Известно, что эмоции – это то, с чем человеку справляться труднее всего. Не только управлять ими, но и просто держать себя в руках в тех или иных ситуациях многим зачастую не под силу. И, что хуже всего – научиться контролировать свои чувства действительно очень сложно. Мы можем изменять физические параметры своего тела, соблюдая диету, или, наоборот, усиленно поглощая сдобные булочки; посещая фитнес-клуб и тренажерный зал либо отдыхая на диване. Мы можем даже частично регулировать свое психическое состояние, научившись, например, с помощью специальных приемов расслабления отдыхать за 15 минут столь же полноценно, как в течение 8-часового сна. Но, когда на нас накатывает волна возмущения или чувство незаслуженной обиды, мы ничего не можем с собой поделать.
Эмоциональное состояние – такой же важный фактор для успеха в бизнесе, как наличие финансовых и материальных ресурсов. Это психологический ресурс, который в мире жесткой конкуренции, в момент, когда речь идет даже не о развитии, а о простом выживании, может сыграть решающую роль. Внезапное чувство или сиюминутный порыв может стать той последней песчинкой, которая перетянет чашу весов либо в сторону упорства, заставляющего продолжать работу и искать выход даже из абсолютно безвыходной ситуации, либо в сторону индифферентности, способной привести к полному краху.
Человеческая душа – потемки, и эмоции могут в самый неподходящий момент сыграть очень злую шутку. Чтобы этого не случилось, нужно уметь прислушиваться к себе и учиться управлять своими чувствами.
Ни в коем случае не следует относиться к своим чувствам пренебрежительно.
Несмотря на то что бизнес – совсем не та сфера, где следует давать волю чувствам, и все деловые решения необходимо принимать на холодную голову, важность эмоций здесь трудно переоценить. Ведь спокойное, уравновешенное состояние – тоже одна из разновидностей эмоционального состояния.
1. ЭМОЦИОНАЛЬНЫЙ ФОН ВО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯХ С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ
В процессе своей деятельности бизнесмен или предприниматель может осуществлять взаимодействия по трем основным направлениям:
› с внешней средой, т. е. с поставщиками, потребителями, конкурентами и контролирующими органами;
› с внутренней средой, т. е. с сотрудниками своего предприятия;
› с самим собой.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОСТАВЩИКАМИ
Осуществляя контакты по первому из указанных направлений, т. е. взаимодействуя с внешней средой, предприниматели, как правило, стремятся, с одной стороны, сформировать положительное впечатление о своей фирме, а с другой – добиться от контрагентов желаемых результатов. И в том и в другом случае, осознанно или подсознательно, используются некие способы психологического воздействия, цель которых – создать у собеседника определенное настроение, побуждающее его принять нужное решение.
Взаимодействие с поставщиками всегда менее эмоционально, чем общение с потребителем.
При контактах с поставщиками всегда можно использовать «преимущество покупателя». Ведь в данном случае вы выступаете именно в этой роли, а покупатель, как известно, всегда прав. Это не означает, что нужно оказывать давление, но дает реальную возможность предложить свои условия. Простейший психологический прием – дать понять в разговоре, что рассматриваемый вариант поставок далеко не единственный и что в случае неудачной сделки вы легко найдете альтернативную возможность. Такой шаг направит эмоции потенциального поставщика в нужное русло и склонит его к компромиссным решениям, например, по цене.
Но, с другой стороны, чересчур настаивая на своей независимости, вы рискуете перегнуть палку и добиться противоположного ожидаемому результата, когда уже сам предполагаемый поставщик заявит, что и он сможет обойтись без такого привередливого клиента. Эмоции – коварная вещь, и, стремясь ими управлять, не следует забывать о чувстве меры, иначе именно то, от чего вы ожидали положительного результата, приведет к отрицательному.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛЯМИ
Во взаимодействиях с потребителями психологические и эмоциональные факторы занимают одно из ведущих мест. Достаточно вспомнить о рекламе. Подавляющее большинство рекламных роликов на телевидении практически ничего не сообщает о реальных качествах того или иного товара, дающих конкурентное преимущество и обеспечивающих привлекательность в глазах потребителя. Да это и не так просто, если речь идет, например, о пиве или жевательной резинке. Но зато сколько усилий затрачено на то, чтобы убедить подростков, что, употребляя определенный сорт пива, они легко добьются жизненных высот!
Успешная реализация большинства непродовольственных товаров (да и многих пищевых продуктов) обусловлена именно факторами психологического воздействия.
Продавая товар, мы очень часто продаем именно эмоции, связанные с ним.
Обычно такие товары не являются предметами первой необходимости и, кроме того, существуют конкуренты, которые выпускают то же самое. Поэтому, чтобы успешнее продавать спортивную одежду, используется известный бренд, свидетельствующий о престижности, а для мотивации людей на приобретение пищевых добавок сочиняются трогательные истории об их оздоровительном воздействии.
Необходимо отметить, что многие производители и торговые посредники не всегда добросовестны в применении подобных приемов и, стремясь привлечь покупателя, выдвигают в рекламе заявления, абсолютно не соответствующие действительности. Однако серьезному предпринимателю, нацеленному на укрепление рыночных позиций и рассчитывающему на долгосрочное пребывание в той или иной сфере бизнеса, вряд ли стоит пользоваться приемами, за которые законом предусмотрена уголовная ответственность.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КОНКУРЕНТАМИ
Как правило, взаимодействовать с конкурентами напрямую предпринимателям приходится не так уж часто. Скорее, осуществляется отслеживание шагов, предпринимаемых конкурентами, и разрабатывается собственная конкурентная политика с учетом этих шагов. Но в любом случае эмоциональный аспект взаимодействия с конкурентами требует умения контролировать свои чувства. Если вы не можете полюбить своих конкурентов, постарайтесь по крайней мере не демонстрировать им неприязнь.
Настоящий профессионал всегда способен отвлечься от эмоций и подойти к вопросу рационально. Такой подход позволяет извлекать пользу из наблюдаемого опыта конкурентов. Работая в той же сфере, что и вы, выпуская аналогичные вашим товары, именно своей похожестью конкуренты способны не только создать вам проблемы, но и сослужить добрую службу. Поэтому, если ревностно отслеживая их деятельность, вы замечаете ошибки, не спешите злорадствовать, а подумайте, какие меры вы сами можете предпринять, чтобы таких ошибок не совершить. Если конкуренты добиваются в чем-то успеха, не завидуйте им, а постарайтесь перенять полезный опыт.
