Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.
В ходе исполнения проекта процессы планирования многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.д. Кроме того, планирование проекта - это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта.
Основные процессы планирования.
Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:
Планирование целей - разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта);
Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля;
Определение состава операций (работ) проекта - составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта;
Определение взаимосвязей операций - составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями;
Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций;
Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта - определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;
Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта;
Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;
Составление расписания выполнения работ - определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей;
Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам);
Разработка плана исполнения проекта - интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа.
Определение критериев успеха - разработка критериев оценки исполнения проекта.
Вспомогательные процессы планирования.
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:
Планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;
Планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
Назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
Планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта,
Идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
Оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
Разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
Планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
Подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.
Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.
Технология планирования. Планирование относится к наиболее важным процессам для проекта, так как результатом его реализации является обычно уникальный объект, товар или услуга. Объем и детальность планирования определяется полезностью информации, которую можно получить в результате выполнения процесса и зависит от содержания проекта.
Эти процессы могут повторяться и входить в состав итерационной процедуры, выполняемой до достижения определенного результата. Сам процесс планирования не может быть полностью алгоритмизирован и автоматизирован, так как содержит много неопределенных параметров и часто зависит от случайных факторов. Поэтому предлагаемые в результате планирования варианты плана могут отличаться, если они разрабатываются разными командами, специалисты в которых по-разному оценивают влияние на проект внешних факторов.
Основные процессы планирования могут повторяться несколько раз, как в течение всего проекта, так и его отдельных фаз. К основным процессам относят: планирование содержания проекта и его документирование; писание содержания проекта, определение основных этапов реализации проекта, декомпозиция их на более мелкие и управляемые элементы; составление сметы, оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта; определение работ, формирование списка конкретных работ, которые обеспечивают достижение целей проекта; расстановку работ, определение документирование технологических зависимостей и ограничений на работы; оценку продолжительности работ, трудозатрат и других ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ; расчет расписания, анализ технологических зависимостей выполнения работ, длительностей работ и требований к ресурсам; планирование ресурсов, определение того, какие ресурсы потребуются для выполнения работ проекта. Определенна в какие сроки работы могут быть выполнены с учетом ограниченности ресурсов; составление бюджета, привязка сметных затрат к конкретным видам деятельности; создание плана проекта, сбор результатов остальных процессов планирования и их объединение в общий документ.
Вспомогательные процессы выполняются по мере необходимости.
Уровни планирования. Определение уровней планирования является также предметом планирования и проводится для к о конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т. В ходе этого процесса определяется вид и число уровней планирования соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, содержательные и временные взаимосвязи. Планы как выражение результатов процессов планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную структуру, обладающую свойствами агрегирования информации, дифференцированной по уровням управления информированностью, эшелонироваться по срокам разработки. Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающих постоянное сравнение плановых данных с фактическими и обладать большой гибкостью, актуальностью и эффективностью.
Агрегирование календарно-сетевых планов является важным и эффективным инструментом, позволяющим управлять сложными проектами. С помощью этого инструмента участники проекта могут получать сетевые планы различной степени агрегирования, в объеме и по содержанию, соответствующих их правам и обязанностям по проекту. Сетевые планы укрупняют из-за того, что общий сетевой план состоит из множества частных сетевых планов. В каждом из таких частных планов определяют самый длинный путь. Эти пути затем ставят на место отдельных частей сети. При помощи такого постепенного агрегирования получают многоуровневые сетевые планы.
Обычно выделяют следующие виды планов: концептуальный план; стратегический план реализации проекта; тактические планы.
Концептуальное планирование включает концептуальный план, представляет собой процесс разработки основной документации по проекту, технических требований, оценок укрупненных календарных планов, процедур контроля и управления. Концептуальное планирование проводится на период жизненного цикла проекта.
Детальное - оперативное, тактическое планирование связано с разработкой тактических, детальных планов для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей.
Уровни плана должны соответствовать уровням управления. Чем выше уровень, тем более агрегированная, обобщенная информация используется для управления. Для каждого из уровней есть свое представление входных данных, которыми обычно являются: договорные требования и обязательства; описание доступных ресурсов и ограничения на их использование; оценочные и стоимостные модели; документация по аналогичным разработкам. Уровень стратегического планирования связан с двумя основными вопросами: что мы собираемся сделать? как мы это сделаем?
Как правило, частные цели проекта по мерс реализации могут меняться, в то время как стратегические цели роекта, его миссия остаются неизменными.
Модель стратегического планирования может содержать несколько подэтапов. Подэтапы стратегического планирования могут и не иметь определенной, наперед заданной последовательности. Они выполняются несколько раз, когда информация получаемая после очередного этапа анализа или выполнения процедуры, используется на последующем этапе, снова возвращается на предыдущий или предыдущие этапы с уже уточненной или некоторой дополнительной информацией.
Функции управления проекта. Методы SWOT-анализа - преимущества, слабые стороны, возможности, угрозы часто используются для целей стратегического планирования, в особенности для оценки специфических параметров самой организации и ее окружения. Для проведения SWOT-анализа необходимо ответить на следующие вопросы: каковы наши преимущества, как мы можем их реализовать? В чем наши слабые стороны, как мы можем уменьшить их влияние; кие существуют возможности, как мы можем извлечь выгоду из них; то могло бы воспрепятствовать угрозам? что мы могли бы сделать для каждого из обстоятельств, чтобы преодолеть или избежать возникновение проблемы?
По результатам SWOT-анализа, определяется стратегия ля конкретного проекта.
Двенадцать возможных стратегий для проектов: ориентированная на строительство; основанная на финансировании, связанная с применением нетривиальных схем финансирования, возможно, с использованием долговых обязательств или субсидий, а также когда уделяется особое внимание финансовым потокам или стоимости капитала; государственная; проектная, когда проектная технология дает существенные преимущества по сравнению с другими технологиями, построенная на отношениях заказчик-подрядчик, при которой используются различные формы партнерских отношений между заказчиком и подрядчиком; технологическая, ориентированная на применение самых современных, но и в большей степени подверженных рису технологиях; ориентированная на ввод в эксплуатацию; обеспечивающая оптимизацию отношения затрат, качества и сроков; ресурсно-ориентированная, в особенности при ограниченности или высокой стоимости ресурсов, их дефицитности и уникальности; ориентированная на масштаб решаемых проблем или на заданный объем, например обеспечение заданного количества рабочих мест в регионе; ориентированная на случайность или непредвиденные чрезвычайные обстоятельства; пассивная, когда вообще нет стратегии как таковой и поведение окружающей среды непредсказуемо.
Структура разбиения работ. Структура разбиения (СРР) - иерархическая структура последовательной декомпозиции проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ. СРР является базовым средством для создания системы управления проектом, так как позволяет решать проблемы организации работ, распределения ответственности, оценки стоимости, создания системы отчетности, эффективно поддерживать процедуры сбора информации о выполнении работ и отображать результаты в информационной Управленческой системе для обобщения графиков работ, стоимости, ресурсов и дат завершения.
СРР позволяет согласовать план проекта с потребностями заказчика, представленными в виде спецификаций или описаний Работ. С другой стороны, СРР является удобным средством управления для проект-менеджера, так как позволяет: определить работы, пакеты работ, обеспечивающие достижение подцелей проекта; проверить, все ли цели будут достигнуты в результате реализации проекта; создать удобную, соответствующую целям проекта структуру отчетности; определить на соответствующем уровне детализации плана вехи, которые должны стать контрольными точками по проекту; распределить ответственность за достижение целей проекта между его исполнителями и тем самым гарантировать, что все работы по проекту имеют ответственных и не выпадут из поля зрения; обеспечить членам команды понимание общих целей и задач по проекту.
Иерархическая структура проекта, создаваемая на основе СРР позволяет применять процедуры сбора и обработки информации о ходе выполнения работ по проекту в соответствии с уровнями управления, пакетами работ, вехами и т. д., обобщать информацию по графикам работ, затратам, ресурсам и срокам.
