Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Характеристика предмета, метода бухгалтерского учета и документооборота. Порядок формирования и учет финансовых результатов деятельности организации. Инвентаризация, ее роль и значение в бухгалтерском учете. Порядок проведения и учет ее результатов.
курсовая работа , добавлен 12.08.2010
Сущность, порядок и сроки проведения инвентаризации в учете. Порядок документооборота. Правила и стандарты составления описей и сличительных ведомостей на предприятии. Учет на ФГУП "МГЛК "Мордовлеспром" и отражение ее результатов в бухгалтерском учете.
курсовая работа , добавлен 10.12.2008
Теоретические основы инвентаризации товарно-материальных запасов. Технико-физические процедуры, документальное оформление и выведение результатов инвентаризации товарно-материальных запасов. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
курсовая работа , добавлен 13.02.2011
Соответствие между количеством и качеством имущества указанного в бухгалтерском балансе и имущества в действительности находящимся на предприятии. Инвентаризация денежных средств. Порядок и сроки проведения инвентаризации. Отражение результатов в учете.
реферат , добавлен 18.04.2009
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете, цели и сроки ее проведения. Понятие и состав имущества. Порядок проведения инвентаризации имущества, находящегося на ответственном хранении организации на примере предприятия ООО "Металлург".
курсовая работа , добавлен 22.01.2015
Определение, характеристики и классификация объектов основных средств, особенности их инвентаризации. Аспекты организации документального оформления инвентаризации основных средств, порядок ее проведения, отражения в бухгалтерском учете ее результатов.
курсовая работа , добавлен 03.03.2013
Понятие нематериальных активов, их классификация, особенности документального оформления движения. Порядок проведения инвентаризации и документальное оформление результатов нематериальных активов. Составление итогов инвентаризации в бухгалтерском учете.
дипломная работа , добавлен 19.11.2015
Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации в организациях России. Инвентаризация отдельных видов имущества и финансовых обязательств. Правила отражения ее данных в бухгалтерском учете. Недостатки в порядке проведения инвентаризации в организациях.
курсовая работа , добавлен 24.03.2015
Отличительной особенностью бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное документальное оформление всех без исключения фактов хозяйственной жизни. Поэтому уже на самой начальной стадии учетного процесса все первоначальные сведения о свершившихся фактах хозяйственной жизни отражаются в первичных учетных документах, что характеризует систему первичного учета.
Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания и хранения учетной информации в целях ее использования для принятия обоснованных экономических решений.
Основу ведения первичного учета составляет учетная информация, подтверждаемая первичными учетными документами.
Система первичного учета предполагает документальное оформление хозяйственных фактов, происходящих при осуществлении деятельности экономического субъекта. Информация, содержащаяся в первичных учетныхдокументах, служит единственным основанием для отражения хозяйственных фактов в текущем бухгалтерском учете.
Бухгалтерский документ (от лат. documentum - доказательство) представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных фактов, а также права на их совершение. Первичный учетный документ подтверждает юридическую силу хозяйственного факта и придает законность его совершения. Он устанавливает ответственность отдельных лиц за осуществление хозяйственных фактов.
Согласно п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
К первичным учетным документам Законом № 402-ФЗ предъявляются следующие требования:
- 1) первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а, если это не представляется возможным, - непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9);
- 2) первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты. Реквизиты (в перев. с лат. - нужное, требуемое) - это показатели, приводимые в первичных учетных документах, которые необходимо заполнить данными свершившихся фактов хозяйственной жизни.
Обязательными реквизитами регистра являются (п.4, ст. 10):
- - наименование регистра;
- - наименование экономического субъекта, составившего регистр;
- - дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
- - хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- - величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- - наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- - подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Все показатели первичного учетного документа должны быть заполнены, свободные строки и графы обязательно прочеркиваются;
- 3) первичные учетные документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» (п. 7 ст. 9). При осуществлении исправлений исправляемая запись зачеркивается одной чертой, сверху надписывается верная, делается надпись «Исправлено», ставятся подписи внесших исправления лиц и дата исправления. В денежных документах исправления не допускаются;
- 4) прошедшие обработку первичные учетные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при обработке с использованием электронной техники - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку;
- 5) записи в первичных учетных документах производятся шариковой ручкой, чернилами, при помощи компьютерной техники. Запрещается использование для записей простого карандаша. Красный цвет применяется для сторнировочных записей;
- 6) для того, чтобы первичные учетные документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвергаются гашению специальным штампом. Кассовые документы (кассовые ордера, ведомости на выдачу заработной платы) гасятся штампом «Получено» или «Оплачено», проставляется дата и подпись с указанием фамилии и инициалов. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.
