В этой статье я расскажу еще об одном способе начала работы с «1C:Зарплата и управление персоналом 3.0» (ЗУП 3.0) — вводе начальных остатков. Этот способ используется в тех случаях, если предприятие уже осуществляет какое-то время свою деятельность, но база ЗУП 3.0 не велась (например, использовалось другое программное обеспечение) или по каким-то причинам невозможно перенести данные из старой конфигурации.
Последнее часто случается, если база данных повреждена или же она велась с грубыми ошибками, вследствие чего проще начать все заново в новой базе, чем исправлять многолетние «косяки» неквалифицированных сотрудников. Ведь большинство ошибок кроется в уже давно закрытых периодах, и попытка их исправить ведет к появлению новых проблем.
Кстати, одним из глобальных преимуществ «1C:Зарплата и управление персоналом 3.0» и «1C:Бухгалтерия 3.0» является защита против ошибочных действий. Программа контролирует документы, которые пользователь пытается провести и не дает этого сделать, если документ оформлен неправильно. И когда в базу ЗУП 3.0 импортируются данные с ошибками, эти ошибки сразу же расцветают пышным цветом в окне предупреждений.
Совсем недавно в моей практике был характерный случай. Понадобилось перенести данные для организации, которая работала с программой «1С: Зарплата и кадры 7.7» более пятнадцати лет — почти с момента появления этой конфигурации. Количество выявленных после переноса ошибок зашкаливало и вызывало навязчивое желание бросить сервер в огонь. Это были неправильно оформленные отпуска, ошибочно оформленные кадровые приказы и много чего еще. Исправлять все это было просто нереально. Но поскольку штат организации содержал всего около двадцати человек, проблема очень просто решалась вводом начальных остатков.
Итак, давайте разберемся, как это делается. Для начала необходимо провести первоначальную настройку конфигурации с помощью мастера, как это описывалось в статьях и «Настройка . В процессе заполнятся сведения об организации и произойдет настройка кадрового учета, а также расчета заработной платы.
После заполнения все настройки нужно проверить и при необходимости скорректировать и дополнить. О том, где искать эти настройки в программе, я рассказывал в статьях , и . Там же говорилось, за что отвечает каждая из этих настроек.
Если необходимо создать новые начисления или удержания, самое время сделать это на данном этапе.
Затем необходимо заполнять списки подразделений, должностей, графики работы и штатное расписание, если вы предполагаете его вести.
Когда все это сделано, нужно занести в базу данных всех физических лиц и сотрудников.
При вводе начальных остатков сотрудников можно добавлять не документами приема на работу, а специальным документом «Данные на начало эксплуатации программы», который находится в разделе «Кадры».
В этом документе фиксируются рабочие периоды по каждому сотруднику и остатки отпусков.
На этом же этапе стоит добавить действующие отпуска по уходу за ребенком, другие отсутствия, займы, а также исполнительные листы, если они имеются.
Если на момент ввода начальных остатков между организацией и сотрудниками есть задолженности по заработной плате, их необходимо зафиксировать документом «Начальная задолженность по зарплате», который находится в разделе «Выплаты». Если мне не изменяет память, ранее этот документ находился в разделе «Зарплата».
Задолженности нужно указывать на конец месяца. Причем если сотрудник должен предприятию, то сумма в соответствующей графе должна быть отрицательной.
Размер среднего заработка в документах, использующих расчет по среднему заработку, можно корректировать прямо в этих документах при их создании.
Если ввод начальных остатков проводится не в начале года, необходимо также внести сведения о налогах и взносах.
Сведения по НДФЛ вносятся с помощью документа «Операция учета НДФЛ» (ранее назывался «Операция налогового учета по НДФЛ»), который находится в разделе «Налоги и взносы».
Печать (Ctrl+P)
Ввод начальных остатков отпусков
До версии ЗУП 3.0.23 предполагалось, что при начале эксплуатации программы на уже действующем предприятии остатки отпусков вводятся своевременно перед началом ведения учета в ней с помощью документа «Данные на начало эксплуатации».
Ввод отдельного документа «Ввод начальных остатков отпусков» предполагался в том случае, если при начале эксплуатации сотрудники регистрировались документом «Прием на работу», и при этом все фактические отпуска со дня приема сотрудника в программе не регистрировались. Программа не давала записать начальные остатки отпусков, если на их дату уже были зарегистрированы фактические отпуска.
Однако практика показала, что зачастую учет остатков отпусков в программе «налаживают» уже после начала ее эксплуатации. В связи с этим в версии 3.0.23 изменено поведение документа «Ввод начальных остатков отпусков». Теперь он служит отправной точкой при расчете заработанных прав на отпуска. Ранее существовавшее ограничение на запись начальных остатков, если на их дату в программе уже были зарегистрированы фактические отпуска, убрано.
Теперь есть возможность ввести остатки уже после начала эксплуатации программы. В документе выдается предупреждение, что все зарегистрированные до даты ввода остатков события учитываться при расчете остатков не будут (при этом в карточку Т-2 они по-прежнему выводятся).
Документ доступен только через режим “Все функции”!?(см. рис 1). Разработчики включили в разделе кадры основного интерфейса, однако не входит в составе подсистем этого раздела!? . Эту статью пишу на базе редакции Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.2.316), однако в интерфейсе последней версии –3.1.3.184 на дату написания этой статьи, тоже я не нашел этот документ
Рис 1 Форма “Все функции”
Документ предназначен для ввода неиспользованных дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.
Рис 2. Документ Ввод остатков отпусков
Если же при начале эксплуатации программы начальная расстановка сотрудников регистрируется документом , то сведения о неиспользованных днях отпуска, на которые сотрудник имеет право, можно ввести непосредственно в этом же документе.
В редакции 3.1.1. по просьбам пользователей разработчики усовершенствовали принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации (как программы в целом – документом “Начальная штатная расстановка”, так и отдельно подсистемы учета остатков отпусков – документом “Ввод начальных остатков отпусков”).
Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.
Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.
Теперь при вводе остатков отпусков в документе “Начальная штатная расстановка” появилась возможность явно указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.
Данные на начало эксплуатации
Как правило на практике программу начинают использовать не с начала деятельности организации. Таким образом, к моменту перехода на учет в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 уже имеются определенные исторические данные, которые необходимо ввести в программу. В программе имеются специализированные документы для ввода начальных данных:
- Начальная штатная расстановка сотрудников – С помощью документа вводятся кадровые данные сотрудников по состоянию на дату начала эксплуатации программы
- Начальная задолженность по зарплате – В этом же документе, но со знаком «минус» фиксируется задолженность работников перед организацией, которую нужно учесть при очередной выплате заработной платы. Выплаченные суммы в программе учитываются по месяцу начисления, поэтому если зарплата за предшествующий месяц была полностью выплачена, то документ вводить не нужно
- Периоды, оплаченные до начала эксплуатации – Документ предназначен для отражения таких ситуаций, когда на дату начала эксплуатации сотрудники отсутствуют (находятся в отпуске). За зарегистрированные в нем периоды в программе не будет производиться начисление зарплаты. В табеле и других отчетах периоды будут обозначаться согласно указанному виду периода (состоянию).
Эти документы объединяются в журнал Данные на начало эксплуатации (Главное → См. также → Данные на начало эксплуатации ).
Отправить эту статью на мою почту
Каждый сотрудник организации имеет право на получение временного освобождения от работы с гарантией сохранения своего места работы и заработной платы. Это право гарантируется законодательством и называется отпуском. Целью отпуска, как правило, является предоставление свободного времени для отдыха и восстановления работоспособности работников компании.
Количество дней отпуска зависит от множества факторов: стаж, место работы, условия договора и т.п. Согласно законодательству количество оплачиваемых дней отпуска за год должно быть не менее 28 календарных дней. Контролировать правильность начисления отпуска и своевременность его предоставления должен работодатель или назначенное им ответственное лицо, в крупных компаниях для этого существуют отделы по работе с кадрами. Соответственно автоматизированная учетная система, в которой ведется кадровый учет, и расчет заработной платы так же содержит данные необходимые для правильно начисления отпусков сотрудникам предприятия.
В этой статье мы рассмотрим, как получить информацию об остатках отпусков в 1C ЗУП редакции 3.1.
Для регистрации в системе права сотрудников на получения дней отдыха
Получить данные о количестве дней отпуска, которые полагаются сотруднику на текущий момент можно несколькими способами:
Из карточки сотрудника.
Из документа Отпуск
Из отчетов.
Обратите внимание, все объекты системы, о которых в дальнейшем будет идти речь, находятся в разделе Кадры. В этой статье мы будем рассматривать только печатные формы и отчеты. С их помощью вы можете получить обобщенные данные об отпусках, но не внести исправления, они отобразят итоговые результаты операций, отраженных в базе данных. Списание и начисление выходных дней выполняется с помощью соответствующих кадровых документов, таких как Приемы на работу, Кадровые перевод, Отпуска и т.п.
Если у вас есть вопросы по теме, как сформировать остатки отпуска в 1С ЗУП, задайте их в комментариях под статьей, наши специалисты постараются ответить на них.
Первый способ вывода данных об остатках отпусков в 1с ЗУП это формирование печатной формы из карточки сотрудника (как из открытой карточки, так и из списка). Выполняется по команде Печать и выборе в предлагаемом перечне форм Справки по отпускам сотрудника.
Данная справка содержит информацию только об одном сотруднике. Но так же можете вывести ее по нескольким лицам, выделив их в справочнике и нажав Печать.
Данная форма содержит следующие сведения:
Место работы сотрудника (организация, подразделение);
Занимаемую должность;
Кадровые документы, согласно которым происходит регистрация права на отпуск и списание дней отпуска с разбивкой на виды отпусков. Увеличение и уменьшений отпускных дней отображается с соответствующими знаками: + и -.
Остатки отпусков так же с детализацией до видов отпусков.
Если в системе зафиксирован перерасход отпуска, т.е. сотрудник отгулял его авансом, то в печатной форме итоговые данные будут отображены со знаком минус и выведены красным шрифтом.
Второй способ получения печатной формы Справка по отпускам сотрудника это ее вывод по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? из документа Отпуск.
Способ третий заключается в формировании отчетов. Открываются они по ссылке Кадровые отчеты.
Справка об остатках. В целом отчет схож с ранее рассматриваемой печатной формой, данные представлены в том же виде, но формируется он на произвольную дату и для просмотра сведений обо всех сотрудников придется воспользоваться колесом прокрутки. В этом отчете сотрудники идут друг за другом в алфавитном порядке без дополнительных группировок. Несмотря на то, что в шапке отборов по умолчанию доступен выбор только одного сотрудника, можно сформировать отчет по нескольким сотрудникам. Для этого предназначено окно настроек. Нажимаем кнопку Настройки, выбираем вариант Расширенный и в строке отбора Сотрудник ставим Условие В списке, а затем уже подбираем список интересующих лиц.
Что примечательно, только в этом отчете вы сможете просмотреть документы, с помощью которых были зафиксированы изменения в количестве отпускных дней, а так же при необходимости перейти к документу-регистратору и если требуется отредактировать в нем данные, достаточно дважды кликнуть в строке с нужным документом.
Отчет так же можно распечатать, для этого предназначена команда Печать, которая расположена в перечне команд находящихся в меню Еще.
Еще два отчета, с помощью которых можно получит данные об остатках отпусков в 1С ЗУП сотрудников на определенную дату с детализацией видам отпусков отчетов Остатки отпусков и Остатки отпусков (кратко). В отличие от выше рассматриваемого отчета, в этих отчетах сотрудники сгруппированы по организациям и подразделениям, а так же в них можно получить суммовые показатели о количестве дней причитающегося отдыха. Для удобства просмотра суммовых показателей можно использовать группировку данных. Доступные действия (Свернуть все группировки, Развернуть все группы, а так же отобразить различные Уровни группировок) можно выбрать, открыв контекстное меню, щелкнув мышью в левой части экрана.
Здесь так же есть отборы, выведенные по умолчанию и подлежащие редактированию в окне настроек. Печать осуществляется по команде Печать в меню Еще.
У сотрудников всех компаний на территории РФ есть право получить оплачиваемый отпуск, поскольку это предусмотрено ТК. В ряде случаев сотрудники могут получать и дополнительные оплачиваемые отпуска (также по ТК). При этом сотрудники могут отпусками не воспользоваться вовсе, или использовать не целиком. Оставшиеся дни всех видов отпусков становятся «остатками» и здесь возникает актуальная задача по их контролю и отслеживанию. В 1С:ЗУП 3.1 имеются инструменты для учета как основных отпусков, так и дополнительных, в полном соответствии с рамками действующего законодательства.
