Накладная м 2. Форма СЗВ-М: бланк и образец заполнения

Работодатели ежемесячно отчитываются по форме СЗВ-М. Мы составили подробную инструкцию: кто и когда должен заполнять отчет, какие возможны ошибки и как их исправить. А также подготовили бланк отчета, образец и примеры заполнения.

Из статьи вы узнаете:

Форма СЗВ-М

Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016г. №83п и применяется с 1 апреля 2016 года. Это актуальный бланк, новая форма отчета на сегодняшний день не утверждена.

Скачайте бланк, посмотрите образец, читайте, как заполнить отчет в любой ситуации.

Бланк СЗВ-М

Бланк сведений о застрахованных лицах состоит из одного листа, на котором расположены 4 раздела:

1. Реквизиты страхователя,
2. Отчетный период,
3. Тип формы,
4. Сведения о застрахованных лицах.

На самом бланке отчета расположены пояснения по заполнению реквизитов или списки кодов для выбора и подстановки в соответствующие пункты отчета. Поэтому отдельной инструкции по заполнению СЗВ-М нет.

Сроки сдачи СЗВ-М

Теперь разберемся, когда сдавать СЗВ-М и кому. Отчет сдавайте ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Если крайний срок сдачи отчета выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, действует правило переноса, благодаря которому последний день отправки отчета переносится на следующий рабочий день.

Мы составили таблицу сроков с учетом правила переноса в 2018 году. По ней проверьте, когда сдавать форму СЗВ-М, до какого числа не будет штрафа:

Отчетный период 2018 года	Крайний срок сдачи в 2018 году
Сентябрь

Можно ли сдать СЗВ-М заранее

Законодательством не запрещено сдавать отчет заранее еще до окончания отчетного месяца. Но делать это можно, если работодатель уверен, что до конца месяца он никого не уволит или не примет на работу. Иначе чиновники начислят штраф за предоставление недостоверных сведений.

Кто сдает СЗВ-М

Форму СЗВ-М сдают все страхователи в системе обязательного пенсионного страхования. Отчет сдают все страхователи, независимо от организационно-правовой формы: и организации, и предприниматели. Прежде всего, это работодатели, использующие труд наемных работников в рамках трудового договора.

Отчет СЗВ-М также сдают организации и предприниматели, заключившие с физическими лицами некоторые другие виды договоров:

• Гражданско-правовые договоры о выполнении работ или оказании услуг,
• Издательские лицензионные договоры,
• Договоры об отчуждении авторских прав,
• Договоры авторского заказа,
• Лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения литературы, науки, искусства.

Перечень договоров приведен в разделе 4 отчета:

Нужно ли сдавать СЗВ-М, если нет работников

На этот вопрос чиновники ПФР утверждают, что сдавать отчет нужно, ведь у любого предприятия есть как минимум один работник – его руководитель. В Письме ПФР от 06.05.2016г. № 08-22/6356 чиновники требуют включать директора в СЗВ-М, независимо от того, заключен ли трудовой договор.

Однако сведения о стаже сдавать не нужно, если одновременно выполняются 3 условия:

• Компания фактически не ведет деятельность,
• Руководитель одновременно является и единственным учредителем,
• С директором не заключен ни трудовой, ни ГПХ договор.

Когда включать в СЗВ-М договор подряда

Компания обязана отразить в форме СЗВ-М договор ГПХ в том же порядке, что и сведения о работниках по трудовым договорам. Но учтите особенности - добавьте данные по гражданско-правовому договору, если уплачиваете с него страховые взносы.

Исключение - не отражайте договор подряда в отчете, если заключили его с:

• ИП (он сам заплатит взносы)
• иностранцем или лицом без гражданства, который работает за пределами России
• физик учится на очной форме в учреждении среднего и высшего образования и получает выплаты за работу в студенческом отряде.

Еще один вопрос, который волнует бухгалтеров, за какой период нужно отражать договоры ГПХ? Ответ есть в самой форме - в разделе «Сведения о застрахованных лицах» отражается информация по трудовым и гражданско-правовым договорам, которые начинают, продолжают и прекращают действовать в отчетном периоде.

Когда и как сдавать СЗВ-М, если есть обособленное подразделение

Если у организации есть обособленное подразделение, то отчитываться перед Пенсионным фондом может как головная организация, так и обособленное подразделение.

Обособленное подразделение обязано отчитываться в ПФР самостоятельно, если одновременно выполняются 3 условия:

• Подразделение выделено на отдельный баланс,
• Оно имеет свой расчетный счет,
• Подразделение начисляет и выплачивает заработную плату своим работникам.

