Этот документ используется для фиксирования последовательного списания товаров со склада и для фиксирования возврата товаров, поступающих по документу «Приходный ордер на товары».
Если отгрузка товаров со склада обязана быть выполнена после фиксирования документа «Реализация товаров и услуг», в таком случае имеет возможность использоваться последовательная отгрузка товаров со склада.
Например. Документ «Реализация товаров и услуг» создается менеджером по продажам, а реальная отгрузка товаров со склада выполняется кладовщиком.
В таком случае менеджер по продажам регистрирует документ «Реализация товаров и услуг». В документе выбирается вид реализации - «По ордеру». Во время проведения этого документа корректируются взаимные расчеты с контрагентом, остатки товаров на складе не корректируются. Остатки товаров в таком случае учитываются в дополнительном регистре «Товары к передаче со мест хранения».
На основе документа «Реализация товаров и услуг» кладовщик регистрирует документ «Расходный ордер на товары», в котором обязан быть выставлен вид операции «Расход по накладной». После проведения товар спишется со склада.
Имеет возможность быть зарегистрировано много расходных ордеров по единому документу «Реализация товаров и услуг».
К примеру, тогда, когда реальная отгрузка товаров кладовщиком со склада выполняется в много шагов. Отгрузка товаров по расходному ордеру всегда выполняется с того склада, который определен в документе «Реализация товаров и услуг».
Возврат тех ТМЦ есть еще одним случаем списания со склада, которые были приняты на склад через приходный ордер и на которые так в итоге и не были зарегистрированы документы финансового учета поступления.
Движения по возврату подобных ТМЦ никак не формируются финансовыми документами, а регистрируются при помощи документа «Расходный ордер на товары». По этой причине в документе "Расходный ордер на товары" определяется вид операции "Возврат через приходный ордер".
Допустимо зарегистрировать много расходных ордеров по единому приходному ордеру.
Если выполняется последовательная отгрузка товаров поставщику в ситуации возврата товаров поставщику, то в этом случае имеет возможность использоваться документ "Расходный ордер на товары". В то же время создается документ "Возврат товаров поставщику", в котором определяется вид реализации "По ордеру". На основе этого документа, во время фактической отгрузке возвращенных товаров поставщику, создается документ "Расходный ордер на товары". Определяется в документе вид операции "возврат поставщику". Допустимо зарегистрировать много расходных ордеров по единому документу "Возврат товаров поставщику".
Также, документ "Расходный ордер" используется и когда выполняется последовательное перемещение со склада на склад либо со склада в НТТ. При помощи расходного ордера, в таком случае, создается отгрузка товара со склада-отправителя. Определяется вид операции "перемещение" в документе.
Документ «Расходный ордер на товары» предназначен для оформления поэтапного списания ТМЦ со склада и для оформления возврата ТМЦ, поступивших по документу «Приходный ордер на товары».
Поэтапная отгрузка ТМЦ со склада может применяться в том случае, если отгрузка ТМЦ со склада должна быть произведена после оформления документа «Реализация товаров и услуг».
Например. Документ «Реализация товаров и услуг» выписывается менеджером по продажам, а фактическая отгрузка товаров со склада производится кладовщиком.
В этом случае менеджер по продажам оформляет документ «Реализация товаров и услуг». В документе указывается вид реализации – «По ордеру». При проведении этого документа изменяются взаиморасчеты с контрагентом, остатки товаров на складе не изменяются. Остатки товаров в этом случае учитываются в дополнительном регистре «Товары к передаче со складов».
Кладовщик на основании документа «Реализация товаров и услуг» оформляет документ «Расходный ордер на товары», в котором должен быть установлен вид операции «Расход по накладной». После проведения документа ТМЦ списывается со склада.
По одному документу «Реализация товаров и услуг» может быть оформлено несколько расходных ордеров.
Например, в том случае, если фактическая отгрузка товаров кладовщиком со склада производится в несколько этапов. Однако отгрузка товаров по расходному ордеру всегда производится с того склада, который указан в документе «Реализация товаров и услуг».
Еще одним вариантом списания со склада является возврат тех ТМЦ, которые были приняты на склад по приходному ордеру и на которые так в итоге и не были оформлены документы финансового учета поступления.
Движения по возврату таких ТМЦ никак не отражаются финансовыми документами, а оформляются с помощью документа «Расходный ордер на товары». В этом случае в документе «Расходный ордер на товары» устанавливается вид операции «Возврат по приходному ордеру».
