Прием на работу – это процесс трудоустройства конкретного человека на определенную должность . Она представляет собой написание заявления, подписание договора, заполнение личной карточки и оформление целого пакета документов, без которого новый сотрудник не сможет вовремя приступить к выполнению своих обязанностей.
Кто принимает решение о трудоустройстве?
Закрытию любой вакансии предшествует большой труд кадрового работника.
Он отбирает кандидатов.
Проводит многочисленные собеседования, тестирует наиболее подходящих соискателей, проверяет их профессиональную пригодность.
Тесно взаимодействует с начальником структурного подразделения, чтобы подобрать максимально подходящего работника.
Но все же окончательный вердикт о том, кого брать на работу, принимает не кадровик, а руководитель . Лишь его разрешающая виза дает основание для подготовки приказа о приеме.
Основания
Многие ошибочно считают, что без заявления человека оформить нельзя. На самом деле данный документ скорее необходим для самого кадрового работника, для удобства при формировании личного дела.
А трудовой кодекс от соискателей заявления не требует . Первоочередным документом, дающим зеленый свет для оформления работника, является .
Образец трудового договора вы можете .
Но спешит отказываться от заявления все же не стоит. С его помощью легче инициировать процесс приема сотрудника. Собственноручно написанное .
Завизированное всеми заинтересованными в сотруднике лицами, в том числе руководителем организации – удобный документ для налаживания вопросов, возникающих во время процедуры приема на работу. Волеизъявление соискателя, согласие работодателя – все в одном месте.
Бланк заявления для приема на работу вы можете .
Этапы процесса трудоустройства
Как осуществляется прием на работу? Что нужно?
Порядок оформления приема на работу сотрудника можно условно разделить на несколько этапов в следующей последовательности:
- Обращение соискателя к работодателю с заявлением (как уже говорилось ранее, этап не обязателен).
- Предоставление документов.
- Ознакомление с инструкциями.
- Подписание договора.
- Издание приказа.
- Формирование личного дела.
Давайте рассмотрим все этапы приема на работу по отдельности:
Написание заявления
Прием сотрудника на работу начинается с того, что человек изъявляет свое желание работать в конкретной организации путем написания заявления.
Так как он не обязателен, в отличие от договора.
Принято, что в заявлении указывают должность, на которую соискатель претендует, структурное подразделение и желаемую дату начала работы.
Визируется у начальника, в подчинении которого сотрудник планирует трудиться , отписывается директором в отдел кадров.
Получение необходимых документов от кандидата
Трудовой кодекс приводит исчерпывающий :
- Паспорт, СНИЛС.
- Трудовая книжка. Заводится на предприятии, если человек ранее не был трудоустроен.
- Военный билет для военнообязанных.
- Документы, способные подтвердить образование, уровень квалификации соискателя.
Для отдельных должностей предусмотрены дополнительные документы:
- для желающих поступить в сферу деятельности, куда не принимаются люди с уголовным прошлым.
- Водительское удостоверение для профессиональных водителей.
- Справка об имущественном положении для служащих.
Отсутствие других документов не станет препятствием для заключения трудовых отношений .
В отдельных случаях у будущего сотрудника работодатель обязан затребовать медицинскую справку:
- Деятельность в пищевой промышленности, сфере общепита.
Ознакомление с локально-нормативными актами
Должностные обязанности, как и многие локальные акты, предъявляются заранее.
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с с локально-нормативными актами .
Это важный момент. Если дата ознакомления будет стоять позже даты договора, то при возникновении спорных вопросов, работодателю придется искать оправдательные документы, почему он не выполнил свои обязательства вовремя.
Будущий работник, до преступления к выполнению своих обязанностей, должен представлять, что его ожидает, какие требования в трудовом коллективе предъявляют к сотрудникам.
При этом не стоит предъявлять работнику все имеющиеся локальные акты . Необходимо ознакамливать лишь с теми, которые касаются его будущей работы:
- правила внутреннего трудового распорядка в соответствии ч.3 68 статьи ТК РФ ;
- положение о персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
- положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
- правила по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
Приказ о приеме на работу
Приказ полностью повторяет условия из трудового договора. Чаще всего приказ о приеме издается в . Подписывается двумя сторонами. Для ознакомления дается всего три дня. Нарушение сроков – явный штраф в случае судебной тяжбы .
Образец заполнения приказа о приеме на работу унифицированной формы Т-1 вы можете .
Как правильно составить приказ о приеме, вы узнаете в представленном видео:
Внесение записи в трудовую книжку
Время, в течение которого кадровый работник может сделать запись в трудовой, лимитирован. Дается всего пять дней
.
Осведомление военкомата
Обязательное условие приема на работу человека — соискатель должен состоять на воинском учете, работодателю необходимо затребовать его военный билет . На основании полученных данных, в местный военкомат (по прописке сотрудника) отправляются сведения. Форма уведомления единая. В ней прописывают следующую информацию:
- должность;
- структурное подразделение;
- когда принят, номер приказа.
Сведения необходимо отправить в течение десяти дней . Задержка недопустима .
- Дата приема на работу
Трудовые отношения возникают после момента подписания договора . Пока нет документа, нет и сотрудника. Но дата подписания еще не является датой приема на работу.
Если в документе не оговорен день, когда сотрудник должен начать выполнение своих трудовых функций, то датой приема считается следующий день, после вступления договора в законную силу.
То есть, договор заключен 16 июня и сделана приписка, что он вступает в силу в тот же день. Значит дата приема – 17 июня.
Но чаще всего в трудовом договоре дополнительно указывают, с какого дня работник приступает к выполнению своих трудовых функций. То идеальный вариант, позволяющий избежать недопониманий со стороны работника
Дискриминация
Дискриминацией при приеме на работу является отказ соискателю в трудоустройстве в зависимости от пола, расы, национальности, цвета кожи, происхождения и других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами будущих работников.
Работодатели научились скрывать свои предпочтения при выборе кандидата и перестали указывать пол, возраст, социальное положение в связи с недавними изменениями в законе.
Глядя на существующие объявления о вакансиях, можно подумать, что теперь все равны, и выбирать будут лишь по опыту кандидата, а не по его внешнему виду либо по половому признаку.
Но дискриминация при приеме на работу существует до сих пор. Например по возрасту: если работодатель хочет принять молодого мужчину на работу программиста, он не возьмет на эту должность пожилую женщину, каким бы супер профессионалом та не была.
Тут важно уметь правильно отказывать не подходящим кандидатам , что не дать им повода обвинить в дискриминационной политике. И нужно помнить, что подбор работников по семейному положению, по критериям возраста, пола, влечет за собой административную ответственность .
ВАЖНО! Иногда законом изначально установлены дискриминационные признаки . Например, на подземные работы запрещено принимать женщин. И отказывая соискательнице в должности, в конкретном случае работодатель окажется прав. Он лишь выполнил требование закона.
Ответственность работодателя
Штрафы за дискриминацию возможно не столь серьезны . Индивидуальный предприниматель за неправильную вакансию заплатит до 5 тысяч рублей . Юридическое лицо будет вынуждено погасить штраф от 10 до 15 тысяч .
Тут стоит учитывать, что штраф отдельно начисляется за каждое объявление . И если работодатель ежемесячно подбирает десятки работников и каждая вакансия выложена с нарушениями, то сумма уже становится достаточно серьезной.
Отказ соискателю
Если кандидат не подходит по требованиям фирмы, и получил , то он имеет право затребовать его обоснование в письменном виде.
Несоответствие деловых качеств – единственно возможный мотивированный отказ .
Все остальные причины необоснованны.
Работодатель обязан учитывать лишь деловые качества . Подписывая отказ необходимо обосновать его установленными для вакантной должности требованиями:
- общий стаж;
- опыт по профилю;
- образование.
Организация может вести свои дополнительные критерии. Для того в локальных документах необходимо зафиксировать процесс оценки профессиональных качеств.
Полезное видео
Как принять нового сотрудника на работу, как заполнить кадровые документы? Об этом вы узнаете в следующем видео:
https://youtu.be/EQ0qIzi7kI4
Заключение
Несоблюдение сроков при оформлении на работу, недокомплект документов является серьезным нарушением технологии приема на работу установленной Трудовым Кодексом. Даже смехотворное обвинение может стать причиной для серьезной проверки со стороны трудовой инспекции .
Соблюдая общие правила приема на работу сотрудников, работодатель сумеет избежать ошибок и механизм трудоустройства не будет нарушен и все пройдет легко для него и для нового работника.
Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о профессиональной деятельности и выслуге специалиста. С ее помощью руководителю проще всего узнать реальный опыт кандидата. Но не всегда у соискателя есть возможность предоставить ее нанимателю. Рассмотрим, как устроиться на работу без трудовой книжки с учетом разных обстоятельств: в каких ситуациях это допустимо, а в каких нет.
Процедура найма
Есть стандартная процедура приема нового сотрудника, которая предусматривает предоставление свидетельств и справок, проведение интервью с соискателем, написание заявлений, заключение контракта, подготовку должностных инструкций.
Конечно, перечень необходимых при трудоустройстве документов включает в себя трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Но иногда соискатель не может ее предоставить. Если это первое место службы, соответственно, документа о стаже у него нет. Так можно ли принять на работу без трудовой книжки, если у кандидата уже есть профессиональный опыт? Об этом пойдет речь дальше.