При взаимодействии с контролирующими органами необходимо сохранять спокойствие и добро желательность. Зачастую представители контролирующих органов относятся с предубеждением к представителям бизнеса. Резкие ответы только подкрепят их подозрения.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КОНТРОЛИРУЮЩИМИ ОРГАНАМИ
В данном случае, как и в предыдущем, нужно стараться особых эмоций не проявлять. Трудно назвать страну, которая имела бы идеальное законодательство, регулирующее отношения государства и бизнеса. Причем именно в странах, которые принято считать демократическими, для бизнеса предусмотрены достаточно жесткие ограничения. Например, в Финляндии очень строгое природоохранное законодательство, и предприниматели вынуждены осуществлять крупные дополнительные ассигнования, чтобы не допустить нанесения вреда окружающей среде. Во Франции установлены жесткие лимиты на иностранную видео– и аудиопродукцию, и продавцы дисков и кассет вынуждены с этим считаться.
В России своя специфика, здесь нет существенных ограничений в возможности заниматься теми или иными видами деятельности, зато есть большая свобода контролирующих органов, которые, пользуясь своим положением, частенько превышают полномочия. Увы, сдержать эмоции в таких случаях зачастую бывает трудно.
Но все-таки лучше постараться это сделать, памятуя о том, что слезами горю не поможешь, а уж криком тем более. В человеческих взаимоотношениях, как правило, срабатывает «эффект зеркала», поэтому, держась спокойно и вежливо в любой ситуации, вы скорее всего и от собеседника сможете добиться корректности.
2. ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ КЛИМАТ В ОРГАНИЗАЦИИ
Взаимодеиствие с сотрудниками внутри фирмы во многом обусловлено законами психологической совместимости. чтобы избежать проблем в будущем, психологические нюансы необходимо учитывать еще на этапе подбора кадров.
Психологический климат в организации это комплекс эмоций ее сотрудников.
ТЕСТИРОВАНИЕ И СОБЕСЕДОВАНИЕ
Предварительное тестирование при приеме на работу новых сотрудников получило достаточно широкое распространение, однако основной его целью является получение информации о профессиональных качествах. Поэтому прежде чем принять окончательное решение, полезно провести личное собеседование, в ходе которого можно получить представление о некоторых личностных характеристиках кандидата.
Кандидат также постарается сделать вывод о психологическом климате в организации по собеседованию.
В идеале подбором кадров должны заниматься профессионалы, но не каждое предприятие имеет достаточные финансовые возможности, чтобы приглашать специалистов по кадрам. Очень часто окончательное решение принимается на основании того впечатления, которое производит кандидат при личной беседе. Открытость и свобода в общении, как правило, являются верными признаками коммуникабельности и высокой адаптивности человека и указывают на то, что он способен быстро освоиться в новом коллективе.
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ СОБРАНИЯ
Немаловажным фактором, обеспечивающим психологический комфорт внутри предприятия, являются встречи членов трудового коллектива и их контакты между собой. Одной из форм таких контактов являются собрания и планерки, посвященные решению текущих производственных вопросов. Задачей руководства в этом случае является обеспечение как можно более тесного взаимодействия сотрудников подразделений, которое одновременно способствует и сближению сотрудников, и оперативному решению возникающих производственных проблем.
Кроме того, эффективно проведенное деловое совещание создает у работников определенный позитивный настрой, который нацеливает их на достижение высоких результатов. Четко обозначенные задания на текущий день, разъясненные со всеми нюансами способы их выполнения сами по себе, без всяких дополнительных призывов и подстегиваний обеспечи вают в коллективе бодрое деловое настроение.
КОРПОРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Трудно переоценить значение корпоративных мероприятий для формирования позитивного психологического климата внутри фирмы. Традиция совместно отмечать праздники как нельзя лучше сближает сотрудников и способствует возникновению между ними дружеских доверительных отношений. Хорошо, если предприятие имеет свои фирменные знаменательные даты (день основания, открытие нового производства, филиала и т. д.), которые позволяют его работникам осознавать свою причастность к действительно серьезному и важному делу.
Общение сотрудников организации благоприятно сказывается на ее психологическом климате.
ИНФОРМАЦИОННЫЙ ОБМЕН
Для улучшения внутреннего климата в организации большое значение имеют беспрепятственный обмен информацией и доступность руководства. Эффективно налаженные коммуникации помогают устранить множество потенциальных проблем, связанных с непониманием или различиями в трактовке тех или иных информационных сообщений. Они предупреждают распространение слухов и сплетен, которые негативно влияют на психологический настрой работников и общую обстановку внутри фирмы.
Открытость руководства и его готовность к контактам поддерживает у сотрудников уверенность в том, что в критической ситуации они не останутся один на один со своими проблемами. Кроме того, внимание к предложениям подчиненных зачастую оказывается полезным и для самого руководства, поскольку такие предложения могут указать более эффективные способы достижения целей или новые направления развития.
ВОЗМОЖНОСТИ РОСТА
Улучшению психологического климата способствует и уверенность сотрудников организации в том, что добившись определенных результатов в своей профессиональной деятельности, они получат возможность продвинуться по служебной лестнице. Поощрение руководством сотрудников, стремящихся к карьерному росту, создает у последних сильнейшую мотивацию и тем самым всегда позитивно влияет на эмоциональный настрой.
СОЦИОЛОГИЧЕСКИЕ СЛУЖБЫ
Крупные организации, штаты которых насчитывают не одну тысячу работников, часто имеют в своей структуре социологические службы, которые занимаются проведением внутрифирменных исследований, тестированием и разработкой мероприятий, направленных на совершенствование кадровой политики. На огромном предприятии, где просто физически невозможно обеспечить тесные контакты всех членов коллектива, деятельность таких служб является весьма полезной и способствует созданию благоприятного психологического климата.
Существуют агентства, специализирующиеся на подобных услугах. Чем выше уровень полномочий человека, тем важнее для организации его эмоциональное состояние.
3. ЛИЧНЫЙ ЭМОЦИОНАЛЬНЫЙ НАСТРОЙ
Кроме взаимодействий с внешним окружением и с сотрудниками собственной фирмы, предприниматель постоянно имеет дело со своим личным эмоциональным состоянием. Плохое настроение, семейные проблемы, неудачи или, наоборот, головокружение от успехов – все это напрямую влияет и на способность принимать решения, и на работоспособность, а в конечном итоге и на результат всей деятельности.
Люди различаются по темпераменту и по свойствам характера и в связи с этим поразному реагируют на одни и те же проблемы. Если, к примеру, новый товар не пошел на рынке, темпераментный и нервныи холерик, наверное, решит, что все пропало; спокойный флегматик скорее всего подумает, что время еще не пришло и нужно подождать; сангвиник постарается найти способы повлиять на ситуацию.