Если одно или несколько из этих условий не выполняются, обязанность сдавать СЗВ-М остается за головной организацией. В этом случае может возникнуть обязанность сдавать отчетность как месту учета головной организации, так и по месту нахождения филиала.

Смотрите в таблице, куда отправлять СЗВ-М, если есть филиалы или представительства:

СЗВ-М головной организации	СЗВ-М обособленного подразделения
Обособленное подразделение: Выделено на отдельный баланс, Имеет расчетный счет, Само начисляет зарплату своим сотрудникам.
Головная организация отчитывается по своим работникам в ПФР по своему юридическому адресу	Подразделение отчитывается по своим работникам в ПФР по своему юридическому адресу
Обособленное подразделение: Выделено на отдельный баланс, имеет расчетный счет, но не начисляет зарплату работникам , Выделено на отдельный баланс, начисляет зарплату работникам, но не имеет расчетного счета , - Не выделено на отдельный баланс, не имеет расчетного счета и не начисляет зарплату сотрудникам
Головная организация сдает один общий отчет по своим работникам и работникам обособленного подразделения в ПФР по юридическому адресу головной организации	Обособленное подразделение не отчитывается

Кто освобожден от СЗВ-М

Отдельные хозяйствующие субъекты освобождены от обязанности сдавать сведения:

• Индивидуальные предприниматели, нотариусы, адвокаты, которые не привлекают наемный труд и платят фиксированные взносы в ПФР только за себя,
• Главы крестьянских фермерских хозяйств, не привлекающие наемных работников,
• Предприятия, привлекающие труд иностранных рабочих, на которых не распространяется законодательство об обязательном пенсионном страховании.

Образец заполнения СЗВ-М

Мы разобрались, кто и в какие сроки отчитывается перед Пенсионным фондом. Посмотрим, как заполнять отчет.

Скачать бесплатно бланк формы СЗВ-М вы можете выше.

Порядок заполнения Раздела 1: реквизиты страхователя

В разделе 1 бланка сведений о застрахованных лицах по форме СЗВ-М укажите регистрационные данные организации или предпринимателя.

Регистрационный номер

Регистрационный номер страхователям присваивают территориальные органы Пенсионного фонда. Юридическим лицам ПФР присваивает номера «автоматически» в момент государственной регистрации.

Индивидуальные предприниматели, привлекающие наемных работников, проходят процедуру государственной регистрации и получают номер самостоятельно.

Если вы не знаете регистрационный номер ПФР своей организации, то увидеть его можно в выписке из ЕГРЮЛ, в том числе на сайте ФНС, или обратиться в ПФР по своему юридическому адресу.

Название и ФИО

Наименование указывают предприятия. Индивидуальные предприниматели указывают свои полные ФИО. Если отчитывается обособленное подразделение, то оно указывает свое наименование в соответствии с учредительными документами.

ИНН/КПП

Если отчет заполняет обособленное подразделение, которое самостоятельно отчитывается в ПФР по своим работникам, то укажите ИНН головной организации и КПП обособки.

Инструкция к Разделу 2: отчетный период

Отчетным периодом по форме СЗВ-М является календарный месяц. В самом бланке отчета дано указание, как заполнять раздел 2:

• Сначала указать порядковый номер месяца, образцы обозначений каждого месяца приведены в бланке: 01 – январь, 02 – февраль, 03 – март и т.д.
• Затем цифрами указать отчетный год, например, 2018.

Образец заполнения Раздела 3: тип формы

В бланке отчета перечислены 3 кода для обозначения возможного типа формы:

• Исхд – исходная форма. Указывайте этот код, если впервые отправляете отчет за прошедший месяц.
• Два других кода предназначены для исправления ошибок в отправленной ранее исходной форме:
  • Доп – дополняющая форма. Используется, если в исходной форме подали неполные сведения, например, забыли указать сотрудника,
  • Отмн – отменяющая форма. Используется, если в исходной форме указали лишние сведения, например, включили уже уволенного работника.

Пример заполнения Раздела 4: сведения о застрахованных лицах

В разделе 4 укажите сведения о сотрудниках и других лицах, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования:

• Полные ФИО работника в именительном падеже,
• СНИЛС работника,
• ИНН работника.

ФИО и СНИЛС физического лица являются обязательными реквизитами. В случае их пропуска чиновники откажут в приеме отчета. А в случае ошибки в этих реквизитах, компанию оштрафуют за предоставление недостоверных сведений.

ИНН не является обязательным реквизитом, его пропуск не влечет отказа в приеме или штрафа.

Корректировка СЗВ-М

Если вы обнаружили ошибку в исходном отчете, не паникуйте. Смотрите, как исправлять ошибки в СЗВ-М.

Забыли одного сотрудника

Если в исходном отчете забыли указать одного или несколько сотрудников, заполните и отправьте дополняющую форму:

• В разделе 3 укажите код «доп»,
• В разделе 4 укажите только того сотрудника, которого пропустили в исходной форме.

Остальных сотрудников в дополняющей форме не указывайте.

Пример корректировки. Забыли указать сотрудника

В исходной форме за октябрь 2018 года бухгалтер указала только троих: Макаров И.А., Машкова А.Н., Треухов А.Н.

В дополняющей форме за октябрь 2018г. нужно указать только Коплакова И.А.

Указали лишнего работника

Если в сведениях указали лишнего работника, например, уже уволенного, заполните отменяющую форму:

• Разделы 1 и 2 заполните так же, как в исходной форме,
• В разделе 3 укажите код «отмн»,
• В разделе 4 укажите только лишнего сотрудника.

Остальных работников предприятия в отменяющей форме не указывайте.

Пример корректировки. В отчет попал лишний сотрудник

На предприятии работает 4 работника: Макаров И.А., Машкова А.Н., Колпаков И.А., Треухов А.Н.

В исходной форме за ноябрь 2017 года бухгалтер указала пятерых: Макаров И.А., Машкова А.Н., Колпаков И.А., Треухов А.Н., Сапронова И.Г.

Сапронова И.Г. была уволена в октябре 2017 года и в отчете за ноябрь она указана ошибочно. В отменяющей форме за ноябрь 2017г. нужно указать только Сапронову И.Г.

Ошибка в сведениях о работнике

При заполнении отчета можно допустить ошибку в сведениях о работнике, например, допустить опечатку в ФИО.

Корректировка такого отчета выполняется в два этапа:

1. Отправьте отменяющую форму, в которой будет указано лицо, в сведениях о котором допустили ошибку,
2. Затем отправьте дополняющую форму, в которой укажите того же человека с верными данными.

В отменяющей и дополняющей форме укажите только работника с ошибочными данными, остальных работников не указывайте.

Ответственность за ошибки в СЗВ-М

За ошибки в СЗВ-М предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждый факт предоставления недостоверных сведений о работнике.

Во всех рассмотренных выше случаях (пропуск или указание лишнего работника, ошибочные сведения, опечатки) чиновники рассматривают ошибку как предоставление недостоверных сведений и начисляют штрафы.

Штраф начисляется в размере 500 руб. за каждое лицо, указанное с ошибкой.

Пример. Как рассчитать штраф за ошибки

В СЗВ-М допущены 2 ошибки:

• Забыли указать одного сотрудника,
• Ошибочно указали уже уволенного человека.

Штраф составит 1000 руб. (2 * 500 руб.).

Штрафа можно избежать, если успеть исправить ошибку до 15 числа месяца, следующего за отчетным, т.е. до наступления крайнего срока отправки сведений.

СЗВ-М при увольнении работника

С 2016 года работодатели обязаны выдавать копию СЗВ-М работникам в трех случаях (пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ):

• При увольнении,
• При выходе работника на пенсию,
• После отправки ежемесячной отчетности.

В день увольнения вместе с трудовой книжкой и справками о заработке, выдайте сотруднику копию сведений.

Сделайте выписку из СЗВ-М с данными только уволенного человека. Просто скопировать ранее отправленный отчет нельзя, так как в нем содержатся персональные данные других лиц. Как правило, учетные программы позволяют сделать выписку из сведений по одному физическому лицу.

Использование формы М-11 или требования-накладной происходит, когда внутри предприятия производится передача товарно-материальных ценностей из одного подразделения в другое, чаще всего — при сдаче отходов производства, бракованных изделий или остатков неистраченных материалов на склад. Также данный документ применяется тогда, когда товары и материалы переходят от одного материально-ответственного лица к другому, таким образом, определяя, кто в тот или иной момент деятельности компании является ответственным за их сохранность.

Оформлением требования-накладной занимается лицо, в чьи полномочия входит контроль за движением товарно-материальных ценностей в организации.

