Есть ли общий унифицированный стандарт для всех видов?
При использовании унифицированных форм документации составление накладной происходит по форме ТОРГ-12 . Инструкции по её заполнению утверждены постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года .
Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года № 20 , в случае необходимости специалист имеет право внести в накладную дополнительные графы. Кроме того, ему также позволено использовать самостоятельно разработанную форму товарной накладной, утверждённую организацией, в которой он работает.
Какова общая структура?
Общая структура накладных следующая:
- Информация об участниках поставки продукции (продавец, отправитель, получатель, плательщик), включая их полные наименования, юридические адреса, номера телефонов, реквизиты, а также коды ОКВЭД и ОКПО).
- Сведения о договоре, на основании которого осуществляется сделка.
- Данные о паспортной накладной – дата и номер.
- Сведения о товаре (полное название, количество, итоговая стоимость, единицы измерения массы и предъявляемый покупателю налог на добавленную стоимость).
- Приложения (дополнения) к накладной (паспорта, сертификаты и тому подобное).
- Подписи участников сделки. Так, со стороны продавца документ подписывает сотрудник, который разрешил отправку продукции; главный бухгалтер; работник, отпустивший товар. Со второй стороны – непосредственно сам покупатель либо грузополучатель. Кроме того, в этой графе указывается информация о доверенности, прописывается дата подписания договора обеими сторонами.
Обратите внимание! Форма накладной также предусматривает проставление печатей стороны отпуска товара. Тем не менее, печать, согласно статье 9 закона № 402, не обязательный реквизит данного документа. В связи с этим организация вправе отказаться от заверения накладной печатью.
Какие обязательные реквизиты надо заполнить?
Реквизиты, которые обязательно должна содержать любая накладная (унифицированная либо самостоятельно разработанная), согласно статье 9 закона № 402 , следующие:
- Название первичного документа («Путевой лист», «Накладная о товаре» и так далее).
- Дата составления документа.
- Код продукции.
- Номер накладной.
- Название компании, составившей данный документ.
- Содержание факта хозяйственной операции (например, списание бракованных товаров).
- Величина содержания факта хозяйственной операции в денежном эквиваленте с указанием единиц измерения (количество в штуках, стоимость в рублях и тому подобное).
- Должность лица, совершившего сделку, а также лица, ответственного за оформление проведённой операции.
- Подписи лиц с расшифровкой.
Обратите внимание! Заполнение обязательных реквизитов – важное условие принятия его к учёту. Тем не менее, в число обязательных реквизитов может войти печать в случае наличия в документации поля «М.П.».
Как правильно выписывать: на компьютере или от руки?
Накладная может выписываться как в печатном, так и в электронном виде , в бухгалтерской программе, а также в формате Word (ворд) и Excel (эксель).
Нужно ли ставить печать?
Согласно части 4 статьи 9 закона № 402 , с 1 января 2013 года формы первичных документов (накладных в том числе) не требуют обязательного проставления печатей.
Порядок и особенности оформления
Приходно-расходной
Формирование приходно-расходной накладной осуществляется в том случае, если идёт движение товарно-материальных средств. Как правило, она широко распространена на фабриках, компаниях с собственными отгрузочными складами и фирмах, осуществляющих деятельность в торговой сфере.
Приходно-расходная накладная необходима для оформления отправки продукции , на которую товарные отчёты не составляются. Работает преимущественно в мелкорозничной торговле. Под ней подразумевается купля-продажа продукции по розничным ценам.
Данная накладная составляется в 2-х экземплярах ответственным лицом, отпускающим продукт. При этом один образец передаётся потенциальному продавцу, а второй остаётся на складе предприятия.
Унифицированная накладная была принята Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года . Особое внимание при заполнении следует обратить на:
- Инициалы (ФИО) лица, получающего (например, «продавец продовольственного магазина № 5 на ул. Советская»). В том случае, если товар доставляется курьером, то в соответствующей строке «через ___» вписываются сведения об этом сотруднике.
- В таблице вписываются данные о продукции: название, стоимость и так далее.
- В пустых графах таблицы желательно указать дополнительную информацию о товаре.
