Уведомление о начале отпуска — образец. А вы уведомили работников о предстоящем отпуске

К сожалению, в жизни не всегда законодательные требования можно легко исполнить. В госучреждениях обязанности, связанные с документальным оформлением отпусков, исполняются тщательнее. В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, часто вести кадровую бумажную работу там просто некому. Кстати, и компании с большим штатом персонала делают ошибки в таких документах. Отчасти это связанно с тем, что многим людям сложно запланировать свою жизнь на год вперед.

Хотя вопрос о том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, и мнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно - да! Проблемы обычно возникают чуть позже - когда приближается время запланированных отпусков.

ПОВОД ДЛЯ СПОРА

Поводом к искусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначале кажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовить лишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Обратите внимание! Работника необходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

Государственная инспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Справка. Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона. Для Москвы - http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.

КАК УВЕДОМИТЬ?

Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать. Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровой службе, второй заберет себе работник.

Однако при этом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков: законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листе бумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощает документооборот.

Так, чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку в приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Однако стоит иметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегда могут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.

СЮРПРИЗ

Напомним, что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала . Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвести оплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четко придерживается данной законодательной нормы.

На практике предприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждается в установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. А потом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможность воспользоваться своим отпуском в другое время.

Кадровая служба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявление на отпуск.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Таким образом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службой не издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты. Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется по заявлению работника.

Чаще всего работодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпуск работникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений и департаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.

Казалось бы, в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» при использовании данной схемы.

А КАК НАКАЖУТ?

Если компания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя . Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую сумму компенсации, подлежащей выплате работникам.

Но это далеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложение административного штрафа :

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

И сотрудники государственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административного наказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен, нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, то будет применена иная норма - дисквалификация руководителя .

ПРИЕМЛЕМЫЕ ВАРИАНТЫ

Чтобы избежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале их отпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить в положениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска в течение одного-двух дней с момента уведомления.

Тогда работодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать в комфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если их планы изменятся после утверждения графика отпусков.

Помните, что объяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию от проблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам не повезло».

Заметим, что закреплённое за каждым трудящимся человеком право на отдых, является не только преференцией, но и прямой обязанностью. Работник не имеет права отказаться от установленного ему законного отдыха. Поэтому работодателю важно знать ключевые аспекты ведения кадровой документации при оформлении ежегодных отпусков, чтобы нивелировать риски возникновения конфликтов внутри коллектива, а также претензий со стороны регуляторов. А работнику не помешает знать свои права и обязанности при выходе в отпуск. Тем более что нюансов здесь довольно много, есть и лазейки для обеих сторон.

Зачем нужно уведомление об отпуске - законодательные нормы и сроки

Норма трудового права, устанавливающая очерёдность по выходу в отпуск сотрудников предприятия, а также срок по их уведомлению об этом - . Здесь отражён ключевой момент, который касается порядка информирования человека об уходе в отпуск: работодатель обязан предупредить сотрудника о том, что он направляется в очередной отпуск. И делать это нужно минимум за 2 недели до его начала.

При проведении информирования наниматель должен опираться на составленный в предшествующем году график отпусков. Этот документ ратифицируется в срок до середины декабря (+/- 2 дня) и устанавливает для каждого работника точные даты и периоды, на которые в текущем году работник обязан отправиться отдыхать. Внести коррективы в этот график можно только по обоюдному согласию. Человек по собственной инициативе не может перенести даты или уменьшить/увеличить количество дней в определённой части своего отпуска. Здесь можно только договориться с работодателем. Другого выхода нет.

Аналогичная ситуация и у нанимателя: если работник не соглашается выйти в отпуск в другое (неустановленное в графике отпусков) время, никто не имеет права принудить его сделать это, даже если этого требует производственный процесс.

Заметим, что утверждённый график отпусков должен быть у каждой компании, в противном случае на предприятие может быть наложен штраф. Это регулируется административным законодательством, если быть точными, статьёй 5.27 КоАП. Единственное исключение здесь - микробизнес, в штате которого трудоустроено менее пятнадцати работников, действующий в статусе индивидуального предпринимателя. Эта категория работодателя освобождена от обязанности применять график отпусков на год.

Таким образом, если работник трудоустроен на предприятие до декабря предыдущего года и, соответственно, внесён в график отпусков, его необходимо должным образом уведомить об его обязанности отдохнуть за счёт предприятия. В случае если этого не происходит, и человек не получает официального уведомления об отпуске за 14 дней, он имеет право сдвигать сроки до удобного ему момента. То есть при задержке на 2 дня, срок выхода в отпуск может быть совершенно законно перенесён по инициативе работника на 2 дня, если кадровая служба опоздала с уведомлением на 5 дней - соответственно, на 5 дней и т. д.

Для этого человеку достаточно написать заявление, что он не был предупреждён о дате начала отпускного периода. Это право закреплено в части 2 статьи 124 ТК РФ.