Оформление в штат без подтверждающего стаж документа
Форма трудовых книжек, правила их хранения и ведения регламентируются постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2013. Рассмотрим возможные случаи найма без документа о профессиональной деятельности, руководствуясь нормами постановления.
Трудовую книжку только начавшему свою профессиональную деятельность сотруднику оформляет специалист отдела кадров в течение одной недели со дня заключения соглашения.
Бывает, что у соискателя это не первое место службы, но подтверждающего стаж документа нет, потому что до этого он трудился по контракту у физического лица. Тогда кадровая служба также оформляет трудовую книжку впервые, а сведения о предыдущем стаже вносятся в нее на основании заключенного соглашения о найме.
Если утеряна трудовая книжка, как устроиться на работу в такой ситуации? В этом случае работнику следует обратиться в организацию последнего места службы с письменным заявлением об утере. В течение 15 дней уполномоченный представитель предприятия должен подготовить дубликат документа, который кандидат предоставит новому нанимателю. Но если с момента утери прошло больше года, то предыдущий работодатель вправе предоставлять только справку, подтверждающую факт сотрудничества. Тогда соискатель передает эту справку новому нанимателю, который может оформить дубликат на ее основании.
Бывают ситуации, когда при увольнении работодатель не отдает трудовую книжку работнику, аргументируя это неподписанным обходным или другими причинами. Это незаконно. Поэтому владелец документа может обратиться в суд, где также попросить возместить расходы и моральный ущерб (статья 234 Трудового кодекса РФ). Часто процедура занимает длительное время, поэтому лучше заранее убедиться в том, что у нового руководителя есть возможность подождать.
Оформление в штат на основании страхового свидетельства
Бывает, что соискатель не оформлялся официально, а выполнял только временные работы. Но у него есть страховое свидетельство, которое ему выдал один из временных нанимателей. Как в таком ситуации поступить специалисту кадровой службы? 
Если сотрудник не предоставил трудовую книжку при приеме на работу, а взамен предъявляет только страховое свидетельство, то работодатель имеет право потребовать от него справку с предыдущего места службы. Затем сотрудник пишет заявление с просьбой оформить трудовую книжку и с указанием причин, по которым она до настоящего времени не оформлена. На основании этого заявления специалист отдела кадров обосновывает причину оформления в штат без основного документа о профессиональном стаже, а впоследствии оформляет его для нового сотрудника.
В рассмотренных нами случаях документ со сведениями о профессиональной деятельности все-таки оформляется после процедуры приема. Но есть ситуации, когда возможно устройство на работу без трудовой книжки согласно букве закона.
Особые случаи
Есть несколько легальных возможностей сотрудничества без внесения записей в трудовую книжку. Перечислим их все, потом рассмотрим каждый подробно:
- совместительство;
- наниматель–физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем;
- подписание гражданско-правового договора.
Трудовая книжка хранится в отделе кадров по основному месту службы. Поэтому при совместительстве подписывается контракт, а записи в документ о профессиональной деятельности можно не делать. Но по желанию самого специалиста запись о совместительстве может заполнить основной наниматель на основании подтверждающего документа – соглашения о найме.
Если работодателем выступает физическое лицо, у которого нет статуса предпринимателя, тогда он не имеет права вносить какие-либо записи в трудовую. Отношения в таком случае закрепляются подписанным соглашением, о заключении которого необходимо оповестить органы местного самоуправления по месту регистрации.
И третий вариант – трудоустройство без трудовой книжки по договору гражданско-правового характера. Такие контракты обычно заключаются для временной или сезонной работы, а также для реализации конкретного проекта или задачи. Срок их действия ограничен. По завершении одного можно при необходимости оформить следующий.
Процедура оформления кандидата без подтверждающего стаж документа
Как мы уже говорили ранее, трудовая книжка является основным документом для подтверждения выслуги и опыта соискателя. Специалист кадровой службы в обязательном порядке требует от кандидата предоставить подтверждение профессиональной деятельности.
Если при приеме на работу работник не предоставил трудовую книжку, тогда кадровик имеет основания потребовать от него запросить ее дубликат у предыдущего работодателя.
Когда это невыполнимо, кадровик обязан оформить документ новому работнику согласно его заявлению. Записи в новую трудовую книжку можно внести на основании справок с предыдущих мест трудоустройства, подтверждающих стаж и опыт работы гражданина. 
Плюсы и минусы работы по договору
Для временной или проектной работы предприниматель чаще всего оформляет с работником договор найма на работу без трудовой книжки, так называемый гражданско-правовой договор. Нанимателю это удобно тем, что не надо оформлять временного сотрудника в штат. А сам работник получает свободный график и возможность сотрудничать с другими заказчиками, если хватает времени.
Однако есть в такого рода контрактах отрицательные стороны. Например, они не предполагают уход в отпуск,а в случае болезни или травмы заказчик не оплачивает наемному сотруднику больничный лист.
Как принять на работу. Как заполнить кадровые документы. Какой список документов: Видео
2012 год, № 56 (740)
Сегодня принято говорить: «Прием на работу - это победа надежды над опытом». Как известно, рынок труда представляет собой сферу сложную и противоречивую. Отношения по использованию трудовых ресурсов изначально основаны на законе спроса и предложения, в которых в настоящее время в основном наблюдается преобладание спроса соискателей на вакантные должности. В связи с этим отказ в приеме на работу – явление достаточно распространенное.
Перед работодателем стоит немало трудностей при подборе квалифицированного персонала. Формируя трудовой коллектив, так или иначе, по различным причинам приходится отказывать ощутимому количеству кандидатов.
Еще не так давно отвергнутый соискатель, не смирившись, продолжал обивать пороги потенциальных работодателей и получал отказ за отказом часто без объяснения причин, хотя все формальные требования к его кандидатуре на вакантную должность были соблюдены. В судах практически не было дел, связанных с необоснованным отказом при приеме на работу. Не беспокоились по этому поводу и работодатели.
Что изменилось сегодня в юридической практике по трудовым спорам при необоснованном отказе в приеме на работу? Что такое необоснованный отказ и как поступить соискателю в случае нарушения его прав?
С этими вопросами мы обратились к помощнику юриста юридической компании "Яковлев и Партнеры" Дарье Стефаненковой:
Действительно, сегодня ситуация изменилась и практика по защите прав кандидатов на трудоустройство в судебном порядке набирает свои обороты. Появляются не только юридически грамотные претенденты на вакантное место, но и лица, которые используют судебный порядок для наживы на отказах работодателей.
Например, в сети Интернет описаны такие случаи. Предприимчивые граждане ищут подходящие для себя вакансии в прессе, в различных службах занятости, кадровых агентствах, но, устраиваясь на работу, трудиться у работодателя вовсе не собираются. Они приходят на собеседование, вооружившись скрытой камерой или диктофоном, и настаивают на том, что их просто обязаны принять на работу, так как они соответствуют всем заявленным требованиям. При этом мошенники так умело строят свои доводы и свою беседу, чтобы у работодателя не возникало и малейшего желания взять в коллектив такого кандидата. Добившись необоснованного отказа, обижено уходят и возвращаются с претензией, угрожая обращением в суд. Некоторые шокированные работодатели готовы заплатить любые «отступные» во избежание судебного разбирательства.
Конечно, в большинстве своем лица, занимающиеся поиском работы, действительно надеются на заключение трудового договора и дальнейшие трудовые отношения. Работодателям же все чаще приходится повышать свою правовую просвещенность, доказывая в суде, что отказ в трудоустройстве был обоснованным.
- Но ведь и работодатель вправе расчитывать на защиту от подобных мошенников?
Конечно, сталкиваясь с подобной ситуацией, прежде всего следует обратить внимание на то, что свобода труда касается как работника, так и работодателя. Так, в постановлении пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» отмечается, что работодатель вправе самостоятельно, под свою ответственность принимать необходимые кадровые решения (подбор, расстановка, увольнение персонала) в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом. Заключение трудового договора с конкретным лицом, ищущим работу, является правом, а не обязанностью работодателя. Трудовой кодекс РФ не содержит норм, обязывающих работодателя заполнять вакантные должности или работы немедленно по мере их возникновения и принимать на работу соискателей без какого-либо конкурса и ограничений.
Вместе с тем, законодательство все же ограничивает свободу работодателя в заключении трудового договора с соискателем на вакантное место, запрещая отказывать достойным в должности по определенным причинам.
- Какие причины законодательство считает необоснованными при отказе в приеме на работу, если деловые качества кандидата соответствуют требованиям вакансии?
В частности, статья 64 Трудового кодекса РФ предусматривает запрет на необоснованный отказ в заключении трудового договора. Не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом, какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление преимуществ при приеме на работу в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников.
Статья 64 Трудового кодекса РФ содержит еще два безусловных запрета на отказ в заключении трудового договора: женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей (это влечет за собой уголовную ответственность), а также работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.
Таким образом, если судом будет установлено, что отказ в приеме на работу был связан только с деловыми качествами, а не с выше перечисленными мотивами, то такой отказ будет считаться обоснованным.
- В таком случае, какие качества принято считать деловыми?
Верховный Суд разъясняет, какие качества принято считать деловыми, – это способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).
