В разъяснениях специалистов, связанных с кадровыми вопросами, часто можно встретить понятие «локальные нормативные акты ». Являются ли такие акты обязательными? В чем их назначение? Какие документы к ним относятся? Об этом - сегодняшний материал.
По большому счету, любой документ, принятый руководством организации , является внутренним или локальным нормативным актом. Он может касаться разных сфер деятельности, но так или иначе связан со взаимоотношениями между работодателем и сотрудниками.
Локальный акт должен быть принят в соответствии с нормами законодательства и не может им противоречить. Его основное назначение - регламентировать конкретные вопросы трудовых отношений, чтобы более эффективно управлять персоналом. При этом в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса, внутренние акты не могут ухудшать положение работника по сравнению с тем, которое гарантировано ему Трудовым кодексом.
Локальный нормативный акт обладает такими признаками:
- Ограниченность действия - акт действует только внутри компании, в которой он принят.
- Обязательность исполнения теми лицами, в отношении которых он принят.
Кто и когда должен принимать внутренние акты
Взаимоотношения между работодателем и сотрудниками регламентируются нормами трудового права. В ТК РФ прописаны многие аспекты этих отношений, однако не все они жестко регламентированы. Некоторые вопросы решаются работодателем самостоятельно либо по соглашению с работником. Именно для того, чтобы закрепить внутри компании такие моменты и сделать их обязательными для исполнения, и принимаются локальные нормативные акты.
Примером может служить трудовой распорядок . В частности, в статье 91 ТК РФ указано, что стандартная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю . Вместе с тем нормы Кодекса не регламентируют, во сколько должен начинается и . Подразумевается, что эти моменты и будут закреплены в локальных актах.
Внутренние нормативные акты принимаются всеми работодателями. Никаких поблажек в этом смысле для индивидуальных предпринимателей не предусмотрено - они точно так же, как и организации, имеют трудовые отношения с нанятым персоналом. Однако можно не составлять ЛНА микрокомпаниям , где работает не больше 15 человек, а объем дохода в год не превышает 120 млн рублей. При этом все обязательные положения должны быть прописаны в трудовом договоре. Также не составляют локальные акты физические лица, которые не зарегистрированы ИП, но привлекают наемных работников.
Обязательные и необязательные ЛНА
Очень часто возникает вопрос по поводу того или иного внутреннего нормативного акта - является ли он обязательным? Отметим, что точного списка ЛНА, которые должны быть у каждого работодателя, в законодательстве не содержится. Упоминания о положениях внутренних актов встречаются в той или иной статье Трудового кодекса. Однако в большинстве случаев работодателю дается несколько вариантов реализации обязательных требований. Поэтому точно сформировать какой-то базовый перечень обязательных ЛНА затруднительно.
Пример. Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель ознакомил сотрудника при приеме на работу с его основными функциями. Это можно сделать разными способами:
- указать функции непосредственно в трудовом договоре;
- составить должностную инструкцию.
Вот и получается, что при наличии в договоре перечня трудовых функций должностная инструкция не является обязательным нормативным актом. И этот пример не единственный. В разных сферах бизнеса, и даже у разных должностей внутри одной компании, своя специфика. Где-то есть доступ к коммерческой тайне, где-то работа связана с особыми условиями труда и так далее. Более того, одни внутренние акты могут относиться ко всем сотрудникам, другие лишь к определенным.
Поскольку довольно трудно сформировать закрытый перечень нормативных актов, которые должны быть в компании, предлагаем лишь их базовый список . Это не значит, что все перечисленные ниже акты должны быть у каждой организации или предпринимателя. Но ориентироваться на этот перечень можно:
- Правила внутреннего распорядка.
- Положение о персональных данных работников.
- Положение об оплате труда, (если применимо).
- Инструкция по охране труда.
- Штатное расписание.
Большинство актов, указанных выше, составляется по требованию Трудового кодекса. Однако это относится не ко всем. Например, штатное расписание. Трудовой кодекс напрямую не требует составления этого ЛНА. Вместе с тем есть письмо Роструда № ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014 - в нем чиновники отмечают, что в этом акте содержится положение о разделении обязанностей между сотрудниками. Из этого следует вывод, что штатное расписание у работодателя все-таки должно быть.
В крупных организациях также нередко бывают приняты отдельные акты об аттестации персонала, о командировках, о коммерческой тайне и другие.
Кстати, вопреки распространенному мнению, коллективный договор не считается ЛНА. Глава 7 ТК РФ относит его к самостоятельным правовым актам, регулирующим социально-трудовые отношения.
Кто составляет и утверждает ЛНА
Порядок оформления внутренних актов утверждается приказом руководства.
Как правило, первоначально акт составляется руководителем профильного отдела - бухгалтерии, кадровой службы или другого. Далее он передается в другие подразделения для согласования. Если в организации есть профсоюз , то согласовать нужно и с ним. На следующем этапе проект акта направляется на утверждение руководителю . После утверждения он приобретает статус нормативного акта и регистрируется в специальном журнале.
В каком виде должен быть составлен внутренний нормативный акт? Каких-то обязательных форм законом не предусмотрено. Однако целесообразно включить в документ следующие сведения:
- название организации;
- название акта;
- номер, дату и место утверждения;
- отметку о согласовании;
- при наличии приложений - отметку об этом;
- отметку об утверждении руководителем;
- данные о том, когда ЛНА вступает в силу.
Акт принят - что дальше?
Поскольку акт обязателен для исполнения работниками, их следует с ним ознакомить. В соответствии со статьей 22 ТК РФ, ЛНА, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, должны быть доведены до его сведения под подпись . Обычно это происходит на этапе приема на работу. Но бывает, что акт принимается уже в разгар трудовых отношений. Сотрудника нужно ознакомить с его содержанием, если:
- новый акт касается этого работника;
- меняются условия труда, что влечет необходимость дополнительного урегулирования.
Как ознакомить работника с актом? Этот вопрос законодательство не освещает. Работодатель может выбрать способ ознакомления на свое усмотрение. Например, направить локальный акт каждому работнику или завести специальный журнал, где сотрудники должны будут расписываться.
В трудовом законодательстве остается много неурегулированных вопросов , которые касаются локальных нормативных актов. Тем не менее к их составлению нужно подходить очень тщательно. С одной стороны, это позволит свести к минимуму споры с работниками, а с другой - убережет работодателя от претензий проверяющих органов.
Локальные акты организации – один из основных методов юридического регулирования множества аспектов трудовых взаимоотношений. О том, как принимаются локальные нормативные акты, какие существуют их виды, и какие предъявляются требования к данным документам, следует знать каждому работодателю. Ведь, если будут отсутствовать определенные обязательные локально-нормативные акты организации – это может привести к негативным последствиям для всего предприятия в целом и для отдельных его руководителей в частности.
Локально-нормативные акты организации – что это такое
С юридической точки зрения, локально-нормативные акты – это документы, утверждающие определенные правила в рамках конкретного субъекта хозяйствования. Они служат для обеспечения регулирования взаимоотношений работодателя с трудящимися, установления требований к каждой из сторон взаимоотношений и регламентирования иных аспектов трудовой деятельности. При этом цели принятия локальных нормативных актов (ЛНА) могут различаться, а количество их возможных видов – крайне широко.
Чаще всего, разработка и последующее внедрение ЛНА находятся в сфере ответственности отдела кадров организации . Однако, при отсутствии подобной структуры в рамках компании, их может принимать бухгалтерия, непосредственное руководство или иные сотрудники, уполномоченные на ведение такой деятельности. В целом же, ЛНА представляют собой юридически значимые документы, регламентирующие трудовые взаимоотношения в рамках как отдельного субъекта хозяйствования, так и его структурных подразделений, обязательные к исполнению и определяющие основные условия труда. ЛНА акты являются одним из основных инструментов, за счет которых реализуется кадровая политика на предприятии.
Несмотря на то, что локальные акты организации чаще всего располагаются в сфере ответственности отдела кадров организации, следует отличать их от иной кадровой документации. Главным критерием подобного различия является доступность ЛНА для персонала и присутствие в ЛНА определенных регулирующих функций. То есть – кадровые журналы регистрации, табель учета рабочего времени сотрудников и иные схожие документы, не устанавливающие определенные требования сами по себе, нельзя отнести к ЛНА.
Локальные нормативные акты по ТК РФ – правовое регулирование
Так как ЛНА оказывают значительное влияние на трудящихся, работодателей и наличествующие между ними трудовые отношения в целом, российское законодательство в целях защиты интересов трудящихся устанавливает определенные требования в отношении данной внутренней документации организации. Преимущественно данное законодательное регулирование обеспечивается следующими положениями Трудового кодекса РФ:
- Ст.5. Её положения предусматривают возможность регулирования трудовых и иных связанных с ними видов взаимоотношений в том числе с помощью ЛНА в рамках субъектов хозяйствования.
- Ст.8. Данная статья раскрывает понятие ЛНА, основные принципы принятия ЛНА на предприятии и ключевые требования к ним.
- Ст.12. Означенной статьей регулируется понятие сроков действия трудовых нормативов во времени, в том числе и в отношении ЛНА, действующих на предприятии, включая порядок начала действия положений локальных актов и их окончания.
- Ст.13. Её нормативы раскрывают ограничение действия трудовых нормативов в пространстве, распространяя федеральные нормы на всю территорию РФ, правовые акты субъектов РФ и муниципалитетов – на их территорию, и ЛНА – на сотрудников конкретной организации вне зависимости от её территориального расположения.
- Ст.15. В данной статье раскрывается понятие трудовых отношений в принципе, а также возможность их урегулирования при помощи ЛНА.
- Ст.22. Она определяет права и обязанности, присущие работодателям. В частности, принятие локальных актов является одним из основных прав, которыми обладает работодатель. Кроме этого, соблюдение ЛНА, ознакомление с ними трудящихся под роспись – это прямая обязанность работодателя соответственно требованиям данной статьи.
- Ст.53. Положения, раскрывающиеся в означенной статье, предполагают возможность участия представительных органов трудящихся в процессе принятия ЛНА.
- Ст.57. Она рассматривает содержание трудовых договоров между работодателями и позволяет включать в него в том числе и нормативы, уже изложенные в ЛНА, однако не требует делать этого в обязательном порядке.
- Ст.68. Рассматриваемые данной статьей принципы трудовых взаимоотношений затрагивают вопрос процессуального оформления приема сотрудника на работу, одним из этапов какового должно быть предварительное ознакомление соискателя с влияющими на его деятельность локальными нормативными актами организации.
- Ст.88. Она затрагивает вопросы передачи персональных данных трудящихся и требует от работодателей обязательного наличия определенного ЛНА на предприятии, который регулировал бы данный вопрос.
- Ст.135. Она рассматривает порядок установления систем оплаты труда на предприятии и требует от работодателя отражения данного порядка в соответствующих ЛНА, коллективном договоре или иных документах.
- Ст.162. Её положения регламентируют порядок замены, пересмотра или введения новых нормативов, касающихся трудовой деятельности и требуют обязательного предварительного уведомления сотрудников не позднее, чем за два месяца до вступления соответствующих ЛНА в силу.
- Ст.189. В данной статье регулируются принципы обеспечения дисциплины в организации при помощи принятия ПВТР , которые должны присутствовать на предприятии в обязательном порядке и являются одним из ЛНА.
- Ст.309.2. Означенной статьей регулируется порядок принятия ЛНА и иные аспекты трудовых взаимоотношений, связанные с ведением деятельности субъектами хозяйствования, которые могут быть отнесены к микропредприятиям . В частности, для таких предприятий предусматривается право не использовать ЛНА в принципе.
- Ст.372. Принципы, изложенные в данной статье, касаются обязательного учета мнения профсоюзной организации при принятии ЛНА в отдельных случаях.
В целом, на ЛНА могут также влиять и иные нормативы действующего законодательства. В частности – ведомственные документы, касающиеся различных видов государственной службы или же региональные либо муниципальные нормативы. Кроме этого, отдельные вопросы осуществления трудовой деятельности в особых условиях также могут требовать обязательного их регулирования при помощи ЛНА.
Требования к локально-нормативным актам
Действующее законодательство, как уже было упомянуто ранее, устанавливает определенные требования к локально-нормативным актам организаций, поэтому работодателям, вне зависимости от того, какие именно ЛНА должны приниматься, необходимо знать данные требования:
Косвенные требования к оформлению локальных нормативных актов могут излагаться в положениях ГОСТ Р 6.30-2003. Данный документ регламентирует порядок оформления документации в организациях, в том числе и в вопросах оформления ЛНА. Однако применение данного стандарта не является обязательным, хотя следование ему может значительно упростить ведение и составление всей необходимой документации, форм и бланков, используемых предприятием и упростить ведение как внутренней, так и внешней политики компании.
