Любая компания должна строго соблюдать сроки хранения документов в организации в 2016 году. Таблица с указанием сроков хранения документов организации поможет разобраться, что передать в архив, а что можно уничтожить.
Как посчитать сроки хранения документов
Сроки хранения первичных документов отсчитываются с момента окончания периода, в котором этот документ использовался.
В каком виде хранить документы
Компания может хранить документы и в электронной форме (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, ст. 80, 314 НК РФ). Документы нужно подписать электронной цифровой подписью.
Важно! Если на момент проведения налоговой проверки срок хранения первичного документа не истек, компания должна хранить его до окончания проверки. То есть, срок хранения документа истекает в середине проверки - уничтожать его нельзя.
Таблица. Сроки хранения документов в организации в 2016 году.
Вид документа |
Срок хранения |
|---|---|
|
Первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты, платежки и т.п.) |
Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности (п. 1 ст. 23, п. 3 ст. 24 НК РФ) |
|
Регистры налогового учета, налоговая отчетность, декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п. |
Пять лет после окончания периода, за который они составлены (ст. ст. 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС (расчетно-платежные, расчетные, платежные ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по формам РСВ-1 ПФР и 4 - ФСС и т.п.) |
Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального Закона от 24.07.09 № 212-ФЗ) |
|
Документы, связанные с зарплатой (кассовые, расчетно-платежные ведомости и т.п.) |
Пять лет после окончания года, в котором они составлены. Если у компании нет лицевых счетов по форме Т-54, документы по зарплате хранятся 75 лет (Ст. 412 раздела 4 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Первичные документы, подтверждающие убытки компании |
В течении всего срока, в котором компания уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль. Это относится к упрощенцам с режимом: доходы минус расходы (п.4 ст. 283, п.5 ст. 346.6, ст. 346.18 НК РФ) |
|
Документы на приобретение основных средств (договора, акты и т.п) |
Четыре года после окончания периода, в котором компания закончила начислять амортизацию. Либо в случае ликвидации или продажи (п.1 ст. 23 НК РФ) |
|
Годовая бухгалтерская отчетность, в том числе по МСФО |
Годовая отчетность постоянно, квартальная - пять лет, ежемесячная - 1 год (ст. 351, 358 раздела 4 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Договоры банковского счета, кредитные договоры, договоры займа ипр. |
Обращаем внимание! С 13 марта 2016 года изменились сроки хранения отдельных кадровых документов.
По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который внес поправки в закон об архивном деле, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться:
· в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов;
· до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов;
· не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях.
Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.
Документы, которые хранятся 5 лет (ст. 19 Перечня № 558): приказы об очередных и учебных отпусках, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Документы постоянного хранения – все те, которых вы не найдете в пункте «б» статьи 19 Перечня № 558. Все такие документы нужно автоматически относить к приказам по основной деятельности, которые хранятся постоянно.
Хранение электронных кадровых документов в 2016 году
Условия хранения электронных документов установлен приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
· наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
· наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
· обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (п.2.30 правил).
Организация в процессе хранения электронных документов в архиве не реже одного раза в 5 лет надо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.
Итак, если в компании ведется электронный документооборот, то передать их на хранение можно следующим образом. Сначала проверьте физическое состояние носителей электронных документов, затем запишите их на машинные носители. Проверьте качество записи. На футлярах проставьте архивные шифры, а затем составьте опись электронных документов.
Уничтожение кадровых документов: порядок, оформление
Если по итогам экспертизы ценности документов выявлены документы, в которых нет необходимости, нужно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Это необходимо для подтверждения факта уничтожения документов.
Отправка на переработку. Документы на уничтожение упаковывают и передают на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или на вторсырье. Передачу документов оформляют специальными накладными, которые указывают в акте о выделении к уничтожению.
Шредирование. Также документы на уничтожение можно утилизировать путем шредирования. По степени секретности различают стандартное уничтожение и конфиденциальное. Все зависит от степени измельчения фрагментов документа. После того, как документ уничтожен в базу данных вносится соответствующая запись, и тогда можно прекращать ведение истории уничтоженных документов.
Мероприятие по данной теме:
Который изменил срок хранения кадровых документов .
Так, теперь срок временного хранения документов по личному составу, созданных до 2003 года, составляет 75 лет, а созданных начиная с 2003 года – 50 лет.
Новые сроки вступают в силу с 13 марта 2016 года.
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ
О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
Принят
Государственной Думой
17 февраля 2016 года
Внести в Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320) следующие изменения:
1) в подпункте "б" пункта 4 статьи 22 слова "документов по личному составу," исключить;
2) дополнить статьей 22.1 следующего содержания:
"Статья 22.1. Сроки временного хранения документов по личному составу
1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях - не менее 75 лет со дня создания.
2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях - не менее 50 лет со дня создания.
3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, - в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, - с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.".
Президент Российской Федерации
В. Путин
Деятельность каждой организации сопровождается продуцированием огромных пластов документации. Однако, даже после исключения из оборота, эти бумаги могут сохранять свою актуальность. Если хранение документов рассматривается как нецелесообразное, то они уничтожаются, но только на основании законодательного регламента.
Как хранить документы в 2016?
Законом предусмотрены определенные термины, касающиеся сохранности документации. С этим рядом правил и перечней знаком каждый делопроизводитель.
В качестве основы правового поля выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации (№ 125 от 22.10.2004). Именно им следует руководствоваться во всем, что связано с хранением документов. Его неукоснительное исполнение предписывается каждой организации. Он гласит, что сохранность архивной документации является необходимой нормой (включая сведения о кадрах) на протяжении всего срока, упомянутого в федеральных нормативах. Дабы соблюсти предусмотренный законом порядок соответствующие пункты должны вноситься в акты учредительного характера.
Что изменилось в 2016 году?
Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.
Зачем хранить бухгалтерские документы
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:
- перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
- закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
- в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.
Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .
Разбираемся со сроками на примере
ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .
Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
|
Документ ООО «Ландшафтный дизайн» |
Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558 |
|
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности |
В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор |
|
Договоры и дополнительные соглашения к ним |
В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня) |
|
Доверенности на получение денег и ТМЦ |
Не менее 5 лет |
|
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат |
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75 |
|
Реестр сведений о доходах физлиц |
Не менее 75 лет |
|
Трудовые договоры и личные карточки работников |
В течение 75 лет |
|
Табели, журналы учета рабочего времени |
Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда) |
|
Сведения о доходах физлиц |
Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет |
|
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность |
Постоянно* |
|
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов |
Не менее 5 лет |
|
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. |
Не менее 5 лет |
|
Карточки учета основных средств |
Не менее 5 лет после ликвидации объекта |
|
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли |
Не менее 5 лет |
|
Отчетность в ФСС |
Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет |
|
Отчетность в Пенсионный фонд |
Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет |
|
Индивидуальные сведения в ПФР на работников |
Не менее 75 лет |
|
Отчетность в статистику: |
Постоянно*. |
|
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах |
Не менее 5 лет |
Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.
Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.
Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.
ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.
Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .
Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.
Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.
Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.
Итоги
Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).