В каждом конкретном случае работодатель самостоятельно определяет причины отказа, в том числе вправе предъявить свои требования для претендующего на вакантную должность в силу специфики той или иной работы (например, владение иностранным языком, способность работы на компьютере, необходимые физические данные для выполнения работ по переноске тяжестей и др.).
- Но если проанализировать информацию о вакансиях, размещенную в Интернете или в прессе, напрашивается вывод – множество объявлений носят заведомо дискриминационный характер.
Согласна. Например, работодатель устанавливает требование о наличии постоянной или временной регистрации по месту нахождения работы, практически везде вводит возрастной ценз для претендентов на вакансию, чаще всего приглашаются лица 25-40 лет. Интересное требование было размещено в объявлении одной компании о вакансии юриста – он должен быть «обязательно женат», то есть холостых мужчин и женщин просят вообще не беспокоиться. Довольно часто можно встретить формулировки: «наличие собственного автомобиля», «отсутствие вредных привычек», «наличие детей», не говоря уже о преимуществе в трудоустройстве для мужчин или женщин.
Очевидно, что подобные объявления содержат противоречия трудовому законодательству и никоим образом не относятся к деловым качествам работников. Но, к сожалению, общественные отношения по подбору персонала законодательством не урегулированы. Разместив в объявлениях дискриминационные требования, фактически работодатель ничем ни рискует, если не считать выставление на показ своей низкой правовой культуры. Вероятно, именно на такие объявления и нацелены мошенники, шантажируя впоследствии работодателя.
- Как же поступать тем, кому отказали по заведомо дискриминационным причинам?
Потребовать у работодателя объяснить причину отказа в письменной форме и подавать иск в суд.
Конечно, чаще всего работодатель скрывает истинные нелегитимные причины отказа, выражая свое мнение формально законными основаниями. Следовательно, понимая, в каких случаях причина отказа является обоснованной и опираясь на законодательство и позицию Верховного Суда, для работодателя не составит труда сообщить претенденту на должность причину отказа в письменной форме.
Однако, если отвергнутый соискатель не настаивает на предоставлении письменного отказа, то в дальнейшем в случае судебного разбирательства доказать сам факт обращения в эту компанию для трудоустройства ему будет затруднительно.
В судебной практике уже наблюдается множество различных причин отказа в приеме на работу, которые оспариваются несостоявшимися сотрудниками. Каждая причина соответствует особенностям конкретной ситуации.
Например, У. обратился в суд с иском к ответчику ООО "NNN" с требованием принять его на работу, мотивируя тем, что гендиректор Г. дал указание коммерческому директору Б. принять истца на работу. Однако, в связи с тем, что истец У. является членом партии "Единая Россия", Б . отказался принять его на работу. На обращение истца У. в прокуратуру заместитель прокурора Т . в своем письме подтвердила факт нарушения ответчиком трудового законодательства. Суд удовлетворил требования истца в полном объеме, взыскал с работодателя денежную сумму в счет компенсации морального вреда. Однако впоследствии решение суда было оспорено и в апелляционной инстанции в требовании заключить трудовой договор с гражданином У. было отказано.
Вопрос о том, вправе ли указанный гражданин понуждать работодателя к заключению с ним трудового договора, в литературе является дискуссионным. На сегодняшний день судебная практика подтверждает положение о том, что трудовое законодательство не содержит требования о заключении договора в обязательном порядке, в отличии от гражданского.
Чаще всего кандидат на вакантное место, получив необоснованный отказ при рассмотрении в судебном разбирательстве, довольствуется денежной компенсацией в виде морального вреда. Представляется также, что устройство на работу по решению суда крайне не комфортно с психологической точки зрения.
Показателен случай, произошедший в городе Воронеж. Суд вынес решение о выплате гражданину компенсации морального вреда и материального ущерба за отказ в приеме его на работу по причине того, что он «не подходит по возрастной категории». Согласно материалам этого дела, увидев объявление в газете, гражданин Н., имея высшее экономическое образование и опыт работы по специальности более 20 лет, обратился в организацию для трудоустройства на вакантную должность бухгалтера. На следующий день после собеседования ему выдали письменный отказ в приеме на работу с указанием, что он не подходит по возрасту. В первой инстанции иск Н. суд не удовлетворил, однако в апелляционном постановлении отказ в приеме на работу был признан необоснованным, и организацию обязали выплатить компенсацию в общем размере 290 000 руб. В этом деле у работодателя не было возможности объяснить в суде свои действия иными причинами, поскольку руководство организации опрометчиво изложило свою дискриминационную, по сути, позицию в письменном виде.
Тем не менее, наличие в Трудовом кодексе гарантии при заключении трудового договора, устанавливающей запрет на необоснованный отказ, допускает обращение в суд с требованием заключить трудовой договор, взыскать компенсации морального вреда и материального ущерба для лиц, отвергнутых в приеме на работу по неуважительным причинам.
И еще один совет гражданам, которым работодатель не согласился указать причину отказа в приеме на работу письменно. В такой ситуации нужно, не мешкая, направить заявление работодателю с просьбой дать вам обоснованный письменный отказ в разумный срок.
Рассматривая основные требования законодательства по регулированию отношений при приеме на работу, можно сделать вывод – правомерное поведение работодателя позволит снизить вероятность возможных споров при подборе персонала. Отказывая в приеме на работу, необходимо сообщить причину отказа, обосновать свой отказ отсутствием необходимых деловых качеств у соискателя или их несоответствием особенностям вакантной должности. И при наличии соответствующего требования соискателя выдать ему на руки письменное объяснение причины отказа. Соблюдение указанных правил позволит снизить вероятность возможных споров о правомерности отказа в приеме на работу.
Беседовала Татьяна Владимирова
Как правильно осуществить прием на работу, какие шаги предпринять и в какой последовательности, составление какой документации потребуется? Все эти вопросы мы рассмотрим в данной статье.
Осуществление фактически любой коммерческой деятельности, как правило, подразумевает привлечение наемных работников. Что касается такой организационной формы, как ООО, то такие обстоятельства возникают со 100% вероятностью, ведь, как минимум, в штате состоит один сотрудник - директор. ИП не всегда прибегает к наемному труду, по специфике свой деятельности, он может справляться со всем кругом обязанностей единолично. Но, при укрупнении бизнеса и его развитии, обычно логическим продолжением становится прием на работу сотрудников.
Важно: в нашей статье мы рассмотрим идеальный порядок приема на работу, как для ИП так и для ООО. Пусть для ИП в этой структуре не все действия и документы являются обязательными, с точки зрения законодательства, но они далеко не излишни, ведь позволят вам наладить полный учет и контроль в кадровом делопроизводстве.
Формы приема на работу
Принимая решения о привлечение наемных работников - физических лиц, на ваш выбор законодательство предусматривает две формы оформления договорных отношений: гражданско-правовой договор или же трудовой договор.
К гражданско-правовому договору относится договор подряда, и требования к его условиям регулируются ГК РФ. Этому договору посвящена глава 37 ГК РФ , в которой рассмотрены все условия в рамках подобного договора.
Если вы решили прибегнуть при приеме на работу к трудовому договору, то тогда следует ознакомиться с положениями ТК РФ, в котором со статьи 56 и по 84 оговариваются все условия по заключению, оформлению и прекращению трудового договора.
Локальные нормативные акты работодателя
В соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ , приему на работу сотрудника должно предшествовать ознакомление под роспись с локальными нормативными актами. К таким документам относятся:
- Правила трудового внутреннего распорядка.
- Должностные инструкции.
- Коллективный договор (если на предприятии существует профсоюз). Как правило, в рамках ООО и ИП такой документ отсутствует ввиду отсутствия профсоюза.
Право на утверждение работодателем локальных нормативных актов предусмотрено статьей 8 ТК РФ .
Все указанные документы должны быть разработаны нанимателем и утверждены приказами по предприятию.
При разработке правил внутреннего трудового распорядка, вы можете обратиться к статье 189 ТК РФ , в которой перечислен перечень вопросов и положений, включаемых в данный документ. Основное его условие состоит в том, что он не должен ухудшать правовое положение работника, которое обеспечено ему действующим трудовым законодательством.
Помощь в подготовке должностных инструкций вам окажут квалификационные справочники, утвержденные Минтрудом для разных отраслей промышленности и специальностей. Наличие должностных инструкций поможет вам четко сформулировать перечень обязанностей каждого работника.
Важный момент: разработка и утверждение локальных нормативных актов не является обязательство для ИП, а в части должностных инструкций и для ООО, но их наличие несет в себе лишь положительные моменты, заключающиеся в более детальном учете и планировании трудовых отношений с работниками.
Порядок приема на работу и оформление документации
Все предэтапы мы рассмотрели, теперь самое время перейти к непосредственной сути нашей статьи.
Шаг 1
Работник должен написать заявление о приеме на работу на имя руководителя (ИП), с указанием должности в нем. После рассмотрения заявления, руководитель должен поставить на нем резолюцию, в которой отражает свое решение, например, принять и оформить приказ.
- Всех страниц паспорта;
- Страхового свидетельства;
- Документа об образовании;
- Военного билета (для военнообязанных).
Если это не первое место работы, то предоставляется и трудовая книжка. В том случае, если это первая работа, то завести трудовую книжку предстоит вам на этого сотрудника. При отсутствии страхового свидетельства вам также предстоит его оформить в ПФР на сотрудника.