Это подтверждает, что многое в нашем эмоциональном состоянии зависит от нас самих, и поэтому регулировать свое настроение вполне в наших силах. Главное здесь – соблюдать принцип равновесия, т. е. не впадать в отчаяние в критических ситуациях и не слишком доверять своим успехам, не поддаваться эйфории. Жизнь непредсказуема, и иногда именно безвыходная на первый взгляд ситуация оборачивается гениальными коммерческими решениями, а чересчур нежная привязанность к своим прошлым достижениям часто мешает развитию и становится фактором регресса.
«Человек вырастает по мере того, как растут его цели»
Ф. Шиллер
РЕФЛЕКС ЦЕЛИ
Одной из самых надежных гарантий удержания психического равновесия для человека является четкая постановка жизненных целей. Действительно, любая деятельность только тогда обретает смысл, когда известно, на что она направлена и какие результаты принесет. Цель – самая главная мотивация всех поступков. Именно индивидуальные цели заставляют людей пропадать на работе, не спать ночами, отыскивая решения проблем, нарушать режим дня и неправильно питаться.
Вот как высказывался о жизненных целях великий русский ученый И. П. Павлов: «Рефлекс цели имеет огромное жизненное значение, он есть основная форма жизненной энергии каждого из нас. Вся жизнь, все ее улучшения, вся ее культура делается рефлексом цели, делается только людьми, стремящимися к той или другой поставленной им и себе в жизни цели... наоборот, жизнь перестает привязывать к себе, как только исчезает цель».
В повседневной жизни все мы стремимся реализовать ближайшие, сиюминутные цели (выучить уроки, сделать уборку, сходить в парикмахерскую) и цели более отдаленные (получить образование, сделать карьеру, обеспечить себе материальный достаток). Но подлинная жизненная цель – это цель долгосрочная, требующая длительного и упорного труда, результаты которого непрерывно накапливаются в течение всей жизни. Имеющий перед собою такую цель уверенно идет по выбранной дороге, и эта уверенность помогает ему сохранять душевное равновесие даже в кризисных ситуациях.
Цель человека должна быть ясной. Если мы не знаем, как постичь цели, мы вряд ли сможем постоянно к ней стремиться.
МАЛЕНЬКИЕ РАДОСТИ
Помимо решения стратегических жизненных задач, каждый человек сталкивается с повседневными обстоятельствами, которые играют не последнюю роль в создании настроения. Внешние факторы оказывают весьма существенное влияние на внутреннее самоощущение, поэтому всегда возможно использовать их во благо. Учитесь создавать приятные мелочи для самого себя, и настроение всегда будет хорошим.
Букетик цветов за обеденным столом, забавные тапочки, мягкий пушистый плед обеспечат дома уют, который как нельзя лучше будет способствовать полноценному отдыху. Но и на работе совсем необязательны серая скука и сухой официоз. Яркий календарь на стене, стильная авторучка, живые или хотя бы искусственные цветы на окнах обязательно окажут свое положительное воздействие на тонус, ничуть не мешая рабочему настроению.
НИКОГДА НЕ ОПАЗДЫВАТЬ
Современный бизнес – очень динамичная среда, и предприниматели часто находятся в цейтноте хронического неуспевания. Сознание того, что важное дело не сделано вовремя, всегда давит на психику и уж конечно не способствует улучшению настроения.
Выход здесь только один – учитесь рационально распределять и эффективно использовать свое время. Затратив некоторые волевые усилия на то, чтобы приучить себя к дисциплине, вы сможете приобрести очень ценную способность успевать всюду, никуда не торопясь.
В ЗДОРОВОМ ТЕЛЕ ЗДОРОВЫЙ ДУХ
Эта аксиома не требует доказательств, и вряд ли кто-то будет оспаривать тот факт, что эмоциональное состояние во многом определяется состоянием здоровья. Общие правила поддержания хорошего здоровья известны – регулярный сон, правильное питание, прогулки на свежем воздухе, занятия спортом. Кроме этого, необходимо помнить, что умственные и физические нагрузки должны чередоваться, и если рабочее время вы проводите в кабинете за столом, а послерабочее – дома на диване, вполне вероятно, что очень скоро настроение ваше будет портиться каждый раз при взгляде в зеркало. Физическая нагрузка хотя бы в виде пешей прогулки от офиса до дома поможет поддерживать форму и сыграет роль противовеса сидячему образу жизни.
Занятия спортом помогают снять стресс, отвлечься от работы, пообщаться в новой среде. А здоровый внешний вид и хорошая фигура наверняка станут источником хорошего настроения.
ХОББИ
Так же, как для тела бывает полезным переключение с умственных упражнений на физические, так для души и настроения полезно переключение внимания с деловых вопросов на увлечения. В каждом человеке заложена масса различных способностей и качеств, и далеко не все они могут найти себе применение на работе. Поэтому люди, имеющие хобби, будь то рыбалка или коллекционирование автомобилей, получают дополнительную возможность самореализации и, кроме того, обеспечивают себе некое внутреннее равновесие между обязательным и желательным.
Психология бизнеса: управление эмоциями Автор неизвестен
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КОНТРОЛИРУЮЩИМИ ОРГАНАМИ
В данном случае, как и в предыдущем, нужно стараться особых эмоций не проявлять. Трудно назвать страну, которая имела бы идеальное законодательство, регулирующее отношения государства и бизнеса. Причем именно в странах, которые принято считать демократическими, для бизнеса предусмотрены достаточно жесткие ограничения. Например, в Финляндии очень строгое природоохранное законодательство, и предприниматели вынуждены осуществлять крупные дополнительные ассигнования, чтобы не допустить нанесения вреда окружающей среде. Во Франции установлены жесткие лимиты на иностранную видео– и аудиопродукцию, и продавцы дисков и кассет вынуждены с этим считаться.
В России своя специфика, здесь нет существенных ограничений в возможности заниматься теми или иными видами деятельности, зато есть большая свобода контролирующих органов, которые, пользуясь своим положением, частенько превышают полномочия. Увы, сдержать эмоции в таких случаях зачастую бывает трудно.
Но все-таки лучше постараться это сделать, памятуя о том, что слезами горю не поможешь, а уж криком тем более. В человеческих взаимоотношениях, как правило, срабатывает «эффект зеркала», поэтому, держась спокойно и вежливо в любой ситуации, вы скорее всего и от собеседника сможете добиться корректности.
