Счет на оплату — это документ , который часто используют в своей работе большинство современных предпринимателей. Обычно он передается после заключения договора или как дополнение к нему.
Данная деловая бумага является основанием для оплаты покупателем товара или услуги . Счет на оплату товара или услуги может быть выписан для полной оплаты или предоплаты.
В наше время гораздо проще сделать на многочисленных интернет-сервисах. Тем более что, в большинстве из них сделать это можно совершенно бесплатно. Стоит обратить свое внимание на следующие сервисы .
Service-online.su
В данном сервисе service-online.su помимо счета на оплату можно сделать большое количество бухгалтерских документов. Сделать их можно в необходимом формате и сразу сохранить себе на компьютер. При этом для использования сайта не нужно платить и дополнительно скачивать различные программы.
Сайт полностью защищен от вирусов и прочих вредоносных программ. Для его создания нужно заполнить представленные на сайте поля. В них указывается следующая информация :
- номер и дата документа;
- информация о продавце;
- банковские реквизиты;
- сведения о покупателе;
- НДС или его отсутствие;
- наименование поставленного товара или оказываемых услуг, единицу измерения и количество.
Если пользователь зарегистрируется на этом сайте, то получит уникальную возможность сохранять в базу заполненный ранее шаблон. Все сохраненные примеры будут отображаться списком и вы при необходимости выберете нужный вариант.
Данный сайт весьма прост в управлении. В нём для создания счета нужно заполнить 4 вкладки :
- сведения о поставщике;
- информацию о банке;
- данные о покупателе;
- сведения о товаре, а также указать наличие или отсутствие НДС.
После заполнения всех полей вам потребуется нажать вкладку «Сформировать счет на оплату» . Получившийся вариант в формате PDF можно будет сохранить на свой компьютер или распечатать его и направить по почте. Если вы заполняете его впервые и сомневаетесь как правильно его заполнить, то можно нажать на вкладку «Пример» .
Сразу после этого все поля будут автоматически заполнены. Преимущество данного сервиса перед многими другими заключается в следующем :
- Сайт работает совершенно бесплатно без скачивания дополнительных программ.
- В пункты можно копировать сведения с сайта компании. Данная возможность избавляет вас от необходимости делать заготовки.
- Для того чтобы сделать счет необязательно иметь ноутбук. Подойдет любое устройство, с которого можно выйти в интернет. Например, смартфон или планшет.
- Общая сумма и НДС подсчитываются автоматически. Вам достаточно заполнить количество и сумму за единицу товара.
Выставить-счет.рф
Благодаря данному сайту выставить-счет.рф бухгалтера компаний могут сделать большинство документов в течение короткого времени. Данный сервис имеет большое количество пользователей благодаря следующим плюсам :
- Имеется вкладка «Справочник», в которой можно посмотреть много полезной информации.
- Полученный вариант можно сразу отправить контрагенту по электронной почте не выходя с сайта.
- Имеется вкладка «Выписка ЕГРЮЛ» благодаря, которой можно перейти на официальный сайт налогового органа.
- Указанное вами число можно при помощи одного нажатия клавиши расписать прописью;
- Возможность заполнения данных о компании по введенному ИНН.
- Возможность отправить счет автоматически. Такая функция удобна при ежемесячной оплате. В интернете имеется не так много сервисов обладающих такой возможностью.
Минус сайта заключается в том, чтобы работать на нем комфортно нужно заплатить. Бесплатен лишь базовый функционал. За возможность отправки отчета по e-mail клиенту нужно будет заплатить 300 рублей в год. С более улучшенным функционалом представлен на сайте тариф «Комфорт».
К стандартной функциональности разработчики добавили возможность осуществления поиска по ИНН. Наличие такой функции значительно снижает время, затраченное на составление документа.
Цена за такой тариф будет в разы выше, а именно 1100 в год. Для желающих получить максимальный функционал на этом сайте предусмотрен тариф «Профи». Стоит он 2500 рублей в год. Благодаря такому тарифу пользователь получает максимальный функционал сайта. Помимо ранее указанных возможностей вы также сможете сделать резервные копии документов и их экспорт.
Данный сервис позволяет быстро и без дополнительных установок программ сделать счет на оплату, заполнить его можно в течение короткого промежутка времени без экономических знаний. Для бесплатной работы на сайте достаточно зарегистрироваться в нем .
У сервиса имеется большой функционал, выделяют следующие плюсы :
- возможность отсканировать печать и подпись, чтобы в дальнейшем они автоматически были в документе;
- автоматическая отправка платежей по вашему заданному графику;
- создание документа с логотипом компании.
Как правильно составить
Счет на оплату является простым документом. Его можно без труда заполнить даже сотрудник без экономического образования. Процесс заполнения этого документа можно условно разделить на следующие этапы
:
- Заполняются реквизиты компании, а именно наименование, ИНН, КПП, сведения о банке. Многие организации создают счет на бланке. Соответственно реквизиты заносятся автоматически.
- Пишется название документа, его номер и дата составления.
- Указывается информация о плательщике. Вполне хватит наличия наименования организации.
- Заполняется наименование товара, который был поставлен, цена и количество или наименование услуги, цена и периодичность её оказания. Заполнить этот пункт можно списком, но желательно сделать таблицу. Например, в первом столбце указать порядковый номер товара. Во втором его наименование. В третьем единицу измерение товара. В четвертом количество поставленного товара. В пятом итоговую сумму по каждому столбцу. А внизу должна быть общая сумма.
- Если компания осуществляет свою деятельность с НДС, то это обязательно указывается при заполнении. Если компания работает без него, то данную информацию можно не указывать.
- Указать общую сумму поставленного товара или оказанной услуги цифрами и прописью.
Счет на оплату обычно заполняется в электронном виде и сразу же отправляется продавцом иной стороне сделки по электронной почте. Но рекомендуется также распечатывать экземпляр и отправлять его по почте или доставлять лично.
Кто заполняет
Счет на оплату в компании обычно делает бухгалтер . После того как деловая бумага готова, она отдается руководителю на подпись. Затем ставится печать компании и он отправляется клиенту. Важно знать о том, что печать с 2016 года ИП и юридические лица ставить не должны . Заполняется счет на обычном листке А4 или на специализированном бланке.
Конечно, второй вариант более удобный, так как не нужно каждый раз заново заполнять сведения о компании. Ошибок при таком варианте также будет гораздо меньше . Обычно у компаний или ИП уже имеется стандартный вариант заполнения документа. Меняются лишь сведения об иной стороне, цена, наименование товара или услуги и дата заполнения этого документа.
Закон не обязывает предпринимателей использовать счет на оплату. Однако, они предпочитают использовать его. Этот документ является предварительной договоренностью об уплате указанной в договоре цене за товар или услугу.
Важно знать о том, что счет не относится к бухгалтерским документам. Поэтому в случае проверки контролирующий орган не вправе его требовать.
Но тем не менее существуют моменты , когда наличие этого документа необходимо. В законе указано, что он является обязательным в следующих случаях :
- Когда в договоре не содержится цена, подлежащая уплате клиентом продавцу. Обычно такая ситуация возникает при заключении договора на оказание услуг, связи, электроэнергии, воды и т.д. Так как невозможно определить конкретное количество потребляемых услуг.
- При наличии аванса.
- Если имеется освобождение от уплаты НДС.
- Если товар предоставляет компания по агентскому договору от собственного имени. В таком случае действует единое налогообложение.
Компании, работающие с НДС согласно закону используют такой документ, как счет — фактуру. Она является финансовым документом, который подлежит обязательному заполнению. Выставляется он только после выполнения условий по договору. Счет — фактура необходима для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены. Такая деловая бумага имеет установленную законом форму.
Какие бывают ошибки
Наиболее часто в счете допускаются ошибки при указании реквизитов продавца или покупателя. При этом ошибки замечаются только после подписания этого документа обеими сторонами сделки. В таких случаях можно зачеркнуть указанную информация и указать правильные реквизиты , а также создать новый документ . При первом варианте следует указать дату внесения изменений, поставить подпись обеих сторон и печать.
Важно помнить о том, что вносить изменения в счет может только компания, изготавливающая его. При составлении сразу нескольких экземпляров может произойти момент когда конечный затеряется и не будет сохранен в электронном виде.
