Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.
ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПОМЕЩЕНИЕМ ПОД АРХИВ
Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса. При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего. В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:
. один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;
. один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.
Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).
Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива - процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:
При перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;
При переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;
При необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.
Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.
Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается. Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.
◙ Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.
Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:
Приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;
Воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).
В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором - финансовые возможности фирмы. При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.
◙ Рассчитываем площадь архива . Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:
Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).
Пример расчета . Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 - постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации). В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными. При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.
◙ Требования к помещению архива . Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.
Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.
Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии. Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность. В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.
Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией .
Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19 °С, относительная влажность воздуха 50-55 %; для черно-белых пленочных материалов - 15 °С и 40-55 %), для цветных - 2-5 °С и 40-55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20 °С и 50-65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.
СОЗДАЕМ НАВИГАЦИЮ ПО АРХИВУ
◙ Рисуем схему размещения архивного фонда . На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е. на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки). Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.
◙ Нумеруем стеллажи, полки и дела . Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).
В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.
◙ Составляем постеллажные и пофондовые указатели с обозначением места хранения документов . Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели. При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя - на каждый стеллаж (Пример 3).
◙ Требования к расстановке стеллажей . Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:
Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.
ЧТО ЕЩЕ НУЖНО ПРЕДУСМОТРЕТЬ ПРИ ОБУСТРОЙСТВЕ АРХИВА
◙ Требования к подбору материалов . Вам как специалисту, отвечающему за архив и участвующему в подборе материалов, необходимо указать на технические требования - остальное доверьте профессионалам. Важно, чтобы это были сертифицированные материалы, не собирающие пыль и не являющиеся источником пыли или агрессивных химических веществ.
Правильный подбор материалов - важнейшее условие удачного ремонта. Подбирая материалы для ремонта архивного помещения, необходимо учитывать, что существует перечень материалов, подлежащих сертификации5:
2523 - Цемент;
4863 - Оборудование кондиционеров;
2388 - Материалы лакокрасочные;
3530 - Кабели силовые для стационарной прокладки на напряжение свыше 1 кВ;
5331 - Пиломатериалы качественные;
5620 - Мебель специальная.
Если использовать несертифицированную продукцию, могут возникнуть неприятные ситуации.
Например, после некачественно проведенного ремонта пола в архивохранилищах Архивной службы Новосибирской области документы постоянно загрязнялись пылью, которая образовывалась из-за разрушения покрытия пола от колес тележек, которые используются для перевозки архивных дел.
◙ Требования к оборудованию помещения архива .
1 . Двери лестничных клеток и лифтовых холлов должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии6.
Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками. Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности (п. 3.1 Специальных правил).
2 . В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами (п. 2.15 Специальных правил).
3 . В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние», «О пожаре звонить по телефону…» (п. 2.16 Специальных правил).
4 . Ковры и ковровые дорожки в помещениях с массовым пребыванием людей (50 и более человек) должны быть жестко прикреплены к полу (п. 3.4 Специальных правил).
5 . Помещения архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения.
Огнетушители . Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития. На каждом этаже должно размещаться не менее двух ручных огнетушителей.
При защите помещений архивохранилищ следует преимущественно использовать хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.
Помещения, оборудованные автоматическими стационарными установками пожаротушения, обеспечиваются огнетушителями на 50 % исходя из их расчетного количества. Расстояние от возможного очага пожара до места размещения огнетушителя не должно превышать 20 м (п. 9.5 Специальных правил). При этом каждый огнетушитель должен иметь порядковый номер, нанесенный на корпус белой краской, а также паспорт по установленной форме.
Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м (п. 9.6 Специальных правил).
◙ Требования к пожарной безопасности .
◙ Требования к мебели архивохранилища . Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами. Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами (п. 4.2 Специальных правил).
В продаже можно встретить стеллажи с электроприводом, передвижные и стационарные, но ввиду дороговизны первых двух наиболее популярны металлические полочные архивные стеллажи (рис. 2).
Подобные стеллажи имеют ряд преимуществ:
Минимальный вес конструкции;
Возможность наращивания секций;
Угловые полки;
Стеллажи могут дополнительно комплектоваться задними и боковыми стенками, разделителями и ограничителями.
В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы. Существуют также шкафы для хранения электронных документов (рис. 3).