Из книги Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса автора Гладкий Алексей«Решение вопросов» с проверяющими органами Некоторые бухгалтеры умудряются извлечь выгоду из взаимоотношений предприятия с налоговой инспекцией или другими фискальными органами (например, налоговой полицией). Отмечу, что нередко бухгалтер действует в сговоре со
Из книги Банковское право автора Кузнецова Инна Александровна22. Взаимодействие ЦБ РФ и его учреждений с органами государственной власти и местного самоуправления Основными направлениями взаимодействия с другими органами государственной власти выступает совместная координационная работа с Правительством РФ, различными
Из книги Государственные и муниципальные финансы автора Новикова Мария Владимировна38. Взаимодействие Счетной палаты с другими контрольными органами РФ Контрольные органы Президента РФ и Правительства РФ, Федеральная служба безопасности РФ, Служба внешней разведки РФ, правоохранительные органы, контрольные органы субъектов РФ, Центральный банк РФ и
Из книги Бухгалтерское дело автора Бортник Николай Николаевич4.6. Проверка органами Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека Законодательные акты, как правило, регулируют общие вопросы в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, и многие нормы этих
Из книги Международные стандарты аудита: Шпаргалка автора Автор неизвестен55. ПМАП 1004 «ВЗАИМООТНОШЕНИЯ МЕЖДУ ОРГАНАМИ БАНКОВСКОГО НАДЗОРА И ВНЕШНИМИ АУДИТОРАМИ» Данное Положение было утверждено в 1989 г. Значение этого документа обусловлено той ролью, которую играют банки в современной экономической жизни. Отсюда следует роль и значение
Из книги Победить финансовый рынок: как зарабатывать каждый квартал. «Короткие» инвестиционные стратегии автора Аппель ДжеральдМуниципальные облигации – не делитесь своим доходом с налоговыми органами До сих пор мы говорили об облигациях, выпущенных федеральным правительством и компаниями, нуждающимися в заемных средствах. Правительствам штатов и местным органам власти, равно как и
Из книги Банковское право. Шпаргалки автора Кановская Мария Борисовна49. Взаимодействие ЦБ РФ с органами государственной власти и органами местного самоуправления Для реализации возложенных на него функций Банк России осуществляет взаимодействие с Правительством РФ, в том числе: ?ЦБ РФ участвует в разработке экономической политики
Из книги Налоговое право. Шпаргалки автора Смирнов Павел Юрьевич8. Лица, привлекаемые налоговыми органами для проведения контрольных мероприятий. Общие положения В процессе проведения контрольных мероприятий налоговые органы могут привлекать лиц, обладающих специальной квалификацией, знаниями, например, экспертов, специалистов,
Из книги Организация бизнеса: грамотное построение своего дела автора Рыбаков Сергей Анатольевич10.4 Проверка органами милиции Милиция имеет право проверять предприятие исключительно при наличии данных о нарушениях. Эти данные должны быть официальными, а не анонимными. Если такими данными служит обращение граждан, то оно должно быть подписано, должно содержать ФИО,
Из книги Разговор по существу: искусство общения для тех, кто хочет добиваться своего автора Скотт СьюзанВзаимодействие 8. Изучите мнение собеседника. Хотя в фазе взаимодействия в процессе конфронтации – один-единственный шаг, именно в ней и происходит основная часть разговора. Вы пригласили собеседника высказаться, и теперь вы слушаете его. Именно в это время вы
Из книги Аудит. Шпаргалка автора Аркадьева В. С.1. Возникновение аудита Примерно в 200 г. до н. э. квесторы, т. е. должностные лица, ведавшие финансовыми и судебными делами Римской империи, осуществляли контроль за государственными бухгалтерами на местах. Отчеты квесторов направлялись в Рим и выслушивались
Из книги Руководство по закупкам автора Димитри Никола2.5.1. Взаимодействие с национальными антимонопольными органами Интересно, что многие закупщики предпочитают взаимодействие с антимонопольными органами для борьбы с картелями поставщиков.Как объясняется в Главе 15, сотрудничество между антимонопольными органами
Из книги Проверки Федеральной инспекции труда автора Васильчикова Наталья Витальевна1.2. Взаимодействие ФИТ с иными органами исполнительной власти Как указано в ст. 365 ТК РФ, ФИТ осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по контролю и надзору в установленной сфере
Из книги Как подготовиться и вести себя при проверках. Что от вас скрывают проверяющие органы автора Химич Николай Васильевич4. Особенности проверки органами полиции Любая предпринимательская деятельность, так или иначе, всегда связана с риском того, что руководством или отдельными сотрудниками компании могут быть совершенны действия, за которые предусмотрена административная или уголовная
Из книги Увольнение [Как защитить свои права и найти новую работу] автора Рогожин Михаил ЮрьевичЗащита трудовых прав работника органами государственного надзора и контроля Для защиты трудовых прав работник вправе обратиться и в со – ответствующие органы государственного надзора и контроля. Уточним, что в настоящее время функции государственного надзора и
Из книги Управление рисками, аудит и внутренний контроль автора Филатов Александр Александрович4. Взаимодействие внутреннего аудита с внешним аудитором и другими субъектами системы внутреннего контроля компании Взаимодействие с внешним аудитором Руководитель внутреннего аудита координирует взаимодействие внутреннего аудита с внешним аудитором
К сожалению, на сегодняшний день,у большинства предпринимателей общение с сотрудниками налоговых и трудовых инспекций, иных контролирующих органов не вызывает особых положительных эмоций. Связано это как с сутью таких органов, так и с их манерой общения. Возьмем, к примеру, налоговую инспекцию. Цель работы сотрудников - собрать как можно больше налогов или вернуть их как можно меньше. Естественно, что это противоречит цели предпринимателя - заработать как можно больше. При этом не стоит думать, что только предприниматели нарушают закон (сознательно или несознательно). То же самое делают и сотрудники контролирующих органов.
Для того чтобы минимизировать общение своих клиентов (с которыми у нас заключены договора на бухгалтерское обслуживание или на ведение кадрового делопроизводства), мы рекомендуем им не общаться с сотрудниками таких органов за исключением случаев, когда иначе нельзя. Если нашему клиенту звонит сотрудник налогового органа, мы рекомендуем переадресовывать звонок к нам и мы позаботимся об этой проблеме. И только в редких ситуациях, когда по закону клиент обязан лично общаться с налоговой инспекцией (другими органами), мы скажем клиенту об этом, порекомендуем схему поведения и в случае возможности (или при необходимости) будем присутствовать при таком общении.
Аналогичная ситуация с письменными запросами. В случае, если наш клиент получает письменный запрос от налоговой инспекции (других контролирующих органов), по тематике, которой мы занимаемся (бухгалтерское обслуживание, расчет налогов, зарплаты, трудовые отношения), клиент пересылает запрос нам и мы сами урегулируем максимальное количество проблем или скажем, как их урегулировать.
