График отпусков образец заполнения скачать word. Как составить утвердить график отпусков, форму скачать

График отпусков на следующий год надо утвердить не позднее 15 декабря. Узнайте, как составить, заполнить и утвердить идеальный график на 2020 год. Необходимые формы и образцы вы найдете в этом материале. Также можно бесплатно скачать график в excel.

По ТК РФ график отпусков необходим для установления очередности предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых периодов отдыха. Документ обязателен как для работодателя, так и для всех работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Составлять и утверждать график обязаны все организации, независимо от численности сотрудников.

ИП могут не составлять график и предоставлять работникам отдых по соглашению (ст. 305 ТК РФ). Однако желательно сделать это, тогда работники смогут своевременно отдыхать и не будет споров о порядке очередности отдыха.

График составляют и утверждают один раз в год - не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Ознакомить с графиком надо всех сотрудников под роспись (ст. 22 ТК РФ). Для этого в документе надо оставить специальную графу, где сотрудники своей подписью подтвердят, что ознакомились с графиком и согласны с ним (письмо Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1). Отдельно согласие тогда можно не оформлять.

График отпусков на 2020 год excel скачать бесплатно

График можно составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1) или по желанию разработать свой бланк. Хотя первый вариант - проще, многие организации используют готовую форму.

Тем, кто по каким-либо причинам не применяет типовую форму Т-7, а разрабатывает свой собственный произвольный бланк, за основу надо взять унифицированную форму и утвердить в учетной политике на 2020 год.

Как внести изменения в график отпусков на 2020 год

График обязателен для работника и работодателя, но это не означает, что в него нельзя вносить исправления. Если в течение 2020 года изменятся установленные сроки предоставления отпуска, например из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска, то необходимо внести корректировки.

Если сотрудник просит отпуск не по графику, то в документе нужно указать новую дату. Но сначала работнику надо написать заявление. Затем оформить приказ о предоставлении отпуска и переносе сроков и внести изменения в документ.

Многие компании стараются заполнить графу "фактическая дата отпуска" сразу, то есть как только работник написал заявление и издан приказ. Между тем делать записи в графике надо после выхода сотрудника на работу. Например, если в отпуске работник заболеет, то сможет попросить перенести часть отдыха (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Если отпуск работник взял не так, как было запланировано, и фактическая дата начала отдыха уже стоит в документе, можно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой "исправленному верить", поставить подпись и должность внесшего исправление сотрудника. Ведь второго поля для фактической даты начала отпуска в форме не предусмотрено. Если исправлений слишком много, то удобнее оформить чистый экземпляр графика.

Если в декабре компания составила график, а в январе приняла на работу нового сотрудника или кто-то уволился, составлять отдельный документ не надо. Новеньким можно предоставить отдых только на основании заявления.

Хранить график надо всего один год с момента окончания действия. То есть график отпусков компания вправе уничтожить после 31 декабря 2020 года.

Отсутствие графика - нарушение, за которое предусмотрены штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

для должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;
для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

На что еще обратить внимание при составлении документа, рассказывает Иван Шкловец, замруководителя Роструда.

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
Затем проставить дату заполнения документа.
Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
несовершеннолетние сотрудники;
работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Руководители и кадровики в некоторых компаниях до сих пор не считают нужным составлять графики отпусков либо относятся к процессу формально. Но по этому вопросу существуют жёсткие требования законодательства, есть потребность в графике у сотрудников отдела кадров, да и управление персоналом с этим распоряжением становится проще. Разберёмся, как грамотно, учитывая все нюансы, составить график очерёдности выхода в отпуск трудящихся, как скорректировать его, внести дополнения.

Обязательно ли делать график отпусков

Обратимся за решением вопроса к определённым разделам трудового права. Так, статья 122 ТК РФ регламентирует, что трудящийся обязан ежегодно отдыхать в течение двадцати восьми дней за каждый отработанный на предприятии год (с момента его трудоустройства). Единственное, что может ограничить человека в этом праве - это работа в компании менее шести месяцев.

Следующая статья кодекса напрямую связана с подготовкой и утверждением графика по отпускным периодам для всех сотрудников компании. Статья 123 ТК РФ указывает, что все служащие должны уходить в отпуска строго по определённой очерёдности, которая как раз и устанавливается в соответствующем документе.

