Вопрос оформления первичных учетных документов чрезвычайно важен для хозяйствующих субъектов. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, в частности, подтверждают для целей исчисления налога на прибыль произведенные налогоплательщиком расходы, а также доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование документов, формы которых не соответствуют установленным требованиям, может повлечь неблагоприятные для хозяйствующих субъектов последствия.

1. Составление первичных учетных документов

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. Отметим, что до 1 января 2013 г. согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) указанный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. Однако понятия «хозяйственная операция» и «факт хозяйственной жизни» не идентичны.

Факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). В Законе N 129-ФЗ не было определено понятие «хозяйственные операции», но из п. 2 ст. 1 этого Закона следовало, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности.

Таким образом, содержащееся в Законе N 402-ФЗ понятие «факт хозяйственной жизни» шире понятия «хозяйственная операция», которое использовалось в Законе N 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.

2. Собственные формы первичных учетных документов

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Напомним, до 1 января 2013 г. применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако заметим, что даже при составлении первичных документов не по унифицированным формам налогоплательщикам удавалось отстоять в суде правомерность признания расходов (подробнее см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

При разработке следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

наименование и дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

Необходимо иметь в виду, что перечень реквизитов по отдельным первичным учетным документам может быть расширен другими нормативными актами. Например, требования к реквизитам путевого листа содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152, принятом во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Как уже говорилось, руководителю организации необходимо утвердить применяемые формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Следует также обратить внимание на то, что первичный учетный документ может быть составлен в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). А как известно, для обмена электронными документами нужно, чтобы у участников электронного документооборота были совместимыми форматы документов. Соответственно, при разработке собственных форм документов и их форматов возникнет сложность в осуществлении электронного документооборота. Отметим, что на основе унифицированных форм уже разработаны и Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые форматы широко применяемых документов: товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг). В электронном виде эти документы можно передать в налоговый орган (для подтверждения расходов в целях исчисления налога на прибыль и для иных целей по запросу инспекции) и контрагентам.

3. Унифицированные формы первичных учетных документов

С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Законе N 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.

Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.

В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

Действительно, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) предусмотрено применение следующих унифицированных форм:

приходные и расходные кассовые ордера (формы N КО-1 и КО-2);
кассовая книга (форма N КО-4);
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);
расчетно-платежные и платежные ведомости (формы N Т-49 и Т-53).

Указанные формы утверждены Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, от 05.01.2004 N 1.

Отметим, что это не все унифицированные формы, которые и в 2013 г. обязательны к применению, несмотря на предоставленную свободу разработки собственных форм.

Кроме того, неприменение унифицированных форм документов при учете труда и его оплаты может повлечь нежелательные для организаций последствия. Вопросу применения этих форм посвящен следующий раздел настоящего спецвыпуска.

Есть и другие обязательные к применению формы первичных документов. Однако требование, содержащееся в ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, общее: формы должен утвердить руководитель экономического субъекта. Поэтому во избежание разногласий с контролирующими органами использование унифицированных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

4. Особенности применения унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты

Отдельного внимания заслуживает вопрос применения унифицированных форм для оформления событий, которые происходят в сфере трудовых отношений (прием на работу, увольнение работника, предоставление ему отпуска и др.).

По мнению Роструда, после вступления в силу Закона N 402-ФЗ, то есть с 1 января 2013 г., негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письмо от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

В качестве примера Роструд упоминает личную карточку работника (форма N Т-2) и отмечает, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Форма личной карточки работника (форма N Т-2), как и иные унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1).

В то же время необходимо принимать во внимание, что требования о применении этой унифицированной формы для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

Рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 указал, что с 1 января 2013 г. остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Кроме того, необходимо отметить, что требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений. Так, в ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрена возможность составления первичного учетного документа в электронном виде. В то же время Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, такой возможности не допускают. Например, в абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, прямо установлено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме. Унифицированные формы служебного задания, отчета о его выполнении и командировочного удостоверения также содержатся в Постановлении N 1.