Для систематизации и обеспечения правильности применения учетных документов используются их классификации по следующим однородным признакам:
- 1) назначению;
- 2) порядку составления;
- 3) способу отражения хозяйственныхфактов;
- 4) месту составления;
- 5) порядку заполнения.
По назначению учетные документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительными считаются документы, которые содержат указание (приказ) на совершение хозяйственного факта, но не удостоверяют его совершение. Подписываются такие документы лицами, имеющими права давать указания на совершение отражаемых в документах хозяйственных фактов. К распорядительным документам относятся приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чеки на получение наличных денег с расчетного или валютного счетов, платежные поручения и др.
Оправдательными (исполнительными) документами подтверждается совершение хозяйственного факта; они заполняются непосредственно в момент ее проведения или непосредственно по окончании. К оправдательным документам относятся акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета и счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются непосредственно работниками бухгалтерии для подготовки распорядительных и оправдательных документов к отражению в бухгалтерском учете и составления бухгалтерских записей. К ним относятся ведомости начисления амортизации, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, расчеты (отклонений, калькуляции), бухгалтерские справки и др.
Комбинированные документы одновременно содержат признаки нескольких видов документов, например, распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Они являются основанием и оправданием совершения факта хозяйственной жизни. Комбинированными документами являются накладная (требование) на отпуск материалов, расходный кассовый ордер.
По порядку составления учетные документы подразделяются на первичные и сводные.
В первичных учетных документах впервые регистрируются хозяйственные факты в момент их совершения. Они являются формальным доказательством их осуществления. Это приходные и расходные кассовые ордера, материальные требования и накладные, приемо-сдаточные акты и др. Сводные учетные документы составляются на основании ранее оформленных первичныхдокументов. К ним относятся авансовые и кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные ведомости. Сводные учетные документы систематизируют и группируют информацию первичных документов, что позволяет уменьшать количество учетных записей на счетах. Сводные учетные документы составляются для обеспечения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных фактах на основе первичных учетных документов.
По способу отражения хозяйственных фактов учетные документы группируются на разовые и накопительные.
Разовые учетные документы используются для отражения одного или нескольких одновременно совершаемых хозяйственных фактов, после документального оформления которых однократно используются в бухгалтерском учете. Это приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, платежные поручения и др. Накопительные документы применяются для оформления однородных хозяйственных фактов, многократно совершаемых экономическим субъектом в течение определенного периода (недели, декады, месяца). Они составляются с целью уменьшения числа разовых документов по однородным операциям. Это лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.
По месту составления учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.
Внешние документы составляются за пределами данного экономического субъекта и поступают в него уже в оформленном виде (счета- фактуры, товарно-транспортные накладные, выписки банка).
Внутренние документы составляются внутри экономического субъекта его персоналом (накладные на перемещение материальных ценностей и готовой продукции, наряды на выполнение работ, расчетноплатежные ведомости и др.).
По порядку заполнения различаются учетные документы ручного и машинного оформления.
Учетные документы ручного оформления заполняются вручную, либо на пишущей машинке. Документы, сформированные при помощи компьютерной техники, автоматически отражают информацию о хозяйственных фактах в момент их совершения.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях, информация на которых должна быть соответствующим образом защищена, что обеспечивает юридическую силу производимых хозяйственных фактов, а также устанавливается ответственность за их осуществление.
Первичные учетные документы имеют особое значение в бухгалтерском учете. Они являются средством обоснования учетных записей, имеют оперативное значение - первичные учетные документы принимаются во внимание при передаче распоряжений от руководителя к исполнителю и т.д., позволяют проконтролировать правильность и законность совершения хозяйственных фактов. Поэтому при организации учетного процесса большое внимание уделяется системе документации.
Документация представляет собой совокупность учетных документов, составляемых на все без исключения хозяйственные факты. Как элемент метода бухгалтерского учета документация - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных фактов с целью получения о них информации, необходимой для ведения текущего бухгалтерского учета.
Движение документов от момента их создания (составления) до сдачи в архив, называется документооборотом. Этот процесс регламентируется графиком документооборота.
График документооборота устанавливает рациональную систему прохождения первичным учетным документом всех стадий обработки, минимального срока нахождения на отдельных участках учетной работы. Графики документооборота оформляются в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемым каждым структурным подразделением и лицами организации с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого документа разрабатывается маршрут движения в процессе документооборота. В графике документооборота предусматриваются: наименование первичного документа и отчета; время их составления; лица, которые составляют, подписывают или ведут записи в документах; сроки и ответственность за представление документов в бухгалтерию; липа, которые принимают, проверяют и обрабатывают документ, контролируют его использование в бухгалтерии и хранение в архиве.
Разработку и контроль соблюдения графика документооборота, утверждаемого руководителем, осуществляет главный бухгалтер организации. Ответственность за его соблюдение, своевременное и добросовестное создание первичных учетных документов, передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащейся в них учетной информации несут лица, составившие и подписавшие эти документы.
Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.
Этап 1. Проверка документов по форме и по содержанию. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления документов, заполнения обязательных реквизитов, наличие необходимых подписей и т.д. Проверка по содержанию выявляет законность и целесообразность совершения хозяйственного факта. В ходе ее проведения проверяется, соответствуют ли учетные документы заключенным договорам, сметам и т.д., обеспечивает ли документ логическую взаимосвязь отдельных показателей.
Этап 2. Группировка документов. Этап предполагает подборку по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных фактов (кассовые, банковские, документы для разноски в накопительные ведомости и т.д.).
Этап 3. Таксировка (расценка). Он предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов, что позволяет проконтролировать арифметические подсчеты итогов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.
Этап 4. Коитировка документов (от итал. сото - счет). Этап предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные факты отражаются по дебету и кредиту счетов.
После надлежащего документального оформления учетная информация переносится в соответствующие бухгалтерские регистры. По окончании бухгалтерской обработки учетные документы комплектуются в хронологическом порядке и передаются на хранение в архив с сопровождающей справкой. Для удобства хранения кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть хронологически подобраны и заключены в переплет. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери и злоупотреблений. На обложке папки указываются наименование экономического субъекта, название и порядковый номер документа, год, месяц и число листов в папке.
Изъятие первичных учетных документов. Первичные учетные документы могут быть изъяты только в соответствии с законодательством РФ органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговыми органами на основании их постановлений. В случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета (п. 8 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Хранение первичных учетных документов. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Экономический субъект обязан хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Изучив материалы темы, Вы сможете:
– определить понятие бухгалтерского документа и его роль в получении первичной учетной информации о состоянии средств и источников их образования;
– уяснить документооборот и его значение;
– изучить сущность и значение бухгалтерских регистров;
– понять формы бухгалтерского учета;
– дать классификацию документов;
– освоить способы исправления ошибок в бухгалтерских регистрах.
Все хозяйственные операции должны оформляться на основе первичных оправдательных документов. Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке и имеющее юридическую силу письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной деятельности, составленное в момент его совершения.
К документам предъявляются следующие требования:
Точность и полнота отражения фактов хозяйственной деятельности;
Своевременность составления и ясность содержания;
Соблюдение установленных форм и реквизитов.
Порядок документирования хозяйственных операций определен Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11 1996 г. № 129-ФЗ и «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.
Любой документ должен содержать ряд показателей (реквизитов). Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные:
Наименование документа (формы), код формы;
Дата составления;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Количественная и стоимостная оценка факта хозяйственной деятельности;
Наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной деятельности и правильность его оформления;
Личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Записи в первичных документах производятся чернилами, шариковыми ручками.
Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций, назначением документов, технологией обработки учетной информации. Это:
Номер документа;
Расчетные счета организации;
Основание для совершения хозяйственной операции.
Рассмотрим классификацию документов .
1. По месту расположения реквизитов в документе форма документа может быть зональной, анкетной, табельной.
2. По характеру операций формы документов бывают:
Типовые (для однородных операций – кассовые ордера) и специализированные.
Чтобы исключить возможность повторного использования документов, ряд документов подлежит погашению штампом «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписи.
3. По назначению : распорядительные (приказы, доверенности, накладные на выполненные работы, чек на получение наличных, платежное поручение), оправдательные или исполнительные (накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер), бухгалтерского оформления (ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, амортизации, расчеты отклонений от нормативной себестоимости) и комбинированные (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость).
4. По степени обобщения : документы первичного и вторичного оформления.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент совершения факта хозяйственной деятельности: о поступлении или отпуске материалов (приемные акты, требования, ЛЗК), об отгрузке продукции (накладные, счета-фактуры), о начислении зарплаты (табель учета рабочего времени).
Вторичные документы составляются на основе первичных документов и предназначены для равномерного накопления и обобщения учетной информации: материальный отчет складского имущества, накопительные ведомости, книги учета, авансовый отчет.
Материальные (акты приема-передачи), денежные (чеки, выписки из банка, кассовые ордера, квитанции, займы, марки, облигации, сберегательные сертификаты), расчетные (платежные поручения, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты).
6. По способу охвата хозяйственной деятельности :
Разовые (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования) и накопительные (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта на месяц).
7. По месту составления : внутренние (накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости, товарные отчеты, авансовые отчеты, путевые листы) и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщика товары, доверенности, платежные поручения, судебные и исполнительные документы).
8. По способу заполнения : ручным способом и при помощи вычислительной техники.
9. По количеству учетных позиций : однострочные (наряд на выполнение одной работы) и многострочные (счет, товарно-транспортная накладная).
10. По характеру фактов хозяйственной деятельности : кассовые, банковские, материальные и расчетные.
12. По степени типизации : стандартные и нестандартные.
13. По сроку исполнения : срочные и несрочные.
14. По подлинности составления : подлинные и копии.
Первичные документы должны быть своевременно переданы в бухгалтерию, где их проверяют и принимают к учету. Затем документы направляют в архив для хранения в течение определенного срока. Путь прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом.
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.
Документооборот регламентируется графиком. Составление графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей.
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот , продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения. Таких этапов в документообороте можно выделить пять:
Составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
Передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;
Проверка принятых документов бухгалтером. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей), а также включает в себя обязательную арифметическую проверку, которая может быть выполнена вычислительным центром или вычислительной установкой под контролем главного бухгалтера;
Обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом. Прежде всего, документы группируют по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры;
Сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.
Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 35 «О первичных учетных документах» на Государственный комитет Российской Федерации по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.
Федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом Российской Федерации предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях.
Совершенствованию документации способствует стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому освоению, позволяет рационально использовать бумагу.
Совершенствовать документооборот можно за счет его рационализации путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.
График документооборота и обработки учетной информации являются составными частями плана организации бухгалтерского учета. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации в графике документооборота. График документооборота определяет объем, последовательность выполняемых учетных работ, сроки выполнения, конкретных исполнителей и позволяет устранить возможность дублирования, определить точки пересечения взаимокнтролируемых показателей, равномерно распределять занятость бухгалтеров в учебном процессе.
Однако не все явления, происходящие в процессе хозяйственной деятельности, могут быть зафиксированы в документах. Выявить незафиксированные в документах явления помогает инвентаризация - проверка соответствия фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Ее данные служат для приведения показателей учета в соответствие с действительностью, отражая те объекты и явления, которые по каким-либо причинам своевременно не были охвачены учетом.
Документация и инвентаризация применяются для получения первичных данных об объектах учета.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. А именно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации предприятия; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
В соответствии с действующим Положением о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов РФ 27.07.98 № 34н, годовой считается инвентаризация, которая проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к приказу Минфина РФ от 13.06.95 № 49) констатируется, что кроме материальных, нематериальных и прочих финансовых активов организации должны проводить инвентаризации кредиторской задолженности, кредитов банков, займов и резервов, незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов.
Данные о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств должны быть внесены в инвентаризационные описи или акты инвентаризации . За правильность, своевременность, полноту и точность оформления материалов инвентаризации несет ответственность инвентаризационная комиссии. Руководитель предприятия назначает постоянно действующую инвентаризационную комиссию, в состав которой входят представители бухгалтерии, другие специалисты. Состав комиссии утверждается приказом руководителя предприятия.
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости . В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:
излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятия;
недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Учетные регистры – книги, карточки, журналы или отдельные листы, машинограммы, полученные при использовании вычислительной техники, диски и иные машинные носители, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Учетные регистры – это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они разделяются по внешнему виду, объему содержания операций, характеру записей и строению.
По внешнему виду учетные регистры могут быть представлены в виде бухгалтерских книг, карточек и свободных листов.
Бухгалтерские книги – это сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой. Они применяются для учета в бухгалтерии по местам производства (цехи, бригады, склады и т. п.). Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц. Наиболее распространенные книги Главная и складского учета.
Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, которые мс хранить в специальных запирающихся ящиках. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров. На этих индикаторах надписываются номера названия счетов и другие необходимые обозначения, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки. Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. При открытии карточки регистрируются в особом реестре, где каждой из них присваивается свой порядковый номер, это позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.
Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных.
Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных реестров; отличие состоит лишь в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках).
По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические «тематические и комбинированные. Хронологические регистры применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления но без определения по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель - обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию и правильностью записи в них.
Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам.
Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи.
Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки).
Регистры аналитического учета служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.
По строению регистры подразделяются на односторонние, двухсторонние, многографные, линейные и шахматные.
Односторонние регистры - это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях.
Двухсторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой - кредит). Двухсторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета.
Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета.
Линейные регистры – разновидность многографных регистров; здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов (это невозможно при вертикальном графлении).
Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и графы.
Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.
1. Проверка по существу (устанавливается целесообразность и законность операции, определяется место и сумма операции).
2. Формальная проверка документа (выписан ли документ на бланке установленной формы, проверяется правильность заполнения всех реквизитов и подписей).
3. Группировка, арифметическая проверка, таксировка (перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный измеритель) и котировка (определение и проставление корреспонденции счетов).
Информация первичных документов накапливается и систематизируется в учетных регистрах, из которых она переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению. Ответственность за сохранность в период работы с ними и передачу в архив несет главный бухгалтер.
Сроки хранения документов установлены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 г. (в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996 г.):
Бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: годовые – 10 лет, квартальные – 3 года;
Первичные документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, извещения и выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества, квитанции и др.) – 5 лет;
Инвентарные карточки и книги учета основных средств – 3 года;
Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера и др.) – 5 лет;
Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости – 5 лет;
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости, книги по учету депонированной зарплаты, журналы регистрации исполнительных листов – 5 лет;
Журналы, книги регистрации счетов, кассовые ордера, платежных поручений – 5 лет;
Документы по инвентаризации – 3 года;
Документы по выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности – не менее 5 лет;
Исполнительные листы – не менее 5 лет;
Документы по дебиторской задолженности, недостачах, растрате, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка) – не менее 5 лет;
Акты документальных ревизий – 5 лет;
Акты проверки кассы, правильности взимания налогов – 5 лет;
Договоры, соглашения – 5 лет;
Реестры договоров – 3 года;
Договоры о материальной ответственности – 5 лет;
Образцы подписей материально ответственных лиц – до минования необходимости;
Лицевые счета рабочих и служащих определяется по формуле: 75 – В лет, где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета;
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости – 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».
Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или когда она быстро обнаружена и не отразилась на итогах.
Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой суммы составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции.
Способом «красное сторно» исправляются ошибки, затрагивающие корреспонденцию счетов. Сущность способа «красное сторно» заключается в том, что неправильная запись сторнируется, т. е, снимается обратно (как бы уничтожается), и вместо нее делается правильная запись. Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов на нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность преувеличенной и правильной сумм операции.
Формабухгалтерского учета – совокупность учетных регистров, используемых в определенной последовательности и взаимосвязи.
В настоящее время организация может применять следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерную; журнально-ордерную; упрощенную; автоматизированную.
При мемориально-ордерной форме о сновными учетными регистрами являются мемориальные ордера. В течение определенного периода первичные документы поступают в бухгалтерию, накапливаются и регистрируются в специальных группировочных и накопительных ведомостях по однородным операциям.
На основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы как первичные, так и сводные.
Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров.
Данные мемориальных ордеров после их регистрации вносят в Главную книгу – основной регистр синтетического учета, построенный по синтетическим счетам.
Параллельно в бухгалтерии ведутся записи в регистрах аналитического учета, а по окончании месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам. Итоги дебета и кредита по оборотной ведомости синтетического учета должны быть равны итогу по регистрационному журналу.
К недостаткам мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета можно отнести: Трудоемкость учета из-за многократного дублирования одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах).
Основными учетными регистрами при журнально-ордерной форме являются журналы-ордера, построенные по кредитовому признаку.
Накапливание данных первичных документов производится в учетных регистрах, в которых отражаются все хозяйственные операции за отчетный месяц.
Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.
Аналитический и синтетический учет осуществляется совместно. Карточки аналитического учета могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым видам расчетов. Сохраняются инвентарные карточки, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. Поэтому оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета.
В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера по кредиту счетов и вспомогательные ведомости по дебету счетов.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Данные текущего бухгалтерского учета ежемесячно обобщаются в Главной книге, являющейся синтетическим учетным регистром. Он предназначен для проверки правильности записей по счетам и для составления баланса. В ней обязательно должны быть показаны по каждому счету сальдо на начало месяца, обороты за отчетный период и сальдо на конец месяца. Причем оборот по кредиту счета записывается одной суммой, а оборот по дебету отражается развернуто по корреспондирующим счетам. Это связано с тем, что кредитовый оборот по корреспондирующим счетам выявляется в журналах-ордерах, а дебетовый – в Главной книге.
По тем счетам, по которым одновременно с журналом-ордером ведется ведомость, дебетовый оборот, выявленный в Главной книге, сверяется с данными ведомостей.
Упрощенная форма «Журнал-Главная» - э то книжно-карточная форма бухгалтерского учета, предусмотренная для ведения учетного процесса на предприятиях с небольшим объемом производства (работ, услуг) ее называют американской.
В этой форме учетные регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге Журнал-Главная. Одна сторона этой книги отражает структуру регистрационного журнала, другая – предназначается для систематической записи по синтетическим счетам.
Такая форма позволяет не составлять оборотную ведомость. В книгах и карточках этой формы ведется аналитический учет и составляется на основе данных аналитического учета оборотная ведомость аналитического учета. Баланс составляется на основе Журнал-Главная.
Контрольные вопросы:
1. Способы получения первичной учетной информации о состоянии средств и источников их образования, о хозяйственных процессах.
2. Бухгалтерский документ и его роль в учете.
3. Документы, их классификация.
4. Обработка документов. Документооборот и его значение.
5. Архив бухгалтерских документов.
6. Инвентаризация, виды, порядок проведения и отражение на счетах бухгалтерского учета.
7. Бухгалтерские учетные регистры, понятие и классификация.
8. Исправление ошибок в бухгалтерских регистрах.
9. Счетные записи: хронологическая и систематическая, шахматная и линейная, ручная и машинная.
10. Формы бухгалтерского учета.
Проведение инвентаризации ОС на предприятии - это процесс проверки фактического наличия активов, результатом которого является корректировка бухгалтерских документов на сумму выявленных расхождений.
В зависимости от масштаба инвентаризация бывает следующих видов:
1. Сплошная инвентаризация. Объектами проверки являются:
- все имущество компании;
- финансовые обязательства.
2. Выборочная инвентаризация. Проверка распространяется на отдельную часть имущества.
Инвентаризация - это обязательный процесс для всех предприятий. Регламент проведения этого процесса прописан в ряде законодательных документов (Закон РФ No129-Ф3, Положение по бухучету от 29.07.98, Методические указания от 13.06.95), дополнения и уточнения описываются в учетной политике организации и специальных приказах руководителя.
Проводить инвентаризацию ОС нужно в следующих ситуациях:
- продажа имущества, сдача в аренду активов;
- реструктуризация/ликвидация компании;
- составление отчетности за год;
- стихийное бедствие, что спровоцировало порчу имущества;
- подозрение на умышленную кражу основных средств;
- переход права материальной ответственности.
В процессе инвентаризации сверяют все основные средства, что находятся на территории предприятия или принадлежат ему по документам.
Проверке подлежит:
- собственное имущество;
- арендованные основные средства;
- активы, что находятся на территории компании по договору ответственного хранения.
В ходе проведения проверки возможны следующие ситуации:
- Выявлены основные средства, что не отображены в бухгалтерском учете компании - активы нужно оценить, определить степень износа и принять на учет.
- Основные средства, что учтены в бухгалтерских документах, отсутствуют или их текущее состояние не позволяет выполнять возложенные на них функции - нужно составить соответствующий акт и списать их с баланса компании за счет прочих затрат или за счет возмещения убытка виновным лицом.
- Объекты инвентаризации физически существуют, но на момент проверки находятся вне территории компании - нужно проверить документы, что подтверждают законность отсутствия.
В ходе инвентаризации проверяют не только факт присутствия, но и:
- фактическое состояние объекта, степень его износа и способность выполнять функции;
- считают количество, измеряют объем и вес.
Сроки проведения инвентаризации
Инвентаризация основных средств проводится минимум один раз в год, исключением являются библиотеки, где разрешено проводить проверку один раз на пять лет.
Ежемесячно сверяют:
- состояние расчетов компании с ее филиалами (на 1-е число);
- наличие денежных средств и других ценностей, документов строгой отчетности;
- объемы сырья и материалов.
Ежеквартально проверяют:
- количество животных на предприятиях сельского хозяйства;
- товаротранспортные накладные;
- сверяют расчеты с бюджетом.
Раз в полугодие (на 01.06 и 01.12) сверяют расчеты по дебиторской и кредиторской задолженности.
Ежегодно инвентаризируют:
- здания, оборудования, инвентарь и т. д.;
- другие объекты капитальных инвестиций;
- запасы производства;
- производство, что не завершено;
- капитальный ремонт.
Расчеты с банками сверяются по мере поступления выписок.
Как правило, инвентаризация - плановый процесс, дата, объекты, сроки проведения закреплены в учетной политике или несущественно изменяются на протяжении годов. Целесообразно иногда проводить спонтанные инвентаризации для некоторых групп активов.
Этапы проведения инвентаризации
1. Подготовительный этап:
- определение объектов инвентаризации и сроков проведения;
- проверка правильности документов на объекты инвентаризации - карточки объектов, акты приема-передачи, технические паспорта и т. д.;
- определение, кто будет проводить инвентаризацию - утверждение инвентаризационной комиссии, в которую должны входить представитель администрации, бухгалтерии и другие профильные специалисты, так как иногда бывает сложно измерить реальное количество продукции или запасов (например: если нужно определить фактический вес сыпучих материалов, при этом не имея возможности реально все взвесить);
- приказ об инвентаризации.
2. Фактическая проверка основных средств - подсчет, взвешивание, измерения, проверка состояния и фиксирование результата в инвентаризационных описях и актах.
3. Сравнение результата проверки с данными бухгалтерских документов - формирование сличительной ведомости и актов, что объясняют расхождения.
4. Приказ о завершении инвентаризации и бухгалтерский учет ее результатов:
- принятие на баланс выявленных объектов;
- списание с баланса объектов, что отсутствуют;
- списание ущерба с лиц, виновных в порче имущества.
Правила проведения инвентаризации:
- все члены комиссии должны присутствовать;
- обязательное присутствие материально ответственного лица или группы лиц (начальник, заместитель, работники) при коллективной ответственности;
- если процесс инвентаризации нужно прервать, например, перенести на следующий день, то на момент отсутствия комиссии помещение опечатывается.
Отображения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете компании
При проведении инвентаризации на предприятии возможны следующие ситуации:
1. Обнаружены излишки основных средств - нужно определить текущую стоимость и сделать следующую проводку:
Дт01 Кт91.1 - учет стоимости ОС в прочих доходах.
2. Выявлены недостачи имущества, но виновные лица не уставлены - необходимо списать остаточную стоимость отсутствующих основных средств на прочие расходы:
- Дт91.2 Кт94 - отнесение остаточной стоимости к прочим расходам.
3. Выявлена порча или хищение имущества и виновные лица установлены - нужно списать принесенный организации ущерб с виновных лиц:
- Дт94 Кт01 - списание стоимости ОС;
- Дт02 Кт94 - списание накопленной суммы амортизации;
- Дт73 Кт94 - отнесение недостачи на счет виновного лица;
- Дт50 Кт73 - погашение суммы ущерба в кассу.
Методы бухгалтерского учета
Соответствие классификации имущества структуре баланса.
Представленная классификация имущества находит отражение в построении структуры баланса.
Основная формула баланса А=П
Сформировать таблицу баланса при следующем наборе видов имущества:
Основные средства 20 ед.;
Уставный капитал 80 ед.;
Резервный капитал 10 ед.;
Материалы 15 ед.;
Прибыль 20 ед.;
НЗП 15 ед.;
Расчетный счет 60 ед.;
Кредиты 20 ед.;
Касса 20 ед.
Методы бухгалтерского учета это совокупность способов и приемов ведения учета.
Различают 4 метода:
1. Документация и инвентаризация;
2. Счета и двойная запись;
3. Оценка и калькуляция;
4. Баланс и отчетность.
Документация - письменное подтверждение произведенной хозяйственной операции, придающее ей юридическую силу и подтверждающее факт свершения и целесообразности операции. Первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации (формы первичных документов утверждаются Госкомстатом РФ). Первичные документы должны составляться в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании (правилом бухгалтера должно стать: «Нет документа – нет записи»).
Требования к оформлению документов:
Наименование организации и документа;
Дата заполнения документа;
Измерители операции;
В незаполненных реквизитах должны быть прочерки;
Подпись лица, ответственного за заполнение документа.
Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Классификация реквизитов:
Качественные (реквизиты - признаки) и образования реквизитов (показатели);
Постоянные (никогда или длительное время не меняющиеся, это наименование, адрес организации и др.) и переменные.
Прежде чем ввести первичные документы в учетные регистры, их проверяют по форме (с точки зрения законности выполняемых операций), по содержанию (заполнению всех необходимых реквизитов) и правильности арифметических расчетов. После данной проверки проставляется корреспонденция счетов (проводка). В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняются три основных бухгалтерских действия: стоимостная оценка, идентификация по времени, классификация по номенклатуре счетов (корреспонденция). Исправления в первичных документах, кроме кассовых и банковских, допускается (перечеркивание тонкой линией и простановка подписи).
Классификация документов
По назначению документы делятся:
Организационно - распорядительные, составляемые до свершения операции и содержащие разрешение на выполнение хозяйственной операции (приказы о приеме, увольнении, банковские чеки, требование на отпуск материалов и др.) и не служат основанием для учетных записей;
Оправдательные документы, подтверждают необходимость свершения операции, а для материально-ответственных лиц являются оправданием (товаро - транспортные накладные, приходно-кассовый ордер и др.);
Документы бухгалтерского оформления, используемые для упрощения и ускорения учетного процесса и составляемые на основе распорядительных или оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения корреспонденции счетов (начисление амортизации и др.);
Исполнительные документы, составляемые в момент свершения операции и содержащие сведения о ней (накладные, платежные требования и др.);
Комбинированные документы, имеющие признаки нескольких документов (командировочное удостоверение, авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.).
По степени обобщения (порядку составления) документы делятся на:
Первичные, фиксирующие и отражающие хозяйственные операции в момент их свершения (приемные акты, счета-фактуры, кассовые ордера и др.);
Вторичные (сводные), формируемые на основе первичных документов (материальный отчет склада на основе приходных и расходных документов, авансовый отчет).
По объему содержания (способу охвата фактов хозяйственной жизни) документы делятся на:
Разовые, то есть на одну хозяйственную операцию (приходные и расходные кассовые ордера и др.);
Накопительные (лимитные карты, отражающие многократный отпуск материалов и др.).
По месту составления документы делятся:
Документы внутреннего пользования (первичные документы-требования, накладные, кассовые ордера). Отдельные из них выходят за пределы организации (платежные поручения, требования и др.)
Документы внешние (выписка с расчетного счета, счета-фактуры поставщиков и др.).
По количеству учетных позиций документы бывают:
Однострочные (содержащие одну позицию);
Многострочные (счет и др.).
По характеру фактов хозяйственной жизни:
Материальные;
Денежные;
Служебные;
По степени типизации:
Стандартные;
Нестандартные.
По сроку исполнения:
Срочные;
Несрочные.
По подлинности составления:
Подлинные;
Путь прохождения документов от момента их составления до сдачи в архив, включая все этапы обработки (проверка, группировка, регистрация и запись в учетных регистрах) называется документооборотом (составляется главным бухгалтером предприятия).
Технология обработки документов :
1. Проверка первичных документов, заключающаяся в проверке заполнения документа, правильности арифметических действий и проверке по существу;
2. Таксировка, то есть перевод количественных измерителей в денежные;
3. Группировка, то есть подготовка документов для записей в соответствующие учетные регистры;
4. Регистрация и запись документов в учетные регистры - сводные документы;
5. Балансовое обобщение, то есть формирование отчетных документов.
Требования к хранению документов:
1. Все группы документов (первичные документы, учетные регистры, документы балансового обобщения) должны храниться раздельно;
2. Доступ посторонних лиц к бухгалтерским документам запрещен;
3. По истечении срока хранения документов часть документов должна быть уничтожена при участии специально созданной комиссии. Документы длительного пользования сдаются в архив.
За документарный фонд предприятия несет ответственность руководитель организации.
Инвентаризация (от латинского слова – нахожу, обнаруживаю) проводится с целью приведения в соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию материальных ценностей.
Расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей могут быть вызваны естественными потерями (усушка, распылка), в результате просчетов, промеров и арифметических ошибок в расчетах. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственным лицам. Количество, дата проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем. Различают полную (охватывает все категории средств, в том числе и принятые на ответственное хранение) и частичную инвентаризацию (для отдельных категорий имущества). Для проведения инвентаризации создаются инвентаризационные комиссии, а именно: постоянно - действующая во главе с руководителем и рабочие комиссии.
Инвентаризация проводится в несколько этапов:
Обязательный подсчет, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных ведомостей (при инвентаризации ДЗ и КЗ составляются контокоррентные выписки) ;
Оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств по первоначальной или измененной оценке (в результате ухудшения качества);
Выявление расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
Оформление результатов инвентаризации и отражение расхождений в учете и отчетности.
По результатам инвентаризации составляются инвентарные списки (акты снятия фактических остатков) и сличительные ведомости для тех позиций материальных ценностей, по которым выявлены отклонения, то есть излишки либо недостача. Выявленные излишки оприходуются по рыночным ценам и зачисляются на финансовые результаты, выявленная недостача по фактической себестоимости в пределах норм убыли списывается на затраты, а сверхнормативная – на виновное лицо (при его наличии) или на финансовые результаты.
Проведение инвентаризации производится в соответствие с планами их проведения, внеплановые инвентаризации осуществляются при смене материально-ответственного лица, при выявлении фактов хищения имущества, при реорганизации предприятия, при смене руководства и др.