Только если документы при увольнении оформлены без ошибок, бухгалтер сможет своевременно рассчитаться с работником. Образцы всех документов при увольнении есть в статье. Их можно скачать.
Если с работником приходится расставаться, ваша задача - правильно рассчитать последние выплаты . И это, как правило, не только зарплата. Если сотрудник использовал не все дни своего отпуска, ему нужно выплатить компенсацию за неиспользованные дни. Причем не только за текущий год, но и за все предыдущие. Ведь отпуска за прошлые годы никоим образом не сгорают.
И зарплата, и компенсация за отпуск полагаются сотруднику независимо от основания увольнения и от того, какие еще выплаты ему причитаются. При этом сотрудник может и перегулять отпуск. Тогда, напротив, с него нужно удержать излишне выплаченные ему суммы.
Сотруднику может полагаться и специальное выходное пособие при увольнении по соглашению сторон. Это если стороны договариваются расторгнуть трудовой договор по обоюдному согласию с выплатой отступных.
Наконец, совершенно особая тема - сокращение штата . В данной ситуации сотруднику в любом случае нужно выплатить выходное пособие в размере среднемесячного заработка. А возможно, еще и заработок за второй и третий месяцы, а также дополнительную компенсацию за досрочное увольнение.
Все эти выплаты, кроме заработка за второй и третий месяцы при сокращении, нужно выплатить в последний рабочий день. А чтобы успеть в срок, должны быть в порядке и все кадровые документы, за которые в небольших компаниях тоже отвечает бухгалтер.
В этой статье вы найдете образцы всех необходимых кадровых документов, в том числе и трудовой книжки, которую также нужно обязательно выдать в последний рабочий день. Иначе компанию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.
Заявление на увольнение
Форма заявления - произвольная. Главное, чтобы оно было письменным и подписано сотрудником. Поскольку никаких ограничений к оформлению заявления законодательством не предусмотрено, сотрудник может написать его от руки, напечатать на компьютере или заполнить на типовом бланке работодателя (ч. 1 ст. 80 ТКРФ , определение Конституционного суда РФ от 22 марта 2011 г. № 394-О-О).
Увольнять работника по собственному желанию без его письменного заявления, переданного непосредственно работодателю, неправомерно (см., например, апелляционные определения Свердловского областного суда от21 февраля 2014г. №33–2187/2014 , Белгородского областного суда от20 августа 2013г. №33–2622). Отсчет двухнедельного срока начинается на следующий день после того, как работодатель получил заявление работника об увольнении.
Пример
Менеджер ООО «Альфа» А. С. Кондратьев написал заявление об увольнении по собственному желанию в пятницу, 21 июля 2017 года, но передал его в службу персонала только в понедельник, 24 июля 2017 года. По договоренности с работодателем сотрудник отрабатывает срок, установленный законом, - две недели. Течение срока предупреждения начинается со дня, следующего за днем извещения сотрудником работодателя, то есть со вторника, 25 июля. Последний день срока предупреждения, а следовательно и дата увольнения, приходится на понедельник, 14 августа 2017 года. В этот день Кондратьеву нужно выдать трудовую книжку, иные необходимые документы и произвести с ним окончательный расчет. Выходные и нерабочие праздничные дни срок предупреждения об увольнении не продлевают.
При этом Трудовой кодекс РФ вовсе не требует, чтобы все эти две недели работник находился на своем рабочем месте. То есть отрабатывать их вовсе не обязан. Так, по его письменному заявлению ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Однако предоставление отпуска - право, а не обязанность работодателя.
Кроме того, работник может заболеть во время этих двух недель. Это также никак не отодвигает дату увольнения. Как и праздничные дни. Например, дата на заявлении - 31 декабря. Значит, последний рабочий день - 14 января. Но здесь действует правило переноса выходных дней: так, если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем его окончания считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 14 ТКРФ).
Двухнедельный срок также не прерывается на периоды командировки и иные подобные периоды.
