Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации /2/. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.
Реквизит - это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.
В действующем стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Требования к оформлению документов") указан перечень из 29-и реквизитов:
1. государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации;
4. код организации;
5. код формы документа;
6. наименование организации;
7. справочные данные об организации;
8. наименование вида документа;
9. дата документа;
10. регистрационный номер документа;
12. место составления или издания документа;
13. гриф ограничения доступа к документу;
14. адресат;
15. гриф утверждения документа;
16. резолюция;
17. заголовок к тексту;
18. отметка о контроле;
19. текст документа;
20. отметка о наличии предложения;
21. подпись;
22. гриф согласования документа;
23. визы согласования документа;
24. печать;
25. отметка о заверении копии;
26. отметка об исполнителе;
27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28. отметка о поступлении документа в организацию;
29. идентификатор электронной копии документа.
В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.
Схема расположения реквизитов на документе /3/ представлена на рис. 1.4.
Каждый документ имеет три части.
Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.
В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.
В эту группу входят следующие реквизиты:
06 - наименование организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
17 - заголовок к тексту;
19 - текст документа;
21 - подпись;
23 - визы согласования документа;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Остальные реквизиты являются дополнительными.
Рис. 1.4. Схема расположения реквизитов на документе
Наименование организации — составителя документа (реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах официально зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.
Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).
Наименование вида документа (реквизит 08) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.
Перечисленные выше реквизиты располагаются в левой половине заголовочной части документа и выполняются с выравниванием по центру.
Дата документа (реквизит 09) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является.
· дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
· дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
· дата события, которое зафиксировано в документе.
Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу, даты стадий оформления и обработки документов. Оформляется дата арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день месяца (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры): ДД.ММ.ГГГГ.
Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например: 09.02.2000.
В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат 31 октября 1998 г.
Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: ГГГГ.ММ.ДД.
Примечание.До 2000 года применялся формат даты, в котором год указывался в виде двух последних цифр, например, 03.11.98. Новый порядок написания даты был введен Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность такого нововведения очевидна. Дата типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли 2000. Вдобавок ко всему некоторые компьютерные программы могут интерпретировать дату с годом, указанным двумя цифрами, именно как дату 19** года. Поскольку еще долго в ходу будут документы с сокращенной формой написания даты, можно без труда определить, что это документы, относящиеся к прошлому веку.
Регистрационный номер документа (реквизит 10) - это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Каждый вид документов имеет свою индексацию. Система индексации разрабатывается на предприятии. Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:
11.10.2001 г. №
При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 11), которые располагаются строкой ниже. Общий вид записи:
На № от. г.
Заголовок к тексту (реквизит 17) должен отвечать на вопрос «о чем?». На написание заголовка отводится 10 см в левой половине заголовочной части. Заголовок должен занимать не более 2-х строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа:
· об открытии клуба;
· о награждении победителей предметной олимпиады;
· об утверждении плана туристического похода, и т. п.
Заголовок печатается с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке — шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту
рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.
|
|
Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.
Примеры оформления заголовочной части /4, 6/ даны на рис. 1.5 и 1.6.
Рис. 1.5. Заголовок приказа об объявлении благодарности
Рис. 1.6. Заголовок заявки на участие в семинаре
Текст документа (реквизит 19) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.
Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит для любого документа, как служебного, так и личного. Подписью начинается оформляющая часть документа. В состав реквизита входит:
- наименование должности (полное или сокращенное) официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;
- личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой;
- расшифровка - инициалы и фамилия подписавшегося должностного лица. Согласно стандарту, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией. Должностные лица имеют право подписи в пределах их компетенции, что обычно определено должностной инструкцией и уставом организации.
Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности не входит наименование учреждения:
Директор А. В. Соколов
При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.
Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы документа. В том случае, если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Директор», «Начальник» и т. п. пишутся на первой строке, длина остальных строк не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правому краю.
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами.