К сопутствующему оборудованию можно отнести архивные тележки (рис. 4), лестницу-стремянку (рис. 5).
Мебель и оборудование должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.
1.Помещение для хранения лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения должно быть оснащено специальным оборудованием, позволяющим обеспечить их хранение и надлежащую сохранность с учетом физико-химических, фармакологических и токсикологических свойств, а также требований стандартов качества лекарственных средств.
· Шкафами, стеллажами, поддонами, подтоварниками для хранения лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения, а также запирающимися металлическими шкафами и сейфами для хранения отдельных групп лекарственных препаратов. Стеллажи (шкафы) для хранения в помещениях для хранения лекарственных препаратов должны быть установлены таким образом, чтобы обеспечить доступ к ним, свободный проход персонала и, при необходимости, погрузочных устройств, а также доступность стеллажей, стен, пола для уборки. Стеллажи, шкафы, полки, предназначенные для хранения лекарственных препаратов, должны быть идентифицированы (пронумерованы или подписаны). Вид идентификации выбирается организацией самостоятельно. Идентификация может проводиться в соответствии со способом применения: наружное, внутреннее, для инъекций; по фармакологическим группам: антигипертензивные, противовирусные и т.п. При наличии в организации электронной программы «Склад», дополнительно места хранения нумеруются и заносятся в программу, что способствует более быстрому обслуживания покупателей и адаптации новых сотрудников.
· Холодильниками для хранения термолабильных лекарственных препаратов; Применяются специальное аптечные витрины - холодильники, которые дополнительно оснащены наружным термометром и для контроля внутри холодильника должен также находиться термометр. Допускается использование бытовых холодильников; при использовании, которого в него помещаются термометры на верхнюю и нижнюю полки. Для холодильного оборудования ведется журнал учета температурного режима (приложение 2), которым может быть совмещен с журналом регистрации температуры в данном помещении.
· Приборами для регистрации параметров воздуха (термометрами, гигрометрами или психрометрами), которые размещают на внутренней стене помещения, вдали от нагревательных приборов, на высоте 1,5–1,7 м от пола и на расстоянии не менее 3 м от дверей. Контролирующие приборы должны быть сертифицированы и калиброваны в установленном порядке; показатели фиксируются в журнале учета (приложение 2).
· Кондиционерами и другим оборудованием, позволяющим обеспечить хранение лекарственных препаратов в соответствии с указанными на первичной и вторичной (потребительской) упаковке требованиями производителей лекарственных препаратов, либо помещения рекомендуется оборудовать вентиляторами, форточками, фрамугами, дополнительными решетчатыми дверьми.
· Моющими и дезинфицирующими средствами для обеспечения санитарного режима в соответствии с приказом Минздрава РФ от 21.10.97 г №309 «Об утверждении инструкции по санитарному режиму аптечных организаций (аптек), которые хранятся изолированно от товаров.
2. Оборудование должно быть устойчивым к воздействию влажной уборки с использованием дезинфицирующих средств и отвечать санитарно-гигиеническим, противопожарным требованиям техники безопасности и охраны труда.
3. Хранение лекарственных препаратов в операционной, перевязочной, процедурной организуется в инструментальных остекленных шкафах или на хирургических столиках.
4. В отделениях и на постах запрещается расфасовывать, развешивать, переливать, перекладывать препараты из одной упаковки в другую, заменять этикетки.
5. Количество медикаментов, поступающих в отделения, должны быть рассчитаны на 3- 10 дней, на посту - однодневный запас.
6. Необходимо вести учет лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности на бумажном носителе или в электронном виде с архивацией. Контроль за своевременной реализацией лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности должен осуществляться с использованием компьютерных технологий, стеллажных карт с указанием наименования лекарственного препарата, серии, срока годности либо журналов учета сроков годности (Приложение 3). Порядок ведения данного учета устанавливается руководителем организации. В журнале учитываются препараты и изделия медицинского назначения со сроком годности до 2-х лет, считая текущий год. Учет ведется раздельно по годам и месяцам окончания срока годности. В разделе «расход» указывается остаток препарата в последние 3 месяца до окончания срока годности и на месяц срока годности. В медицинских организациях персонал должен контролировать срок годности для экстемпоральных лекарств, которые имеют ограниченный срок годности (от 10- до 30 суток).
7. При выявлении лекарственных препаратов с истекшим сроком годности они должны храниться отдельно от других групп лекарственных средств в специальной выделенной и обозначенной (карантинной) зоне. Туда же помещаются забракованные лекарственные препараты, и товары, поступившие без сопроводительных документов.
8. Владелец недоброкачественных лекарственных средств, принявший решение об их изъятии, уничтожении и вывозе, передает указанные лекарственные средства организации, осуществляющей уничтожение лекарственных средств, на основании соответствующего договора.
8. При организации хранения лекарственных препаратов и других товаров аптечного ассортимента используется ряд специфических принципов, отражающих особенности данного класса товаров (Приложение 5). В помещениях для хранения лекарственные средства размещают в соответствии с требованиями нормативной документации, указанной на упаковке лекарственного препарата, указанных предприятием-производителем в инструкции к препарату; общих требований: с учетом физико-химических свойств лекарственных средств; фармакологических групп, способа применения: внутреннее, наружное; агрегатного состояния фармацевтических субстанций: жидкие, сыпучие, газообразные (таблица 3). При размещении лекарственных препаратов допускается использование компьютерных технологий (по алфавитному принципу, по кодам).
9. Хранящиеся в аптечных организациях лекарственные препараты должны быть дополнительно идентифицированы с помощью стеллажной карты, содержащей информацию о препарате (приложение 4); при использовании компьютерных технологий допускается идентификация при помощи кодов и электронных устройств.
Далеко не каждая компания имеет собственные складские помещения, где можно организовать хранение оборудования. Содержание таких складов и штата обслуживающего персонала обходится недешево, поэтому многие обращаются к профессиональным организациям, предоставляющим возможность хранения оборудования. Это особенно актуально для тех, кого интересует временное размещение оборудования на складах до его монтажа на объекте или в случае дальнейшей транспортировки к месту назначения.
Компания «RENTABOX» предоставляет для складирования оборудования удобные боксы различной площади. Это позволяет выбрать оптимальный размер помещения для хранения как крупногабаритного, так и мелкого оборудования.
Условия хранения и гарантии сохранности
На наших складах вы можете арендовать отдельный блок для хранения оборудования. Наши боксы постоянно проветриваются, в помещениях поддерживается оптимальная температура и влажность, что очень важно при хранении, например, технического оборудования.
Сроки хранения на наших складах не ограничены, поэтому вы можете организовать хранение как на постоянной основе, так и временно.
Для обеспечения безопасности и сохранности вашего оборудования на наших складах ведется постоянное видеонаблюдение и контроль доступа. Каждому клиенту присваивается личный код, по которому можно осуществлять личный доступ в хранилище.
Наши склады расположены как в центре Москвы, так и на окраинах, что позволяет нашим клиентам выбрать удобный район для организации хранения оборудования. Вы также можете воспользоваться дополнительными услугами наших партнеров:
- доставка;
- разгрузка и погрузка;
- упаковка.
Компания «RENTABOX» предлагает выгодные тарифы, удобные боксы различной площади, качественное обслуживание, гарантии сохранности.
В зависимости от конструкции, габаритных размеров, веса, упаковки и назначения оборудование может храниться в различных условиях - в закрытом складе, под навесом и на открытой площадке.
В закрытом отапливаемом складе должны храниться станки, приборы и мелкие точные механизмы.
В закрытом неотапливаемом складе и под навесом можно хранить оборудование, предназначенное для работы внутри помещения, а также мелкие детали.
На открытых площадках можно хранить оборудование, мало подверженное влиянию атмосферных осадков. К нему относятся: громоздкое и тяжеловесное оборудование, предназначенное для работы на открытом воздухе, передвижные машины, имеющие колесный ход, а также тяжелое оборудование, предназначенное для работы внутри помещения, но вложенное во влагонепроницаемую упаковку.
На базу оборудование в зависимости от его веса и габаритных размеров поставляется в закрытых вагонах, полувагонах и на открытых платформах. В закрытых вагонах главным образом транспортируют оборудование весом единицы до 250 кг, более тяжелое - в полувагонах и на открытых платформах. Упаковка может быть разной. Крупногабаритное оборудование поставляется без упаковки, точное и мелкое должно быть упаковано в ящики.
Разгружают прибывшее оборудование механизированным способом. При этом нужно обращать внимание на предупредительные знаки на упаковке.
Приемка оборудования на хранение в склад должна осуществляться в соответствии со спецификациями и накладными. Особое внимание необходимо обращать на комплектность оборудования и его техническое состояние и наличие технической документации.
Оборудование, поступающее для хранения в закрытые склады, в зависимости от габаритных размеров и веса устанавливается на деревянные подкладки, поддоны или специальные стеллажи. Если вес оборудования меньше 1 т, его целесообразно устанавливать на поддоны и хранить на стеллаже. Станки весом более 1 т устанавливают на деревянные салазки. Запасные части и инструмент, прилагаемые к станку, должны храниться в отдельном ящике.
В процессе хранения оборудование периодически должно осматриваться. В случае обнаружения коррозии поверхность деталей необходимо промыть керосином или бензином, насухо протереть чистой тканью, а затем покрыть защитным слоем смазки. Поверхности деталей, покрытые густой смазкой, необходимо обернуть парафиновой бумагой.
Малогабаритные насосы вместе с запасными частями должны храниться в закрытом складе, уложенными на поддоны и установленными на стеллажи.
Крупногабаритные насосы могут храниться под навесом или на стеллажах-навесах, установленных на открытых площадках.
Вентиляторы малых номеров необходимо хранить на плоских и стоечных поддонах с установкой на стеллажи или в штабеля. Тяжелые и крупногабаритные вентиляторы можно устанавливать на плоские поддоны.
Особые требования предъявляются к открытым площадкам для хранения оборудования. Площадки следует выбирать на возвышенных местах, обеспечивать стоками поверхностных вод и твердым покрытием для установки стеллажей и свободного передвижения в проездах погрузочно-разгрузочных и транспортных средств. Лучше всего открытую площадку для оборудования создавать под козловым краном.
Крупногабаритное и тяжеловесное оборудование должно устанавливаться на специальные подкладки. На стеллажах-навесах следует хранить оборудование, поступающее в ящиках или неупакованное. При этом оборудование должно укладываться на поддоны и устанавливаться на стеллажи автопогрузчиками. Наиболее тяжелые поддоны следует устанавливать в нижние ячейки стеллажей.
При размещении оборудования на открытой площадке должны приниматься во внимание его тип и наименование, а также способ хранения. Площадка должна быть разбита на отдельные секторы для хранения крупногабаритного оборудования на поддонах, стеллажного и смешанного хранения. Иногда при хранении ценного оборудования на открытой площадке отдельные узлы и его агрегаты отправляют на хранение в закрытые складские помещения.
Расстояние между установленным оборудованием должно обеспечить подход к нему и проведение погрузочно-разгрузочных работ.
Электроизмерительные приборы (амперметры, вольтметры, ваттметры и др.), термометры, нивелиры, датчики, аппараты телеграфной и телефонной связи, радио- и телевизионная аппаратура должны храниться в сухих, отапливаемых, хорошо вентилируемых помещениях. Температура воздуха в помещении должна быть не ниже + 10° и не выше +35° при относительной влажности до 30%.
Приборы поступают на склады, упакованными в ящики, футляры-чемоданы, коробки и без упаковки. Вес ящиков не превышает 50 кг.
При проведении погрузочно-разгрузочных и транспортных работ с приборами необходимо соблюдать особую осторожность и учитывать указания на таре: «Не бросать», «Не кантовать», «Верх», «Точные приборы» и др.
При поступлении большого количества приборов ящики укладывают на поддоны и устанавливают на стеллажи, при незначительном количестве приборы укладывают на полочно-клеточные стеллажи. Для защиты от солнечных лучей ячейки стеллажей закрывают занавесками. Приборы при хранении необходимо устанавливать в такое положение, которое предусматривается инструкцией и маркировкой на таре.
Приборы следует располагать от стен складского помещения на расстоянии до 0,75 м, от пола - не менее 0,2 м, от отопительных приборов - не ближе 1 м.
В период хранения необходимо периодически наблюдать за внешним состоянием приборов (если они хранятся без упаковки), удалять с них пыль, не допускать следов коррозии.
Совместное хранение приборов с химическими и пылящими материалами воспрещается.
Приборы без заводской упаковки могут храниться не более двух месяцев, а в упаковке - шесть месяцев. При необходимости более длительного хранения их следует подвергать дополнительной консервации.
Склады предназначены для приема, хранения, отпуска товаров различного назначения, сырья, материалов, реактивов и прочего. Они могут занимать отдельную территорию, подвалы и полуподвалы, цокольные, первые этажи зданий.
Требования к устройству и оборудованию складов могут различаться. Это зависит от вида товаров, но в любом случае необходима удобная связь с цехами или участками для погрузки-выгрузки продукции.
Общие требования к складским помещениям
К складским помещениям предъявляются общие требования, касающиеся организации пространства, направления движения сырья или товаров, их рационального размещения, выполнения всех погрузочно-разгрузочных и прочих операций.
Крупные компании, как правило, имеют собственные центральные склады, откуда продукция поступает по филиалам или другим, региональным, складам для дальнейшей реализации или использования в производстве. Есть склады, предназначенные для сдачи в аренду, промышленные складские помещения, на которых хранятся полуфабрикаты, сырье и реактивы для производства.
Особенностью обустройства любого помещения является то, что оно должно полностью соответствовать назначению и типу хранимых материалов, принятым нормативам и стандартам.
Комплекс складских операций
На любом складе выполняются три группы технологических операций: внутренние потоки, входные и выходные. Это означает, что производится разгрузка продукции, ее перемещение по территории, проверка качества и количества товара, выгрузка на производство или конечным поставщикам.
Общий комплекс операций включает в себя такие шаги:
- разгрузку материалов;
- приемку товара;
- перемещение по хранению;
- передачу продукции по назначению (на производство, отгрузка покупателю);
- внутреннее перемещение по территории склада.
Законодательством установлены нормы использования помещений, перемещения, отпуска продукции, соблюдения условий сохранности, защиты здоровья и жизни персонала склада, имущества предприятия. Для каждого конкретного склада и группы товаров разрабатывается собственная инструкция по хранению, весь персонал должен под роспись ознакомиться с ней, при необходимости пройти инструктаж.
Документация и нормативы
При обеспечении пожарной безопасности складских помещений используются определенные требования, документация и нормы.
В частности:
- инструктаж и соответствующий регламент;
- руководство, разработанное на случай поведения персонала при возгорании;
- порядок действий при работе с горючими материалами, веществами, предназначенными для утилизации;
- нормы работы с промасленной спецодеждой, маслами и прочими легковоспламеняющимися материалами;
- требования работы с ГСМ;
- требования к расположению участков для курения, мест, где может использоваться открытый огонь;
- необходимость осмотра помещений, объектов, отключение электроснабжения по завершении работы.
Во всех помещениях на видном месте должны быть в наличии таблички с указанием телефонов службы охраны.
Основные положения при оборудовании складских площадей:
- недопустимо курение в местах погрузки-разгрузки, хранения, перемещения материалов;
- перед началом эксплуатации все помещения, стеллажи, рампы должны пройти сертификацию на соответствие нормам пожаробезопасности, получить категорию взрывобезопасности и пожаробезопасности;
- при установке электрического оборудования требуется правильное зонирование пространства;
- запрещается размещение любых объектов или продукции в пределах противопожарных промежутков;
- запрещается въезд локомотивов на территорию, которой присвоены категория А, Б или В;
- грузоподъемная техника допускается к работе с опасными материалами только при наличии установленных искрогасителей;
- при хранении на складе опасных веществ требуется поставить об этом в известность сотрудников пожарной охраны;
- устранение мелких неисправностей, перетаривание продукции, подготовка смесей производятся только на строго отведенных для этого участках, изолированных от остального пространства склада;
- при размещении материалов следует учитывать свойства, особенности и требования к хранению, нормы товарного соседства, противопожарные меры;
- в конце рабочего дня необходимо в точности соблюдать меры по обесточиванию объекта, отключению дежурного освещения, штепсельных розеток, газовых плит или электронагревательных приборов.
Требования к хранению грубых кормов
Грубые корма хранятся в отдельно расположенных пристройках.