Право на отпуск (основной и дополнительные отпуска) в рассматриваемой конфигурации оформляется сразу во время приема на работу через «Прием на работу» по ссылке «Редактировать».
Работа с отпусками в 1С:ЗУП начинается с их настройки в функциональном разделе «Настройка»-«Расчет зарплаты»-«Настройка состава начислений и удержаний». В последней диалоговой форме на странице «Отпуска» настраиваются выплаты, связанные с этим.
На этой же странице отражены возможности регистрировать:
- Учебные отпуска;
- Допотпуска гражданам, подвергнутым воздействию радиации на ЧАЭС;
- Отпуска без возмещений, в т.ч. внутрисменные.
- Основной;
- Допотпуск по учебе (оплачиваемый/неоплачиваемый);
- Без возмещения (часть 1 статьи 128 ТК РФ);
- Без возмещения (часть 2 той же статьи);
- За вредность;
- На период санаторно-курортного лечения (за счет ФСС);
- Северный.
*Отпуск №1 в перечне будет всегда, а все остальные – в зависимости от установок.
Например, сотрудникам фирмы дают допотпуск за ненормированный рабочий день в размере 3 дней, поэтому его необходимо добавить как новый в перечень видов (Рис.1):
- Нажимаем на «Создать»;
- Появляется окно «Вид отпуска – создание»;
- Заполняем поля:
- Наименование – указываем в том виде, в котором оно будет отображаться в нашем перечне. Вводим: «За ненормированный рабочий день»;
- Наименование для печати – название предоставляемого отпуска для печатной формы приказа на отпуск: «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день»;
- Поскольку наш допотпуск предоставляется ежегодно, то активируем флажок «Отпуск является ежегодным»;
- Поскольку наш допотпуск предоставляется всем работникам, включаем соответствующий флажок;
- Флажок «Отпуск без оплаты» не активируем;
- Выбираем «Предоставляется в календарных днях» (в противном случае – «Предоставляется в рабочих днях»).
- Далее выбираем режим и задаем количество дней отпуска. Возможные значения режима предоставления отпуска: постоянно заданное количество дней, или зависит от рабочего места, или от стажа. Если выбрана зависимость от стажа, то указывается вид стажа и зависимость длительности отпуска от стажа по ссылке «Настроить». Для нашего примера выбираем: Количество дней в год – 3, постоянно.
Рис.1
Жмем «Записать и закрыть».
Рис.2
Чтобы посмотреть остаток отпуска в 1С ЗУП надо использовать отчеты «Остатки отпусков» или «Остатки отпусков (кратко)». Они доступны по ссылке «Кадровые отчеты» в функциональной области «Кадры» и отражают актуальные данные на дату отчета:
- Подразделение;
- Сотрудник;
- Должность;
- Вид отпуска, назначенный сотруднику;
- Количество дней отпуска;
- Остаток дней отпуска на дату отчета.
Рис.3
В этих отчетах используются параметры отбора:
- По организации (если в ЗУПе ведут учет нескольких фирм сразу);
- По подразделению (если параметр не задан, в отчет попадает информация по всем отделам фирмы, выбранной или текущей);
- По сотруднику (если не установлен, в отчет попадает информация по всем работникам фирмы, выбранной или текущей).
- Когда сотрудник был принят на работу;
- Об использованных отпусках с момента выхода на работу;
- Информация о накоплении отпускных дней на дату отпуска в разрезе всех (основной, дополнительные) отпусков, на которые человек имеет право.
Рис.4
Такую же информацию можно найти в отчете «Остатки отпусков» («Зарплата»-«Кадровые отчеты»-«Справка об остатках отпусков»).
Если кадровой программой начинают пользоваться в уже работающей фирме, то на момент начала работы надо реализовать ввод остатков отпусков в 1С ЗУП. Остатки и накопленные дни вносят через «Начальную штатную расстановку», той условной датой, когда программа была внедрена. Для этого нужно щелкнуть мышкой по ссылке в колонке «Отпуска». Откроется окно «Информация по отпускам для сотрудника». В поле «На дату» вводится информация о дате, на которую регистрируются сведения о правах на отпуск и остатках (по умолчанию – дата документа).
В табличной части «Права на отпуск» заполняют продолжительность основного и всех дополнительных отпусков. Здесь же колонка «Остаток» рассчитывается автоматом по информации об остатках отпусков из табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам». Если дата окончания рабочего года больше даты, на которую вводится информация об остатке отпусков (дату начальной штатной расстановки), то в «Остатки» вносят число дней отпуска, накопленного работником на момент активации начальной штатной расстановки.