Если расшифровка подписи занимает две и более строк, то допускается сделать центровку первой строки по отношению к самой длинной строке:
Если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке значимости занимаемой должности:
Директор А.В. Соколов
Главный бухгалтер В.И. Шилова
При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.
Визы согласования документа (реквизит 23) - подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации. Заверяя документ визой, специалист берет на себя ответственность за последствия (хорошие или плохие), которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны. Каждая виза включает указание должности, подписи, расшифровки и даты в нескольких строках:
|
|
Если у специалиста имеются замечания по содержанию документа, то перед визой он делает запись «Замечания прилагаются» и далее ставит визу. Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя.
Существует некоторое различие в том, на каком экземпляре документа проводится визирование.
Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, которая остается в организации и подшивается в дело.
Иногда визирование документа оформляется на отдельном листе согласования. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшивается документ для хранения.
Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает в себя герб, эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, индекс, место составления.
Эмблема (реквизит 3) - это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или ее местонахождение
Примеры эмблем можно увидеть на рис. 1.7 и 1.8.
Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов:
- угловое - в левом верхнем углу;
- продольное - вдоль верхнего поля документа.
Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа . Реквизиты документов классифицируются следующим образом:
Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром . Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром . Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.
Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов . Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.
Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.
Состав и порядок применения реквизитов деловых документов
При подготовке и оформлении деловых документов используются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации . Изображается только в случаях, предусмотренных действующим законодательством (бланки министерств, ведомств, органов государственной власти).
02 - герб субъекта Российской Федерации . Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства – Российская Федерация.
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) . Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия. Могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.
04 - код организации . Код организации имеют все зарегистрированные предприятия, его проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является своеобразным подтверждением правомочности организации или предприятия – составителя документа.
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) . Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 - код формы документа . Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 - наименование организации . Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
09 - справочные данные об организации
. Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.
Реквизиты 08
и 09
являются взаимоисключающими, последний используется только для писем.
10 - наименование вида документа (для деловых писем не используется) должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
11 - дата документа . Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.
12 - регистрационный номер документа . Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
14 - место составления или издания документа . Используют в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
15 - адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения (указываются в именительном падеже), должностные или физические лица.
16 - гриф утверждения документа . Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения
17 - резолюция . Выполняется на документе руководителем предприятия или руководителем структурного подразделения. В состав резолюции включаются: фамилии исполнителей (возможно указание их должностей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.
18 - заголовок к тексту - краткое содержание документа. Обязателен для всех документов, за исключением кратких документов (сопроводительные письма и др.). В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.
19 - отметка о контроле исполнения документа. Оформляется буквой «К», словом или штампом «Контроль» цветными чернилами или мастикой. Место расположения реквизита – верхняя правая часть документа.
20 - текст документа - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Является основным реквизитом любого делового документа. Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
21 - отметка о наличии приложения , названного в тексте.
22 - подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
23 - гриф согласования документа . Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
24 - визы согласования документа
. Включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.
Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны
копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, при необходимости, полистное
визирование документа и его приложений.
25 - печать - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами.
26 - отметка о заверении копии . Ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
27 - отметка об исполнителе . Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело . Включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29 - отметка о поступлении документа в организацию . Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Юридическая сила документа
Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия.
Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).
Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются :
- использование официально-делового стиля и соблюдение грамматических правил используемого языка;
- соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
- актуальность излагаемой информации (адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность и исключение повторов, лаконичность и обстоятельность).
Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью : утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.
а) монастыри ; б) архивы; в) княжеские палаты; г) царский дворец.
2. Как назывались первые государственные учреждения?
а) департаменты; б) княжества; в) приказы ; г) монастыри.
3. Какие реквизиты относятся к юридически значимым?
а) дата, регистрационный номер документа ;
б) заголовок к тексту, отметка об исполнителе;
в) резолюция, отметка о наличии приложений.
4. Делопроизводство - это:
а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения;
б) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами ;
в) запись информации на различных носителях по установленным правилам.
5. По способу документирования различают документы:
а) трафаретные;
б) рукописные письменные ;
в) формализованные.
6. Для чего проводится унификация документов?
а) для документирования управленческой деятельности ;
б) для организации работы с документами;
в) для снижения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.
7. Расположение реквизитов на бланке документа определяется:
а) составителем документа;
б) правилами унификации документов;
в) государственным стандартом.
8. Реквизит документа - это:
а) стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной;
б) совокупность расположенных в определенной последовательности записей, присущих определенным видам документов;
в) обязательный элемент официального документа .
9. Реквизит «Наименование вида документа»:
а) позволяет судить о назначение документа, определяет состав реквизитов и структуру текста ;
б) позволяет судить о названии организации - автора документа;
в) придает содержанию документа нормативный или правовой характер.
10. Регистрационный номер документа - это:
а) дата его подписания или утверждения;
б) условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации ;
в) отметка для автоматического поиска документа (может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ).
11. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?
а) Директору школы № 269
Ивановой Тамаре Петровне
б) Директору школы № 269
Ивановой Т. П.
в) 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7
Директору школы № 269 г-же Ивановой Т. П.
г) Директору Московской школы № 269
Т. П. Ивановой
12. План работы колледжа на 2001/02 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
а) УТВЕРЖДАЮ
Решение педагогического совета
от 12.08.2006 г. № 14
б) УТВЕРЖДЕН
Решением педагогического совета
от 12.08.2006 № 14
в) УТВЕРЖДЕН
Решением педагогического совета
от 12.08.2006 г. № 14
13. Реквизит «Заголовок к тексту»:
а) отражает краткое содержание документа;
б) позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;
в) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ.
14. В каком месте документа проставляется реквизит «Отметка о контроле»?
а) на левом поле документа, напротив реквизита «Справочные данные об организации»;
б) в верхнем правом углу первого листа документа;
в) в нижнем правом углу первого листа документа.
15. Реквизит «Гриф согласования» оформляют следующим образом:
а) СОГЛАСОВАНО
Протоколом заседания
правления страховой компании «Планета»
от 21.06.2006 № 10
б) ________________Н. И. Орлов
(подпись)
в) Начальник юридического отдела
Г. И. Сидоров
16. Реквизит «Визы согласования»:
а) служит для оформления внешнего согласования с конкретным должностным лицом или коллегиальным органом;
б) придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер;
в) используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления .
17. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ;
б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа ;
г) на оборотной стороне первого листа документа.
18. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?
а) Приложение:
1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.;
2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.
б) Приложение: на 6 л. в 1 экз.
19. Реквизит «Отметка об исполнителе»:
а) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ;
б) является одним из основных способов удостоверения документа;
в) фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа.
20. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?
а) Ректор академии В. А. Петрова
б) Ректор академии Петрова В. А.
в) Ректор Сибирской академии
государственной службы В. А. Петрова
21. В отсутствие руководителя А. И. Петрова документ подписал его заместитель Сидоров, исполняющий обязанности руководителя. Укажите правильный вариант:
а) За Директор ____________________________ А. И. Петров
(подпись Сидорова)
б) Директор ______________________________ А. И. Петров
(подпись Сидорова)
в) И. о. директора ________________________ Г. В. Сидоров
(подпись Сидорова)
22. Датой протокола является:
а) дата подписания протокола;
б) дата проведения заседания;
в) дата регистрации протокола.
23. Приказ создается для:
а) подтверждения установленных фактов, событий, действий;
б) решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом;
в) отражения условий трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.
24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?
Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова
в) Верно
Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова
16.03.2006
25. Виза юриста на приказе:
а) означает внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;
б) это обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.
26. Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться:
а) с указания фамилии и инициалов исполнителя;
б) с указания поручения;
в) с указания должности и фамилии с инициалами исполнителя.
27. Протокол - это:
а) письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений;
в) документ, содержащий описание производственной деятельности организации;
г) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, заседании.
28. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:
а) в пределах всего времени существования организации;
б) в пределах календарного года;
в) в пределах пяти лет.
29. Вопросы повестки дня располагаются:
а) по времени, которое предполагается затратить на обсуждение каждого вопроса;
б) в любом порядке;
в) по степени важности обсуждаемых вопросов.
30. Документы, составляемые комиссией, подписываются:
а) руководителем организации;
б) председателем комиссии;
в) председателем и членами комиссии;
г) председателем комиссии и секретарем.
31. Акт - это:
а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации;
б) документ, адресованный руководителю организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте;
в) документ, подтверждающий факты, события, действия.
32. Текст акта делится на две части:
а) вводную и основную
б) вводную и констатирующую, содержащую выводы;
в) начальную и заключительную, содержащую выводы.
33. Информационная справка - это:
а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий ;
б) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя;
в) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
34. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца справки?
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) гриф утверждения документа;
е) адресат.
35. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера подписываются:
а) руководителем (и заверяются печатью);
б) руководителем;
в) начальником отдела кадров.
36. Докладная (служебная) записка - это:
а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;
б) документ, подтверждающий факты, события, действия;
в) предложение фирме или конкретному лицу заключить деловое соглашение.
37. Датой докладной записки считается:
а) дата излагаемого события;
б) дата подписания докладной записки;
в) дата принятия резолюции.
38. Гарантийное письмо:
а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей;
б) подтверждает определенные обязательства, обещания организации;
в) содержит ответ на письмо-просьбу.
39. Сколько реквизитов включает деловое письмо международного образца?
а) 30; б) 15; в) 12.
40. Кадровая документация ведется в соответствии:
а) с Трудовым кодексом Российской Федерации;
б) с Кодексом законов о труде РФ.
41. Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают:
а) назначением ответственного за исполнение приказа;
б) указанием сроков действия приказа;
42. Приказы о приеме на работу и увольнении хранятся:
а) 5 лет; б) 10 лет; в) 50 лет; г) 75 лет; д) 100 лет.
43. В течение какого срока заводится трудовая книжка на лиц, впервые поступивших на работу?
а) в первый день работы;
б) не позднее недельного срока после начала работы;
в) не позднее месяца с начала работы.
44. Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?
а) да; б) нет.
45. Закончите начатое предложение: Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания до:
а) передачи на исполнение;
б) подшивки в дело;
в) завершения исполнения или отправки.
46. В какой срок должна производится обработка документов и передача их исполнителям?
а) в день поступления документов в организацию;
б) в трехдневный срок после поступления документов в организацию;
в) в недельный срок после поступления документов в организацию.
47. Какие этапы проходят исходящие документы?
а) составление проекта документа;
б) регистрация;
в) прием и первичная обработка;
г) контроль за исполнением.
48. Регистрационно-контрольные карточки используются:
а) для контроля движения внутренних документов;
б) для записи информации;
в) для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов.
49. В каких случаях удобнее использовать журнальную форму регистрации документов?
а) при большом документообороте;
б) при малом документообороте.
50. В каких документах рядом с регистрационным номером указываются буквы «Л» или «К»?
а) в актах;
б) в докладных записках;
в) в приказах по основной деятельности;
г) в приказах по личному составу;
Варианты расположения реквизитов
Обязательные и дополнительные реквизиты и варианты их оформления
Постоянные и временные реквизиты
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян-ными и переменными .
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян-но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).
Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го-сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов-ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает вшедший вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти-пографским способом.
К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен-та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп-роса, освещаемого в документе.
Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз-ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
К обязательным относятся следующие реквизиты:
Регистрационный номер до-кумента,
Заголовок к тексту,
Текст документа,
Подпись и др.
Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа например,
29 «От-метка о поступлении документа в организацию»,
30 «Идентификатор электронной копии документа»,
но отсутствие дополнительного рек-визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку-мента.
Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек-визитов: угловой и продольный, т.е. существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент-рированный
При угловом варианте или флаговом способе заголовочная часть бланка документа рас-полагается в левом верхнем углу листа формата А4или А5. При расположения реквизитов начало реквизи-та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви-зита.
