Служебная записка как отчет о командировке. Правила составления служебной записки о командировке, образец

Процедура командирования сотрудников осуществляется заранее по подготовленному плану и графику. Подробности прописываются в изданном руководителем приказе. Однако бывают случаи, при которых необходимость отправки возникает неожиданно. Тогда работник должен написать заявление на командировку.

Служебная записка как основание для издания приказа

Служебная записка заполняется командированным работником письменно в свободной форме или на бланке, принятом к использованию на предприятии.

В качестве приложения к ней требуется предоставить документацию, подтверждающую факт прибытия на место, срок пребывания в командировке, денежные расходы (чеки, квитанции на оплату, билеты на транспорт и т. д.).

Если таких документов нет, организация, которая принимает командированного работника, указывает сведения о прибытии. Вписывается следующая информация:

• полное наименование предприятия;
• даты прибытия и отбытия сотрудника;
• причина отсутствия подтверждающих документов (например, потеря);
• дата внесения сведения;
• подпись должностного лица;
• гербовая печать предприятия.

ВНИМАНИЕ! Если в служебной записке нет документов и сведений от принимающей стороны, сотрудник не вправе получить оплату командировки, которая начисляется в качестве компенсации расходов личных денежных средств.

Требования к документу

Служебная записка составляется в свободной форме, так как для ее заполнения не предусмотрено универсального бланка. Но при этом она является бланком строгой отчетности, поэтому к ее содержанию выдвигаются определенные требования, обязательные для соблюдения.

Согласно положениям ст. 9 закона федерального значения №402-ФЗ в ней должны указываться следующие сведения:

• наименование документа;
• полное название компании с указанием формы собственности;
• персональные данные командированного сотрудника и название занимаемой должности;
• задание сотрудника;
• дата заполнения;
• место назначения командировки и длительность пребывания;
• перечень прилагаемых документов;
• подпись составителя.

ВАЖНО! Если в качестве транспортного средства для поездки , дополнительно требуется указать его марку и модель, а также государственный регистрационный номер.

Структура и содержание

Алгоритм написания служебной записки отличается в зависимости от ее назначения. Документ, являющийся основанием для издания приказа, пишется по следующей схеме:

1. Заполняется правый верхний угол листа. Указывается должность и Ф. И. О. командированного работника, Ф. И. О. должностного лица, которому направляется записка.
2. Указывается дата составления, порядковый номер и полное наименование организации.
3. Приводятся причины возникновения необходимости отправления в поездку, а также ее сроки.

Записка, которая составляется в качестве отчета о командировке, заполняется следующим образом:

1. Первые два пункта аналогичны инструкции заполнения служебной записки.
2. В основной части прописываются реквизиты приказа, по которому осуществлялась поездка.
3. Перечисляется подтверждающая факт поездки документация.

Отчет заверяется и предоставляется в бухгалтерский отдел вместе с .

Порядок согласования

Независимо от целевого назначения составляемого документа, он обязательно заверяется директором организации. После этого происходит оформление приказа.

Образец

Образец заявления на командировку, служащего основанием для издания приказа:
Образец служебной записки на командировку, которая используется в качестве отчета:

Служебная записка - это внутренний документ, который подтверждает отправку работника в командировку. Может использоваться в двух случаях: 1) когда нужно сообщить начальству о необходимости командировать сотрудников; 2) когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте. Рассмотрим, как правильно составить записку в обоих ситуациях. Составим собственный документ, используя образец служебной записки о командировке.

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 .

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
3. Следующий раздел - приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2019

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру - вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

В каких ситуациях требуется составлять служебную записку на командировку?

В соответствии с п. 7 положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) для отчета о сроке пребывания в командировке сотруднику, который был направлен туда на личном или служебном транспорте, необходимо заполнить служебную записку.

Подтверждающие документы

Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездные билеты в случае использования авто представить не получится.

Но в этом случае важно приложить иные подтверждающие документы, такие как путевые/маршрутные листы, чеки/квитанции и пр., что докажет следование командированного по намеченному пути к цели для выполнения задания (письмо Министерства финансов от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.

Подтверждение от принимающей стороны

Однако в абз. 4 упомянутого выше п. 7 положения указывается, что фактический срок командировки можно подтвердить и при отсутствии доказательных документов о проезде и проживании. Это можно сделать при помощи той же служебной записки или другого документа, содержащего отметку принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командировки и убытия из него.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле.

Кто и когда должен заполнять служебную записку?

Служебная записка на командировку образца 2019-2020 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.

К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.

Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).

Где найти образец служебной записки?

Какие сведения отражаются в служебной записке?Для того чтобы удобно было заполнять служебные записки, компанией разрабатывается универсальный шаблон, в который командированному просто потребуется внести фактические данные. Скачать такой образец готового бланка служебной записки можно на нашем сайте.

В связи с тем, что служебная записка является важным первичным документом, необходимо позаботиться о том, чтобы она содержала все обязательные для первички реквизиты (их перечень приведен в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В числе таких реквизитов:

Не знаете свои права?

• название документа;
• наименование компании-работодателя;
• Ф. И. О. и должность командированного работника;
• дата составления документа;
• место и длительность командировки;
• список приложений;
• подпись с расшифровкой Ф. И. О. сотрудника.

Кроме того, так как поездка осуществляется на автомобиле, потребуется указать его марку и госномер.

Компании могут разработать свой бланк служебной записки, оформив ее в виде таблицы и предусмотрев все необходимые реквизиты. Форма документа может быть утверждена локальным положением о командировках.

На разработанном бланке служебной записки могут быть уже заполнены все известные поля, а командированному по приезду из командировки останется только заполнить все свободные поля этого документа и поставить свою подпись.

Нужна ли служебная записка ИП?

В случае с индивидуальными предпринимателями существует ряд особенностей. В связи с тем, что ИП не может быть направлен в командировку, т. к. не относится к категории наемных работников, то, по мнению финансового ведомства, ему нет смысла оформлять самому себе приказ и служебную записку (письмо Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

Командировка ИП

Однако подтвердить свои расходы, связанные с поездкой в другой город по служебной необходимости, ИП всё же сможет. В случае отказа налоговой инспекции признать расходы ИП, связанные с его командировкой в другой город по хозяйственной необходимости, производственными затратами, предприниматель вправе обжаловать это решение в суде. Как показывает практика, суды нередко встают на сторону бизнесменов, признавая за ними право на уменьшение налогооблагаемой базы на сумму командировочных расходов.

Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 судьи, приняв сторону ИП в споре с налоговиками, указали, что предприниматели не могут быть лишены возможности отправляться самостоятельно в служебные командировки. Иначе имеет место их дискриминация по отношению к другим хозяйствующим субъектам, которые осуществляют хоздеятельность в форме юрлица.

А это означает, что ИП при осуществлении поездки на своем личном (арендованном) авто может также заполнить служебную записку и приложить к ней все документы, подтверждающие расходы и, собственно, сам факт нахождения в служебной поездке.

При направлении в командировку наемного работника ИП все документы, включая служебную записку, оформляются в общем порядке.

Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора?

В связи с тем, что директор компании является наемным сотрудником, он не освобожден от заполнения всех обязательных для командированного документов. При этом неважно, поехал ли директор лично за рулем машины в командировку либо его повез водитель.

Существует мнение, что директора можно освободить от обязанности составления служебной записки, поскольку он лично издает и утверждает приказ о своей командировке и ее продлении (в случае необходимости). Однако такое мнение ошибочно, поскольку приказы не подтверждают ни факт совершения поездки, ни ее длительность.

Таким образом, обязанность по составлению служебной записки при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не зависит от должности командированного — представить записку по возвращении должен как рядовой сотрудник, так и руководитель организации.

Унифицированной формы для служебной записки не предусмотрено, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой образец этого документа. В связи с тем, что служебная записка необходима при учете расходов в командировке, а также для начисления суточных, к ней применимы требования по оформлению для первичных документов.

Если вы составляете служебную записку на командировку, образец 2019 позволит избежать ошибок. Что включить в документ в обязательном порядке и какую форму использовать, расскажут наши эксперты.

В статье:

Что такое служебная записка на командировку

Служебная записка о направлении в командировку - особый документ, удостоверяющий факт пребывания сотрудника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Она нужна, если сотрудник осуществляет поездку на любом транспорте, в том числе на личном, служебном, арендованном. Документ требуется и в случае, когда сотрудник не имеет документов, подтверждающих факт проезда и проживания.

Служебная записка, если опираться на Постановление Правительства РФ под № 1595, заменяет командировочное удостоверение, отчет о выполненных работах, служебное задание. Она служит подтверждением расходов, понесенных человеком за время командировки. Оформляйте документ и для начисления суточных, ведь для их расчета требуется знание времени, которое работник провел в поездке.

Обратите внимание! На законодательном уровне не установлено, где хранятся служебные записки о командировке. Копии документов подшивайте к личному делу, а для оригиналов сделайте отдельную папку. Это наиболее удобный вариант.

Шпаргалка: служебная командировка

Скачать в Системе Кадры

Образец служебной записки на командировку составляется организацией, но не запрещается использовать любой типовой шаблон. Ни один нормативно-правовой акт не фиксирует порядок оформления документа. Если сочтете нужным закрепить основные положения о регулировании содержания, внесите соответствующие записи в локальные акты предприятия. Такая возможность регламентирована пунктом 3 Положения под №749. Правила можно прописать и в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Как составить служебную записку на командировку: образец 2019

Служебная записка составляется как самим работником, так и руководителем. Документ подготавливается от руки или в печатном виде. Учитывайте, что без подписи сотрудника он не имеет юридической силы.

• В правом верхнем углу вписывают ФИО руководителя компании в дательном падеже. Ниже - ФИО руководителя подразделения. Здесь же указывают ФИО специалиста, составляющего записку.
• В центре бланка пишут наименование документа, а с новое строки - его содержание. Работник или руководитель излагает текст в свободной форме. Он указывает дату отъезда и приезда; цель командировки. При поездке на личном или служебном транспорте вписывают марку, модель машины, регистрационный номер.
• В самом низу бланка описывают прилагаемые документы, указывают дату составления бумаги и подпись работника с расшифровкой.

Служебная записка о направлении в командировку: образец заполнения руководителем

Скачать образец

Вариант заполнения записки работником

Скачать образец

Если составляется служебная записка об отмене командировки, образец должен включать основания. Поэтому включайте в него причины, почему сотрудника решили не отправлять на другой объект или в иную местность. Например, «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Иванова А.А. в город Саратов» или «По причине болезни руководителя организации отменить командировку Кондратьеву А.С.». Выбирайте подходящие формулировки, опираясь на обстоятельства. Дополнительно издавайте приказ.

Когда подготавливается служебная записка о продлении командировки, образец должен включать перечень причин или обстоятельств, по которым сотрудник задерживается. Он составляется непосредственным или временным руководителем, работником. Если при выполнении поручений сотрудник заболел, помимо записки он обязан предоставить больничный лист. Читайте статью в журнале «Кадровое дело»: «».

Форма служебной записки на командировку может быть любой, но подумайте над ее содержанием. Включайте в текст значимые факты, избегайте изложения второстепенных событий, не несущих смысловой нагрузки. Всегда перечитывайте предоставляемые сотрудниками документы. При обнаружении ошибок просите их переделать.

Когда документ будет составлен и согласован в бухгалтерии, передавайте его на подпись руководителю организации и командированному сотруднику. Все расходы, понесенные работником во время поездки, должны быть задокументированы для налоговой отчетности и расчета компенсаций.

Обратите внимание! Если служебная записка составляется по факту возвращения из поездки, работник должен как можно быстрее отдать ее руководителю. В 7 пункте Положения под № 749 говорится об этом.

Вместе со служебной запиской сотрудник отдает документы о понесенных расходах во время поездки. В качестве них выступают чеки, договора и прочее. Если человек не может представить документы, руководитель решает, возмещать расходы или нет. В этом случае в служебной записке работник детально расписывает понесенные расходы, причины отсутствия подтверждающих бумаг.

Командировка директора

Поскольку директор считается сотрудником организации, на него распространяются правила и положения законов, нормативно-правовых актов, касающихся рядовых работников. В пункте 7 Положения под № 749 нет исключений из этого правила. Но Роструд имеет другую позицию по данному вопросу - считается, что руководителю не требуется составлять служебную записку, так как им подписываются приказы о командировке, ее переносе, продлении. Чтобы избежать недоразумений, внесите в локальные акты компании положение о необязательном составлении документа директорами.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки на командировку в образце 2019 не нужно производить расшифровку специфики дней - рабочих, выходных. Основанием для выплат является табель учета рабочего времени. Поэтому документ составляется обычным образом, даже если поездка приходится на выходной или праздничный день.

Поездка предпринимателя

Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года под № 03-11-11/166, в командировки отправляют только наемных работников. Предприниматели - самозанятое население. Они не могут отправить себя в командировку. ИП освобождены от обязанности составлять приказ, служебную записку, представлять документы о затратах. Но расходы можно учитывать при уплате налогов, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу. Чтобы обосновать необходимость поездки в рамках предпринимательской деятельности, потребуется протокол переговоров с поставщиками, покупателями, прочие документы.

Разработайте форму служебной записки на командировку, используя любой образец 2019. Заполните поля, в которых перечисляются сведения о компании, но оставьте пустыми строки для внесения личных данных сотрудников. При использовании шаблона удастся избежать ошибок, быстрее заполнять документ. Храните записки в архиве организации не менее 5 лет.

Служебная записка на командировку - образец 2017 года приведен в нашей статье - понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения.

Чем обычно подтверждают даты командировки

В результате произошедших в 2015 году изменений в правилах документального оформления командировок (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 и от 29.07.2015 № 771) в процедуре служебной поездки стали задействоваться всего 2 документа:

• распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
• отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).

О распоряжении, оформляемом работодателем, читайте в материале .

Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.

В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
• при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
• при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.

О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье .

Как оформить служебную записку на командировку

Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:

• На служебном автомобиле.
• Личном транспорте.
• Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.

Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.

Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть на нашем сайте.

Итоги

При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.

← Вернуться