Основанием декомпозиции СРР могут служить: компоненты товара, получаемого в результате реализации проекта; процессные или функциональные элементы деятельности организации, реализующей проект; этапы жизненного цикла проекта, основные фазы; подразделения организационной структуры; географическое размещение для пространственно распределенных проектов.
На практике используются комбинированные структуры СРР, построенные с использованием нескольких оснований декомпозиции.
Искусство декомпозиции проекта состоит в умелом согласовании основных структур проекта, к которым относят, организационную структуру структуру статей затрат структуру ресурсов,функциональную структуру, информационную структуру, структуру временных интервалов и их возможные составные структуры. СРР служит основой для подобного согласования.
В состав работ СРР входят все работы проекта. Анализ на полноту СРР является одним из самых важных этапов построения этой системообразующей структуры проекта. Поэтому, если в проекте имеются работы, контролируемые не только руководителем проекта, но и заказчиком, эти работы следует включить в состав работ СРР, тем самым обеспечивая полноту этой структуры. При этом внешние пакеты работ учитываются в СРР на соответствующем уровне с разделением на внешние и внутренние работы либо с разделением на внешние и внутренние организационные подразделения.
Назначение ответственных. Структура разбиения работ (СРР) служит основой для понимания членами команды состава и зависимостей работ по проекту. Однако весь проект и любая его часть может быть выполнена только в процессе согласованной, скоординированной деятельности участников проекта.
Структурная схема организации (ССО) и матрица oтветственности являются двумя инструментами, призванными помогать проект-менеджеру в создании команды, отвечающей целям и задачам проекта. ССО является описанием организацонной структуры, необходимой для выполнения работ.
Целью ССО является определение состава и расселение обязанностей исполнителей для работ, входящих в проект. Использование этих структур в процессе построения матрицы ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение пакетов работ. Матрица управляет собой форму описания распределения ответственности за реализацию работ по проекту, с указанием роли каждого из подразделений в выполнении. Количество видов ответственности может быть различным в зависимости от специфики проекта и его организации.
Матрица может также отображать виды ответственности конкретных руководителей за те или иные работы. Кроме того, могут быть отображены роли людей, не задействованных в проекте, но которые могут оказывать поддержку в работе команды.
Назначение ответственных происходит на этапе планирования, так как необходимо иметь точное представление не только о затратах, но и об имеющихся доступных ресурсах до того, когда план начнет выполняться. После того как все ресурсы будут определены, необходимо выяснить, каким образом их можно получить, в особенности это касается трудовых ресурсов с требуемой квалификацией. Исполнители конкретных работ по проекту должны быть доставлены в нужное место и в определенное время и иметь при этом все необходимое для их выполнения.
Для назначения ответственных надо знать семь типов ресурсов, которые они могут использовать: трудовые ресурсы, деньги, оборудование техническая оснастка, материалы и поставщики, информация и технологии.
Статьи затрат представляют собой инструмент управления, применяемый для сбора информации о фактических затратах выполненных работ и сравнения с их плановыми затратами. Кроме того, статьи затрат используются при планировании и контроле времени и стоимости, так как содержат и аккумулируют информацию о работах, назначенных организационным подразделениям в соответствии с СРР.
Определение с использованием ошибочных целей. Любой проект по своему содержанию предназначен для решения проблемы, удовлетворения конкретной потребности и т. д. В зависимости от этого формулируются те или иные конкретные цели. Если проблема непонятна и недостаточно четко сформулирована, то можно столкнуться с существенными ошибками.
Планирование на основе неполных данных. Подобная ситуация характерна для инжиниринговых проектов, для которых на результаты планирования существенно влияют будущие результаты тестирования или результаты поисковых работ смежных направлений. При этом приходится планировать работы, начало которых, а возможно, и сам факт выполнения которых зависит от результатов тестовых испытаний или успехов/неудач в соседних подразделениях.
Планирование без учета предыдущего опыта. Даже при наличии самой лучшей сметы, без использования предыдущего опыта реализации аналогичных проектов, можно допустить серьезные ошибки в планировании.
Планирование ресурсов без учета их доступности. Это касается, прежде всего, трудовых ресурсов, обладающих определенной квалификацией и возможностью прибыть к заданному сроку в заданном место для выполнения работ по проекту.
Планирование без учета координации. Любой достаточно большой проект разбивается на относительно независимые части, за реализацию которых отвечают самостоятельные подразделения. При отсутствии координирующих воздействий со стороны руководителя проекта они могут действовать, преследуя свои частные, локальные цели, что приводит к хаосу и срыву реализации проекта в целом.
Планирование без учета мотиваций. Для работ по проектам привлекаются исполнители из функциональных подразделений, у которых есть свое руководство, свои цели и специфические задачи и, разумеется, своя форма оплаты труда, которые обычно никак не связаны с целями и задачами проекта. Поэтому исполнители не чувствуют ответственности и важности работ по проекту без надлежащего стимулирования за результаты их деятельности. А руководитель проекта не наделен достаточными правами по стимулированию исполнителей и не может формировать бюджет материального стимулирования по результатам в проекте. Планирование с излишней детализацией. Когда проект планируется слишком детально, возникают проблемы при анализе, планировании и контроле его состояния - например, что выполнено и в чем задержка. Более того, трудно эффективно управлять большим количеством ресурсов, определять задержки по времени, оценивать затраты, разрабатывать реальные, приемлемые для целей управления графики. Однако излишнее укрупнение тоже может привести к проблемам потери управляемости. Необходима золотая середина, когда в проекте планируются только те параметры, которыми можно и нужно управлять.
n1.doc
13.2. Процессы планирования
Планирование относится к наиболее важным процессам для проекта, так как результатом его реализации является обычно уникальный объект товар или услуга. Объем и детальность планирования определяются полезностью информации, которую можно получить в результате выполнения процесса, и зависят от содержания (замысла) проекта.Эти процессы могут повторяться и входить в состав итерационной процедуры, выполняемой до достижения определенного результата. Например, если первоначальная дата завершения проекта неприемлема, то требуемые ресурсы, стоимость, а иногда и содержание проекта должны быть изменены. Результатом в этом случае будут согласованные сроки, объемы, номенклатура ресурсов, бюджет и содержание проекта, соответствующие его целям. Сам процесс планирования не может быть полностью алгоритмизирован и автоматизирован, так как содержит много неопределенных параметров и часто зависит от случайных факторов. Поэтому предлагаемые в результате планирования варианты могут отличаться, если они разрабатываются разными командами, специалисты в которых по-разному оценивают влияние на проект внешних факторов. Процессы планирования включают следующие.
Основные процессы планирования могут повторяться несколько раз как в течение всего проекта, так и его отдельных фаз. К ним относят:
Планирование содержания проекта и его документирование; « описание содержания проекта, определение основных этапов реализации проекта, декомпозиция их на более мелкие и управляемые элементы;
Составление сметы, оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;
Определение работ, формирование списка конкретных работ, которые обеспечивают достижение целей проекта;
Расстановку (последовательность) работ, определение и документирование технологических зависимостей и ограничений на работы;
Оценку продолжительности работ, трудозатрат и других ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ;
Расчет расписания, анализ технологических зависимостей выполнения работ, длительности работ и требований к ресурсам;
Планирование ресурсов, определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах потребуются для выполнения работ проекта. Определение сроков выполнения работ с учетом ограниченности ресурсов;
Составление бюджета, привязка сметных затрат к конкретным видам деятельности;
Создание (разработку) плана проекта, сбор результатов остальных процессов планирования и их объединение в общий документ.
Вспомогательные процессы выполняются по мере необходимости. К ним относят:
Планирование качества, определение стандартов качества, соответствующих данному проекту, и поиск путей их достижения;
Организационное планирование (проектирование), определение, обследование, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений подчиненности;
Подбор кадров, формирование команды проекта на всех стадиях жизненного цикла проекта, набор необходимых людских ресурсов, включенных в проект и работающих в нем;
Планирование коммуникаций, определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: кому и какая информация необходима, когда и как она им должна быть доставлена;
Идентификацию и оценку рисков, определение того, какой фактор неопределенности и в какой степени может повлиять на ход реализации проекта, определение благоприятного и неблагоприятного сценария реализации проекта, документирование рисков;
Планирование поставок, определение того, что, каким образом, когда и с помощью кого закупать и поставлять;
Планирование предложений, документирование товарных требований и определение потенциальных поставщиков.
13.3. Уровни планирования
Определение уровней планирования является также предметом планирования и проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т.д. В ходе этого процесса определяются вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи.Планы (графики, сети) как выражение результатов процессов планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную структуру, обладающую свойствами агрегирования информации, дифференцированной по уровням управления информированностью, эшелонироваться по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные). Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов "обратной связи", обеспечивающих постоянное сравнение плановых данных с фактическими, и обладать большой гибкостью, актуальностью и эффективностью.
Агрегирование календарно-сетевых планов (графиков) является важным и весьма эффективным инструментом, позволяющим управлять сложными проектами. С помощью этого инструмента участники проекта могут получать сетевые планы различной степени агрегирования в объеме и по содержанию соответствующие их правам и обязанностям по проекту. Упрощенно агрегирование сетевых планов для трех уровней может быть представлено в виде некоторой информационной пирамиды на рис. 13.3.1. Здесь, исходя из детального сетевого плана (внизу пирамиды), на следующий уровень управления передается план только с ключевыми этапами (вехами).
Сетевые планы укрупняют из-за того, что общий сетевой план состоит из множества частных сетевых планов. В каждом из таких частных планов определяют самый длинный путь. Эти пути затем ставят на место отдельных частей сети. При помощи такого постепенного агрегирования получают многоуровневые сетевые планы.
Рис. 13.3.1. Взаимосвязь уровней планирования
Обычно выделяют следующие виды планов:
Концептуальный план;
Стратегический план реализации проекта;
Тактические (детальные, оперативные) планы.
Концептуальное планирование, результатом которого является концептуальный план, представляет собой процесс разработки основной документации по проекту, технических требований, оценок, укрупненных календарных планов, процедур контроля и управления. Концептуальное планирование проводится в начальный период жизненного цикла проекта.
Стратегическое планирование представляет собой процесс разработки стратегических, укрупненных, долгосрочных планов.
Детальное (оперативное, тактическое) планирование связано с разработкой тактических, детальных планов (графиков) для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей.
Уровни (агрегирования) плана должны соответствовать уровням управления. Чем выше уровень, тем более агрегированная, обобщенная информация используется для управления. Для каждого из уровней есть свое представление входных данных, которыми обычно являются:
Договорные требования и обязательства;
Описание доступных ресурсов и ограничения на их использование (сроки, интенсивность, размещение и т.д.);
Оценочные и стоимостные модели;
Документация по аналогичным разработкам.
Уровень стратегического планирования связан с двумя основными вопросами:
Что мы собираемся сделать?
Как мы это сделаем?
Как правило, частные (специфические) цели проекта по мере его реализации могут меняться, в то время как стратегические цели проекта, его миссия остаются неизменными. Поэтому этапу стратегического планирования придается особое значение. Здесь должна быть получена предельная ясность по проекту, по основным этапам его реализации, по целям, которые должны быть достигнуты.
Рис. 13.3.2. Модель стратегического планирования
Модель стратегического планирования может содержать несколько подэтапов, представленных на рис. 13.3.2. Подэтапы стратегического планирования могут и не иметь определенной, наперед заданной последовательности. Как правило, они выполняются несколько раз, когда информация, получаемая после очередного этапа анализа или выполнения процедуры, используется на последующем этапе, снова возвращается на предыдущий или предыдущие этапы с уже уточненной или некоторой дополнительной информацией.
Методы SWOT -анализа (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats - преимущества, слабые стороны, возможности, угрозы) часто используются для целей стратегического планирования, в особенности для оценки специфических параметров самой организации и ее окружения. Для проведения SWOT-анализа используют табл. 13.3.1. Для ее заполнения необходимо ответить на следующие вопросы:
Каковы наши преимущества? Как мы можем их реализовать?
В чем наши слабые стороны? Как мы можем уменьшить их влияние?
Какие существуют возможности? Как мы можем извлечь выгоду из них?
Что могло бы воспрепятствовать угрозам?
Что мы могли бы сделать для каждого из обстоятельств, чтобы преодолеть или избежать возникновения проблемы?
Таблица 13.3.1
Таблица для проведения SWOT-анализа
По результатам SWOT-анализа, в частности, можно определить, к какой из стратегий следует отнести стратегию для конкретного проекта.
Двенадцать возможных стратегий для проектов:
Ориентированная на строительство;
Основанная на финансировании, связанная с применением нетривиальных схем финансирования, возможно, с использованием долговых обязательств или субсидий, а также когда уделяется особое внимание финансовым потокам или стоимости капитала;
Государственная;
Проектная, когда проектная технология дает существенные преимущества по сравнению с другими технологиями;
Построенная на отношениях "заказчик-подрядчик", при которой используются различные формы партнерских отношений между заказчиком и подрядчиком;
Технологическая, ориентированная на применение самых современных, но и в большей степени подверженных риску технологиях;
Ориентированная на ввод в эксплуатацию;
Обеспечивающая оптимизацию отношения затрат, качества и сроков;
Ресурсно-ориентированная, в особенности при ограниченности или высокой стоимости ресурсов, их дефицитности и уникальности;
Ориентированная на масштаб решаемых проблем или на заданный объем, например обеспечение заданного количества рабочих мест в регионе;
Ориентированная на случайность или на непредвиденные чрезвычайные обстоятельства;
Пассивная, когда вообще нет стратегии как таковой и поведение окружающей среды непредсказуемо.
УПРАВЛЕНИЕ РАЗРАБОТКОЙ ПРОЕКТА
Понятие планирования проекта, принципы, уровни и процессы планирования
На этой фазе жизненного цикла проекта планируется процесс его осуществления, определяются методы и средства УП как целостной системы, так и в разрезе отдельных подсистем.
Основным результатом этой фазы является сводный план проекта, который объединяет результаты всех процессов планирования в проекте, понятие планирования, принципы, уровни и процессы планирования.
Под планированием понимается непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей с учетом складывающейся обстановки. Основная цель планирования – это интеграция всех участников проекта для выполнения комплекса работ, обеспечивающих достижение конечных результатов проекта. Существуют некоторые общие для всех проектов принципы планирования. К основным из них можно отнести:
1) Целенаправленность. Здесь планирование рассматривается как процесс развертывания главной цели проекта в определенную (иерархическую) последовательность целей и задач проекта с определением порядка выполнения отдельных мероприятий и работ.
2)Комплексность. Она означает полный охват научных, проектных, организационных, производственных и других мероприятий и работ, направленных на достижение целей и результатов проекта.
3) Системность. Предполагает рассмотрение проекта как целостной системы, состоящей из отдельных подсистем, которая находится в определенном внешнем окружении. При этом в процессе планирования рассматриваются взаимосвязи как внутри проекта, так и вовне его.
4) Сбалансированность по ресурсам. Этот принцип предполагает, что планы не должны содержать задач и работ, которые не обеспечены необходимыми ресурсами.
5) Оптимальность. Этот принцип предполагает, что система УП должна быть способна формировать не просто приемлемые планы, с точки зрения заданных ограничений, а лучшие или оптимальные планы по выбранным критериям.
Предметом планирования также является определение уровней планирования проекта. Они определяются для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, сроков и т.д.
Принято выделять следующие уровни планирования:
1) концептуальный;
2) стратегический;
3) тактический (или детальный).
Взаимосвязь уровней планирования можно представить в виде некоторой пирамидальной структуры, обладающей свойствами агрегирования информации, каждый более высокий уровень включает в себя информацию всех низших уровней.
Концептуальное планирование проводится в начальный период жизненного цикла проекта. На этом уровне определяются цели и задачи проекта и рассматриваются альтернативные варианты действий по достижению намеченных результатов. Здесь также выполняется предварительная оценка продолжительности, стоимости и потребности в ресурсах.
Стратегическое планирование обеспечивает общее видение проекта. Стратегический план показывает, каким образом промежуточные ключевые этапы (или вехи) логически выстраиваются по направлению к конечным целям проекта.
Стратегические цели проекта, в отличие от более мелких детальных целей, остаются неизменными. Поэтому этапу стратегического планирования придается особое значение.
Тактическое (или детальное) планирование связано с разработкой детальных планов и графиков для осуществления оперативного управления на уровне исполнителей. Иногда тактические планы еще подразделяют на текущие (год, квартал) и оперативные (месяц, неделя, сутки).
Планирование в целом представляет собой совокупность процессов , связанных между собой взаимными отношениями. Процессы планирования по степени важности можно разделить на основные и вспомогательные , которые в свою очередь, могут включать в себя отдельные подпроцессы (или этапы).
 |
Планирование предметной области проекта
Планирование предметной области проекта включает в себя следующие подпроцессы (этапы):
1) разработка предметной области;
2) определение (или детализация) предметной области.
Изучение процессов планирования проекта (и соответствующих им подпроцессов) производится по следующей схеме: постановка задачи, необходимая информация, методы и средства разработки, получаемые результаты.
Разработка предметной области проекта заключается в создании документа, который очерчивает предметную область как базу для будущего принятия решений по проекту, включая критерии оценки успешного завершения проекта или его отдельных фаз.
При разработке предметной области проекта необходима следующая информация:
1) формальные документы об утверждении проекта, которые дают разрешение на его реализацию (приказы, распоряжения);
2) описание результатов проекта, т.е. основных характеристик продукта или услуг, для создания которых был предпринят данный проект;
3) ограничения и допущения, которые лимитируют возможности команды проекта при его реализации. При выполнении проекта обычно лимитируются финансовые, трудовые, материально-технические ресурсы, а также сроки выполнения проекта. К числу ограничений могут быть также отнесены требования к качеству создаваемых продуктов и услуг, к безопасности, экономии и т.д. Методы и средства разработки предметной области проекта включают: экспертные оценки, «мозговую атаку», творческую конфронтацию (т.е. дискуссии), стоимостной анализ (т.е. оценка затрат и доходов, окупаемости проекта).
В результате разработки предметной области проекта формируется документ (или комплект документов), в котором эта предметная область и очерчивается. Этот документ обеспечивает взаимопонимание участников проекта при принятии решений по различным вопросам. По мере развития проекта документ, утверждающий предметную область, может пересматриваться или исправляться. При этом все изменения будут обязательны для всех участников проекта.
Второй этап, т.е. определение (или детализации) предметной области проекта включает разбиение основных результатов проекта, которые описаны на предыдущем этапе, на более мелкие и управляемые компоненты. Это производится с целью:
1) повышения точности определения сроков выполнения работ по проекту и количества необходимых для этого ресурсов;
2) создания основы для действенного контроля за ходом работ по проекту;
3) обеспечения четкого распределения ответственности в проекте.
Для детализации предметной области проекта необходима следующая информация:
1) документ, очерчивающий предметную область проекта (см. предыдущий подпроцесс);
2) ограничения и допущения, принятые при осуществлении проекта;
3) выходы (т.е. результаты) других процессов планирования, которые должны рассматриваться с точки зрения их возможного вклада в детализацию предметной области проекта;
4) архивные материалы о выполненных ранее аналогичных проектах.
Для детализации предметной области проекта обычно применяется метод структурной декомпозиции (или разбиения) работ (СРР). Суть этого метода (см. п. 3.1) состоит в декомпозиции (т.е. разбиении) проекта на структурные элементы, меньшие по размеру и более управляемые. Декомпозиция продолжается до тех пор, пока пока уровень детализации результатов не будет достаточным для эффективного планирования, выполнения и контроля за ходом работ.
Таким образом, в результате определения (или детализации) предметной области проекта формируется структурная декомпозиция работ, которая охватывает всю предметную область.
В ходе реализации описанных выше подпроцессов также может быть сформирован специальный документ под названием «план управления предметной областью». В зависимости от потребностей проекта этот план может быть формальным или неформальным, общим или детализированным. Этот план является вспомогательным документом сводного плана проекта.
Планирование временных параметров проекта
Управление проектом по временным параметрам, т.е. срокам выполнения отдельных работ и проекта в целом заключается в согласование работы всех участников проекта на основе календарных планов (или расписаний работ).
Календарными планами называются проектно-технологические документы, которые устанавливают полный перечень работ проекта, их последовательность и взаимосвязи, сроки выполнения проекта и продолжительности отдельных работ, а также исполнителей и необходимые ресурсы.
Процесс планирования временных параметров проекта включает в себя следующие этапы работ:
1) определение перечня работ проекта;
2) определение последовательности и взаимосвязей работ проекта;
3) определение продолжительности работ проекта;
4) разработка расписания проекта (т.е. календарного плана).
Задача по определению перечня работ проекта вплотную связана со структурой разбиения работ и выполняется на ее основе. Кроме СРР в качестве исходной информации для определения перечня работ могут быть использованы ранее выполненные проекты-аналоги. Также необходимо учитывать требования к уровню детализации работ, которые определяются назначением календарного плана (т.е. стратегический, тактический или оперативный).
В зависимости от уровня и задач планирования, используя метод структурной декомпозиции, можно получить полный перечень работ с различным уровнем их детализации. Это производится с помощью построения на СРР сечений с заданными свойствами. Нахождение полного перечня работ равносильно задаче построения на данном графе сечения с заданной степенью детализации. И, наоборот, построенное сечение определяет перечень работ проекта.
Таким образом, результатом выполнения данного этапа является перечень работ по проекту с заданной степенью детализации, которая зависит от потребностей решаемых задач планирования или контроля. При этом также указываются объемно - ресурсные характеристики работ проекта и их исполнители.
Выполнение следующего этапа под названием определение последовательности и взаимосвязей работ проекта является задачей построения организационно-технологических моделей осуществления проекта (ОТМ).
ОТМ должна отражать результаты проекта, (т.е. ключевые этапы, вехи), перечень работ проекта, последовательность их выполнения и взаимосвязи между ними, а также временные и технологические ограничения. При этом ОТМ должна быть построена таким образом, чтобы в необходимой и достаточной степени быть адекватной моделируемому процессу. Требования адекватности модели заключаются в том, чтобы ее исходные данные по уровню своей точности и детализации соответствовали заданной точности получаемых результатов. Кроме этого ОТМ должна обладать такими качествами, как наглядность, простота использования, удобство анализа, минимальная трудоемкость при построении и корректировке.
Для построения ОТМ необходима следующая исходная информация:
1. перечень работ проекта и их характеристики;
2. технологическая последовательность выполнения работ;
3. взаимосвязи работ;
4. ограничения на условия выполнения работ;
5. временные ограничения;
6. внешние ограничения и взаимосвязи.
Перечень работ зависит от принятой детализации в зависимости от потребностей задач планирования.
Технологическая последовательность выполнения работ определяется нормативными документами (СНиП) или экспертным путем (для новых видов работ). Например, при строительстве промышленного здания типовая (или нормальная) технология выполнения работ включает: земляные работы, нулевой цикл (т.е. фундаменты, подвалы, вводы коммуникаций), несущие и ограждающие конструкции, кровельные работы, монтаж оборудования, инженерные сети и коммуникации, отделочные работы (внутренняя и внешняя отделка) и благоустройство территории.
