Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.

https://uploads.hb.cldmail.ru/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Деловая переписка - основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном - terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются - все словосочетания нужно использовать только полностью.

• Wouldn"t - would not
• I’m - I am
• I’d like to - I would like to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» - «surrender», вместо «put together» - «compose». Фразовые глаголы - это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит - в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие - первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

• Mr - обращение к мужчине;
• Mrs - к замужней женщине;
• Ms - к женщине без обозначения семейного положения;
• Miss - к незамужней женщине.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки - это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное - оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения - двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

• I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о...)
• In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос...)
• Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
• I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
• I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел...)
• Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо - один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац - не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

• Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
• I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
• If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
• Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
• Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
• Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
• I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

• Enclosed you will find… (К письму прилагается...)
• Attached to the letter is… (В приложении к письму есть...)
• Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении...)

Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) - эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».

Yours sincerely (искренне Ваш) - используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя - и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.

Бонусы для читателей

Из данной статьи вы узнаете о стилях деловых писем, их структуре, грамотном оформлении, приветствии и заключении такого рода писем.

Кроме того, сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также выписать важные подсказки, которые всегда помогут вам в нужный момент.

Написание делового письма на английском языке может заставить многих людей переживать по поводу (и без повода) своих навыков и скудности словарного запаса для деловой переписки .

Структура делового письма

Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:

• Name and Address of Recipient (имя получателя и адрес).
• Date (дата).
• Reference (ссылка).
• Salutation (приветствие).
• Body (главная часть).
• Closing (заключение).
• Signature (подпись).
• Typist initials (инициалы отправителя).
• Enclosures (приложения).

Общие правила написания делового письма

• Используйте правильный формат и приветствие.

Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).

Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.

При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.

Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.

Dear Sir/Madam - Уважаемый господин (госпожа).
Dear Mr . Smith - Уважаемый мистер Смит.
Dear Ms . - Уважаемая госпожа.
Dear Jack Johnson - Уважаемый Джек Джонсон.
Dear Customer - Уважаемый покупатель.
Gentlemen - Господа.

А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):

Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.

В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы , чтобы запрос был максимально вежливым.

Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»

Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.

Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»

Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения , нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.

Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».

• Указывайте свою цель.

Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.

Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожести:

• Они поясняют главную суть. Каждое отвечает на вопрос: «What is it?».
• Они лаконичны и не грубы.
• Они содержат положительные слова: «благодарю вас», «пожалуйста», «рад», «признателен», «благодарим», «поздравляю», «успешно», «одобрить» и т. д.:

As per our phone conversation …
В продолжение нашего телефонного разговора …
I am writing to provide the information you have requested.
Направляю запрошенную вами информацию.
It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last Monday.
Было рад встретиться с вами на собрании/конференции в прошлый понедельник.
Thank you for writing to us about your experience in our research center last week.
Благодарим вас за то, что написали нам о своем опыте в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.
I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshop.
Рад написать о подтверждении нашего в Вами соглашения в отношении летней мастерской.
Thank you so much for contributing to our auction.
Большое спасибо Вам за то, что вы внесли свой вклад в наш аукцион.
I am applying for graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.
Я подаю заявку в аспирантуру по специальности «биология морской среды», и я был бы крайне признателен, если бы Вы написали рекомендательное письмо для меня.
Thank you for writing to ask about attending the conference in Baltimore. I wish I could approve your request.
Благодарю Вас за письмо по поводу конференции в Балтиморе. Хотел бы я одобрить Ваш запрос. К сожалению, ...
Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am very sorry that I was unable to attend.
Примите мои извинения за пропущенную встречу вчера. Мне очень жаль, что я не смог присутствовать.
Congratulations on successfully passing your bar exam. You are now officially an attorney!
Поздравляем Вас с успешной сдачей экзамена. Теперь Вы официально являетесь уполномоченным лицом!
I fully meet or exceed the requirements of the Business Analyst III position, and I am pleased to apply for it.
Я полностью отвечаю требованиям бизнес-аналитика III категории или превосхожу их, и я рад возможности подать заявление на данную должность.

