Оформление графика отпусков в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 3.0)
Обратите внимание! Начиная с релиза 3.0.18 в конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 3.0) поддерживается новый интерфейс "Такси".
Наряду с интерфейсом "Такси" сохраняется и прежний интерфейс "1С:Предприятия 8". Пользователь может выбирать вид интерфейса в настройках программы.
Данная статья написана в интерфейсе "Такси".
График отпусков в программе составляется с помощью документа График отпусков .
В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать (рис. 2):
- в колонке Сотрудник укажите сотрудников (согласно отбору), которым будет предоставлен отпуск;
- в колонке Вид отпуска по умолчанию автоматически указывается Основной вид отпуска и в колонке Кол-во дн. автоматически подсчитывается его остаток на дату документа. Вид ежегодного отпуска выбирается из справочника Виды отпусков (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков ). На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. Кроме основного ежегодного отпуска доступны для выбора и дополнительные ежегодные отпуска, если они предоставляются в организации и предварительно были заданы при настройке начислений (раздел Настройка – Начисления ) (рис. 3). Уточнить права на ежегодные отпуска отдельно для каждого сотрудника можно в кадровых приказах (документы Прием на работу , Данные на начало эксплуатации , Кадровый перевод ), если такая возможность указана в учетной политике организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации – закладка – ссылка Учетная политика ) в разделе Кадровый учет . Если в организации есть сотрудники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, и им предоставляются в связи с этим дополнительные отпуска, вид начисления и вид отпуска вручную создавать нет необходимости, т.к. использование данного вида отпуска задается при настройке расчета зарплаты установкой соответствующего по наименованию флажка (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Отпуска ) (рис. 4). В результате установленного флажка и сохранения настройки в списке видов отпусков (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков ) будет доступен вид отпуска Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС , а в списке начислений (раздел Настройка – Начисления ) вид начисления Дополнительный отпуск пострадавшим в аварии на ЧАЭС . Количество положенных в год дней дополнительного отпуска для сотрудника, подвергшегося воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, вводится в карточке сотрудника (раздел Кадры – Сотрудники – ссылка Страхование ) в разделе Сведения о льготах физического лица пострадавшего в аварии ЧАЭС ;
- в колонке За период работы автоматически указывается начало и окончание текущего рабочего года сотрудника; при необходимости его можно изменить на предыдущий, если есть неотгулянные отпуска за прошлый рабочий год;
- в колонках Начало , Окончание укажите даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска, тогда дата окончания отпуска заполнится автоматически;
- в колонке Кол-во дн. автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках Начало и Окончание ;
- в колонке Фактический отпуск отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможностьоформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.
7. Поля Руководитель кадровой службы и Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством и должностью руководителя кадровой службы из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица ) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа.
8. Поле Ответственный заполняется по умолчанию – значение из настроек текущего пользователя.
9. По ссылке Этот документ оформлен правильно? можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков (рис. 5). Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.
Обратите внимание! Регистрацию дополнительного отпуска пострадавшим в аварии на ЧАЭС правильнее будет оформить с помощью документа Отпуск без сохранения оплаты (раздел Кадры – или раздел Зарплата – Отпуска без сохранения оплаты ), несмотря на то что доступна возможность регистрации этого отпуска и с помощью документа Отпуск , т.к. данный отпуск оплачивается не работодателем, а территориальным органом Федерального казначейства (в программе регистрируются только дни отсутствия сотрудника). Поэтому дополнительный отпуск пострадавшим в аварии на ЧАЭС не рекомендуется оформлять из документа График отпусков .
- в поле На период с... по укажите период, на который переносится выбранный запланированный отпуск. Новая дата начала отпуска будет фигурировать в форме № Т-7 . А дата окончания будет использоваться при формировании печатной формы заявления, которое будет доступно для формирования, если отпуск переносится по инициативе сотрудника (установлен флажок );
- по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
- в поле В связи с укажите причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
- флажок Перенос по инициативе сотрудника установите, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска;
- в полях Руководитель и Должность заполните фамилию, имя, отчество и должность руководителя организации, которые будут использоваться в печатной форме документа (заявления или уведомления).
После внесенных изменений в документ Перенос отпуска для их сохранения нажмите на кнопку Провести . А для формирования печатной формы заявления или уведомления, в зависимости от причины переноса нажмите на кнопку Печать .
Наименование ссылки Оформить перенос в колонке Фактический отпуск соответствующей строки документа График отпусков после оформления переноса отпуска изменится на Отпуск перенесен , при нажатии на которую можно открыть документ Перенос отпуска , с помощью которого и был оформлен перенос (рис. 7).
Обратите внимание! Перенесенный отпуск нельзя оформить непосредственно из документа График отпусков , т.е. зарегистрировать документ Отпуск с новым периодом (период отпуска так и остается старым, ранее запланированным).
Для формирования печатной формы графика отпусков по форме № Т-7 используйте кнопку График отпусков (Т-7) в форме документа График отпусков (рис. 8).
Порядок заполнения графика отпусков
При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.
График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2016 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2015 года.
В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.
На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.
Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.
В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.
7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года. В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска). 8-й столбец содержит информацию о документе – основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя). В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска. 10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.
Заполняем график отпусков в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 2.5
График отпусков в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 2.5 можно заполнить через документ «График отпусков»: закладка «Кадровый учет» на рабочем столе – График отпусков.
В открывшемся окне создаем новый документ.
Заполняем документ. Это можно сделать несколькими способами:
Через кнопку «Добавить» добавляется по одному сотруднику,
Кнопка «Заполнить» удобна, когда документ «График отпусков» заполняется по отдельным подразделениям,
Через кнопку «Подбор» можно выбрать нескольких сотрудников.
После заполнения документа можно сформировать печатную форму Т-7.
Или График отпусков (Печать – График отпусков).
График отпусков, зарегистрированный в программе, может использоваться для автоматического заполнения документа «Отпуска организаций», с помощью которого оформляется приказ на отпуск.
Для заполнения табличной части документа «Отпуска организаций» списком работников, необходимо в форме документа воспользоваться кнопкой «Заполнить» - «По графику отпусков» и задать период анализа графика отпусков.
Чернышова Людмила,
Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»
В том случае, когда в вашей фирме работает не слишком много работников, то кадровые документы и документы можно вести в 1С Бухгалтерия. Если же учет ведется в 1С ЗУП, то принцип действий будет аналогичный, только вам не нужно будет производить предварительной настройки программы для включения этого функционала.
В рамках данной статьи мы по шагам рассмотрим начисление отпуска в 1С Бухгалтерия 8.3 по утвержденному графику отпусков организации, который является обязательным для исполнения, как работодателем, так и работником.
Кстати! Где найти график отпусков в 1С 8.3? Нигде! Для ведения графика необходимо использовать 1С ЗУП или другие программы.
Эта настройка нужна для того, чтобы вы смогли пользоваться кадровыми документами и документами начислений сотрудникам. В разделе «Администрирование»нажмите на гиперссылку «Параметры учета».
В появившейся форме перейдите в пункт «Настройки зарплаты».
Перед вами отобразится окно настроек, в котором обязательно необходимо указать, что кадровый учет и учет по зарплате будут вестись в этой программе. Далее, в разделе «Расчет зарплаты» установите флаг на пункте «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов». Без этой надстройки вы попросту не сможете создать соответствующие документы.
Так же для удобства уточним, что кадровый учет в нашем случае будет полным. Это позволит вести документы о приемах, переводах и увольнениях сотрудников.
Отпуск в 1С Бухгалтерия 3.0
В разделе «Зарплата и кадры» зайдите в пункт «Все начисления».
В открывшейся форме списка документов начислений выберите пункт «Отпуск» в меню «Создать». Если такого пункта, либо самого меню у вас нет, то вернитесь к настройкам программы.
Первым делом в только что созданном документе укажите организацию, в которой работает сотрудник и самого сотрудника. Далее нужно выбрать месяц и можно перейти к заполнению вкладки «Главное».
В нашем случае Абрамов Геннадий Сергеевич взял весь отпуск полностью с 01.09.2017 по 28.09.2017, что мы указали в полях «Период отпуска». Ниже укажем, за какой период работы предоставлен отпуск и дату выплаты.
Суммы «Начислено», «НДФЛ» и «Средний заработок» рассчитались автоматически. Последние две цифры мы можем скорректировать вручную. На НДФЛ подробно останавливаться не будем. Рассмотрим изменение среднего заработка. Для этого нажмите на знак зеленого карандаша справа от соответствующего поля.
Данные для расчета среднего заработка берутся за последний год по фактически отработанному времени. Вы можете откорректировать не только начисленные суммы, но и отработанные дни. Все эти данные будут автоматически учтены сразу же и в поле «Средний заработок» отобразится новая рассчитанная сумма.
Для того, чтобы вернуться в расчетам, произведенным программой изначально, нажмите на кнопку «Перезаполнить». После положительного ответа на вопрос программы все ручные изменения будут потеряны.
На вкладке «Начисления» кратко указана информация о том, какая сумма, за какой период будет начислена. Эту сумму так же можно отредактировать вручную.
После заполнения данного документа не забудьте его провести. При необходимости в 1С 8.3 Бухгалтерия так же можно найти печатные формы (меню «Печать») с расчетом среднего заработка и приказом на отпуск по форме Т-6.
Отражение отпуска при начислении заработной платы
Создадим документ начисления зарплаты, который расположен в том же разделе, что и отпуска. В шапке укажем, что начисление мы будем производить за сентябрь 2017 года для организации «Конфетпром ООО».
После нажатия на кнопку «Заполнить» программа автоматически рассчитает начисления по всем сотрудникам указанной организации с учетом отработанного времени. Мы видим, что у сотрудника, для которого мы только что оформили отпуск, заработная плата рассчиталась всего за один день. Дело в том, что практически весь месяц он находится в отпуске и программа это учла. Остальная сумма начислений отобразилась в колонке «Отпуска».
В расчетном листке, выплата за сентябрь для данного сотрудника разделена на оплату по окладу за отработанные дни и отпускные.
Смотрите также видеоинструкцию:
Ежегодный отпуск работникам предприятия предоставляется по графику, который каждый год создаётся в текущем на будущий календарный год по форме № Т-7. В данной статье мы подробно разберём процесс создания графика отпусков в новой редакции
Создаём новый график отпусков
Период укажем в док-те «График отпусков» и будем придерживаться следующей последовательности действий.
- работника, которому даётся отпуск, указываем в разделе «Сотрудник»;
- чтобы задать даты отпуска, заполним колонки «Начало» и «Окончание». Если вы укажете дату первого дня отпуска и кол-во дней, которые работник будет на отдыхе, то последний день будет заполнен в авторежиме;
- основной отпуск автозаполняется в колонке «Вид отпуска». Ежегодный отпуск выбираем в справочнике «Виды отпусков», раздела «Настройка». Для каждого вида отпуска предусмотрена собственная строка. Кроме основного отпуска доступны дополнительные (если они предоставлены на предприятии и ранее были внесены в настройки начислений) в разделе «Настройка» - «Начисления» (скриншот 3). Для того, чтобы узнать есть ли право на отпуск у конкретного работника - нужно зайти в кадровые док-ты («Приём на работу», «Ввод остатков отпусков» и т.п.).
Скриншот 2 «Создаём график ежегодных отпусков»
Скриншот 3 «Создаём дополнительный отпуск работнику»
Скриншот 4 «Производим сверку отпусков»
Отпуска работников регистрируются док-том «Отпуск» в по заданным параметрам. Для этого в колонке «Фактический отпуск» в строке табличного раздела док-та «График отпусков» нажимаем на «Оформить отпуск». В итоге создаётся док-т и отображается проведённый док-т «Отпуск». Данные в нём можно изменять, если есть такая необходимость. При проведении док-т будет рассчитан в авторежиме и появится отметка «Отпуск предоставлен». Если по какой-то причине будет произведена отмена проведения док-та, то будет высвечиваться информация «Отпуск не предоставлен».
Скриншот 5 «Производим перенос отпуска работнику»
Могут возникнуть определённые мотивы, по которым отпуск работника придётся переносить. Данную операцию мы будем производить док-том «Перенос отпуска» . Его можно провести и более удобным способом из строки с отпуском, который запланирован ранее, воспользовавшись ссылкой «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» док-та «График отпусков». При нажатии на ссылку создаётся и отображается док-т «Перенос отпуска», где будем заполнять раздел «Отпуск перенесён» (скриншот 5).
- в поле «На период с... по» будем указывать новые даты, на которые будем переносить выбранный отпуск. В случае, если перенос отпуск был осуществлён по требованию работника - устанавливаем метку «Перенос по инициативе сотрудника»;
- воспользовавшись ссылкой «Как сотрудник использовал отпуск?» у нас появляется возможность получения информации про использование работником законных отпусков и кол-ве дней, которые у него остались;
- в строке «В связи с…» будем указывать причины перенесения отпусков. Это необходимо для её отображения в печатной форме;
- метка «Перенос по инициативе сотрудника» устанавливается в случае переноса отпуска по желанию работника.
Надеемся, что теперь график отпусков в ред. 3.0 будет проводиться вами легко,
просто и без каких-либо сложностей!
Оставьте свое имя и номер телефона, оператор свяжется с Вами в рабочее время в течение 2 часов.
Москва Санкт-Петербург Самара
Работники любой организации отправляются в отпуск по специально составляемому за две недели до наступления нового календарного года графику (форма Т-7). Выполнение графика отпусков обязательно как для самих сотрудников, так и для работодателя.
В этом документе отражается информация об ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках дополнительных, отпусках внутренних и внешних совместителей, но в нем нет данных об отпусках за свой счет - они не регламентируются таким графиком.
Наличие графика отпусков на предприятии решает сразу несколько задач:
- Помогает в планировании начисления и выплат отпускных – они должны быть выплачены работнику не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска;
- Позволяет оптимизировать работу организации и своевременно предусмотреть замену каждому сотруднику на время отпуска;
- Дает возможность осуществлять контроль за использованием полагающихся дней отдыха и не накапливать неиспользуемые отпуска.
Пользователи программ – неважно 1С Университет ПРОФ или 1С Колледж – могут автоматизировать процесс создания графика отпусков, но мы рассмотрим порядок заполнения этой формы в 1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения. Использование этой программы позволяет кадровику и бухгалтеру казенных организаций согласовать свою деятельность по правильному и своевременному оформлению отпусков.
Как оформить график отпусков в 1С: ЗКБУ?
Работу с графиком отпусков в электронном виде удобно вести в программе 1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения. Открыть эту форму для заполнения можно в разделе «Кадровый учет» программы.
В соответствующей форме документа остается выбрать организацию, для которой и составляется график, а затем добавить список сотрудников и проставить для каждого даты начала и окончания отпуска. Сразу же можно отправить готовый документ на печать, чтобы получить унифицированную форму Т-7. Но есть и другой вариант наглядно продемонстрировать график отпусков – вывести его в программе 1С: ЗКБУ в виде диаграммы.
Полученный график отпусков, созданный с помощью этого продукта, применяется для автоматического создания приказов на отпуск (форма Т-6а). Для этого просто надо во вкладке «Отпуска» создать новый документ и заполнить его на основании готового графика отпусков, чтобы распечатать нужные приказы.
Отсутствие графика отпуска или оформление его с опозданием влечет наложение штрафа на организацию, поэтому чтобы избежать санкций от контролирующих органов, необходимо своевременно позаботиться о подготовке данного документа. Сделать это с использованием программы 1С УПП также легко и удобно, как и в программе для бюджетных учреждений, но там будет другой порядок создания документов и взаимодействия между различными формами отчетов.