В некоторых случаях двухнедельный срок при увольнении может не соблюдаться, это обусловлено невозможностью продолжения сотрудником работы, например, при зачислении в образовательное учреждение, выходе на пенсию. В этом случае работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.
В других случаях, установленных трудовым законодательством, работник имеет право расторгнуть договор и в более короткие сроки. Например, работник, заключивший трудовой договор на срок до двух месяцев, вправе уволиться по собственному желанию до истечения срока действия трудового договора, предупредив работодателя об этом не позднее чем за три календарных дня. Такой порядок увольнения прописан в статье 292 Трудового кодекса РФ.
Обходной лист при увольнении
Обходной лист - документ, который не обязательно оформлять при увольнении работника. Тем не менее его составляют большинство компаний.
Зачем нужен обходной лист. Во-первых, с помощью обходного листа работодатель может доказать, что выдал работнику на руки трудовую книжку в последний день его работы. Задерживать ее у себя компания не вправе ни на один день в любом случае. Иначе придется выплатить работнику заработок за все время задержки (ст. 234 ТКРФ).
Во-вторых, работодатель в обходном листе обычно указывает факт возврата или невозврата ему материальных ценностей (в том числе денег, например, подотчетных), а также иных предметов и документов, полученных работником при приеме на работу или позже.
В-третьих, обходной лист может пригодиться, если работник, уже уволившись из компании, захочет восстановиться на работе.
Допустим, сотрудник утверждает, что его подпись на заявлении об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон недействительна (подделана, поставлена под давлением и т. д.). Либо заявления вообще не могут найти. Работодатель в таком случае может доказать факт увольнения с помощью обходного листа.
А иногда бывшие сотрудники пытаются доказывать незаконность увольнения тем, что обходной лист вообще не оформляли. Судьи такие аргументы не принимают (определение Московского городского суда от26 февраля 2014г. №4г/5–1433/2014). Но лучше иметь этот документ, чтобы не давать конфликтным сотрудникам лишних поводов для спора.
Что нужно предусмотреть в обходном листе. Прежде всего укажите в документе фамилию сотрудника, в каком подразделении он работал и на какой должности. Также отразите дату приему на работу и дату увольнения.
Обязательно зафиксируйте причину увольнения. Были случаи, когда сотрудники пытались доказывать, что их уволили незаконно. Но судьи отмечали, что поскольку приказ и обходной лист подписаны лично и никаких оговорок о несогласии с увольнением нет, то оно законно (апелляционное определение Московского городского суда от8 ноября 2013г. поделу №11–36841). Конечно, это при условии, что нет других веских доказательств незаконного увольнения.
Передал дела, сдал все отчеты и т. д. ;
Самостоятельно разработанную форму, в которой есть все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от6 декабря 2011г. № 402-ФЗ).
Если срок предупреждения закончился, а приказ об увольнении по каким-то причинам издан не был (при этом сотрудник не настаивает на увольнении), трудовые отношения с ним продолжаются (ч. 6 ст. 80 ТКРФ).
Какие документы нужно выдать работнику при увольнении
В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:
Трудовую книжку;
Справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от30 апреля 2013г. №182н ;
Иные документы (по письменному заявлению сотрудника).
Трудовая книжка
Запись об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке обычно формулируют так: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (образец приведен ниже). Так как запись об увольнении в трудовую книжку вносится со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ (п. 15 Правил , утв. постановлением Правительства РФот16 апреля 2003г. №225).
Запись об увольнении в трудовой книжке (образец)
Подробнее читайте в статье: "Образец заполнения трудовой книжки ".
Бывает, в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы сотруднику невозможно. К примеру, он отказывается получать бумаги или вовсе отсутствует. Тогда составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику. Письмом с уведомлением или другим способом, позволяющим доказать факт отправки. В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте.
Сформулировать просьбу можно, например, так, как показано в нашем образце ниже.
Уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой
В уведомление вы также можете вписать и другие документы: справку о сумме заработка и все те бумаги, которые сотрудник ранее затребовал в письменной форме.
Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.
Если сотрудник, получив уведомление, даст согласие на отправку трудовой книжки по почте, сделайте это. Согласие сотрудника должно быть выражено в письменной форме. Такие разъяснения содержатся в письме Минтруда России от10 апреля 2014г. №14–2/ ООГ-1347 .
Если же работник так и не придет и ничего вам не ответит, оставьте трудовую книжку в компании на хранении до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня , утв. приказом Минкультуры России от25 августа 2010г. №558). Выдавать трудовую книжку кому-либо, кроме самого работника, можно только в одном случае - если есть нотариальная доверенность.
При других обстоятельствах - нельзя, даже если сотрудник сам просил это сделать по телефону или письменно.
Справка о заработке и исключаемых периодах
Такую справку компания должна выдать строго в день увольнения и без всякого заявления со стороны работника (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Иначе в случае болезни на новой работе сотрудник получит совсем маленькое пособие, так как средний заработок в расчетном периоде окажется неполным.
Кроме того, принципиальный работник может сообщить о задержке документа в трудовую инспекцию, а она в свою очередь оштрафовать организацию на сумму до 50 000 руб., руководителя - до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). И будет права, так как законодательство о социальном страховании относится к трудовому (ч. 2 ст. 1 ТКРФ).
Справку нужно заполнять от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) либо на компьютере. На документе должна стоять подпись руководителя и главбуха, а также круглая печать компании. При этом подчистки и исправления не допускаются.
И вот еще что: в справке надо отражать только те доходы работника, на которые были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. А такие взносы начисляют в пределах лимита, действовавшего в конкретном году. Таким образом, в справке по строке «2014 год» можно указать сумму не более 718 000 руб. За 2015 год максимум составлял 670 000 руб.
Прочие документы
Персонифицированная отчетность. Компания при увольнении должна выдать бумажную копию индивидуальных сведений каждому работнику на руки - раздела 6 расчета по форме РСВ-1 ПФР и . Таково требование пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ
2-НДФЛ . Эти справки компания должна выдавать только по просьбе работника. Не важно, продолжает он трудиться или уходит из организации (
При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.
СЕМЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.
1. Трудовая книжка
Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.
Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.
2. Расчетный листок
Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.
Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.
При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.
Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.
Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.
3. Справка о сумме заработка за два года
Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.
Невыдача данной справки считается нарушением, ведь без нее новый работодатель не сможет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Суды считают, что ответственность за невыдачу справки наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).
Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.
4. Форма СЗВ-М
Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.
Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.
Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.
5. Форма СЗВ-СТАЖ
Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.
Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.
Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.
6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам
Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.
Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.
7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»
Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).
КАК ПОДТВЕРДИТЬ, ЧТО РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ДОКУМЕНТЫ
Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.
1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).
2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).
3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.
Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.
А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»
Какие справки при увольнении работодатели должны выдавать сотруднику? Этот вопрос волнует многих, поэтому необходимо заранее разобраться, какие справки являются обязательными, а какие должны быть оформлены непосредственно по просьбе самого работника.
Справка о зарплате - первое и самое главное
Во-первых, сразу же после увольнения бывший сотрудник имеет полное право получить справку о зарплате. В ней должна иметься информация о сумме заработной платы за несколько лет, а именно за 2 календарных года до подачи заявления о прекращении деятельности. Форму данной справки утвердил Минтруд России от 30 апреля 2013 года. Такую бумагу работодатель обязан вручить рабочему без напоминаний, то есть в обязательном порядке.
Перечень прочих обязательных документов
Теперь поговорим о том, какие справки при увольнении должны выдаваться сотрудникам именно в день расторжения трудового договора по заявлению, содержащему просьбу работника. Его необходимо оформить в форме письма. К таким документам относятся официально заверенные справки, которые связаны с деятельностью бывшего сотрудника организации - того, кто увольняется. В соответствии со статьей 62 ТК Российской Федерации, к таким документам относят справку обо всех страховых вычетах либо взносах в Российский пенсионный фонд. Они могут быть как только начисленными, так и уже уплаченными на момент Кроме того, работник имеет все основания требовать справку о периоде (сроках) осуществления рабочей деятельности у конкретного работодателя.