10 видов бизнес-писем

• Коммерческое письмо. Sales Letter.

Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

• Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

• Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.

Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.

• Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.

Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

• Письмо-запрос. Inquiry Letter.

Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

• Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.

Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.

Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.

• Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.

Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.

Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.

• Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.

Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.

• Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.

Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.

• Заявление об увольнении. Letter of Resignation.

Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.

Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Подсказки по написанию делового письма

• При написании вашего письма важно придерживаться простоты и целенаправленности , чтобы смысл вашего письма был ясен.
• Используйте простые и сжатые слова вместо укоренившихся.
• Лучший способ начать письмо — указать цель в самом начале . Это называется прямым подходом, и он устанавливает тон для последующего текста письма, захватывая интерес читателя.
• Однако, если ваше письмо доставляет плохие новости , прямой подход нецелесообразен . Вместо этого используйте косвенный, указывая плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
• Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми. Всегда уделяйте внимание усилиям и чувствам читателя.
• После вступления необходимо указать детали проблемы.
• Укажите необходимую информацию о проблеме и вариант ее решения.
• Сообщите читателю о причинах принятого решения.
• Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте двойные пробелы между абзацами, выровняйте свое письмо по левому краю (block style - выключка строк до конца влево). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
• Будьте откровенны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят делом, поэтому переходите прямо к делу без «воды».
• Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana». Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
• Всегда ставьте преимущества читателей перед своими . Вместо того, чтобы говорить о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите то, что вы можете им предложить.
• Будьте осторожны и внимательны с именем и названием компании получателя.
• Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным ; не будьте чрезмерно формальными.
• Избегайте жаргона, самоуверенности, высокомерия и бахвальства.
• В письме используйте действительный залог и личные местоимения.
• Всегда заканчивайте письмо запросом на действие .
• Оставьте пустую строку после приветствия и перед заключительной частью. Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма.
• При необходимости, оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи.
• Деловые письма должны всегда печататься на белой бумаге формата A4, а не на цветной или на каких-либо личных канцелярских бумагах.
• Заканчивайте письмо также профессионально и вежливо.

И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).

Преимущества электронной почты

Электронное деловое письмо оформить куда быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться и это минус.

Если вы хотите быть уверены в доставке своего обращения, то не забудьте проконтролировать процесс и поставить галочку в окне с обратным уведомлением.

В зависимости от того кому вы пишете, и зачем, вам может понадобиться отправить письмо с живой подписью, заверенные документами с печатью (хотя скан копии никто не отменял). Тогда, разумеется, выбор очевиден.

Но помните, что электронная почта - это экономия денег (она в основном бесплатна, в то время как вы должны оплатить доставку (а то и марки) обычного делового письма) и сохранение окружающей среды, в отличие от писем, которые требуют потребление бумаги. Помните о деревьях!

А также не забывайте нашем специальном курсе «Бизнес английский », где вы сможете уточнить все непонятные вам нюансы связанные с формальным английским напрямую у опытного преподавателя. Take your chances and be acknowledged!

Окончание делового письма

В последнем абзаце вашего произведения искусства нужно писать:

Please feel free to contact us in case you have any questions.
Обращайтесь в случае возникновения каких-либо вопросов.

Или следующие выражения, в случае если вы прилагаете дополнительные документы, фотографии:

«I am enclosing … » или «Please find the enclosed /attached …»

Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully », если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely » — для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша искренность для незнакомого человека может оказаться довольно подозрительной и вызвать смущение.

Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards » или «Kind regards ». В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность.

Напоминаем о необходимости проверить свое письмо на наличие ошибок перед отправкой!