В таком случае на документе продавца и покупателя будут стоять разные даты. Если на одном и том же счете на оплату будут стоять разные даты с подписью обеих сторон сделки, то он не будет являться действительным.
Счет на оплату не имеет единой формы, так как законом не урегулировано его содержание. Но все же к его заполнению нужно отнестись крайне серьезно. Желательно, прописать в нем всю существенную информацию о сделке. В наши дни существует большое количество сервисов, благодаря которым можно заполнить форму за несколько минут .
Как выставить счет на оплату в 1С, можно узнать из данного видео.
Для целей фиксирования договоренностей между продавцом товаров или услуг и их покупателем о цене и количестве реализуемого товара в современной жизни используется специальный бухгалтерский документ – Счет на оплату.
Счет не относится к первичным бухгалтерским документам, но с него начинаются договорные отношения продавца и покупателя и их дальнейшее сотрудничество.
Покупатель, получив счет на оплату, принимает решение о приобретении товара или услуг на указанных в счете условиях, после чего переводит деньги по реквизитам, указанным поставщиком.
Счет на оплату — распространенный бухгалтерский документ и используется повсеместно, но у него нет унифицированной формы.
Скачайте бланк счета на оплату и образец заполнения счета в формате DOC или XSL.
Счет на оплату — необязательный бухгалтерский документ . Расчеты между продавцами и покупателями могут производиться по договору, например, по договору купли-продажи или договору возмездного оказания услуг.
Как выставить счет на оплату по безналу?
Заполненный счет на оплату предполагаемому покупателю передается следующими способами:
- По факсу;
- По электронной почте;
- Лично в руки;
- Почтой или курьерской доставкой.
На сегодняшний день большинство организаций в целях экономии времени пользуются факсом или электронной почтой.
- Выделение НДС в счете на оплату необходимо только для организаций, являющихся плательщиками данного налога, то есть состоящими на общей системе налогообложения.
- Те организации, которые НДС не платят ввиду применения специальных налоговых режимов (упрощенная система налогообложения или единый налог на вмененный доход), не должны выделять его в счете на оплату.
- Выставление счетов физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями , за проданный товар или оказанные услуги на практике не применяется.
- При необходимости процедуру купли-продажи товара или оказания услуг физическое лицо оформляет договором.
- Также физическое лицо проходит регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя , получив таким образом возможность выставлять счета на оплату.
При этом организация (например, ООО) или индивидуальный предприниматель имеют возможность выставить счет физическому лицу . Для этого в разделе «Покупатель» укажите полностью фамилию, имя, отчество и контактную информацию покупателя.
- Расчеты с иностранными контрагентами требуют выставления счета на оплату на английском языке . По-английски счет переводится как invoice.
Считается, что счет и физическое лицо не совместимы. Физическое лицо объективно не заполнит от себя бланк счета, поскольку нет фирменного наименования, расчетного счета, и не платит НДС. Такой документ не иметт юридической силы и не признается в нашей стране.
Во избежание недоразумений при выставлении счетов в сделках с иностранными партнерами в документе важно подробно расписать все детали и условия сотрудничества, для чего, разумеется, потребуется, уверенное владение английским языком.
Как выставить счет на английском языке?
Счет при выставлении его на английском языке должен содержать: 
- наименование организации-продавца;
- ее реквизиты;
- контактную информацию;
- логотип;
- сокращенное название;
- платежные реквизиты.
В счете излагаются все условия контракта: дата расчетов, валюта платежа, номер заказа.
Вносится информация о клиенте: имя и адрес.
Если предстоит сотрудничество с крупной компанией, то укажите в счете ответственного сотрудника за совершение сделки.
Как и в российской практике для расчетов с зарубежными партнерами используются счета, пронумерованные в специальном порядке.
- В центральную часть счета , выставляемого на английском языке, вносится подробное описание товара или услуг , являющихся предметом договора. \
- Отразите основные характеристики товара, количество товара, цену за единицу, применяемые скидки (если есть), налоговые сборы, итоговую сумму к оплате.