По одному приходному ордеру можно оформить несколько расходных ордеров. Связь приходного ордера и расходных ордеров – один ко многим.
Документ «Расходный ордер на товары» может применяться и в том случае, если производится поэтапная отгрузка товаров поставщику в случае возврата товаров поставщику. В этом случае оформляется документ «Возврат товаров поставщику», в котором устанавливается вид реализации «По ордеру». На основании этого документа, при реальной отгрузке возвращаемых товаров поставщику, оформляется документ «Расходный ордер на товары». В документе устанавливается вид операции «возврат поставщику». По одному документу «Возврат товаров поставщику» можно оформить несколько расходных ордеров.
Набор-комплект служит для удобного оформления операций продажи, комплектов, не требующих длительной сборки. Набор-комплект не хранится на складе, процесс комплектации происходит в момент отгрузки товаров покупателю. На набор-комплект могут быть назначены цены, отличные от суммарной цены комплектующих, входящих в его состав. Набор-комплект вводится в табличную часть документов на закладке, содержащей список товаров, как обычный товар. При проведении документа реализации со склада списываются те комплектующие, которые входят в набор-комплект, а по регистру продажи фиксируется продажа набора-комплекта. Себестоимость этого набора-комплекта рассчитывается как сумма себестоимостей комплектующих, входящих в его состав.
Организация складского учета с использованием ордеров позволяет в разные моменты времени фиксировать в автоматизированной системе движения товаров в количественном измерении и отражение этих движений в суммовом выражении. Документы, которыми оформляют движения товаров по складу, называют ордерами на товары (Приходный ордер на товары , Расходный ордер на товары ). Документы, отражающие движения по суммовому учету (финансовые документы), - это, например, Поступление товаров и услуг , Реализация товаров и услуг .
Ордера на товары оформляются кладовщиками на складах. В этих документах указывается в обязательном порядке склад, наименование товара, его количество. Не фиксируются никакие данные о сумме поступивших или списанных товаров.
Ордера используются для оперативного учета перемещения товаров на складах в количественном выражении.
Стоимостная оценка принятых или переданных товаров производится только на основании финансовых документов. При операциях поступления товаров, как правило, финансовые документы запаздывают, поэтому приходные ордера дают возможность оперативно оформить поступление товаров на склад и увеличить объем доступных складских остатков в учетной системе. При реализации наоборот, как правило, сначала выписываются финансовые документы, а затем на их основании производится отгрузка со склада с оформлением расходного складского ордера.
Внимание!
Использование ордерной системы не является опциональной настройкой всей системы. Решение об использовании ордерной системы можно принимать отдельно для каждого конкретного случая, то есть для одних поступлений товаров можно оформлять ордера, другие приходовать сразу и проводить одновременно по складскому и финансовому учету. Аналогичным образом можно поступать и при реализации товаров
.
Механизм складских ордеров удобно использовать и для оформления неотфактурованных поставок. В этом случае приходным ордером товары приходуются на склад, а при поступлении финансового документа (Поступление товаров и услуг , Счет-фактура полученный ) оформляется финансовый документ учета поставок.
В конфигурации реализована также возможность перемещения товаров с использованием ордерной схемы.
Перемещение товаров в рамках ордерного склада производится в два этапа: отгрузка товаров со склада-отправителя и поступление товаров на склад-получатель. Применение ордерной схемы перемещения позволяет контролировать момент отгрузки товара с одного склада (оформление документа Расходный ордер на товары со склада-отправителя) и поступление товаров на другой склад (оформление документа Приходный ордер на товары на склад-получатель).
При использовании ордерной системы важно учесть несколько требований, предъявляемых к такой организации документооборота:
- кладовщик (или оператор по вводу ордеров) должен хорошо знать организацию номенклатурного справочника в системе и быстро находить нужные позиции;
- в случае прихода новых товаров, которые ранее не проходили по учетной системе, надо регламентировать ввод новых позиций товаров в номенклатурный справочник - эти позиции должны либо быть введены заранее до прихода товаров на склад, либо кладовщику должно быть разрешено заводить новые элементы номенклатурного справочника;
- оформление приходных ордеров на товары должно производиться до оформления финансовых документов поступления;
- оформление расходных ордеров на товары должно производиться после оформления финансовых документов реализации.