Сотрудник, отпускающий продукцию, обязан указать свою должность, поставить подпись и дать к ней расшифровку. Кроме того, по окончании рабочего дня в графе № 15 вписывается итоговая сумма выручки за проданную продукцию. После документ сдаётся в бухгалтерию фирмы. В конце накладной наряду с номером и датой кассового ордера указывается и доходная сумма.
Расходной
Расходная накладная заполняется в том случае, если происходит движение товарно-материальных средств. С 2013 года унифицированные формы расходной накладной отменены. В связи с этим типовой формы расходной накладной не существует.
Уполномоченные сотрудники компаний вправе создавать её самостоятельно. Обязательное условие составления данной накладной – соответствие обязательным к использованию образцам документов (например, ТОРГ 12) или утверждённому компанией шаблону.
Документ печатается в 2-х экземплярах . Один из них остаётся у сотрудника, отправляющего товар; второй – принимающего. В расходной накладной должны присутствовать подписи материально-ответственных сотрудников. Оформление бланка возможно на листе формата А4. А заполнять – как в печатном виде, так и письменном. Расходная накладная состоит из 3-х частей. В первую входят:
- номер документа и дата его составления;
- полное название предприятия, осуществляющего отправление товара, а также наименование компании, получающей продукт;
- номер и дата заключения договора.
Обратите внимание! В том случае, если лицо действует по доверенности, информацию об этом факте необходимо внести в бланк – вписать дату выдачи и номер соответственно.
Вторая часть расходной накладной представляет собой таблицу, которая содержит сведения об отправляемых товарах:
- наименование;
- число;
- стоимость 1-й штуки;
- итоговая цена.
В заключительной части накладной на основании данных из таблицы указываются название товара и общая сумма продукции.
Товарной
Поскольку не существует единой унифицированной формы товарной накладной, учитывать определённые нюансы при её заполнении необходимо. Поэтому образец накладной создаётся предприятием. Так, в строке с реквизитами нужно вписать номер ОКПО. В поле «Вид операции» никакая информация не вносится.
В форме товарной накладной имеются следующие сведения:
- наименование документа;
- дата формирования;
- название экономического субъекта, ответственного за формирование бланка;
- фиксация факта ведения хозяйственной практики;
- определение итогов хозяйственной деятельности;
- указание должности сотрудника, реализовавшего сделку;
- инициалы, ФИО и печати компаний, осуществивших операцию.
Обратите внимание! Наличие печатей компаний, реализовавших сделку, в товарной накладной обязательно.
Товарная накладная недействительна при отсутствии хотя бы одной из перечисленных позиции. А заполнитель, предоставивший недостоверные сведения, будет приговорён к уголовной ответственности .
ТТН
Товарно-транспортная накладная – документ, который оформляется при транспортировке продукции транспортными средствами. Заполняется в 4-х экземплярах. Необходимость оформления возникает в том случае, если перевозка груза осуществляется сторонними перевозочными фирмами. При отправке продукции транспортом, принадлежавшим организации отправителю, подтверждать товарно-транспортные накладные нет необходимости.
Накладная представляет собой двусторонний бланк. На лицевой стороне – сведения о заказчике и транспортируемой продукции. На обратной стороне отображаются сведения, касающиеся транспортного средства и перевозимого товара.
При заполнении бланка следует обратить внимание на реквизиты:
- отправитель продукции – наименование компании, её адрес, контактные данные и ОКПО;
- получатель продукции – наименование компании, месторасположение, контактные данные и ОКПО;
- плательщик – наименование фирмы, юридической адрес, данные о плательщике, а также ОКПО.
Кроме того, при заполнении таблицы необходимо внести информацию:
- номенклатурный номер;
- количество транспортируемых товаров;
- стоимость единицы товара;
- обозначение всех позиций;
- единица измерения продукта;
- масса транспортируемого товара;
- итоговая цена всего перевозимого груза.
Обратите внимание! При заполнении бланка итоговую цену необходимо указывать без учёта налога на добавленную стоимость.
Требования
Требование-накладная – документ, применяющийся для учёта движения торгово-материальных ценностей непосредственно внутри компании. Фирма имеет право создать форму такого документа самостоятельно. Тем не менее, обязательно включить в него обязательные реквизиты.