При этом необходимо соблюдение следующих условий:
- стены, перегородки и перекрытия выполняются только из негорючих материалов, они должны быть глухими, иметь предел огнестойкости в 0,75 ч;
- скирды и стога следует размещать на удалении от ЛЭП – не меньше 15 метров, от зданий и конструкций – 50 метров, от дорог – 20 метров;
- по периметру участка, где хранятся скирды и стога, следует пропахать полосу с шириной в 4 метра, при этом ее край должен быть удален на расстояние от 15 метров;
- для штабелей необходимо устройство основания до 500 кв.м., для одной скирды или стога – до 150 кв. м;
- противопожарное расстояние должно составлять от 20 метров, если скирды размещаются попарно, то между ними соблюдается промежуток от 6 метров;
- все трактора и прочие машины оснащаются искрогасителями. Их подъезд разрешается на расстояние от 3 метров;
- кварталы из двадцати скирд должны располагаться друг от друга на удалении в 100 метров;
- при повышенной влажности необходим регулярный контроль температуры.
Требования к хранению зерна
При организации хранения зерна все складские помещения необходимо проверить на соответствие установленным нормам, работоспособность.
Главным требованием является конструктивная способность помещений принять необходимый объем и тип продукции.
Это касается выделения отдельных сооружений с большими, открывающимися наружу воротами, отсутствия загромождений подъездов и площадей, соблюдения минимального расстояния в 0,5 метров от насыпей.
Кроме того, для складов необходимо выполнение следующих требований:
- нельзя применять передвижную технику, если ворота закрыты с двух сторон;
- нельзя для розжига сушилок использовать факелы, горючие, легковоспламеняющиеся вещества;
- необходимо исключить трение ленты и прочих движущихся механизмов транспортера;
- в случае искрения сушилок отгрузка и хранение зерна запрещены;
- топки следует монтировать так, чтобы исключить искрение, для дымовых труб необходима установка искрогасителей, противопожарных разделок;
- все сушилки следует размещать на расстоянии в 10 метров и больше от мест хранения зерна;
- вентиляторы необходимо устанавливать на расстоянии от 2,5 метров от стен из горючих материалов;
- во время работы следует не допускать засыпку продукции больше, чем уровень ленты;
- каждые два часа необходимо проверять общую температуру продукции;
- не допускается хранение зерна вместе с другими материалами или техническим оборудованием;
- каждый день должна проводиться обязательная чистка сушилок.
Хранение леса и пиломатериалов
При организации хранения леса и пиломатериалов необходимо большое внимание уделить проектированию складов, для чего разработаны специальные требования и нормы. Для складирования леса объемом больше 10 тыс. куб. метров необходимо использовать специальные технические нормы, принятые в строительстве. Меньшие объемы хранятся в соответствии с условиями Госпожарнадзора.
Документация для склада обязательно учитывает:
- максимальный объем хранимого леса;
- расстояния, противопожарные меры на территории склада.
Еще одним важным требованием является наличие противопожарных мер, первичных средств тушения пожаров. Это специальная документация, в которой отображаются план тушения, расположение первичных установок тушения, наличие специальных противопожарных постов и прочее. Персонал склада должен быть обязательно ознакомлен с условиями размещения продукции, соблюдением правил безопасности.
Пи оборудовании таких складов применяются электрообогреватели, находящиеся в отдельных помещениях, что обеспечивает безопасность и сохранность сырья. Все рабочие и погрузочные площадки необходимо полностью освободить от мусора и разнообразных горючих материалов, которые собираются в контейнеры. Если в работе применяются лебедки на ДВС, их необходимо располагать на удалении от штабелей, которое составляет от 15 метров.
Для закрытых складов необходимо соблюдение следующих правил:
- в помещении не устанавливаются перегородки, не устраиваются служебные, технические места;
- ширина проходов около дверных проемов не должна быть меньше 1 метра;
- напольное покрытие должно изготавливаться только из негорючих материалов;
- от штабелей до стен соблюдается минимальное расстояние в 0,8 метра.
Хранение угля и торфа
Для хранения такой продукции, как торф и нефтепродукты, устанавливаются специальные требования. Все помещения должны быть организованы таким образом, чтобы быть максимально защищенными от подтоплений паводковыми и грунтовыми водами.