Помимо он также может получить справку о доходах/заработке физ. лица, которая имеет форму 2-НДФЛ, утвержденную приказом Федеральной налоговой службы России от 17 ноября 2010 года. Кстати, справка 2-НДФЛ также не считается обязательной. Таким образом, если работник не получил данный документ, то в этом виноват будет только он сам, ведь для предоставления этой бумаги необходимо написать соответствующее заявление-просьбу. В чём же смысл этой справки? Ответ прост: она обеспечивает и гарантирует право сотрудника на стабильное получение стандартных налоговых вычетов на протяжении всего календарного года.
Следовательно, если работник нуждается в данных документах, он должен обратиться с соответствующим заявлением в письменной форме к своему работодателю. Если работодатель отказывается в выдаче какой-либо справки при увольнении, это следует расценивать как нарушение законодательства. Именно поэтому директор обязан выдать эти документы беспрекословно, бесплатно и в установленный срок, который составляет 3 рабочих дня.
Кто готовит эти справки
Все вышеперечисленные документы, а именно : справка о доходах физического лица, справка по форме 2-НДФЛ и об обязательных взносах в пенсионный фонд РФ, предоставляет сотруднику отдел бухгалтерии организации. Что касается справки о продолжительности выполнения трудовой деятельности у работодателя, то оно должна быть выдана сотруднику отделом кадров. Если в организации таковая служба отсутствует, то такую бумагу придется оформлять бухгалтерии. Документ о доходах физ. лица на предприятии должен составляться в свободной форме, так как прочие унифицированные формы подобного документа еще не получили утверждение. Какие же важные сведения должна содержать в себе справка от работодателя о страховых взносах в ПФ? Самое важное, что должно присутствовать в этой справке, - это информация о сведениях персонального учета данного работника.
Какие еще обязанности есть у компании в день увольнения сотрудника
Основная четко сформулирована в 3 абзаце пункта 4 статьи 11 ФЗ от 1 апреля 1996 года. Данный закон об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования устанавливает следующие правила. Предприятие должно передать бывшему сотруднику сведения о и принять от работника подтверждение о том, что он их получил. Это подтверждение должно быть оформлено в письменном виде. Многие сейчас наверняка зададутся вопросом: что входит в состав сведений о персонифицированном учете? Итак, данный документ содержит информацию о страховых взносах компании (как начисленных, так и выплаченных) на обязательное страхование пенсии и стаже. Кроме того, в справке должна присутствовать информация о необязательных, то есть дополнительных страховых взносах работодателя на накопительную часть пенсии.
Документ для центра занятости
Если после прекращения трудовой деятельности на определённом месте сотрудник выходит на новую работу не сразу, а решает временно встать на учет в службе органов занятости, в таком случае ему необходимо запросить на предприятии документ для данного органа. Такая справка нового образца должна содержать в себе информацию о среднем заработке сотрудника за последние три месяца. К слову, этот документ не имеет утвержденной законодательством формы, поэтому главное, что должен соблюдать работодатель при выдаче данной справки, - это правила расчёта, которые установлены Министерством труда и социального развития Российской Федерации от 12 августа 2003 года.
Каким образом предоставляются сведения
Стоит отметить, что организация, предоставляющая рабочие места, должна в обязательном порядке предоставлять всем работникам копии индивидуальных сведений, направленных самим предприятием в Пенсионный фонд. Копии передаются сотрудникам в сроки, установленные для предоставления отчётности в ПФ, то есть по отчетным периодам. В день расторжения трудового договора работодателя с сотрудником первый обязан подготовить и отдать документ за отчётный период до дня увольнения. Подтверждение в письменной форме от работника о том, что он получил персональные сведения и все необходимые справки при увольнении, следует передать работодателю.