Проверяет наличие уведомлений об отпуске и трудовая инспекция. Если при очередной проверке будет обнаружено, что информирования об отпуске не было, это может спровоцировать санкции со стороны контролёра.

Когда уведомление не требуется

Есть всего 2 вида отпуска, когда наниматель обязан уведомить сотрудника в письменном виде:

1. Ежегодный оплачиваемый.
2. Дополнительный отпуск.

Это соотносится с тем, что именно эти виды регулируются графиком отпусков.

Если же человек пишет заявление на отпуск без содержания, предупреждать его об этом нет необходимости.

Ещё один вариант, когда не нужно составлять уведомление, - если человек по согласованию с руководством просит передвинуть срок отпуск на более ранний или поздний период. И при этом распоряжение о предстоящем отпуске издано минимум за 14 дней. В этом случае извещать работника об этом факте необязательно. Достаточно того, что в приказе указаны все необходимые данные об отпуске. Сотрудник, подписывая приказ, зафиксирует факт ознакомления с распоряжением и одновременно с уведомлением о дате начала отпуска.

Если приказ об отпуске издан min за 14 дней, уведомлпение в другой форме составлять не нужно

По такому же алгоритму можно оформлять и отпуска сотрудникам, которые трудоустроены в компанию менее года, а значит, не внесены в график отпусков. От служащего в этом варианте требуется в обязательном порядке написание заявления на отпуск, а работодатель должен на его основании издать приказ.

Такая простая схема поможет в решении о необходимости уведомления или об его отсутствии

Детали при отпуске совместителей

Специфика оформления отпуска сотрудника, трудоустроенного либо по внутреннему, либо по внешнему совместительству, диктует определённые правила:

1. Отпускной период совместителю положен в то время, когда он берёт плановый отпуск по основному месту работы. Чтобы наниматель имел возможность правильно спланировать график отпусков (а совместители также туда вносятся), сотрудник должен сообщить нанимателю информацию о запланированном на основном месте отпуске.
2. Когда положенные 6 месяцев для предоставления ему времени законного отдыха ещё не прошли, на невыработанные дни ему должен быть оформлен отпуск без сохранения заработной платы.

По факту извещение о начале отпускного периода для работников-совместителей носит формальный характер, так как человек в первую очередь сам замотивирован, чтобы отпуск по совместительству был предоставлен ему своевременно.

Нужно помнить обеим сторонам в этом случае, что если совместитель не подаёт данные о периодах отдыха, установленных по основному месту трудоустройства, он включается в график отпусков на общих основаниях и не имеет права диктовать впоследствии свои условия. В такой ситуации наниматель совместителя просто предупреждает его за 14 дней до наступления отдыха.

Как грамотно оформить извещение о начале отпуска - 5 видов, требования и детали

По этому вопросу нужно знать, что унифицированной формы уведомления о начале отпуска не существует. В связи с чем кадровая служба предприятия имеет право самостоятельно разработать и применять свою форму. Причём рекомендуется до начала использования документа ратифицировать образец извещения в учётной политике предприятия либо в других внутренних актах предприятия, регулирующих кадровый документооборот.

Фактически есть 5 видов уведомлений, так, известить человека о плановом отдыхе можно с помощью:

1. Приказа на предоставление определённого вида отпуска (основного, дополнительного или того и другого, а также других комбинаций отпускных дней). Оформляется документ по стандартным формам №Т-6 (персональная) или №Т-6а (распоряжение, которое устанавливает отпускные периоды сразу для группы сотрудников). При этой стандартной процедуре нужно только строго соблюдать, чтобы сроки извещения (14 дней) соблюдались для всех отпускников. Если, к примеру, кадровик не успевает предупредить одного из работников, который фигурирует в форме №Т-6а, за 14 дней (общий приказ ещё не издан), для него составляется индивидуальное письменное уведомление.

   Приказ по шаблону №Т-6а также признаётся формой уведомления, в нём фиксируются реквизиты, есть виза и дата ознакомления

2. Отдельного журнала или ведомости к графику отпусков, когда уведомление оформляется в табличном виде и отражает необходимые сведения:
   • Реквизиты по работнику - Ф. И. О., должность, подразделение, табельный номер.
   • Информацию о дате начала отпуска.
   • Периоде, на который он предоставляется.
   • Графу с визой отпускника, где он расписывается о том, что он проинформирован о необходимости уйти в отпуск.
   • Дату, когда человек был проинформирован об этом.
3. Заметим, что предыдущий вариант фактически дублирует всю информацию, уже отражённую в графике отпусков. Поэтому применение этого варианта предпочтительнее. В этом случае нет дополнительных бумаг, кадровику не нужно оформлять несколько бумаг вместо одного уже готового документа. Но здесь нужно учитывать один момент (как, впрочем, во всех других вариантах): согласовать такой способ уведомления нужно в локальном акте. К примеру, это может быть распоряжение о внесении дополнительных столбцов в унифицированную форму №Т-7, по которой в компании оформляется ежегодный график отпусков.

   Если на предприятии ратифицирован график отпусков, где есть столбцы согласования с визами отпускников и датами, когда это было сделано, этот документ признаётся уведомлением

4. Уведомление может быть составлено также в виде персонального ознакомительного листа, который рекомендуется подготовить и распечатать в двух экземплярах. Оба листа нужно завизировать ответственным лицом работодателя. Это может быть как гендиректор, так и руководитель службы персонала, а также непосредственный начальник сотрудника. После ознакомления и подписания документа один экземпляр складывается в определённую папку с уведомлениями и хранится в архиве, а второй выдаётся на руки сотруднику. Это может быть лист формата А4 или А5, напечатанный на компьютере или написанный от руки. Выбор за работодателем. Как грамотно подготовить форму такого извещения расскажем ниже.

   Персональное уведомление, как правило, распечатывается в 2-х экземплярах

5. Если это принято в локальном акте, допускается визирование ознакомления в рабочем журнале начальника структурного подразделения.

Для информации: любой из вышеперечисленных способов информирования допускается регуляторами трудовой деятельности. Об этом свидетельствуют официальные письма Минтруда и Роструда РФ под номерами №1693–6-1 и №428–6-1, соответственно. Главное здесь - чтобы в документе была отражена вся необходимая информация и стояла оригинальная подпись работника.

В том или ином варианте уведомление нужно в обязательном порядке занести в отдельный регистр учёта исходящего документооборота - такой журнал должен быть в каждой компании (подробности - в отдельной главе).

Образец листа извещения о начале отпуска

Как любой документ кадрового делопроизводства лист уведомления о начале отпуска должен быть составлен по определённым канонам:

1. В «шапке» извещения указывается:
   • От кого направляется документ - основные реквизиты предприятия-нанимателя.
   • Кому адресовано уведомление - Ф. И. О. работника, должность, его табельный номер.
   • Название самого документа, его исходящий номер и дата издания.
2. В основной части кратко даётся информация:
   • Дата, с которой работник числится в оплачиваемом отпуске.
   • Срок, на который оформлен отпуск в календарных днях.
   • Дата выхода на работу.
   • Желательно указать законодательное основание, по которому работнику требуется исполнить своё право и обязанность.
3. В финальной части ставится:
   • Виза должностного лица от нанимателя.
   • Подпись отпускника об ознакомлении с документом.

Можно использовать и сокращённый вариант уведомления, но лучше указать всю информацию

Порядок ознакомления работника с уведомлением

Как указывалось выше, в зависимости от вида информирования будущий отпускник должен поставить свою визу либо на распоряжении, либо на отдельном листе уведомления, либо расписаться и поставить дату в соответствующих блоках графика отпусков, либо зафиксировать этот факт в отдельном журнале. Всё зависит от способа, который установлен во внутренних нормативных актах.

Но бывают ситуации, когда сотрудник отказывается признавать спущенный сверху график отпусков и не хочет подписывать уведомление. Заметим, что такое сопротивление со стороны трудящегося не приведёт к нужному результату. Здесь можно только договориться. Отменить в одностороннем порядке сроки выхода в отпуск невозможно.

Но если человек всё-таки упирается или его просто нет на рабочем месте, что делает невозможным подписание уведомления, работодатель имеет право:

Как только все формальности выполнены, работник обязан отправиться в отпуск, нахождение его на рабочем месте ни к чему не приведёт.

Работодатель же, в свою очередь, за 3 дня до наступления отпуска должен выплатить сотруднику отпускные.

Другие виды уведомлений, касающиеся отпуска, их специфика

Разберём ещё несколько вопросов от пользователей, касающихся других отпускных моментов.

Образец уведомления о переносе отпуска

Чаще всего инициатива о переносе даты начала отпуска исходит от сотрудника. Это случается, когда, к примеру, подворачивается хорошее предложение от туроператора с датами чуть позже начала запланированного отпускного срока или пошла несостыковка с отпуском второй половины, другие жизненные ситуации. Случаются и производственные авралы, когда работник очень нужен на рабочем месте. Это может быть выездная налоговая проверка, не запланированный всплеск торговой активности, когда менеджер-продавец нужен в компании, внеплановый аудит или инвентаризация склада и т. п.

Здесь нужно понимать, что перенос сроков отпуска возможен только по двусторонней договорённости. Чтобы решить вопрос, инициатор этой процедуры должен известить вторую сторону о своей просьбе.

Для нанимателя важно в этом вопросе: указать в извещении обстоятельства, приведшие к этому решению. Особенно существенен этот факт в варианте, когда предприятие просит работника сдвинуть свой отдых с возникшей производственной необходимостью. Человек должен понимать, в связи с чем он должен идти навстречу нанимателю. Следует также предусмотреть возможность для сотрудника прямо на документе дать своё согласие или отказ на перенос срока своего отдыха.