Стоит учитывать, что мы используем только законные методы взаимодействия с проверяющими органами, что не всегда может нравится их сотрудникам.
Во многих случаях мы можем проконсультировать клиента на тему взаимодействия с государственными органами и по другим вопросам.
В большинстве случаев, стоимость нашего общения с контролирующими органами включена в базовый тариф. Однако в ряде случаев, мы можем выставить клиенту счет на доплату, о чем заранее предупредим.
Заключив с нами договор на бухгалтерское обслуживание или кадровое делопроизводство, Вы можете быть уверены в том, что максимальное количество Ваших проблем мы возьмем на себя.
Сопровождение налоговых и иных проверок.
В жизни любой компании может произойти такое событие, как камеральная или выездная проверка (ну или встречная). Причем проверка может быть не только налоговой. Проверять может и пенсионный фонд, ФСС или другие организации. Во время проведения проверки, у контролирующих органов существенно больше прав на доставление неприятностей предпринимателю. Это истребование документов, осмотры, опросы и допросы, другие контрольные мероприятия. При этом цель проверки - найти нарушения, получить больше налогов или взносов, вернуть меньше налогов (если речь идет о возмещении). Даже в самом белом и пушистом бизнесе, можно найти нарушения, особенно, если проверяющие сами нарушают законы где только можно. А это встречается постоянно.
Всем клиентам, с которыми у нас заключены соответствующие договора (на бухгалтерское обслуживание или кадровое делопроизводство), мы предлагаем сопровождение проверок. Причем такое, когда практически весь объем взаимодействия с проверяющими органами мы возьмем на себя. Наша цель - максимальное урегулирование вопроса (спора) досудебными методами с минимальными усилиями и затратами для клиента. Мы не даем взятки и не дарим подарки. Мы считаем, что если проверяющий сотрудник следит за соблюдением закона, то он и сам должен безукоризненно его соблюдать. Если же проверяющий несоблюдает закон, то это ставит под вопрос его профессионализм и возможность дальнейшей работы в данной организации.
Стоимость наших услуг по сопровождени, налоговых и иных проверок достаточно точно определяется при начале контрольных мероприятий. Клиенту может быть предложено два варианта оплаты наших услуг: 1) пошагово и 2) в комплексе.
Мы предлагаем наши услуги по сопровождению налоговых и иных проверок и тем компаниям, с которыми у нас нет действующего договора. Однако до подписания договора о сопровождении проверки нам будет необходимо провести внутреннюю оценку состояния учета и документации в компании, чтобы оценить вероятность успешного сопровождения проверки и возможные проблемы.
С удовольствием ответим на любые вопросы и обсудим условия сотрудничества. Вы можете связаться с нами по телефону или с помощью этой
1. Включить мозги и начать думать, действовать последовательно, предельно корректно и не спешить.
2. Поздороваться с представителем (он же проверяющий) и вежливо попросить его предъявить свое удостоверение и документы, на основании которых он собирается провести проверку, если таковые должны быть в обязательном порядке (см. ниже). Как правило, такой документ называется предписание на проверку, в котором указано - какая организация проверяет, кого направляет для проверки (данные ее представителя), какую организацию проверяют и на основании чего. Это необходимо для того, чтобы определить, какие документы и сведения Вы обязаны предоставить, а какие вправе не предоставить.
3. Внимательно изучить удостоверение представителя и аккуратно переписать все данные, содержащиеся в нем. А также тщательно изучить другие документы представителя, которые у него должны быть и проверить совпадают ли данные, указанные в предписании и удостоверении представителя, а также Ваш ли универсам указан в качестве объекта проверки в предписании.
4. Постараться выяснить у представителя номер телефона организации, которую он представляет.
5. Позвонить непосредственно в контролирующую организацию, представитель которой к Вам явился, и получить подтверждение о направленной к Вам проверке.
6. Информацию о приходе контролирующего органа и все собранные о представителе и цели его прихода данные, Вы ДОЛЖНЫ НЕМЕДЛЕННО передать менеджеру по продажам или в юридическую службу Компании, которая сможет оказать Вам необходимую информационно-методическую поддержку.
7. Внимательно выслушать требования представителя контролирующего органа и сверить их с его полномочиями (см. ниже). В случае если какие-либо требования представителя превышают его полномочия - эти требования не должны выполняться (кроме милиции и налоговой). В соответствии с Федеральным законом N 134-ФЗ от 8 августа 2001 года «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) мы должны вести специальный журнал, где записываем все проверки и всех проверяющих.
8. При проведении проверки отвечать только на конкретно поставленный вопрос представителя и по возможности односложно (Да или Нет). Старайтесь вообще не давать информацию, которую Вы, согласно своей должности, можете не знать, но знаете. Запомните - чем меньше Вы расскажите, тем меньше будет дополнительных вопросов и меньше поводов Вас оштрафовать (больше скажешь - меньше оштрафуют, ничего не скажешь - совсем не оштрафуют). Если Вам задается вопрос типа - «А кто у Вас самый главный?» - называйте исключительно Вашего менеджера по продажам. Генеральный директор ни при каких обстоятельствах не должен фигурировать как должностное лицо несущее ответственность, за какие - либо правонарушения, быть лицом, привлекаемым к административной ответственности. Так как Генеральный директор не осуществляет непосредственное руководство магазином, не участвует в процессе организации торговли в конкретном проверяемом магазине. Работник допустивший разглашение информации, касающейся персональных данных Генерального директора, таких как адрес проживания, телефон и т.п., несет дисциплинарную ответственность, а при наличии оснований, административную и уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством о персональных данных.
9. При общении с представителем контролирующего органа помните 49-ю и 51-ю статьи Конституции РФ, которые гласят «49. Каждый обвиняемый в совершении преступления считается невиновным, пока его виновность не будет доказана в предусмотренном федеральным законом порядке и установлена вступившим в законную силу приговором суда. Обвиняемый не обязан доказывать свою невиновность. Неустранимые сомнения в виновности лица толкуются в пользу обвиняемого. 51. Никто не обязан свидетельствовать против себя самого, своего супруга и близких родственников, круг которых определяется федеральным законом. Федеральным законом могут устанавливаться иные случаи освобождения от обязанности давать свидетельские показания.
10. Помните разницу между досмотром и обыском - досмотр производится по просьбе представителя контролирующего органа, имеющего на это законное право, при этом сам процесс перемещения предметов при досмотре должен осуществляться только Вашими руками (при этом Вы не обязаны выполнять требования представителя - можете действовать по принципу - «хотите посмотреть? Я не против, смотрите, только приведите свидетелей и составьте протокол») при досмотре представитель не имеет права прикасаться к Вашим вещам и документам. Обыск производится силами представителей контролирующих органов, имеющего на это законное право, с обязательным составлением протокола обыска и только в присутствие двух понятых - свидетелей, не являющихся сотрудниками универсама и контролирующих органов.
