Утверждение нового формата счета-фактуры было вызвано не внесением каких-либо изменений в показатели счета-фактуры, но правом налогоплательщика указывать в нем (при условии сохранения формы) дополнительную информацию, в том числе реквизиты первичного документа. Новый формат можно использовать как счет-фактуру, первичный учетный документ, универсальный передаточный документ (УПД). Для БУХ.1С на примере «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 эксперты 1С рассказали, как получить электронный счет-фактуру и первичный документ об оказании длящейся услуги по аренде.
Нормативное правовое регулирование применения нового формата счета-фактуры
Формат электронного счета-фактуры с дополнительной информацией (по сути, формат УПД) утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ (далее - Приказ № 155). Документ зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2016 (№ 41888), вступил в силу с 07.05.2016.
Формат универсального передаточного документа, может выполнять функции:
- счета-фактуры;
- счета-фактуры и первичного учетного документа (документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг);
- первичного учетного документа.
Формат счета-фактуры с дополнительной информацией, который одновременно является счетом-фактурой, применяемым при расчетах по НДС, и документом об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (по сути, формат УПД со статусом «1»), включает в себя:
- файл обмена информации продавца для представления информации продавца, который состоит из счета-фактуры и дополнительных сведений передающей стороны об оформляемой сделке;
- файл обмена информации покупателя для представления дополнительной к счету-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны об оформляемой сделке.
Файл обмена информации покупателя может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку, не требуется.
Поскольку формат универсального передаточного документа является форматом счета-фактуры с дополнительной информацией, то обмен таким электронным документом производится в соответствии с положениями приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174, вступившего в силу 01.04.2016.
Как выставить электронный УПД в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Договором аренды может быть предусмотрено ежемесячное оформление подтверждения факта аренды имущества путем составления двустороннего первичного документа. Согласно разъяснениям ФНС России, в этом случае стороны договора вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 24.11.2015 № ЕД-4-15/20487).
Применение электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа (утв. приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@) должно быть согласовано сторонами договора.
Прежде всего коротко рассмотрим порядок выставления электронного УПД в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0.
Пример
Для того чтобы продавцу выставить электронный УПД с функцией счета-фактуры и документ об оказании длящейся услуги в программе, продавец (ООО «Одежда и обувь») должен выполнить следующие действия*:
1. Сформировать, подписать и отправить универсальный передаточный документ.
2. Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
3. Получить от покупателя информацию об оформляемой сделке.
Примечание:
* Все рисунки в выполнены в редакции 3.0 программы «1С:Бухгалтерия 8» в интерфейсе «Такси».
Перед формированием в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакция 3.0 универсального передаточного документа в электронной форме необходимо создать и провести документ учетной системы Реализация (акт, накладная) с видом операции Услуги (акт) , а также документ Счет-фактура выданный (раздел Продажи - подраздел Продажи ).
Поскольку длящаяся услуга по аренде помещения оказывалась в феврале, то в учете она подлежит отражению последним днем того периода, к которому относится, вне зависимости от даты составления первичного учетного документа (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята 20.05.2015); письмо Минфина России от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705; п. 5 и п. 12 ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).
Так как в документе Реализация (акт, накладная) присутствует только одна дата и в качестве даты отражения операции в учете, и в качестве даты формирования первичного учетного документа, то в строке с номером и датой документа в поле от целесообразно указать дату 28.02.2017 .
Для того чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу, нужно перейти по гиперссылке Реквизиты продавца и покупателя и заполнить открывшуюся форму.
Как получить электронный УПД в «Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Больше всего вопросов вызывает порядок получения электронного УПД. Рассмотрим подробно, как в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 получить элект-ронный УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 при получении от продавца электронного документа (УПД) с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги покупатель должен выполнить следующие действия:
1. Получить и отразить в учете входящий УПД.
2. Обработать подтверждение оператора об отправке УПД.
3. Сформировать и отправить продавцу информацию об оформляемой сделке.
Получение и отражение в учете входящего УПД
Получение от продавца (арендодателя) электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа об оказании длящейся услуги по аренде производится:
- при выполнении команды из раздела Администрирование - Сервис или из раздела Руководителю - Сервис
- по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО Текущие дела ЭДО (см. рис. 1) (раздел Администрирование - Сервис или раздел Руководителю - Сервис , или раздел Покупки - Сервис ).
В программе можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка ).
Полученный электронный УПД автоматически помещается в папку Утвердить формы списка документов Текущие дела ЭДО (см. рис. 1).
Кроме того, поступивший электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке Архив ЭДО , открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - Сервис ) или по гиперссылке Архив ЭДО внизу формы Текущие дела ЭДО .
Перейти в форму просмотра поступившего документа можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов Текущие дела ЭДО (см. рис. 1) или Архив ЭДО .
На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного универсального передаточного документа отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
Одновременно на основании полученного электронного УПД создаются два новых документа учетной системы Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный .
Открыть новый документ Поступление (акт, накладная) можно:
- по гиперссылке в строке Документ учета
- Поступление (акты, накладные) (раздел Покупки - подраздел Покупки ).
В новом документе Поступление (акт, накладная)
- реквизитах полученного документа (номер и дата составления);
- продавце (поле Контрагент );
- стоимости услуги по аренде помещения за февраль 2017 года и сумме предъявленного входного НДС.
Перед проведением документа Поступление (акт, накладная) необходимо заполнить поле Договор .
Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД отражается в информационной строке документа, где будет указано, что Требуется утверждение .
Обратите внимание , поскольку электронный документ поступил в организацию 07.03.2017, то и новый документ учетной системы Поступление (акт, накладная) будет автоматически сформирован датой 07.03.2017. В то же время, поскольку услуга по аренде помещения фактически оказывалась в феврале (о чем свидетельствует и содержание графы Номенклатура табличной части), то в учете арендатора такая услуга должна отражаться в периоде ее оказания независимо от даты выставления и получения соответствующего первичного учетного документа (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята 20.05.2015), письма Минфина России от 27.07.2015 № 03-03-05/42971, от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705). Поэтому необходимо в автоматически сформированном документе Поступление (акт, накладная) вручную заменить дату в поле от в строке с номером и датой регистрации документа в учетной системе на 28.02.2017 (рис. 2).
Также в учетной системе на основании поступившего электронного УПД будет автоматически сформирован документ Счет-фактура полученный , гиперссылка на который появится в строке документа Поступление (акт, накладная) после заполнения поля Договор .
Перейти в новый документ Счет-фактура полученный (рис. 3) можно:
- по гиперссылке из документа Поступление (акт, накладная) ;
- по гиперссылке в строке Документ учета из формы просмотра поступившего электронного УПД, выбрав соответствующий документ из открывающегося списка;
- из формы учета полученных документов Счета-фактуры полученные (раздел Покупки - подраздел Покупки ).
В новом документе Счет-фактура полученный , сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения о:
- продавце (поле Контрагент );
- номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля Счет-фактура № и от );
- стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) и сумме предъявленного НДС.
В поле Получен будет проставлена дата фактического поступления в организацию файла электронного счета-фактуры (электронного УПД), т. е. 07.03.2017.
Дата получения файла электронного счета-фактуры (электронного УПД) регламентируется законодательст--вом и определяется по подтверждению оператора ЭДО (п. 1.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее - Порядок обмена). Поэтому в документ Счет-фактура полученный никакие изменения в поле Получен не вносятся, в отличие от ручной корректировке даты в поле от документа Поступление (акт, накладная) (см. рис. 2).
В строке Документы-основания будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УПД.
В строке Способ получения будет проставлена отметка для значения В электронном виде .
Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД будет отражено в информационной строке документа Счет-фактура полученный , где будет указано, что Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников (рис. 3).
Счет-фактура № 2 от 28.02.2017 по услуге аренды помещения за февраль месяц, фактически полученный покупателем (арендатором) 07.03.2017, будет зарегистрирован в книге покупок за I квартал 2017 года.
Обратите внимание , согласно пункту 1.1 статьи 172 НК РФ при получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором эти товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до срока представления налоговой декларации по НДС, покупатель вправе принять к вычету сумму НДС в отношении таких товаров (работ, услуг), имущественных прав с того налогового периода, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет.
В случае если счет-фактура по услуге аренды помещения, например, за март 2017 года, будет фактически получен покупателем (арендатором) с опозданием, т. е. в начале апреля (следующего налогового периода по НДС), то покупатель, отразив операцию по аренде помещения за март последним днем месяца (31.03.2017), будет вправе заявить на основании такого счета-фактуры налоговый вычет, начиная с I квартала 2017 года.
Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме Электронные документы (Таблице состояния), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы ЭДО , документа Поступление (акт, накладная) (рис. 2) или Счет-фактура полученный (рис. 3).
Обработка подтверждения оператора об отправке УПД
Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла УПД ему оператором.
Наличие такого служебного документа предусмотрено подпунктом «в» пункта 2.6 Порядка обмена.
Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения файла счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена).
Просмотреть содержимое полученного подтверждения можно, дважды щелкнув по активной строке формы Электронные документы (Таблице состояния).
Дата отправки оператором файла электронного счета-фактуры, указанная в подтверждении, будет отражена в строке Получен документа Счет-фактура полученный (рис. 3).
При формировании нового документа Счет-фактура полученный (рис. 3) на основании поступившего электронного счета-фактуры (электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле Получен дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа Счет-фактура полученный . Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле Получен , будет автоматически скорректирована.
Формирование и отправка продавцу извещения о получении УПД и информации о сделке
После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла УПД покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена).
Кроме того, если в соответствии с пунктом 2.9 Порядка обмена покупатель и продавец согласовали необходимость формирования и отправки извещения о получении счета-фактуры (УПД), то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы после получения:
- входящего электронного УПД - извещение о получении для продавца,
- подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении УПД - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении УПД (пп. «б» п. 2.13 Порядка обмена).
В данном примере стороны исключили из обмена извещение покупателя о получении счета-фактуры (УПД).
Формирование извещения о получении подтверждения оператора ЭДО происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.
В случае если права подписи у пользователя нет, программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированные электронные извещения можно:
- из формы Электронные документы (Таблицы состояния), выполнив команду Подписать или Подписать и Отправить (в зависимости от настроек порядка отправки электронных документов);
- по кнопке Подписать и отправить из папки Подписать списка Текущие дела ЭДО , открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - Сервис или раздел Руководителю - Сервис , или раздел Продажи - Сервис ).
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами ) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флаг, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.
Если такой флаг присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - Сервис или из раздела Руководителю - Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
- по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО , открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - Сервис или раздел Руководителю - Сервис , или раздел Продажи - Сервис );
- из формы Электронные документы (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле Действия с нашей стороны или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще .
Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами ).
Если претензий к показателям УПД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. Именно после утверждения поступившего УПД автоматически формируется соответствующая информация покупателя.
Утвердить УПД (информацию продавца) покупатель может:
- по кнопке Утвердить из списка документов Текущие дела ЭДО ;
- выполнив команду Утвердить из формы Электронные документы (Таблицы состояния).
Утвердить и подписать поступивший электронный УПД можно и по кнопке Подписать из формы просмотра поступившего электронного УПД.
После утверждения УПД (информации продавца) формируется УПД (информация покупателя).
Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.
Дважды щелкнув по активной строке формы Электронные документы (Таблицы состояния), можно перейти в режим просмотра сформированной информации покупателя (рис. 4).На соответствующих закладках формы просмотра УПД (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель (арендатор) должен:
- получить от оператора ЭДО подтверждение о получении УПД (информации покупателя);
- подписать и отправить оператору ЭДО автоматически сформированное извещение о получении подтверждения.
На этом обмен электронным УПД у покупателя завершается.
В форме просмотра документа УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторона сделки. Перейти в режим просмотра можно:
- дважды щелкнув по активной строке формы Электронные документы (Таблицы состояния);
- пройдя по гиперссылке строки состояния электронного обмена или выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд по кнопке ЭДО документа Поступление (акт, накладная ).
После завершения обмена электронным УПД в строке состояния документа Поступление (акт, накладная) будет отражена информация ЭДО завершен .
Аналогичная информация ЭДО завершен будет отражена в строке состояния документа Счет-фактура полученный
Большинство реквизитов в счетах-фактурах и первичных документах (накладных) повторяются, потому потребность в объединяющем их документе созрела уже давно. Однако, с правовой точки зрения, это стало возможным только в 2013 году, после вступления в действие Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 (в дальнейшем Закон № 412-ФЗ), отменившим обязательное применение унифицированной формы первичных документов.
Вслед за этим бухгалтерам на форуме ФНС РФ было предложено обсудить проект такого документа (раньше он именовался единым отгрузочным документом). При разработке данного проекта ФНС РФ приняла во внимание экспертное мнение специалистов в этой области. В конечном итоге был создан единый документ, размещенный на официальном сайте ФНС 22 октября 2013 г. - приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». В нем налоговики предложили применять форму универсального передаточного документа (УПД), привели список операций, для оформления которых его можно использовать, и дали рекомендации для заполнения реквизитов формы. Законодательство позволяет использовать документ уже в настоящее время.
Зачем нужен универсальный передаточный документ
Используя УПД, можно не только вести бухучет, списывать затраты по налогу на прибыль, но и заявлять налоговый вычет по НДС. Объединение данных функций логически закономерно, так как должным образом оформленный учетный первичный документ необходим для бухгалтерского и налогового учета.
Возьмем для примера некоторые положения, которые определяют налоговое законодательство для заявления вычетов по НДС:
Счет-фактура является основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественного права суммы налога к вычету НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Вычету подлежит сумма налога, предъявленная налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, или фактически уплаченная ими при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей и при наличии соответствующей первичной документации (п. 1 ст. 172 НК РФ).
А вот какую роль играют первичные документы при необходимости вычисления налога на прибыль:
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (ст. 252 НК РФ).
Налоговый учет — система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов. Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ).
Следует уточнить, что требования к первичным учетным документам перечисляются в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 1 данной статьи напоминается, что любой факт хозяйственной деятельности должен оформляться первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). В части 2 определены обязательные реквизиты:
— наименование документа и дата его составления;
— наименование организации или фамилия предпринимателя, который составил документ;
— величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;
— наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, или наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
— подписи вышеуказанных лиц с указанием их ФИО или других реквизитов, необходимых для их идентификации.
Форму первичного учетного документа по представлению бухгалтера утверждает руководитель предприятия (ч. 4 ст. 9). Первичные учетные документы составляются на бумажных носителях и (или) в виде электронных документов, подписанных электронными подписями (ч. 5 ст. 9).
В каких случаях возможно использовать УПД
Универсальный передаточный документ можно применять вместе с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Необходимо заметить, что счет-фактура будет использоваться и в дальнейшем, Минфином РФ отменять его не планируется (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).
Основанием для разработки универсального первичного документа послужил счет-фактура. Форму счетов-фактур дополнили обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ, что не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061).
Применять УПД можно при оформлении различных операций:
— отгрузка товаров (с транспортировкой и без нее);
— передача результатов выполненных работ и имущественных прав;
— оказание услуг;
— отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).
УПД можно применять и в качестве совмещенного документа (первичного и счета-фактуры), и как единственный первичный документ.
Пример использования УПД в 1С
Открываем "Реализацию" и нажимаем "Печать".
Нам выводится печатная форма УПД
Что включает в себя универсальный передаточный документ
При подробном рассмотрении УПД заметно, что утвержденная ранее форма счета-фактуры, так и осталась в УПД, обведенная жирной линией и не претерпевшая ни одного изменения. Вместе с этим документ содержит семь обязательных реквизитов, перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
— наименование документа: «Универсальный передаточный документ»;
— дата составления документа, одинаковая с датой счета-фактуры;
— наименование экономического субъекта, который составил документ, указывается в полях 14 и 19;
— величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения указывают в графах счета-фактуры «2»-«6», «9»;
— должности лиц, ответственных за правильность оформления совершаемой сделки, отражают в полях 10 или 13 для продавцов, 15 или 18 — для покупателей;
— подписи лиц, отвечающих за правильное оформление операции, их ФИО указывают в полях 10 или 13 для продавцов, 15 или 18 — для покупателей.
Особенное внимание надо обратить на то, что в вышеизложенном письме налоговики напоминают о рекомендательном характере формы. Поэтому ее неприменение не будет являться основанием для отказа в учете хозяйственных операций в налогообложении. Поэтому, компании будут сами решать — применять для работы УПД или же продолжать оформлять два первичных документа. Вместе с тем, следует заметить, что переход организациями и предприятиями на так называемый универсальный передаточный документ в два раза уменьшит затраты на составление первички.
УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.
Какие документы заменяет УПД?
На бумаге его можно использовать вместо:
- первичного документа.
В электронном виде — вместо:
- пакета «счет-фактура + первичный документ»;
- первичного документа;
- счета-фактуры.
Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.
Когда можно применять УПД?
УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.
УПД можно оформить:
- поставку товаров, услуг или работ;
- передачу имущественных прав.
Бумажный УПД
Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)
Статус УПД показывает, какое у него назначение:
1 — счет-фактура + акт;
2 — первичный документ.
В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.
В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.
Электронный УПД
Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:
- как счет-фактура (СЧФ);
- как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
- как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).
Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).
Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.
Как заполнять электронный УПД
Если это СЧФ
Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:
- порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
- название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
- названия и адреса отправителя и получателя груза;
- номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
- состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
- количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
- цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
- стоимость поставки или имущественных прав без налога;
- акциз, где это необходимо;
- налоговая ставка;
- налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
- стоимость поставки с учетом налога;
- страна происхождения товара;
- номер таможенной декларации;
- код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.
В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
Если это ДОП
В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- название документа;
- число, месяц, год его создания;
- экономический субъект, который сформировал документ;
- суть сделки;
- сумма или объем поставки;
- ФИО и подписи ответственных лиц.
Если это УПД (СЧФДОП)
В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.
Особенности формата
Если он используется как ДОП или СЧФДОП:
- Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
- Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
- Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.
Для всех типов документов
- Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
- Сведения об участниках сделки содержат поля:
- код ОКПО;
- структурное подразделение;
- информация для участника документооборота;
- для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
- адрес;
- контактные сведения (номер телефона, e-mail);
- банковские реквизиты.
- Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».
«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.
5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).
Области полномочий подписанта-продавца
Области полномочий подписанта-покупателя
Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).
От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.
Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.
Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.
Подписантов может быть несколько.
В программе 1С есть дополнительная возможность по автозаполнению печатных форм:- «Универсальный передаточный документ»;
- «Транспортная накладная»;
- «Универсальный корректировочный документ».
В документе «Реализация (акты, накладные)» по ссылке «Доставка» заполняются сведения о транспортировке и сопроводительных документах.Шаг 2.
Если поле «Ответственный за оформление» не заполнено, то при формировании печатной формы «Универсальный передаточный документ» в строку 13 вписываются сведения о руководителе организации. Печатная форма «Универсальный передаточный документ»
Для того, что бы в печатной форме «Транспортная накладная» автоматически заполнялись сведения о перевозчике и реквизиты транспортной накладной, необходимо установить флажок «Перевозка автотранспортом» и заполнить соответствующую группу полей.Шаг 3.Заполненный фрагмент печатной формы «Транспортная накладная»
В документе «Корректировка реализации» на закладке «Дополнительно» заполняются сведения о сопроводительных документах и ФИО ответственного за их оформление.
Эти сведения используются для автоматического заполнения печатной формы «Универсальный корректировочный документ».
Заполнение строки 5 «К платежно-расчетному документу №» в печатной форме УПД
Что бы в печатной форме УПД была заполнена строка 5 «К платежно-расчетному документу №» необходимо выполнить следующие действия: Шаг 1.1) Оформляем документ «Реализация (акт, накладная)» – вид операции «Товары».Шаг 2.
2) Регистрируем из документа «Счет-фактуру выданный».
Если на данном этапе сформировать УПД, то графа 5 будет не заполненной.
Переходим по ссылке в документ «Счет-фактура» и в табличной части «Платежные документы» заполняем реквизиты платежных документов - их может быть несколько.Шаг 3.
Из документа «Счет-фактура» можно сформировать печатную форму УПД по кнопке «Печать» - графа 5 заполнена.
Форма УПД объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ , подтверждающий совершение хозяйственной операции. Бланк этого документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@ . При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). Начиная с 1 января 2013 года без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).
Рекомендуемая форма универсального передаточного документа отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию (письмо ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).
УПД содержит реквизиты счета-фактуры (в черной рамке) и первичного документа. Дополняя реквизиты в черной рамке, руководствуйтесь правилами для счетов-фактур. То есть в черную рамку можно вносить только те реквизиты, которые инспекторы разрешают добавлять в счета-фактуры. Например, в счет-фактуру можно вносить дополнительные реквизиты между строкой 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» и таблицей. Разрешают дополнять и саму таблицу – колонками слева от графы 1 и справа от графы 11. Можно вписывать дополнительные реквизиты после подписей руководителя и главного бухгалтера. Главное – не нарушать последовательность обязательных строк и граф. Об этом сказано в письмах Минфина России от 8 апреля 2016 N 03-07-09/20121 , от 26 февраля 2016 № 03-07-09/10933, от 14 ноября 2016 № 03-07-09/66475, ФНС России от 17 августа 2016 № СД-4-3/15094. Учитывая, что «черная рамка» в УПД – это тот же самый счет-фактура, следуйте этим разъяснениям и при изменении формы УПД (УКД). За пределами черной рамки добавляйте любые нужные реквизиты.
УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 № ММВ-7-15/155. Электронный формат УКД утвержден приказом ФНС России от 13 апреля 2016 № ММВ-7-15/189. Эти форматы можно использовать как при обмене УПД и УКД с контрагентами, так и при передаче таких документов в налоговые инспекции (абз. 3 , абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
к меню
Любое изменение в форме счета-фактуры – основание для самостоятельной корректировки формы УПД и УКД
Обязательные реквизиты счетов-фактур прописаны в статье 169 Налогового кодекса РФ. Сами формы счетов-фактур утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 .
Время от времени образцы счетов-фактур дополняют новыми реквизитами. Однако в бланки УПД и УКД ФНС России изменения не вносит, т.к. эти бланки не обязательные. Поэтому ФНС России рекомендует налогоплательщикам не дожидаться официальных изменений УКД и УПД, а самостоятельно дополнять эти бланки новыми реквизитами (письма ФНС России от 14 сентября 2017 г. № ЕД-4-15/18321 и № ЕД-4-15/18322).
В 2017 году таких изменений было два.
С 1 июля при реализации по госзаказам поставщики обязаны указывать в счетах-фактурах идентификатор государственного контракта, договора (соглашения). Такое требование установлено Законом от 3 апреля 2017 № 56-ФЗ. В связи с этим в бланки обычного и корректировочного счетов-фактур добавили дополнительную строку «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Такие изменения Правительство РФ закрепило постановлением от 25 мая 2017 № 625.
С 1 октября в форму счета-фактуры добавили графу 1а для кода вида товара. Ее должны заполнять организации, которые экспортируют товары в страны ЕАЭС. Кроме того, уточнили заголовок графы 11 – здесь надо указывать регистрационный номер таможенной декларации. А в строке 8 появилось уточнение о необходимости заполнять ее при наличии идентификатора госконтракта. Поправки в форму внесли постановлением Правительства РФ от 19 августа 2017 № 981.
к меню
Что заменяет собой УПД, назначение документа
УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:
- товарной накладной;
- товарного раздела товарно-транспортной накладной;
- накладной на отпуск материалов на сторону;
- акта о приеме-передаче объекта основных средств.
Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) .
По своему статусу универсальный передаточный документ УПД приравнивается к первичному учетному документу. Следовательно, его форма должна быть утверждена руководителем организации и закреплена в учетной политике.
к меню
Нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД
Законодательно такая обязанность не предусмотрена. Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.
Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.
Примечание : Скачать допсоглашение о применении универсального передаточного документа (.doc 39 Кб)
Примечание : Скачать Приказ о праве подписи универсального передаточного документа (УПД) (.doc 35 Кб)
к меню
Назначение УПД
Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, – 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.
Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.
Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.
Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (п. 5 ). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.
к меню
Кто может использовать УПД
Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы (УСН, ЕСХН) или использующие освобождение по Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:
- графу 7 «Налоговая ставка»;
- графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».
Нумеровать УПД можно в единой хронологии вместе со счетами-фактурами
Реквизиты продавца и покупателя (строки 2–7) – это та часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте ее в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Статус «1» означает, что УПД используется и в качестве счета-фактуры, и в качестве первичного документа для подтверждения хозяйственной операции.
Таблицу (графы 1–11) заполняйте также по правилам, которые справедливы для счета-фактуры
Укажите артикул товаров или код вида деятельности, в рамках которой выполняется работа, услуга (ОКВЭД, ОКУН)
Ту часть УПД, в которой дублируются реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной (строки 8–19), заполняйте по правилам оформления этих документов. Кроме того, можно использовать таблицы, приведенные в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96
Укажите дату и номер договора, на основании которого реализованы товары, работы, услуги, имущественные права. Если поставщик отгружал товары по доверенности, нужно указать реквизиты этого документа
Если ответственным за отгрузку и подписание счетов-фактур является один и тот же человек, то в этой строке он может не дублировать свою подпись
к меню
Для каких операций можно применять УПД
С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.
Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:
- строку 2 «Продавец»;
- строку 2а «Адрес»;
- строку 2б «ИНН/КПП продавца»;
- строку 6 «Покупатель»;
- строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;
- строку 6б «ИНН/КПП покупателя».