В этой части придерживаются предельной конкретики и ясности, так как чтение этого абзаца оказывает влияние на принятие решение о сотрудничестве.
- По завершении центральной части в счет включается информация об условиях оплаты, пенях и неустойках, штрафах за задержки оплаты, а также благодарность Клиенту.
Как заполнить счет на оплату?
Способы подготовить счет на оплату по безналу:
- Скачать общепринятый бланк счета из интернета в форматах DOC или EXSL, распечатать и заполнить его вручную. Удобный бланк для заполнения сохраните и использовать в повседневной деятельности.
- Скачать бланк счета из интернета и заполнить его в электронном виде. Выше были указаны ссылки на бланк и образец заполнения.
- Использовать бухгалтерскую программу, установленную на предприятии, и создать счет с ее помощью.
Это один из самых удобных способов выставления счета.
Обеспечивается своевременный и корректный учет всех оформленных документов, а также отслеживается оплата счетов и сопоставляются данные оформляемых впоследствии первичных бухгалтерских документов (например, счетов-фактур) со счетами.
- Воспользоваться демо-версией одной из бухгалтерских программ, размещенных в интернете, для создания счета.
Несмотря на отсутствие установленной формы, счет на оплату содержит следующие реквизиты:
- Полное наименование организации, выступающей в качестве продавца или поставщика услуг; также указывается и сокращенное наименование организации;
- Адрес местонахождения организации-продавца и ее контактная информация
- Уникальный порядковый номер документа в учете организации продавца;
- Дата формирования документа;
- ИНН/КПП организации-продавца;
- Платежные реквизиты организации-продавца , по которым перечисляются денежные средства в оплату товара в случае согласия на его покупку;
- Наименование организации-покупателя и ее контактная информация (телефон, факс, e-mail, сайт в интернете);
- Сведения о реализуемом товаре, его количестве, цене за единицу, скидках, итоговой сумме, подлежащей к уплате с точностью до копеек, при этом итоговую сумму желательно указать цифрами и прописью;
- Сведения о налоге на добавленную стоимости в цене реализуемого товара либо его отсутствии, например, при выставлении счета индивидуальным предпринимателем;
- Счет подписывается руководителем организации продавца, главным бухгалтером и заверяется круглой печатью при ее наличии. При выставлении счета индивидуальным предпринимателем счет подписывается только индивидуальным предпринимателем.
Этих реквизитов достаточно, чтобы было исполнено основное назначение данного документа – получить платеж за реализуемый товар или оказываемые услуги.
Что еще включается в счет на оплату?
Счет на оплату
используется для ускорения расчетов и достижения договоренностей между продавцом и покупателем. 
- Процедура купли-продажи товара или оказания услуг сопровождается оформлением договора купли-продажи, помимо счета на оплату.
- После проведения расчетов и отпуска товара организация-продавец оформляет также счета-фактуры, товарные накладные и другие документы по необходимости.
- В договоре купли-продажи указываются подробные условия сделки, права и гарантийные обязанности сторон.
- Если стороны решили обойтись без заключения договора купли-продажи, то предусматриваются в счете на оплату детальные условия поставки товара, включая логистику, сроки, порядок расчетов.
В случае такого подробного заполнения, счет на оплату приравнивается к оферте – предложению о заключении договора, а его оплата покупателем считается акцептом (принятием) оферты , что придает счету на оплату статус договорного документа.
Счета на оплату от ООО физическому лицу выставлять не обязательно, и особенно если речь идет об оплате услуг или товара наличными. В случае если оплата производится по безналичному расчету, бухгалтер может выставить такой счет, даже если частник не является индивидуальным предпринимателем. Процедура эта стандартная, хотя и имеет некоторые особенности.
Когда возникает необходимость выставить счет на оплату услуг
Несмотря на то, что счет для любой организации — это особенно важный документ, подтверждающий оплату за товар или услугу, законодательство России не запрещает проводить сделки без выписки счета. Чаще всего юридическое лицо проводит оплату на основании договоренности, любым удобным способом, но есть случаи, когда без выписки счета обойтись не получится. Счет надо обязательно выставлять в случае, если в договоре не оговорена конкретная стоимость товара или услуги, а ярким примером того является предоставление услуг связи. Выставлять счет в обязательном порядке следует:
- юридическому лицу, включая ООО, получившему аванс от заказчика;
- если компания работает по агентскому договору, реализует товар/услугу, заключая договор от своего имени;
- ООО и предприятия других форм собственности в случае, если они освобождены от уплаты налога на добавленную стоимость.