Отметим, что заставить человека перенести отпуск работодатель не имеет права. При нарушении этого постулата к компании могут быть применены штрафные санкции по действующему законодательству (смотри статью 5.27 КоАП).

Итак, если инициатором переноса начала отпуска является предприятие, то нужно указать на существенные обстоятельства для подвижек в сроках планового отпуска, к примеру, так:

Отметим: законодательство и официальные письма регуляторов, напрямую указывают, что отказ работника сдвигать сроки установленного в графике отпускного периода не может быть признан нарушением трудовой дисциплины, равно как и применение каких-либо санкций к человеку в этом случае не допускается. При игнорировании этого правила пострадавший сотрудник имеет право направить претензию в трудовую инспекцию или в суд.

Если же инициатором подвижек в сроках является работник, он может:

Вернёмся ещё раз к тому моменту, что обе стороны имеют право как согласовать предложенный перенос, так и отказать в нём. Принудительный порядок здесь не работает.

Уведомление об отзыве из отпуска

Возможны ситуации, когда работник, который уже находится в отпуске, срочно необходим на производстве. Отзыв сотрудника с отдыха возможен, это регламентировано в статье 125 ТК РФ. В этом же документе есть алгоритм действий при такой ситуации. Для того чтобы вернуть человека на рабочее место, во-первых, необходимо соблюсти 3 ключевых условия:

Известить работника о производственной необходимости можно любым доступным способом: по телефону, электронной почте, лично подъехать к работнику и пр. После того как работник выразил своё согласие с отзывом, готовится приказ, в котором кадровик должен рассчитать количество не отгулянных сотрудником дней отпуска и внести коррективы в его личную карточку. Не стоит забывать, что нужно своевременно скорректировать и общий график отпусков по компании.

В приказе в обязательном порядке указывается основание отзыва - письменное согласие отпускника

Видеоинструкция: как правильно отозвать работника из отпуска

Извещение об изменении количества дней отпуска

В сегодняшней довольно сложной экономической ситуации в стране часто встречается ситуация, когда руководство решает сократить часть дополнительных отпусков, которые ранее были установлены сверх норм трудового права. В связи с чем возникают логичные вопросы: как кадровику решить эту проблему, ведь фактически это ухудшение условий труда, как составить уведомление об изменении количества отпускных дней и т. п.

Здесь важно понимать, что по трудовому законодательству ухудшение условий труда не допускается. Но это касается только тех пунктов, которые установлены в ТК РФ. Так, минимально возможный дополнительный отпуск, к примеру, за ненормированный рабочий день определён в объёме 3 дня (смотри статью 116 ТК РФ). Если же в трудовом соглашении с работником по воле работодателя этот период установлен в увеличенном размере, это добрая воля предприятия. Фактически возврат количества дополнительных отпускных дней к норме не может быть расценено, как ухудшение условий. Это просто приведение отпуска к нормативам.

Отметим, чтобы не нарушать трудовое право, в такой ситуации нужно:

1. Согласно второй части статьи 74 ТК РФ, нужно за 2 месяца предупредить человека об изменении условий труда и отдыха. Делается это при помощи соответствующего уведомления.
2. Но до этого момента необходимо издать приказ, который зафиксирует волю работодателя по вносимым изменениям.
3. Статья 72 Кодекса, а также официальное Письмо Роструда за номером 1904–6-1, где рассматривается данный вопрос, требуют от нанимателя заключить с человеком дополнительно соглашение, где должны быть зафиксированы коррективы в трудовой распорядок. Порядок оформления такого документа не регламентирован, допускается составить его в свободной форме. Так как доп. соглашение - неотъемлемая часть трудового контракта, составить документ нужно в двух экземплярах. Один выдаётся на руки служащему, второй подшивается в личное дело, хранящееся в компании. Факт, что человек ознакомился, подтвердил своё согласие и принял свой экземпляр соглашения, засвидетельствует его виза. Это установлено частью 1 статьи 67 ТК РФ.

Здесь необходимо учесть один немаловажный момент: если в компании такого рода условия зафиксированы в коллективном договоре, и этот внутренний акт подлежит корректировке, в обязательном порядке (статьёй 50 ТК РФ) предусмотрена уведомительная регистрация уточнённого варианта в инспекции по труду.

Где регистрируются уведомления о начале отпуска

Регистр уведомлений, которые выдаются сотрудникам предприятия, должен вестись в каждой компании, сюда относятся извещения:

• о реорганизации общества;
• о даче объяснений;
• о переводе на другую должность;
• о корректировках в распорядке трудового процесса, условиях труда и отдыха;
• о плановом отпуске.

Всю информацию, касающуюся грядущего отпуска, нужно своевременно, заполняя все необходимые столбцы, вносить в этот внутренний журнал. Основная задача этого регистра - оперативный поиск данных по конкретному вопросу. Особенно это актуально при возникновении разногласий и претензий со стороны недовольных работников и регуляторов.