Виды локальных нормативных актов
Каждому руководителю или иному ответственному за оформление, принятие и внедрение локальных нормативных актов лицу, следует знать, что они могу подразделяться на различные виды, а само таковое разделение может производиться по разнообразным критериям. Так, важнейшим критерием является разделение видов локальных нормативных актов на:
- Обязательные. К данной категории ЛНА относятся те, которые в силу наличествующих требований законодательства обязательно должны присутствовать на предприятии – и их отсутствие может привести к привлечению работодателя к ответственности.
- Необязательные. К необязательным ЛНА относятся все подобные документы, наличие которых не проверяется контролирующими органами и не требуется положениями законодательства. Принятие таких актов и сфера их действия зависят целиком от самого работодателя.
Другим критерием разделения категорий локальных нормативных актов является их разделение по способу принятия. В частности, виды ЛНА могут быть:
- Принимаемые единолично. К этой категории относятся все ЛНА, в отношении которых законодательно не предусмотрено требование согласовывать их с профсоюзной организацией или иными представительными органами трудящихся.
- Принимаемые с обязательн ым учетом мнения представительных органов трудящихся. Данная категория ЛНА включает в себя отдельные виды документации, о которых должен быть поставлен в известность представительский орган, и которые должны приниматься с учетом его мнения.
Помимо вышеозначенных механизмов подразделения ЛНА, их виды также можно разделить и по сфере действия. Так, ЛНА могут быть:
- Действующими в рамках всей организации. К таковым ЛНА относятся те документы, положения которых так или иначе затрагивают всех без исключения трудящихся, и, соответственно, их принятие и введение в действие должно быть согласовано с ними в обязательном порядке.
- Распространяющимися на конкретные должности, профессии либо подразделения. Работодатель вправе предусматривать ЛНА, затрагивающие лишь определенные категории сотрудников, например – работающих на конкретных должностях или в конкретном структурном подразделении, либо объединенных по каким-либо иным критериям, при условии отсутствия дискриминации в сфере труда.
Какие локальные нормативные акты обязательны для предприятий
Обязательные локальные нормативные акты следует знать каждому работодателю, ведь их отсутствие может привести к крайне негативным последствиям для организации. Так, с учетом нормативов законодательства, обязательными ЛНА являются:
От принятия ЛНА могут освобождаться отдельные субъекты хозяйствования. К ним относятся следующие категории работодателей:
- Физические лица, не являющиеся предпринимателями, могут нанимать работников, но не могут принимать ЛНА в принципе.
- Самозанятые лица – адвокаты, индивидуальные предприниматели, нотариусы, у которых нет штата сотрудников, не нуждаются в принятии ЛНА по причине отсутствия трудовых взаимоотношений.
- Микропредприятия. Нет необходимости принимать ЛНА и микропредприятиям – организациям малого бизнеса с числом сотрудников менее 15 человек и доходом не более 120 млн. рублей в течение года. Однако аспекты, регулируемые обязательными ЛНА, в данном случае должны быть отражены в непосредственно в индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками.
Порядок принятия локальных нормативных актов
Локальные акты организации следует устанавливать с соблюдением определенных процессуальных процедур. Ознакомиться с порядком принятия ЛНА следует каждому работодателю или ответственному за означенный аспект деятельности трудящемуся. И помочь сделать это может простая инструкция по оформлению локально-нормативных актов:
- Работодатель составляет ЛНА. Данный документ до его принятия не имеет никакой юридической силы, однако уже может проходить процедуру согласования.
- Если данная необходимость предусмотрена законодательством, руководитель проводит согласование ЛНА с определенным представительным органом трудящихся. После получения проекта ЛНА данные органы обязаны предоставить ответ в течение пяти рабочих дней.
- По окончании процедуры согласования, работодатель должен обеспечить ознакомление трудящихся с принимаемыми ЛНА. Ознакомиться должны все трудящиеся, которых затрагивают положения данного ЛНА, а если ЛНА предусматривает изменение трудовой функции или условий труда, то ознакомлены с ними сотрудники должны быть за два месяца до вступления документа в силу.
- Работодателем должен быть издан приказ о введении в действие локального нормативного акта в определенную дату. При этом информация о данном приказе и ЛНА должна быть зафиксирована в соответствующих журналах организации.
- Работодатель обязан обеспечить постоянное хранение ЛНА и возможность его копирования при необходимости на весь период действия документа и в течение 75 лет после его отмены.
Локальный нормативный акт организации – это документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
Общие требования к локальным нормативным актам организации
К основным общим требованиям можно отнести следующие требования:
локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников в случаях, установленных Трудовым кодексом;
нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями;
локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.
Форма и виды локальных нормативных актов
Наиболее распространенные формы таких актов - положение, правила и инструкция.
Локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п.
К локальным нормативным актам относятся также и .
Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.
Локальные нормативные акты можно разделить на следующие виды:
обязательные - состав таких актов определен трудовым законодательством. К обязательным, в частности, относятся:
документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например, Положение о персональных данных;
документ, устанавливающий систему оплаты труда, например, Положение об оплате труда;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и инструкции по охране труда;
документ, определяющий порядок аттестации.
необязательные - такие документы прямо не предусмотрены трудовым законодательством, работодатель принимает их по своему усмотрению. К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.
Оформление локального нормативного акта
При оформлении локального нормативного акта используется бланк, который включает в себя:
наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;
место составления документа.
Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Структура и содержание локальных нормативных актов
Структура и содержание локальных нормативных актов зависят от круга вопросов, в отношении которых необходимо принятие таких актов.
Условно структуру локальных нормативных актов можно разделить на следующие части:
общие положения: перечень регулируемых вопросов; нормативные правовые акты, в соответствии с которыми локальный нормативный акт принимается; подразделения или категории работников, подпадающие под его действие;
основная часть: права и обязанности работника и работодателя; процедуры, не определенные законодательством; порядок взаимодействия структурных подразделений в зависимости от специфики локального нормативного акта; действия сторон, сроки, ответственность и пр.
заключительные положения: время вступления локального нормативного акта в силу, порядок внесения изменений и дополнений, а также его отмены, перечень локальных нормативных актов или отдельных положений, прекращающих действие в связи с принятием нового акта.
Локальные нормативные акты могут содержать приложения, касающиеся вопросов, отраженных в этих актах. В этом случае делается отметка о наличии приложения.
Порядок принятия локальных актов
Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.
Принятие локальных нормативных актов
Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в этом документе.
Работодатель может принять локальные нормативные акты следующими способами:
утвердить;
издать приказ (распоряжение) об утверждении локального нормативного акта.
Утверждая локальный нормативный акт, работодатель должен поставить подпись в реквизите "Гриф утверждения документа".
Если локальный нормативный акт принимается путем издания приказа (распоряжения), то в приказе об утверждении локального нормативного акта необходимо отразить:
дату введения его в действие;
указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки для этого;
фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение локального нормативного акта;
другие условия.
Ознакомление работников с локальными нормативными актами
Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Подтвердить факт ознакомления работников с локальными актами можно несколькими способами.
Подписью работника на листе ознакомления. Также должны быть указаны его фамилия, имя, отчество и дата ознакомления.
Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица;
Подписью работника на отдельном документе - журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.
В отличие от листа ознакомления этот журнал предусматривает возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Локальный нормативный акт организации: подробности для бухгалтера
- Выплата премий: вопросы из практики
И условия выплаты предусмотрены локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, и... строго в соответствии с положениями локальных нормативных актов организации, которыми регулируется порядок выплаты премий...
- Выплата премии: когда она обязательна, а когда - нет?
Так как система премирования регулируется локальными нормативными актами организации, соответствующие основания должны быть прописаны...
- Можно ли доплату за разъездной характер работы учитывать в составе расходов при УСН "доходы минус расходы"?
Коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации может быть установлена доплата (надбавка...
- Обзор писем Министерства финансов РФ за декабрь 2019
Что возмещение указанных затрат предусмотрено локальным нормативным актом организации, и при условии их документального... -04-00/102629 Если в локальном нормативном акте организации расходы организации по оплате стоимости...
- Выплаты к отпуску: нюансы налогообложения
Выплачиваемые к отпуску на основании локального нормативного акта организации, можно отнести к расходам при...
- Командировочные расходы
Порядке, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Судебная практика о возмещении расходов...
- Расчет оплаты труда тренера-преподавателя при подушевом методе
... (приказа руководителя). При этом в локальном нормативном акте организации (например, в положении о материальном...
Локальные нормативные акты - это внутренние документы компании, которые регулируют и регламентируют трудовую деятельность ее персонала. Рассмотрим, что такое ЛНА в кадрах, какие виды бывают и приведем образцы оформления.
Внимание! Эти образцы помогут вам оформить обязательные локальные нормативно-правовые акты в соответствии со всеми требованиями законодательства:
Что такое локальный нормативный акт
Трудовые отношения между работодателем и физическим лицом регулируют:
- положения федерального законодательства;
- положения регионального и муниципального законодательства;
- отраслевые и межотраслевые соглашения;
- локальные нормативные акты организации.
Локальные нормативные акты - это часть правовой системы (ст. 5 ТК РФ). Они действуют только в рамках организации, их выпустившей. ЛНА регулируют трудовые отношения внутри компании как субъекта предпринимательской деятельности. Они являются источниками предпринимательского права.
Документ считается ЛНА, если соответствует признакам, указанным в таблице 1.
Таблица 1. Признаки локального нормативного акта
|
Признак |
Расшифровка |
|
Подзаконность |
Локальные акты не могут уменьшить либо исключить базовый уровень гарантий, который предоставляют работникам указанные выше регулирующие документы. Есть возможность только расширить их. |
|
Территориальность и субъектность |
ЛНА могут действовать только на территории конкретного работодателя. Они учитывают только специфику и потребности его отношений с работниками. |
|
Нормативность |
Документ действует в отношении всех работников |
|
Неоднократность применения |
Работодатель применяет ЛНА при возникновении каждого регулируемого им случая |
|
Утверждают в особом порядке |
Утверждение проводят с учетом мнения профсоюза или иного представительного органа работников |
Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.
Кто обязан издавать ЛНА
Есть виды локальных нормативных актов обязательные и необязательные. Все ра работодатели обязаны оформлять обязательные виды локальных нормативных актов.
Статьи 8 и 48.1 Трудового кодекса предусматривают исключение только в отношении:
- работодателей-физлиц, которые не имеют статуса ИП;
- микропредприятий, которые применяют типовую форму трудового договора (документ уже содержит подробную информацию о режиме работы, системе оплаты труда, вплате премий и т. д.
Виды локальных нормативных актов
Как было сказано выше, ЛНА подразделяются на обязательные и необязательные.
1. Обязательные локальные нормативные акты
Они прописаны в положениях Трудового кодекса. Например, к ним относятся:
- штатное расписание (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1);
- (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
- график отпусков (ч.1 ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1);
- документы, регулирующие порядок оплаты труда (ч. 4 ст.123 ТК РФ);
- которые устанавливают порядок работы с персональными данными (п. 8 ст. 86 ТК РФ).
Приказ считается ЛНА, если он содержит нормы трудового права. Если же он выполняет роль правоприменительного документа, то к локальным актам не относится. Например, приказ об утверждении графика отпусков является ЛНА, а приказ о приеме на работу - нет.
2. Необязательные локальные нормативные акты
Необязательные ЛНА работодатель оформляет при возникновении необходимости урегулировать ситуации, возникающие в процессе деятельности фирмы или ИП. Необязательными локальными актами являются:
- положение о персонале;
- о выплате материальной помощи;
- о медосмотрах работников;
- акт о дисциплинарной ответственности;
- акт о повышении квалификации персонала.
Как накажут за отсутствие обязательных ЛНА
Отсутствие обязательных локальных нормативных актов у организации в 2019 году повлечет за собой штрафные санкции со стороны ГИТ.
Например, если у работодателя нет акта, который регламентирует индексацию заработной платы , то в соответствии со статье 5.27 КоАП оштрафуют:
- его должностных лиц - на сумму от 1000 до 5000 рублей;
- организацию в целом - от 30 000 до 50 000 рублей;
- ИП - от 1000 до 5000 рублей.
Важно! Отсутствие ЛНА в части защиты персональных данных повлечет административную, материальную, гражданско-правовую и уголовную ответственность работодателя и его должностных лиц.
Порядок принятия локально-нормативных актов
Порядок принятия ЛНА предусматривает выполнение шести шагов:
Шаг 1. Назначить специалистов работодателя для разработки
Как правило, это работники подразделения, которое компетентно в части определенного участка. Например, положение об оплате труда разрабатывает финансовый отдел, а правила внутреннего трудового распорядка - кадровый.
Шаг 2. Подготовить ЛНА
Шаг 3. Согласовать документ с другими подразделениями, а также с профсоюзом либо с представительной организацией работников
По общему правилу, ЛНА ни с кем не согласовывают. Согласование требуется в случаях, когда такая необходимость предусмотрена в коллективном договоре.
Кроме того, в ряде случаев мнение работников учитывают в обязательном порядке. Это случай издания документов, которые регулируют время работы и отпуска:
- график отпусков;
- порядок работы вахтами;
- введение дополнительных оплачиваемых отпусков.
При этом следует принимать во внимание положения статьи 373 ТК РФ и отличать ЛНА, которые принимают с учетом мнения:
- выборного органа первичной профсоюзной организации;
- представительного органа работников.
Если закон предусматривает учет мнения профсоюза, но у работодателя он не создан, следует ориентироваться на мнение существующего представительного органа работников.
Шаг 4. Утвердить ЛНА и ввести его в действие приказом директора фирмы или ИП.
Шаг 5. Ознакомить с ЛНА работников под подпись. Вновь принятых работников ознакамливают с принятыми ЛНА до момента подписания трудового договора .
Шаг 6. Направить ЛНА на хранение. Для этого на документе:
- ставят метку «В дело» (дело, в котором ЛНА будет храниться);
- номер дела;
- дату;
- исполнитель ставит свою подпись.
Особенности оформления локальных нормативных правовых актов
Законодательство не содержит специальных требований к оформлению локальных нормативных актов в трудовом праве. Работодателям следует руководствоваться ГОСТом Р7.0.97-2016. Он имеет общие требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
Так, в шапке ЛНА нужно указать:
- наименование фирмы-работодателя или ФИО ИП-работодателя и их реквизиты;
- название документа: “правила”, “акт”, “положение”, “инструкция” и т.д.;
- место оформления;
- регистрационный номер в соответствии с используемой номенклатурой;
- дату утверждения;
- дату вступления в силу для случая, когда она отличается от даты утверждения.
Затем вносят основную часть ЛНА с положениями, регулирующими трудовые отношения.
В конце оформления ЛНА утверждают руководитель и при необходимости выборный орган первичной профсоюзной организации или представительный орган работников.
Есть три способа утверждения документа.
1. Грифом с подписью руководителя
Документ можно утвердить личной подписью руководителя либо приказом. В первом случае на титульном листе в правом нижнем углу ставят обязательный реквизит – «Гриф утверждения документа». Он должен содержать:
- слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)
- наименование должности;
- личную подпись директора;
- его инициалы и ФИО;
- дату и печать.
Во втором случае оформляют приказ в свободной форме. Локальный акт является приложением к нему.
2. Приказом за подписью и. о. руководителя
Такой случай подходит для ситуации, когда у фирмы нет руководителя и его обязанности исполняет уполномоченное лицо. В правом верхнем углу или по центру ЛНА ставят гриф со ссылкой на дату и номер приказа. Акт ействует с момента издания приказа.
3. Согласование с выборным органом первичной профсоюзной организации или представительным органом работников
В данной ситуации директор визирует документ только после проставления на нем грифа согласования. Реквизит согласования размещают на титульном листе либо в конце текста документа.
Срок действия и прекращение локального нормативного правового акта
По общему правилу срок действия ЛНА прописан в его тексте и вытекает из содержания. Например, график отпусков действует до 31 декабря года, для которого он составлен.
Есть ЛНА, которые принимают бессрочно. Их называют актами постоянного действия. Например, это правила внутреннего трудового распорядка.
ЛНА не имеет обратной силы. Его действие может прекратиться в трех случаях:
- Срок действия указан в документе и он истек. Н
- Утвержден равнозначный акт или документ большей юридической силы, который отменяет старый ЛНА или его часть.
- Начал действовать равнозначный ЛНА или документа большей юридической силы с новым содержанием.