ФАЙЛЫ

Основные правила по заполнению требования-накладной

На сегодняшний день унифицированного единого образца требования-накладной не существует, и в принципе, предприятия и организации могут разрабатывать такой документ самостоятельно. Однако многие по-прежнему предпочитают использовать ранее утвержденный и обязательный к применению бланк М-11.

Поскольку требование-накладная используется внутри компании, она может включать в себя несколько разных позиций и наименований товаров и материалов, за исключением тех случаев, если на потребление каких-то товарно-материальных ценностей наложены специальные ограничения в виде лимитов. Вся продукция, проходящая по данному документу, должна быть указана в нем с подробностями:

• название,
• количество,
• стоимость и т.д.

Заполнение карандашом, а также ошибки, помарки и пр. исправления не допускаются, поэтому если такая оказия все же случилась, лучше оформить новый документ.

Бланк может быть заполнен как вручную, так и на компьютере, но в нем в любом случае должны содержаться «живые» подписи того, кто отпустил товар и того, кто его принял. Удостоверять требование-накладную печатью не надо, поскольку она относится к внутренней документации предприятия, а составляется документ в двух экземплярах, один из которых передается на склад организации и в дальнейшем служит в качестве основания для приходования, а второй остается у отправителя товарно-материальных ценностей и является основанием для их списания.

Требование-накладная относится к категории первичной документации и как любые другие подобные бумаги должен храниться не менее пяти лет.

Инструкция по заполнению требования-накладной по форме М-11

Часть первая

В первый раздел документа сначала нужно вписать номер требования-накладной в соответствии с внутренним документооборотом предприятия, затем чуть ниже указывается наименование организации и ее код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – содержится в учредительных бумагах.

После этого заполняется таблица, в которую вносятся

• дата составления документа,
• код вида операции (если такое кодирование применяется),
• данные об отправителе и получателе (название структурного подразделения, например, основной цех или склад, а также вид его деятельности, к примеру: производство или хранение).

Потом вносятся данные субсчёта и кода аналитического учета отправителя (если таковой имеется), а также учетная единица выпуска продукции (килограммы, кубы, штуки и т.п.)

Ниже необходимо указать, через кого непосредственно проходит движение товарно-материальных ценностей: его должность, фамилию, имя, отчество (последние можно вписать в виде инициалов). Также аналогичным образом вносится информация о том работнике, который непосредственно потребовал передачу продукции и том, кто дал на это разрешение.

Заполнение второй таблицы формы М-11

Во вторую таблицу документа сначала вносятся данные о субсчёте и коде аналитического учета получателя (могут совпадать с предыдущими данными). Затем указывается наименование материальных ценностей и их номенклатурный номер (если такая нумерация применяется), а также все, что касается единиц измерения их код по ЕКЕИ (расшифровывается как Единый классификатор единиц измерения) и наименование (штуки, метры, кубы и т.д.).

После этого вписывается количество затребованных и отпущенных материалов. Данные в этих ячейках иногда могут не совпадать (к примеру, из-за нехватки продукции), поэтому всегда важно проверять, чтобы количество отпущенных товаров или материалов не превышало количества тех, что затребованы.

Следующие столбики касаются цены: сначала указывается полная стоимость ТМЦ, потом — сумма без учета НДС. В последнюю очередь в таблицу заносится номер карточки учета продукции по складской картотеке.

Документ заверяется сотрудником, который произвел выдачу товара, а также тем, кто его принял, но только после проверки передаваемых товарно-материальных ценностей на количество, качество и пр. параметры. Подписи должны быть проставлены с расшифровкой и указанием должностей ответственных лиц.

Форма доверенности № М-2 используется для оформления права сотрудника организации выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи доверенного лица.

Бланк формы М-2. Инструкция по заполнению

Бланк формы М-2а. Доверенность

Доверенность по форме № М-2а используется для оформления права сотрудника организации выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей от поставщика и применяется в организациях у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и передается под расписку доверенному лицу.

Бланк формы М-2а. Инструкция по заполнению

Бланк формы М-4. Приходный ордер

Приходный ордер по форме № М-4 используется для учета материалов, поступающих на склад организации от поставщиков или из производства. Приходный ордер формируется материально-ответственным лицом в одном экземпляре на фактически принятое количество материальных ценностей.

Бланк формы М-4. Инструкция по заполнению

Бланк формы М-7. Акт о приемке материалов

Акта о приемке материалов по форме № М-7 используется для оформления приемки материальных ценностей полученных от поставщика в случае возникновения расхождений в количестве, качестве или ассортименте с данными сопроводительных документов. Кроме того бланк формы № М-7 составляется при приемке материалов, поступивших без документов.

Бланк формы М-7. Инструкция по заполнению

Бланк формы М-8. Лимитно-заборная карта

Лимитно-заборная карта по форме № М-8 используется для оформления отпуска материалов в производство со склада при наличии в организации нормирования отпуска материалов (в случае применения нормативного метода учета затрат). Лимитно-заборная карта по форме № М-8 выписывается в двух экземплярах на каждый номенклатурный номер материалов, используемых в производстве.

Бланк формы М-8. Инструкция по заполнению

Бланк формы М-11. Требование-накладная

Требование-накладная по форме № М-11 используется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями (цехами) или материально ответственными лицами. Требование-накладная формируется в двух экземплярах материально ответственным лицом

Бланк формы М-11. Инструкция по заполнению

Бланк формы М-15. Накладная на отпуск материалов на сторону

Накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15 используется для учета отпуска материальных ценностей собственным подразделениям, расположенным за пределами территории организации, или сторонним организациям, на основании договоров поставки и других документов. Накладная на отпуск материалов формируется в двух экземплярах-один экземпляр остается на складе, как основание для отпуска материалов, второй передается получателю материалов.

Бланк формы М-15. Инструкция по заполнению

Бланк формы М-17. Карточка учета материалов

Карточка учета материалов по форме № М-17 используется для учета движения материалов на складе. Карточка формируется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом.

Бланк формы М-17. Инструкция по заполнению

Бланк формы М-35. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений

Бланк формы № М-35 используется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Акт составляется в трех экземплярах: первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий передается подрядчику.

Чтобы вести учет движения товарно-материальных ценностей (далее по тексту — ТМЦ) между структурными подразделениями организации (например, складами) или между материально ответственными лицами (например, при передаче инвентаря в эксплуатацию), применяется особый документ — требование-накладная.

На его основании одна сторона (отправитель) передает другой стороне (получателю) определенное количество ТМЦ по соответствующей номенклатуре и стоимости. Требование-накладная может выступать как приходным, так и расходным документом в зависимости от ситуации.

Бланк и порядок заполнения

Предприятия государственного сектора должны использовать бланки первичных документов, которые установлены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В Приложении № 1 к этому приказу в перечне форм класса 05 содержится бланк формы 0504204.

Все остальные организации, не подпадающие под действие приказа № 52н, могут применять унифицированный бланк № М-11 требование-накладная, который утвержден Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

Таким образом, в настоящее время, в зависимости от организационно-правовой формы, может применяться одна из двух накладных:

• по ОКУД 0315006 требование-накладная форма М-11;
• по ОКУД 0504204 требование-накладная.

Несмотря на некоторые различия между ними, предназначение и правила их заполнения в основном совпадают. Бланк по ОКУД 0504204 (для бюджетников) немного компактнее по сравнению с формой по ОКУД 0315006 № М-11 за счет более рационального размещения реквизитов.

Оформляет любую из указанных накладных материально ответственное лицо подразделения-отправителя. Это нужно сделать в двух экземплярах, один из которых служит основанием для передачи ценностей, а второй — для их принятия.

Требование-накладную (либо 0504204, либо 0315006) подписывают участвующие в оформлении лица для последующей передачи соответственно в бухгалтерскую или другую ответственную службу отправителя и получателя, чтобы своевременно регистрировать движение ТМЦ. После заполнения документа необходимо проставить отметку с регистрацией факта хозяйственной жизни на соответствующих бухгалтерских счетах.

Требование-накладная форма 0504204: образец заполнения

Рассмотрим, как заполняется бланк по ОКУД 0504204 на примере. Для этого предположим, что учреждению ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» понадобилось передать электродрель со склада в административно-хозяйственный отдел (далее по тексту — АХО). Оформляет документ кладовщик склада № 3 в двух экземплярах: первый вручается уполномоченному представителю АХО (вместе с дрелью), второй остается на складе, позже его передадут в бухгалтерию учреждения.

Шаг 1. Кладовщик склада № 3 заполняет реквизиты учреждения, включая его код по ОКПО, указывает наименование структурных подразделений, которые участвуют в передаче, а затем номер требования-накладной и дату операции. Далее заполняются реквизиты «Затребовал» и «Разрешил», с указанием должностей и ФИО ответственных лиц:

Шаг 2. Затем в табличной части он отражает наименование передаваемых ТМЦ, номенклатурный номер, номер паспорта (или заводской номер) каждой единицы (при их наличии), количество передаваемых ТМЦ, их цену и сумму.