Примеры выражений в конце делового письма :

Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Искренне Ваш);
Regards (С уважением);
Best (Всего наилучшего);
Best regards (С уважением);
Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
Yours truly (Искренне Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (С уважением);
Respectfully yours (С совершенным почтением);
Thank you (Благодарю Вас);
Thank you for your consideration (Благодарю вас за внимание).

После этого ставьте запятую, и с нового абзаца пишите свои данные:

Name
Email Address
Phone Number

Если вы информируете своего коллегу по статусу текущего проекта, то формальное заключение будет не совсем уместно (хотя многие просто прописывают его по умолчанию); а если вы, например, вступаете в борьбу с целью продвижения по карьерной лестнице, то оно определенно потребуется.

И никаких «Later», «Thanks», «TTYL», «Warmly», «Cheers» и подобных разговорных словечек! Вас не поймут.

Примеры фраз для окончания делового письма

If you require any further information, feel free to contact me at any time. / Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time. / If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Если Вам нужна дополнительная информация, обращайтесь в любое время.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я с нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to seeing you.
С нетерпением жду встречи с Вами.
Please advise as necessary.
При необходимости выносите свои рекоммендации.
We look forward to a successful working relationship in the future .
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Мы надеемся, что можем рассчитывать на Ваши ценные заказы.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен за Ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
I await your reply with interest.
Я ожидаю Вашего ответа с заинтересованностью.
We look forward to building a strong business relationship in the future.
Мы настроены на построение прочных деловых отношений с Вами в будущем.
I look forward to our meeting on the 7th of October.
Я с нетерпением жду нашей встречи 7 октября.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.
Thanks again for your attention, consideration, and time.
Еще раз спасибо за внимание, рассмотрение и время.
It"s always a pleasure doing business with you.
С Вами всегда приятно иметь дело.
Thanks again for sharing your expertise in this matter.
Еще раз спасибо за обмен опытом в этом вопросе.
I am looking forward to getting your input on this issue.
Я с нетерпением жду возможности внести ваш вклад в этот вопрос.

Клише деловых писем

В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.

• Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.

I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .

Has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.

Is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.

I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.

Sincerely yours,

• Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.

I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.

We’re sure that this is an oversight on your part, and would appreciate your prompt attention to this matter. If your payment is already in the mail, please disregard this letter.

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Примеры делового письма на английском

Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.

Первый пример.

Company Letterhead

Students Of The Future Co.
610 Fountain Ave
Burlington, NJ 08016

June 6, 2018
Burlington Township Student
Street Address
City, State Zip

Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.

Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.

Business Ed. Teacher

*Enclosure* (if needed)

Второй пример.

Organization Letterhead

March 16, 2016

Mr. Ernie English

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.

Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.

Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.

Lucy Letter
President

Заключение

Вот вы и в курсе дела! Теперь можете пробовать устроиться в самые различные иностранные компании, красиво заявляя о себе и своих навыках, намерениях и достижениях в соответствующем официальном письме на английском. И пусть удача вам улыбнется!

Дмитрий Соколов

"“English learning is a vast realm of discovery. As a teacher, I may know the shortcut, but it’s the students who have to make their own way to the destination. I just make sure I provide them with the right road signs”"

Опыт работы

• Свою преподавательскую карьеру я начал в УО «Оршанская государственная гимназия № 1», где я и начал познавать азы преподавательского ремесла. Работу в школе совмещал с преподаванием на курсах иностранных языков «Castello Studi» и репетиторством в Орше. Мне всегда больше нравилось работать со взрослыми студентами, поскольку для меня очевиднее были результаты моего труда.
• Отработав 2 года распределения в школе, я поступил в магистратуру МГЛУ, и затем еще 3 года преподавал на кафедре обучения иностранным языкам в МГЛУ. За это время я наработал ценный опыт преподавания различных групп студентов, в том числе корпоративных, иностранных и VIP-групп, познакомился с передовыми методиками обучения иностранным языкам.
• Получив второе высшее образование по специальности «финансы» в ИБМТ БГУ, устроился работать аналитиком в НИЭИ Министерства экономики, где работаю до сих пор. Однако, преподавание для меня стало не просто работой или ремеслом, но искусством, которое я не собираюсь бросать ни при каких обстоятельствах. Теперь, будучи специалистом в более узкой сфере, я могу эффективно преподавать деловой английский, английский во внешнеэкономической деятельности, бухучете, банковском деле, аудите и т.д.