11. Прежде чем подписать акт проверки, внимательно прочитайте каждое слово, НЕЛЬЗЯ тупо подписывать акт, где есть фраза: « не представлена приходная документация на продукцию…», а на самом деле не было только одного документа, необходимо обязательно указать все документы, которые были представлены!!!
12. Вы имеете право заявить, что не считаете действия проверяющих законными и обоснованными. Для того чтобы впоследствии можно было доказать, что действия проверяющих были не законны, письменно, в составленном акте или протоколе о выявленных нарушениях, представитель магазина ОБЯЗАН поставить подпись на протоколе или акте и приписать рядом с подписью «С ПРОТОКОЛОМ НЕ СОГЛАСЕН» и далее описать в нем все претензии к проверяющим. В случае если Вы не знаете, с чем Вы не согласны - проконсультируйтесь с Юридической службой компании или менеджерами по продажам, а если это невозможно, скажите - «Для того, чтобы уточнить, с чем конкретно я не согласен, мне необходимо посоветоваться с юристом (адвокатом). Когда я с ним переговорю - тогда и сообщу». В заполненном протоколе или акте ЗАЧЕРКНИТЕ все, оставшееся не заполненным место, отведенное для описания нарушений и Ваших объяснений по ним - это делается в целях исключения возможности произвести приписки к протоколу после его подписания Вами.
13. Вы ОБЯЗАНЫ потребовать копию, составленного на Вас акта или протокола - в случае, если Вы этого не сделаете, то Вам могут ее и не дать - по закону копия выдается только по требованию проверяемого. При этом проблему поиска ксерокса или копировальной бумаги для того, чтобы сделать копию акта или протокола ДОЛЖЕН решать представитель, выписавший протокол или акт.
14. При невозможности получить консультацию со стороны о правомерности Вашей подписи на Акте проверки, Вы вправе не ставить свою подпись под Актом, на основании 51 статьи Конституции РФ. В основном это касается проверок органов внутренних дел.
15. Не следует забывать, что отказ в категоричной форме (естественно, по мнению сотрудника милиции) влечет и административную, а порой и уголовную ответственность. Речь идет о сопротивлении сотрудникам милиции. Законом предусмотрено обязательное исполнение законного распоряжения сотрудника милиции. Но слово «законно» именно сотрудники милиции трактуют иначе.
16. Излишний «прогиб» перед проверяющими не гарантирует избежания наложения штрафа, и даже при «дипломатическом» подходе, максимально используйте свою защищенность законом. Но не обостряйте ситуацию искусственно, крайности не нужны. Аккуратней при «прогибе» с органами милиции и налоговой полиции - даже предложение выпить чашечку кофе в момент проведения проверки нашим законодательством расценивается как взятка, а 291 статья УК РФ гласит -
1. Дача взятки должностному лицу лично или через посредника -
наказывается штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок от одного года до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет.
2. Дача взятки должностному лицу за совершение им заведомо незаконных действий (бездействие) или неоднократно -
наказывается штрафом в размере от семисот до одной тысячи минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от семи месяцев до одного года либо лишением свободы на срок до восьми лет.
Примечание. Лицо, давшее взятку, освобождается от уголовной ответственности, если имело место вымогательство взятки со стороны должностного лица или если лицо добровольно сообщило органу, имеющему право возбудить уголовное дело, о даче взятки.
17. Для более уверенного восприятия проверок изучайте нормативные акты, регламентирующие деятельность данных организаций, например, Федеральный закон о защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора), Постановление Правительства РФ №866 от 14.07.97г «О Государственной инспекции по торговле, …».
Название контролирующего органа: Главное управление внутренних дел Министерства внутренних дел РФ
Действуют на основании: Закон РСФСР от 18 апреля 1991г. №1026-1 «О милиции» (с изменениями от 18 февраля, 1 июля 1993г., 15 июня 1996г., 31 марта, 6 декабря 1999г.)
Осуществляет: Предупреждение и пресечение преступлений и административных правонарушений, раскрытие преступлений, охрана общественного порядка и обеспечение общественной безопасности.
Имеет право:
При наличии данных о влекущем уголовную или административную ответственность нарушении законодательства, регулирующего финансовую, хозяйственную, предпринимательскую и торговую деятельность:
1. Беспрепятственного доступа и досмотра (с участием собственника) помещений, в которых осуществляется предпринимательская деятельность;
2. Изъятия вещей, товаров и документов;
3. Проведение контрольных закупок;
Приостановления деятельности торговых организаций до устранения нарушений в случаях неисполнения законного требования работника милиции о прекращении правонарушения.
Название контролирующего органа: Управление Федераль¬ной службы налоговой полиции.
Действуют на основании: Части первой Налогового кодекса РФ от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (с изменениями от 2 января 2000 г.)
Закона РФ от 24.06.93 г. №5238-1 «О федеральных органах налоговой полиции» (с изменениями от 17 декабря 1995 г.)
Федерального закона от 12 августа 1995 г. № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» (с изменениями от 18 июля 1997 г., 21 июля 1998 г., 5 января, 30 декабря 1999 г.)
Осуществляет:
— выявление, предупреждение и пресечение нало¬говых преступлений и правонарушений; обеспечение бе¬зопасности деятельности государственных налоговых инспекций, защиты их сотрудников от противоправных посягательств при исполнении служебных обязанностей.
Имеет право:
— производить дознание, проводить предварительное следствие, осуществлять оперативно-розыскную деятельность;
— по запросу налоговых органов участвовать в налоговых проверках;
— проводить проверки соблюдения действующего законодательства, составлять протоколы об административных правонарушениях;
Виды налоговых правонарушений и ответственность за их совершение установлена главой 16 части 1 Налогового кодекса РФ
Название контролирующего органа: Территориальное уп¬равление по г. Москве Госу¬дарственной инспекции по торговле, качеству товаров и защите прав потребителей Министерства торговли РФ (Роспотребнадзор).
Действуют на основании: Положения о Государствен¬ной инспекции по торговле, ка¬честву товаров и защите прав потребителей Министерства торговли Российской Федера¬ции (утв. постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 27 мая 1993 г. № 501) (с из¬менениями от 14 июля 1997 г., 9 апреля, 2 октября 1999 г.)
Осуществляет: контроль за соблюдением норм и правил торговли, общественного питания, бытового обслуживания населения, порядком применения цен по отдельным группам товаров, качеством и безопасностью товаров (услуг) потребительского назначения, осуществляют деятельность по предотвращению поступления на потребительский рынок недоброкачественных товаров.