Шаг 2
Заключение трудового договора с работником должно быть осуществлено в письменной форме, и данный документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику.
Шаг 3
На основании полученных документов и заявления подписывается приказ о приеме на работу. Форма приказа Т-1 утверждена Приказ регистрируется в журнале приказов по кадровым вопросам. Его можно приобрести в любом книжном магазине или торгующем канцелярскими принадлежностями.
В соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ в трехдневный срок вы должны ознакомить работника с изданным приказом под роспись.
Шаг 4
Сведения о поступившей трудовой книжке вы должны занести в журнал регистрации, форма которого утверждена Постановлением Минтруда России №69, датированным от 10.10.2003 г.
Шаг 5
Теперь заполняете личную карточку сотрудника формы Т-2, утвержденной ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомстата РФ №1, датированным от 05.01.2004 г.
Работник должен поставить свою подпись в заполненной карточке, тем самым подтвердит ознакомление со всеми внесенными туда сведениями и их утверждение.
Рекомендация: дополнительно вы можете формировать личное дело по каждому сотруднику, в котором будут храниться все документы, относящиеся к определенному сотруднику, начиная с заявления о приеме на работу и предоставленных копий документов, и продолжая потом подшивать все заявления и приказы по данному сотруднику в процессе работы его. Такой документооборот значительно упростит для вас в будущем поиск нужной информации по сотруднику.
ШАГ 6
Если принятый работник военнообязанный, то в соответствии с Постановлением Правительства РФ №719 от 27.11.2006 г. , вы должны сообщить о его поступлении на работу в территориальный комиссариат или орган местного самоуправления.
Обязательно для ИП
При приеме наемных работников ИП должен встать на учет во внебюджетных фондах в качестве работодателя в сроки:
- В ПФР в течение 30 дней;
- В ФСС в течение 10 дней.
Причем, обязанность возникает такая при заключении каждого нового трудового договора, его нужно регистрировать в указанных органах. О том, как выглядит эта процедура и какие нужны документы, вы прочтете в статье: Постановка организаций и предпринимателей на учет в ПФР и ФСС .
Теперь вы точно знаете всю последовательность действий, которую надо соблюдать при приеме на работу сотрудников.
На небольшом предприятии бухгалтеру зачастую приходится выполнять обязанности кадровика. Соответственно, на плечи бухгалтера ложится оформление всего вороха кадровой документации. Дело это весьма сложное. Бухгалтер, не имеющий специальной подготовки, рискует допустить серьезную ошибку, которая в дальнейшем может обернуться штрафом или даже дисквалификацией руководителя организации. Сегодня мы расскажем, как избежать таких ошибок при оформлении нового сотрудника.
Идя на работу, возьмите с собой…
Начнем с документов, которые будущий сотрудник должен принести с собой для оформления. Их перечень приведен в статье 65 Трудового кодекса. Он включает в себя паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет (или приписное свидетельство) и документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Вот, в общем-то, и все.
Из этого выводим первое правило: нельзя требовать от будущего сотрудника заявление о приеме на работу, свидетельство о присвоении ИНН, документ о регистрации по месту пребывания (если вы оформляете гражданина РФ) и фотографии. Соответственно, нельзя отказывать работнику в трудоустройстве, если у него нет данных документов. Более того, указание подобных требований в приказах по организации или в вакансии само по себе является нарушением. За него на основании статьи 5.27 КоАП РФ организацию могут оштрафовать, а ее руководителя — дисквалифицировать.
Второе правило также основано на статье 65 Трудового кодекса. Оно заключается в том, что даже перечисленные в ней документы можно требовать не у всех сотрудников. Речь идет не только о военном билете, который, как известно, есть только у военнообязанных. Так, трудовую книжку и «пенсионное» свидетельство можно запросить только в тех случаях, когда сотрудник уже работал в другой организации. Если сотрудник нанимается на работу впервые, вам придется самостоятельно оформить ему трудовую и пенсионное свидетельство (ст. 65 ТК РФ). А документы об образовании будущий сотрудник обязан предоставить только тогда, когда в должностной инструкции по той должности, на которую он принимается, прописаны четкие требования к квалификации, образованию или наличию специальных знаний.
Третье правило связано уже с формированием личного дела сотрудника. Из представленных им документов работодатель может оставить себе только трудовую книжку. С остальных документов надо снять копии, заверить их печатью организации и подписью лица, принимавшего документы. При этом в случае с паспортом копии снимаются со всех страниц (кстати, сведения о месте проживания, браке и наличии детей бухгалтеру пригодятся не только при заполнении кадровых документов, но и для расчета НДФЛ).