Хобби и интересы

предпочитаю активный досуг: туризм, практическая стрельба, шахматы, автопробеги, велосипед

Личные качества

Активный, дотошный, неугомонный, стремлюсь всегда учиться новому, хороший организатор.

Зачастую нам необходимо написать письмо на английском языке: иностранному работодателю, фирмам, предлагающим обучение за границей, зарубежным коллегам.

При написании письма, начало, то есть обращение к адресату, играет важную роль. Обращение в английском письме значительно отличается от обращения в русском. Поэтому для написания правильного с точки зрения этикета письма, необходимо знать некоторые правила.

Всегда помните, что форма обращения в письме зависит от степени знакомства или родственных связей с лицом, которому вы адресуете письмо.

Общая модель обращения:

Dear /My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + двоеточие
Dear /My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + запятая,

где вежливое обращение - это формы Mr., Mrs., Miss, Ms., Sir, Madam , которые используются только с фамилией (точки после форм Mr., Mrs., Ms. , как правило, ставятся).

Основные правила обращения в английском письме.

1. Строго официальные по тону и содержанию письма следует начинать с Dear /My dear и вежливого обращения:

2. В официальных письмах к незнакомым людям, фамилий которых вы не знаете, используются следующие вежливые формы:

Последние два обращения употребляются как по отношению к замужним, так и к незамужним женщинам. Сочетание Dear Miss в качестве обращения в английском языке не употребляется.

3. В менее официальной и полуофициальной переписке можно встретить такие формы:

4. Если вы не знаете имени адресата, не следует употреблять фразы To whom it may concern (Кого это касается). Вместо этого следует указать должность или приветствие общего характера:

Dear Recruiter:
Dear Claims Adjustor:
Dear Sir or Madam:

5. Если вы не знаете пол адресата, напишите его полное имя, опустив вежливое обращение:

Dear Dana Simms:
Dear T.K. Spinazola:

6. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs.), употребляйте нейтральное Ms.

7. Если вы пишите двум лицам, обязательно укажите оба имени в приветствии:

Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne:
Dear Alex and Jill:

8. Никогда не пишите полностью следующие вежливые обращения:
Mr., Ms., Mrs. и Dr.:

Данные обращения, напротив, не следует сокращать:
Professor, Dean, Sister, Rabbi, Imam, Senator, Governor, Captain, Admiral, Judge

9. Если вы пишете письмо не какому-то конкретному человеку, а организации, употребляйте в обращении ее название:

Dear Syntax Training:

10. В упрощенных деловых письмах не используйте приветствие вообще. Вместо этого нужно указать тему заглавными буквами, после которой будет идти тело письма

WAYS TO BEGIN A BUSINESS LETTER
I am writing to share information about standard letter openings to…
(Упрощенный вид делового письма используется редко.)

11. В приветствии письма к малознакомым или незнакомым людям следует употреблять вежливое обращение и фамилию.

12. В неофициальных ситуациях, т.е. при обращении к знакомым, родственникам, друзьям, используются только имена (без вежливого обращения):

Dear John,	Дорогой Джон!
My dear John,	Мой дорогой Джон!
John,	Джон!
Dearest,	Дорогой!
My darling,	Мой дорогой!

Вежливые обращения My dear Sir, My dear Madam, Sir, Madam являются строго официальными. Dear Sir, Dear Madam несколько менее официальны. Однако все эти формы употребляются в официальных ситуациях.