Подпись как доказательство
После получения подтверждения организация обязана закрепить информацию о том, что до работника дошли все важные сведения. Сделать это можно посредством нескольких нижеперечисленных способов:
1. Например, сотрудник может расписаться при получении документов на экземпляре (копии) того или иного документа, который в дальнейшем останется в организации после увольнения работника;
2. Второй способ заключается в том, чтобы сотрудник поставил личную подпись в специальной книге. Чаще всего она носит название выданных на руки документов или справок.
Трудовая книжка
Хоть она и не относится к справкам, но после увольнения работника также является обязательным документом, который необходимо ему вернуть. Во время вручения трудовой книжки на руки сотрудника ему следует расписаться о ее получении в книге учета трудовых книжек и удостовериться, что в этот документ организацией была внесена пометка о датах начала и прекращения работ сотрудника. При этом, если работник имеет собственную личную карточку, в нее также должны быть внесены соответствующие записи, заверенные его личной росписью. Если в день увольнения сотрудник не появляется в организации, и личная книжка не может быть вручена ему прямо в руки, то в таком случае организация должна предпринять следующие меры. Бывшему сотруднику направляется письменный документ с уведомлением, в котором должна содержаться просьба о том, чтобы он явился на предприятии для получения трудовой книжки .
Бывают случаи, когда сотрудники не могут прибыть в организацию для получения документа. Тогда работодатель может предложить сотруднику с его согласия отправить книжку по почте. Стоит также отметить, что ответственность предприятие несёт только в том случае, если по собственной инициативе не выдает трудовую книжку ее владельцу. Если же работник сам в письменной форме отказывается от получения документа, или по обстоятельствам либо другим существенным причинам не может его забрать, а организация уже направила бывшему сотруднику письмо с просьбой, то работодатель никоим образом не нарушает закон, который установил Минтруд России.
Кстати, отмечаются ситуации, когда на судебном процессе сотрудники утверждали, что получали письмо от работодателя, но в нём отсутствовала просьба о прибытии на предприятие для возврата трудовой книжки. С целью отстоять свои права в суде организация может предоставить в качестве доказательства отправленного письма, которая составляется и заверяется сотрудниками почтовой службы. Только тогда предприятие, которое предоставляло рабочее место, сможет доказать свою правоту и избежать наказания.
Ответственность для безграмотных работодателей
Теперь поговорим о том, какое наказание может преследовать уклоняющихся от исполнения своих прямых обязанностей работодателей, не выдающих справки при увольнение. Какие справки должны выдать - с этим мы уже разобрались, а вот что может грозить недобросовестным начальникам, подробно рассмотрим в этом разделе. В соответствии с законодательством, такие случаи регулирует статья 5.27 КоАП Российской Федерации, которая содержит в себе следующие правила.
Во-первых, подобным безграмотным или намеренно не соблюдающим нормы Трудового кодекса РФ работодателям может грозить административный штраф. Его размер колеблется от одной тысячи до 5000 руб. Если же предприниматель осуществляет свою деятельность без образования юридического лица и регистрации в государственном реестре, то в таком случае, кроме получения штрафа, организация может быть лишена прав деятельности сроком от одного до 3 календарных месяцев. Юридические лица, нарушающие законодательство Российской Федерации, могут получить штраф размером от 30 000 до 50 000 руб. или также оказаться временно нетрудоспособными на 90 дней.
Приказ Минтруда РФ также уточняет наказание для организаций, которые уже были ранее привлечены к административной ответственности за какое-либо нарушение. Для таких предприятий возможна дисквалификация сроком от одного календарного года до 3 лет.
Большинство увольняющихся сотрудников считают, что работодатель должен им вернуть только трудовую книжку с записями. Это не соответствует действительности: в обязанности работодателя входит также и выдача ряда других документов. Они могут понадобиться в различных ситуациях, например, для оформления пособий. Исходя из этого, сотруднику стоит заранее ознакомиться с информацией о том, какие справки нужно взять при увольнении в 2020 г.
Какие справки дают при увольнении
В статье 84.1 Трудового Кодекса РФ указано, что в день увольнения сотрудника работодатель должен отдать ему трудовую с внесенной в ней записью о причине увольнения, а также все документы, которые касаются его работы в организации. Перечень документов, в выдаче которых работодатель не может отказать, обозначен в ст. 62 ТК РФ. Они выдаются бывшему сотруднику в течение 3-хдневный период.
В частности, по требованию сотрудника ему предоставляется справка о взносах на пенсионное страхование (статья 14 Закона РФ № 27-ФЗ). Документ может потребоваться в Пенсионном фонде, так как бывают случаи, что у него может быть не полная информация. В результате этого может быть начислена меньше пенсия. Сведения должны быть предоставлены по форме:
- РСВ-1 ПФР, которая утверждена ПП ПФ РФ от 16.01.2014 года № 2п, – за срок после 01.01.2014 года;
- СЗВ-6-1, СЗВ-6-4, утвержденной ПП ПФ РФ от 31.07.2006 года № 192п, – за срок до 31.12.2014 года.
Если ранее сотруднику сведения не выдавались, то информация предоставляется за весь период работы.
Справка о заработке и взносах в фонд обязательного социального страхования (ст. 4.1 Закона РФ № 255-ФЗ) должна содержать сведения об отчислениях за последние 2 года или за фактический период трудоустройства, если он меньше двух лет. Документ лучше запросить в 2-х экземплярах. Первый остается на руках, второй передается в бухгалтерию нового работодателя. Информация, указанная в справке, необходима для определения размера выплат по больничному листу. Если сотрудник самостоятельно не предоставляет информацию об отчислениях на предыдущем месте работы, то он получает минимальные выплаты.
Внимание! В справке прописываются выплаты, на которые начислялись страховые взносы. В случае наличии нулевой ставки по взносам, их отображение также необходимо.
Если говорить о том, какие справки выдаются при увольнении работника автоматически, то это и есть справка о взносах. Нарушением трудового законодательства считается факт ее невыдачи.
Также работодатель должен согласно статье 230 НК РФ оформить справку 2-НДФЛ. Документ потребуется, если гражданин будет оформлять налоговый вычет по факту покупки жилья, выплаты взносов по ипотечному кредиту, оплаты обучения. Даже если в ближайшее время не планируется оформление выплат, документ лучше получить заранее, так как организация может закрыться. Кроме того, документ понадобится новому работодателю, если сотрудник имеет право на уменьшение налоговых отчислений.
Справка о средней заработной плате (статья 3 № 1032-1-ФЗ РФ) будет необходима, если уволившийся сотрудник в короткое время не сможет трудоустроиться и решит зарегистрироваться в Государственном агентстве занятости. Информация, указанная в документе, необходима для расчета пособия по безработице.
Также работодатель по запросу обязан представить справку о периоде работы в организации, а также выписку из трудовой книжки.
Дополнительные документы, которые выдает работодатель
Важная информация
Если работодатель отказывает в выдаче справок, то ему
может грозить статья 5.27 КоАП РФ Нарушение законодательства о труде и об охране труда. Оно влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. За невыданную справку, если ее выдача обязательна по закону — потенциальный административный штраф для юридического лица 50000 рублей.
В соответствии со статьей 62 ТК РФ, в обязанности работодателя входит выдача по запросу сотрудника копий таких документов:
- приказ о зачислении в штат;
- приказ об увольнении;
- приказ о повышении, переводе на другую должность, в другой отдел, структурное подразделение и т.д.;
- приказ о дисциплинарном наказании;
- приказ о поощрениях, внеочередных премированиях и т.д.
Все документы должны быть заверены следующим образом: подпись руководителя, штамп «копия верна» и печать организации.
Также работнику в день увольнения должна быть возвращена медицинская книжка, если по специфике работы предусматривались регулярные медосмотры.
Какие справки нужно взять при увольнении с должности по совместительству
Сотрудник, работающий по совместительству, заключает трудовой договор. Запись в трудовую книжку вносится по желанию, так как она хранится в организации по основному месту работы. При увольнении с должности по совместительству сотрудник имеет право потребовать справку, которую он предоставит в отдел кадров по основному месту работы. На основании этого документа делается запись в трудовой.
По заявлению сотрудника ему выдаются также все остальные справки и копии документов.
Перечисленные в статье документы работодатель обязан выдать при наличии заявления. При этом не допускается выяснять у работника, причину необходимости выдачи документов и выдавать документы только при ответе на вопрос о целях.
Порядок получения документов
Все документы выдает кадровый отдел. Исключением является справка 2-НДФЛ, которую можно получить только в бухгалтерии. Некоторые организации отдают все документы уволившемуся сотруднику по умолчанию. В большинстве же случаев потребуется запрос в письменном виде на имя директора, в котором перечисляются необходимые документы. Документ лучше составить в двух экземплярах. На образце заявителя представителем работодателя ставится отметка о принятии запроса.
Документы можно получить как лично, так и попросить переслать их ценным письмом с перечнем вложений на указанный в заявлении адрес.
Тот факт, что работник не вернул выданное ему имущество организации или не оформил обходной лист, не является основанием для отказа в выдаче документов.
Все интересующие вопросы можно задать в комментариях к статье
Когда человека увольняют с работы, ему в день увольнения должны выдать все документы, по которым он сможет трудоустроиться в другом месте. Рассмотрим в этой статье какие документы выдаются при увольнении работника и как они должны быть заполнены.
Часто людей интересует вопрос о том, какие документы выдают при увольнении по собственному желанию, в порядке перевода в другую организацию, при сокращении кадров или при выходе на пенсию. В основном, порядок выдачи увольнительных документов один для всех.
- Трудовая книжка
- Свидетельство обязательного пенсионного страхования (с первого места работы)
- Медицинская книжка (в случаях, предусмотренных Минздравом)
Трудовая книжка
В ней должна стоять запись об увольнении, заверенная подписью кадровика и печатью организации или предприятия.
Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в соответствии с формулировкой Трудового кодекса. Обязательно в записи должно значиться согласно какой статье, ее части и пункту Трудового кодекса или другого федерального документа расторгается трудовой договор. Это правило обозначено в статье 84.1 Трудового кодекса.
При увольнении работника по собственному желанию нет единого подхода к внесению записи в трудовую книжку. Кадровики могут придерживаться как требований статьи 84.1 Трудового кодекса, так и указаний, обозначенных в пункте 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда России от 10.10.2003 № 69 . При этом в трудовую книжку вносится соответствующая запись.
Работник должен поставить свою подпись в трудовой книжке, ознакомившись с записью. Подпись ставится под записью кадровика.
Согласно п. 5.6 Инструкции по заполнению трудовой книжки, если работник увольняется по собственному желанию по уважительным причинам, для которых государством предусмотрено какие-либо преимущества или льготы, запись об увольнении должна вноситься с указанием таких причин. К ним можно отнести перевод супруга в другую местность или необходимость ухода за одним из членов семьи.
Увольнение в порядке перевода в другую организацию , как гласит п. 5 ст. 77 Трудового кодекса, может проводиться с согласия самого сотрудника или по его просьбе. Запись в трудовой книжке при увольнении должна это отражать.
Если происходит увольнение по истечению срока трудового договора , то запись производится согласно п. 2 ст. 77 Трудового кодекса, в ней указывается, что сотрудник уволен по причине истечения срока трудового договора.
Если работник увольняется по другим причинам, то они должны быть указаны в формулировке записи со ссылкой на статью и пункт закона, согласно которому происходит увольнение. Это может быть ликвидация предприятия, нарушение трудовой дисциплины и другие причины.