Имеет право:
— производить контрольные покупки товаров лью определения правильности расчетов с покупателями;
— осуществлять контроль за качеством товар услуг), соблюдением правил продажи и оказания также проверку наличия у продавца документов подтверждающих соответствие реализуемых товаров (оказываемых услуг) установленным требованиям;
— производить досмотр вещей и товаров;
— изымать вещи и документы, являющиеся предметом правонарушений;
— давать заключения по просьбе продавца, потребителя о качестве сертифицированных товаров, соответствие которых подтверждено декларацией о соответствии, вызывающих сомнение в части соответствия стандарту.
Название контролирующего органа: Районные Управы, Администрации города.
Осуществляет: — контроль за деятельностью предприятий, учреждений и организаций по вопросам экологии, благоустройства санитарного состояния, обеспечения пожарной безопасности, гражданской обороны;
— контроль за обеспечением установленного правовыми актами города Москвы порядка в сфере потребительского рынка и услуг, соблюдением условий приватизации;
— координацию деятельности районных служб и инспекций, а также органов санитарно-эпидемиологического, пожарного надзора, других территориальных подразделений.
Имеет право:
Проводить проверки с правом беспрепятственнее доступа на проверяемые объекты.
Адрес и телефон: В зависимости от расположения универсама
Название контролирующего органа: Центр Государственного санитарно-эпидемиологического надзора министерства здравоохранения Российской Федерации
Действуют на основании:
Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»; Положения о государственной санитарно-эпидемиологической службе Российской Федерации (утв. постановлением Правительства РФ от 30 июня 1998 г.№ 680).
Осуществляет: — контроль за проведением предприятиями и организациями, независимо от форм собственности, гигиенических и противоэпидемиологических мероприятий; соблюдением санитарных правил, норм и гигиенических нормативов — контроль за проведением предприятиями и орга¬низациями, независимо от форм собственности, гигие¬нических и противоэпидемиологических мероприятий; соблюдением санитарных правил, норм и гигиенических нормативов.
Имеет право:
— получать документированную информацию по вопросам обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения;
— проводить санитарно-эпидемиологические расследования;
— беспрепятственно посещать территории и помещения объектов, подлежащих государственному санитарно-эпидемиологическому надзору, в целях проверки соблюдения индивидуальными предпринимателями, лицами, осуществляющими управленческие функции в коммерческих или иных организациях, и должностными лицами санитарного законодательства и выполнения на указанных объектах санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий;
— проводить отбор для исследований проб и образцов продукции, в том числе продовольственного сырья пищевых продуктов;
— проводить досмотр транспортных средств и перевозимых ими грузов, в том числе продовольственного сырья и пищевых продуктов, в целях установления соответствия транспортных средств и перевозимых ими грузов санитарным правилам;
— давать юридическим лицам предписания, обязательные для исполнения ими в установленные сроки.
— осуществлять контроль за деятельностью юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по осуществлению производственного контроля.
Название контролирующего органа: Управление государственной противопожарной службы ГУВД, Государственной противопожарной службы Российской Федерации МВД РФ.
Действуют на основании: Закона РФ от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ "О пожарной безопасности» (с изменениями ОТ 24.01.98).
Осуществляет: — контроль за соблюдением противопожарных норм и правил предприятиями и организациями, независимо от форм собственности.
Имеет право:
— беспрепятственно посещать для проведения проверок соблюдения правил противопожарной безопасности любые объекты независимо: клеимо от форм собственности, ведомственной принадлежности, для проведения проверок соблюдения Правил;
— выдавать руководителям предприятий, должностным лицам и гражданам обязательные для исполнения предписания по:
— устранению нарушений требований пожарной безопасности;
— обеспечению пожарной безопасности товара (работ, услуг);
— снятию с производства, прекращению выпуска приостановке реализации товаров (работ, услуг), не соответствующих требованиям пожарной безопасности.
Рассматривает и согласовывает в части соблюдения требований пожарной безопасности градостроительную и проектно-сметную документацию на строительство, капитальный ремонт, реконструкцию, расширение и техническое перевооружение предприятий, зданий, сооружений.
Название контролирующего органа: Объединение административно-технических инспекций.
Осуществляет: — осуществление контроля за уборкой, санитарным содержанием и благоустройством городских территорий, качеством земляных, дорожных, строительных, ремонтных и иных видов работ, состоянием объектов, наружного освещения, художественного оформления, рекламы, зеленых насаждений, зданий, сооружений и иных объектов городской инфраструктуры.
Имеет право:
— осуществлять проверки выполнения установленных норм и правил в сфере благоустройства города;
— выдавать предписания о сроке устранения нарушения.
Илья Кокорин поделился с читателями сайт практическими советами о том, что делать и как себя вести, если в офис пришли сотрудники контролирующих органов.
Несмотря на неоднократные заверения о прекращении нападок на бизнес, на практике количество проверок контролирующими органами не уменьшается. Чаще всего предпринимателям приходится сталкиваться с представителями прокуратуры, налоговой инспекции, Роспотребнадзора, трудовой инспекции, Роскомнадзора и МЧС.
В данной статье я поделюсь советами, которые могут быть полезны предпринимателям, внезапно столкнувшимся с сотрудниками контролирующих органов у себя в офисе или на производстве.
Правило № 1. Не паниковать и вести себя нейтрально-добродушно
Каким бы банальным не казался данный совет, сдержанное и нейтральное поведение в ходе проверки поможет избежать ошибок, вызванных эмоциональным перенапряжением. Нужно понимать, что сотрудники проверяющих органов – простые люди, выполняющие свою работу. Они, разумеется, вам не друзья, но и врагами они также не являются.
Агрессивное поведение лишь отвлечет ваше внимание и не позволит контролировать ситуацию, что зачастую является залогом успеха. Умеренно добродушная беседа позволит вам выяснить прямую, а может быть, и косвенную цель проверки, что даст вам дополнительное время для планирования дальнейших шагов.
Правы вы или нет, но запомните навсегда – никогда не оказывайте сотрудникам проверяющих органов силового противодействия. Ни к чему хорошему это не приведет и может вылиться в ответственность по ст. 318 УК РФ («Применение насилия в отношении представителя власти»), вплоть до лишения свободы сроком в 10 лет. Если по вашему мнению в ходе проверки допускаются грубые нарушения закона, это может стать основанием для оспаривания результатов такой проверки и привлечения контролеров к ответственности. Смотрите в этой связи правило № 6.