Кроме того, запрещены следующие действия:
- выгрузка угля на отвалы, которые лежат уже больше месяца;
- отгрузка или транспортировка горящего угля и торфа;
- приемка сырья с выраженными очагами самовозгорания;
- хранение продукции около источников тепла, электроприборов.
Уголь и торф различных марок необходимо хранить в отдельных помещениях, не смешивая. При погрузке важно создать условия, при которых не произойдет смешение и загрязнение посторонними включениями, которые создадут угрозу возгорания. На общую погрузку-разгрузку выделяется не больше двух суток, за это время вся масса продукции должна быть распределена в штабеля для организации длительного хранения.
Для контроля температурного режима необходимо в откосах установить специальные термометры и датчики.
В случае возгорания материал из штабелей вынимается, после чего осуществляется его тушение водой. Если общая температура составила больше +60 градусов, необходимо уплотнение штабелей в очаге возгорания с последующей выемкой сырья, использование безопасных методов тушения.
При воспламенении кускового торфа используются специальные смачиватели, также масса может быть забросана сырой продукцией. После тушения поврежденная часть продукции разбирается и удаляется, фрезерный торф убирается полностью. В место выемки загружается сырая масса, которая уплотняется. Самовоспламенившийся торф или уголь в штабеля возвращать запрещено.
Требования СанПиНа к производственным складам
Хранение любых продуктов, реактивов или сырья должно соответствовать установленным нормам и гигиеническим правилам. Такие требования касаются места содержания товаров, устройств и агрегатов, стеллажей, квалификации персонала.
Согласно СанПиНу, выделяются следующие группы требований:
- для продуктов питания;
- для холодильников;
- для парфюмерии, косметики.
Для продовольственной группы существуют особые требования:
- к санитарно-техническому состоянию помещений;
- организации и оборудованию, планировке, устройству места для хранения конкретной продукции;
- хранению продовольственных товаров, полуфабрикатов или сырья, стеллажам и таре;
- условиям хранения для конкретного типа продукции.
Для всех продовольственных товаров необходимо наличие сопроводительной документации, сертификатов и удостоверений, подтверждающих качество продукции, безопасность и происхождение. Также необходимо прохождение проверки соответствия техническим нормативам.
Санитарные требования устанавливают нормы размещения и последующего хранения скоропортящихся, замороженных, охлажденных продуктов. Подобная продукция на склад может быть принята только в том объеме, который соответствует объему холодильных камер.
Если жесткий температурный режим не предусмотрен, рекомендуется устанавливать общую температуру хранения на уровне +6 градусов, но не больше.
При хранении запрещено перетаривание из упаковки производителя, сама тара должна сохранять целостность, быть сухой. Необходимо создать условия, при который она не будет впитывать посторонние запахи. При оборудовании складских помещений необходимо предусмотреть техническое оснащение и контроль над уровнем температуры, освещения, влажности в соответствии с требованиями для конкретного типа товаров. Замеры показателей осуществляются каждый час, датчики системы контроля следует располагать вдали от дверных и оконных проемов, испарителей.
Товарное соседство
Товарное соседство является одной из важнейших стадий организации любого склада.
Современные нормативы четко определяют регламент такого соседства и зонирования пространства:
- Изделия со специфическим запахом необходимо хранить отдельно от продукции, которая может впитывать запахи, особенно это касается продуктов питания.
- Запрещено совместное хранение испорченных продуктов, сырых или полуфабрикатов с уже готовыми. Забракованные материалы следует помещать в отдельное помещение, маркируя их. Также отдельно от алкогольной и пищевой продукции хранятся тара, тележки, непищевая группа.
- Стеллажи, поддоны, полки, предназначенные для хранения пищевых продуктов, должны быть изготовлены из моющихся материалов, подвергающихся дезинфекции. При их расположении необходимо соблюдать минимальное расстояние от пола – от 15 см.
- Нельзя хранить пищевую группу товаров около отопительного оборудования, водопроводных или канализационных труб, за пределами специально обустроенных помещений. Кроме того, запрещено хранение навалом на полу незатаренных продуктов.
- Имеются специальные гигиенические требования, используемые для помещений, в которых хранятся мясо, хлебобулочные изделия, рыба, молоко. Одним из требований является запрет на совместное хранение этих продуктов.