Унифицированная накладная заполняется при перемещении товаров между подразделениями компании. С её помощью письменно фиксируется возврат материалов на склад, переданных в использование, но не использованных полностью. В шапке требования-накладной следует указать номер документа, наименование организации и код ОКПО.
Особенность данной накладной состоит в том, что она включает информацию о:
- дате составления;
- подразделении отправителя;
- деятельности отправителя;
- корреспондирующий счёт;
- учётная единица выпуска продукции.
Под ними в требовании-накладной имеются поля для заполнения следующих данных:
- лицо, через которое отправлен груз;
- лицо, потребовавшее ценности;
- лицо, разрешившее отправку товара.
На внутреннее перемещение
Накладная на внутреннее перемещение – свидетельство перемещения продукции между структурами компании , или лицами. Информация о передаче ценностей вносятся в свод производственных документов, с помощью которых контролируются выбытие и прибытие товаров.
Документ составляется в ходе передачи ценностей из одних рук в другие. Подписи на накладной обязаны поставить все участники процедуры.
При заполнении накладной на внутреннее перемещение необходимо обратить внимание на следующее:
- название компании и номер структурного подразделения;
- реквизиты организации;
- дата составления документа;
- место составления документа;
- основание (-я) составления;
- данные о грузе;
- подписи всех лиц, участвующих в операции.
На отпуск товара
Накладная на отпуск товара, как правило, оформляется на предприятиях, ведущих деятельность в области общественного питания.
Основанием оформления накладной на отпуск товара является необходимость отправить продукт тогда, когда он отделён от главного производственного цеха. Документация составляется в 2-х экземплярах, один из которых передаётся в бухгалтерию организации , а другой остаётся у сотрудника, который получил товар.
Этот документ содержит следующую информацию:
- наименование организации;
- подразделение, выписывающее накладную;
- продукты, которые требуются для приготовления;
- количество и общая цена продуктов;
- подписи ответственных сотрудников.
Международной товарно-транспортной
Международно-транспортная накладная – документ, подтверждающий автоперевозку продукции. Бланк накладной имеет унифицированную форму. Основанием для оформления служит необходимость передачи товара с использованием транспортных средств. Данный документ применяется при транспортировке продукции за границу.
Международно-транспортная накладная содержит следующую информацию:
- количество транспортируемой продукции;
- перевозочный маршрут;
- лицо, перевозившее продукцию;
- сведения об отправителе и получателе;
- время, затраченное на перевозку;
- состояние груза;
- дата погрузки и выгрузки.
Бланк международно-транспортной накладной пишется на нескольких страницах. Названия граф прописываются как на русском, так и на иностранном языке. Каждому получателю груза выдаётся отдельный экземпляр накладной.
Возвратной
Возвратная накладная оформляется в форме, разработанной организацией самостоятельно, согласно требованиям по первичному документу, установленному в статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» . Тем не менее, возврат ценностей осуществляется при помощи унифицированной формы ТОРГ-12 .
Покупатель по договору является и поставщиком, и грузоотправителем. Наименование компании, юридический адрес и банковские реквизиты прописываются в соответствующих строках. Заполнение сведений об отправителе груза не обязательно. Возвратная накладная получает уникальный номер, присваиваемый собственно организацией.
Наиболее частые ошибки
Распространённые ошибки, которые допускают заполнители первичных документов (накладных):
- Указание неполных реквизитов – грубейшая ошибка, которая может полечь за собой разногласия с налоговыми органами. Важно полное и корретное заполнение всех реквизитов товарной накладной.
- Подпись неустановленного лица. Заполнители зачастую не прописывают должностей лиц, из-за чего у организации появляется множество неприятностей.
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете №105 , заполнитель имеет право исправить ошибки только чёрной шариковой ручкой . При этом обязательно проставление даты и подписи лица, внёсшего корректировку в текст, а также печатью, заверяющей изменения.
Таким образом, товарная накладная – документация, необходимая для отправки и приёма продукции. Так, основываясь на данных накладной, покупатель может вести собственный учёт расходов, а продавец – прибыли соответственно.
Любое имущество имеет свою ценность, будь то деньги или товар, поэтому обязательно его передача кому-либо должна фиксироваться на бумаге. Движение денег достаточно подтвердить банковской выпиской, контрольно-кассовыми документами и т.д. А вот продукция при передаче сопровождается расходными накладными, которые содержат всю финансовую информацию о перемещаемых объектах.