При продольном варианте или центрированном способе заголовочная часть бланка продлевает-ся до границы правого поля. Т.е., при расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо-жения реквизитов.
Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин-ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци-онно-распорядительных документов.
Контрольные вопросы
1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образ-ца ОРД?
2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?
3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?
4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образ-цом?
5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизи-тов?
6. Какие реквизиты относятся к постоянным?
7. Какие реквизиты являются обязательными?
8. Сколько существует способов оформления реквизитов?
9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?
10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?
Бланки документов
Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес-кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.
Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации
Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.
Бланк документа , по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».
Функциональное назначение бланков различно. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.
Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера . При ис-пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома-тически выводиться при распечатке документа.
Бланки с изображением Государственного герба РФ (гербовые бланки ) изготавливаются только типографским способом полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях (фирмах). Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа-щей учету.
Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж-дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру-гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно стираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото-рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от-метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе-ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи-мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч-но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под-пись руководителя и печать организации. К макету должно быть составлено сопроводительное письмо.
При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.
Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо-вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос-сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума-ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.
При проектировании бланков документов размеры зон расположе-ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.
На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи-тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.
Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольнымвариантами расположения реквизитов . При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис-лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.
Как правило, предприятия используют следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
Бланки подразделяются на две группы: основные и дополнительные.
К основным видам бланков документов относятся :
§ бланк для писем;
§ общий бланк;
§ бланк конкретного вида документа.
На предприятиях , кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться дополнительные виды , к которым можно отнести:
· должностной бланк;
· бланк структурного подразделения;
· бланк для работы с зарубежными партнерами
Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов. Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма, т.е. он используется для изготовления большинства внутренних документов организации, за исключением писем. Бланк называется общим , т.к. он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются .
На общем бланке в зависимости от учредительных документов могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - Герб субъекта Российской Федерации;
03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - Код организации;
08 - наименование организации;
14 - место составления или издания документа;
Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки линий - для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»)
В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:
15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);
18 - Заголовок к тексту;
29 - Отметка о поступлении документа в организацию;
30 - Идентификатор электронной копии документа.
Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дат документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес-то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) создается, если в организации издается много документов одного и того же вида. Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, н-р, приказов, распоряжений и т.п. Онсоставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида док-та, н-р, приказ, распоряжение и т.п. Практически все организации имеют бланк приказа; в организациях, в которых действуют коллегиальные органы - бланк протокола.
Т.е., когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри-мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк-ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д.
Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв-ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот-ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.
Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно-видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.
Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы-вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 , а на месте реквизита 14 «Ме-сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.
В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно должна быть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до-кумента» .
Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены »» прил. 7-10.
Бланк письма используется для переписки организациями со сторонними организациями. Он применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, ДЛ).
Бланки, применяемые предприятием должны соответствовать определенным требованиям.
На бланке для писем могут быть размещены следующие реквизиты :
· герб (для организаций, имеющих на это право);
· эмблема организации (при наличии герба не проставляется) или товарный знак
· наименование вышестоящей организации (если она имеется);
· наименование организации (структурного подразделения);
· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), № и дату лицензии);
· код организации (предприятия) по ОКПО;
· основной регистрационный номер документа;
· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
· трафаретные части реквизитов (дата, № док-та и ссылка на номер и дату документа).
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
· адресат;
· заголовок к тексту
На бланке для писем не указывается наименование вида документа (слово «письмо»).
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 допускается создание бланка структурного подразделения (а также филиала, представительства, отделения и другие) организации (фирмы) и бланка должностного лица, если это должностное лицо наделено правом подписи документов. Бланки должностного лица ис-пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.
Бланк структурного подразделения организации или должност-ного лицапроектируют в том случае, если руководитель подразделе-ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации». Структурный бланк или бланк структурного подразделения (должностного лица) может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.
Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:
ЗАО «Арсенал»
Департамент безопасности
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность её руководителя, н-р, «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель» и т.п. Образцы бланков должностных лиц приведены в прил.
ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка :
· продольное и
· угловое.
При продольном расположении реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 72,8мм×88.6 мм в левом верхнем углу листа, и используется при оформлении бланка письма. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги т.к. правый угол док-та освобожден для размещения грифа утверждения (положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции .
Для изготовления документов применяют бумагу установленных форматов.
Наиболее распространенными являются форматы :
· А4 (210мм × 297) и А5 (148мм × 210 мм).;
· плотности от 80 до 200 г/м²;
· со степенью белизны - от 88 до 98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом . Поля необходимы для подшивки документа и проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее :
Левое поле - 20мм;
Правое поле - 10 мм;
Верхнее поле - 20 мм;
Нижнее поле - 20мм.
На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов либо других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.
В бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «№», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках - русском и национальном - на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов . Т.е., в таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке.
1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).
2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу - не менее 20 мм, справа - не менее 10 мм.
3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки.
4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрированным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями).
5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.
Разработка бланков организуется предприятием с соблюдением положений разд. Методических рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».
Общий реквизит – это реквизит, добавляемый к нескольким объектам конфигурации, и так же может использоваться как составная часть специального механизма разделения данных:
- Общий реквизит для нескольких объектов. Реквизит, который присутствует в нескольких объектах конфигурации, в которых этот реквизит сохраняет свой смысл и тип. Пример такого использования: Реквизит "Организация" в документах регламентированного учета в прикладном решении
- Общий реквизит как составная часть специального механизма разделения данных. Этот механизм позволяет разделить на отдельные части работу прикладного решения и все хранимые данные. При этом у общего реквизита включается разделение данных.
Пример такого использования: В одной физической информационной базе независимо работают различные "владельцы" данных, при этом каждому пользователю такого прикладного решения будут доступны только его данные
Cвойство "Разделение данных" общего реквизита
Если это свойство установлено в значение "Не использовать", то созданный объект конфигурации будет использоваться только как реквизит, входящий в состав нескольких объектов конфигурации.Если свойство установлено в значение "Разделять", общий реквизит будет использоваться в качестве разделителя данных
Состав объектов
Свойство "Состав" общего реквизита, определяет список объектов конфигурации, в состав которых входит данный общий реквизит.Если свойство "Автоиспользование" установлено в значение "Не использовать", автоматического добавления реквизита происходить не будет, а для выбора объектов, в состав которых необходимо включить общий реквизит, следует воспользоваться свойством "Состав".
Так же, свойством "Состав" следует воспользоваться, если при автоматическом использовании общего реквизита существуют объекты, в составе которых общий реквизит не должен присутствовать.
Использование общего реквизита
Для каждого объекта конфигурации колонка Использование может принимать одно из трех значений:- Автоматически – означает, что назначение объекта конфигурации общему реквизиту зависит от значения свойства "Автоиспользование"
- Использовать - означает, что объект конфигурации входит в состав общего реквизита
- Не использовать - означает, что объект конфигурации не входит в состав общего реквизита
Объекты конфигурации
В состав общего реквизита (не находящегося в режиме разделения данных) могут входить следующие объекты конфигурации:- Справочники
- Документы
- Журналы документов
- Планы видов характеристик
- Планы видов расчета
- Бизнес-процессы
- Задачи
- Регистры сведений
- Регистры накопления
- Регистры бухгалтерии
- Планы обмена
- Внешние источники данных
Особенности
При записи документа общему реквизиту журнала присваивается значение общего реквизита документа или значение NULL, если документ не входит в состав общего реквизитаОбщий реквизит может использоваться в ограничениях доступа к данным. Включать внешние источники данных в состав общего реквизита имеет смысл в том случае, когда общий реквизит является разделителем.
СОВЕТ! Не следует использовать общие реквизиты для описания данных, которые являются частью бизнес-логики конкретных объектов.