8 нужно оставить пустой, если возвратов не было. Если они были, то нужно вписать сумму из строки «Возвраты» Z-отчета.
- В столбец 9 кассир вписывает свою фамилию.
- В столбец 10 кассир ставит подпись.
В поле «Итого» вписываются суммы столбцов 7 и 8.
Важно! Пустые столбцы можно зачеркивать. Кассиры часто зачеркивают их, чтобы проверяющие органы точно знали, что документ заполнен до конца, и кассир ничего не забыл.
Завершающая часть справки заполняется так:
- Строчка «Итого…» требует вписывать вырученную сумму прописью.
- Строчку «Принята…» следует оставлять пустой. Она необходима, когда на отчет выписывается приходной ордер. На практике это случается редко.
- Строчка «Сдана в банк» содержит информацию о банке только в том случае, если отчет будет вручен инкассатору. Если выручка и справка отдаются главному кассиру, то эту строку нужно оставлять пустой.
- Строчку «Квитанция №» тоже нет особого смысла заполнять, ведь она относится к строке «Принята…».
Что делать с формой КМ-6 после заполнения
Заполненный документ нужно отдать главному кассиру, если он есть на предприятии. Главный кассир передает справку-отчет гендиректору или бухгалтеру. Если такого кассира нет, то кассир-операционист отдает документ напрямую бухгалтеру или директору. Справка должна храниться 5 лет.
Важно! Индивидуальные предприниматели, как правило, триедины. ИП – сам себе кассир-операционист, бухгалтер и руководитель. Поэтому он отдает документ напрямую в банк.
Можно ли не заполнять форму КМ-6
Этот вопрос неоднозначен. С одной стороны, за отсутствие справки-отчета никого не штрафуют. На многих предприятиях ее просто не требуют, а ИП чаще всего обходятся без нее. Но если при проверке будет обнаружено отсутствие таких справок, то это будет сочтено «отягчающим обстоятельством». Руководитель будет иметь проблемы, и естественно, что он возложит вину на кассира-операциониста, который не заполнял форму КМ-6.
Распространенные ошибки при заполнении
Кассиры-новички иногда допускают нелепую ошибку, вписывая вместо ИНН предприятия свой собственный ИНН. Разумеется, это неправильно. Идентификационный номер всегда должен принадлежать предприятию.
Графу 5 и 6 основной таблицы нельзя путать. В графу 5 вписывается ГРОСС-ИТОГ X-отчета, а в графу 6 – ГРОСС-ИТОГ Z-отчета. Наоборот быть не может. Эту ошибку часто допускают из-за невнимательности.
Остальные ошибки связаны с невнимательностью при вводе числовых значений. Например, можно перепутать дату или ошибиться, вписывая сумму. Такие ошибки недопустимы, поэтому кассиру следует проверять всё как следует.
Важно! Если в самом бланке КМ-6 есть опечатки, то кассира за них никто не накажет. Штраф может быть выписан только за ошибки в информации, которую лично вписывал кассир-операционист.
Форма КМ-7 — документ, который непосредственно связан с применением ККТ, имеющей ЭКЛЗ. Обязательность его использования отменена с июля 2016 года с внесением поправок в закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. А с июля 2017 года эта форма вообще становится ненужной из-за прекращения использования касс, оснащенных ЭКЛЗ. Однако это не препятствует продолжению использования формы КМ-7 только в части, касающейся сведений о сумме выручки, полученной за смену.
О том, какая техника сменила ККМ, имеющие ЭКЛЗ, читайте в статье «Порядок перехода на онлайн-кассы с 2016 года» .
Во времена применения касс, оснащенных ЭКЛЗ, форма КМ-7 представляла собой обязательное приложение к другой унифицированной форме — КМ-6, составлять которую должен был кассир-операционист. Но с введением в действие поправок в закон «О применении ККМ» форма КМ-6 заполняется лишь по желанию хозсубъекта.
В отчете по форме КМ-7 предусмотрены графы для указания заводских, а также регистрационных номеров всех используемых ККТ. Причем формировать его требовалось на любое количество имевшихся в наличии ККТ, в т. ч. на единственный кассовый аппарат.
Бланк формы КМ-7 утвержден постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать его можно на нашем сайте.
Каковы особенности заполнения отчета по форме КМ-7
Форму КМ-7 надлежало ежедневно формировать в 1 экземпляре и сдавать в бухгалтерию до начала следующей рабочей смены вместе:
- с формой КМ-6;
- ПКО, РКО;
- актами по форме КМ-3 (на возврат денежных сумм покупателям).
В таблице, которая является основным элементом формы КМ-7, указывались и суммировались показатели по всем фискальным счетчикам ККТ, а также по наличной выручке по торгующему субъекту в целом или с разбивкой по отделам (в этом случае цифры заверялись подписями заведующих соответствующими отделами).
Суммы, отраженные в актах по форме КМ-3, то есть возвращенные покупателям фирмы, указывались прописью в специальной графе, расположенной под таблицей.
Сведения, зафиксированные в форме КМ-7, заверялись руководителем торгующего субъекта, а также старшим кассиром.
О форме КУМ-3 читайте в материале