Расходной накладной называют документ, согласно которому отпускаются материальные средства. Единой формы она не имеет, но обладает юридической силой. Согласно расходной накладной бухгалтеры проводят операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей. И в случае выявления каких-либо расхождений даже спустя некоторое время, согласно этому документу могут производиться разбирательства с претензиями и последующим обращением в суд.
Не смотря на то, что единой формы накладной нет, но законодательством все-таки регулируется данный документ. Из письма Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5 получается, что:
- Любое перемещение продукции от продавца к покупателю фиксируется товаросопроводительными документами, в т.ч. и накладными;
- Формируются только материально ответственными лицами;
- Накладные требуются как для подтверждения расходования, так и для оприходывания средств, в т.ч. и при возврате бракованного товара продавцу;
- Ответственное лицо, отпускающее товар во время работы, должно подтверждать прием и сдачу своей смены приходно-расходной накладной.
Учитывая все эти аспекты, можно сказать, что расходная накладная больше нужна для учета продукции внутри самой организации. Это обусловлено еще и простотой оформления.
Часто расходную накладную формируют по одной из унифицированных форм:
Это совсем необязательно, но доступность бланков, которые можно беспрепятственно скачать с нашего сайта, решает проблему быстро.
Правила заполнения
Расходная накладная формируется только материально ответственным лицом в двух экземплярах, один из которых остается у стороны отдающей, другой - у принимающей. В ней указываются основные параметры, требующиеся для учета на складе. Так как единой формы нет, то можно указывать любые дополнительные данные.
Условно документ делится на три части: «шапка», таблица в середине, нижняя часть.
Согласно этому делению в «шапке» может прописываться следующая информация:
- Название организации продавца;
- № договора;
- Наименование склада (города) и другие реквизиты.
Если верхняя часть в основном остается неизменной, то середина меняется полностью в каждом новом документе, кроме этого занимает большую часть накладной. В ней отображаются следующие данные:
- Перечень материальных ценностей, которые отпускаются, по принципу: в одной строчке – один артикул (наименование);
- Количество по каждой строчке отдельно (кг, тонны, шт. и т.д.);
- Стоимость по графе;
- Общая сумма по каждому наименованию (артикулу).
Нижняя часть содержит основную информацию об ответственных лицах и является итогом, включает:
- Общую сумму ценностей, передаваемых по документу;
- Данные об ответственных лицах (должность, ФИО, подпись): кто отпустил и кто принял;
- Место для печати (обозначается как «М.П.»), ставят обе стороны, если юридические лица;
- Дата, когда совершена отгрузка;
- Если продукция отпускается или принимается по доверенности, то ее данные тоже указываются здесь.
Обычно организации формируют расходные накладные по итогам смены ответственных работников или по итогам каждого операционного дня. В них отображается информация по движению мат. ценностей: проданные и возвращенные на остатки.
Образец накладной
За основу расходной накладной чаще берут формы Торг-12 или Торг-14, но многие организации создают и свои, удобные для них, варианты. Документ выполняется в программе Excel в форме таблицы и распечатывается на обычной офисной бумаге.
Для наглядности можно использовать данный образец:
В накладной всегда должны указываться только правдивые и своевременные данные.
Расходная накладная и товарная накладная - это одно и тоже?
В некоторых случаях можно считать, что товарная накладная и расходная являются одним документом. И, учитывая тот факт, что с 2013 года обязательное сопровождение материальных ценностей конкретной унифицированной формой накладной не требуется, то правильным будет согласиться с этим мнением.
И все-таки, разница у этих двух документов есть. Товарная накладная требует особой четкости в оформлении, потому что сопровождает товар от продавца к покупателю. В случае неверных параметров, указанных в ней, операции по безналичным платежам невозможно будет осуществить.
Или при возникновении претензий по количеству преданного имущества именно этот документ будет являться юридическим подтверждением сделки. И большинство организаций работают с общепризнанными формами накладных.
Расходная же накладная подходит больше для передачи ценностей внутри фирмы: от склада в торговый зал, от одной смены к другой и т.д. Просто потому, что она не имеет строгой формы и ее можно дополнять данными. На основе этого документа также работают бухгалтеры, проводятся инвентаризации и корректируются остатки.
Использовать расходные накладные нужно обязательно, хоть они и ценны в основном для внутренних целей компании, но благодаря ним на складах, производствах, магазинах царит порядок. Особенно важны они для тех компаний, которые имеют несколько подразделений с разной структурой организации и реквизитами.
Товарная накладная торг-12 – это первичный документ, используемый при оформлении продажи товарно-материальных ценностей на сторону. В нем раскрывается информация о названии товара, его цене, количестве, общей стоимости и сумме НДС. В обязательном порядке при оформлении товарной накладной указывают реквизиты двух сторон, печать организации и подписи ответственных лиц.
Бланк товарной накладной составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у передающей стороны, а второй – у принявшей товарно-материальные ценности. Счет-фактура выписывается одновременно с накладной, на основании которой покупатель делает приход ТМЦ у себя в бухгалтерском учете.
В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации установлен образец формы торг-12 "Товарная накладная". Поэтому унифицированная форма торг-12 является первичным учетным документом. Каждый факт хозяйственной операции должен подтверждаться первичным документом с обязательными реквизитами. Это прописано в Законе о бух. учете РФ.
Обязательные реквизиты товарной накладной:
- наименование документа;
- дата составления;
- название организации, составившей документ;
- содержание самой хозяйственной операции;
- единицы измерения в денежных и натуральных показателях;
- название должностных лиц, совершивших хозяйственную операцию;
- подписи ответственных лиц.
Товарная накладная торг-12 – унифицированная, поэтому должна заполняться в соответствии с требованиями. И хоть в обязательных требованиях ничего не говорится о печати на форме накладной, ее нужно ставить на бланк. В противном случае могут появиться проблемы при проверке контролирующими органами.
Неправильное оформление товарной накладной не дает оснований на списание в учете товарно-материальных ценностей и на включение в расходы в налоговый учет. То же относится к покупателю: неправильно оформленный бланк торг-12 не дает права на оприходование ТМЦ, а также на включение суммы НДС в налоговый кредит.
Правила заполнения товарной накладной:
Верхнее поле бланка раскрывает информацию о предприятии, осуществившем отгрузку товара: его название, адрес, почтовый индекс, ИНН, расчетный счет, БИК, корреспондентский счет и номер телефона.
Графы «Поставщик» и «Плательщик» аналогичны графам «Грузоотправитель» и «Грузополучатель».
Заполнение поля «Основание» отражает информацию о договоре на сделку: его номер и дата составления.
Данные сводной таблицы накладной должны соответствовать данным, указанным в счете-фактуре на эту операцию.
Заполнение табличной части торг-12:
- Код товара в торг-12 присваивается организацией самостоятельно. Как правило, его можно найти в прайс-листе предприятия. Некоторые организации этот код указывают в соответствии с единым российским классификатором продукции. Так как данный реквизит накладной – необязательный, проблем с ним во время проверок не возникает.
- Единицы измерения – при заполнении товарной накладной их лучше заполнять в соответствии с единым российским классификатором единиц измерения.
- Вид упаковки. Данная графа заполняется сокращенно. Вместо «ящик» указывают «ящ.» и т.д.
- Количество в одном месте – это количество товара в упаковке.
- Количество мест, штук – общее количество упаковок.
- Масса заполняется только если товар весовой. Если товар без упаковки, то в графе «Масса брутто» проставляется прочерк.
- Цена за единицу продукции без НДС.
- Стоимость товара без НДС.
- Графа 13 показывает ставку НДС, поэтому там нужно ставить 18%.
- Графа 14 отражает саму сумму НДС.
- В последней графе указывается стоимость товара с НДС.
- Поле «ИТОГО» - это сумма всех строк на странице накладной. Если документ составлен не на одном листе, то каждая страница подсчитывается отдельно, а на последней странице выводят общую сумму товарной накладной в строке «Всего по накладной».
Если какие-то поля табличной части документа не заполняются, то в них ставят прочерки. Нельзя оставлять пустые строки в накладной.
После раздела «Товарная накладная имеет приложение на…» в товарной накладной указывают число листов приложений к ней прописью. В качестве приложений может идти товарно-транспортная накладная.
После слов «и содержит» указывают прописью количество порядковых номеров столбца 1.
Прописью в бланке указывают:
- «Всего мест» - итоговая цифра из восьмого столбца сводной таблицы.
- «Масса груза (нетто, кг)» - итоговая цифра из десятого столбца сводной таблицы.
- «Масса груза (брутто, кг)» - итоговая цифра из девятого столбца сводной таблицы.
- «Всего отпущено на сумму» - итоговая цифра из 15-го столбца сводной таблицы.
Форма товарной накладной 2014 может быть заполнена в бумажном и в электронном виде.
Если в момент составления документа была допущена ошибка, то ее исправляют следующим образом: в двух экземплярах неправильная запись зачеркивается и заверяется подписью ответственных лиц обеих организаций. Рядом с подписью ставится дата исправления.
При приемке товара по накладной ответственное лицо сверяет с документами выгружаемый товар с фактически полученным предметом торговли. Ставит подпись в торг 12 на бланке и отдает один экземпляр поставщику.
Законодательно установленных правил хранения товарной накладной нет. Предприятие разрабатывает их самостоятельно. Как правило, на складе кладовщик составляет товарный отчет и к нему в хронологической последовательности прикладывает товарные накладные. Срок хранения товарных накладных – три года.
Товарная накладная - первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю. В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС. Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.
Бланк товарной накладной содержится в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации под названием - форма ТОРГ-12 . Он составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и может служить основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.
Товарная накладная, бланк которой не соответствует унифицированной форме, может быть принята к учету организацией-покупателем. Статья 252 НК РФ не требует принимать в качестве подтверждения только унифицированные накладные - важно, чтобы первичные документы доказывали, что организация действительно понесла расходы и содержали обязательные реквизиты. Однако налоговые инспекторы могут отбраковать такой документ, сославшись на пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Поэтом, по возможности необходимо настаивать, чтобы поставщики товара выписывали унифицированную форму товарной накладной.
Оформление накладной также нередко вызывает споры с фискальными органами. Налоговики требуют, чтобы все поля формы торг-12 были заполнены, а сам бланк был скреплен печатью продающей стороны. Иначе ставится под сомнение право покупателя отражать расходы на покупку товара и принимать вычет по НДС. Судебная практика показывает, что в случаях, когда в других документах отражена недостающая информация, а в доверенностях по форме М-2 или М-2а есть оттиск печати торгующей организации, как правило, накладная-12 признается действительной. Но лучше, конечно, перестраховаться и заполнить документ так, как указывает образец товарной накладной .
При участии в операции купли-продажи перевозчика эксперты рекомендуют отказаться от формы Торг-12 и для списания товара у грузоотправителей и оприходования у грузополучателей использовать другой унифицированный документ - товарно-транспортную накладную. В этом случае, в нем необходимо ввести колонку «НДС», а в графах «Цена» и «Сумма» указать «в том числе НДС».
Заполнение накладной лучше начинать с даты. Согласно п. 4 ст. 9 закона о бухучете первичный документ необходимо составлять в момент совершения операции, либо сразу же после ее окончания. Налоговики требуют, чтобы дата в бланке накладной совпадала с датой отгрузки.
Законодательство разрешает внесение несущественных изменений в бланки унифицированных форм первичной учетной документации. Так, при составлении товарной накладной допускается расширение и сужение граф и строк, включение дополнительных строк (в том числе свободных) и складных листов для удобства размещения и обработки информации.
См. также:
Товарная накладная ТОРГ-12 - это документ, которым сопровождается поставка товарно-материальных ценностей. Форма не является обязательной для применения.
Что такое форма ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ 12 довольно часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации может не использовать данную форму (см. ФЗ-402 «О бухучете»). Товарная накладная (скачать ее можно будет ниже) имеет ряд преимуществ, о которых расскажем в этой статье.
Скачать ТОРГ 12 можно в конце статьи.
Форма товарной накладной ТОРГ 12 входит в альбом унифицированных форм (ОКУД 0330212). Однако с вступлением в силу закона 402-ФЗ первичные документы не обязательно должны быть унифицированной формы. Достаточно того, чтобы документ содержал весь перечень обязательных реквизитов, поименованных в законе.
Однако унифицированная форма ТОРГ 12 (скачать бланк можно ниже) настолько удобна, что многие предприниматели не отказались от использования этой товарной накладной по нескольким причинам:
- Она привычна и понятна.
- Отвечает требованиям нормативных актов.
- В случае необходимости товарная накладная послужит основанием при решении спорных ситуаций, например, претензий к качеству приобретенного товара (Закон № 2300-1).
- Подтверждает факт получения или отгрузки товара (ст. 458 ГК РФ ).
- Является обоснованием принятия НДС.
- Служит подтверждением истечения гарантийного срока (Закон № 2300-1) и т. д.
Основание для оформления товарной накладной ТОРГ-12
Если предусмотрена продажа товара, то основанием оформления товарной накладной является договор.
Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможен вариант, когда по условиям договора цена товара определяется действующим прейскурантом компании, а количество — в заявке от покупателя.
Альтернативой формой является универсальный передаточный документ (Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/).
Товарная накладная ТОРГ-12, правила заполнения
Товарную накладную ТОРГ 12 составляет продавец. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально-ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.
Графа накладной ТОРГ 12 |
Накладная ТОРГ 12, правила заполнения |
Организация-грузоотправитель, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты |
Наименование вписывается и полное, и краткое. |
Максимально полная информация (наименование, контактные данные). |
|
Поставщик |
Полное и краткое наименование, адресные и банковские данные. |
Грузополучатель |
То же, что для поставщика. |
Плательщик |
Указывается организация-покупатель (если самостоятельно покупает и оплачивает груз). |
Основание |
Указываются данные договора или заказа-наряда, на основе которых состоялась сделка. |
Коды ОКУД и ОКПО, вид деятельности по ОКДП |
Указываются коды, присвоенные организации органом статистики при постановке на учет. |
Табличная часть ТОРГ 12 |
Поставщик перечисляет реализованные товары, их единицы измерения и количество, массу брутто и нетто, цену и ставку НДС. Здесь же указана сумма товара с НДС и без него. |
Груз получил грузополучатель |
Подпись руководителя или сотрудника, имеющего право подписи (приказ, доверенность). |
Груз принял |
Подпись материально-ответственного лица, принимающего товар (кладовщик, водитель, менеджер и пр.). |
По доверенности № |
Данные доверенности сотрудника, получившего груз. Не заполняется в случае, если в строке «Груз получил грузополучатель» расписался руководитель. |
Груз получил грузополучатель |
Заполняется в случае получения груза руководителем организации. |
Место печати со стороны поставщика |
Проставляется печать поставщика, при ее наличии. |
Место печати со стороны грузополучателя |
Проставляется печать грузополучателя. Если груз получен по доверенности, то печать не обязательна. |
Показатель даты |
Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой в накладной. |
Сроки хранения документа
Срок хранения накладной бухгалтер должен начать отсчитывать после окончания отчетного года. Для определения срока обратимся к ст. 17 402-ФЗ: для всех первичных документов этот срок составляет пять лет. Необходимо придерживаться его и для накладной ТОРГ 12, но только в том случае, если данным документом организация не подтверждает размер убытка, переносимого на будущее. Если же это происходит, то, в соответствии со ст. 283 НК РФ , документ может храниться дольше.
Ответственность за составление и учет
Сотрудники организаций должны обращать внимание на детали заполнения документа. Зачастую это помогает минимизировать правовые и налоговые риски компаний.
Обратите внимание на печать! Так, например, печать не является обязательным реквизитом (не поименована в списке обязательных реквизитов в 402-ФЗ). Но в товарной накладной ТОРГ 12 печать должна стоять, т. к. она предусмотрена формой. По данному вопросу могут возникнуть разногласия при зачете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в накладной ее ставить не обязательно. В этом случае достаточно прикрепить к накладной доверенность и обеспечить хранение этих двух документов вместе.
Лица, которые подписали накладную со стороны продавца и грузополучателя, несут, в том числе, и уголовную ответственность в случае, например, хищений или краж товара. Поэтому бухгалтерам необходимо обращать особое внимание на наличие всех необходимых подписей в документе при принятии его к учету.
ТОРГ 12 также заполняется покупателем в случае возврата товара поставщику. В данном случае происходит «обратная» реализация. Правила заполнения документа в этом случае остаются неизменными.