С учетом изложенного можно прийти к выводу, что оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.

Например, личная карточка работника должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, что касается составления документов по учету труда и его оплаты, то в настоящее время организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. И, как уже отмечалось, применение данных унифицированных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

из рассылок правой системы КонсультантПлюс

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты 1 , среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» 2 – ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П , следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Юбилейная статистика. Факт № 5

За 10 лет мы ответили более чем на 52 000 ваших вопросов!

Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет – по унифицированным или собственным формам

Прежде чем дать задание по разработке новых форм, работодатель должен оценить целесообразность нововведений (таблица на стр. 54). Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации. Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.

Документы в тему

Документ	Поможет вам
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)	Узнать о новых требованиях к оформлению первичных учетных документов
Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»	Разработать типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Положение № 373-П)	Уточнить, какие унифицированные формы продолжат действовать в 2013 году
Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению», приказ Министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации»	Найти унифицированные формы по учету труда и его оплаты для организаций государственного сектора

Преимущества и недостатки двух способов ведения кадрового учета

Цель	Формы «Т»	Неунифицированные формы
Разработать и утвердить формы в короткие сроки	Возможно, потому что формы, унифицированные стандартом, содержат все обязательные реквизиты (за исключением требования к подписи)	Затруднительно, потому что составление своих бланков требует специальных знаний и обширного опыта
Учесть специфику организации	Возможно всегда, потому что типичные типовые формы можно модернизировать. До 1 января 2013 года их можно было только дополнять	Возможно всегда, поскольку организация изначально документирует кадровые ситуации так, как ей удобно. Обязательным будет только набор реквизитов
Выиграть трудовой спор	Возможно, потому что у проверяющих и судей не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов по типовым формам	Затруднительно, потому что в законодательстве нет четких указаний о том, как должны выглядеть самостоятельно разработанные формы
Автоматизировать учет кадров	Возможно, потому что автоматизированные системы кадрового учета (например 1С) по умолчанию формируют документы по унифицированным формам	Затруднительно, потому что понадобится перенастраивать автоматизированную систему кадрового учета

Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:

– добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.

Шаг 3. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы

Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках:

– трафаретные тексты;

– наборы стандартных фраз и выражений.

Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.

На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.

Пример

Начальник отдела кадров ООО «Каравелла» Марина Крылова совместно с главным бухгалтером подготовила проект изменений. Компания будет применять альбом унифицированных форм, модернизированных под свои нужды. Начальник отдела кадров предложила удалить из документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации. Это:
– ссылки на номер формы и постановление Госкомстата;
– коды ОКУД и ОКПО.
Затем во всех формах рядом с подписью предусмотрели место для расшифровки – указания фамилии и инициалов работника, подписавшего документ, так как это обязательный реквизит.

Шаг 4. Утверждаем формы приказом руководителя

Новые формы первичных документов закрепите приказом руководителя (образец на стр. 55). С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Марина Коротина,

главный специалист по управлению персоналом автономной некоммерческой организации «Транспортная дирекция Олимпийских игр» (Москва):

– Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты в целом остался прежним. Небольшие отличия связаны с требованием указывать помимо подписей сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы.

– Подготовьте образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению. Затем утвердите форматы документов приказом руководителя.

1 Подробнее об этом читайте в статье «Реквизиты документов: оформляем правильно» на стр. 44.
2 Утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С 2013 г. первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта, и должны содержать соответствующие обязательные реквизиты. Сложилось впечатление, что абсолютно все унифицированные формы стали не обязательны. Однако данное утверждение ошибочно.

Суть изменений

С этого года на смену Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ) пришел Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ).

В соответствии со старым законом о бухучете все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформлялись оправдательными документами. Эти документы служили первичными учетными документами, на основании которых велся бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). «Первичка» принималась к учету, если она была составлена по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм. Документы, бланки которых не предусмотрены в этих альбомах, должны были содержать соответствующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

С 2013 г. первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Каждый такой документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Руководитель организации определяет также состав первичных документов и перечень лиц, имеющих право подписи на них (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В информации Минфина России № ПЗ-10/2012 прозвучало, что с этого года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению. Вместе с тем следует применять формы документов, используемых в качестве первичных, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Попробуем разобраться, что это за документы.