Как видно из предыдущих примеров, после обращения может стоять как запятая, так и двоеточие. Запятая ставится в соответствии с британской традицией, а двоеточие - в соответствии с американской, однако в настоящее время это отличие почти не соблюдается. Кроме того, запятая используется в письмах менее официального стиля (social letters), к которым относятся письма с выражением сочувствия, благодарности, личные поздравления (со свадьбой, днем рождения, продвижением по службе и пр.), а двоеточие - в строго официальных письмах.

Правила написания Email на английском

Для написания email официального стиля (электронное деловое письмо) следуйте всем выше перечисленным правилам, касающимся официального стиля (пункты 1-11). Неформальное электронное письмо начинается, как правило, следующим образом.

Dear Han,
Hi, Ivan,
Hi, Kate,
Sue, Brooke:
Good morning, Kitty,
Hello, Homer,

Или просто начните первое предложение с имени:

Bart, you were absolutely right about the matter.

Даже для людей, уверенно знающих английский язык, затруднительно в первый раз писать формальные почтовые письма или email. Что уж говорить о начинающих, обладающих крайне узким словарным запасом. Сегодняшний материал поможет грамотно составить текст всем, кто желает завести с иностранцами деловую или менее формальную переписку. Мы разберем все тонкости о том, как начать письмо на английском: изучим стандартные клише, рассмотрим разницу в социальных статусах и обращениях, а также учтем все необходимые нормы пунктуации.

По правилам, структура письма на английском языке начинается с указания адресов получателя/отправителя и даты. Поэтому для начала разберем именно эти пункты.

Отправитель

Помимо конверта, адрес отправителя может располагаться в правом верхнем углу письма. Для передачи русских обозначений не пользуются переводом слов, так как писать адрес на английском следует транслитерацией. То есть, русские слова записывают латинскими буквами. Исключение делают только для названия страны и известных городов.

Также допускается полностью числовое обозначение даты в письме . Но, при этом важно помнить, что в Америке в таких записях первым идет указание на месяц.

• 07.10.2017 – 7 октября 2017 (английское восприятие)
• 07.10.2017 – 10 июля 2017 (американское восприятие)

Получатель

Адрес получателя письма пишут по левой стороне, непосредственно перед началом основного текста.

Если мы пишем письмо из России в Англию, то построение адресной записи происходит по следующему принципу:

• Имя и фамилия, или название учреждения;
• № дома, название улицы, № квартиры или офиса;
• Город и почтовый индекс;
• Указание страны.

Рассмотрим примеры того, как выглядит адрес в английском для личной переписки или деловой корреспонденции с учреждением.

Jack Addington 7 Abby road, apt. 3

The British Museum, Great Russell Street, London WC1B 3DG,

В деловом письме конкретному человеку перед личными данными ставится соответствующее обращение: Mr, Ms и т.п.

