2.2. Первичная документация по учету затрат в молочном
и мясном скотоводстве
10. Первичный учет затрат в молочном и мясном скотоводстве имеет большое значение для контроля соблюдения режима экономии, анализа окупаемости затрат продуктов животноводства и на этой основе принятие управленческих решений по оперативному регулированию хода процесса производства в данной отрасли.
Поэтому в сельскохозяйственных организациях специалисты (бригадиры, заведующие фермами, зооинженеры, ветврачи, бухгалтеры, учетчики) должны уделять большое внимание правильному оформлению документов по учету всех затрат на производство продукции скотоводства.
Различный состав производственных затрат (средств труда, предметов труда, живого труда и иных ресурсов) и неодинаковые способы их производственного потребления обуславливают необходимость их различного документального оформления.
11. Основным видом расходов предметов труда в молочном и мясном скотоводстве является расход кормов и других материальных ресурсов. Объем и структура потребляемых материально-производственных запасов в значительной степени зависит от уровня специализации организации, ее производственного направления, условий материально-технического снабжения и продажи продукции.
Для организаций, специализирующихся на производстве продукции молочного и мясного скотоводства, особую значимость имеют такие группы материально-производственных запасов, как: корма собственного производства и покупные, медикаменты и ветпрепараты, дезинфицирующие средства и прочие средства защиты животных, производственный инвентарь и прочие материалы. Указанные материальные ресурсы для производственного использования должны обоснованно нормироваться и должным образом контролироваться при их использовании непосредственно в процессе производства балансовыми и другими методами контроля.
Материальные затраты занимают наибольший удельный вес в издержках производства продукции молочного и мясного скотоводства. Поэтому формирование себестоимости продукции в этих видах производств должно происходить в полном соответствии с конкретным использованием материалов. Данный принцип должен быть основополагающим при получении полной и достоверной учетной информации о затратах. При этом особое значение имеет также правильность оценки в издержках производства затрат на потребление материально-производственных ценностей.
12. Первичный учет расхода кормов (грубых, сочных, концентрированных, зеленой массы) на фермах ведут в Ведомостях учета расхода кормов (ф. N СП-20) . Ведомость является комбинированным накопительным документом, на основании которого производят и выдачу (отпуск) кормов, и списание их в расход.
Внутреннее перемещение кормов в хозяйстве оформляется специализированными ведомственными формами: Накладной внутрихозяйственного назначения (ф. N 264-АПК) и Лимитно-заборной ведомостью (ф. N 269-АПК). Данная группа документов имеет весьма важное значение для контроля как за поступлением материалов (кормов, медикаментов и др.), так и их перемещением на всех стадиях движения внутри организации.
Накладная внутрихозяйственного назначения (ф. N 264-АПК) предназначена для разовых операций на отпуск (перемещение) материально-производственных запасов внутри организации. Лимитно-заборная ведомость (ф. N 269-АПК) в отличие от накладной предназначена для учета многоразового отпуска и получения материальных ценностей со складов (хранилищ).
Лимитно-заборная ведомость имеет преимущество перед другими документами, поскольку на ее основании можно осуществлять оперативный контроль за нормами отпуска кормов на ферме.
Сводный учет расхода кормов на ферме ведется в Журнале учета расхода кормов (ф. N 303-АПК), который составляется на основании Ведомостей учета расхода кормов (ф. N СП-20) .
В нем на каждый вид и группу животных отводят отдельные страницы для записи расхода кормов по их видам в физической массе, в переводе на кормовые единицы или обменную энергию и при необходимости по содержанию перевариваемого протеина. Журнал учета расхода кормов ведется на каждую ферму или комплекс.
13. Расход биопрепаратов и медикаментов оформляют в установленном порядке актами, составленными на основании записей и регистрации по Амбулаторному журналу. Акт подписывается главным ветврачом и утверждается руководителем организации. Некоторые лекарственные препараты, требующие особого контроля, списываются по рецептам, сверенным с данными Амбулаторного журнала. Ежемесячно главный ветврач организации на основании первичных документов (актов, рецептов) составляет Отчет о движении биопрепаратов и медикаментов в суммовом выражении и представляет его в бухгалтерию хозяйства согласно графику документооборота.
Расход дезинфицирующих и прочих средств оформляют лимитно-заборными ведомостями, накладными и другими расходными документами. Аналогично осуществляется документальное оформление отпуска в производство запасных частей, строительных материалов, топлива и других материалов. Фактический расход и списание на затраты производства продукции указанных предметов труда оформляют Актами расхода материальных ценностей.
14. Списание производственного инвентаря, спецодежды и обуви оформляется Ведомостью учета (возврата) инвентаря и хозяйственных принадлежностей (ф. N 422-АПК) .
15. Оформление списания работ и услуг сторонних организаций для производственных подразделений и их включение в затраты производства можно производить по Акту приема-сдачи выполненных работ и оказанных услуг. Акт составляется комиссией на каждый случай выполнения сторонних работ и услуг в соответствии с заключенными договорами и акцептованными счетами сторонних организаций.