Взаимосвязи работ бывают технологические и организационные.
Технологические взаимосвязи (как было показано выше) определяются принятой технологией выполнения работ. Организационные взаимосвязи между работами определяются очередностью работ, обеспеченностью их ресурсами и другими организационными условиями производства (например, методами организации работ: последовательный, параллельный, поточный).
Технология и организация производства накладывает определенные ограничения на условия выполнения работ.
Временные ограничения отражают абсолютные пределы сроков выполнения отдельных работ и проекта в целом (например, нормативные или директивные сроки строительства объекта). Они должны учитываться при разработке расписания работ проекта.
| Время Виды работ | |||||
При определении последовательности и взаимосвязей работ используются следующие методы и средства:
1) методы построения диаграммы Ганта;
2) методы сетевого моделирования.
Диаграмма Ганта – это горизонтальная линейная диаграмма (в обиходе она называется – календарный план), на которой работы изображаются протяженными во времени взаимосвязанными отрезками, имеющими даты начала и окончания. Недостатком линейной диаграммы Ганта является то, что она не позволяет установить всю совокупность взаимосвязей между работами. Этот недостаток устраняется при использовании методов сетевого моделирования.
Сетевая модель – это графическое изображение работ проекта и зависимостей между ними. В практике планирования используются два типа сетевых моделей:
1) сетевая модель типа «вершина-работа»;
2) сетевая модель типа «вершина-событие».
Сетевая модель первого типа представляет собой граф, множество вершин которого соответствуют работам, а соединения между вершинами представляют собой взаимосвязи между работами. Ниже представлен фрагмент сети «вершина-работа».
В сетевой модели второго типа («вершина-событие») работа представляется в виде линии между двумя событиями (узлами), которые в свою очередь отображают начало и конец данной работы. Примером такого типа моделей являются так называемые PERT – диаграммы (Program Evaluation and Review Technique: переводится как «метод оценки и пересмотра планов»). Ниже представлен фрагмент сети «вершина-событие».
Где РТ - 1, 2 – разработка траншеи на 1-й и 2-й захватках (участках);
МТ-1,2 – монтаж труб по захваткам
Таким образом, в результате выполнения данного этапа должна быть построена какая-либо модель (линейная или сетевая), которая наглядно изображала бы процесс выполнения проекта, взаимосвязи между работами и временные ограничения.
Основной задачей этапа под названием определение продолжительностей работ проекта является определение времени, необходимого для выполнения каждой отдельной работы. Для этого используется следующая исходная информация:
1) перечень работ проекта;
2) объемы (количество) работ;
3) ресурсы, необходимые для выполнения работ проекта (например, трудовые);
4) производительность этих ресурсов.
Позиция 3 и 4 одновременно выступают в качестве ограничений при определении продолжительности работ. Например, чем меньше ресурсов, тем дольше будет выполняться та или иная работа.
Для оценки продолжительностей работ используют следующие методы и средства. Их выбор зависит от наличия, полноты и достоверности исходных данных. Эти методы включают:
1) нормативные расчетные методы;
3) оценку по аналогам;
4) методы моделирования.
Нормативные расчетные методы применяются при наличии необходимой исходной информации и соответствующей нормативной базы. В этом случае продолжительность проекта определяется по формуле:
где V i – объем I-ой работы в физических измерителях;
Q - выработка одного исполнителя в смену в тех же измерителях;
n – число смен в сутки;
m – число исполнителей.
Экспертные методы используются при отсутствии необходимой и достоверной информации для оценки продолжительностей работ проекта. Для этого привлекают специалистов – экспертов, оценки которых базируются на их знаниях и опыте, т.е. чем выше уровень подготовки экспертов, тем надежнее оценка продолжительности работ. Так, например, в системе PERT используется формула расчета ожидаемой продолжительности работ по трем оценкам времени:
, (5.2)
где Т min - минимально возможная продолжительность работ;
Т max - максимально допустимая продолжительность работ;
Т нв - наиболее вероятная продолжительность работ.
Одной из форм экспертной оценки является аналоговая оценка. При этом в качестве продолжительности работ данного проекта используется продолжительность аналогичных работ ранее выполненных проектов.
Для оценки вероятностных продолжительностей работ также могут быть использованы методы моделирования (например, метод Монте-Карло, основанный на генерации случайных чисел).
Таким образом, в результате выполнения данного этапа могут быть получены два типа временных оценок работ.
1) детерминирование оценки продолжительностей работ, определенные по рассчитанным формулам на основе достоверных исходных данных и соответствующей нормативной базы, например, нормативные составы звеньев рабочих по ЕНиР, нормативная выработка по видам работ;
2) вероятностные оценки времени, которые необходимы для выполнения каждой работы проекта, и диапазоны возможных отклонений от этих величин (см. экспертные методы).
Завершающим этапом процесса планирования временных параметров является разработка расписания проекта.
Главной задачей календарного планирования является формирование расписания работ, оптимального по выбранному критерию (или критериям) его оценки. Выбор критерия оптимальности определяется в зависимости от назначения расписания и конкретных условий выполнения проекта. Такими критериями могут быть: минимизация продолжительности проекта в условиях ограниченных ресурсов, минимизация стоимости проекта, равномерное распределение ресурсов и другие.
Для разработки расписания необходима следующая исходная информация:
1) ОТМ проекта, отражающая взаимосвязи работ (например, сетевая модель);
2) продолжительности работ;
3) наличие ресурсов и ограничения по ним.
При разработке расписания используются следующие методы и средства:
1) метод критического пути – МКП (СРМ – Critical Path Method).
Этот метод позволяет рассчитать т.н. критический путь , т.е. максимальный по продолжительности полный путь в данной сетевой модели, от которого зависит срок выполнения проекта в целом. При этом методе определяются ранние и поздние даты начала и окончания работ проекта, а также т.н. резервы времени. Это такие промежутки времени, на которые можно отодвинуть выполнение работы без нарушения ограничений и даты завершения проекта в целом.
2) метод сглаживания : применяется в том случае, если нужно оптимизировать некоторый показатель качества ресурсов, например, достичь максимальной равномерности их использования.
3) метод сжатия – сокращает продолжительность выполнения работ проекта без изменения его предметной области. Для этого определяется т.н. ускоренный путь, или возможное совмещенное, т.е. параллельное выполнение работ вместо последовательного. Это достигается, например, путем разбивки всего фронта работ на технологические участки (захватки);
4) метод калибровки – предусматривает первоочередное выполнение определенных видов работ в соответствии с принятым приоритетом: например, сначала ранее начатые работы, потом работы критического пути, и, наконец – остальные работы в порядке возрастания их резервов времени.
Таким образом, в результате разработки расписания получается календарный план работ проекта. Он в графической или табличной форме представляет ранние или поздние сроки начала и окончания работ, резервы времени, а также общий срок выполнения всех работ по проекту.
Этот календарный план может быть дополнен планом управления расписанием, который определяет порядок и правила внесения изменений и дополнений в календарный план.
Планирование стоимости в проекте
Процесс планирования стоимости предназначен для обеспечения выполнения проекта в рамках установленного бюджета. Он включает следующие подпроцессы (работы):
1) определение потребности проекта в ресурсах;
2) оценка стоимости проекта;
3) разработка бюджета проекта.
Определение потребности проекта в ресурсах начинается еще на более ранних стадиях планирования (например, трудовые ресурсы нужны для определения продолжительности работ проекта).
После составления расписания работ проекта определяется потребность во всех видах ресурсов, необходимых для его выполнения. При этом используются нормативные и экспертные методы. К ресурсам проекта можно отнести:
1) трудовые ресурсы;
2) материалы;
3) машины и оборудование;
4) энергетические ресурсы;
5) вычислительная и организационная техника;
6) производственные площади;
7) прочие ресурсы (накладные).
Таким образом, в результате выполнения данного подпроцесса необходимо получить описание ресурсов, их количество для каждого элемента СРР, а также сроки их использования. Потребности в различных ресурсах могут быть представлены в виде графиков.
Оценка стоимости проекта производится на разных фазах его жизненного цикла (рис. 5.1).
На фазе разработки проекта производится стоимостная оценка и планирование различных ресурсов, потребность в которых определена ранее. Для определения стоимости проекта также необходимо наличие сметной нормативной базы, данных о косвенных затратах по проекту, информации о стоимости ранее выполненных проектов-аналогов. Для оценки инвестиционной составляющей стоимости проекта разрабатывается различная сметная документация, на основе которой определяются технико-экономические показатели и эффективность намеченного проекта. На основе сметной документации также осуществляются планирование и финансирование проекта, производятся расчеты за выполненные работы между заказчиком (или менеджером проекта) и подрядчиком.
В настоящее время в российской практике применяются различные методы определения сметной стоимости строительства, которые условно можно свести к двум группам:
1. методы, основанные на оценке стоимости выполненных работ (базисно - индексный);
2. методы, основанные на оценке стоимости используемых ресурсов (ресурсный, ресурсно – индексный).
Для использования этих методов необходимо наличие соответствующей сметно-нормативной базы: единичные расценки, стоимость ресурсов, индексы перехода к текущим ценам.
Для определения сметной стоимости строительства (т.е. инвестиционной составляющей стоимости проекта) составляется различная сметная документация а именно: локальные сметы и сметные расчеты; объектные сметы и сметные расчеты, сводные сметные расчеты стоимости строительства.
Таким образом, в результате выполнения данного подпроцесса должна быть получена оценка стоимости проекта по всем его составляющим (стоимость предпроектных исследований, стоимость разработки проекта, стоимость строительства, затраты на эксплуатацию объекта, снятие продукции с производства, перепрофилирование производственных мощностей, утилизация остатков).
Рис. 5.1. Структура управления стоимостью проекта
Разработка бюджета проекта (бюджетирование проекта) заключается в распределении средств проекта по временным периодам (год, квартал, месяц); при этом расход средств первого года планируется более подробно (т.е. по кварталам и месяцам). (Бюджет проекта должен строиться таким образом, чтобы удовлетворить потребности участников проекта в финансовых ресурсах в планируемые интервалы времени).
Для разработки бюджета проекта необходима следующая исходная информация:
1) календарный план выполнения работ (расписание проекта);
2) результаты оценки стоимости проекта на всех фазах жизненного цикла (в т.ч. – сметы);
3) требования и ограничения, установленные при осуществлении проекта.
Методы и средства разработки бюджета рассмотрены выше: на основании календарного плана формируется список работ, которые должны быть выполнены в соответствующие временные периоды; на основании результатов оценки стоимости определяется стоимость работ, относящихся к рассмотренному периоду.
Форма представления бюджетов проекта зависит от различных факторов, таких как потребитель документа и интересующая его информация, сложившиеся стандарты в этой сфере, фаза жизненного цикла проекта. В этой связи бюджет проекта в окончательном варианте может быть представлен в виде:
1. Календарных планов-графиков затрат.
2. Линейных или столбчатых диаграмм распределенных во времени кумулятивных затрат (рис. 5.2).
3. Круговых диаграмм структуры расходов и т.д.
Рис. 5.2. Столбчатая диаграмма кумулятивных затрат
В зависимости от фазы жизненного цикла проекта бюджеты могут быть (см. структуру управления стоимостью проекта):
1) предварительные (или оценочные);
2) утвержденные (или официальные);
3) текущие (или корректируемые);
4) фактические.
На начальной стадии проекта в процессе проработки его концепции составляются предварительные бюджеты, которые носят в основном оценочный характер. Такие бюджеты подвергаются согласованию со всеми заинтересованными лицами и в конечном итоге утверждаются руководителем проекта. После того, как в результате утверждения бюджет обретает официальный статус, он становится эталоном, по отношению к которому происходит сравнение фактических результатов. В ходе реализации проекта возникают отклонения от ранее запланированных показателей, что должно своевременно отражаться в текущих бюджетах путем их корректировки. После завершения всех работ по проекту в качестве итогового документа составляется фактический бюджет, в котором отражаются реальные фактические затраты на выполнение работ.
Планирование качества проекта
Качество – это целостная совокупность характеристик объекта, которые относятся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности. Эти характеристики устанавливаются на основе определенных критериев. Примеры характеристик качества: надежность, ремонтопригодность, безопасность и другие. Принято различать четыре ключевых аспекта качества:
1) качество, обусловленное соответствием проекта рыночным потребностям и ожиданиям потребителей;
2) качество разработки и планирования проекта достигается благодаря тщательной разработке самого проекта и его продукции;
3) качество выполнения работ по проекту в соответствии с плановой документацией; достигается благодаря поддержанию соответствия реализации проекта его плану;
4) качество, обусловленное материально-техническим обеспечением проекта на протяжении всего его жизненного цикла.
В основе системы управления качеством лежат некоторые общие принципы. К основным из них относятся:
1) Системный подход. Он означает, что обеспечение качества необходимо осуществлять во всех процессах и на всех этапах жизненного цикла проекта.
2) Нацеленность на потребителя. Продукция или услуга проекта должны быть направлены на удовлетворение реальных потребностей.
3) Обеспечения приоритета предупреждению, а не реакции на случившееся. Это означает, что стоимость избежания ошибок всегда меньше стоимости их исправления.
4) Непрерывность улучшений. Система управления качеством должна непрерывно функционировать и улучшаться, а также регулярно проверяться.
5) Вовлечение всех сотрудников. В процесс обеспечения качества желательно вовлечь как можно большее количество участников проекта.
6) Награды и признания. Создание соответствующей системы мотивации повышения качества, например, зависимость размеров оплаты труда исполнителей и руководителей от уровня качества продукции и услуг проекта.
7) Бюджетное обеспечение. В бюджете проекта следует выделять статьи на обеспечение запланированного уровня качества.
В рамках системы УП управление качеством рассматривается как система методов, средств и видов деятельности, которые направлены на выполнение требований и ожиданий потребителей к качеству самого проекта и его продукции. Управление качеством проекта включает:
1) общую политику руководства проекта в области качества;
2) систему распределения полномочий и ответственности участников проекта в области качества;
3) планирование качества;
4) обеспечение качества;
5) контроль качества.
Планирование качества – это выделение требований к качеству проекта и его продукции, а также определение путей их достижения.
Для начала процесса планирования качества необходимо иметь описание продукции проекта, а также существующие стандарты и требования к качеству его продукции и услуг.
В процессе планирования качества могут применяться следующие методы и средства:
1) анализ затрат и выгод;
2) установление желательного уровня показателей качества проекта, исходя из сравнения с соответствующими показателями других проектов;
3) диаграммы причин-следствий (диаграммы Исикавы);
4) эксперименты.
Рис. 5.3. Диаграмма причин-следствий
В результате планирования качества проекта составляется план качества , то есть план организационно-технических мероприятий по внедрению системы качества проекта. Он должен содержать описание конкретных мероприятий по реализации политики в области качества с указанием сроков выполнения, ответственных, критериев оценки и бюджета.
В план качества должны входить описания процедур проведения контрольных и испытательных мероприятий, а также перечень контрольных показателей по всем работам и видам продукции. В план качества также могут входить технологические карты отдельных сложных процессов и проверочные листы, которые предписывают выполнение конкретных шагов или процедур.
Обеспечение качества – это регулярная проверка хода реализации проекта с целью установления его соответствия ранее определенным требованиям к качеству. Этот процесс происходит из ранее утвержденного плана качества, имеющихся технологических карт, проверочных листов и иной документации, а также данных о качестве, полученных в результате контроля и испытаний.
Обеспечение качества осуществляется путем плановых и внеплановых проверок, инспекций с последующей оценкой качества.
Контроль качества представляет собой отслеживание конкретных результатов деятельности по проекту в целях установления их соответствия стандартам и требованиям по качеству, а также определения путей устранения причин реальных и потенциальных несоответствий. Для контроля качества необходима информация о ходе реализации проекта, план качества и документация по качеству.
Для контроля качества используются следующие методы и средства:
1) проверки;
2) контрольные карты, которые представляют собой графическое изображение результатов процесса. На них наглядно изображаются верхний и нижний допустимые пределы контролируемого параметра, а также его среднее значение (рис. 5.4).
3) статистические выборки, корреляционно-регрессионный анализ;
4) различные диаграммы, например, диаграммы Парето, которые представляют собой гистограммы появления различных дефектов, упорядоченные по частоте (рис. 5.5).
Рис. 5.4. Контрольная карта реализации процесса
Таблица исходных данных для построения диаграммы Парето
Порядковый номер причин дефекта
Рис. 5.5. Диаграмма Парето
Диаграммы Парето используются для выявления наиболее значимых дефектов с целью принятия мер по их устранению. Для этого определяется показатель среднего приращения потерь (руб.)от дефектов по формуле:
где П 0 – общая (кумулятивная) сумма потерь от выявленных дефектов, руб.
n – число дефектов (причин, виновников).
При этом в число наиболее значимых (критических) попадают те дефекты (или их причины, или их виновники), у которых фактические потери (П ф) больше или равны значению среднего приращения (DП), т.е. когда обеспечивается неравенство:
В нашем примере:
DП= (тыс. руб.).
Таким образом, к наиболее весомым относятся причины дефектов под номерами 1 и 2 (17 и 12 > 8) (заштриховано).
В результате контроля качества могут быть предприняты следующие действия:
1) исправление процессов с целью улучшения качества;
2) установление брака и переработка продукции с целью повторного ее представления для контроля качества;
3) принятие продукции (если качество соответствует требованиям).
Планирование коммуникаций (информационного и программного обеспечения проекта)
Управление коммуникациями проекта, (т.е. управление взаимодействием, информационными связями) – это управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, обработки, распределения и хранения необходимой проектной информации по проекту.
К информации проекта предъявляются определенные требования. К основным из них относятся: своевременность, достоверность, адресность, удобство представления, многократность использования, возможность кодировки, высокая скорость сбора. Это решается путем использования в рамках УП современных информационных технологий.
Коммуникации проекта совместно с сопутствующей им информацией являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий всех участников проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.
Основными потребителями информации проекта являются:
1) проект-менеджер – для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия соответствующих решений по проекту;
2) заказчик – для осведомленности о ходе выполнения работ по проекту;
3) поставщики – при возникновении потребности в материалах и оборудовании, необходимых для выполнения работ;
4) проектировщики – при необходимости внесения изменений в проектную документацию;
5) непосредственные исполнители работ на местах.
Планирование и управление коммуникациями включает в себя следующие подпроцессы (или работы):
1) планирование системы коммуникаций, т.е. определение информационных потребностей всех участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);
2) сбор и распределение информации, (т.е. процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участников проекта);
3) отчетность о ходе выполнения проекта на базе обработки фактического состояния работ проекта;
4) документирование хода работ, т.е. сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
Планирование коммуникаций является составной частью общего процесса разработки сводного плана проекта (см. схему процессов планирования). Оно формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта).
План коммуникаций включает:
1) план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;
2) план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;
3) детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, используемые термины;
4) план ввода в действие различных видов коммуникаций.
Системы сбора и распределения информации включают следующие виды коммуникаций:
1) внутренние (т.е. внутри команды проекта) и внешние (т.е. с руководством компании, заказчиком и т.д.);
2) формальные (т.е. отчеты, запросы, совещания) и неформальные (например, обсуждения);
3) письменные и устные;
4) вертикальные и горизонтальные.
В проекте могут использоваться неавтоматизированные (бумажные носители, проведение совещаний) и автоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.
Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия участников проекта, такие, например, как электронная почта, системы сотовой связи, спутниковая связь, пейджинговая связь, видеосвязь.
Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в соответствующих отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.
Отчетность о ходе выполнения работ по проекту включает:
1) информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных его разделов и показателей;
2) информацию об отклонениях от плановых показателей;
3) прогнозирование будущего состояния проекта.
Документирование хода работ может включать:
1) сбор и проверку окончательных данных;
2) анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;
3) архивирование результатов с целью их дальнейшего использования, в том числе посредством современных программных средств – электронные архивы, базы данных и т.д.
Сущность проектирования заключается в выработке стратегии достижения определенных целей. Создается модель, в соответствии с которой поэтапно реализуются те или иные действия, приближающие к конечному результату. Но и планирование проекта как таковое нуждается в тщательном анализе и проработке, чтобы стратегия решения поставленной задачи предполагала использование оптимальных средств и способов, которые повысят шансы на успешность в достижении целей.
Понятие и цель планирования
Еще до начала непосредственного проектирования формируется концепция, принципы и модель, по которой будет разрабатываться план действий. Это основа, на которой строится система целенаправленных шагов, ориентированных на достижение результата. Под результатом понимается конечная цель, ради которой и разрабатывается проектное решение. Изначально создается каркас организационной структуры, в рамках которой утверждается порядок, последовательность и характер выполнения работ. Также ставятся задачи планирования проекта, в которых может раскрываться и тактика использования материально-технических ресурсов. Непосредственно планирование охватывает все фазы создания проектного решения, но это не значит, что они должны разрабатываться по единой модели. На каждой стадии может применяться индивидуальный подход, учитывающий специфику рабочих действий и сложности их выполнения. Однако этапы проекта должны быть структурированы в общей системе планирования.
Модель, по которой будет разрабатываться проект, в любом случае строится с акцентом на достижение конечного результата. Только в этом случае можно будет рассчитывать на создание оптимальной по качеству стратегии управления. Важную роль играют и вводные данные, которые могут вводить правила, принципы или ограничения, значимость которых проявится уже после осуществления проекта. На данный же момент следует определить цель планирования проекта, которая будет заключаться в создании оптимальной модели действий с точки зрения реализации поставленной задачи.
Планирование предметной области
Один из начальных этапов планирования, в ходе которого определяется часть основополагающих параметров проекта. Под предметной областью в данном случае понимается совокупность целей и задач, достижение которых должно быть реализовано в процессе завершения проекта. Причем если конкретные направления пошагового движения к цели ставят вполне определенные точки достижения по измеряемым параметрам, то предметная область определяется как более широкая инфраструктура конечной цели. Она может затрагивать и факторы, которые проявятся уже в ходе эксплуатации продукта или выработанного технологического решения. Что конкретно на начальном этапе может дать планирование проекта с учетом предметной области? Данная модель позволяет выполнить следующие задачи:
- На основе анализа целей уточняется текущее состояние управляющей системы.
- Уточнение ключевых параметров проектного решения.
- Детальное формулирование критериев успеха и провала.
- Анализ и корректировка допущений по ограничениям.
- Определение параметров оценки промежуточных и конечных результатов проекта.
Состав процессов планирования
По мере разработки плана его создатели переходят от общего формулирования и технического обоснования целей к детальному описанию мероприятий, которые нужно будет выполнить для достижения конкретных целей. И опять же, нельзя рассматривать систему формирования организационной структуры плана как замкнутую даже после интеграции вводных данных. Даже без внешнего поступления новой информации может возникнуть потребность в дополнительных сведениях или уточнении прежних данных. По этой же причине процессы планирования проекта обладают свойством цикличности. Повторение необходимо для производства операции с учетом обновленных данных.
В то же время каждая итерация изначально должна иметь четкую последовательность выполнения - и по отдельным стадиям, и в рамках общей планировочной модели. К конкретным процессам можно отнести следующие:
- Разработка структуры содержания проекта с указанием основных этапов осуществления проекта.
- Разбивка крупных задач на мелкие - детализация и сегментация на отдельные процессы.
- Составление сметной конструкции, в которой будут учитываться требуемые ресурсы как на планирование, так и на разработку проекта.
- Составление перечня с конкретными рабочими мероприятиями. Формирование документальной базы, в которой будут указываться параметры работ, их технологические зависимости и т. д.
- Расстановка рабочих действий в общей планировочной структуре. Определение возможностей изменения конфигурации их выполнения.
В зависимости от сложности исполнения, система планирования проекта может включать и разные наборы вспомогательных процессов. К наиболее распространенным среди них относят разработку стандартов контроля и качества, определение статусов подчиненности и ответственности, подготовку требуемых средств информации и коммуникации. Также в ходе планирования могут возникнуть потребности в новых процессах, не предусмотренных на этапе формулирования целей и задач.
Этапы создания календарного плана
Независимо от выбранной тактики планирования, управляющему отделу нужно будет разрабатывать структуру с содержанием работ, указанием рисков и ограничений. Но определить конкретную модель движения к цели не удастся без календарного планирования проекта, которое состоит из следующих этапов:
- Определение состава работ с помощью списка. Операционный перечень, отражающий последовательность шагов в рамках реализации задачи тем или иным методом.
- Каждой задаче и прилагаемым работам присваиваются параметры времени выполнения с учетом ограничений по затрачиваемым ресурсам. На этом этапе обычно применяется метод декомпозиции задач с параллельной оценкой продолжительности работ.
- Целенаправленный этап для определения доступности и объемов ресурсной базы. Учитываться может обширный перечень типов ресурсов, среди которых информационные, технологические, трудовые и финансовые.
- Установка ограничений. Как правило, это касается внешних факторов зависимости от сезона, логистических процессов, случайных событий и т. д.
В данной структуре плана стоит выделить этапы, связанные с рисками и ограничениями. Качество планирования управления проектом будет зависеть от изначально утвержденных способов реагирования на те или иные факторы. В частности, существует два способа реагирования - активное и пассивное. В первом случае в проект закладывается тактика действий, минимизирующих саму вероятность проявления рисков. Пассивное стратегическое реагирование основывается на допущении рисков, а также компенсации условного ущерба от последствий их реализации.
Методы разработки планов
Создание стратегии управления допускает применение четырех способов разработки, каждый из которых может применяться на нескольких этапах планирования проекта
- Концептуальный. В данном случае проектное решение может рассматриваться как средство достижения общей цели, в реализации которой будут участвовать все участники системы. В соответствии с концептуальной стратегией, проект разбивается на несколько отдельных этапов, каждый из которых представляет конкретную задачу со своей тактикой достижения, ограничениями и необходимыми ресурсами.
- Стратегическое планирование. Базируется на намеченных целях и задачах, предусматривая и анализ альтернативных способов достижения результата. Данный план характеризуется учетом обширного спектра различных факторов и нюансов разработки проекта, при которой оцениваются положительные и отрицательные стороны разных путей движения к цели. Основными критериями приемлемости выступают сроки реализации, стоимость проекта и организационные усилия.
- Тактический план. Отличается высокой степенью детализации и уточнения стратегических задач. В ходе разработки могут подвергаться коррекции отдельные процесса планирования проекта, сроки выполнения, объемы работ и затрачиваемых ресурсов.
- Оперативный план. Обычно применяется как вспомогательное решение по отношению к общему процессу планирования. Строится на краткосрочный период анализа с учетом выявленных отклонений от планируемых параметров.
Особенности ресурсного планирования
Материально-техническое, информационное и организационное обеспечение в процессах подготовки и реализации проектов имеют большое значение. Они в значительной степени определяют конфигурации и последовательности выполнения отдельных этапов и операций на пути к достижению как основных, так и промежуточных задач. Поэтому стоит отдельно рассмотреть метод планирования проектов с позиции распределения ресурсной базы. Итак, в основу структурной разработки данной модели планирования ляжет классификация ресурсов по исчерпаемости. Сразу надо определиться, что те же материально-технические средства могут полностью или частично отдаваться на реализацию отдельного этапа. Здесь же будет влиять и принцип рационального расхода и перераспределения ресурсов, при котором грамотное планирование позволит эффективно потреблять, к примеру, топливо на одних участках, и экономить его на других.
Существенным фактором ресурсного планирования проекта является и потребность, которая определяется через интенсивность затрат. Рабочая фаза будет зависеть от объемов потраченного сырья. Как результат, вместе с продолжительностью времени выполнения той или иной операции будет указываться и величина требуемой ресурсной основы. Разумеется, в зависимости от характера задачи на одну операцию может уходить несколько видов ресурсов.
Планирование этапов реализации проекта
Задействуется группа управляющих процессов, которая замыкает планирование, оставляя дополнительные материалы и руководства по выполнению проекта. В этой части учитываются факторы координации, оперативности реагирования и лидерские качества исполнителя или команды исполнителей. Итак, планирование реализации проекта предусматривает разработку следующих этапов:
- Формирование команды. Привлекаются специалисты и эксперты нужных профилей, которые в принципе владеют технологиями выполнения схожих задач.
- Выбор контрагентов. Это могут быть поставщики определенных товаров, партнеры или сторонние команды, оказывающие определенные услуги, необходимые для реализации проекта.
- Выработка условий для контроля качества производимой работы. Может разрабатываться набор технических условий с ориентацией на существующие нормативы в целевой области.
- Создание модели координации между разными участниками процессов реализации проекта.
Планирование рисков проекта
Уже говорилось о важности предварительного создания модели реагирования на риски. Конкретная модель их обработки может строиться на следующих ответных механизмах:
- Определение вероятности рисков. Может использоваться процентная система или индивидуальная - с собственными критериями оценки.
- Определение характера рисков.
- Расчет степени влияния конкретного риска для проекта в целом.
- Классификация рисков по приоритетности с точки зрения влияния на проект.
- Разработка комплекса мероприятий, которые позволят предотвратить ту или иную угрозу для проекта. Планирование работы в этом направление предусматривает создание системы назначения ответственных за каждое мероприятие.
- Разработка модельных действий по устранению последствий в результате наступления рискового события.
Распространенные ошибки планирования
Многие просчеты в тех или иных факторах и параметрах создания плана могут проявиться только в процессе эксплуатации проектируемого продукта или решения. Но есть и модельные ошибки, с которыми лучше соотносить подготовленные проектные материалы заранее:
- Применение неправильных целей. Как правило, ошибки в этой части выражаются в неточном или вовсе некорректном формулировании.
- Использование неполных данных. Ошибочность планирования управления проектами особенно характерна для отраслей инжиниринга, где велика вероятность получения неполных или неверных данных из-за нарушений в сложных процессах тестирования.
- Подключение узкой группы специалистов. Зачастую в работу включаются только плановики, которые решают смежные задачи через контрагентов, что само по себе снижает качество результата.
- Формализация планирования. Распространенная проблема, когда отдельные процессы выполняются не ради ясных конкретных целей, а для завершения определенной части работ без акцента на дальнейший эффект.
Заключение
Видение образа самой структуры плана выполнения действий, которые приближают к конечной цели, весьма значимо для участников проектировочных процессов. Это позволяет учитывать весь спектр нюансов и факторов, которые в той или иной степени влияют на ход работы. Поэтому в стратегическое планирование проектов закладывается ресурс на подготовку концепции дальнейшей разработки. Как минимум формулируются принципы реализации поставленных задач. Только при таком подходе можно рассчитывать на успешное достижение и конечных целей. Кроме того, глубокий планировочный анализ дает возможность и существенной оптимизации проекта, что выгодно и с экономической точки зрения для заказчика.