В этом уроке разберемся со складской инвентаризацией, в рамках которой оформим документы отражения излишков и списания недостач товаров.
Документ Пересчет товаров
Для проведения инвентаризации никаких дополнительных настроек программы делать не нужно, переходим сразу к созданию документов Пересчет товаров (именно они будут отражать факт проведения инвентаризации):
В списке сделаем отбор по нужному складу и создадим новый документ:
На первой вкладке указываем дату, ответственного, склад и исполнителя (нужен для вывода в печатной форме ПФ). Если в ПФ Задание на пересчет товаров нам необходима колонка с количеством номенклатуры по данным учета, то устанавливаем необходимость Печатать количество по учету :
У пересчета есть несколько статусов (на данном этапе оставляем статус В работе ):
На второй вкладке заполняем сведения о товарах, подлежащих инвентаризации. Удобнее всего воспользоваться отбором для заполнения таблицы номенклатуры:
При данном отборе в таблицу товаров попадет вся номенклатура, имеющаяся на остатках:
При статусе В работе нет возможности указать фактическое количество товаров:
Проведем, распечатаем задание на пересчет товаров:
Далее этот бланк передается сотрудникам, которые будут пересчитывать товары на складе (и записывать в эту таблицу фактическое количество). Затем по этой таблице в пересчете вносятся результаты (количество факт), но для этого нужно установить соответствующий статус. Удобнее всего заполнить фактическое количество по учетному и потом уже вводить отклонения (излишки и недостачи):
Для примера введем данные о недостатке и излишке:
Отражение излишка и недостачи
Для отражения факта недостачи и излишка нужно создать в системе соответсвующие операции, для излишка создаем Оприходование излишков товаров :
Документ заполнился автоматически. Обратите внимание на поле Вид цены - именно цены данного вида будут подставлены для товаров в качестве себестоимости оприходования:
На второй закладке заполнена информация о приходуемых товарах:
Проводим и закрываем.
Регистрируем списание недостачи:
На второй закладке заполнились сведения о списываемых в рамках недостачи товарах:
Необходимо уточнить, что оприходования и списания товаров по результатам инвентаризации можно вводить не только на основании пересчета товаров, но и с помощью помощника оформления складских актов . Для демонстрации его работы удалю списание недостач, теперь в списке пересчетов выводится сообщение о недостающих складских актах, переходим по соответствующей гиперссылке:
В помощнике выбираем склад, период инвентаризационной описи и дату актов. Также выбираем, откуда брать себестоимость для ПФ ИНВ-3 и ИНВ-19 (будем заполнять ее по виду цен Закупочные ):
Видим, что нужно оформить списание вентилятора:
Теперь нужно отнести списание недостач товара на конкретную организацию:
После отнесения списываемых товаров на конкретную организацию нажимаем Далее :
В результате создается две операции: списание недостач и инвентаризационная опись (служебный, нужен для печати ИНВ-3 и ИНВ-19):
Теперь видим, что никаких расхождений при пересчетах не выявлено, и оформлены все необходимые складские акты:
Печатные формы при инвентаризации
Формируем ПФ, ИНВ-3 выглядит так:
А ИНВ-19 так:
В ПФ попала также недостача по товару Кабель электрический , которого не было в наших документах. Дело в том, что данный товар я списывал за рамками урока, также текущей датой. И этот товар попал в нашу инвентаризационную опись (именно на ее основании и формируются ИНВ-3 и ИНВ-19).
По умолчанию в отражениях излишков и недостач источник данных для себестоимости (в ПФ) берется из настроек склада:
Сформировав ведомость по товарам на складах, видим что все операции выполнены корректно:
Для проведения инвентаризации есть специальный документ - «Инвентаризация товаров на складе». С помощью данного документа вы можете отразить в программе факт проведения инвентаризации, указать текущие остатки товаров и увидеть расхождения между фактическими и учетными остатками. Данный документ широко используется в практике специалистов, занимающихся автоматизацией торговли, при переносе данных между разными базами 1С.Меню: Документы - Запасы (склад) - Инвентаризации товаров
Создадим новый документ инвентаризации. Прежде всего в документе указывается склад, на котором проводится инвентаризация, и организация, которой принадлежат товары:
Инвентаризацию товаров можно проводить сразу по всем номенклатурным позициям. Если количество товаров очень велико и проинвентаризировать их за один раз проблематично, вы можете создать несколько документов инвентаризации. В этом случае каждый документ можно делать по определенной группе товаров.
В нашей инвентаризации будут участвовать только товары из группы «Бытовая техника». Для этого установим для поля «Номенклатура» вид сравнения «В группе», а в соседнем поле выберем нужную нам группу.
Далее необходимо в таблице «Товары» перечислить нужные позиции номенклатуры и указать их фактическое количество на складе. Чтобы не заполнять таблицу вручную, воспользуемся автозаполнением по кнопке: «Заполнить - Заполнить по остаткам на складе».
Программа заполнит таблицу товарами, которые присутствуют на складе по ее данным:
В колонке «Учет. количество» указан остаток товара на складе по данным программы, а в колонке «Количество» вы должны заполнить фактический остаток товара на складе. В колонке «Отклонение» программа рассчитает отклонения фактического остатка от учетного.
Положительное отклонение свидетельствует об излишке товара, а отрицательное - о недостатке.
Полностью заполненный документ необходимо сохранить в базе по кнопке «Записать». Документ имеет несколько печатных форм, в том числе инвентаризационную опись (ИНВ-3). Распечатать документ можно нажав кнопку «Печать» и выбрав необходимую форму:
Документ «Инвентаризация товаров» фиксирует в базе информацию о фактических остатках товаров, при этом он не корректирует остатки товаров. Чтобы учетные и фактические остатки товаров совпадали, необходимо на основании инвентаризации сделать списание недостающих товаров и оприходовать излишки.
Списание товаров на основании данных по инвентаризации
Списание товаров делается с помощью одноименного документа.Меню: Документы - Запасы (склад) - Списание товаров
Оформить документ удобнее на основании инвентаризации товаров, тогда программа сразу заполнит его недостающими товарами:
Необходимо провести документ по кнопке «ОК», все недостающие товары спишутся со склада в момент проведения.
Оприходование товаров на основании данных по инвентаризации
Оприходование товаров также производится на основании инвентаризации документом «Оприходование товаров». Программа переносит в документ все товары, по которым были обнаружены излишки:
Цена на товар (себестоимость оприходования) также заполнилась автоматически - программа подставила среднюю себестоимость данного товара на складе. Если данные о себестоимости товара в базе отсутствуют, то колонку «Цена» необходимо будет заполнить вручную.
Заполненный документ необходимо провести по кнопке «ОК», в момент проведения излишки товаров оприходуются на склад.
Оформление пересортицы товаров
Если вы ведете в базе учет по дополнительным характеристикам товаров (цветам, размерам и т.д.) и обнаружили пересортицу, то оформить ее можно без проведения инвентаризации. Для этого используется документ «Корректировка серий и характеристик товаров».Меню: Документы - Запасы (склад) - Корректировки серий и характеристик товаров
Предположим, мы обнаружили на складе недостачу одной футболки размера M белого цвета, при этом есть одна лишняя футболка черного цвета и того же размера.
Создадим новый документ корректировки, заполним в нем склад и организацию:
Добавим новую строку в таблицу, укажем в ней номенклатуру - Футболка, количество - 1 шт. В поле «Характеристика номенклатуры (старая)» выберем характеристику «М, Белый», а в поле «Новая характеристика номенклатуры» укажем «М, Черный».
В момент проведения документа по кнопке «ОК» программа спишет со склада одну белую футболку и оприходует черную.
Проведение инвентаризации – это сравнение фактического наличия материальных ценностей на складах с данными, отраженными в документах. Случаи, когда инвентаризация является обязательной, предусмотрены нормами бухгалтерского учета. Сроки, в которые должна пройти сверка, а также порядок ее выполнения определяется руководителем организации.
Все предприятия, фиксирующие информацию о своей деятельности с помощью отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, должны проводить инвентаризацию товаров не реже 1 раза в год.
Оформление инвентаризации
Программный продукт 1С «Бухгалтерия Предприятия» редакции 3.0 открывает возможность пользователю составить 4 документа, необходимых для проведения процедуры инвентаризации:
- Инвентаризационн ая опись – форма ИНВ-3;
- Инвентаризация товаров на складе – опись произвольной формы;
- Приказ о проведении инвентаризации – форма ИНВ-22;
- Сличительная ведомость – форма ИНВ-9.
Для того чтобы сделать инвентаризацию в 1С, необходимо перейти в раздел меню «Склад». В открывшемся списке выбрать пункт «Инвентаризация товаров».
В этом журнале имеется возможность создания нового документа путем нажатия кнопки «Создать».
В открывшемся поле, надо указать основные параметры:
- Номер;
- Время и дату;
- Реквизит «ответственное лицо».
Причем время, дату и номер программа заполнит автоматически, изменить эти параметры можно в случае расхождения программных данных с учетными, например, бухгалтерский учет ведется в отдельных программах по каждому подразделению, а номера вводятся в общем порядке для всей организации. ФИО ответственного необходимо выбрать из открытого программой справочника сотрудников.
Заполнить информацию из бухгалтерского учета об остатках на складе по всем номенклатурным позициям можно автоматически через кнопку «Заполнить». Она имеет подменю с параметром заполнения документа по умолчанию и корректировки уже созданного. Программа заполняет документ по всем материальным запасам, если их количество велико, то можно создать несколько инвентаризаций по разным группам товаров, через кнопку «Подбор».
Важно: информация переносится по состоянию на дату, которой составлен документ, а не на текущий момент.
После переноса в инвентаризационн ую ведомость всех остатков товара на складе по учету, идет сравнение с фактическим остатком. Документ – это таблица, где можно корректировать фактическое количество, а программа сама посчитает разницу и выведет отдельной колонкой отклонение.
Для того чтобы в приказе по форме ИНВ-22 были указаны все необходимые сведения, придется заполнить поля на закладке «Проведение инвентаризации». Здесь указываются:
- Период проведения;
- Документ-основан ие;
- Номер и дату документа-основа ния;
- Причина проведения инвентаризации.
На закладке «Инвентаризацион ная комиссия» указывается ее состав. Есть возможность подбора членов из справочника сотрудников предприятия. Любого из них можно отметить галочкой, которой определяется председатель.
Кнопка «Печать» открывает список документов, которые можно распечатать.
Кнопка «Провести и закрыть» не создает никаких бухгалтерских записей, поэтому их надо создать с помощью кнопки «Создать на основании».
Важно: В случае необходимости следует заполнять дополнительные документы по результатам сделанных инвентаризаций в 1С, например, ведомость по форме ИНВ-26.
Оприходование товарно-материал ьных ценностей
Если среди товаров, которые необходимо было инвентаризироват ь, обнаружены излишки, то согласно нормам бухгалтерского учета их приходуют. В программе 1С Предприятие для этих целей имеется документ, который вводится на основании инвентаризации товаров с положительным отклонением, имеющихся фактических остатков от учетных данных.
Создать документ можно, нажав кнопку «Ввести на основании» и выбрать из списка «Оприходование товаров».
Начать заполнение документа нужно с ввода номера, даты и подбора статьи доходов. По общей практике излишки относятся к прочим доходам.
Созданный документ заполняется двумя способами:
- В ручном режиме через кнопку «Добавить»;
- Автоматически через нажатие кнопок «Заполнить», «Заполнить по инвентаризации».
Автоматический перенос заполняет все колонки таблицы. При ручной корректировке сделать работу поможет установка типа цены (цена покупки, цена продажи, средняя учетная цена и т. д.).
Печатная форма документа выводится при нажатии кнопки «Накладная на оприходование товаров». Табличную часть накладной можно изменить в справочнике форм документов с помощью администратора.
Для проверки корректности хозяйственной операции используется кнопка «Дт/Кт», с помощью которой выводится новая закладка с проводками по этой операции.
Важно: Налогом облагаются все выявленные излишки по товарно-материал ьным ценностям, поэтому не забудьте учитывать положительный результат проведения инвентаризации в составе доходов при заполнении отчета по налогу на прибыль.
Списание материалов
Если при проведении инвентаризации выявлена недостача, то отрицательную разницу придется списать. Налоговый учет не всегда позволяет включить выявленное отклонение в расходы. На затраты можно списать материальный недостаток только в пределах норм естественной убыли. В остальных случаях необходимо найти виновное лицо и списать потери ТМЦ на его счет либо отнести недостачу на финансовый результат.
Для отражения факта недостачи создается документ списания, который заполняется из документа инвентаризация материалов в 1С аналогично оприходованию. Необходимо: нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать из списка пункт «Списание товаров».
Документ списания заполняется автоматически из позиций, по которым было отрицательное отклонение количества фактических товаров через автоматическое заполнение. Вручную заполнить документ можно через кнопку «Добавить», при заполнении одной номенклатурной позиции или кнопкой «Подбор», если заполнение имеет большой масштаб.
Корректировать введенные данные можно кнопкой «Изменить», которой выводится окно с позициями, открытыми для исправления документа вручную. Перенос измененных данных производится кнопкой «Перенести в документ».
Кнопкой «Печать» на печать выводятся две формы из списка:
- Унифицированная форма акта на списание ТОРГ-16;
- Произвольная форма-реестр накладной на списание.
При проведении документа программа формирует проводки, которыми списываются все недостающие товары. Сформированные записи можно посмотреть через кнопку «Дт/Кт».
Документом недостача переносится в дебет 94 счета. По окончании процесса инвентаризации надо создать приказ о причинах недостачи, и на основании этого приказа списать отрицательное отклонение на:
- 20 счет в случае отрицательного результата в размерах, установленных нормами;
- 73 счет, если есть виновные лица;
- 91 счет при наличии причин, на которые предприятие повлиять не может;
- 99 в остальных случаях.
Важно: На расходы не следует относить недостачи по товарам с количеством в штуках либо по товарам, отраженным на счетах учета в фасованном виде.
Как правильно сделать инвентаризацию в 1С?
- Перед проведением инвентаризации в 1С необходимо проверить в журналах корректность ввода всех первичных документов по движению ТМЦ. К ним относятся все виды накладных: на поступление, на списание, на возврат.
- Сформировать оборотно-сальдов ые ведомости по счетам учета, чтоб определить сумму остатков товаров на складе, в общем, по предприятию. Результат инвентаризации, заполненной автоматически, по данным учета, должен совпадать с полученной суммой. Если есть отклонение, то какие-то номенклатурные позиции в документ инвентаризации не вошли и следует все проверить, чтобы найти товары, которых нет в инвентаризационн ой ведомости.
- Инвентаризацию в 1С лучше проводить отдельно по каждому складу и по каждому материально ответственному лицу, так как в этом случае при наличии отклонений выявить их причину будет проще.
- Зачет излишков при пересортице товаров возможен в редких случаях. Корректировка проводится при условии выявления недостачи и излишка за один и тот же период, по одному и тому же ответственному лицу и по аналогичным товарам в равном количестве.
Товары любой компании необходимо периодически инвентаризировать. Рассмотрим оформление процесса инвентаризации в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».
Документ инвентаризации
Для проведения инвентаризации есть специальный документ – «Инвентаризация товаров на складе». С помощью данного документа вы можете отразить в программе факт проведения инвентаризации, указать текущие остатки товаров и увидеть расхождения между фактическими и учетными остатками. Данный документ широко используется в практике специалистов, занимающихся автоматизацией торговли, при переносе данных между разными базами 1С.
Меню: Документы – Запасы (склад) – Инвентаризации товаров
Создадим новый документ инвентаризации. Прежде всего в документе указывается склад, на котором проводится инвентаризация, и организация, которой принадлежат товары:
Инвентаризацию товаров можно проводить сразу по всем номенклатурным позициям. Если количество товаров очень велико и проинвентаризировать их за один раз проблематично, вы можете создать несколько документов инвентаризации. В этом случае каждый документ можно делать по определенной группе товаров.
В нашей инвентаризации будут участвовать только товары из группы «Бытовая техника». Для этого установим для поля «Номенклатура» вид сравнения «В группе», а в соседнем поле выберем нужную нам группу:
Далее необходимо в таблице «Товары» перечислить нужные позиции номенклатуры и указать их фактическое количество на складе. Чтобы не заполнять таблицу вручную, воспользуемся автозаполнением по кнопке: «Заполнить – Заполнить по остаткам на складе»:
Программа заполнит таблицу товарами, которые присутствуют на складе по ее данным:
В колонке «Учет. количество» указан остаток товара на складе по данным программы, а в колонке «Количество» вы должны заполнить фактический остаток товара на складе. В колонке «Отклонение» программа рассчитает отклонения фактического остатка от учетного:
Положительное отклонение свидетельствует об излишке товара, а отрицательное – о недостатке.
Полностью заполненный документ необходимо сохранить в базе по кнопке «Записать». Документ имеет несколько печатных форм, в том числе инвентаризационную опись (ИНВ-3). Распечатать документ можно нажав кнопку «Печать» и выбрав необходимую форму:
Документ «Инвентаризация товаров» фиксирует в базе информацию о фактических остатках товаров, при этом он не корректирует остатки товаров. Чтобы учетные и фактические остатки товаров совпадали, необходимо на основании инвентаризации сделать списание недостающих товаров и оприходовать излишки.
Списание товаров на основании данных по инвентаризации
Списание товаров делается с помощью одноименного документа.
Меню: Документы – Запасы (склад) – Списание товаров
Оформить документ удобнее на основании инвентаризации товаров, тогда программа сразу заполнит его недостающими товарами:
Необходимо провести документ по кнопке «ОК», все недостающие товары спишутся со склада в момент проведения.
Оприходование товаров на основании данных по инвентаризации
Оприходование товаров также производится на основании инвентаризации документом «Оприходование товаров». Программа переносит в документ все товары, по которым были обнаружены излишки:
Цена на товар (себестоимость оприходования) также заполнилась автоматически – программа подставила среднюю себестоимость данного товара на складе. Если данные о себестоимости товара в базе отсутствуют, то колонку «Цена» необходимо будет заполнить вручную.
Заполненный документ необходимо провести по кнопке «ОК», в момент проведения излишки товаров оприходуются на склад.
Оформление пересортицы товаров
Если вы ведете в базе учет по дополнительным характеристикам товаров (цветам, размерам и т. д.) и обнаружили пересортицу, то оформить ее можно без проведения инвентаризации. Для этого используется документ «Корректировка серий и характеристик товаров».
Меню: Документы – Запасы (склад) – Корректировки серий и характеристик товаров
Предположим, мы обнаружили на складе недостачу одной футболки размера M белого цвета, при этом есть одна лишняя футболка черного цвета и того же размера.
Создадим новый документ корректировки, заполним в нем склад и организацию:
Добавим новую строку в таблицу, укажем в ней номенклатуру – Футболка, количество – 1 шт. В поле «Характеристика номенклатуры (старая)» выберем характеристику «М, Белый», а в поле «Новая характеристика номенклатуры» укажем «М, Черный»:
В момент проведения документа по кнопке «ОК» программа спишет со склада одну белую футболку и оприходует черную.