С договором спешить не надо
Итак, все необходимые документы в наличии, и соискатель готов трудоустраиваться. Казалось бы, дальше все ясно — можно оформлять трудовой договор. Однако это не так. Перед вручением трудового договора для изучения и подписи сотрудника следует ознакомить со всеми локальными актами предприятия, которые касаются организации труда. К таким актам относятся положения о премировании, оплате труда, предоставлении отпусков, охране труда; правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.п. Таково требование статьи 68 Трудового кодекса. Поэтому пока вы занимаетесь изготовлением и заверением копий с принесенных сотрудником документов, выдайте ему для изучения все необходимые акты. Подтвердить факт ознакомления с каждым из них сотрудник должен личной подписью в соответствующем листе ознакомления (он обычно прикрепляется к самому документу, в конце), проставив дату и время ознакомления.
Если нарушить это требование, то в дальнейшем работнику нельзя будет предъявлять претензии, связанные с неисполнением обязанностей, которые закреплены в этих документах. Более того, если сотрудника не ознакомили с правилами охраны труда, то при несчастном случае руководителя могут привлечь даже к уголовной ответственности (ст. 143 УК РФ). Так что пренебрегать обязанностью по предварительному ознакомлению принимаемого сотрудника с локальными актами не стоит.
Испытательный срок
После того, как принимаемый проставил свою подпись в листах ознакомления со всеми локальными актами, можно приступать к подписанию трудового договора. Здесь надо обратить внимание на условие об испытательном сроке, которое обычно включается в каждый трудовой договор. Если в договоре есть такое условие, необходимо проверить, не входит ли принимаемый сотрудник в перечень лиц, для которых нельзя устанавливать испытательный срок.
В соответствии со статьей 70 Трудового кодекса срок не устанавливается для несовершеннолетних, беременных и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет. Сведения о возрасте сотрудника и возрасте детей берутся из паспорта. А вот справку о беременности сотрудница должна представить самостоятельно. Если на момент подписания договора справка представлена не была, то испытательный срок считается установленным законно.
Кроме того, нельзя установить испытательный срок выпускникам образовательных учреждений. Но этот запрет распространяется далеко не на всех выпускников. Так, чтобы не попасть под испытание при приеме на работу, выпускник должен, во-первых, закончить образовательное учреждение, имеющее госаккредитацию (она подтверждается дипломом гособразца). Во-вторых, с момента выдачи диплома должно пройти не более года. В-третьих, сотрудник должен поступать на работу по специальности, указанной в дипломе. И, в-четвертых, в его трудовой книжке не должно быть записи о том, что он уже работал по этой специальности.
Если хотя бы одно из этих четырех условий не выполняется, принимаемому на работу выпускнику можно установить испытательный срок. Обратите внимание: условие об испытании фиксируется в трудовом договоре именно при его заключении. Внести такое условие потом уже нельзя (ст. 70 ТК РФ).
Отметим еще один важный момент, связанный с испытательным сроком. Категорически запрещается устанавливать сотруднику на время испытания зарплату ниже, чем предусмотрено штатным расписанием (ч. 3 ст. 70 ТК РФ). Также недопустимо вводить в организации акты, согласно которым сотрудникам на испытательном сроке не начисляются премии или другие поощрительные выплаты. Все это является дискриминацией работников и влечет административную ответственность вплоть до дисквалификации руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ).
Приказ, книжка и карточка
На основании подписанного трудового договора надо оформить приказ о приеме сотрудника на работу. Этот приказ составляется по унифицированной форме № Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1), поэтому сложностей с его заполнением обычно не возникает. Главное условие здесь — полное соответствие приказа договору (ст. 68 ТК РФ). Факт ознакомления с приказом сотрудник должен подтвердить личной подписью. При этом ознакомление с приказом проводится в течение трех дней с момента фактического начала работы.
А в течение 5 дней со дня начала работы работодатель должен внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника. Причем, спешить с внесением этой записи не стоит — надо дождаться фактического выхода сотрудника на работу, ознакомить его с приказом и только потом вносить запись в трудовую книжку. Дело вот в чем. Если работник, подписав трудовой договор, так и не вышел на работу в оговоренные сроки, организация может аннулировать договор в одностороннем порядке (ст. 61 ТК РФ). А вот что при этом делать с трудовой книжкой, если в ней уже есть запись о приеме на работу, Кодекс умалчивает. Именно поэтому лучше четко следовать процедуре и вносить запись о приеме на работу только после того, как работник фактически приступил к работе и ознакомлен с приказом.
Ну и заключительный этап оформления приема сотрудника — заполнение личной карточки на нового работника. Форма карточки также унифицирована (Т-2, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1), что минимизирует сложности с ее оформлением. Тут надо помнить лишь то, что карточки положено вести на бумажном носителе, так как с записями в них о приеме на работу, переводах и т.п. сотрудника следует ознакомлять под роспись.