График отпусков - распоряжение, обязательное для исполнения как нанимателем, так и сотрудником. Вышеуказанная статья строго регулирует срок, в который распоряжение утверждается руководством организации - за 2 рабочих недели до окончания года. Соответственно, график на 2019 год должен быть подготовлен и ратифицирован до 17 декабря 2018 года. Свёрстано это распоряжение должно быть в начале декабря.

Нужно принимать во внимание ещё один момент: если в компании работает профсоюзная организация, то график по отпускам должен быть утверждён с учётом её мнения. Отметим, что скоординированный и утверждённый документ, где для каждого трудящегося организации определены конкретные даты отпуска, должен быть у каждого работодателя. Этот закон един для всех.

Исключение предоставлено микропредприятиям, которые с 2017 года имеют право не использовать в работе график отпусков. Стоит напомнить, что к микробизнесу по классификации причисляются частные предприятия, причём штат ИП не должен превышать 15 человек.

Уход в отпуск по графику выгоден и сотруднику, и работодателю

Для чего нужен график отпусков

Наличие графика обеспечит компании ряд весомых преимуществ, которые зключаются в:

Выполнении формальных требований контролирующих органов. Не соблюдая законодательство, работодатель рискует попасть на штрафы (30–50 тыс. руб. для юрлиц, 1–5 тыс. руб. для ИП).
Систематизации рабочего процесса на предприятии. Подготовив такой документ, компания отчасти страхует себя от несанкционированных уходов в отпуск. Так как работник не имеет права нарушать по своей воле установленную очерёдность (за несколькими исключениями по определённым категориям служащих). И сотрудник, и наниматель должны понимать, что для изменения запланированного в распоряжении отпускного периода нужны серьёзные причины. Когда же человек просто отказывается идти отдыхать по установленной очерёдности, наниматель имеет право оценить этот шаг как нарушение трудовой дисциплины со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Упрощении текущего контроля, а также планирования отпускных компенсаций работникам. Поскольку человек должен получить отпускные не позднее чем за 3 дня до выхода в отпуск (статья 136 ТК РФ), годовой график поможет сделать всё своевременно. Кроме того, организация может в спокойном режиме подготовить и уведомить сотрудника, который будет заменять отдыхающего работника.
Возможности чётко отслеживать количество отпусков и отгулянных работником дней, владеть информацией о переносах неиспользованного отпуска и т. п., а также не собирать с сотрудников заявления о предоставлении отпуска.

Отслеживая график отпусков, наниматель обязан за 14 дней до наступления отпускного периода у сотрудника в письменном виде уведомить его. Это требование регулируется частью 3 статьи 123 ТК РФ. Работник должен завизировать уведомление, даже если он не хочет идти отдыхать в срок, установленный в графике. Законодательство позволяет перенести отпуск только при условии согласия обеих сторон трудовых отношений. Когда кадровая служба не предупредила работника о предстоящем отпуске, он может потребовать сдвинуть отпускной период на количество дней просроченного уведомления. Это установлено в статье 124 ТК РФ. И работодатель не имеет права препятствовать этому.

После согласования графика работодатель не имеет права вносить коррективы в документ в одностороннем порядке. Это можно сделать только при согласии сотрудника. И то в случае, если прошлогодний отпуск уже был отгулян работником.

Все моменты, отражённые в графике отпусков, жёстко контролируются инспекцией, регулирующей трудовые взаимоотношения. Когда правомочность действий нанимателя в отношении соблюдения очерёдности в отпусках на предприятии вызывает подозрения, нужно ждать официальную комиссию. В первую очередь будет проверено, как ведётся график отпусков (и ведётся ли документ), существуют ли в кадровом документообороте надлежащие приказы, нарушались ли права работников по этому вопросу.

Если факты срывов графика будут подтверждены, руководство ответит по статье 5.27 КоАП РФ . И только штрафом здесь не отделаться. Регулятор, опираясь на нормы законодательства, обяжет нерадивого работодателя немедленно отправить в отпуск всех сотрудников, которым время отдыха должно было быть представлено по графику. Если работодатель не нарушал прав своих сотрудников, напротив, они ходят в отпуска ранее графика и все довольны, санкций не последует.

В ходе проверки, осуществляемой специалистами Трудовой инспекции, вопрос о соблюдении графика отпусков возникнет обязательно

Нюансы, которые нужно учитывать

При разработке графика отпусков есть несколько подводных камней, которые учитываются в обязательном порядке (иначе можно сильно навредить производственному процессу предприятия).

Первое, на что нужно обратить внимание при составлении очерёдности ухода в отпуск, - льготные категории сотрудников, которые обладают полным правом отдыхать в любое удобное для них время. Поэтому до начала составления документа рекомендуется опросить всех льготников, уточнив их намерения. Правда, это не оградит работодателя от незапланированных уходов в отпуск таких сотрудников, они всё равно имеют полное право распоряжаться своим отпускным временем, но отчасти систематизирует процесс. К льготникам законодательными актами отнесены следующие категории сотрудников:

несовершеннолетние (статья 267 ТК РФ);
беременные работницы до ухода их в декрет, а также сразу после него (статья 260 ТК РФ);
совместители - им работодатель должен дать отпуск в то время, когда они идут отдыхать с основного места работы (статья 286 ТК РФ);
работники, усыновившие малыша до трёх месяцев (статья 122 ТК РФ);
мужья, у которых супруга находится в декрете (статья 123 ТК РФ);
родители, у которых несовершеннолетний ребёнок поступает в колледж или вуз, находящийся в другой местности. И отпуск при этом берётся, чтобы сопроводить абитуриента (статья 322 ТК РФ);
лица, получившие инвалидность при выполнении воинского долга, и ветераны;
жёны военнослужащих - этой категории отпуск положен одномоментно с отпуском мужей (статья 11 закона № 76-ФЗ);
почётные доноры РФ (статья 23 закона № 125-ФЗ);
чернобыльцы и лица, подвергшиеся облучению при ликвидации аналогичных катастроф.

В распоряжении по отпускам должны быть учтены не только дни основных оплачиваемых отпусков., здесь должны быть зафиксированы ещё и дополнительные оплачиваемые отпуска, а также время отдыха, неиспользованное в прошедших годах. Соответственно, такие отпускные периоды должны быть передвинуты на следующий год. Логично, что отпуска по заявлению, предусматривающие время отдыха без содержания, в распоряжении не указываются.

Опытные кадровики рекомендуют всегда знакомить сотрудников с утверждённым графиком и при этом брать с них подпись об ознакомлении. Да, ТК РФ не регламентирует этот шаг, но не указав работнику на время его отдыха и не зафиксировав этот момент, трудно требовать от сотрудников его выполнения. Ознакомление можно провести двумя стандартными способами:

попросить поставить визу на обратной стороне утверждённого графика;
завести отдельный регистр, в котором фиксировать процедуры ознакомления служащих с основными внутренними документами компании, куда внести и график отпусков.

Ознакомление работников с графиком отпусков под расписку позволит избежать нарушения сроков ухода в отпуск

Правильно составляем график отпусков

Оптимальный вариант при подготовке графика - воспользоваться унифицированной формой № Т-7 . Да, законодательство не обязывает применять этот шаблон при оформлении графика, можно разработать бланк и самостоятельно (главное, чтобы он был). Но зачем изобретать велосипед, если есть удобный универсальный документ, который используется практически всеми работодателями с момента его утверждения Госкомстатом РФ под номером 1 в январе 2004 года.

В графике отпусков должны быть отражены:

Перечень всех работников, с которыми у предприятия заключены трудовые контракты.
Количество дней отпуска по каждому сотруднику. Здесь нужно суммировать все положенные работнику виды отпусков: основной, неотгулянный за предыдущий период, дополнительный, удлинённый. А также и те, которые утверждены внутренними локальными актами или коллективным договором.
Месяц, дата начала отпуска - нормативные документы не регламентируют, чтобы в блоке была указана конкретная дата, но в этом варианте сотрудник обязан писать заявление, где будет указан точный день. Если же дата проставлена, этого делать не придётся. Если в графике кадровики используют только месяц (без даты), рекомендуется закрепить локальным документом (к примеру, «Положением об отпусках») требование к работнику предоставлять заявление в отдел кадров не позднее 14 дней до даты отпуска. В этом случае наниматель будет иметь возможность, во-первых, должным образом уведомить служащего, а во-вторых, спокойно, без авралов подготовить приказ, насчитать и выплатить положенную компенсацию.
Деление отпускного периода на части. Отказ работодателя согласовать минимально гарантированный трудовым правом непрерывный отпуск, равный четырнадцати дням, а также принуждение к делению периода отдыха на несколько частей или требования написать заявление на предоставление отпускных дней в выходные являются неправомочными. Поэтому лучше подстраховаться и, если в графике не стоит конкретное деление на несколько частей, добиться подписи сотрудника о том, что он согласен на дробление отпускного периода.

Кроме того, из общих данных в документе должны быть отмечены:

полное название организации (как в учредительных документах);
номер (первый или корректировочный);
год, на который составляется график;
блок «Утверждаю» с указанием, кто и в какую дату согласовал документ.

По горизонтали/по каждому сотруднику должны быть проставлены:

Видео: как составить график отпусков

Алгоритм утверждения графика

Издавать отдельный приказ, который утверждал бы график отпусков, не нужно. Это обусловлено тем, что виза руководителя юрлица или предпринимателя, ратифицирующая документ, проставляется непосредственно на графике.

Но в целях подготовки к разработке такого графика директор компании может:

Выпустить распоряжение, обязывающее начальников структурных подразделений подготовить и направить в отдел кадров информацию об отпусках подчинённых, чтобы оперативно подготовить сводный график отпусков.
Приказ о составлении графика отпусков - необязательный документ
Согласовать подготовленный график профсоюзным органом (если он есть на предприятии).
Утвердить документ путём подписания бумаги руководителем компании.
При визировании графика должна стоять дата утверждения, и датироваться документ должен не позднее 17 декабря

После этого с графиком нужно ознакомить всех работников, причины и необходимость этого шага уже упоминались выше.

Собирать подписи работников об ознакомлении с графиком отпусков можно как на отдельном листе, так и прямо на оборотной стороне документа

Изменение в графике отпусков

В теории всё звучит довольно гладко, но вот на практике чётко соблюдать график получается только у 5-7% работодателей. Варианты необходимости внесения корректировок встречаются часто.

Рассмотрим самые распространённые:

До начала отпуска или во время него работник берёт больничный лист. В этом случае наниматель должен перенести отпуск сотрудника на другое время. Рекомендации экспертов гласят, что нужно в обязательном порядке отразить перенос отпуска, используя документально оформленные основания, к примеру, заявление сотрудника.
Работодатель вынужден отозвать сотрудника по производственной необходимости. Здесь понадобится не только согласие человека на отрыв от отдыха, но и соответствующий приказ об отзыве. Есть категории работников, которых ни при каких обстоятельствах нельзя отозвать из отпуска, даже в случае, когда сотрудник и сам не отказывается от выхода на рабочее место. К таким категориям причисляются, например, беременные сотрудницы.
Когда человек меняет отражённый в графике полный период (28 дней) на части. Тогда нужно зафиксировать в графике данные о разделе отпуска на несколько частей. Основаниями здесь могут быть также 2 документа: заявление от сотрудника, где он просит дать ему не полный период отдыха, а также приказ о согласовании определённой части, что должно быть отражено в графике отпусков. Главное - не нарушить требования ТК РФ, регулирующие момент, что хотя бы одна часть отпуска не может быть менее четырнадцати календарных дней.
Вносятся корректировки в график и когда человек хочет взять отпуск в другое время (вне графика). Здесь также основанием должны быть заявление работника и приказ.
Иногда приходится заменить часть отпуска денежной компенсацией, тогда все данные в обязательном порядке отражают в графике отпусков. Для этого в примечаниях графика нужно проставить отметку о том, какая часть ежегодного оплачиваемого отпуска компенсирована деньгами, и дать ссылку на реквизиты приказа. Это важно, так как работодатель не имеет права компенсировать обязательные для отдыха 28 дней, часть можно взять только из дополнительного или удлинённого отпусков, и это должно быть отмечено в документе.
Если перенести отпуск, спланированный по графику, просит совместитель, работодатель не имеет права отказать ему. Следует также уточнить этот момент в графике.