Справка о доходах формы N 2-НДФЛ
Согласно приказу Минтруда России от 30.04.13 № 182н, зарегистрированному министерством юстиции работодатель обязанность выдавать бывшему работнику справку о сумме его заработка за два года, которые предшествовали году увольнения или обращения бывшего работника за справкой. Если в текущем году производились выплаты, на которые были начислены страховые взносы, то и за этот период. Справка должна быть выдана при увольнении или по письменному заявлению бывшего работника.
При увольнении справка должна быть выдана в тот же день, а если нет возможности выдать справку увольняемому, то выслать справку почтой письмом с уведомлением, получив предварительное согласие работника на это, или выслать ему уведомление, чтобы он явился за справкой.
Если за справкой обращается бывший работник, то справка о заработке должна быть подготовлена в течение 3-х рабочих дней после получения заявления в письменном виде.
В справке должны быть указаны данные о компании, данные о работнике, а также все выплаты в его пользу, по которым начислялись страховые взносы в Фонд социального страхования.
Справка должна быть подписана руководителем организации или предприятия, главным бухгалтером, а также заверена круглой печатью.
Другие документы связанные с работой
Согласно Федеральному закону от 30.06.2006 N 90-ФЗ работник может обратиться к работодателю с письменным заявлением и попросить выдать ему копии нужных документов, связанных работой. Это может быть справка о страховых взносах обязательного пенсионного страхования, приказ о приеме или увольнении, а также о переводе на другую работу, справка о заработной плате, выписка из трудовой книжки, справка о периоде работы на занимаемой должности и другое.
Работодатель обязан выдать заявителю нужные ему документы в течении трех рабочих дней с момента подачи заявления. Такие копии должны заверяться надлежащим образом и выдаваться бесплатно.
Свидетельство обязательного пенсионного страхования
Если это было Ваше первое трудоустройство, где Вы работали по трудовому договору, то работодатель должен выдать такое свидетельство. По нему, в соответствии с законодательством РФ, начисляются взносы в пенсионный фонд. Свидетельство выдается один раз и предоставляется при последующем трудоустройстве работодателю.
Если работник еще не получил свидетельство обязательного пенсионного страхования до увольнения
Для оформления страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования работодатель предоставляет в отделение Пенсионного фонда России анкету, которую заполняет работник. Анкета должна быть предоставлена на протяжении двух недель со дня заключения трудового договора. После ее получения территориальный орган фонда в течение 3-х недель открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство. Полученное в Пенсионном фонде свидетельство должно быть передано работнику в течение семи дней.
В общей сложности процедура может занять до 6-и недель Если увольнение произошло раньше, то работодатель, получив это свидетельство, должен известить бывшего работника письмом с уведомлением о вручении.
Медицинская книжка
Только в тех случаях, когда работники должны проходить периодические медосмотры. Это работники медицинских и детских учреждений, бытового и коммунального хозяйства, работники предприятий, связанных с пищевыми продуктами и питьевой водой. Медицинская книжка считается личным документом и при увольнении выдается работнику.
Нарушение правил выдачи документов сотрудникам при увольнении может быть рассмотрено как препятствие дальнейшему трудоустройству. В случае обращения работника в суд, работодатель обязан будет выплатить ему компенсацию за тот период, когда его трудовая книжка или свидетельство обязательного пенсионного страхования находились на прежнем рабочем месте, поскольку человек не имел возможности без документов устроиться на новое место работы.
Какие документы выдают при увольнении сотрудника, работавшего по совместительству?
Если Вы работали по совместительству, то с Вами, как и с любым другим работником должны были заключить трудовой договор. Совместитель ничем не отличается от других работников, но запись в трудовую книжку уже вносится по его желанию, ведь этот документ должен храниться в организации по основному месту работы и на руки не выдается.
Как при приеме, так и при увольнении совместителя ему выдают документ, заверенный руководителем организации, который он может при необходимости предоставить в отдел кадров по основному месту работы для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.
Также выдается справка о доходах формы N 2-НДФЛ и другие необходимые документы по заявлению сотрудника.
Хотите получить больше информации? Задавайте вопросы в комментариях