Банковские документы

Начнем с того, что не получится избавиться от унифицированных форм, утвержденных Банком России (п. 1.10 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного Банком России 19.06.2012 № 383-П, далее - Положение № 383-П). К ним относятся:

платежные поручения;
инкассовые поручения;
платежные требования;
платежные ордера.

Формы указанных документов приведены в приложениях 2, 4, 6 и 9 к Положению № 383-П.

Кассовые документы

Все так же обязательны кассовые документы (п. 1.8 и 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П):

приходные кассовые ордера;
расходные кассовые ордера;
кассовая книга;
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
расчетно-платежные ведомости;
платежные ведомости

Формы указанных документов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1).

Учет товаров, работ и услуг

Накладные

Данный раздел начнем с широко известной формы - накладной по форме № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

ТОРГ-12 относится к первичной учетной документации по учету торговых операций и применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Данный вывод подтверждают письма Минфина РФ от 30.10.2012 № 03-07-11/461, от 22.12.2011 № 03-03-10/123 и от 17.08.2011 № 03-03-06/1/499. Указанная форма предназначалась для бухгалтерского и складского учета движения товаров (письмо ФТС РФ от 13.10.2011 № 04-34/49597 вместе с письмом Минтранса РФ от 30.09.2011 № СА-19/11175). ТОРГ-12 больше не фигурирует ни в каких других нормативно-правовых документах. Так что с этого года вы вправе применять свою форму накладной. Правда, остается открытым вопрос: не вызовет ли раздражение у покупателей проверка самодельной накладной на наличие обязательных реквизитов?

Между тем по-прежнему обязательна унифицированная форма транспортной накладной. Ведь согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или Гражданским кодексом РФ). Оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по типовой форме, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза. Это следует из п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Данный факт подтвердили специалисты Минфина России в письме от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36.

Акты

При выполнении строительно-монтажных работ применялись акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) и справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3). Посмотрим, являются ли обязательными типовые формы этих документов с нынешнего года.

Итак, п. 4 ст. 753 ГК РФ предусмотрено, что сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. При этом обе формы (КС-2 и КС-3) утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ».

В письме Росстата от 31.05.2005 № 01-02-9/381 прозвучало, что применение вышеуказанных унифицированных форм юридическими лицами всех форм собственности является обязательным. В то же время в абз. 8 раздела «Общие положения» Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержденного постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100, сказано, что формат бланков первичной учетной документации носит рекомендательный характер.

Тем не менее с момента своего утверждения обе формы прочно внедрились в строительную сферу и упоминаются в нормативно-правовых документах различных ведомств. Примером тому служат следующие приказы: Росжелдора от 23.05.2012 № 187 «Об утверждении Положения о договорной работе в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта», Минспорттуризма РФ от 27.02.2009 № 59/1 «О реализации функций дирекции Федеральной целевой программы «Развитие физической культуры и спорта в Российской Федерации на 2006-2015 годы», Госстроя РФ от 26.05.2003 № 180 «Об утверждении форм отчетности о ходе исполнения строительства объектов, финансируемых за счет средств федерального бюджета, о потребностях объекта в строительных материалах и в строительной технике и оборудовании», Банка России от 19.03.1996 № 02-72 «Об утверждении и введении в действие Ведомственного свода правил «Порядок подготовки и заключения договоров подряда на строительство объектов ЦБ РФ» ВСП-101-96/Банк России» и т.д.

Так что разработать свои формы акта и справки можно, но не удивляйтесь, если заказчики попросят использовать унифицированные бланки.

Если же говорить об обычном акте сдачи-приемки услуг, то его форма не содержится ни в одном альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому, как и ранее, форму указанного акта следует утвердить в составе учетной политики организации (письма Минфина РФ от 14.12.2011 № 03-03-06/1/824 и от 19.03.2010 № 03-03-06/1/153).

Счета-фактуры

Счет-фактура является не первичным бухгалтерским документом, а налоговым учетным документом. Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, а также формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). В настоящее время это постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Изменять указанные документы запрещено.

Кадровые документы

Если же говорить об обязательности использования унифицированных кадровых документов, то тут нет однозначного мнения. С одной стороны, согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. И, как известно, с этого года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению. При этом такие события, как прием и увольнение работников, командировки, отпуска, относятся к фактам хозяйственной жизни предприятия. Так что типовые формы предприятия используют только по собственной воле либо если они прописаны в качестве первичных документов в нормативно-правовых актах уполномоченными органами на основании других федеральных законов.

С другой стороны, Постановление № 1, где указаны формы унифицированных первичных документов по учету труда и его оплаты, было принято в целях реализации требований Трудового кодекса РФ. Соответственно, прямого отношения к бухгалтерскому и налоговому учету оно не имеет.

Рассмотрим, к примеру, командировки. Документооборот по ним состоит из следующих форм:

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
командировочное удостоверение;
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;
журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы;
авансовый отчет.

Первые четыре формы указанного списка (приказы, удостоверение и служебное задание) утверждены Постановлением № 1. Форма авансового отчета - постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет». И только формы журналов учета были приняты приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н в целях реализации Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. А теперь представьте, что командированный сотрудник по месту прибытия предоставил форму «самопального» удостоверения. Вы уверены, что данный факт не вызовет трудностей в месте командирования работника?

Так что, по нашему мнению, не следует вот так сразу отказываться от унифицированных форм кадровых документов. Сначала дождитесь официальных разъяснений чиновников.

Разрабатываем собственную «первичку»

Прежде чем заняться разработкой форм первичных документов, ответьте себе на следующие вопросы: вы уверены, что указанные формы не должны быть унифицированными? Не вызовет ли самостоятельно разработанный бланк трудностей при общении с контрагентами? Чем вас не устраивает типовой бланк? Может, достаточно будет подкорректировать типовую форму?

Ну и учтите, что разработка новых форм - это весьма трудоемкий процесс.

К сведению

Свернуть Показать

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, являются рекомендуемыми и могут изменяться (кроме форм по учету кассовых операций). Организации при необходимости вправе вносить дополнительные реквизиты. При этом все показатели, утвержденные Госкомстатом России, остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. На это указано в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20. Так что вы вправе «очистить» унифицированный бланк от лишних реквизитов.

Итак, вы все же решились на разработку собственных форм первичных учетных документов. Имейте в виду, что их утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Каждая самостоятельно разработанная форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

наименование документа;
дату составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
подписи лиц, предусмотренных п. 6 данного списка, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В Примере мы приводим образец разработанной формы акта сдачи-приемки услуг.

Как правило, формы первичных учетных документов утверждают в составе основного текста учетной политики либо приложениями к ней. Это следует из п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Свернуть Показать

Унифицированные формы первичных учетных документов - установленные органами власти формы первичных учетных документов, применяемые при оформлении хозяйственных операций и их отражении в бухгалтерском учете.

В настоящее время применение унифицированных форм первичных учетных документов не является обязательным, но они могут применяться добровольно.

Комментарий

Унифицированные формы первичных учетных документов - это установленные органами власти формы первичных учетных документов, которые применяются при оформлении хозяйственных операций и их отражении в бухгалтерском учете.

Унифицированные формы первичных учетных документов утверждены и опубликованы в так называемых альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

До 1 января 2013 года применение унифицированных форм было обязательным. Применение иных форм первичных документов считалось нарушением.

С 1 января 2013 года определил, что формы первичных учетных документов могут быть составлены в любой форме, но в них должны быть указаны сведения, которые определены вышеуказанным законом. Так, Минфин РФ в Информации N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" указал:

"С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).".

Таким образом, большинство первичных документов могут оформляться по собственным разработанным формам. Исключение - унифицированные формы первичной учетной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. По унифицированным формам составляются, к примеру, кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и т.п.), транспортная наладная, железнодорожные накладные и квитанции (Приказы МПС РФ от 18.06.2003 № 30, 32, 39).

На практике, многие организации продолжают использовать унифицированные формы первичных учетных документов, с небольшими корректировками и в тех случаях, когда их применение необязательно.

Пример

"Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения" (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66)

Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве"

Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

Историческая справка

Разработка унифицированных форм первичных учетных документов была проведена в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах", которое возложило на Государственный комитет Российской Федерации по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Первичка: унифицированная и не очень

Нужно ли в 2013 г. отказываться от унифицированных форм

В новом Законе о бухучете, который вступает в силу с 2013 г., уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документо вч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ) . Но это не означает, во-первых, что такие формы больше нельзя использовать, и, во-вторых, что буквально все унифицированные формы станут необязательными. Вместе с тем организации смогут сами разрабатывать некоторые формы первички, и важно делать это правильно.

Смотрим, какие формы первичных документов по-прежнему обязательны

Внимание

И в 2013 г. сохранится обязанность составлять ряд документов по унифицированным формам.

1. В Порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что определенные кассовые и банковские документы нужно составлять по унифицированным форма мп. 2.1 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П); Постановления Госкомстата от 18.08.98 № 88 , от 05.01.2004 № 1 . Этот Порядок будет действовать и в следующем году, никаких изменений в него в этой части не планируется. Так что и в 2013 г. нужно будет пользоваться унифицированными формами:

приходных и расходных кассовых ордеров (формы № КО-1 и КО-2);
кассовой книги (форма № КО-4);
книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49);
платежной ведомости (форма № Т-53).

На две последние формы (№ Т-53 и Т-49) есть прямая отсылка в Порядке ведения кассовых операци йп. 2.1 Положения № 373-П .

Кассовые документы, которые не фигурируют в Порядке № 373П, к примеру журнал регистрации кассовых документов, можно будет составлять и по самостоятельно разработанной форме.

2. Документы по учету труда и его оплаты в 2013 г. лучше составлять по унифицированным формам. Во-первых, они утверждены Госкомстатом «в целях реализации требований Трудового кодекса», а не исключительно для целей бухучет апп. 1 , 2 Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . А во-вторых, организациям самим проще составлять кадровую первичку по давно знакомым формам.

3. По-прежнему надо ориентироваться на формы, утвержденные Центробанком, при заполнении документов для безналичных расчетов: платежных поручений, аккредитивов, инкассовых поручений и т. д.п. 1.1 Положения ЦБ от 19.06.2012 № 383-П

4. Транспортную накладну юп. 2 ст. 785 ГК РФ надо заполнять по форме, утвержденной Правительство мп. 1 ст. 3 , п. 2 ст. 8 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ ; п. 6 Правил, утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272 .

5. Есть и иные обязательные формы документов, которые, правда, к первичным бухгалтерским документам не относятся. К примеру, при составлении счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур (которые являются документами налогового учета) используются формы, утвержденные Правительством. Так что, если у кого-то возникло желание с 2013 г. «подправить» эти документы, убрав ненужные строки (к примеру, касающиеся акцизов), предупреждаем: так делать не нужно. Ведь контрагент сможет получить вычет НДС только по счету-фактуре, составленному по правительственной форме.

Решаемся на использование собственных форм

Если вы решили разработать свои формы первички, то за основу можете взять унифицированные формы и «расчистить» их от ненужных реквизитов. Так, из формы авансового отчета АО-1 можно убрать коды ОКПО и ОКУД, а также ссылку на приказ Госкомстата. Если у вас нет структурных подразделений - можно избавиться и от этой строки в АО-1. Если вы не работаете с иностранной валютой, то можно оставить графы и строки только для рублевых показателей.

Обязательные реквизиты первичных учетных документо вч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ :

наименование и дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ (то есть вашей организации);
содержание факта хозяйственной жизни (как правило, это описание операции);
величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления.