В колонке «Комментарий» можно добавить любой текст:
- В колонку «Дней отсутствия» записываем дни, сдвигающие рабочий год;
- В табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам» вносим остатки в разрезе годов (Рис.5);
- В колонке «Вид ежегодного отпуска» выбираем вид из справочника «Виды отпусков»;
- В колонках «Рабочий год начало», «Рабочий год окончание» указываем годы, за которые сохранились остатки.
*Важно, что здесь мы выбираем только те года, по которым есть остатки, а те, по которым нет, соответственно, не трогаем.
Рис.5
Если работнику был оплачен отпуск, право на который он еще не получил, то удержать без согласия работника можно сумму, не превышающую 20% заработка за месяц. А в некоторых случаях такие удержания совсем не допускаются, например, при несогласии работника продолжать работу, поскольку со стороны фирмы были внесены существенные изменения в трудовой договор, или компания переехала, с чем повторяем, работник не согласен.
Если в организации допускается корректировка графика отпусков после его утверждения, то также нужно проводить контроль остатков, поскольку такой график обязателен как для работника, так и для работодателя. Бывает, что компания может отозвать своего сотрудника из отпуска по неким уважительным причинам, или отпуск в подобных условиях откладывается. Компания будет обязана предоставить неистраченные дни. Контроль остатков отпусков нужен еще и для того, чтобы не иметь лишних расходов по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудников.
Любой работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней. В некоторых ситуациях длительность может увеличиваться за счет дополнительных отпусков. Они могут назначаться, например, из-за особого территориального расположения, вредности, интенсивности труда и проч.
На каждый календарный год составляется график отпусков. Его обязан соблюдать как работодатель, так и работник. Если сотруднику не предоставляется залуженный отпуск более двух лет, на предприятие могут наложить штраф. Сам ежегодный отпуск (основной) предоставляется за фактически отработанное время.
В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С 3.1 ЗУП 8.3, их ввод и то, что на них влияет. Очень важно правильно отражать подобного рода данные в программе. В противном случае может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.
Не редко бывает, когда организация «переходит» на 1С уже в процессе своей деятельности. Сотрудники давно приняты на работу. Им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять».
Зачастую при переходе на ЗУП 3.1 ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе и данные не сложно перенести. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести вручную. Для этого в 1С ЗУП служит документ «Ввод остатков отпусков».
В нашем случае Волков Марат Савельевич, который является сотрудником компании «Крон-Ц» имеет право на отпуск в размере 28 календ. дней. Фактические остатки отпусков, с учетом предоставленных указываются в нижней табличной части документа.
Отражение отпусков в программе
Теперь рассмотрим ситуацию, когда учет отпусков производится непосредственно в программе. Для оформления отпуска сотруднику воспользуйтесь одноименным документов из раздела «Кадры».
При отражении в программе отпуска зачастую нужно проанализировать предыдущие периоды. Для этого вы можете воспользоваться специальным отчетом, перейдя по гиперссылке «Как сотрудник использовал отпуск?».
Данный отчет позволяет увидеть не только периоды ранее используемых отпусков, но и количество накопленных дней.
Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП: сколько осталось дней отпуска
В разделе «Кадры» есть специальный подраздел» Кадровые отчеты». В нем вы можете найти отчеты по остаткам отпусков (полный и краткий). Их отличие заключается лишь в интерфейсе, разрезах и количестве выводимых данных.
Сформируем полную версию отчета по остаткам отпусков для Бажовой С. В., как сотрудника «Крон-Ц» на конец октября 2017 года. На рисунке ниже отражен отчет, который был сформирован до внесения в программу отпуска с 23 по 29 декабря.
В отчете видно, что с учетом дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность остаток составляет 29,16 дней.
Теперь внесем в программу отпуск Бажовой С. В. И проведем его. Переформировав отчет, мы видим, что основной и как следствие общий остаток отпуска сократился ровно на 7 дней. Это именно тот период с 23 по 29 октября 2017 года, который был введен в программу.
Как видите, своевременное внесение в программу достоверной информации значительно упрощает жизнь сотрудникам кадровой службы. Не нужно производить сложных расчетов, так как программа может сделать это сама.