Что представляет собой требование-накладная М-11? В статье рассмотрим, для чего необходим документ, на основании чего составляется, как оформляется, сколько хранится. Все образцы бланков, упомянутые в статье, можно скачать.

Требование-накладная (форма М-11) является внутренним документом организации — ее не передают ни покупателю, ни поставщику. Все движения материалов в организации: между отделами, от сотрудника к сотруднику — сопровождаются оформлением этого документа.

Унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а, не являются обязательными, на основании требований закона № 402-ФЗ. Организация может закрепить формы первичных учетных документов в учетной политике. Исключение составляют унифицированные формы, обязательные к применению на основании федеральных законов и нормативных актов.

Унифицированные формы для организаций госсектора определены в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н, в котором указана форма требования-накладной (ОКУД 0504204). Это означает, что организации госсектора должны применять только форму 0504204.

Если в организации предусмотрены ограничения на отпуск ТМЦ, то для этого предусмотрен бланк лимитно-заборных карт М-8, скачать который можно внизу статьи.

В М-11 содержится следующая информация:

• наименование ТМЦ;
• отправитель (структурное подразделение или отдел, ОКВЭД вида деятельности);
• получатель (структурное подразделение или отдел, ОКВЭД);
• счет (субсчет) бухгалтерского учета (отправителя, получателя);
• количество ТМЦ;
• стоимость.

Передача ТМЦ может осуществляется в случаях:

• возврата остатков на склад (неиспользованных в процессе производства ТМЦ);
• возврата на склад брака (отходов производства);
• выдачи материалов со склада ответственному лицу;
• перемещения между складами и т.д.

Когда составляется М-11

Рассмотрим движение товара внутри организации.

ТМЦ поступает на склад, и кладовщик оформляет документ, отражающий поступление: например, приходный ордер М-4 (форма по ОКУД 0315003). Данные также отражаются в карточке учета материалов, например, в форме М-17 (ОКУД 0315008) (бланки М-4 и М-17 можно скачать ниже).

Если возникла необходимость отгрузить товар внутри компании, то в этом случае оформляется накладная М-11. Основанием для оформления требования-накладной является затребование материальных ценностей, находящихся на складе.

Распечатать накладную следует в трех экземплярах:

• один хранится у отправителя;
• второй передается в бухгалтерию;
• третий экземпляр находится на складе.

Реквизиты и порядок заполнения

Рассмотрим порядок заполнения М-11. Оформляет накладную работник подразделения, где хранится ТМЦ, и указывает:

• дату составления;
• структурные подразделения отправителя и получателя;
• данные о ТМЦ (наименование, номенклатурный номер, единицу измерения, количество);
• в случае применения системы кодирования операций — соответствующий код.

Данные о ТМЦ может также заполнить лицо, отвечающее за выпуск продукции.

Документ внутренний, поэтому подписывают его только ответственные за осуществление операции работники — материально-ответственные лица (далее — МОЛ). Работник склада контролирует, чтобы присутствовала подпись принимающего или передающего, а также лица, через которое производится передача. МОЛ обязательно должны указать ФИО и должность.

После этого бухгалтер заполняет графу «корреспондирующий счет» и указывает стоимостные показатели ТМЦ.

Требование накладная, форма 0504204, образец заполнения

Сроки хранения накладной

После обработки сведений из М-11 бухгалтером должны быть обеспечены его архивация и хранение. Хранить архив можно не только в организации, но и в государственном или частном архиве. Поскольку требование-накладная является первичным документом бухгалтерского учета, то срок хранения не может быть менее срока, указанного в ст. 29 закона № 402-ФЗ — не менее 5 лет после отчетного года.

П. 4 ст. 283 НК РФ предусматривает более длительный период хранения для документов, подтверждающих убытки предыдущих периодов.

Ответственность за составление и учет накладной

Несмотря на то что документ этот внутренний, он сопровождает движение ценностей, а лица, его подписавшие, являются материально ответственными. Если с имуществом произойдет что-то непредвиденное: кража, порча, прочая утрата, то ответственность МОЛ может быть вплоть до уголовной. Также на основании М-11 осуществляется складской и бухгалтерский учет. За корректное отражение учетных данных несут ответственность кладовщик и бухгалтер. Учетные данные используются для проведения инвентаризаций, а также входят в состав бухгалтерской и налоговой отчетности.

Ответственность за отсутствие документа предусмотрена ст. 120 НК РФ.

← Вернуться