Однако если формы документов вы берете из программы, то нет смысла их менять. Ведь затраты на перенастройку программного обеспечения могут быть существенные. Да и у контрагентов вопросов будет меньше, если они получат от вас документ, составленный по знакомой форме.

Разрабатывая собственные формы, не забудьте про обязательные реквизиты первичного учетного документа, которые нам предлагает новый Закон о бухучет еч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ . В общем-то, эти реквизиты сходны с теми, которые ранее были перечислены в старом Законе о бухучете № 129-ФЗ. Есть лишь одно отличие - теперь можно указывать величину натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни. Если вы помните, по требованиям старого Закона № 129-ФЗ предписывалось в первичных документах указывать измерители хозяйственной операции и в натуральном, и в денежном выражении. В следующем году, если не будет потребности указывать цену, можно этого не делат ьподп. «д» п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ . К примеру, при внутреннем перемещении материальных ценностей в пределах одной организации можно обойтись только натуральными показателями.

Некоторые бухгалтеры задумались о необходимости проставления печати организации на разработанных формах. Наш совет: если не хотите проставлять печать на каких-то первичных документах, то и в форме, которую вы утверждаете, не ставьте буквы «М. П.» (место печати). Особенно это касается внутренних документов - там печать ни к чему. А вот на документах, которые вы будете передавать контрагентам, печать желательна - она повысит уровень доверия к вашим документам.

Об особенностях составления учетной политики на 2013 г. читайте:

В новом Законе о бухучете сказано, что первичные документы утверждает руководитель по представлению бухгалтери ич. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ . Некоторые специалисты сделали из этого вывод, что в учетную политику больше не нужно включать перечень первичных документов, используемых организацией. Однако положения ПБУ 1/2008 по-прежнему обязывают нас это делат ьп. 4 ПБУ 1/2008 .

Учитывая, что этот вопрос вряд ли можно отнести к принципиальным, каждая организация сама решает, как она будет следить за внутренним формотворчеством.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Главный бухгалтер ОАО «Российские коммунальные системы»

“ Одним из оснований внесения изменений в учетную политику организации является изменение требований законодательств ап. 4 ст. 6 Закона № 129-ФЗ ; ч. 6 ст. 8 Закона № 402-ФЗ . Требование нового Закона о бухгалтерском учет еч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ утверждать формы первичных документов не противоречит п. 4 ПБУ 1/2008, согласно которому обязательными элементами учетной политики организации являются формы первичных учетных документов. Следовательно, организация должна утвердить в учетной политике (применяемой или вновь утвержденной) формы первичных документов, которые она будет применять начиная с 2013 г.

Однако существует альтернативная точка зрения, согласно которой организация может утвердить применяемые формы первичных документов отдельным локальным документом. Вывод об этом можно сделать также из п. 4 ПБУ 1/2008, так как в нем прописано, что наряду с учетной политикой также утверждаются формы первичных учетных документов, что дает возможность утвердить их отдельным локальным документом (например, приказом или распоряжением руководителя организации).

По моему мнению, исходя из сложившейся практики, предпочтительно утверждать формы первичных учетных документов приложением к учетной политик е” .

Итак, можно сослаться в учетной политике на перечень форм первичных документов, утвержденных руководителем, и сделать их приложением к учетной политике. А можно вводить новые формы постепенно (по мере надобности) и утверждать их разными приказами руководителя.

Интервью с И.Р. Сухаревым можно прочитать:

Для внешних (двусторонних) документов лучше не устанавливать жестких форм. Ведь контрагента может что-то не устроить в вашей форме, и придется вносить в нее какие-то коррективы. А если контрагентов много и пожелания будут различные, единой формы вообще не получится. Кстати, специалист Минфина И.Р. Сухарев считает, что подпись руководителя на документе, форма которого не утверждена в учетной политике или же немного отличается от утвержденной ранее, и будет свидетельствовать об утверждении формы самого документа.

Не списывайте со счетов унифицированные формы, даже если они с нового года перестанут быть обязательными. Ведь они и привычнее, и не требуют перенастройки программного обеспечения.