Как начать письмо на английском – приветственные клише

Вежливые обращения
№	Персональные обращения	Многочисленная аудитория
1.	Если мы имеем представление о собеседнике, то можем обратиться к нему, используя обозначения статуса по-английски в комбинации с указанием фамилии. Dear Mr *. Brown , … Уважаемый мистер Браун, … Dear Ms . Peterson **, … Уважаемая госпожа Петерсон, … Такой формат приемлем для делового письма на английском.	Для приветствия нескольких лиц используется вежливая форма с существительными во множественном числе: Dear partners, … Уважаемые партнеры, … Dear heads of departments, … Уважаемые начальники отделов, … Dear colleagues , … Уважаемые коллеги, …
2.	Если личные данные адресата нам не известны, то можно употребить нейтральные: Dear Sir, … Уважаемый сэр, … Dear Madam, … Уважаемая мадам, … Подобные конструкции используют при обращении к фирмам и компаниям: Dear Imperial Tobacco Group plc, … Уважаемая группа компаний Imperial Tobacco , …	При обращении к широкой публике, начало письма может выглядеть следующим образом: Dear Sirs and Madams , … Уважаемые дамы и господа, … Ladies and Gentlemen, … Леди и джентльмены,…
3.	Если неизвестен пол лица, то следует воспользоваться составной комбинацией: Dear Sir or Madam , … Уважаемый господин или госпожа… Если известны персональные данные, но не ясен пол адресата, рекомендуется воспользоваться вежливой формой, опустив сокращенное обращение: Dear K.L. Gridd, … Уважаемый(ая) К.Л. Гридд, …	Если ваше деловое письмо на английском предназначено для массовой рассылки, то вы начнете текст с фразы: To whom it may concern***: Всем, кого это касается: Канцелярский вариант перевода: По месту требования: На русском звучит не очень, но для делового английского это стандартная и часто встречающаяся фраза.
4.	Вышеприведенные формы используются как приветствие в рамках официального общения. Для неформального круга близких друзей и приятелей чаще встречаются стандартные слова связки c именем: Dear Lucy, … Дорогая Люси, … Hello John, … Здравствуй, Джон, …. Hi Pamela , … Привет, Памела, …	Если письмо предназначено для двух лиц, то следует вежливо обратиться к ним обоим: Dear Mr. Trust and Ms. Roberson, … Дорогие господин Траст и госпожа Роберсон… Если допустимо неформальное общение, то выражения могут быть более простыми: Dear Nick and Jessica , … Дорогие Ник и Джессика, … Hello Bob and Mary , … Привет Боб и Мэри, …

*Важно отметить, что обращения всегда пишутся в сокращенной форме, недопустимо применение конструкций Mister , Mistress + фамилия и т.п.

** Для обращения к женщине также могут использоваться слова Mrs и Miss , подчеркивающие ее семейное положение: Mrs – замужняя, Miss – незамужняя . Однако, чаще используется нейтральное Ms.

*** Обратите внимание на пунктуационные знаки. Во всех обращениях это запятые, но в данной конструкции всегда используется двоеточие. Причем предложение не продолжается, а с новой строки автор начинает основной текст письма.

Итак, мы узнали множество способов, как начать письмо на английском для деловой переписки или личной. Рассмотрим комбинации, которые позволяют по-английски кратко выразить суть и вежливо завершить послание.

Причины письма и вежливое прощание

Про личные письма рассказывать не будем, так как в них могут рассказываться самые разные обстоятельства. А вот деловое письмо на английском языке имеет стандартные высказывания, которые можно использовать для разных ситуаций.

Люди деловой сферы ценят свое время, поэтому сразу после обращения необходимо раскрыть суть вашего письма. В зависимости от контекста, для выражения цели послания можно воспользоваться одной из приведенных ниже фраз.

Пример	Перевод
We apologize for…	Мы приносим свои извинения за…
This letter is to confirm…	Это письмо – подтверждение того, что…
We are writing to you to offer…	Мы пишем вам, чтобы предложить…
This is to request you to grant…	Это просьба/запрос предоставить…
We’re writing to enquire about….	Мы пишем с целью узнать о…
We would like to inform you that…	Мы хотели бы уведомить вас о том, что…
We’re writing in reference to….	Мы пишем в отношении…
We’re writing in connection with….	Мы пишем в связи с тем, что…

После того, как вы выразили свое вежливое сообщение, необходимо также на достойной ноте завершить послание. Приведем несколько примеров, как пишется концовка письма по-английски.

И, конечно же, по правилам хорошего тона следует обязательно подписать свое послание. Заключительная подпись в английском письме может выглядеть следующим образом:

• Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику);
• Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату);
• Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);
• Kind regards – С добрыми пожеланиями (менее формальный оттенок);
• Warmest regards – С наитеплейшими пожеланиями (неформальное общение).

На основе приведенных примеров, можно легко составить образец полного письма и достойно провести официальную переписку с бизнес партнерами или должностными лицами в учреждениях. Успехов в совершенствовании языка и налаживании деловых связей!

Видео

Просмотры: 543

← Вернуться