Холодильное складское оборудование
Скоропортящиеся продукты и материалы, нуждающиеся в соблюдении особых температурных условий хранения, размещаются на складах со специальным холодильным оборудованием. При помощи холодильников различного типа обеспечивается надлежащее хранение в замороженном либо охлажденном виде, чаще всего это требуется для предприятий общественного питания, на складах с продовольственной продукцией. При этом для каждого типа товаров имеются собственные инструкции, определяющие порядок и сроки хранения, особенности оборудования помещений и сроки хранения.
Продукты питания, исключая мясо и не тарированные сыры, следует плотно укладывать в штабели, не допускается образование выступов. Каждая партия помечается ярлыком, на который наносится штамп «К» для проверки качества и массы. К продукции должен быть обеспечен свободный доступ. Контрольные участки следует хранить до окончания реализации, сама продукция укладывается на поддонах или рейках таким образом, чтобы от пола было расстояние минимум в 10-15 см.
Ширина проездов между отдельными штабелями должна составлять от 1,6 м, включая пристенные колонны, батареи, стены. Высота определяется в соответствии с типом продукции, прочностью тары и разрешенной нагрузкой на квадратный метр перекрытий. Кроме того, в обязательном порядке учитывается внутренняя высота холодильника, требования к его заполнению.
Не допускается хранение продукции на полу и платформах, переноска волочением и другие операции, которые негативно сказываются на ее качестве. При складировании товар с наименьшим сроком хранения следует помещать ближе к выходу, чем продукцию, обладающую более длительными сроками.
Вся продукция ненадлежащего качества хранится отдельно!
При отпуске изделий необходимо проверять качество в соответствии с нормативами ТУ и стандартами, у каждой партии должно быть свидетельство или удостоверение соответствия качества. В таком документе отображаются условия хранения, состояние камеры, сроки и прочие данные, установленные технологическими ведомственными инструкциями.
Косметическая, парфюмерная продукция
Особые требования предъявляются к складам и хранению парфюмерной и косметической продукции. При поступлении на склад продукции, реактивов, сырья и прочих материалов необходимо проверить целостность упаковки, этикеток, наличие сертификатов. Партии продукции должны содержаться в специально оборудованных помещениях вдали от цехов, при этом условия содержания должны полностью соответствовать всем принятым нормативам, включая контроль температуры и уровня влажности, сроков хранения.
Не допускается смешение готовой продукции, сырья или реактивов, для всех этих типов материалов необходимо выделить отдельные помещения с отличным доступом. Партии, которые при поступлении были отбракованы, необходимо содержать отдельно, маркировать их и исключить попадание такого сырья в производство или для дальнейшей реализации.
Во время хранения необходимо проследить, чтобы тара не была повреждена, а свойства продукции были сохранены на все время установленных периодов годности.
Заключение
Любой склад должен иметь мощность, полностью соответствующую типу и объему продукции, находящейся на его площади. Кроме того, необходимо в точности придерживаться принципов хранения продукции, правил размещения и товарного соседства, выполнения уборки помещения и чистки стеллажей, проведения разнообразных технологических операций.
На любом складе зоны приема и размещения обязательно разделяются. Для токсичных, легковоспламеняющихся, опасных товаров выделяются отдельные помещения, защищенные в соответствии с типом продукции.
На территории склада необходимо обеспечить сохранность продукции, исключить нахождение посторонних субъектов, у которых нет допуска или разрешения на пребывание в помещении склада.
Кроме того, необходимы:
- наличие нормальных условий для деятельности персонала;
- обеспечение условий для соблюдения последовательности всех хозяйственных, складских операций;
- обеспечение надлежащих условий для хранения продукции;
- гарантия количественной, качественной сохранности продукции.
Для промышленных складов нужно обустроить отдельные участки для инвентаря, тары, белья и прочего, что зависит от типа продукции и направления деятельности предприятия, существующих нормативов. Достаточно жесткие требования предъявляются к складам предприятий общественного питания и торговли, так как они работают с пищевыми продуктами.
Контроль соблюдения условий для складов и оборудования помещений осуществляется специально уполномоченными лицами предприятия, назначаемыми руководителем. Также участие в этом принимают представители надзорных служб.