16. Основным документом по учету затрат труда работников животноводства является Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства (ф. N 413-АПК) . Начисление оплаты труда животноводам производится в основном за полученную продукцию (молоко, прирост живой массы, приплод). Поэтому при начислении оплаты труда привлекаются и документы, в которых фиксируется выход продукции: журналы учета надоя молока, акты на оприходование приплода животных, ведомости взвешивания животных и др.
На основании зафиксированного в этих документах выхода продукции начисляется оплата труда животноводам в соответствии с действующими в организации расценками. Учет отработанного времени работниками животноводства ведут ежедневно по каждому работнику фермы в Табеле учета рабочего времени (ф. N 140-АПК).
Данные начисленной оплаты труда и отработанного времени из указанных документов в конце месяца переносятся в расчетно-платежную ведомость и накопительную ведомость учета затрат. Такая процедура переноса данных, а также проверки и обработки информации осуществляется в бухгалтерии организации.
17. Затраты средств труда в молочном и мясном скотоводстве фиксируют в документах начисления амортизации и отчислений в резервы на ремонт основных средств: Ведомость начисления амортизации и отчислений в ремонтный фонд по основным средствам (ф. N 48-АПК), Ведомость начисления амортизации и отчислений в ремонтный фонд (без автотранспорта) (ф. N 49-АПК), Ведомость начисления амортизации по автотранспорту и отчислений в ремонтный фонд (ф. N 50-АПК).
18. Стоимость выполненных работ и оказанных услуг собственных вспомогательных производств (грузового автотранспорта, машинно-тракторного парка, водоснабжения и др.) включают в затраты на производство продукции молочного и мясного скотоводства на основании форм сводного учета затрат, к которым относятся: журнал учета затрат в ремонтной мастерской (ф. N 302-АПК), накопительные ведомости учета затрат (ф. N 301-АПК), отчет об использовании электроэнергии (ф. N 305-АПК).
19. Отдельные расходы финансовых ресурсов включаются в затраты на производство продукции молочного и мясного скотоводства на основании составленных бухгалтерских справок (ф. N 88-АПК) и расчетов бухгалтерии. Общепроизводственные и общехозяйственные расходы относятся на затраты данных видов производства на основании Ведомостей распределения указанных расходов.
20. На основании данных первичных документов о затратах в подразделениях молочного и мясного скотоводства составляются их руководителями производственные отчеты (лицевые счета), которые сдаются в бухгалтерию организации. В бухгалтерии организации первичные документы и производственные отчеты (лицевые счета) служат основанием для ведения аналитического и синтетического учета затрат по животноводству.
Эффективные методы управления могут базироваться только на непрерывном обеспечении менеджеров всех уровней необходимыми сведениями о ходе производства, что возможно при получении оперативной информации, выявленной посредством бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет фиксирует и накапливает на счетах бухгалтерского учета аналитическую и синтетическую информацию о состоянии и движении имущества, источниках его формирования, хозяйственных процессах, результатах финансово-хозяйственной деятельности организации.
Информация о затратах, используемая в учетных процедурах, должна отвечать требованиям полноты, своевременности и достоверности, выполнение которых может быть обеспечено лишь при условии надлежащей постановки документального учета затрат и выхода продукции.
Первичный бухгалтерский документ тесно связан с технологическими процессами, поэтому правильное его построение дает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологический процесс и при необходимости вносить в него коррективы. Таким образом, первичный бухгалтерский учет выполняет две функции: первоначальный сбор информации (регистрация хозяйственных фактов); контроль за технологией производства (регистрация отклонений от нормативов). Данные первичного учета используются руководителями, менеджерами и другими специалистами для принятия мер по улучшению финансово-хозяйственной деятельности. Поэтому насколько оперативно и качественно будут отражены факты производственной деятельности, настолько принятое управленческое решение будет приближаться к оптимальному.
Первичная документация по учету затрат состоит из:
– базовых первичных документов (применяемых всеми предприятиями, независимо от вида деятельности)
– документов, учитывающих отраслевые особенности (разрабатываются, как правило, отраслевыми министерствами)
– документов, разработанными предприятиями (если нужной унифицированной формы нет).
ООО «Татхагата» использует следующие первичные документы:
1. Товарно - транспортная накладная (ТТН). Форма 1-Т. Подтверждает переход права собственности на товар от продавца к покупателю.
Выписывается в четырех экземплярах:
– первый – остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
– второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
– второй – сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
– третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации – владельцу автотранспорта.
2. Товарная накладная. Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно - материальных ценностей сторонней организации. Бланк товарной накладной содержится в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации под названием – форма ТОРГ-12. Код формы по ОКУД 0330212.
Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно - материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Товарная накладная (форма ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
3. Требование – накладная (форма № М-11). На её основании происходит:
– перемещение товара (материала) из одного подразделения в другое или материально ответственными лицами;
– передача материалов в производство.
Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.
4. Акт выполненных работ. Унифицированная форма бланка акта на сегодняшний день не утверждена. Обязательными реквизитами для документов, форма которых не утверждена, согласно Федеральному Закону от 21.11.1996 г. №129-ФЗ (ред. от 28.09.2010 г.) «О бухгалтерском учете» (гл. II, ст. 9, п. 2) являются: наименование документа, дата его составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.
Акт выполненных работ подтверждает прием к учету оказанных услуг. В организации на основании акта выполненных работ происходит отнесение стоимости услуг на общепроизводственные или общехозяйственные затраты.
5. Табель учета рабочего времени и ведомость по начислению заработной платы. Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
Процесс движения материалов состоит из трех основных стадий: стадии поступления материалов в организацию, стадии расходования материалов, стадии выбытия материалов из организации. На первой стадии производится принятие материалов к учету на основе первичных учетных документов и их стоимостная оценка.
На второй стадии происходит расходование материалов – их отпуск на производство продукции, исправление брака, обслуживание производства и для управленческих нужд организации.
На третьей стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из организации вследствие различных причин.
Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование, выбытие) материалов должны оформляться первичными учетными документами.
Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов устанавливаются следующие унифицированные формы первичной учетной документации.
|
Наименование формы |
|
|
Доверенность |
|
|
Доверенность |
|
|
Приходный ордер |
|
|
Акт о приемке материалов |
|
|
Лимитно-заборная карта |
|
|
Требование-накладная |
|
|
Накладная на отпуск материалов на сторону |
|
|
Карточка учета материалов |
|
|
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений |
Табл. 1. Унифицированные формы первичной учетной документации материалов
Поступающие в организацию материалы, как правило, должны направляться на склад организации. Отпуск их непосредственно в производство или на хозяйственные нужды, минуя склад, не рекомендуется.
На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика расчетные и сопроводительные документы. Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.
При приемке материалов необходимо:
зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
проверить соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
проверить правильность расчетов в расчетных документах;
оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;
определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
передавать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации. .
Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.
Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя и иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее совершения и образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сроком на 15 дней.
При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами. Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордер формы № М-4 при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов. На массовые однородные грузы (руда, известняк, уголь, песок, камень бутовый, щебень и др.), прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.
Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. Принятый организацией порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в ее учетной политике.
При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).
В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, и т.д.), приемку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов формы № М-7.
Акт в двух экземплярах составляется членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя. Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и/или транспортной организации. После приемки материалов акты с приложением документов передают: один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения втериалов, другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. В случае составления приемного акта формы № М-7 приходный ордер форма № М-4 не оформляется.
Если в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.
Если в интересах производства целесообразно направить материалы непосредственно в подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. В этих случаях приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).
Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы. Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации дни, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.
Материалы, приобретенные через подотчетное лицо, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.
Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:
продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции, также сдача брака;
осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.
Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и иного имущества, используется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).
Отражение в бухгалтерском учете стоимости поступивших материалов будет различным в зависимости от источников поступления и условий их получения. Однако в любом случае в первичных учетных документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться данные об их количестве и стоимости. В противном случае, если документ не содержит сведений, необходимых для достоверного учета поступивших материалов, и не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для принятия данных материалов к учету.
Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также выпуск материалов для управленческих нужд организации.
Материалы отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структуры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделения организации и из цеховых складов в производство участкам, бригадам, непосредственно на рабочие места в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы.
Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения являются лимитно-заборная карта (форма № М-8), требование-накладная (форма № М-11) и накладная (форма № М-15).
Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля над соблюдением лимитов.
Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска может быть указан и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа. Перечень материалов, отпускаемых указанным способом, и подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации.
Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов. Накладная на внутреннее перемещение материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр передается подразделению, принимающему материалы, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителями передающего и принимающего подразделения организации.
Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами при меняется требование-накладная (форма № М-11). Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй – принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад и в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.
Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других документов и по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй – получателю материалов.
Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке и сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества. Учет отходов должен способствовать обеспечению контроля над их сохранностью и использованием. В случае последующего применения отходов на изготовление изделий их отпуск в производство оформляется выпиской требований-накладных.
Для распределения стоимости отпущенных в производство материалов по видам продукции и статьям расходов организация может ежемесячно составлять сводную ведомость расхода материалов.
В указанной ведомости материальные затраты приводятся в разрезе цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них – по заказам и статьям расходов.
Бухгалтерская служба организации обязана:
проверять поступившие от подразделений организации отчеты и документы;
производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы. При выявлении расхождений производятся соответствующие исправления. О внесенных исправлениях осведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения. В отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы вносятся соответствующие исправления;
определять совместно с другими заинтересованными службами (отделами) организации отклонения фактического расхода материалов от установленных норм;
регулярно контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах и подразделениях организации. .
Выбытие материалов в результате их продажи оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15), на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных.
При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная. Порядок вывоза и выноса с территории организации материалов, оформления пропусков на вывоз и вынос, организация контроля над вывозом материальных запасов устанавливаются организацией.
Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.
В акте на списание материалов указывается: наименование списываемых материалов и их отличительные признаки; количество; фактическая себестоимость; установленный срок хранения; дата (месяц, год) поступления материалов; причина списания; информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.
Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях, материалы с пониженными качественными характеристиками или подлежащие сдаче в качестве отходов (лом, ветошь и т.п.), приходуются на склад организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.