к меню
Можно ли составлять УПД при получении аванса
Для таких ситуаций УПД не подходит. Для вычета НДС с аванса выставляйте покупателям счета-фактуры по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
Ситуаций с частичной предоплатой нет среди тех, когда вместо счета-фактуры можно оформлять УПД. Все они названы в приложении 2 к письму ФНС России от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96. Поэтому применяйте обычные счета-фактуры, когда:
- продавец начисляет НДС с полученного аванса;
- покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса;
- продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса
- покупатель восстанавливает НДC, ранее принятый к вычету с выплаченного аванса.
Когда можно применять УКД
УКД можно оформить в двух случаях:
- если после отгрузки продавец меняет цену или количество отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав);
- если продавец согласен с претензией покупателя, который при приемке (до оприходования) обнаружил расхождения по количеству и качеству переданных товаров (работ, услуг, имущественных прав).
УКД не применяется:
- для исправления ошибок, которые продавец допустил при составлении первичного счета-фактуры, УПД или других первичных документов на отгрузку. В этом случае ошибку нужно исправить в первоначальном комплекте документов. Как исправить ошибки в УПД, указано в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 № ММВ-20-15/86 ;
- при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем («обратная реализация»).
к меню
Как исправить ошибку в УПД
Ошибки в УПД нужно исправить по правилам, которые прописаны в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86 . Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ, и как счет-фактуру, исправляйте ошибки и по правилам постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, и по правилам Закона от 6 декабря 2011 г. . А если УПД только первичный документ, руководствуйтесь Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
УПД со статусом 1
Если ошиблись в показателях, которые относятся и к первичному документу, и к счету-фактуре, составьте новый УПД. Его заполните в зависимости от вида ошибки.
Первый вид: ошибка помешает принять НДС к вычету. В этом случае составьте новый УПД. В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления. В новом УПД проставьте статус 1, а документ составьте по правилам пункта 7 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ № 1137.
Второй вид : ошибка позволит принять к вычету НДС. Чтобы исправить ошибку, составьте новый УПД и присвойте ему статус 2 независимо от статуса первоначального. В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления. Исправляйте УПД по правилам статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Такой документ не регистрируйте в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж.
Если ошиблись в показателях, которые относятся только к первичному документу и не затрагивают показатели счета-фактуры, ошибку исправьте по правилам Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ:
- либо составьте новый УПД со статусом 2;
- либо исправьте первичный УПД.
к меню
УПД со статусом 2
Когда УПД используете только как первичный документ, ошибку исправляйте по Закону от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Есть два способа:
- составьте новый УПД с верными данными;
- исправьте первичный УПД.
Как бухгалтеру исправлять ошибки в первичном документе?
Ошибки в первичных документах можно исправлять так : зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производите одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.
Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. определено, что подтверждением данных налогового учета являются, в том числе, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Состав обязательных реквизитов УПД, предложенного ФНС России к применению хозяйствующими субъектами, соответствует всем требованиям Федерального закона от 06.12.2011 , предъявляемым к первичному учетному документу.
Поэтому, УПД - универсальный передаточный документ можно использовать для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций.
В соответствии с положениями пункта 3 и пункта 2 расходы, учитываемые в целях налогообложения единым сельскохозяйственным налогом и налогом, уплачиваемым при применении упрощенной системы налогообложения, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 . Таким образом, расходы, подтвержденные УПД, учитываются при формировании налоговой базы в целях исчисления вышеуказанных налогов в общеустановленном порядке.
к меню
Скачать бесплатно документы с УПД
Пустой бланк УПД - универсального передаточного документа (.xls 47 Кб)
Пример заполнения УПД (.doc 107 Кб)
Нумеровать УПД можно в единой хронологии вместе со счетами-фактурами. Реквизиты продавца и покупателя (строки 2–7) – это та часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте ее в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Статус «1» означает, что УПД используется и в качестве счета-фактуры, и в качестве первичного документа для подтверждения хозяйственной операции.
Пример заполнения универсального корректировочного документа (УКД) (.doc 90 Кб)
к меню
В универсальном передаточном документе можно одновременно отразить и товары, и сопутствующие услуги
Отражение в универсальном передаточном документе (УПД) одновременно и отгрузки товаров, и приемки-передачи сопутствующих услуг, не препятствует признанию расходов и вычетам НДС. Такой вывод следует из письма ФНС России от 23.09.16 № ЕД-4-15/17910 .
×Вступай в сообщество «passport13.com»!
ВКонтакте: