С 1 марта 2017 года путевые листы изменятся. Добавят новый реквизит, отменят печать. Если вы составляете путевые листы по своей форме, измените ее. Скачать бланк и образец заполнения можно у нас.
Минтранс готовит проект изменений по путевым листам. В них появится новый обязательный реквизит – сведения о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля. А печать отменят. Бланк путевого листа компании разрабатывают самостоятельно. Но налоговики требуют включать в него все обязательные данные, которые утвердил Минтранс (приказ от 18 сентября 2008 г. № 152). Поэтому компаниям потребуется изменить свой бланк, добавив в него новый реквизит.
Как часто оформлять путевые листы
Периодичность, с которой составляют путевые листы, зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.
Автотранспортные компания оформляют путевые листы ежедневно: такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).
По какой форме составлять путевые листы
Если компания не является автотранспортным предприятием, она оформляет путевые листы:
- по унифицированной форме;
- по самостоятельно разработанной форме.
Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника). Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).
Как заполнять путевые листы
Посмотрите образец путевого листа (упрощенная форма), который разработала компания:
В таблице мы показали, какие сведения указывать в путевых листах:
| Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) | Особенности заполнения разъяснены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 |
(форма № 4-с) (зарплата водителю начисляется по сдельным расценкам) |
До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика
Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету должен быть приложен отрывной талон) При перевозке ТМЦ в путевой лист по форме № 4-п необходимо вписать номера товарно-транспортных накладных, а также приложить к путевому листу один экземпляр накладной. Хранить путевые листы нужно вместе с транспортными документами Форма № 4-п рассчитана на выполнение двух заказов в течение одного рабочего дня (смены) |
|
Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-п) (зарплата водителю начисляется по повременному тарифу) |
|
|
Путевой лист специального автомобиля (например, автокрана, бетономешалки, цементовоза и т. п.) (форма № 3 спец.) |
Выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего листа. Отрывные талоны к путевому листу заполняет организация – владелец автомобиля. Они служат основанием для предъявления счета заказчику |
| Путевой лист легкового такси (форма № 4) | Содержит показания таксометра. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую |
| Путевой лист автобуса (форма № 6) | Применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах |
| Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец)) |
Оформляется только для выполнения заказа одной организации. Раздел «Результаты работы автобуса» заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу
Выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа |
| Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2) | Применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате, а также является основанием для получения исходных данных при начислении зарплаты обслуживающему персоналу |
Нужен ли путевой лист, если сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях
Если сотрудник использует свой автомобиль для служебных поездок, ему выплачивают за это компенсацию. В этом случае также нужен путевой лист.
По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 Указаний Госкомстата России № 78).
Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля.
При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны, чтобы подтвердить использование личного автомобиля для служебных поездок и обосновать расходы. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла.
13 февраля 2017 года Минюст РФ зарегистрировал Приказ Министерства транспорта Российской Федерации № 17 "О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. № 152" от 18.01.2017 года. Согласно новому приказу в порядок оформления путевых листов на транспортные средства вносятся изменения. Новый приказ вступает в силу 26.02.2017 года.
Вот текст приказа Министерства транспорта РФ №17 от 18 января 2017 года:
Внести обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года №152 следующие изменения:
- 1. В пункте 12 слова "В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании." исключить.
- 2. Дополнить пунктом 16.1 следующего содержания:
"16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов".
Вот правила заполнения путевого листа на основании старого приказа Министерства транспорта РФ, которые был принят 18 сентября 2008 года:
Правила заполнения путевых листов:
- 9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
- 10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.
- 11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
- 12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.
- 13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
- 14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
- 15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
- 16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов
- 17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.
- 18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Мы выделили красным пункт 12 правил заполнения путевых листов, который перестанет действовать с 26 февраля 2017 года, после вступления в силу нового приказа Министерства транспорта № 17 от 18.01.2017 года. То есть, согласно новому законодательству, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателем будет не нужно обязательно проставлять вверху путевого листа свою печать или штамп.
Порядок заполнения путевого листа был в 2017 году
, был скорректирован с начала весны. Появились изменения и в реквизитах, и в самом формате документа. Сама по себе путевая бумага необходима для того чтобы выступить доказательством производственной необходимой поездки, на основании чего будут списаны расходы по горючему в налоговой отчетности, а так же детали автомобиля.
Если имело место использование личной машины, то будет начислена компенсация. Внесением изменений занималось непосредственно министерство транспорта. Теперь обязательной станет и техническая проверка машин перед рейсами, зато вот печати больше не пригодятся. Каждая компания сама занимается разработкой бланка своего путевого документа, так что в этом марте придется уделить внимание его корректировке.
Частота оформления путевых листов
Предприятия, которые относятся к автотранспортному классу, и не автотранспортные организации заполняют путевые документы с разной периодичностью. Для автомобильных и транспортных компаний установлена необходимость ежедневного составления путевых бумаг, так как срок их действия ограничивается один днем или сменой. Только на основании командировки может быть выписан более долгосрочный путевой листок. При этом в обязанности водителя входит занесение в документ всей подробной информации касательно своего маршрута и даты, когда он находился в той или иной части пути.Если организация не автомобильно-транспортная, то новый порядок заполнения путевых листов в 2017 году позволяет составлять бумаги на основании периодичности, необходимой для обоснования расходов на горючие и смазочные материалы, но не реже, чем ежемесячно.
Форма путевого листа.
С 1 марта 2017 года и обществами с ограниченной ответственностью, и предпринимателями, допускается использование двух типов отчетности по транспорту – это форма, которую разработали в самой организации, или унифицированный стандарт, принятый еще давно. Часто второй вариант оказывается неактуальным для современных организаций, не хватает необходимых реквизитор, или, наоборот, присутствуют лишние данные, в таком случае фирма сама разрабатывает свою форму для путевого листа. Чтобы сделать это правильно, необходимо руководствоваться вторым разделом приказа министерства транспорта под номером 152.Путевой лист составляется в любом случае: при использовании арендованного транспорта, или собственных машин предприятия. Учетная политика должна содержать сведения о том, что в организации применяются путевые документы. 402 федеральный закон так же регламентирует все нормы, которым должен соответствовать тот бланк, который будет принят в компании. Правила заполнения путевых листов включают в себя необходимость проверки всех показателей автомобиля перед его выездом, а так же сразу, после того, как он вернется из поездки. Информация должна быть заверена механиком или тем работником, который отвечает за эксплуатационные вопросы по транспорту. Этот человек должен указать свою фамилию и инициалы, а также расписаться в бумаге. Раньше необходимо было, еще и, ставить штамп.
Сотрудник, который будет управлять автомобилем, должен пройти предварительный медицинский осмотр, а так же отправиться к врачу и после возвращения из рейса. Работник медицинской части должен указать дату и время, когда эти осмотры были пройдены, и так же заверить бумагу росписью, указав фамилию и инициалы. Вся необходимая информация должна быть указана, как в случае аренды транспорта, так и если в рейс была отправлена организационная машина. строго контролируется, поэтому недостаток той или иной отметки может обернуться предприятию штрафом. Так же оштрафовать имеют право и за то, что врач, который смотрел водителя, не имеет достаточной квалификации.
Путевой лист должен храниться в компании пять лет, согласно 152 приказу министерства транспорта страны. Для того чтобы более наглядно показать, как должен выглядеть путевой листок, составленный предприятием, мы предлагаем вашему вниманию рисунок 1. Важно заметить, что такая форма считается даже упрощенной, некоторые документы оказываются намного более полными, а информации несут в себе значительно больше. Это зависит и от деятельности компании, и от самого бланка.
Образец заполнения путевого листа в 2017 году
Рисунок 1. Заполненный путевой лист нового образца
Новый порядок заполнения путевых листов в 2017 году.
С 1 марта 2017 года придется указывать намного больше информации, ведь министерство транспорта своим 17 приказом добавило обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в документе. Если раньше отметка механика приветствовалась, но не была необходимой, то теперь ее отсутствие становится причиной для выписки штрафов. Далее перечислим реквизиты, которые предприятия обязаны указывать в формах своих, локально разработанных, путевых листах.- Документ начинается с указания его названия, номера и срока, на протяжении которого он действителен;
- Далее следует информация о владельце автомобиля, а так же о модели и типе транспорта;
- Обязательно указание государственного регистрационного знака транспортного средства;
- Показатели, которые указал одометр на момент выезда и на момент возвращения на предприятие;
- День, а так же время, когда машина покинула предприятие, а когда вернулась;
- Сотрудник, который отвечает за показания прибора, указывает свои данные и расписывается;
- Медработник так же проставляет время и дату медицинского осмотра лица, которое управляет автомобилем, причем, как перед отъездом, так и по приезду назад;
- Врач ставит печать и свои данные, заверяя их росписью;
- Далее необходимо указать отметку о том, в каком состояние была машина, когда выезжала с предприятия;
- Ответственный за техническое состояние авто должен расписаться и поставить подпись.
| Тип машины и листка | Как заполнять |
| , листок формы 3. | Для таких авто правила заполнения путевых листов нормируются письмом Росстата, которое было издано в 2005 году ИУ_О9_22\257 |
| Грузовой автомобиль, листок формы 4С. Водитель получает оплату труда на основании сдельных расценок, или 4П, когда водитель получает оплату на основании повременного тарифа. | Изначально документ заполняется диспетчером или уполномоченным работником, а уже после работниками предприятия, представителями заказчиков и самим владельцем авто. Выдача путевого листка водителям на руки допускает только после того, как они сдают все предшествующие путевые бумаги. Заполнение отрывного талона – обязанность заказчиков. Именно этот талон и станет основанием для формирования суммы оплаты транспортировки. В листке формы 4П следует указывать номерные знаки всех товарный и транспортных накладных, причем обязательно один документ таких накладных оставлять вместе с путевыми листами. Водители, работающие по формам 4П, чаще всего выполняют два заказа за одну смену. |
| Автокран, бетономешалка, цементовоз и прочие специальные автомобили, листок по форме 3 специальной. | Путевой лист будет выдан водителям только на основании расписки, и после того, как они сдадут о прошлой поездке. Заполнением отрывных талонов занимается предприятие, которое владеет машинами. Позже, на основании этих талонов будет сформирована конечная расчетная сумма для заказчиков. |
| Легковое такси, листок по форме 4 | Обязательна информация о показаниях таксометров. Все таксисты должны получать путевые листы, начиная свою смену, и сдавать их по окончанию рабочего дня диспетчерам. |
| Автобус, листок по форме 6 | Необходим для того чтобы вести учет и контролировать работу автобусов, работающих по городу и пригороду. |
| Необщий автобус, листок по форме 6 специальной | Используется для того чтобы выполнить заказ одного предприятия, а в результатах автобусной работы указывают информацию которые отвечают за нее. Водитель может получить только после того, как сдаст отчет о прошлом рейсе. |
| Строительная машина, листок по форме ЭСМ2 | Это путевой лист специализированных организаций, которые ведут учет эксплуатации строительных машин с автомобильным ходом, начисляя почасовую оплату. Часто информация нужна и для того, чтобы начислить зарплату работникам такого предприятия. |
Иногда за одну смену на автомобиле могут меняться водители, например, утренний и вечерний доставщик. В таком случае следует издать два или более путевых листа, чтобы каждый из них вносил свою информацию.
Порядок заполнения путевого листа в 2017 году
действительно изменился, поэтому обязательно всем предпринимателям необходимо внести исправления в привычные формы своих компаний. Ведь для признания первичной бумаги недействительной будет достаточно одного недостающего реквизита. А это уже станет причиной проблемы с компенсацией расходов на горючее. Приведем еще один пример бланка, составленного на предприятии.
Рисунок 2.
Изменения в путевом листе с 2017
Каролина Емельянова
Для того, чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль, расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Для обоснования и документального подтверждения затрат на ГСМ применяются путевые листы.Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно. При этом, в самостоятельно разработанной форме следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Приведем пример заполнения путевого листа для компании «Ницца» из Екатеринбурга. Скачать образец можно .
Новые реквизиты
Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 в перечень обязательных реквизитов внесены изменения:1) отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп организации;
2) установлен новый обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов
Новая редакция Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 действует с 26 февраля 2017 г. Для выполнения нового требования с этой даты на путевых листах следует проставлять отметку (или штамп) «техконтроль прошел». Ответственный за технический контроль механик должен проставить дату, время, свою подпись с расшифровкой.
- Название - путевой лист.
- Номер.
- Срок действия.
- Сведения о собственнике автомобиля.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак.
- Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
- Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
- Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
- Ф. И. О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
- Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, провдящего медосмотр.
- Отметка о предрейсовом осмотре техсостояния автомобиля.
- Подпись и Ф. И. О. контролера техсостояния автомобиля.
Как разработать свой бланк путевого листа
Для того, чтобы учесть расходы при расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Для обоснования и документального подтверждения затрат на ГСМ применяются путевые листы.Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно. При этом, в самостоятельно разработанной форме следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Приведем пример заполнения путевого листа для компании «Ницца» из Скачать образец можно тут.
Новые реквизиты
Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 в перечень обязательных реквизитов внесены изменения:1) отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп организации;
2) новый обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов
Новая редакция Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 действует с 26 февраля 2017 г. Для выполнения нового требования с этой даты на путевых листах следует проставлять отметку (или штамп) «техконтроль прошел». Ответственный за технический контроль механик должен проставить дату, время, свою подпись с расшифровкой.
- Название - путевой лист.
- Номер.
- Срок действия.
- Сведения о собственнике автомобиля.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак.
- Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
- Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
- Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
- Ф. И. О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового водителя.
- Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, провдящего медосмотр.
- Отметка о предрейсовом осмотре техсостояния автомобиля.
- Подпись и Ф. И. О. контролера техсостояния автомобиля.