Как практически в большинстве всех вышеперечисленных документов здесь нет стандартизированной формы, поэтому кадровая служба компании имеет право принять внутреннее решение о том, какие сведения будут отражаться в регистре. Но есть правила документооборота и учёта, поэтому рекомендуемый стандарт заполнения журнала следующий:

1. Титульный лист регистра должен содержать наименование предприятия, название журнала, а также период, когда учётный документ был начат и закончен.

   Титульный листдолжен содержать реквизиты и срок ведения (время окончания указывается по факту)

2. На следующей странице рекомендуется подготовить реестр, кто и в какое время ведёт этот журнал. Здесь нужно указать следующие моменты:
   
3. Далее, следует основная содержательная часть самого регистрационного документа, оформленная в табличной форме. Основные данные здесь:
   

По этике документооборота все регистры ведутся в печатном виде (возможно дублирование основного документа в электронном виде).

Все листы регистра должны быть пронумерованы и прошиты суровой нитью. На обороте журнал фиксируется на приклеенный лист А6, на котором указывается дата прошивки документа, количество страниц, гендиректор предприятия визирует журнал, ставится печать компании.

Печать, фиксирующая регистр, может быть и не гербовой, но виза генлдиректора должноа быть оригинальной (не стоит ставить факсимиле)

Сроки хранения уведомлений

Период, сколько в организации должны храниться извещения об отпуске, регулируется законодательно. Так, все распоряжения, а, соответственно, и уведомления об отпускном периоде должны находиться в закрытых архивных кабинетах (либо в специально оборудованных шкафах или сейфах). Срок их хранения - 5 лет с момента издания.

Если предприятие прекращает свою деятельность до окончания срока давности документа, ответственные лица обязаны сдать всю документацию по отпускам в региональное отделения архива в установленном порядке.

Подводя итоги всего сказанного, нужно отметить, что грамотное владение нормативами кадрового делопроизводства, а также применение на практике внедрённых норм при оформлении, предоставлении, а также фиксации факта, что извещение об отпуске получено и что работник надлежащим образом уведомлен о периоде своего отпускного периода, а также о сроке выхода на работу, гарантирует предприятию отсутствие претензий как со стороны работников, так и со стороны регулирующих органов. Для сотрудников же знание трудовых норм даёт возможность отстаивать свои права и не идти слепо на поводу опытных (и не очень) кадровиков.

05.12.2017, 11:40

Нужно ли составлять уведомление о предстоящем отпуске по графику, если сотрудник подписал согласованный график отпусков. В компании составлен график на предстоящий год, и работники компании ознакомлены с ним под подпись. Однако кадровик сомневается, обязана ли организация предупреждать сотрудников об отпуске, если работники участвовали в подготовке и согласовании графика. Расскажем в статье, нужно ли вручать уведомление о предстоящем отпуске. Образец документа, подготовленный нашими специалистами, поможет не тратить время на подготовку собственного бланка.

График – обязательный документ

Сотрудники, заключившие с работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) трудовой договор, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласованные с администрацией даты отпусков вносятся в соответствующий график. В нем указываются отпуска штатных работников на предстоящий год.

Сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, на отпуск рассчитывать не могут, поэтому перерывы в их работе в графике отпусков не отражаются.

При составлении графика соприкасаются интересы работников и компании, поэтому в целях минимизации рисков возникновения конфликтных ситуаций с составленным документом работников знакомят под роспись. Нужно ли уведомление о предстоящем отпуске при таких обстоятельствах?

Помимо обязанности по составлению графика отпусков Трудовой кодекс устанавливает крайний срок, когда документ должен быть обязательно утвержден. В соответствии с трудовым законодательством график на 2018 год нужно успеть подготовить до 18 декабря 2017 года. Так как 16 и 17 декабря – это суббота и воскресенье, то компании, работающие по пятидневной рабочей неделе, должны утвердить график не позднее 15 декабря.

Без уведомления не обойтись

Начнем с того, что говорит про уведомление о предстоящем отпуске ТК РФ. В соответствии с трудовым законодательством сотрудника нужно предупредить о начале отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Закон не уточняет, в какой именно форме должно быть сделано предупреждение, поэтому компании вправе самостоятельно установить форму уведомления о предстоящем отпуске (в 1С предлагается одно решение, в других бухгалтерских программах – другое).

Так, на практике работодатели используют всевозможные извещения и уведомления, а также ознакомительные ведомости и т.п. В общем, отсутствие жесткой регламентации данного вопроса играет на руку предприятиям. Один из вариантов предупреждения работников об отпуске – уведомление о предстоящем отпуске по графику (образец документа вы можете найти в конце статьи).

На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация. Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.

В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью.

Предлагаем скачать бесплатно , разработанный нашими специалистами.

Если составлять уведомление по каким-либо причинам затруднительно, есть и другой вариант оповещения работников о предстоящем отпуске. Можно заранее составить приказ об отпуске по форме №Т-6 и ознакомить с ним работника под подпись. Понятно, что сделать это нужно за две недели до начала его отпуска.

Таким образом, кадровый специалист может использовать любой из предложенных вариантов. Можно вручать сотрудникам уведомление о предстоящем отпуске ( и образец заполнения приведены в статье), а можно ограничиться заранее составленным приказом (п. 4 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Подготавливая уведомление или приказ, или иное извещение об отпуске, необходимо помнить, что предупредить об отпуске нужно каждого сотрудника организации, в том числе и руководителя компании. Отметим, что уведомление о предстоящем отпуске генерального директора составляется в общем порядке.

График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом, обязательно должны уведомить письменно — о точном сроке и предполагаемой дате. Только после получения описываемого уведомления, условный работник может прекратить исполнение своих текущих обязательств.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?

В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.

Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.

Образец уведомление о начале отпуска

Составляется в отношении каждого работника на локальном организационном бланке. Форма и должный формат данного бланка устанавливается непосредственно внутренними актами. Экземпляры в пустом виде хранятся в отделе кадров, откуда в самом начале их необходимо запросить. В данном случае в отношении работника направляются данные, указывающие на начало, и на общую периодичность положенного отдыха. Уведомление также содержит ссылку на копию приказа, в соответствии с которым он может временно сложить свои должностные полномочия. Сразу после получения данного документа, условный сотрудник в указанный в нем день может не выходить на работу.

Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?

В силу положения статьи 123 ТК РФ, выписанные образцы хранятся не менее 5 лет. Их первичная регистрация производится в локальном производственном журнале, в котором проставляется номер самого уведомления и локального приказа о начале реализации трудовой преференции работника. Длительный срок предусматривается для того, чтобы в случае возникновения спорных правоотношений между сторонами соглашения, условный работодатель смог подтвердить, что он соблюдал все императивные преференции в отношении работника. Веским доказательством в данном случае будет считаться именно описываемое уведомление. В такой ситуации сотрудник не сможет указать на не предоставление положенных трудовых преференций.

Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?

Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе. Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами. В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.

На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.

Все наемные работники по закону имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Есть и другие виды освобождения от труда на несколько дней.

Какие есть обязанности у предприятия перед рабочим по предоставлению отпускных дней? Об этом и пойдет речь далее.

Понятие и виды отпуска. Законодательная база вопроса

Определенный период времени, когда работник может не посещать рабочее учреждение для выполнения своих производственных обязанностей при сохранении за ним его должности, называют отпуском.

ТК гарантирует каждому трудящемуся право на такой отдых.

Различают несколько видов отпусков :

• дополнительный;
• учебный;
• по уходу за ребенком.

Отпуск предоставляется по желанию работника. Если ежегодный отпуск предоставляется по , то необходимо заранее уведомить трудящегося о предстоящих выходных днях. Если же он уходит по заявлению, то ставить в известность его не обязательно. Но каждый из перечисленных видов отдыха обязательно согласовывается с руководством предприятия, а оно в свою очередь обязано своевременно уведомлять будущего отпускника.

Назначение уведомления

Основная цель создания и отправки работнику уведомления об отпуске – это своевременная постановка в известность о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска.

Администрация предприятия должна ознакомить о предстоящем отпуске работника не позднее, чем за 2 недели до календарной даты его начала. Это закреплено в законодательстве статьей 123 ТК РФ.

Но существует исключение : эта процедура опускается в случае, если работник написал заявление о его предоставлении. Таким образом, он уже осведомлен о дате своего ухода на отдых.

Если данную процедуру необходимо выполнить, то осуществляется она путем направления письменного извещения персонально работнику в соответствии с общим порядком предупреждений. Можно известить трудящихся из единого структурного подразделения под роспись в рабочей тетради руководителя данного отдела или участка.

Все отпускники должны узнать о дате начала отпуска в соответствии с законодательством. Если это условие не будет выполнено, то такие действия дают основания для его переноса на другой срок.

При отказе трудящегося от ознакомления с письменным извещением об отпуске необходимо составить соответствующий акт.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

В каких случаях оно применяется

В содержании Трудового кодекса (ст. 123) есть четкое обозначение о важности оформления уведомления о начале отпуска. Руководству предприятия вменено в обязанность оповещать в письменной форме каждого наемного труженика о периоде его отпускной кампании в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Как правило, такой график на будущий год заранее утверждается на предприятии, примерно в середине декабря уходящего года. Идеальным вариантом будет являться тот, когда все сроки по предоставления периода отдыха заранее согласованы управляющей администрацией с трудящимися. Однако, практика показывает напротив случаи, когда время отправки сотрудника в отпуска пропускается для извещения наемных работников. В таких случаях он вынужден отдыхать уже по утвержденному графику.

Если работник не уведомлен своевременно о дате отпускной компании, то он может потребовать его перенесения на более удобный период.

На крупнейших технологических производствах с непрерывным конвейерным процессом и т.п. предприятиях обязательно заранее готовиться график ежегодных оплачиваемых отпусков. В таких организациях уведомление о начале отпускной компании сотрудников играет очень важную роль. Но если от работника поступило заявление на предоставление отпуска, то необходимость в извещении устраняется.

Порядок составления

Единого бланка уведомления для всех предприятий, утвержденного нормативным актом, не существует. Поэтому каждая организация имеет право разработать удобную для себя форму извещения о ежегодном оплачиваемом отпуске. Но есть пункты, которые должны быть обязательными и придавать документу юридическую значимость.

В уведомлении должна быть следующая информация :

• официальные реквизиты работодателя;
• регистрационный номер и дату исходящей документации;
• занимаемую должность сотрудника;
• индивидуальные данные будущего отпускника;
• ссылку на статью ТК РФ, по которой работника уведомляют о предстоящем отпуске;
• подпись управляющего организацией.

В нем должен быть отражен текст, в котором указывается о предстоящем отпуске, за какой период отработанного времени и срок, который предоставляется трудящемуся для отдыха от рабочих обязанностей.

Примерный бланк составляется работниками кадровой службы . В нем могут меняться только должность, ФИО сотрудника, количество дней отпуска с указанием конкретных дат. Остальной костяк о реквизитах предприятия и руководителе, как правило, не затрагивается.

Удобство трафаретного бланка оценит любой кадровик, т.к. оформление уведомлений по готовому формату позволит значительно сократить время.

Порядок ознакомления сотрудника

Для ознакомления с извещением о предстоящем отпуске необходимо подготовить 2 экземпляра уведомления. Это необходимо для выдачи одного сотруднику и сохранения второго документа на предприятии. Нужно выполнить обязательное условие по вопросу персонального ознакомления . Каждому сотруднику нужно вручить извещение о начале отпуска в письменной форме.

Узнать о своем отпуске сотрудник может несколькими путями:

1. При личном контакте с сотрудником кадровой службы предприятия;
2. При прочтении о предоставлении дней отдыха;
3. Во время утверждения плана отпусков, подписавшись в бланке ведомости к нему или в специальной графе прямо в графике;
4. В своем подразделении работник может поставить визу в рабочем журнале руководителя отдела.

Если же сотрудник не согласен со сроками и поэтому отказывается от подписи, то нужно оформить об этом акт.

Регистрация

Для регистрации подобного рода извещений об отпускных днях необходимо создать специальный журнал учета уведомлений .

В такую книгу необходимо вносить сведения о предварительном извещении с выдачей документа на руки под роспись сотрудникам организации.

Практика показывает, что постоянное внесение информации в журнал облегчает при необходимости быстрый поиск запрашиваемой информации.

Оформление начинают с заполнения титульного листа журнала, где отражают такие сведения:

• полное наименование предприятия;
• наименование книги;
• даты начала и окончания ведения регистрационного журнала.

Далее переходят к следующей странице, где указывается информация об ответственных лицах за внесение данных в журнал. Поскольку единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет, то организация сама разрабатывает удобные графы в журнале. При этом на совете администрации организации принимают решение о включении в регистрационную книгу уведомлений перечень граф для необходимых сведений.

Одинаковыми пунктами для разных учреждений могут быть такие:

• наименование формы документа;
• дата начала и окончания создания книги и учета уведомлений;
• порядковая нумерация при регистрации извещений;
• краткое содержание уведомления;
• информация о сотруднике, на чье имя оно отправлено;
• календарное число вручения документа;
• если вручается лично, то подпись получателя;
• краткий смысл ответа трудящегося на предъявленное ему уведомление.

Готовые бланки листов для журнала нумеруются и обязательно . После того, как руководитель предприятия поставит свою визу и печать организации на последней странице для скрепления документа, журнал можно использовать по назначению.

Хранение уведомления

Что касается вопроса хранения уведомлений об отпусках, то здесь нужно ориентироваться на нормы Перечня типовых управленческих документов. На основании данного законодательного акта приказы и извещения должны сохраняться на протяжении не менее 5 лет. Место хранения: архивное помещение, специально оборудованное для хранения документации.

Если предприятие по каким-то причинам прекращает свою деятельность, то до закрытия ему нужно передать на хранение все уведомления о начале отпуска, срок издания которых не достиг 5 лет, в территориальный архив в установленном порядке.

Особенности уведомления различных видов сотрудников

На каждом предприятии есть свои нюансы выписки и ознакомления работников о предстоящем отпуске. Рассмотрим более типичные обстоятельства, которые часто встречаются в практике работы кадровиков.

Совместителей

Как правильно предоставить и ознакомить с ежегодным отпуском сотрудника, если он работает по ? Для этого кадровику необходимо узнать, в какие сроки у него запланированы дни отдыха по его основному месту работы, и внести при разработке плана отпусков те же периоды, т.к. они должны полностью совпасть. Для подтверждения трудящийся должен предоставить нужные данные с основного предприятия.

В случае, когда совместителю предоставляется ежегодный отпуск, но он заработал его частично, то недостающие дни ему оформляют без содержания. Оплата должна быть выполнена только за заработанные им дни отдыха. Уведомляется такой сотрудник чисто информативно, т.к. он сам заинтересован в совпадении сроков отпускной компании.

Если же работник, оформленный на предприятие по совместительству, не предоставил сведения о своем отпуске по основному месту работы, то ему необходимо его планировать на общих основаниях. Соответственно уведомление обязательно нужно ему выдать не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Генерального директора

В трудовом законодательстве не предусмотрено разделение сотрудников по должностям, поэтому он для всех одинаков.

Следовательно директора необходимо уведомить, как и остальных сотрудников о предстоящем отпуске под роспись. Сделать это можно при подписании приказа о его отпуске и уведомления одновременно.

Особенности составления уведомлений в различных ситуациях

Иногда бывают такие обстоятельства, когда время отпуска нужно прервать по каким-то производственным причинам. Как в таких случаях правильно поступить работнику отдела кадров, если во время отпуска сотрудника нужно вызвать на работу, отменить дополнительные дни отдыха или изменить их количество?

При отзыве из отпуска

Поскольку законодательство гарантирует право на отпуск каждому работнику, то работодатель не может в одностороннем порядке сократить время заслуженного отдыха. По производственной необходимости его можно вызвать на работу только если он на это согласен.

• лица, не достигшие 18 возраста;
• женщины, ушедшие в декретный отпуск;
• трудящиеся, задействованные на производстве с вредными условиями труда.

Согласие рабочего на прерывание отпуска должно быть письменно оформлено. Формат может иметь произвольную форму с указанием таких данных:

• ФИО работника;
• календарное число начала отпускного периода;
• сколько дней осталось до окончания отпуска;
• когда отпускник планирует использовать не отгулянные дни.

Затем начальник участка готовит уведомление директору, где указывают причину вызова конкретного сотрудника из отпуска. Форма его должна быть в виде служебной записки или докладной. На основании этого документа оформляется соответствующий приказ. Работник должен поставить подпись на приказе о том, что он ознакомлен с его содержанием.

Как правильно отозвать работника из отпуска, рассказано в следующем видеоматериале:

Об отмене дополнительного отпуска

Работодатель может отменить дополнительные отпуска, только соблюдая все требования ст. 72, ст. 116 ТК РФ. Основание, порядок и условия их устанавливаются при подписании либо иного нормативного акта, согласованного с выборным органом первичной профсоюзной организации.

Условия предоставления помимо ежегодного отпуска дополнительных дней отдыха необходимо закрепить в . Об этом указано в ст. 57 ТК РФ. Внесение изменений в условия трудового договора допустимо при наличии соглашения сторон, заключенного в письменной форме.

В случае несогласия работников с отказом от дополнительного отпуска необходимо рассматривать нормы ст. 74 ТК РФ. В ней указывается о том, что, при определенных обстоятельствах, когда невозможно осуществить сохранение условий трудового договора, возможно внесение корректирующих изменений по инициативе работодателя кроме перемены трудовых функций трудящегося. Обычно такое бывает при изменениях технологического процесса.

Со стороны работодателя должно поступить в адрес рабочего уведомление об необходимости исключить из трудового договора условия о предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска. В тексте необходимо обосновать причины, заставившие работодателя пойти на такой шаг. Известить работника об изменениях нужно в письменной форме не позднее чем за 2 месяца. Сроки могут быть иными, поэтому необходимо следить за изменениями в ТК РФ.

Об изменении количества дней отдыха

При ухудшении прав сотрудника работодатель должен трудящихся известить заранее. Например, работодатель предоставлял наемным работникам тридцатидневный отпуск, но обстоятельства потребовали его уменьшить до 28 дней.

В трудовых договорах указано, что отпуск работнику предоставляется на 30 дней. Решив уменьшить срок на 2 дня, руководитель предприятия не нарушил закон, т.к. по ТК РФ он должен длиться не менее 28 дней.

Прежде чем внести изменения в трудовые договора управляющему необходимо уведомить рабочих об изменении периода ежегодного отпуска, указав причину (например, приведение в соответствие с трудовым кодексом). сотрудники должны узнать об этом не позже, чем за 2 месяца до вступления изменений в силу.

Выполняется это так:

1. Издается приказ об уменьшении количества дней отпуска.
2. Работникам лично под роспись вручается уведомление со ссылкой на приказ.

Получив согласие работников на изменение срока отпуска, кадровику необходимо подготовить к трудовым договорам и подписать их сторонами.

При нарушении данного регламента, например, не уведомив сотрудников в срок об наступивших изменениях, руководству компании грозит наказание.

Правила оформления разных видов отпусков рассмотрены в следующем видео уроке:

← Вернуться