Небольшой совет, который касается вновь принятых в коллектив сотрудников: если в компанию уже после согласования графика приходит несколько человек, составьте под номером 2 дополнительный график отпусков. Так будет проще контролировать новичков. Заметим, что ТК РФ не принуждает менять или корректировать уже утверждённый график, но и не запрещает дополнить документ данными об отпусках поступивших на работу людей.

Для получения наглядного представления о том, кто и когда идет отдыхать, руководители структурных подразделений компании могут использовать шаблон графика отпусков в удобном им формате

Порядок и сроки хранения графиков

Ответ на распространённый вопрос, сколько времени хранить график отпусков, довольно прост - 1 год. Так установлено в п. 693 реестра, утверждённого Приказом Минкультуры РФ №558 . То есть утверждённый в декабре 2017 года (на 2018-ый год) график отпусков хранится на предприятии до конца 2019 года. Затем он должен быть уничтожен. Причём сделать это необходимо по специальному акту по протоколу Росархива от 06.02.2002.

Видео: распространённые вопросы по графику отпусков

Не все работодатели на 100% понимают роль планирования очерёдности отпусков персонала. Но если в компании, где трудятся 2–3 человека, в течение года хоть как-то можно контролировать процесс выхода в отпуск и вести учёт по этому вопросу, обходясь без графика. То в организациях, где численность работников достигает хотя бы двадцати пяти, сделать это полноценно, не ведя систематически конкретный документ, нереально. А учитывая постоянные проверки инспекции и немалые штрафы за каждую формальность, нужно настроиться и начинать полноценно работать с графиком отпусков.

Каждый работник предприятия имеет законное право на ежегодный отпуск. Во избежание остановки предприятия, в случае если все сотрудники одного профиля изъявят желание отдохнуть в одно время, составляют график отпусков . Это гарантирует работникам соблюдение их прав и в то же время защищает интересы руководства. До какой даты составлять график отпусков на 2018 год? Как его заполнить и утвердить? Расскажем и приведем образец, который вы сможете скачать.

Что такое график отпусков

График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.

В Интернете можно легко найти график отпусков с образцом заполнения на 2018 год. Но скачать и распечатать, после чего использовать у себя на предприятии, – этого мало. Данный документ составляют с определенной периодичностью и частотой, установленной Трудовым кодексом РФ. График отпусков - это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.

Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений

При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения. Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем. Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).

В коллективном договоре или ином нормативном акте должно быть обязательно прописано максимальное количество одновременно отдыхающих людей из одного подразделения. Это делают во избежание простоев и для того, чтобы рабочий процесс не пострадал.

Не позднее декабря каждого года на предприятии проходит составление графика отпусков на следующий календарный период. В 2017 году утвердить данный документ нужно не позднее 17 декабря – ровно за две недели до предстоящего 2018 года. Такой распорядок прописан в Трудовом кодексе.

Опросные листы

Составляя график отпусков, образец которого представлен ниже, руководство компании должно учитывать пожелания работников. При этом обязательно берут во внимание особенности трудового процесса. Для этого можно составить опросный лист, в котором работники напишут, когда они хотят пойти в отпуск в 2018 году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска. Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе. .

Для чего составляют

График необходимо создавать на любом предприятии независимо от численности сотрудников. Трудовой кодекс гласит о том, что такой документ обязателен для работников и их руководителей, поскольку дает определенные гарантии и принуждает соблюдать закон. Более того, он отражает очередность отпусков, что предупреждает дальнейшие разногласия и споры. На случай несоблюдения ТК РФ в этом вопросе инспекторы по труду имеют право наложить штраф на руководство компании.

Обычно график составляет руководство фирмы вместе с отделом кадров.

Права отдельных категорий граждан

У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида - 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления

График является локальным актом, в который вносят информацию об отпусках работников структурных подразделений. При этом любой отдел имеет собственный график, касающийся его сотрудников. Такая схема считается оптимальной для любого предприятия: руководство занимается составлением расписаний с учетом потребностей отдела в определенном количестве сотрудников.

Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.

После проведения коррекции кадровики отправляют исправленные графики на обсуждение персоналу, чьи пожелания относительно отпуска были изначально не соблюдены и потому сроки передвинуты. Руководители отделов также рассматривают исправленный вариант, поскольку бывают ситуации, когда необходимо присутствие конкретных сотрудников на рабочих местах в определенное время года.

При переносе и корректировке отпуска одному сотруднику, зачастую, смещаются графики еще нескольких лиц. Поэтому необходимо согласование всех, кого коснулись изменения.

Учитывая все это, когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.

После коррекции и утверждения нового графика его заново отправляют в отдел кадров, где оформляют сводное расписание на всю организацию. Эту работа проводят после того, как подписан приказ о составлении графика отпусков. См. “ “.

Особенности небольших фирм

В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2018 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.

Важные моменты и требования закона

При составлении расписания недостаточно только пожеланий работников. Законодательство РФ обязывает учитывать следующие моменты.

Стаж работы

Читайте также Принята новая Инструкция по делопроизводству в госорганизациях

Отдельные категории сотрудников

Они имеют право уйти в оплачиваемый отпуск независимо от стажа. Под эту категорию подходят сотрудники до 18 лет, женщины перед или после отпуска по беременности, усыновители детей, которым не исполнилось 3-х месяцев. При составлении графика легко учесть несовершеннолетних и принятых на работу беременных женщин. Все остальные случаи предполагают необходимость согласования ситуации с администрацией, когда работник, стаж которого не достиг шестимесячного срока, желает уйти в отпуск. Как правильно составить график отпусков, подскажет Трудовой кодекс. В нем указано, что оплачиваемый отдых не дают работникам в качестве аванса, то есть до истечения 6-ти месяцев работы на предприятии.

Дополнительные ежегодные отпуска

Они положены некоторым категориям граждан, работа которых связана с вредным производством или опасными условиями труда. Такие виды отпуска тоже необходимо вносить в график отпусков, бланк которого приведен в этой статье. Стаж, позволяющий пользоваться таким отпуском, включает фактически отработанный период, поэтому возможность получения такого отдыха авансом невозможна

Два отпуска

Возможность получения двух отпусков есть у тех, кто был принят на работу в конце календарного года. К примеру, если сотрудник оформлен на работу в ноябре, то он имеет право уйти в отпуск в июне, но до окончания года взять еще один отпуск уже за следующий год. Подобную возможность необходимо предусмотреть, составляя график отпусков на бланке, скачать который можно в Интернете.

Очередность отпусков

Ее устанавливают согласно не только желаниям сотрудников, но, в первую очередь, учитывая интересы рабочих, имеющий право на первоочередной отпуск в любое время года. Подготавливая приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год, необходимо составить список таких сотрудников, чтобы изначально учесть их требования

Сотрудники по совместительству

Они имеют право требовать отпуск в то время, которое утверждено на другой работе. Для этого им следует предоставить подтверждающий документ.

Сотрудники, не использовавшие отпуск за предыдущий год

Они имеют право выбрать любой удобный период для своего отпуска, а их пожелания отражают в графике в первую очередь

Работники, поступающие в вузы и их родители

Поступая в вуз (ссуз) или будучи родителем 9-ти или 11-тиклассника, работники могут выбирать время отпуска по своему усмотрению. Этот особо касается жителей Крайнего Севера, если их дети планируют поступление на учебы в другие регионы. Для сопровождения ребенка родитель может взять полный или частичный отпуск на время экзаменов.

Продолжительность отпуска

Стандартный отпуск в нашей стране имеет длительность 28 дней. Увеличен он может быть в случае наличия дополнительных отпусков. Кроме того, есть определенные профессии, работники которых имеют право на более длительный отпуск. Сюда входят педагоги, социальные работники, государственные и муниципальные служащие, судьи, работники прокуратуры, сотрудники полиции, таможенных органов, спасательные службы и др.

График отпусков: образец 2018

Зачастую, кадровики считают, что составлять графики отпусков достаточно в произвольной форме. Но это неверно, ведь этот документ относят к учетной документации. Поэтому для предприятий более уместна унифицированная форма Т-7 «График отпусков». Его следует составлять строго, соблюдая закон.

Правильно заполненный бланк важен и для финансовой составляющей предприятия, поскольку на основании этого документа будут производить выплаты отпускных.

Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.

Скачать пустой График отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc).

Сроки

График отпусков нужно составить не позднее чем за две недели до начала года. До 14 декабря(16-е воскресенье) 2018 года для 2019 года. Это крайняя дата которая может там стоять.

Штраф

Если не уложиться в срок то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.

С помощью или

Кого включать

Всех штатных работников и совместителей необходимо включить в график.

В график не включают работников с которыми заключен договор гражданско-правового характера, т.к. им отпуск не положен.

Образец заполнения

Любые изменения в графике(если сотрудник ушёл в другой период и пр.) необходимо вносить своевременно, иначе также возможен штраф 50 000 р.

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Скачать образец заполнения графика отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc, № Т-7).

Инструкция

Какие сведения следует отразить в графике?

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Если работник пришёл на работу в первой половине года и в отпуск в текущем году не собирается то вносить изменения в график отпусков не нужно. Право на первый отпуск возникает лишь через шесть месяцев работы (ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления . Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Графа таблицы	Описание заполнения
Графа 1 Структурное подразделение	Наименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием.
Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Наименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания
Графа 3 Фамилия, имя, отчество	Сведения указываются без сокращений
Графа 4 Табельный номер	Указывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться
Графа 5 Отпуск. Количество календарных дней	Указывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Графа 6 Отпуск. Дата запланированная	Дата указывается полностью в формате 00.00.0000

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Легче группировать работников по подразделениям в которых они работают.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска . Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска . Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др.)

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней .

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2018 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2019 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10). При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Образец заполнения: график отпусков - это необходимый документ для любого начальника, и начинающие владельцы структур частенько не знают того, как его оформлять и по какой форме это делать. В связи с этим нередки поисковые запросы, типа «заполнение графика отпусков» или, скажем, «составление графика отпусков», «бланк график отпусков», «форма графика отпусков» и прочие. Оказывается, что эта тема, как и любая, связанная с заполнением бумажек, достаточно актуальна и нуждается в разъяснении.

Заполнение графика отпусков производится по унифицированной , утвержденной государством стандартной форме № Т-7 "График отпусков" , которая утверждена нашим государством, и является унифицированной формой первичной документации для учета оплаты труда, да и самого труда в целом. Стоит отметить, что заполненная форма подписывается руководителем или же уполномоченным лицом (но в этом случае все равно ставится печать руководителя).

Естественно, достаточно актуальным остается вопрос о том, как составить график отпусков грамотно, и как сделать так, чтобы заполнение графика отпусков было систематизировано. Для того, чтобы все было в порядке, важно указывать в графике дополнительные ежегодные отпуска (оплачиваемые), но помнить о том, что те отпуска, которые даются без сохранения зарплаты не должны отражаться в графике.

Также нужно учитывать все «неотгулянные» отпуска, то есть те отпуска, которые до этого не были использованы работниками в течение года, в том числе те из них, которые перенеслись на следующий год.

Заполнение графика отпусков на раннем этапе, то есть этапе планирования отпусков заполняется сотрудником кадровой службы с первой по шестую графу стандартной формы № Т-7. Причем, наименования должностей во второй графе должны указываться в полном соответствии со штатным расписанием. В том случае, если в организации работникам табельные номера не присваиваются, то заполнение графика отпусков происходит без четвертой графы, она просто остается пустой.

Графы номер семь, восемь и девять заполняются только от руки, причем, по мере ухода в отпуск работников. В седьмой графе все отметки непременно делаются уже после фактического окончания отпуска, в восьмой же графе указывается тот документ, на основании которого переносится отпуск (к таким документам относится личное заявление или же приказ руководителя).

Составление графика отпусков также должно отражать время отпусков совершенно всех сотрудников, включая тех, которые имеют право на отпуск в любое время, и для таких работников дата начала отпуска указывается в шестой графе графика, в то время, как ее изменение фиксируют в восьмой и девятой.