Что касается выставления счета физическому лицу, то таковым при оплате наличными или с кредитной карты считается обычный чек, выданный кассиром в супермаркете, к примеру. Если вы работаете за наличные, то кассовый чек или любой другой документ, подтверждающий оплату, освобождает вас от необходимости выписки счета-фактуры. Иная ситуация с безналичным расчетом.
Как выписать счет-фактуру частному лицу
Если вы предоставляете физлицу услугу с оплатой на счет, предварительно придется заключить договор с частным лицом. Выплачивая средства на счет общества с ограниченной ответственностью, покупатель услуги или товара должен будет в квитанции на оплату указать номер этого договора. Бухгалтеру предприятия, между тем, придется выписать в единственном экземпляре счет-фактуру, в котором следует указать следующие данные:
- порядковый номер документа и дату его выписки;
- Ф.И.О. клиента, его ИНН и адрес;
- название ООО, его налоговый номер и юридический адрес;
- названия товаров или наименование оказанных услуг с указанием единиц измерения (шт., часы и другие);
- объем поставленных услуг, выполненной работы или поставленного товара, учитывая принятые единицы измерения;
- если вы оказываете услугу по государственным расценкам, с учетом налога, придется указать цену единицы товара или тариф на оказываемую услугу без налога;
- общую стоимость товара/услуги без налога;
- указывается также налоговая ставка и общая сумма налога;
- общую стоимость с учетом налога;
- в завершении указывается страна происхождения товара.
Так как физическое лицо не может быть плательщиком НДС, заполнять счет-фактуру в двух экземплярах не требуется.
В случае если при заполнении счета-фактуры у вас возникнут сложности, связанные с отсутствием подробной информации о покупателе или пользователе услуги, в некоторых колонках можно поставить прочерки. После заполнения документа вы должны, по итогам налогового периода, зарегистрировать счет должным образом (в журнале учета предприятия), также не забудьте сделать соответствующую запись в книге продаж.
Наши юристы знают ответ на ваш вопрос
или по телефону:
Учитывая тот факт, что счет в некоторых случаях компенсирует другие документы, заполнить его нужно правильно, для чего идеально подойдет любое офисное приложение. По центру первой строки заглавными буквами пишется слово «СЧЕТ», ниже указывается номер договора и дата его заключения, ФИО, название компании и банковские реквизиты сторон. Далее заполняется таблица с данными о наименовании товара/услуги, единицы измерения, общего количество товара или объема работ, причем каждый товар или услуга описываются в отдельной строке. В конце таблицы указывается общая сумма и сумма НДС, а если предприятие не является плательщиком НДС, этот факт тоже фиксируется.
Под таблицей словами указывается общая сумма к выплате, но уже прописью, в рублях, копейках, или другой валюте. Подпись под документом ставят директор ООО и бухгалтер (если эта должность предусмотрена штатным расписанием). Оригинал счета отдается лично в руки, передается курьером или отправляется по почте, копия документа может быть оправлена по факсу или через электронную почту, и это тоже достаточное основание для оплаты.
Любая организация, которая ведет хозяйственную деятельность, заинтересована в получении своевременной оплаты по договорам. В договоре, который заключается с покупателем, указываются возникающие у контрагента обязательства по перечислению средств в оплату приобретенных товаров, оказанных услуг или произведенных работ. Чтобы официально сообщить клиенту о том, что от него ожидается оплата и ускорить расчет по сделке, ему можно выставить счет.
Как правильно выставить счет на оплату
Счет на оплату не имеет унифицированного бланка и выставляется в свободной форме, которая должна соответствовать задаче выставления счета - ускорить оплату со стороны покупателя. Клиент, которому адресуется счет, должен на его основании иметь возможность точно определить, что сумма, запрашиваемая к оплате, в действительности соответствует тем обязательствам, которые у него возникли по договору перед данным поставщиком.
Бланк счета на оплату
Поэтому выставление счета на оплату должно производиться на основе имеющихся первичных документов:
- договора и оговоренных в нем тарифов;
- счетов-фактур по поставленным товарам;
- товарных и транспортных накладных;
- актов выполненных работ.
Если организация применяет в своей практике выставление счета на оплату покупателям, документ должен иметь номер и дату, позволяющие его идентифицировать в документообороте с клиентом.
Также документ должен быть заверен подписями уполномоченных лиц от руководства и бухгалтерии организации; проставление печати, в том числе на счете, не является обязательным.
Какие данные указываются в счете на оплату
Данные о покупателе и поставщике должны содержать сведения для однозначного определения контрагентов. Чтобы выставить счет на оплату, в бланке нужно указать название организации или фамилию, имя и отчество для физического лица или индивидуального предпринимателя, адрес, ИНН, а также КПП для юридического лица. Помимо этого, в бланке заполняются реквизиты расчетного счета поставщика для оформления клиентом платежных документов по оплате:
- расчетный счет;
- корреспондентский счет;
- БИК и наименование банка.
Заполненный бланк счета на оплату
Чтобы выписать счет на оплату, необходимо указать перечень товаров, работ или услуг, за которые ожидается оплата, с указанием количества, цены за единицу, итоговой суммы к оплате.
Зачастую применяется указание итоговой суммы не только цифрами, но и прописью по аналогии с расчетным или платежным документом, которым счет на оплату не является.
Если организация ведет обширный документооборот по выставлению счетов, разумным будет указывать в подвале бланка лицо — исполнителя счета и его контактные данные на случай возникновения вопросов у клиента, которому адресован счет.
Обязательно ли выставлять счет на оплату
Вопрос, обязательно ли выставлять счет на оплату, часто возникает из-за широкой практики применения этого документа при фактическом отсутствии у него юридической силы, потому что счет не понуждает к оформлению платежных документов другой стороной, он не вызывает обязанностей по оплате.
Обязательство по оплате за полученные товары, работы, услуги возникает, исходя из предмета договора. Подтверждением факта исполнения договора поставщиком являются другие документы, по отношению к которым счет носит вторичный характер, дублируя уже имеющиеся в них данные о размере и причине возникающих обязательств.
Исходя из вышесказанного, счет на оплату не является обязательным документом и относится скорее к управленческой, а не бухгалтерской или финансовой документации.
Как перевыставить счет на оплату
Иногда в деловой практике возникают ситуации, когда необходимо перевыставить счет на оплату, то есть переадресовать счет на другое лицо.
Переадресация счета возможна при наличии на то юридически оформленной воли одного лица взять на себя обязанность произвести оплату за счет другого. Для этих целей заключается дополнительное соглашение или трехсторонний договор.
Перевыставление счета также возможно в ситуации, когда поставщик выполнил все договорные обязательства, а предприятие-покупатель реорганизуется путем поглощения, выделения, слияния, когда правопреемником по ранее заключенным договорам становится уже другое юридическое лицо.
Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.
Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.
ФАЙЛЫ
Обязателен ли счёт?
Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.
Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.
ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Когда счёт безоговорочно необходим?
В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:
- если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
- по операциям, предусматривающим уплату НДС;
- если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
- фирма-продавец, находящаяся на , от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
- если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.
Итак, счёт на оплату не является обязательным документом
, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.
Кто выписывает счёта на оплату
Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.
Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах , один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.
Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.
Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
Как отправлять счёта на оплату
Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.
Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».
Инструкция по оформлению счёта на оплату
С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.
В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать
- полное наименование предприятия,
- его ИНН,
- сведения об обслуживающем счёт банке,
- реквизиты счёта.
Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.
Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.
В первый столбец
таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце
– наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце
необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец
нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний
– общую стоимость.
Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.
В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.
Счёт-фактура для плательщиков НДС
Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру : ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.
Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.
Элементы счёта
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
- Реквизиты
предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
- Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
- Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
- Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
- НДС (или его отсутствие). Если наличествует, указывается его сумма.
- Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.
К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.
За товар или за услугу?
Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.
Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).
При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.
СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
- Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
- Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
- Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
- Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
- «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.