Правило № 2. Проверить полномочия контролера
В самом начале знакомства с представителем контролирующего органа необходимо попросить его предъявить служебное удостоверение, а также сделать для себя запись ФИО и иной информации о проверяющем (№ удостоверения, кем и когда выдано, должность и так далее). Такая информация позволит вам определиться с проверяющим органом (и соответственно, видом проверки), а также пригодится для дальнейшего оспаривания действий контролера.
В большинстве случаев проверка может проводиться только на основании распоряжения или приказа о проведении проверки (например, такое правило установлено для налоговых органов, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, ФАС РФ и МЧС). Проверьте, чтобы лицо, указанное в таком документе, совпадало с лицом, предъявившем удостоверение. Такие бдительные действия с вашей стороны не оставят у контролера сомнений в вашей осведомленности о своих правах и зададут правильный тон для проверки.
Правило № 3. Записать ход проверки на видео или аудио
Видео- и аудио-съемка собственных помещений не запрещена, поэтому остановить вас в использовании этого права сотрудники контролирующих органов не вправе. Более того, зачастую они сами прибегают к таким средствам фиксации - такое правомочие предоставлено, например, налоговым органам (п. 4 ст. 92 НК). Фиксация хода проведения проверки, вопросов и требований контролеров облегчит процесс доказывания нарушений с их стороны, а также позволит избежать явных и откровенных правонарушений и случаев превышения полномочий.
Правило № 4. Отвечать на вопросы контролеров строго в рамках трудовой функции
Представители контролирующих органов любят задавать наводящие вопросы и выпытывать нужную им информацию. При этом отличным источником такой информации выступают сами сотрудники проверяемой компании, готовые делиться своими мыслями и догадками. Такая сговорчивость усугубляется стрессом и в итоге может дорого обойтись работодателю.
Поэтому важно, чтобы каждый работник отвечал только на те вопросы, которые непосредственно относятся к его трудовой функции, закрепленной в трудовом договоре и должностных инструкциях. Например, штатный программист по характеру работы не должны знать о том, с какой целью компанией приобретались прокатные станки и сколько они стоили. Даже если он догадывается, лучше всего ответить «Не уверен, это не входит в круг моих должностных обязанностей».
Разумеется, следует заблаговременно провести беседу с работниками, рассказать им, как стоит себя вести при общении с контролерами, успокоить тем, что ст. 307 УК РФ («Заведомо ложные показания») к ним неприменима и для верности грамотно оформить должностные инструкции работников. Более того, каждый работник компании всегда может воспользоваться ст. 51 Конституции РФ и отказаться свидетельствовать против себя и своих близких.
Правило № 5. Передавать документы только по описи
Все документы компании должны передаваться контролерам строго по акту приема-передачи. Такой акт должен содержать список всех передаваемых документов, с указанием количества страниц, а также обозначением того, передаются оригиналы или копии документов. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителями компании и контролирующего органа. Один экземпляр акта остается в компании. Это необходимо для того, чтобы в случае утери проверяющим органом копий вы смогли доказать, что они были переданы в ходе проверки.
Обратите внимание, что оригиналы документов подлежат изъятию в исключительных случаях. Например, налоговые органы вправе произвести выемку подлинников лишь в случае, если для осуществления контроля недостаточно копий, и у налогового органа есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ). При этом при изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. Такое же правило установлено для работников полиции (п. 1 ст. 15 Закона «Об оперативно-розыскной деятельности»).
Также помните, что документы, в отношении которых в компании установлен режим коммерческой тайны, могут изыматься только на основании судебного решения (ч. 3 ст. 183 УПК РФ). При правильном оформлении режим коммерческой тайны может «покрывать» значительный объем сведений, как минимум, например, клиентскую базу и внутренние производственные политики.
Правило № 6. Выявить, зафиксировать, обжаловать
Порядок и условия проведения проверок разнятся в зависимости от типа проверок (плановых или внеплановых, выездных или документарных), проверяющего органа и обстоятельств конкретного дела. Для информации, можете проверить, планируется ли в отношении вашей организации проведение плановой проверки в 2016 году в Едином реестре плановых проверок. В настоящем пункте затрону только внеплановые выездные проверки, поскольку в силу своей срочности и непредсказуемости к ним сложнее всего подготовиться.
За некоторыми исключениями, требующими незамедлительной реакции со стороны контролирующего органа, внеплановая выездная проверка должна быть согласована с органом прокуратуры. Такое требование распространяется на проверки Роскомнадзора, трудовой инспекции, Роспотребнадзора, МЧС и другие. Убедитесь, что данное согласие на проверку было заранее получено контролером.
Проводимая проверка должна относиться к полномочиям проверяющего органа. При этом сам орган не должен выходить за пределы, установленные специальными правилами для данного вида проверок. Например, в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трёх лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Иначе говоря, если решение вынесено в 2016 году, то проверка может охватывать только периоды с 2013 по 2016 годы. При этом налоговый орган не вправе проводить две и более выездные налоговые проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период (пп. 4, 5 ст. 89 НК РФ).
О внеплановой выездной проверке проверяемое лицо должно быть предупреждено не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Неисполнение данного требования является грубым нарушением закона. Однако следует отметить, что данное требование применяется далеко не ко всем видам внеплановых проверок. Налоговые органы и прокуратура, например, не обязаны предупреждать о выездных проверках.
Большинство проверок заканчивается составлением итогового документа: протокола или акта. Такие документы чрезвычайно важны, поэтому перед их подписанием убедитесь в том, что все изложенное в них соответствует действительности. Если вы считаете, что в ходе проверки были нарушены требования закона, а зафиксированные в протоколе или акте обстоятельства недостоверны, сделайте об этом запись в итоговом документе - не стесняйтесь. Помните, отказ от подписания хуже, чем подписание с детальным изложением всех нарушений и несогласий.
После подписания следует безотлагательно обратиться с жалобой в вышестоящие надзорные инстанции, а также в прокуратуру, изложить все обстоятельства, а также приложить заверенные копии подтверждающих доказательств.
Правило № 7. Связаться с юристом
Российское регулирование в области государственных проверок чрезвычайно разнообразно и разобщено – это и отдельный закон «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)», отраслевые акты (например, глава 14 НК РФ) и многочисленные методические рекомендации, изданные для отдельных видов проверок.
Ошибки, совершенные в самом начале: предоставление лишних документов, разглашение ценной информации, пропуск срока для заявления возражений и прочего, могут быть трудно исправимы в дальнейшем. Поэтому наличие в вашей команде хорошего юриста необходимо. Опять же присутствие внутреннего юриста или внешнего консультанта непосредственно во время самой проверки поможет сдержать пыл контролеров и задать правильный тон беседы.