Формирование дел –группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Все документы организации на бумажной основе группируются в дела.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями структурных подразделений.
Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы;
помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
дело должно содержать не более 250листов.
Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности (в их сочетании).
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
Протоколы заседаний располагаются в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов заседаний.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные дела. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.
В небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе делопроизводства.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за работу с документами, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, элеваторных картотеках, обеспечивающих им полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой. Номенклатура (или выписка из номенклатуры дел) помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в рабочих столах запрещается.
Дела для работы используются работниками структурных подразделений. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Дела хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Дела постоянного и временного (свыше 10лет) хранения сдаются в ведомственный архив в течение двух лет после их завершения.
Дела со сроками хранения до 10лет включительно могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации.
По окончании делопроизводственного года в номенклатуру дел заполняется итоговая запись и заверяется лицом, ответственным за делопроизводство. В итоговой записи указывается количество заведенных дел с постоянным, временным (свыше 10лет), временным (до10лет) сроком хранения, а также учитывается количество переходящих дел для включения в номенклатуру дел будущего года.
Дела организации подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; оставление заверительной надписи дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; описание дела на обложке.
Дела временного (до 10лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся на скоросшивателях.
Дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую об-ложку из картона или переплетаются с учетом возможности сво-бодного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (скрепки, булавки, сколки и т.п.) должны быть из дел удалены.
Если дело состоит из документов постоянного хранения, сформированных по видам и разновидностям (заголовок неполно раскрывает содержание), в начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).
В конце дела на отдельном чистом листе ставится заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее сотрудником, с указанием его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись, зачеркивается.
По окончании делопроизводственного года в обложку дел вносятся необходимые уточнения; если название учреждения (его структурной части, вышестоящего ведомства) изменилось или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурную часть), на обложке дописывается новое название. В заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносятся их номера, указывается подлинность или копия документов. Если дело состоит из нескольких томов, то помимо общего заголовка по номенклатуре дел, к каждому тому дается уточненный дополнительный заголовок; для каждого тома уточняется дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются и на обложках дел, состоящих из одного тома, если это необходимо для обеспечения быстрого поиска документов. Начальной датой на обложке является дата самого раннего документа, конечной –дата последнего по времени документа (даты приложений во внимание не принимаются). Если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за такие-то годы". Из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле. При внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и по согласованию с ведомственным архивом номер описи и фонда.
Надписи на обложках следует писать четким почерком, светостойкими чернилами или тушью.
Листы в деле (за исключением листов с заверительной надписью и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными фотографиями и документами нумеруется как один лист. В заверительной надписи к делу указывается общее количество наклеенных фотографий и документов с указанием номеров листов, на которых они расположены.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, пришитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке или нумеруется как два листа. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложение пронумеровать нельзя (медали, ткани и т. п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.
Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.
Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.
При формировании дел придерживаются определенного порядка:
- в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;
- подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);
- в дело включается один экземпляр документа;
- документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;
- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
- в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);
- документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
- в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
- документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;
- документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;
- приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
- документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
- документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.
Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.
При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факты. Переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.
Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-отчет подшивается после документа-запроса.
Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела.
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например: отчет за 2002 год составлен в начале 2003 года, но помещается в дело 2002 года. Наоборот, план на 2004 год составляется в 2003 году, но помещается в дело 2004 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.
Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Документы в личных делах размещают в следующей последовательности:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
2. Заявление о приеме на работу, направление или представление.
3. Анкета, листок по учету кадров.
4. Автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении).
5. Дополнение к личному листку по учету кадров.
6. Дополнение к личному листку по учету поощрений.
Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.
В пределах групп личного дела документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии вносят в дополнение к личному листку по учету кадров.
Дела формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам.
Скоросшиватели рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки-файлы позволяют подшивать в 2-3 раза больше. Папки-файлы могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление папок-файлов может также включать проставление реквизитов дела на корешке папки (или на листке-вкладыше, который помещается в «карман» на корешке обложки).
Дела должны размещаться в закрытых шкафах, сейфах или картотеках и предохраняться от пыли и света. Для быстрого поиска целесообразно располагать папки вертикально. Последовательность расположения дел на полках должна соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске сначала находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела (на корешке папки) - необходимые документы.
Сведения о делах заносятся в опись дел (табл. 2.6).
Введение
Формирование дел -- это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дела формируются все документы, отложившиеся в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводятся, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января) и представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения.
Где должны вестись дела в организации и кто отвечает за правильное формирование дел? Ответ на этот вопрос зависит от принятой в организации системы делопроизводства.
Основная часть
В небольших, как правило, бесструктурных организациях применяется централизованная система делопроизводства, при которой дела оформляются, ведутся и хранятся в одном месте (например, у секретаря). При децентрализованной системе делопроизводства, применяемой в большинстве организаций, дела оформляются, ведутся и хранятся в структурных подразделениях. Перечень дел, которые заводятся в структурных подразделениях, закрепляется в номенклатуре дел организации.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями этих подразделений. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой документационного обеспечения управления (канцелярией, секретарем и др.) или лицом, ответственным за делопроизводство.
При формировании дел необходимо соблюдать ряд общих правил.
- 1. В дело должны помещаться только исполненные документы. Неисполненные документы должны храниться в рабочей папке исполнителя.
- 2. В дело следует помещать только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре. Например, в дело под заголовком «Переписка об аттестации и установлении квалификации работникам государственных архивов» не могут включаться письма, связанные с решением других вопросов, даже кадровых (например, переписка об учете и распределении кадров, о направлении на работу молодых специалистов и т.д.). Для этих документов должны заводиться отдельные дела.
- 3. Приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их допускается группировать в отдельные тома.
- 4. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно. Например, в разные дела будут формироваться:
- · приказы по основной деятельности (срок хранения - постоянно или 10 лет), по личному составу 75-летнего срока хранения, по личному составу 3-летнего срока хранения;
- · годовой, квартальные и месячные отчеты по кадрам;
- · первые экземпляры приказов по личному составу и копии приказов по личному составу и т.д.
Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы следует перегруппировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
- 1. В дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел.
- 2. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
- 3. Дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то дело разбивается на тома.
- 4. Документы внутри дела следует располагать в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании. Хронологическая последовательность означает, что документы в деле располагаются в порядке возрастания дат. Например, в дело с перепиской по учету и распределению кадров, которое ведется в отделе кадров, первым должен быть подшит документ, датированный январем, под ним - датированный февралем, мартом, апрелем и т.д.
Однако в процессе ведения дела удобнее подшивать документы в обратном порядке по мере их поступления: вначале более ранний, сверху - следующий по хронологии и т.д. Такой порядок допускается при формировании дела в течение года. По окончании делопроизводственного года дела временного срока хранения (до 10 лет включительно), которые не передаются на хранение в архив организации, можно оставлять в таком виде. Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые подлежат передаче на дальнейшее хранение в архив организации, по окончании делопроизводственного года необходимо переформировать в соответствии с установленными требованиями.
Вопросно-логическая последовательность предполагает группировку в деле документов, связанных с решением одного вопроса. Например, в деле с перепиской вместе должны быть подшиты письмо-запрос и письмо-ответ независимо от того, включались ли в это дело еще какие-либо документы в период между отправкой запроса и получением ответа. Если переписка по этому же вопросу продолжалась в течение года, то все соответствующие письма должны быть подшиты вместе с первоначальным запросом и ответом.
Как правило, при формировании дел применяется комбинированный вопросно-хронологический принцип.
Формирование в дела некоторых видов документов имеет свои особенности. дело документ отчет формирование
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
Протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии и др.) располагаются в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. В крупных организациях с большим количеством работников и структурных подразделений лицевые счета могут формироваться в дела в пределах года по структурным подразделениям, а в них - по алфавиту фамилий.
Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в хронологическом или алфавитном порядке. При этом отдельно группируются предложения и заявления по улучшению работы организации (документы постоянного срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5 лет).
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
Дела с перепиской формируются в логически-хронологической последовательности. Запрещается формировать переписку в два дела по принципу «Входящие документы» - «Исходящие документы».
Уже отмечалось, что дела в организации заводятся, как правило, в начале делопроизводственного года. Вместе с тем может возникнуть ситуация, когда в течение года (например, в марте, июле и т.д.) появляется новая группа документов по какому-либо вопросу, а в номенклатуре дел соответствующее дело не предусмотрено. В этом случае независимо от времени появления документов заводится новое дело, а в номенклатуру дел вносится соответствующее дополнение.
Рассмотрим пример. В отделе кадров организации традиционно, из года в год, велись дела с перепиской под заголовками: «Об аттестации и квалификации работников» и «О приеме, распределении, учете кадров». Соответствующие дела были включены в номенклатуру дел на 2002 г. и заведены в делопроизводстве. Однако в июле 2002 г. в связи с необходимостью переподготовки и повышения квалификации работников организации отдел кадров начал переписку с заинтересованными лицами по указанному вопросу. В этом случае в отделе кадров должно быть заведено новое дело под заголовком «Переписка о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров». Подшивка документов по этому вопросу в заведенные ранее два дела не допускается. Заголовок вновь заведенного дела вносится в номенклатуру дел организации в раздел «Отдел кадров» под резервным индексом.
По окончании делопроизводственного года сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи их в архив организации или уничтожения.
Заключение
дело документ отчет
Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости-- и соответствующего государственного архива. При их формировании необходимо:
соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать его в документы одного календарного года;
исключение составляют: переходящие; судебные; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, документы депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Используемая литература
- 1. Рубрика «Делопроизводство» А.Е. Рыбаков
- 2. http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk1366.htm
В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в которых с ними работали.
Правила и порядок формирования дел
Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.
На обложках указываются:
- наименование организации (полное и краткое);
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
- срок хранения дела.
При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.
В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы , которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.
Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.
Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см . Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком.
Дела формируются в течение одного календарного года . В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август). Однако существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним относятся судебные дела, дела, решения по которым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.
По основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Внутри дела документы также должны систематизироваться . вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии . То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. подшивают в хронологическом порядке и по номерам.
Приложения обычно присоединяются к документам, к которым они относятся. Если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с соответствующим заголовком.
При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.
Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.
В отдельные дела помещают обращения граждан , располагая их в алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.
Хранение дел
Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках .
Дела располагаются на полках вертикально . На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.
Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.
В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
группировка документов в дела
* требования к , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации,
* ответственность к ведению кадровой документации
Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения
Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Как организовать хранение кадровых документов? Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями. Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.Толковый словарь
Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.3 ч.1 ст. 3 Закона об архивном деле).Дело – совокупность документов(или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 -98).
Основные правила формирования дел.
С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализованно, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы. При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.
Зачем необходимо формировать документы в дела?
В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование. Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам.
Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив. Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения - 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.
Для того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве.
При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч. в архивах, хранящих документы по личному составу.
Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек.
Можно выделить несколько правил формирования дел.
Правило 1.
Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.
Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями. Например:
| Признак для формирования дел | Принцип формирования документов в дело | Пример оформления заголовка дела |
| Номинальный | По названию разновидности документов | |
| Предметно-вопросный | По содержанию документов | Документы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки) |
| Авторский | По автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автора | Протоколы заседаний аттестационной комиссии |
| Корреспондентский | Используется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса | Переписка с учебными заведениями о производственной практике студентов |
| Географический | Служит для объединения в одном деле нескольких корреспондентов | Переписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом |
| Хронологический | Используется для группировки документов за какой-либо определенный период | Квартальные отчеты о работе отдела кадров в 2010 г. |
Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.
Правило 3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.
Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс (номер) дела;
- заголовок дела;
- срок хранения документов дела.
Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.
Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.
Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.
Вопрос.
В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?
Ответ: В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.
Правило 4.
В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.
Правило 5.
В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
Правило 6.
В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.
Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки. Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:
- приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.);
- документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.
Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др. Правило 7.
Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
Правило 8.
Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.
Раздельно группируются:
документы постоянного и временного хранения;
разные виды распорядительных документов;
подлинники и копии документов;
годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
утвержденные документы и их проекты.
Правило 9.
В дело помещаются документы одного календарного года.
Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.
Правило 10.
В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4см). При большем количестве документов формируются тома (части) дел.
Правило 11.
Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию.
Группировка документов в дела.
| Документы | Правила группировки документов в дела |
| Входящие документы | Группируются в дела по датам поступления |
| Исходящие документы | Группируются в дела по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов |
| Локальные нормативные акты, утвержденные в качестве самостоятельных документов | Группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года |
| Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами | Являются приложениями к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям, постановлениям) и группируются в дела вместе с указанными документами |
| Приказы по основной деятельности | Группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров |
| Документы к приказам по основной деятельности | Группируются и подшиваются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся у лица, готовившего их проекты |
| Приказы по личному составу | Группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения |
| Переписка | Группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается в дело за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. |
| Протоколы | Располагаются в хронологическом порядке по датам их составления |
| Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению | Группируются в дела по направлениям деятельности организации |
| Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки | Группируются отдельно от их проектов |
| Плановые и отчетные документы | Хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления |
| Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет | Формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению этих планов - в деле последнего года |
| Документы в личных делах | Располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления |
| Личные карточки работников | Формируются в дело по алфавиту фамилий |
| Лицевые счета по заработной плате работников | Группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий |